从采购作业来谈降低成本.ppt

1、从采购作业来谈降低成本从采购作业来谈降低成本1.1.成本结构成本结构2.2.采购作业流程采购作业流程3.3.从内稽内控看采购从内稽内控看采购4.4.从采购作业来谈降低成本从采购作业来谈降低成本.从采购作业来谈降低成本从采购作业来谈降低成本 -主題主題4 4成本制度建立的步骤成本制度建立的步骤8 8(一一)确定生产流程确定生产流程(二二)确定采用分批或分步成本确定采用分批或分步成本(三三)确定成本确定成本 責任責任 中心中心(四四)产品分类产品分类(五五)产量统计产量统计(六六)用料统计用料统计(七七)人工统计人工统计(八八)制造费用统计制造费用统计.成本标准的设定成本标准的设定1.1.标准的定

2、义标准的定义:在最理想的作业情况下在最理想的作业情况下,所设定之所设定之最经济、最高效率下的最低成本。最经济、最高效率下的最低成本。2.2.成本标准应按成本要素成本标准应按成本要素材料、人工及制造费用材料、人工及制造费用三类分别订定。三类分别订定。制造成本三要素制造成本三要素(一一)直接原料成本直接原料成本(二二)直接人工成本直接人工成本(三三)制造费用成本制造费用成本 制造成本制造成本比例比例(一一)直接原料成本直接原料成本(二二)直接人工成本直接人工成本(三三)制造费用成本制造费用成本 65%15%25%成本差异发生原因之追查成本差异发生原因之追查7 71.1.材料用量差异原因材料用量差异

3、原因2.2.材料价格差异材料价格差异3.3.人工工作时间差异人工工作时间差异4.4.工资率差异工资率差异5.5.制造费用预算差异制造费用预算差异:系实际费用与实际工作时间下系实际费用与实际工作时间下与标准费用间的差异。与标准费用间的差异。6.6.制造费用能量差异制造费用能量差异:系由于生产设备未能充分利用系由于生产设备未能充分利用引起。引起。7.7.制造费用效率差异制造费用效率差异:系由于工作时间不符标准所引系由于工作时间不符标准所引起起,与直接人工成正比与直接人工成正比,故其差异原因同人工工作故其差异原因同人工工作时间差异。时间差异。.直接直接原料原料成本成本 降低庫存降低庫存 減少浪費及報

4、廢減少浪費及報廢 降低進料價格降低進料價格.採購循環體系作業流程圖(含供應鍊)INVOICEINVOICE應收帳款應收帳款廠商S/O廠商S/OPACKINGPACKING出貨單出貨單報價單報價單派車單派車單出貨通知出貨通知出貨待驗出貨待驗銷項發票銷項發票進項發票進項發票請購單請購單詢價單詢價單採購單採購單交貨通知交貨通知IQC暫收IQC暫收QC檢驗單QC檢驗單驗收單驗收單部門請購部門請購進價管制進價管制驗收入庫驗收入庫採購料品採購料品樣品承認樣品承認預付貨款預付貨款L/C資料L/C資料L/C贖單L/C贖單進貨折讓進貨折讓應付帳款應付帳款供料廠商供料廠商採購分派採購分派瑕瑕玼玼索賠索賠不良待退不

5、良待退進貨退出進貨退出沖抵發票沖抵發票支出申請支出申請(SUPPLY CHAIN)(SUPPLY CHAIN)申請L/C申請L/C採購變更採購變更外購船期外購船期INVOICEINVOICE(資產)(資產)銷貨退回銷貨退回銷貨折讓銷貨折讓(外購)(外購)流程圖采购管理作业范围采购管理作业范围 企業企業使用之材料请购、采购有关之作业、采购方使用之材料请购、采购有关之作业、采购方式之设订式之设订、作业方法作业方法、供应厂商选定供应厂商选定、调查调查/评评鉴鉴/考核考核、采购记录、询价、议价、订购、进度控采购记录、询价、议价、订购、进度控制等。制等。供应厂商的选定与撤销和资料建立供应厂商的选定与撤销

