《计算机应用基础 》课件第8章.ppt

1、第8章 Access 2007 8.1 Access 2007概述 8.2 基础操作创建和管理【学生管理】数据库 8.3 知识拓展查询 8.4 技能提高窗体和报表 本章小结 实验实训 8.1 Access 2007概述概述 数据库技术产生于20世纪60年代末、70年代初，其主要目的是有效管理和存取大量的数据资源。作为数据管理的主要技术，数据库技术已广泛应用于各个领域。数据库系统已成为计算机系统的重要组成部分。8.1.1 Access 2007简介简介Access 2007是一款功能强大的数据库管理软件，使用它可以处理多种数据库对象，如表、查询、窗体、报表、页、宏、模块类型的数据。Access

2、2007提供了多种向导、生成器、模板，可以进行数据存储、数据查询、界面设计、报表生成等规范化操作，为建立功能完善的数据库管理系统提供了方便。Access 2007在很多领域得到了使用，如小型企业和大公司部门的数据库管理系统。Access作为数据库管理软件，相对于SQL Server的复杂操作，它大大简化了繁琐的数据管理，让数据库外行人操作起来更方便。Microsoft Office Access 2007提供了一组功能强大的工具，允许用户在便于管理的环境中快速跟踪、报告和共享信息。利用其新的交互式设计功能、跟踪应用程序模板的预置库以及处理来自多种数据源(包括 Microsoft SQL Ser

3、ver)的数据的能力，Access 2007允许用户快速创建具有吸引力的功能性跟踪应用程序，而不需要用户具有高深的数据库知识。用户可以快速创建和修改应用程序及报表，以满足不断变化的业务需要。通过其新增的、改进的且与Microsoft Windows SharePoint Services 3.0高度集成的特性，Access 2007可帮助用户共享、管理、审核和备份信息。1改进的全新用户界面改进的全新用户界面Access 2007 采用了一种全新的用户界面，可帮助用户提高工作效率。新界面使用被称为“功能区”的标准区域来替代Access早期版本中的多层菜单和工具栏，如图8-1所示。Access 2

4、007 中的主要新增界面元素包括：(1)“开始使用 Microsoft Office Access”页：从【开始】菜单或桌面快捷方式启动 Access 时，将显示全新的界面，如图8-2所示。(2)功能区：位于程序窗口的顶部，用户可以在其中选择命令。图8-1 Access 2007的工作界面(3)命令选项卡：显示并组合命令，以便当用户需要时可以找到所需命令。(4)上下文命令选项卡：根据用户的上下文(用户正使用的对象或正在执行的任务)显示的命令选项卡。此选项卡包含最可能适用于用户手头工作的命令。(5)库：一个新控件，该控件可直观地显示选项，以便用户可以看到将获得的结果。整个 2007 Micros

5、oft Office System界面中都采用了库，使用库可以选择结果而不必考虑如何获取结果。(6)快速访问工具栏：功能区中显示的一个标准工具栏，提供对最常用命令(如【保存】和【撤消】)的即时、单击访问。(7)导航窗格：窗口左侧用于显示数据库对象的区域。导航窗格取代了Access早期版本中的【数据库】窗口。(8)选项卡式文档：表、查询、窗体、报表和宏都显示为选项卡式文档。(9)状态栏：位于窗口底部的栏，用来显示状态信息，还包含用于切换视图的按钮。(10)微型工具栏：类似工具栏的元素，透明地显示在选定文本的上方，这样，用户可以很容易地应用格式(如加粗或倾斜)或者更改字体。图8-2 【开始使用 M

6、icrosoft Office Access】界面 2增强的排序和筛选功能增强的排序和筛选功能新增的Access 2007 自动筛选功能增强了已非常强大的筛选功能，使用户可以快速聚焦于所需的数据；用户可以方便地在列中的唯一值中进行选择。当用户无法想起需要的数据的名称或者无法使用简明语言上下文菜单选项(例如“从最旧到最新排序”或“从最小到最大排序”)来排序值时，该功能很有用，如图8-3所示。图8-3 Access 2007 自动筛选功能 用户可以在菜单命令表层中找到最常用的筛选选项，也可以使用快速筛选器根据用户输入的数据来限制信息。快速筛选器选项会基于数据类型自动进行更改，因此，用户将看到符合数

