公文写作与处理培训讲解课件.ppt

1、要把公文写好，需要一番修炼要把公文写好，需要一番修炼 不易！不易！要把公文写规范，只要认真、仔细就行要把公文写规范，只要认真、仔细就行 不难！不难！先固化、后活化，熟能生巧，驾轻就熟先固化、后活化，熟能生巧，驾轻就熟适用于：适用于：传达省公司的指示和公司领导的战略部署传达省公司的指示和公司领导的战略部署 转发省公司和不相隶属机关的公文；转发省公司和不相隶属机关的公文；传达要求各部门办理和需要有关单位周知或执行的事项；传达要求各部门办理和需要有关单位周知或执行的事项；任免或聘用人员。任免或聘用人员。种类：种类：批转性通知、事项性通知批转性通知、事项性通知 会议通知、任免通知会议通知、任免通知正文

2、的写法：正文的写法：通知缘由；通知事项；执行要求通知缘由；通知事项；执行要求 批转性通知：批转性通知：批语部分批转文件部分批语部分批转文件部分 事项性通知：事项性通知：原由事项执行要求原由事项执行要求 会议通知：会议通知：召开会议的名称、内容、议题、时间、会期、地点、与会召开会议的名称、内容、议题、时间、会期、地点、与会人员的范围和人数，报到的时间、地点，会议要求或注意事项等。人员的范围和人数，报到的时间、地点，会议要求或注意事项等。任免通知：任免通知：任免通知的正文应写明决定任免的机关、时间、会议或依任免通知的正文应写明决定任免的机关、时间、会议或依据文件，任免人员的姓名、具体职务。据文件，

3、任免人员的姓名、具体职务。注意注意党政分开党政分开。结尾结尾：特此通知：特此通知适用于：适用于：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况正文的写法正文的写法：提出通报的根据；提示性质和意义；写明决定，提出希望提出通报的根据；提示性质和意义；写明决定，提出希望 表彰性通报：表彰性通报：叙述、评价先进事迹和经验，分析先进事迹的意义。表彰叙述、评价先进事迹和经验，分析先进事迹的意义。表彰决定。提出希望和号召或要求。决定。提出希望和号召或要求。批评性通报：批评性通报：介绍错误事实（事故）的基本情况。分析原因和教训。提介绍错误事实（事故）的基本情况。分析原因和教训

4、。提出处理决定；同时提出希望和要求。出处理决定；同时提出希望和要求。事项性通报：事项性通报：通报的原因。通报的事项：一项一项列出来，讲清情况，通报的原因。通报的事项：一项一项列出来，讲清情况，阐明道理。提出希望和要求。阐明道理。提出希望和要求。结尾：结尾：特此通报。特此通报。适用于：适用于：向上级机关请求指示、批准向上级机关请求指示、批准正文的写法：正文的写法：原因原因重点部分，写清楚请求事项的理由及依据，要充分充足、重点部分，写清楚请求事项的理由及依据，要充分充足、重理、重情、融情于理。重理、重情、融情于理。事项事项要具体明确，到底给予什么样的帮助、指示。要具体明确，到底给予什么样的帮助、指

5、示。结尾结尾“妥否，请批示妥否，请批示”、“以上请示，请批复以上请示，请批复”等等注意：注意：一文一事；一文一事；单头请示，主送一个机关，其他抄送，但不得抄送其下级机关；单头请示，主送一个机关，其他抄送，但不得抄送其下级机关；不越级请示；不越级请示；不能写成不能写成“请示报告请示报告”适用于：适用于：向省公司、市委市政府以及业务主管部门汇报工作、反映情况向省公司、市委市政府以及业务主管部门汇报工作、反映情况 答复上级机关的询问答复上级机关的询问种类：种类：工作报告工作报告 情况报告情况报告 答复报告答复报告 报告正文的写法：报告正文的写法：概括说明事情的动态，点明事件中发生的问题和倾向，提出解