6、和资料建立4-14-1 (一一)供应厂商资料来源大致可从电话簿、工厂名供应厂商资料来源大致可从电话簿、工厂名录、报章杂志、工会名册中查得录、报章杂志、工会名册中查得,必要时也可必要时也可从外贸协会或其它相关机构中洽询。从外贸协会或其它相关机构中洽询。(二二)各项材料设定之供应厂商至少应有三家各项材料设定之供应厂商至少应有三家(特殊特殊状况如独家供应或总代理除外状况如独家供应或总代理除外)之资料之资料,采购采购部门登载于供应厂商资料卡部门登载于供应厂商资料卡,经采购部经采购部經經理理核准后列入询购对象。核准后列入询购对象。供应厂商的选定与撤销和资料建立供应厂商的选定与撤销和资料建立4-24-2

7、(三三)内购供货商之选定内购供货商之选定,由采购人员会同生管由采购人员会同生管 品品管管 技术部门人员实地了解厂商生产设备制程、技术部门人员实地了解厂商生产设备制程、产能、品质水准、品管情形产能、品质水准、品管情形,填报协立厂商填报协立厂商设定评核表设定评核表,经筛选后经筛选后,呈（并附供应厂呈（并附供应厂商资料卡）总经理核准后列入采购对象。商资料卡）总经理核准后列入采购对象。(四四)已设定之供应厂商已设定之供应厂商,因交货品质不良、交期无因交货品质不良、交期无法配合需要、停止营业或由复查厂商作业中发法配合需要、停止营业或由复查厂商作业中发现重大异常等因素现重大异常等因素,应予撤销应予撤销,由

8、采购人员以由采购人员以签呈记明具体异常原因呈总经理核准后撤销设签呈记明具体异常原因呈总经理核准后撤销设定。定。商业谈判商业谈判 在商业谈判上要获得最佳结果，最有效在商业谈判上要获得最佳结果，最有效的策略并非强硬的态度，而是要求对方的策略并非强硬的态度，而是要求对方提出更好的条件。提出更好的条件。谈判技巧谈判技巧14-114-1 1.1.带一点疯狂酌量情势；带一点疯狂酌量情势；2.2.高目标达成要求；高目标达成要求；3.3.装得小气一点让步要慢；装得小气一点让步要慢；4.4.不以大权在握的口吻进行谈判；不以大权在握的口吻进行谈判；谈判技巧谈判技巧14-214-25.5.不要轻易亮出底牌；不要轻易

9、亮出底牌；6.6.运用竞争的力量；运用竞争的力量；7.7.伺机喊暂停伺机喊暂停；8.8.当心快速成交谈判进行太快；当心快速成交谈判进行太快；谈判技巧谈判技巧14-314-3 9.9.出奇不意在过程中改变方法、论点或步骤；出奇不意在过程中改变方法、论点或步骤；10.10.兵临城下的大胆做法，进行相逼；兵临城下的大胆做法，进行相逼；11.11.柔性柔性哀情哀情战略；战略；12.12.积砂成塔，小利也是利；积砂成塔，小利也是利；谈判技巧谈判技巧14-414-413.13.要有耐心、耐性，不要期望对方立刻接受你要有耐心、耐性，不要期望对方立刻接受你 的新构想；的新构想；14.14.不要逼对方走投无路，

10、总要留点余地；不要逼对方走投无路，总要留点余地；谈判规则谈判规则 谈判规则谈判规则沒沒有哪一方是失败者，有哪一方是失败者，雙方雙方都都是胜利者。是胜利者。非追求非追求数学最小公倍数数学最小公倍数 ；而是而是最大公最大公約約數數。部门请购来源如下部门请购来源如下:1.1.来自客户订单来自客户订单RUN MRP RUN MRP 2.2.来自销售计划来自销售计划RUN MRP RUN MRP 3.3.来自计划性用料预先核算来自计划性用料预先核算 4.4.来自研发试产来自研发试产RUN MRP RUN MRP 5.5.来自受托加工来自受托加工RUN MRP RUN MRP 请购作业请购作业 提出需求提

11、出需求 10-1请购作业请购作业 提出需求提出需求 10-210-2部门请购来源如下部门请购来源如下:6.6.来自批号备料结转请购单来自批号备料结转请购单 7.7.来自不足材料资料维护来自不足材料资料维护 8.8.来自不足成品来自不足成品(半成品半成品)维护维护 9.9.来自安全存量结转请购单来自安全存量结转请购单 10.10.自行自行Key-InKey-In请购单请购单控制重点控制重点1.1.物管物管人员是否依业务产销计划，确实拟定生产人员是否依业务产销计划，确实拟定生产企划表，有无遗漏，所计算之需求数量是否正企划表，有无遗漏，所计算之需求数量是否正确。确。2.2.订购单是否经权限主管核准，

