《网络客户服务实务》课件项目五.pptx

1、一、了解售后服务一、了解售后服务售后服务包括退换货及补偿、快递超区、返修、评价、错发货、维权、订单跟踪。(一一)退换货及补偿退换货及补偿 快递送达时，顾客当面对照送货单核对产品，如出现产品数量缺少、产品破损等情况，可以当面拒签，退回产品，并在24小时内通过旺旺、客服电话等告知客服。在收到退回产品后，根据用户的订单信息进行查询核实，如发现确是漏发产品，可对数量不足的部分进行退款处理，或根据订单信息实际情况给予补寄(通常为3个工作日)。由此产生的额外费用，均由卖家承担。如果卖家对退换货不存在过错的，退换货时的费用由买家承担；包邮商品，发货运费由买卖双方分别承担。退货具体处理如图5.1所示，换货处理

2、如图5.2所示，补偿处理如图5.3所示。提出退换货的请求，需要跟卖家沟通，待卖家同意退换货，并提供退换货地址，一般情况下，自收到货后七天内需要寄出货物并在平台上提交申请。图 5.1 退货流程图图 5.2 换货流程图图 5.3 补偿流程图(二二)快递超区快递超区快递超区的流程如图5.4所示。图5.4快递超区流程图在快递问题件中包括几种情形，分别是快递超区、盲件区、网点暂停后的滞留件。快递超区指的是快递公司网点内不派送区域的快件。盲区件也叫“无网点件”，指快递司网络未开通城市网点的快件。网点暂停后的滞留件指的是网点突然暂停，造成部分在暂停前中途滞留中转站或暂停网点滞留的快件。具体的快递问题件要根据

3、相应的快递公司网点业务开展情况来分析。一般情况下，要防止快递问题件的发生，售后客服要与买家做好发货的前期沟通工作，确定快递网点的区域，发生超区情况及时进行协商。(三三)返修返修售后客服通过查找已收货订单中的买家购买信息关联生成返修单，并根据返修阶段(买家已寄出、仓库收货确认、维修中、维修之间入库、返修入库、卖家已收货等)来对返修过程进行跟踪处理。对于某些超期返修、超服务返修售后客服要通过预先制定的审批流程来征求上级领导对买家提出的返修建议，确定是否给予买家返修服务。返修流程如图5.5所示。图5.5返修流程图(四四)错发货错发货串发和错发，主要是指发货人员把一定规格、数量的商品错发出库的情况下，

4、如果商品尚未离库，应立即组织人力，重新发货。如果商品已经提出仓库，售后客服要根据实际库存情况，与顾客和快递公司共同协商解决。一般在无经济损失的情况下按照买家的、要求进行二次发货或退货处理。如果形成了直接的经济损失或者消极影响，责任人进行记录考核，并按发货考核机制规范发货。错发货流程如图5.6所示。图5.6错发货流程图(五五)评价评价对于买家在购物之后的评价尤其是针对中差评，售后的回评专员要及时将买家的描述信息和建议反馈给各部门的负责人，查实原因并妥善处理，本着“有则改之，无则加勉”的态度来对待买家的评价。为了缓解买家的纠结情绪，网店经常会以实物或者现金补偿的方式来换取买家谅解，并最终消除买家已

5、发布中差评的负面影响，因此，在赔付金额、具体赔付方式上，回评专员要提交上级领导进行审批，并按照审批结果妥善处理中差评。评价流程如图5.7所示。图5.7评价流程图(六六)维权维权买家发起的维权，无论出发点如何，都能反映出卖家在管理和业务受理过程中存在的漏洞和隐患，因此，透过维权看管理上的问题才是有效解决维权的根本方法。卖家维权专员对每日的维权记录进行新增登记与原销售订单进行关联，对卖家提出的维权理由和网店的回复、最终解释、处理意见进行跟踪记录，并在维权单完结时将责任部门、责任人、处罚考核结果等信息记录完全。维权流程如图5.8所示。图5.8维权流程图(七七)订单跟踪订单跟踪在售后服务过程中，要增强

