《计算机应用基础立体化教程》课件第5章.pptx

1、第5章 报销单设计与制作第5章 报销单设计与制作5.1 任务任务书书5.2 任务示任务示范范5.3 知识拓展知识拓展第5章 报销单设计与制作本项目的任务是财务上经常用到的报表单据报销单的制作。在一个企业中，员工出差或者外出培训等都需要报销单，那么报销单中需要包含哪些必要元素，如何避免报销单的误填，怎样可以更好地提醒报销人正确填写，如何设置保护区使普通用户无法修改或删除报销单的固定文字、格式和公式，对于这些问题，我们可以通过如图5-1所示的报销单的设计和制作学会相应的方法。第5章 报销单设计与制作图5-1报销单第5章 报销单设计与制作5.1任务书任务书1.输入相关内容输入相关内容 通过本任务熟悉

2、Excel 2010的数据输入和单元格的合并。2.报销单格式设置报销单格式设置通过本任务熟悉Excel 2010相关单元格格式设置，掌握字体、填充、边框等设置，学会调整单元格数字类型，调整行高和列宽，使报销单看起来更加清晰、美观。第5章 报销单设计与制作3.公式和函数的使用公式和函数的使用对报销单中的金额及日期进行计算，将一些日期和小计、合计项目自动算出。通过本任务掌握基本函数SUM()、MAX()，MIN()及日期函数TODAY()的使用。4.设置数据有效性及插入批注设置数据有效性及插入批注本任务通过对报销单进行有效性设置，避免输入错误。身份证必须是18位，职务可以采用下拉菜单方式进行选择，

3、避免输入失误。添加批注，对填写内容起到提示作用。第5章 报销单设计与制作5.保护工作表保护工作表本任务通过对报销单工作表进行保护，防止用户在填表时修改或删除表格固有的文字和相关的格式；通过对文字和公式计算部分进行保护，使表格在安全情况下进行填写。6.隐藏标题和网格线隐藏标题和网格线本任务通过对报销单隐藏其标题和网格线，使其看起来更干净。第5章 报销单设计与制作5.2任任 务务 示示 范范 1.输入相关内容输入相关内容报销单成品报销单成品【任务实施】输入相关标题、文字、金额、身份证、日期等信息。操作步骤操作步骤1：新建一个工作簿，取名“报销单.xlsx”。操作步骤操作步骤2：打开后，双击shee

4、t1工作表标签，重命名为“报销单”。操作步骤操作步骤3：在报销单工作表中输入相关文字，并合并相应的单元格。第5章 报销单设计与制作 2.报销单格式设置报销单格式设置【任务实施】【任务实施】(1)设置相关字体格式。操作步骤操作步骤1：设置标题字体格式。选择标题所在单元格，设置字体为“幼圆”，字号为“22”“加粗”，水平居中、底端对齐。操作步骤操作步骤2：设置固定文字的字体格式。“单据号”字体格式：字体为“楷体”，字号为“10”，靠下右对齐。第5章 报销单设计与制作“简要说明：”“报销人基本信息”“票据期限”等固定文字的字体格式：字体均为“楷体”，字号为11”“加粗”。报销人基本信息框里面的固定文

5、字及右侧的“从”和“至”单元格格式：字体为“楷体”，字号为“10”“加粗”，右对齐。第12行的列标题文字为居中对齐，合计、预支款和总计为右对齐。总计大写金额的字体格式：字体为“楷体”，字号为“11”“加粗”，右对齐。第5章 报销单设计与制作操作步骤操作步骤3：设置需填写区域的字体格式。需填写数字、日期格式的字体格式：字体为“Times New Roman”，字号为“10”；需填写文字说明的单元格字体格式：字体为“宋体”，字号为“10”。文字格式相同的部分可直接用格式刷。第5章 报销单设计与制作(2)将所有需要输入公式的区域填充为浅蓝色，并为报销单添加边框，如图5-1所示。操作步骤操作步骤1：设

6、置填充色。选择L9:L10、L13:L22、F23:K23、L24和L26单元格，设置填充色为“浅蓝色”。操作步骤操作步骤2：为报销单添加边框。打开“简要说明：”后的单元格格式设置对话框，设置蓝色下边线。第5章 报销单设计与制作“单据号：”“姓名”“证件号码”“部门”“从”“至”“总计大写金额”“报销日期”后面的单元格设置黑色下框线，其余部分如图5-1所示设置边框线。(B27:G27设置蓝色下框线，B33:L33设置黑色粗上框线)第5章 报销单设计与制作操作步骤操作步骤3：对单元格调整数字类型。单据号如果是以0开头的数字，需要在前面加上“”，使之转化成文本格式，或者直接将此单元格设置为文本格式