12、修改时亦同。订购单是否经权限主管核准，修改时亦同。3.3.供货商之回复结果，是否经供货商之回复结果，是否经物管物管人员确认无误。人员确认无误。4.4.业务需求变化时，是否立即将结果反应于生产业务需求变化时，是否立即将结果反应于生产企划表与量产计划表与相关部门。企划表与量产计划表与相关部门。5.5.供货商因故无法准时交货，生企部门有否将结供货商因故无法准时交货，生企部门有否将结果反应业务部门，进行协调。果反应业务部门，进行协调。依据资料依据资料供应厂商调查供应厂商调查/评鉴评鉴/考核表考核表生产企划表生产企划表量产计划表量产计划表请购单请购单采购单采购单 检查库存检查库存一、一、作业程序作业程序

13、 采购前应先检查请购之商品品名、规格、采购前应先检查请购之商品品名、规格、厂牌有无库存品或替代品可替代。厂牌有无库存品或替代品可替代。二、二、控制重点控制重点 是否有相同之库存品未查觉而重购材料造是否有相同之库存品未查觉而重购材料造成存货呆滞。成存货呆滞。一般性请购一般性请购一、一、作业程序作业程序 非材料生产为工程用料、零配件、机器设备、非材料生产为工程用料、零配件、机器设备、个人计算机软硬件等请购，应为各部门提出申个人计算机软硬件等请购，应为各部门提出申请，并依申请之品名数量，相关计算机请购须请，并依申请之品名数量，相关计算机请购须会签会签ITIT部门，才能进行请购。部门，才能进行请购。一

14、般性请购一般性请购二、二、控制重点控制重点 1.1.一般性请购须权责主管核准，是否须会签相关一般性请购须权责主管核准，是否须会签相关部门再进行采购。部门再进行采购。2.2.是否定期检讨请购单有无延迟采购情形，请购是否定期检讨请购单有无延迟采购情形，请购数量应符合经济采购量要求。数量应符合经济采购量要求。3.3.紧急采购是否经常发生，事后有无补开请购单，紧急采购是否经常发生，事后有无补开请购单，并应追究其发生原因是否合理。并应追究其发生原因是否合理。采购作业查询供货商资料采购作业查询供货商资料2-12-1 一、一、作业程序作业程序1.1.材料采购：调阅过去供货商与采购作业，并确认材料采购：调阅过

15、去供货商与采购作业，并确认记录是否更新与最正确价格。记录是否更新与最正确价格。2.2.一般性采购：一般性采购：(1)(1)调阅供货商资料，了解过去采购及询价记录。调阅供货商资料，了解过去采购及询价记录。(2)(2)进行询价与议价。进行询价与议价。3.3.重要采购合约签订前须经法律专家同意对公司无重要采购合约签订前须经法律专家同意对公司无不良之影响。不良之影响。采购作业查询供货商资料采购作业查询供货商资料 2-22-2二、二、控制重点控制重点1.1.材料采购：承办人员备妥资料及预拟订购厂商数材料采购：承办人员备妥资料及预拟订购厂商数量、型号须经主管核准，并确认资料是否完整，量、型号须经主管核准，

16、并确认资料是否完整，供应、数量、价格是否考虑周详。供应、数量、价格是否考虑周详。2.2.一般性采购：一般性采购：(1)(1)无采购记录或有二家以上不同报价是否须征询无采购记录或有二家以上不同报价是否须征询公司相关单位。公司相关单位。(2)(2)请购之数量、金额是否有权责主管核准。请购之数量、金额是否有权责主管核准。3.3.是否建立可完全配合之协力厂商。是否建立可完全配合之协力厂商。采购方式采购方式 一、一、作业程序作业程序 依材料管理办法，决定应用下列何种方式购买：依材料管理办法，决定应用下列何种方式购买：1.1.访价：访价：金额较小，不需书面比价，但仍以访金额较小，不需书面比价，但仍以访价方