6、主动服务意识，主动发现问题，及时与买家沟通，更容易获得买家的谅解，确保订单交易的顺利完成，而不是被动地等待买家找上门来进行维权、索赔。重点关注“交易成功”后15天内的订单，在淘宝交易成功确认15天的订单，很少再发生维权、退款等相关纠纷。因此交易成功后的15天是一个比较重要的阶段，尤其要做好此段时间买家订单的跟踪。订单跟踪流程如图5.9所示。图5.9订单跟踪物流图二、熟悉商品退换货的价差处理二、熟悉商品退换货的价差处理1.1.买家退货退款操作买家退货退款操作如果买家收到商品后需要退货退款，以淘宝平台为例，操作流程如下：第一步，进入“我的淘宝”“我是买家”“已买到的宝贝”页面找到对应交易订单，单击

7、“退款/退货”示。第二步，如果是已经收到货，则选择申请的服务类型“退货退款”“我需要退货”以及“退款原因”，输入需要退款的金额，填写退款说明，上传凭证图片，输入支付宝账户支付密码，单击“立即申请退款”。第三步，关注退款状态和退款超时，待卖家同意退款协议，此时退款状态为“退款协议达成，等待买家退货”，实际完成退货后，单击“退货给卖家”。然后可以进入“已买到的宝贝”页面，选择“退款处理中”查看退款的详细信息及卖家答复。第四步，卖家有5天的时间来同意或拒绝买家的退款申请，若卖家同意退货协议，页面上会出现卖家的退货地址，买家可以根据此地址进行退货的操作。退货后，请到退款页面“填写退货信息”。第五步，确

8、认信息无误后，单击“提交退货信息”的按钮，退货信息就提交成功了，卖家后续会有 10 天的时间来进行确认，逾期卖家没有处理，系统也会自动退款给买家。不论是作为买家还是卖家，退款的时候一定要及时响应整个流程，否则超时了，退款关闭或者退款成功，对于买卖双方都是损失。2.2.卖家处理退货退款流程卖家处理退货退款流程收到买家的退款申请后，卖家可以在“我的淘宝”“已卖出的宝贝”或在“交易提醒”内处理买家的退款申请。当收到退款申请，卖家将会有“同意退款申请”“拒绝退款申请”“发表留言及上传凭据”以及“要求客服介入”的选项，应就实际情况作出回应。如果是卖家没发货申请退款，则卖家只需要处理退款申请。卖家处理退货

9、退款流程如图5.13图5.17所示。图 5.13 未发货申请退款图 5.14 收到货后申请退款图 5.15 等待卖家退货图 5.16 收获确认退款图 5.17 退货退款成功3.3.维权处理维权处理买家对交易不满意，可以申请“同意退款”后或者“确认收货”后对卖家进行投诉。单击“我买到的宝贝”“投诉卖家”，填写投诉理由，提交等待卖家的处理，如图5.18所示。图5.18确认收货投诉卖家可以在“客户服务”“投诉管理”“我收到的投诉”中对被投诉的订单进行处理。一般情况下，对于符合事实的情况，给予一定的补偿就可以完成。如果卖家对所投诉的情况有所异议，可以申请平台客服介入，进行相应的举证维权。(1)交易退款

10、中维权。在会员单击“要求客服介入处理”后，通知举证方3天举证，卖家24小时预处理期，举证完成后淘宝客服会在4个工作日内给出处理意见。(2)交易结束后申请售后。申请售后，等待卖家处理，卖家拒绝后可以申请淘宝介入，通知举证方3天内进行举证，举证完成后，淘宝客服将在4个工作日内给出处理意见，如图5.19所示。图5.19售后处理成功4.4.评价处理流程评价处理流程信用评价是会员在平台交易成功后，在评价有效区内(成交后345天)，就该笔交易互相作评价的一种行为，它包括卖家给买家的评价和买家给卖家的评价。买家可以根据购买的体验对卖家服务作出综合评价。买家给出评价以后，卖家可以充分利用解释做宣传广告，并不是

11、只有中评、差评的时候才需要解释。单击“评价管理”“来自买家的评价”“回复”，就可以对中差评作出相应的解释了。卖家评价回复如图5.20所示。图5.20卖家评价回复一、了解纠纷的类型一、了解纠纷的类型在交易过程中，买卖双方通过网络达成商品的交易。买家靠商品的图片、描述以及同客服人员的沟通来获取商品信息，并不能见到商品的实物，因此在沟通过程中可能存在一定的盲点或误差。在物流配送上，现在网店大部分是依靠第三方物流公司来组织实施，也给整个交易带来了风险。同时在支付以及客户服务上都可能带来交易纠纷。纠纷的类型主要有顾客服务纠纷、物流纠纷、产品纠纷、收付款纠纷四种。1.1.产品纠纷产品纠纷买家对于产品的品质