6、决方案概括说明事情的动态，点明事件中发生的问题和倾向，提出解决方案 工作报告工作报告成绩经验报告：成绩经验报告：回顾所取得的成绩或经验；分析存在的回顾所取得的成绩或经验；分析存在的问题以及所采取的措施问题以及所采取的措施 情况报告情况报告问题事故报告：问题事故报告：客观叙述事件的过程和影响；原因分析；客观叙述事件的过程和影响；原因分析；采取的措施（当前补救和今后防范措施）；对相关责任人的处理意见采取的措施（当前补救和今后防范措施）；对相关责任人的处理意见 答复报告答复报告答复上级询问：答复上级询问：问什么答什么，就事论事问什么答什么，就事论事结尾：结尾：“特此报告特此报告”、“以上报告，请审阅

7、以上报告，请审阅”注意：避免流水帐（只有回顾，没有总结），注意：避免流水帐（只有回顾，没有总结），报告中不得夹带请示事项报告中不得夹带请示事项1 1、行文内容和目的：、行文内容和目的：“报告报告”在于给决策部门提供依据，不须上级部门回复在于给决策部门提供依据，不须上级部门回复 “请示请示”需要有明确的答复需要有明确的答复2 2、行文时机：、行文时机：“报告报告”是事后、事中写作是事后、事中写作 “请示请示”一定要事前写作一定要事前写作3 3、行文事项要求：、行文事项要求：“请示请示”较单一，一事一请较单一，一事一请 “报告报告”可综合、可单一可综合、可单一 特别注意：报告中不能夹带请示事项。特

8、别注意：报告中不能夹带请示事项。适用于：适用于：记载、传达会议情况和议定事项记载、传达会议情况和议定事项 正文的写法：正文的写法：会议概况（召开的时间、地点、人员、目的、内容等）；会议议定会议概况（召开的时间、地点、人员、目的、内容等）；会议议定的事项（领导思路和要求）。的事项（领导思路和要求）。要求：要求：纪实性、概括性、条理性、理论性，重在纪实性、概括性、条理性、理论性，重在“要要”不同于会议记不同于会议记录。录。一般强调会议，因此采取的人称角度是一般强调会议，因此采取的人称角度是“会议会议”，如，如“会议认为会议认为”、“会议要求会议要求”、“会议强调会议强调”等。等。一般会后一般会后两

9、天两天发出。发出。附上与会人员名单（签到扫描件）附上与会人员名单（签到扫描件）结尾：结尾：特此纪要。特此纪要。适用于：适用于：不相隶属机关之间商洽工作不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题询问和答复问题 请求批准和答复审批事项请求批准和答复审批事项 正文的写法：正文的写法：缘由事项缘由事项结尾结尾：“特此函达，请予函复特此函达，请予函复”、“专此函达（函复）专此函达（函复）”要求：要求：措辞要得体、语言要平和措辞要得体、语言要平和 向公司各部门布置全面性工作，安排全公司综合性会议、活动，向省公司报告、向公司各部门布置全面性工作，安排全公司综合性会议、活动，向省公司报告、请示工作以及对外单位发

10、送事务性信息请示工作以及对外单位发送事务性信息 涉及公司管理、业务、服务、资费、人事、财务政策以及工程建设、网络规划涉及公司管理、业务、服务、资费、人事、财务政策以及工程建设、网络规划等重大事项等重大事项 涉及涉及多个部门多个部门间的工作协调、配合等事项间的工作协调、配合等事项 部门经理做不了最终决定，须由部门经理做不了最终决定，须由公司领导公司领导签发签发 注意注意：以公司名义发文，就是：以公司名义发文，就是代表公司或公司领导在说话代表公司或公司领导在说话，因此要站在全公司，因此要站在全公司的视角、站在公司领导的高度去看问题，以公司或公司领导的口气去写文件。的视角、站在公司领导的高度去看问题