17、式向最低价厂商购买。价方式向最低价厂商购买。2.2.议价、议价、比价：依议价、比价程序办理，并召比价：依议价、比价程序办理，并召开议价会议。开议价会议。二、二、控制重点控制重点 1.1.依议价、比价办法办理，于召开议价会议时，依议价、比价办法办理，于召开议价会议时，应有会计或稽核人员在场。应有会计或稽核人员在场。决定订购事项决定订购事项 一、一、作业程序作业程序 1.1.由承办人员备妥资料及预拟订购厂商数量、办由承办人员备妥资料及预拟订购厂商数量、办法等经主管核准后采购。法等经主管核准后采购。二、二、控制重点控制重点 1.1.查询供货商记录是否详实。查询供货商记录是否详实。2.2.价格资料收集

18、是否完整。价格资料收集是否完整。3.3.预拟订购厂商数量及价格考虑是否周详。预拟订购厂商数量及价格考虑是否周详。更新记录更新记录 一、一、作业程序作业程序 1.1.将不同购买方式之订购及询价资料键入供货将不同购买方式之订购及询价资料键入供货商资料中。商资料中。二、二、控制重点控制重点 1.1.请购单是否确实经核准。请购单是否确实经核准。2.2.采购人员应建立完整之采购及厂商资料。采购人员应建立完整之采购及厂商资料。3.3.常备物品则在合约期限终止前，可先询价。常备物品则在合约期限终止前，可先询价。4.4.新料品之询价对象以现有供应厂商为优先考虑。新料品之询价对象以现有供应厂商为优先考虑。5.5

19、.为便于管理，应建立可完全配合之协力厂商。为便于管理，应建立可完全配合之协力厂商。进口作业进口作业 需结汇者需结汇者 申请信用状申请信用状 准备提货准备提货 结汇还款结汇还款 提货提货 记帐记帐 需结汇者需结汇者一、一、作业程序作业程序 1.1.由采购单位计算结汇所需金额，并将所需金额申请由采购单位计算结汇所需金额，并将所需金额申请表及各类凭证一并送交主管人员核准。表及各类凭证一并送交主管人员核准。2.2.预付外购款依订单号码或预付外购款依订单号码或L/CL/C号码逐案控制。号码逐案控制。二、二、控制重点控制重点 1.1.预付费用入帐、转销、收回及调整时所应附之原始预付费用入帐、转销、收回及调

20、整时所应附之原始凭证是否经核准、内容是否合理。凭证是否经核准、内容是否合理。2.2.应将进口结汇之有关原始文件、合约、凭证，核对应将进口结汇之有关原始文件、合约、凭证，核对无误后始签付支票。无误后始签付支票。3.3.己付款原凭证是否盖付讫章，付款凭单是否有领款己付款原凭证是否盖付讫章，付款凭单是否有领款人签章，以免重复付款或冒领情事发生。人签章，以免重复付款或冒领情事发生。申请信用状申请信用状 一、一、作业程序作业程序6-16-11.1.准备相关文件向银行申请开立信用状。准备相关文件向银行申请开立信用状。2.2.销售者须提供销售者须提供PROFORMA INVOICEPROFORMA INVO

21、ICE。3.3.依采购条件，是否有进口保险单。依采购条件，是否有进口保险单。4.4.开发信用状应避免下列条款：开发信用状应避免下列条款：(1)(1)开立保兑开立保兑(CONFIRM)(CONFIRM)信用状。信用状。(2)(2)押汇手续由买方负担。押汇手续由买方负担。(3)(3)可装运于甲板板上。可装运于甲板板上。(4)(4)信用状可转让。信用状可转让。(5)(5)指定开状银行或押汇银行。指定开状银行或押汇银行。(6)(6)可凭仓库收据可凭仓库收据(尚未装船尚未装船)押汇等。押汇等。申请信用状申请信用状 一、一、作业程序作业程序6-26-2 5.5.应以采购要求及银行合约开立信用状。应以采购要

22、求及银行合约开立信用状。6.6.上述手续无误且无超过银行之授信额度等。上述手续无误且无超过银行之授信额度等。准备提货准备提货2-12-1 一、一、作业程序作业程序 1.1.进出口于接获预定到港通知后，通知报关行。进出口于接获预定到港通知后，通知报关行。2.2.进出口接获到货日期、品名、数量后，预先安进出口接获到货日期、品名、数量后，预先安排人员搬运人员及存置位置。排人员搬运人员及存置位置。3.3.财务单位于知悉预定结汇还款日后，安排调度财务单位于知悉预定结汇还款日后，安排调度各项财务资源，准备结汇。各项财务资源，准备结汇。准备提货准备提货 2-22-2二、二、控制重点控制重点 1.1.提货时物