12、、真伪、使用方法、使用效果、容量、尺码、体积等相关因素产生质疑而导致产品纠纷。(1)商品的品质存在的争议。(2)对商品的细节存在异议。(3)对使用效果有异议。2.2.物流纠纷物流纠纷物流纠纷是买家对选择的物流方式、物流费用、物流时效、物流公司服务态度等方面产生质疑而导致的纠纷，主要是费用和时效问题。3.3.服务纠纷服务纠纷服务纠纷是买家对客服的态度、店铺售前(后)客服各项服务产生质疑而导致的纠纷。4.4.收付款纠纷收付款纠纷(1)买家付钱了，一直没有收到货。买家付款没有收到货的情况有两种：一种情况是卖家根本就没有发货；另外一种情况是货在途中或者买家虚假收货。还有一些新手，货没收到就点击了“确认

13、收货”，货却不知踪影。(2)买家拍下宝贝未付款，卖家进行发货，货已经到了买家手中。二、如何处理客户投诉二、如何处理客户投诉要成功地处理客户投诉，先要找到最合适的方式与客户进行交流。很多客服人员都会有这样的感受，客户在投诉时会表现出情绪激动、愤怒，甚至对你破口大骂。此时，你要明白，这实际上是一种发泄，把自己的怨气、不满发泄出来，客户忧郁或不快的心情便得到释放和缓解，从而维持了心理平衡。此时，客户最希望得到的是同情、尊重和重视，因此你应立即向其表示道歉，并采取相应的措施。(一一)快速反应快速反应顾客认为商品有问题，一般会比较着急，怕不能得到解决，而且也会不太高兴。这个时候客服人员要快速反应，记下他

14、的问题，及时查询问题发生的原因，帮助顾客解决问题。有些问题不是能够马上解决的，也要告诉顾客我们会马上处理。(二二)热情接待热情接待如果顾客收到东西后反映有问题，客服人员要热情对待，而且应该要比交易的时候更热情，这样买家就会觉得这个卖家好，不虚伪。如果卖家爱理不理，买家就会很失望，即使东西再好，他们也不会再来了。(三三)表示愿意提供帮助表示愿意提供帮助遇到买家反映问题时，客服人员可以说：“让我看一下该如何帮助您，我很愿意为您解决问题。”正如前面所说，当客户正在关注问题的解决时，客服人员应体贴地表示乐于提供帮助，自然会让客户感到安全、有保障，从而进一步消除对立情绪，形成依赖感。(四四)引导客户思考

15、引导客户思考我们有时候会在说“道歉”时感到不舒服，因为这似乎是在承认自己有错。其实，“对不起”或“很抱歉”并不一定表明你或公司犯了错，这主要表明你对客户不愉快经历的遗憾与同情。不用担心客户因得到你的“道歉”而越发强硬，认同只会将客户的注意力引向解决方案。同时，我们也可以运用一些方法来引导客户的思考，化解客户的愤怒。1.“1.“何时何时”法提问法提问一个在火头上的发怒者是无法“解决问题”的，我们要做的首先是逐渐使对方的火气减下来。对于那些非常难听的抱怨，可用“何时”的问题来缓解紧张的气氛。2.2.转移话题转移话题 当对方按照自己的思路在不断地发火、指责时，客服人员可以抓住一些内容扭转方向，缓和气

16、氛。3.3.间隙转折间隙转折 暂时停止对话，特别是你也需要找有决定权的人做一些决定或变通，可以说：“稍候，让我来和高层领导请示一下，我们还可以怎样来解决这个问题。”4.4.给定限制给定限制 有时你虽然做了很多尝试，对方依然出言不逊，甚至不尊重你的人格，你可以转而采用较为坚定的态度给对方一定限制，如“汪先生，我非常想帮助您。但您如果一直这样情绪激动，我只能和您另外约时间了。您看呢？”(五五)认真倾听认真倾听顾客投诉商品有问题，不要着急去辩解，而是要耐心听清楚问题的所在，然后记录下顾客的用户名、购买的商品，这样便于我们去回忆当时的情形。和顾客一起分析问题出在哪里，才能有针对性地找到解决问题的办法。