11、，以公司或公司领导的口气去写文件。文件中就文件中就不能有不能有“我部我部拟拟”等字眼，如果需要提到某个部门，应该是等字眼，如果需要提到某个部门，应该是“中山公司中山公司 XX XX 部部”的形式。的形式。公司通知：公司通知：属于全局性的需要公司领导参加的会议的通知属于全局性的需要公司领导参加的会议的通知 其他发送给外单位的比较紧急、时效性短、不太其他发送给外单位的比较紧急、时效性短、不太重要的公文。（不用重要的公文。（不用“公司函公司函”）如：工程验收通）如：工程验收通知知公司函：公司函：向不相隶属的机关（向不相隶属的机关（平级单位）商洽工作、）商洽工作、咨询和答复问题咨询和答复问题 向有关业

12、务主管部门请示批准向有关业务主管部门请示批准业务通报：业务通报：用于公司各部门总结、通报本专业的周期性的用于公司各部门总结、通报本专业的周期性的工作情况。工作情况。如：节支通报、八项工程落实情况的通报如：节支通报、八项工程落实情况的通报公司会议纪要：公司会议纪要：公司召开的会议公司召开的会议 多个部门联席召开的会议多个部门联席召开的会议公司请示（内部）：公司请示（内部）：开展活动前，请示公司领导同意实施方案开展活动前，请示公司领导同意实施方案 购买相关设备购买相关设备 部门内部布置专业性工作；安排部门会议、活动；部门内部布置专业性工作；安排部门会议、活动；向公司领导向公司领导/业务指导部门报告

13、、请示工作以及发送事务性信息。业务指导部门报告、请示工作以及发送事务性信息。向相关部门发送布置职权内专业性工作向相关部门发送布置职权内专业性工作 部门内部事务；部门内部事务；部门经理能够说了算，由部门经理能够说了算，由部门经理人员部门经理人员签发。签发。以部门名义行文，不能有以部门名义行文，不能有“我室我室”等字眼（各室向部门领导提等字眼（各室向部门领导提交工作报告和请示除外），如果需要提到某个室，也应该是交工作报告和请示除外），如果需要提到某个室，也应该是“我部我部/中心中心XXXXXX室室”的形式。的形式。部门通知：部门通知：布置专业工作布置专业工作 处理部门内部日常工作处理部门内部日常工

14、作 向公司领导向公司领导/业务主管部门以及其他部门报告或通业务主管部门以及其他部门报告或通 报相关工作（如：节支情况的函）报相关工作（如：节支情况的函）撰写部门会议通知以及会议纪要撰写部门会议通知以及会议纪要部门联系单：部门联系单：用于部门之间联系、咨询和办理具体业务用于部门之间联系、咨询和办理具体业务 如：关于招聘话务员的函如：关于招聘话务员的函部门请示：部门请示：向部门领导请示工作向部门领导请示工作（发文机关（发文机关+）关于）关于+事由（主要内容）事由（主要内容）+文种文种（完整标题）（完整标题）省略发文机关：由事由、文种组成（常用标题）省略发文机关：由事由、文种组成（常用标题）省略事由

15、，由发文机关、文种组成。（中山市人民政府公告）省略事由，由发文机关、文种组成。（中山市人民政府公告）省略发文机关和事由，直接标出文种。（公告、通告）省略发文机关和事由，直接标出文种。（公告、通告）省略省略“关于关于”：20052005年年1010月经营分析会纪要月经营分析会纪要 文种不能省略文种不能省略 例如：关于召开人力资源综合信息系统研讨会的通知例如：关于召开人力资源综合信息系统研讨会的通知 转发省公司关于学习十六届四中全会精神的通知转发省公司关于学习十六届四中全会精神的通知 关于爱立信关于爱立信RBS2202RBS2202设备问题的跟踪和落实情况的通报设备问题的跟踪和落实情况的通报 关于

