中小企业档案管理制度.doc

1、档案管理制度档案管理制度 第一章 总则 一、为对本公司各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理，使公司档案在最大程度上为公司经 营管理服务，特制定本制度。 二、本制度规定了档案的形成、归档、整理、利用、更改、复制、保密等工作，适用于本公司的档 案管理。 三、 本制度所称的档案， 是指本公司在经营管理过程中形成和收集的具有保存价值的各类文件、 与 公司有关的各种文字记录、图纸、电子文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带 及其它有关实物。 第二章 档案分类及编号 一、公司档案依据工业企业档案分类试行规则 ，以公司全部档案为对象，结合公司管理职能和 档案内容及其形成特点进行分类。 二、档案

2、的类别共分为七个大类, 即：公司运营类、经营管理类、人事行政类、会计档案类、研究 开发类、仪器设备类、工程建设。 三、档案分类应用于对本公司档案的进行整理、组卷、编号、装订、填写分类目录，方便查阅、检 索等。 四、档案分类（见附表） 第三章 管理责权 一、公司办公室（总经办）为公司档案的管理部门，负责公司级档案的管理，并指导公司各部门档 案管理工作的开展；各部门指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的归档工作。 二、公司所有档案统一放置公司档案室，由专人管理。 三、办公室指定专门或兼职人员（档案管理员）负责公司档案管理。 四、档案管理职责： 1、 做好档案的保密、保卫工作，注意防止出现失密

3、、失盗和失火事故。 2、 加强对档案柜的管理，杜绝潮湿、霉变和虫蛀等，以确保档案资料的完好无损。 3、 档案管理员应即时对档案进行电子归档，实现档案的电子信息化管理。 4、 档案管理员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料、电脑密码等向继任人员交接清 楚，严禁擅自带走或私自销毁。 第四章 档案建档及保管 一、文件归档 1、 各部门在各项生产、经营活动中形成的，已办理完毕，具有保存价值的文件材料（包括照 片、录音、录像、广告带、电脑软件等） 。 2、 文件材料归档的基本要求：文件材料齐全、完整、清晰。 3、 归档方式 1) 可区分年度的，按年度为单位，依据属类，把文件资料进行装订归档； 2) 跨

4、年度的或不能明确区分年度的文件材料，用卷宗装存建档，各卷宗按序号标识； 4、 归档时间： 1) 产品开发、基建工程、有关技术项目，在任务完成之后要将归档文件材料及时交办公 室归档。属重要的批文、合同、图纸应及时将原件归档。 2) 每年第一第季度未为上一年公司文件资料归档时间。 各部门均应指定本部门的兼职档 案员做好归档收策、移交工作，送公司办公室统一归档。 3) 本公司的基建完工验收；产品研制、定型、鉴定；新购置的设备、仪器验收等的资料 及时跟踪归档。 4) 各课室移交的档案必须是原件。 无原件的请附注原件的去处 二、 电子档案的保管 1、 档案管理员要严格执行公司电子档案的访问权限， 确定有

5、关密码， 任何人不得将用户名和 密码告知他人。 2、 属部门保管的电子档案由档案管理员根据公司保密制度进行严格管理。 3、 严防病毒， 档案管理员负责每周至少对电脑进行一次杀毒， 任何员工发现电脑病毒应立即 杀毒，并立即通知档案管理员以及其他员工对个人电脑进行杀毒。 4、 档案管理员对“档案管理库”中的文档进行每周定期备份。 5、 权限范围以内的电子档案可由档案管理员处直接取得权限密码进行查阅，权限范围以外 的，需由相关部门经理签字同意，方可由档案管理员提供打印出的纸件。 6、 档案管理员应随时对归档电子件进行更新、整理，添加索引、目录。 7、 归档的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存

6、。 三、非电子档案的保管 1、 公司在工作中形成的各种有保存价值的文件、 材料或记载了公司信息资源的其它载体必须 按年度分别由保管人进行分类、有序的管理、立卷、归档。 2、 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整性（公文上的各种附件一律不准抽离） ， 工作完成后及时交档案管理员归档。 3、 各部门存档的文件/资料应填写资料交付登记表 ，交付人签字确认后，档案管理员对资 料进行整理、编号、分类、归档，做到归档完整、系统、准确、科学、检索方便，并将有 关资料目录及检索代码输入电脑。 4、 各部门人员参加各种会议带回的文件和有关社会职能部门发文取回的文件， 均不得自行保 管、销毁，应及时移交给档

7、案管理员统一管理。 四、档案室管理 1、 档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。 2、 档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。 3、 库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过 100 勒克期。 4、 避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。 5、 库房内应有空气调节和温湿度计等设施， 及时做好温湿度记录， 温度应控制在 14 度24 度，相对湿度控制在 4560%。 6、 库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。 7、 库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。 8、 档案库房要做到八防：