23、品若有损坏或短少，有无立刻请公证提货时物品若有损坏或短少，有无立刻请公证机构公证。机构公证。2.2.仓库、财务、会计或采购单位彼此联系是否仓库、财务、会计或采购单位彼此联系是否良好。良好。结汇还款结汇还款 一、一、作业程序作业程序 1.1.检核利息计算是否正确。检核利息计算是否正确。2.2.结汇费用是否依银行之收费标准。结汇费用是否依银行之收费标准。二、二、控制重点控制重点 1.1.是否有结汇费用不符规定者或金额不符之情形。是否有结汇费用不符规定者或金额不符之情形。2.2.浮动汇率发生溢缴时，余款是否办妥缴还。浮动汇率发生溢缴时，余款是否办妥缴还。提货提货 一、一、作业程序及控制重点作业程序及

24、控制重点1.1.每一项费用是否有合理凭证；额外项目应查核原每一项费用是否有合理凭证；额外项目应查核原因是否合理。因是否合理。2.2.核算各项计算方式是否合理，计算起迄日期是否核算各项计算方式是否合理，计算起迄日期是否正确。正确。3.3.实收数量少于装运数量，注意有无办理索赔；实实收数量少于装运数量，注意有无办理索赔；实收数量少于公证数量时，有无向货运公司提出索收数量少于公证数量时，有无向货运公司提出索赔。赔。4.4.应将同一进口采购案之有关原始文件、合约、凭应将同一进口采购案之有关原始文件、合约、凭证等逐案汇集归档。证等逐案汇集归档。记帐记帐 一、一、作业程序作业程序1.1.请款条件审核无误后

25、，制作传票记入台帐。请款条件审核无误后，制作传票记入台帐。2.2.传票及有关凭证交由出纳开立支票；支票经签传票及有关凭证交由出纳开立支票；支票经签章后交由负责人申请开立信用状。章后交由负责人申请开立信用状。二、二、控制重点控制重点1.1.原始文件、凭证、合约核证无误后始签付支票。原始文件、凭证、合约核证无误后始签付支票。2.2.预付帐款预付帐款(本国币部份本国币部份)之支付应规定以支票之支付应规定以支票;美美金部份应以电汇或美金支票为主要支付方式，金部份应以电汇或美金支票为主要支付方式，但受款人必须以订单上之出售人为限。但受款人必须以订单上之出售人为限。3.3.支付传票是否有领款人签章。支付传

26、票是否有领款人签章。验收作业厂商交货验收作业厂商交货 一、一、作业程序作业程序 厂商于交货日备妥送货资料、发票于厂商于交货日备妥送货资料、发票于指定地点交货。指定地点交货。点收点收 一、一、作业程序作业程序1.1.卸货完毕后，仓储人员应依过秤单核对卸货完毕后，仓储人员应依过秤单核对其重量或依计数方式核对数量。其重量或依计数方式核对数量。2.2.点收无误后，应将收货资料键入计算机。点收无误后，应将收货资料键入计算机。检验检验 一、一、作业程序作业程序1.1.收料后，仓运人员通知检验部门办理检验，非收料后，仓运人员通知检验部门办理检验，非生产性材料应通知使用部门检验。生产性材料应通知使用部门检验。

27、2.2.材料检验规范应包括：取样样品数、依材料使材料检验规范应包括：取样样品数、依材料使用性质之重要性列出检验项目、各检验项目之用性质之重要性列出检验项目、各检验项目之品质标准及可接受范围。品质标准及可接受范围。3.3.检验稍形加以说明，做为收用与否之参考。检验稍形加以说明，做为收用与否之参考。二、二、控制重点控制重点1.1.货品依性质决定是否需检验。货品依性质决定是否需检验。2.2.需经试车验收者依合约书行之。需经试车验收者依合约书行之。入库记录入库记录 一、一、作业程序作业程序检验合格时，检验部门应将检验结果键入检验合格时，检验部门应将检验结果键入计算机，并由仓储办理入库。计算机，并由仓储

28、办理入库。请款请款 一、一、作业程序作业程序 1.1.检验合格时，检验部门应将检验结果通知仓储。仓检验合格时，检验部门应将检验结果通知仓储。仓储应将验收单、发票等转送采购部门办理请款。储应将验收单、发票等转送采购部门办理请款。二、二、控制重点控制重点 1.1.如属分批收料时，储运人员应在订购单上注明分批如属分批收料时，储运人员应在订购单上注明分批收料日期、数量。收料日期、数量。2.2.发票之品名、规格、数量、金额与送货单及验收单发票之品名、规格、数量、金额与送货单及验收单及订单应相符。及订单应相符。3.3.非原料性验收时应会同请购部门及相关部门办理。非原料性验收时应会同请购部门及相关部门办理。