16、制作营业执照固定架的请示关于制作营业执照固定架的请示 标题中除了法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号标题中除了法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的文种批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的文种 如：转发省公司关于开展如：转发省公司关于开展TL9000TL9000贯标工作的通知贯标工作的通知 转发省公司关于定期检查网间通信质量的转发省公司关于定期检查网间通信质量的通知的通知（？）通知的通知（？）关于事由（主要内容）的问题：关于事由（主要内容）的问题：动宾短语：开展公文培训动宾短语：开展公文培训 趋势性短语：节支活动开展情况趋势性短

17、语：节支活动开展情况 特别要注意事由中的动词与文种的重复问题特别要注意事由中的动词与文种的重复问题：关于关于申请申请购买一台手提电脑的请示（？）购买一台手提电脑的请示（？）关于关于上报上报中山公司中山公司SPSP违规调查情况的报告（？）违规调查情况的报告（？）标明发送单位的全称或规范化简称标明发送单位的全称或规范化简称 部门的称谓，统一为部门的称谓，统一为“各部门各部门”，分公司的称谓为，分公司的称谓为“XXXX分公司分公司”；发送单位的排序上，严格按系统发送单位的排序上，严格按系统先外后内、先大后小先外后内、先大后小的顺序排列（如：华的顺序排列（如：华为公司，中兴公司，惠州分公司，省公司企业

18、发展部、网络部、网管维护为公司，中兴公司，惠州分公司，省公司企业发展部、网络部、网管维护中心，本公司领导、网络部、网维中心）（注意标点符号）中心，本公司领导、网络部、网维中心）（注意标点符号）主送单位：主送单位：抄送单位：除了主送单位需要执行或知晓的其他机关抄送单位：除了主送单位需要执行或知晓的其他机关 一般要抄送给业务主管部门（网络维护中心一般要抄送网络部）一般要抄送给业务主管部门（网络维护中心一般要抄送网络部）不能发送到二级单位不能发送到二级单位 如：珠海公司网维中心、市场部市场策划室如：珠海公司网维中心、市场部市场策划室字体：仿宋字体：仿宋GB_2312GB_2312小三号小三号行间距：

19、行间距：1.51.5倍行距倍行距结构层次：结构层次：第一层：一、二、三，序号后用第一层：一、二、三，序号后用“顿号顿号”第二层：（第二层：（一）（二）（三），序号后不用任何标点符号一）（二）（三），序号后不用任何标点符号 第三层：第三层：1 1、2 2、3 3，序号后用序号后用“顿号顿号”第四层：第四层：（1 1）（）（2 2）（）（3 3），后不用标点），后不用标点 如果一篇公文层次不多，可直接用第一层或第三层的序号如果一篇公文层次不多，可直接用第一层或第三层的序号 条款式公文，可使用条款式公文，可使用 第一条第一条 第二条第二条作序号。作序号。段首空两格段首空两格建议：建议：一般不使用自动

20、排版一般不使用自动排版文件过多过泛。公文形式选用混乱。标题不简练，文种使用不当。主送、抄送太泛太多、层次不清。、排版、正文字体行距不规范，层次凌乱、颜色花哨。不清楚自己代表谁在起草公文。（立场与语气不正确）语言逻辑不强、标点符号使用不规范。正文结构不合理，可读性较差。正文主体要素缺漏，主题思想不明确，堆砌材料。拓展视野拓展视野 前沿理论、政治经济、行业发展、市场经营前沿理论、政治经济、行业发展、市场经营收集素材收集素材 报刊、图书、网站、报刊、图书、网站、公文公文，围绕主题，分门别类，围绕主题，分门别类 掌握全局，面面俱到，样样都懂掌握全局，面面俱到，样样都懂关注公司领导思路和中心工作关注公司