17、在倾听客户投诉的时候，不但要听他表达的内容还要注意他的语调与音量，这有助于了解客户语言背后的内在情绪。同时，要通过解释与澄清，确保你真正了解客户的问题。认真倾听客户、向客户解释他所表达的意思并请教客户我们的理解是否正确，都是向客户表明了你的真诚和对他的尊重。(六六)认同客户的感受认同客户的感受客户在投诉时会表现出烦恼、失望、泄气、愤怒等各种情绪，你不应当把这些表现理解成是对你个人的不满。客户有情绪是有理由的，理应得到极大的重视和最迅速、合理的解决。所以你要让客户知道你非常理解他的心情，关心他的问题。无论客户是否永远是对的，至少对客户来说，他的情绪与要求是真实的，客服只有与客户的所想同步，才有可

18、能真正了解他的需求，找到最合适的方式与他交流，从而为成功的投诉处理奠定基础。(七七)安抚和解释安抚和解释首先我们要站在顾客的角度想问题，顾客一般是不会无理取闹的，他来反映问题时，我们要先想一下，如果是自己遇到这个问题会怎么做，怎么解决，这样顾客会感觉到你是在为他处理问题，同样也会让顾客对你的信任更多，要和顾客站在同一个角度看待问题；在沟通的时候称呼也是很重要的，客服是一个团队，所以要以“我们”来和顾客交流，会更亲近一些；对顾客也要以“您”来称呼，不要用“你”，这样会显得既不专业，也不礼貌。(八八)诚恳道歉诚恳道歉不管是因为什么样的原因造成顾客的不满，都要诚恳地向顾客致歉，对因此给顾客造成的不愉

19、快和损失道歉。如果你已经非常诚恳地认识到自己的不足，顾客一般也不好意思不依不饶。(九九)提出补救措施提出补救措施对于顾客的不满，要能及时提出补救的方式，并且明确地告诉顾客，让顾客能够感觉到你在为他考虑，为他弥补，并且你很重视他。一个及时有效的补救措施，往往能够化解顾客的不满。针对客户投诉，每个公司都应有各种预案或解决方案。客服人员在提供解决方案时要注意以下几点：(1)为客户提供选择。(2)诚实地向客户承诺。适当地给客户一些补偿。为弥补公司操作中的一些失误，可以在解决问题之余，给客户一些额外补偿。很多企业都会给客服人员一定授权，以灵活处理此类问题。但要注意的是，将问题解决后，一定要改进工作，以避

20、免今后发生类似的问题。有些处理投诉的部门，一有投诉首先想到用小恩小惠息事宁人，或一定要靠投诉才给客户应得的利益，这样并没有从根本上减少此类问题的发生。(十十)通知顾客并及时跟进通知顾客并及时跟进给顾客采取什么样的补救措施，现在进行到哪一步，都应该告诉顾客，让他了解你的工作，了解你为他付出的努力。当顾客发现商品出现问题后，首先担心能不能得到解决，其次担心需要多长时间才能解决，当顾客发现补救措施及时有效，而且商家也很重视的时候，就会感到放心。三、如何减少客户流失三、如何减少客户流失(一一)导致客户流失的因素导致客户流失的因素卖家大多都知道失去一个老顾客所带来的损失，需要店铺至少再开发十个新客户才能

21、弥补。但当问及卖家顾客为什么流失时，很多卖家都一脸迷茫；再谈到如何防范，他们更是不知从何做起。客户的需求不能得到切实有效的满足往往是导致企业客户流失的最关键因素，一般表现在以下几个方面：(1)店铺商品质量不稳定，顾客利益受损。(2)店铺缺乏创新，客户“移情别恋”。(3)店铺内部人员服务意识淡薄。(4)员工跳槽，带走了顾客。(5)顾客遭遇新的诱惑。市场竞争激烈，为能够迅速在市场上获得有利地位，竞争对手往往会不惜代价搞低价促销，来吸引更多的客源。(6)个别顾客自恃购买次数多，为买到网上最低价格的商品，每买一件商品都搜索最低价来对比，否则就以“主动流失”进行要挟，店铺满足不了他们的需求，只好任其“流失”。(二二)如何防范客户流失如何防范客户流失 找到顾客流失的原因，店主们应结合自身情况“对症下药”。一般来讲，店铺应从以下几个方面入手来堵住顾客流失的缺口：1.做好质量营销2.树立“客户至上”服务意识3.强化与顾客的沟通4.增强店铺在顾客心中的品牌形象价值5.建立良好的客情关系6.做好创新7.放弃那些用“自动流失”相要挟的顾客