29、索赔索赔 一、一、作业程序作业程序 若检验不合格，则依规定办理退换货、扣款若检验不合格，则依规定办理退换货、扣款或索赔之手续。或索赔之手续。二、二、控制重点控制重点 自国外购进之货品抵港时，若数量不符或有自国外购进之货品抵港时，若数量不符或有损坏事项，应请公证行出具证明以办理索赔。损坏事项，应请公证行出具证明以办理索赔。与合约不符作业与合约不符作业 一、一、控制重点控制重点7-17-11.1.各项违约是否依规定处理。各项违约是否依规定处理。2.2.所交货品如因检验不合格退回更换者，则其交货所交货品如因检验不合格退回更换者，则其交货日期应以调换补送到达日期为准。日期应以调换补送到达日期为准。3.

30、3.非因人力所能抗拒之灾害而申请逾期免罚者，是非因人力所能抗拒之灾害而申请逾期免罚者，是否事后立即检具之认可证件。否事后立即检具之认可证件。4.4.申请延期交货，其原合约有保证人者，是否征得申请延期交货，其原合约有保证人者，是否征得保证人之同意。保证人之同意。与合约不符作业与合约不符作业 一、一、控制重点控制重点7-27-2 5.5.依事实不能依购合约所订裁决者，其违约案件，依事实不能依购合约所订裁决者，其违约案件，是否经适当批准。是否经适当批准。6.6.所交货品之品质、规格与合约不符，但可使用所交货品之品质、规格与合约不符，但可使用者，如因急需勉予验收使用，应经权责主管事者，如因急需勉予验收

31、使用，应经权责主管事前认可，按规定扣款或减价处理。前认可，按规定扣款或减价处理。7.7.如因检验不合格退回更换，或因故申请延期交如因检验不合格退回更换，或因故申请延期交货，必须事前报请公司相关主管同意，并确定货，必须事前报请公司相关主管同意，并确定逾期罚款或其它处理办法。逾期罚款或其它处理办法。付款作业付款作业 请款请款 核对核对 入帐入帐 开立支票开立支票 盖印盖印 领款领款 请款请款2 2一、一、作业程序作业程序 1.1.仓储部门于办理收料手续完妥并经验收合格仓储部门于办理收料手续完妥并经验收合格后，应将验收单及发票转送采购部门请款。后，应将验收单及发票转送采购部门请款。2.2.采购部门收

32、到仓储转来之请款凭证，查核无采购部门收到仓储转来之请款凭证，查核无误后，即按付款之条件填妥支出凭证黏存单，误后，即按付款之条件填妥支出凭证黏存单，经主管签核后转会计部门审核。经主管签核后转会计部门审核。请款请款2 2 二、二、控制重点控制重点 1.1.国内采购案是否于办妥验收手续后，检齐凭国内采购案是否于办妥验收手续后，检齐凭证申请付款。证申请付款。2.2.付款时，是否经过事前审核，审核条件相符付款时，是否经过事前审核，审核条件相符后，方签付入帐。后，方签付入帐。3.3.对交货延期罚款及品质不良扣款之列计，对交货延期罚款及品质不良扣款之列计，是否经详细核对，确认合理。是否经详细核对，确认合理。

33、核对核对一、一、作业程序作业程序 会计部门经上述审核程序后，若有不合规定或会计部门经上述审核程序后，若有不合规定或异常之情事者，应反应之。异常之情事者，应反应之。二、二、控制重点控制重点 依会计事务处理办法处理依会计事务处理办法处理 入帐入帐2-12-1一、一、作业程序作业程序1.1.请款程序无误后，制作传票。请款程序无误后，制作传票。2.2.于每月固定日期整理货款单据交由出纳开立支于每月固定日期整理货款单据交由出纳开立支票。票。入帐入帐2-22-2二、二、控制重点控制重点1.1.确定有关核准付款之内部控制是否执行良善。确定有关核准付款之内部控制是否执行良善。2.2.是否定期复核应付帐款明细表