7、，如图5-2所示。涉及金额费用的空白单元格均要设置为会计专用格式(人民币符号，精确两位小数，千分位)，如图5-3所示。设置票据期限和日期的空白单元格格式为自定义格式“yyyy-mm-dd”，如图5-4所示。报销日期后的单元格设置为短日期格式。总计大写金额后的单元格设置为特殊，中文大写数字，并在自定义中设置，在已有设置后面加上“元整”，如图5-5所示。第5章 报销单设计与制作图5-2设置文本类型格式第5章 报销单设计与制作图5-3设置会计专用格式第5章 报销单设计与制作图5-4设置自定义日期格式第5章 报销单设计与制作图5-5设置自定义货币格式第5章 报销单设计与制作(3)设置行高、列宽。操作步

8、骤操作步骤1：设置行高。第14行、第78行、第11行、第1326行行高设置为自动调整行高，第5行行高为23，第9、第10行行高为19，第12行高为16，第2732行行高为15。操作步骤操作步骤2：设置列宽。A、M列宽设置为自动调整列宽，B列宽为17，C列宽为10，D列宽为12，E列宽为10，FK列宽为11，L列宽为13。第5章 报销单设计与制作3.公式和函数的使用公式和函数的使用【任务实施】【任务实施】所有公式都是以“=”开头的。(1)在“从”后的单元格输入公式“=MIN(B13:B22)”，计算报销单的起始日期。(2)在“至”后的单元格输入公式“=MAX(B13:B22)”，计算报销单的终止

9、日期。(3)小计是对某天报销费用的求和，输入公式“=SUM(F13:K13)”，自动向下填充。第5章 报销单设计与制作(4)对每类票据也需要小计，23行输入相应的求和公式，只是修改下参数，公式为“=SUM(F13:F22)”，向右填充。(5)在合计中，利用SUM函数，对小计求和，公式为“=SUM(L13:L22)”。(6)输入预支款后，就能计算出总计。总计=合计-预支款，公式为“=L24-L25”。(7)总计大写金额就是总计单元格的引用，公式为“=L26”。(8)填报日期后的公式可输入当天日期，公式为“=TODAY()”；也可按快捷键“Ctrl+；”，插入当天的日期。第5章 报销单设计与制作4

10、.设置数据有效性及插入批注设置数据有效性及插入批注【任务实施】【任务实施】(1)将身份证单元格设置“数据有效性”为允许“文本长度”为18位。操作步骤：操作步骤：在“数据”选项卡中单击“有效性”按钮，在弹出的“数据有效性”对话框中设置“有效性条件”为允许“文本长度”，数据等于长度18，如图5-6所示。第5章 报销单设计与制作图5-6有效性设置文本长度第5章 报销单设计与制作(2)设置职务单元格有效性为序列，可在下拉框选择允许的职务(“销售员，工人，技师，工程师，高工，售后人员”)。操作步骤：操作步骤：在“数据”选项卡单击“有效性”按钮，在弹出的“数据有效性”对话框中设置有效性条件为允许序列，来源

11、输入“销售员，工人，技师，工程师，高工，售后人员”，如图5-7所示。第5章 报销单设计与制作图5-7有效性允许自定义序列第5章 报销单设计与制作(3)为报销单添加批注。操作步骤操作步骤1：在“审阅”选项卡中对L9单元格新建批注，内容为“起始日期自动计算，请勿填写。”操作步骤操作步骤2：对L12单元格新建批注，内容为“蓝色单元格自动计算，请勿填写。”第5章 报销单设计与制作5.保护工作表保护工作表【任务实施】【任务实施】(1)对需要填写文字或输入公式的单元格设置为非锁定单元格。操作步骤：操作步骤：选中所有需要填写文字或输入公式的单元格后，按快捷键“Ctrl+1”，打开单元格设置对话框，设置保护选