8、防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。 9、 对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。 10、每年 9 月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。 五、档案的保密 1、 档案保密分为：绝密、秘密、一般 1) 绝密：科技成果、产品工艺关键配方、股东会会议记录。 2) 机密：公司重要会议记录、客户档案、商务合同等重要文件。 3) 一般：非保密性的文件。 2、 档案保密要求 1) 凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。 2) 非档案管理人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。 3) 全体职工对密级档案、文件、资料

9、均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究 责任。 4) 凡查阅密级档案， 均须办理审批和借阅手续， 只允许在阅档室查阅， 不得带出或复制， 确属需要者须办理相关手续。 5) 查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。 6) 档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。 7) 定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处。 第五章 档案利用 一、档案借阅 1、 公司管理人员含技术人员因工作需要，可查阅与工作有关的档案。因工作需要查阅其 他部门档案的，必须经办公室主任同意，方可查阅。 2、 属工艺处方等绝密档案的查阅，必须经公司总经理批准，方可查阅。 3、 查阅档案应办理

10、借阅手续，一般随查随还。如需借出的，应经档案员同意方可借出，借出 时间为 35 天。 4、 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或 损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。 5、 外单位需阅本公司档案的，应持有单位介绍信，并给公司总经理批准，方可借阅。 6、 凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。 第六章 档案鉴定、销毁 一、档案鉴定 1、 根据档案法 ，结合公司生产经营实际情况，编制本企业的档案保管期限表。其中会计 档案见会计档案保存期限表。 2、 保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限

11、从长。 3、 从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。 4、 档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确， 不完整，应及时责成有关部门修改、补充。 二、档案销毁 1、 销毁档案必须严格掌握， 慎重从事。 销毁前要造具清册、 提出销毁报告、 会同总工办核查、 总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销 毁或监销，防止失密。 2、 档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。 第七章 档案分类标识 一、企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序（字母 I、Z、O 易于 1、2、0 数字混淆不予 使用）标识目

12、录大类名称( 一级 )； 采用 1 位阿拉伯数字标识项目分类（二级） ；采用 1 位阿 拉伯数字和英文字母标（标识顺序为：1、29、A、BZ）识内容分类（三级） 二、档案实体排架和编号要反映八个个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利 用档案的系统性、有效性。 三、档案的具体排架、分类及编号按附表执行。 四、档案案卷要有封面、目录页。封面样式见右图 第八章 本管理制度如有未尽事宜，可由办公室另行修改、补充规定。 第九章 本管理制度经总经理核定后施行，修改时亦同。 第十章 本管理制度的最终解释权由办公室。 名称：出库单 年份：2010 卷号：B63-2010-01 封面样式

13、图 附表： 一、企业经营类一、企业经营类 目录 分类 二级 项目分类 三级 内容分类 档案分类编号 公 司 运 营 类 A A1 公司股东 A11 公司设立公文；A12 公司章程；A13 股东会会 议资料；A14 董事会会议资料；A15 股东资料； A19 其他它文件 A2 运营资质 A21 营业执照； A22 组织代码证； A23 税务登记证； A24 进出口经营权证； A25 海关/商检资质证； A29 其他证 A3 战略运营 A31 战略规划（目标）A32 战略合同/协议 A33 顾 问合同（法律、财务、技术、管理） A4 政 府 机 关 和 事 业 单 位批文、 通 知、 证书奖 牌

14、A41 批文/通知；A42 证书；A43 扁牌 A5 知识产权 A51 商标申请；A52 商标证书；A53 商标对外授； A54 专利申请； A55 专利证书；A56 专利对外授权；A57 专利年费； A58 商标专利维权 A6 公司文化 A61 公司介绍；A62 公司大事记载；A63 公司理念 精神、行为准则 内容分类 项目分类 目录分类 A 1 1 2010 年代号 01 卷号 二、经营管理类二、经营管理类 目录 分类 二级 项目分类 三级 内容分类 档案编号 经 营 管 理 类 B B1 商务合同/ 协议 B11 销售类；B12 采购类（采购主合同、质保协议、 环保协议）；B13 委外加

15、工类；B14 财务类(借款、 租赁)；B15 技术开发协议；B16 物流运输类 B2 企业经营 B21 中长期经营目标/计划；B22 年度经营目标/计 划；B23 经营分析报表；B24 经营总结报告；B25 经营会议记录 B3 信息管理 B31 网站、邮箱；B32 企业经营系统软件；B33 网 络会员资料 B4 采购管理 B41 供应商基础档案；B42 供应商考核档案；B43 报价单；B44 订单； B45 对帐单；B46 不良退货单据；B47 送货单据； B48 来料送检 B5 销售管理 B51 客户档案（含授权资料）；B52 客户订单（含 评审记录）；B53 营销广告；B54 市场分析；B

16、55 客户满意度调查；B56 客户使用意见/报告；B57 产品定价；B58 会议记录； B6 物流管理 B61 物流供应商资料；B62 入库单；B63 出库单； B64 盘点报表；B65 库存台帐；B66 领料单据；B67 借料单据； B7 品质管理 B71 证书（质量体系、产品检测、型试试验等）； B72 质量体系；B73 政府监督；B74 客户审查；B75 检验基准书；B76 制程检验记录；B77 出货检验记 录；B78 来料检验记录；B79 客户投拆对策；B7A 品质异常处理记录；B7B 产品试验报告；B7C 会议 记录 B8 生产管理 B81 生产计划表；B82 产供销协调会议记录；B