34、之冲销情形，如是否定期复核应付帐款明细表之冲销情形，如有已届支付期限而未付款或性质不明者，应追有已届支付期限而未付款或性质不明者，应追查其原因。查其原因。3.3.应付帐款如有借方余额时，应予追查其原因。应付帐款如有借方余额时，应予追查其原因。4.4.应付帐款之支付应规定以支票。应付帐款之支付应规定以支票。5.5.是否定期调节应付帐款明细帐与总帐。是否定期调节应付帐款明细帐与总帐。6.6.月底结帐前进货待验或正进行验收中，帐入暂月底结帐前进货待验或正进行验收中，帐入暂估应付款者，应密切注意期后冲帐情形。估应付款者，应密切注意期后冲帐情形。开立支票开立支票 一、一、作业程序作业程序1.1.出纳收到

35、支出传票后应注意其支付程序是否齐出纳收到支出传票后应注意其支付程序是否齐全。全。2.2.支票送盖印鉴章时，应在支出传票上注明银行支票送盖印鉴章时，应在支出传票上注明银行帐户、支票号码及日期。帐户、支票号码及日期。3.3.支票之到期日应配合付款条件。支票之到期日应配合付款条件。盖印盖印 一、一、作业程序作业程序1.1.将填妥支票送权限主管审核后交印鉴保管人员将填妥支票送权限主管审核后交印鉴保管人员盖章。盖章。2.2.需先审核各项凭证是否经主管签核，始可盖章。需先审核各项凭证是否经主管签核，始可盖章。领款领款2-12-1一、一、作业程序作业程序1.1.付款之时间出纳部门可视作业情况而排付款之时间出

36、纳部门可视作业情况而排之，其方式有：挂号邮寄、定期之，其方式有：挂号邮寄、定期(每个月每个月之之1010、2020等等)、随时。、随时。领款领款2-22-2 二、二、控制重点控制重点1.1.支付传票是否有领款人签章，原始凭证上应盖付讫支付传票是否有领款人签章，原始凭证上应盖付讫章，以免重复付款或冒领情事发生。章，以免重复付款或冒领情事发生。2.2.查阅是否有已收料，并经检验合格之货品尚未入帐者查阅是否有已收料，并经检验合格之货品尚未入帐者3.3.核对年度终了日后至查核日止，应付帐款之偿付情形。核对年度终了日后至查核日止，应付帐款之偿付情形。4.4.出纳付款时，应核对支付凭证之金额是否与支票上之

37、金出纳付款时，应核对支付凭证之金额是否与支票上之金额相同。额相同。5.5.交货期罚款及品质不良罚扣之列计，须经过详细核对，交货期罚款及品质不良罚扣之列计，须经过详细核对，确认合理。确认合理。6.6.领款日期与列帐日期相距很久者，应查明原因。领款日期与列帐日期相距很久者，应查明原因。材料价格差异材料价格差异16-116-1(1).(1).市价变动。市价变动。(2).(2).进料数量不按标准采购量办理。进料数量不按标准采购量办理。(3).(3).达最低存量时达最低存量时,未及请购未及请购,致以紧急方式采购致以紧急方式采购,致价格或进货成本提高。致价格或进货成本提高。(4).(4).采购时采购时,舍

38、近求远舍近求远,运费较昂运费较昂,运送途中损耗增运送途中损耗增加。加。(5).(5).使用不必要的快速运输使用不必要的快速运输,增加运费。增加运费。材料价格差异材料价格差异16-216-2(6).(6).现金折扣期限内未曾付款现金折扣期限内未曾付款,丧失优待。丧失优待。(7).(7).经常付款缓慢经常付款缓慢,供货商故意抬开售价。供货商故意抬开售价。(8).(8).向给予优惠条件以外之厂商购料向给予优惠条件以外之厂商购料,未获优待。未获优待。(9).(9).采购人员善用机智采购人员善用机智,低价进料。低价进料。(10).(10).原料品质变化。原料品质变化。材料价格差异材料价格差异16-316

39、-3(11).(11).询价未深入。询价未深入。(12).(12).汇率变化。汇率变化。(13).(13).运费费率变化。运费费率变化。(14).(14).采购对象或条件变化。采购对象或条件变化。(15).(15).有关人员薪资变低。有关人员薪资变低。(16).(16).仓储费用控制是否妥当。仓储费用控制是否妥当。Page:1/3採採購購循循環環作作程程序序圖圖財務部門供料廠商採購部門倉管部門品管部門請購部門外包廠商採購人員代號建檔標準庫位代號建檔品管類別代號建檔料品分類代號建檔不良原因代號建檔採購工作分派建檔檢驗項目建檔特殊檢驗料品設定特殊檢驗廠商設定樣品承認表料品建檔廠商建檔進價管制廠商報