12、项卡，将锁定前面的钩去掉，如图5-8所示。第5章 报销单设计与制作图5-8取消锁定单元格第5章 报销单设计与制作(2)设置保护工作表。操作步骤：操作步骤：在“审阅”选项卡中单击“保护工作表”按钮，在弹出的对话框内设置“允许此工作表的所有用户进行”勾上“选定未锁定的单元格”，此处密码可以为空，也可以设置，如图5-9所示。第5章 报销单设计与制作图5-9“保护工作表”对话框第5章 报销单设计与制作6.隐藏标题和网格线隐藏标题和网格线【任务实施】【任务实施】操作步骤操作步骤1：在“视图”选项卡中选择“网格线”和“标题”，将前面的钩去掉即可，如图5-10所示。图5-10隐藏网格线和标题第5章 报销单设

13、计与制作操作步骤操作步骤2：将34行之后的行都选中(按快捷键“Ctrl+Shift+”)，单击右键在弹出菜单中设置为隐藏；然后从N列开始选择后面的列(按快捷键“Ctrl+Shift+”)，单击右键设置这些列为隐藏即可。第5章 报销单设计与制作5.3知知 识识 拓拓 展展1.多工作表的操作多工作表的操作一个Excel文件最多可以包含255张工作表。在选定多张工作表时可分为两种情况：一种是全部工作表，另一种是部分工作表。前一种情况，在工作表底部右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表“；后一种情况，通过按住“Shift”键再用鼠标选定相邻的多个工作表，或者按住“Ctrl”键再用鼠标选定不相

14、邻的多个工作表来实现。选定之后，就可以对页面及格式等进行统一设置，而不必逐张进行；也可以在多张工作表内执行查找和替换操作。第5章 报销单设计与制作2.函数函数Excel函数是一种预定义的内置公式，它使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算，然后返回结果。所有函数都包含三部分：函数名、参数和圆括号。3.单元格引用单元格引用单元格的引用分为相对引用、绝对引用和混合引用。所谓相对引用，是指公式中引用的单元格随公式所在单元格位置的变化而变化。例如，在B2中设置公式“=A2”，当把B2中的公式复制、粘贴到B3中时，B3中的公式根据B2到B3的位置变化，相应地变成“=A3”。第5章 报销单设计

15、与制作所谓绝对引用，是指公式中引用的单元格不随公式所在单元格位置的变化而变化。例如，在B2中设置公式“=$A$2”($号是绝对引用的标志)，把B2中的公式复制到B3中时公式仍为“=$A$2”。假设B2的公式为“=$A2”，则这就是所谓的混合引用。该式中，列标前有$号，表示将公式复制到其他位置时，列不发生变化，但行号会随之变化；而“=A$2”表示将公式复制到其他位置时，列变化，但行号不会变动。使用“F4”功能键可以在相对引用、绝对引用和混合引用之间进行转换。第5章 报销单设计与制作4.隐藏单元格中的所有值隐藏单元格中的所有值有时候，需要将单元格中的所有值隐藏起来，此时可以选择包含要隐藏值的单元格

16、。单击“开始”“格式”“设置单元格格式”“数字”“自定义”，然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“；”(三个分号)即可。其原因是单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本四部分组成的。这四部分用三个分号分隔，哪个部分空，相应的内容就不会在单元格中显示。第5章 报销单设计与制作5.解决解决SUM函数参数中的数量限制函数参数中的数量限制Excel中SUM函数的参数不得超过30个。6.利用公式计算大写金额利用公式计算大写金额(包含角、分的计算包含角、分的计算)解决方法：在I26单元格输入公式，其中L26为合计单元格。=IF(INT(L26*10)-INT(L26)*10)=0，TEXT(INT

17、(L26)，DBNum2G/通用格式)&元&IF(INT(L26*100)-INT(L26)*10)*10)=0，整，零&TEXT(INT(L26*100)-INT(L26*10)*10，DBNum2G/通用格式)&分)，第5章 报销单设计与制作TEXT(INT(L26)，DBNum2G/通用格式)&元&IF(INT(L26*100)-INT(L26)*10)*10)=0，TEXT(INT(L26*10)-INT(L26)*10)，DBNum2G/通用格式)&角整，TEXT(INT(L26*10)-INT(L26)*10)，DBNum2G/通用格式)&角&TEXT(INT(L26*100)-INT(L26*10)*10，DBNum2G/通用格式)&分)第5章 报销单设计与制作 7.如何保护公式，使用户看不到单元格的公式如何保护公式，使用户看不到单元格的公式将表格中的重要公式单元格设置为隐藏、保护工作表后，即可隐藏公式。将表格不相干部分全部隐藏。8.练习练习可自己尝试完成一张外企报销单的制作，如图5-11所示。第5章 报销单设计与制作图5-11外企差旅费报销单