21、领导思路和中心工作紧跟领导，用心听话，领会意图，捕捉火花，加工提炼紧跟领导，用心听话，领会意图，捕捉火花，加工提炼做好命题作文：做好命题作文：要符合领导意图与想法，而不能随心所欲，天马行空要符合领导意图与想法，而不能随心所欲，天马行空思考越位思考越位 行动到位行动到位文章架构（以总结报告为例文章架构（以总结报告为例）大递进大递进（是什么、为什么、怎么样）（是什么、为什么、怎么样）（认识问题、分析问题、解决问题）（认识问题、分析问题、解决问题）为了为了（大目的），根据（大目的），根据（文件精神和领导思路），（文件精神和领导思路），结合结合（实际情况），（实际情况），开展了开展了（概括所做的事情）

22、，如（概括所做的事情），如何做（具体思路），取得了何做（具体思路），取得了（概括性效果），存在（概括性效果），存在问问题，将采取题，将采取措施改进（下一步工作部署和安排）。措施改进（下一步工作部署和安排）。小并列小并列 两句式标题两句式标题 三句式总结三句式总结阅文对象：阅文对象：对什么人说什么话对什么人说什么话本位主义？本位主义？内容准确、充实内容准确、充实语言要求语言要求公文事务语体公文事务语体 练达：字典式的语言、左传式的说明练达：字典式的语言、左传式的说明 鲜活：气势、意境鲜活：气势、意境 （重复的词语、新词语（重复的词语、新词语 铺垫与过渡铺垫与过渡 ）表达方式表达方式 文无止境，文

23、无定法，贵在创新，贵在超越文无止境，文无定法，贵在创新，贵在超越形式规范内容准确语言练达形式规范内容准确语言练达通俗易懂通俗易懂公文写作的基本要求（最高目标）公文写作的基本要求（最高目标）公文处理的流程及职责公文处理的流程及职责 起草起草要做到内容正确、形式规范、语言流畅、通要做到内容正确、形式规范、语言流畅、通俗易懂，坚决避免出现错误尤其是俗易懂，坚决避免出现错误尤其是错别字错别字 室主管审核室主管审核：文件起草的必要性、格式的规范性、：文件起草的必要性、格式的规范性、内容的正确性、语言的通俗性内容的正确性、语言的通俗性 部门经理人员部门经理人员审核：内容是否可行、是否需要其审核：内容是否可

24、行、是否需要其他部门会签他部门会签 综合部核稿综合部核稿：对文体、格式把关（格式的规范）；：对文体、格式把关（格式的规范）；对内容、语言把关（行文的规范）；是否符合对内容、语言把关（行文的规范）；是否符合公司战略方向；是否符合国家规章政策公司战略方向；是否符合国家规章政策 公司领导审批公司领导审批：方案是否可行：方案是否可行 公司综合员公司综合员：正确分发：正确分发 各部门综合员各部门综合员：提交部门经理人员批示：提交部门经理人员批示 部门经理人员批示部门经理人员批示：确定相关办理室或人员，并：确定相关办理室或人员，并明确完成时间和要求明确完成时间和要求 相关室或人员办理相关室或人员办理：要根

25、据部门领导的指示完成：要根据部门领导的指示完成相关后续工作相关后续工作公文处理的流程及职责公文处理的流程及职责公文处理注意的几个问题公文处理注意的几个问题 公司领导签发后的公文，原则上不能再修改，只能重新拟文进行补充更公司领导签发后的公文，原则上不能再修改，只能重新拟文进行补充更正。特殊情况，该文内容有误，经报告签发领导同意后，经过相关流程，正。特殊情况，该文内容有误，经报告签发领导同意后，经过相关流程，才能进行修改。才能进行修改。公文的附件大小不得超过公文的附件大小不得超过 5 5M M，超过则要将文件进行压缩。超过则要将文件进行压缩。转发纸质文件时，要扫描成转发纸质文件时，要扫描成JPG JPG 或或GIF GIF 格式（不得使用格式（不得使用BMPBMP格式）作为格式）作为附件。附件。