17、83 物料需求计划；B84 制造通知单；B85 领料单；B86 老化记录表；B87 生产日报表； B88 仪器设备点检表； 内容分类 项目分类 目录分类 B 1 1 2010 年代号 01 卷号 三、行政人事类三、行政人事类 目录 分类 二级 项目分类 三级 内容分类 档案编号 行 政 人 事 类 C C1 规章制度 C11 人事行政制度；C12 财务制度；C13 销售制度； C2 人力资源 C21 员工档案（证件、面试、聘用、合同、调动、 调薪等）；C22 公告通知；C23 薪资福利发放；C24 人力配置计划及需求申请；C26 招聘记录；C27 出 勤记录；C28 工伤记录；C29 签呈/联

18、络单 C3 教育培训 C31 培训计划及需求申请；C32 培训教材；C33 培 训记录及考核；C34 资格证书；C35 培训合同/协 议； C4 行政管理 C31 行政类合同协议； C32 办公类资产购置 （报价、 合同等） ； C33 办公类资产维修、 保养和报废记录； C34 建筑物维修记录；C35 办公用品出入库记录； 四、财务会计类四、财务会计类 目录 分类 二级 项目分类 三级 内容分类 档案编号 行 政 人 事 类 D D1 原始单据 D11 凭证；D12 发票；D13 银行支票；D14 收据； D15 签收表；D16 客户开票资料；D17 出入库凭证； D18 部门提交报表；D1

19、9 签呈 D2 审计报告 D21 财务审计；D22 税务审计；D23 专项审计； D24 银行审计 D3 对外报表 D31 银行；D32 税务；D33 统计报表（科技局、经 发局、发改委等） D4 分析报表 D41 经营报表 内容分类 项目分类 目录分类 C 1 1 2010 年代号 01 卷号 内容分类 项目分类 目录分类 D 1 1 2010 年代号 01 卷号 五、研究开发类五、研究开发类 目录 分类 二级 项目分类 三级 内容分类 档案编号 研 究 开 发 类 E E1 基础研究 E11 技术研究；E12 材料研究；E13 工艺研究；E14 结构研究 E2 科技项目 E21 国家级项目

20、（立项、可行性分析、试验、总结 鉴定、成果申报、推广应用）；E22 省级项目；E23 市级项目；E24 区级项目 E3 科技成果 E31 成果查新；E32 成果鉴定 E4 产品开发 E41 开发资料；E42 产品 BOM 表；E43 设计图； E44 PCBLAYOUT；E45 研发试验报告；E46 生产工 艺流程图；E47 作业指导书；E48 工程图纸；E49 检查基准书 开发资料包括：项目立项资料、项目设计方案书、 项目开发周期评估表、项目可行性评估报告、DVP 实验、评审会议记录、DFMEA、控制计划、PFMEA、 供应商部品承认书、 PPK 管制图、 量产移交一览表、 样件检验报告、A

21、PQP 及 PPAP 资料提交一览表等 六、仪器设备类六、仪器设备类 目录 分类 二级 项目分类 三级 内容分类 档案编号 仪 器 设 备 类 F F1 生产设备 （含模具） F11 设备档案（报价、合同、验收、操作说明）； F12 维修保养及报废记录 F2 运输设备 F21 设备档案（报价、合同、验收、操作说明）； F22 维修保养及报废记录 F3 试验设备 F31 设备档案（报价、合同、验收、操作说明）； F32 维修保养及报废记录； F4 工装冶具 F41 档案（图纸、报价、合同、验证、操作说明）； F42 维修记录 F5 量规仪器 F51 档案（报价、合同、验收、说明书、出厂校准 报告

22、）；F52 校验记录 内容分类 项目分类 目录分类 E 1 1 2010 立项年号 01 卷号 内容分类 项目分类 目录分类 E 1 1 Q90 产品型号 01 卷号 内容分类 项目分类 目录分类 F 1 1 0001 设备编号 01 卷号 七、工程基建类七、工程基建类 目录 分类 二级 项目分类 三级 内容分类 档案编号 工 程 基 建 类 G G1 建筑工程 G11 文档(合同、 招标、 报价、 验收)； G12 图纸 （总 图、效果图、施工图、水电图、消防图）； G2 装修装饰 G21 文档(合同、 招标、 报价、 验收)； G22 图纸 （效 果图、施工图、水电图、消防图、竣工图）； 八、电子档案类八、电子档案类 目录 分类 二级 项目分类 三级 内容分类 档案编号 电 子 档 案 类 H H1 电子档案 H11 照片；H12 录音带；H13 录像带；H14 光盘； H15 硬盘；H16 软盘；H17 磁带 内容分类 项目分类 目录分类 G 1 1 0001 立项年号 01 卷号 内容分类 项目分类 目录分类 H 1 1 2010 内容年份 01 卷号