7、据类型的文本、日期和数值信息选项，如图8-4所示。设计这些筛选和排序功能的目的是，用户无论使用的是Access 2007还是Excel 2007，都可以获得一致的操作体验。图8-4 Access 2007 自动筛选功能 3布局视图布局视图新增的布局视图允许用户在浏览时进行设计更改。利用此功能，用户可以在查看实时窗体或报表时进行许多最常见的设计更改。例如，用户可以从新增的【字段列表】窗格中拖动字段来添加字段，或者使用属性表来更改属性。布局视图支持新增的堆叠式布局和表格式布局，它们是成组的控件，用户可以将它们作为一个控件来操作，从而可以轻松地重新排列字段、列、行或整个布局。用户还可以在布局视图中轻

8、松地删除字段或添加格式。对于更细分的工作，仍然可以使用得到了加强的布局视图。4堆叠式布局和表格式布局堆叠式布局和表格式布局窗体和报表通常包含表格式信息，例如包含客户名称的列或包含客户的所有字段的行，用户可以使用Access 2007将控件(包括标签)分组，同时可作为一个单位进行布局。由于用户可以从不同的节中选择控件(例如节页眉或节页脚中的标签)，因此，用户有相当大的灵活性。用户可以轻松地：(1)移动布局或调整布局大小。例如，向左或向右移动列。(2)设置布局的格式。例如，将客户名称列设置为加粗，以醒目显示。(3)向布局添加列(字段)。(4)从布局中删除列(字段)。布局是随用户的设计一起保存的，因

9、此它们保持可用。5用于选取日期的自动日历用于选取日期的自动日历采用日期/时间数据类型的字段和控件自动获得了一项新增功能：支持用于选择日期的内置交互式日历。日历按钮自动显示在日期的右侧。想知道本周五的日期吗？请单击该按钮，日历将自动显示，使用户可以查找和选择日期。还可以使用属性选择性地关闭某个字段或控件的日历。6备注字段中的格式文本备注字段中的格式文本利用Access 2007中新增的格式文本支持，用户不再局限于使用纯文本，而是可以使用各种选项(例如加粗、倾斜、不同的字体和颜色，以及其他常见的格式选项)来设置文本的格式，并将文本存储在数据库中。格式文本以基于HTML的格式存储在备注字段中，该格式

10、与Windows SharePoint Services中的格式文本数据类型兼容。只要将新增的TextFormat属性设置为RichText或PlainText，便会在文本框控件和数据表视图中正确地设置信息的格式。7借助借助“创建创建”选项卡增强了快速创建功能选项卡增强了快速创建功能功能区中的“创建”选项卡是新增的添加新对象的主要起点，利用它可以快速创建新的窗体、报表、表、SharePoint 列表、查询、宏、模块以及更多对象，如图8-5所示。创建过程会考虑活动对象，因此，如果有某个表已打开，则用户只需单击两次鼠标，便可创建基于该表的新窗体。新的窗体和报表的外观更加精美，并且可以立即投入使用，

11、因为它们的设计已得到升级。例如，自动生成的窗体和报表具有专业的设计外观，其页眉包含徽标和标题(窗体)或者日期和时间(报表)，更不用说其信息丰富的页脚和汇总行了。图8-5 Access 2007的快速创建功能 8使用备用背景色使用备用背景色数据表、报表和连续窗体支持新增备用背景色，用户可以独立于正常背景色来设置这些背景色。隔行加底纹可轻而易举地实现，并且可以选择任何颜色。9导航窗格导航窗格新增的导航窗格取代了数据库窗口，使用它可以方便地访问所有对象。用户可以按照对象类型、创建日期、修改日期、相关表(基于对象相关性)来组织对象，或者将对象组织在用户创建的自定义组中。10嵌入的宏嵌入的宏使用新增的受