40、價廠商評核BY 料品 設定特殊的檢驗方式)BY 廠商 設定特殊的檢驗方式如有對料品作需先認樣時,一定要在 作樣品承認書,否則不能請購及採購以上為基本資料設定請 購 單請 購 單部門請購E1Q1轉請購單廠商核定1.來自客戶訂單 RUN MRP2.來自銷售計劃 RUN MRP3.來自計劃性用料預先核算4.來自研發試產 RUN MRP5.來自受託加工 RUN MRP6.來自批號備料結轉請購單7.來自 MRP6 自動整理-8.來自不足材料資料維護-9.來自不足成品(半成品)維護-10.來自安全存量結轉請購單-11.來自單項批號轉製外包單-12.自行 KEYIN 請購單-切單分購採 購 單12否轉採購單

41、否是是切單使用時機:適用於同一家廠商不同交期的分割,但結轉採購單時,請勿同時結轉,否則又會結轉成同一張採購單.分購使用時機:適用於同一料品不同廠商的分割,只要結轉採購單時,即會產生多張的採購單.當採購驗收單確認後,才會自動產生 應付憑單Page:2/3採採購購循循環環 作作程程序序圖圖財務部門供料廠商採購部門倉管部門品管部門請購部門外包廠商12是否變更採購單採購單採購變更否是需預付款請預付款預付款預付款項是廠商進料廠外代驗資產識別否廠外代驗是此為供料廠商,直接將材料送至外包廠的作業自動產生:1.採購驗收入庫單2.採購驗收單3.外包出庫單4.應付憑單(採購驗收單確認才會產生)驗收報告費用類別直接

42、領用內購外購IQC 暫收內購外購料品船期維護外購進料檢驗自動產生進料檢驗單如如遇遇外外購購料料品品時時,應應如如何何作作業業:1.須在外購料品船期維護,輸入該 INVOICE後,再至將INVOICE NO抓出.2.即可帶出 的資料入帳,且自動產生 驗收單1:資產類別2:費用類別3:無庫存品請直接在 暫收後:1.不產生進料檢驗單2.不產生採購驗收入庫單3.只產生採購驗收單允收特收進項發票進項發票進項發票退還廠商否驗收入庫驗收單自動產生驗收單驗收單是自動產生入庫單,驗收單應付憑單外包出庫確認後自動產生應付憑單自動產生 採購驗收單自動產生 外包出庫單外購料品,轉檢驗單Page:3/3採採購購循循環環

43、 -操操作作程程序序圖圖財務部門供料廠商採購部門倉管部門品管部門請購部門外包廠商料品不良品管處理判定結果廠商待退料品退貨入庫入不良倉退貨單退貨單應付憑單確認後自動產生應付憑單採購退回出 庫 單折讓證明折讓證明折讓證明進料折讓進料折讓應付憑單確認後自動產生應付憑單折讓1.如須退貨時請至作業,不得 從 作業,否則會造成料帳不 符的現象.2.當轉退貨單時,自動產生 1.採購退回出庫單 2.採購退貨單識別碼使用時機:2 進料折讓-有指定料號,會影響成本.3 總額折讓-只 Keyin總金額請款對帳請款對帳請款對帳支出申請支出申請付款沖帳退款通知退款通知退款通知溢收退款溢付退回注意事項:1.採購付款循環之採購範圍包括:資材類,固定資產,費用類.等之採購事項.2.採購之料品依據品管制度之規定,區分為必須經過 IQC進料檢驗,及免驗之料品,其中免驗之料品若為費用類,可直接領用,但若為固定資產必須填驗收報告.3.採購之債務憑證以驗收單,進料退出(折讓)單為入帳依據,而不以統一發票為債務憑證,因為統一發票只是一張課稅憑證,而且收到統一發票不一定要入應付帳款,這樣容易發生作業錯誤,造成應付帳款重複付款之可能狀況.4.一張進料退出通知單可以作為三種用途:(1)進料退出,(2)進料折讓,(3)總額折讓等.Q&A从采购作业来谈降低成本从采购作业来谈降低成本