12、信任的嵌入宏可以不必编写代码，嵌入的宏存储在属性中，是它所属对象的一部分。用户可以修改嵌入宏的设计，而无需考虑可能使用该宏的其他控件，因为每个嵌入宏都是独立的。可以信任嵌入的宏，因为系统会自动禁止它们执行某些可能不安全的操作。8.1.2 创建数据库创建数据库与Office 2007其他组件不同的是，Access 2007启动后，系统不会自动创建数据库文件，必须手动创建。从【开始】菜单或桌面快捷方式启动Access 2007后，系统会弹出【开始使用Microsoft Office Access】界面，该界面由5个部分组成(如图8-2所示)，左侧是【模板类别】窗格，中间窗格从上到下依次为【空白数据

13、库】图标、模板类型和新增功能简介，右侧是【最近使用过的数据库】窗格。Access 2007提供了两种创建数据库的方法。1直接创建空数据库直接创建空数据库创建空数据库就是建立数据库的结构，是没有数据库对象和数据的空白数据库。创建的一般方法为：(1)第一次启动Access 2007后，在【开始使用Microsoft Office Access】界面中，单击【新建空白数据库】图标，将在右侧打开【空白数据库】窗格，如图8-6所示。图8-6 创建空白数据库(2)在【空白数据库】窗格的【文件名】框中，键入要建立的数据库文件名【学生管理】，然后单击文件名框右侧的【浏览到某个位置来存放数据库】按钮，将弹出【文

14、件新建数据库】对话框，设置数据库的保存路径。(3)单击【创建】按钮，将创建【学生管理】空数据库，并在数据表视图中打开一个新的表，如图8-7所示，该界面是Access 2007的主操作界面。图8-7【学生管理】空数据库 用户还可以用以下4种方法创建空数据库：在Access的使用过程中，单击Office按钮，在弹出的下拉面板中单击【新建】命令，将弹出【开始使用 Microsoft Office Access】界面，以下步骤同上。打开目标文件夹，在文件夹的空白处右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择【新建】【Microsoft Office Access 2007数据库】选项，可在目标文件夹中创建空白数据

15、库。快捷键：按【Ctrl+N】组合键，或者依次按【Alt】【F】【N】【Enter】键。单击快速访问工具栏中的【新建】按钮。2创建基于模板的数据库创建基于模板的数据库Access提供了种类繁多的模板，使用它们可以加快数据库的创建进程。模板是立即可用的数据库，其中包含执行特定任务时所需的所有表、窗体和报表。通过对模板的修改，可以使其符合自己的需要。操作步骤如下：(1)单击Office按钮【新建】命令。(2)弹出【开始使用Microsoft Office Access】界面，在【模板类别】窗格中单击【本地模板】按钮，在中间窗格中选择【学生】模板类型，单击【创建】按钮，即可创建基于【学生】模板的数据

16、库，如图8-8所示。图8-8 基于【学生】模板的数据库 8.1.3 打开和关闭数据库打开和关闭数据库 1打开数据库打开数据库 对于已创建的数据库，Access 2007提供了以下几种打开方式：单击Office按钮【打开】命令，弹出【打开】对话框，选择要打开的文件，单击【打开】按钮。单击【快速访问工具栏】中的【打开】命令。按【Ctrl+O】或【Ctrl+F12】组合键。依次按【Alt】【F】【O】键。除了使用上述方法打开数据库外，用户还可单击Office按钮，在弹出的下拉面板中的【最近使用的文件】列表中选择所需的文件名，即可快速打开数据库文件。注意：注意：Access 2007数据库文件的图标为

17、，文件扩展名为.accdb。8.2 基础操作基础操作创建和创建和管理管理【学生管理学生管理】数据库数据库数据库是相关信息的集合，一个Access数据库可以包含表、查询、窗体、报表等对象。通常情况下，要先创建一个数据库，然后再建立表、查询、窗体等对象。8.2.1 创建数据表创建数据表创建数据库后，必须在表中存储数据，故表又称为数据表。表是数据库的基本对象，是关于特定主题(如雇员或产品)数据的集合，是创建其他对象的基础。表是由行和列组成的，每一行称为一条记录，每一列称为一个字段，与其他数据库管理系统一样，Access中的表也是由结构和数据两部分组成的。新建的【学生管理】数据库，主要进行学生成绩的管

18、理，所以设计了3张表：学生表、课程表和成绩表。设各表数据分别如图8-9、图8-10和图8-11所示。图8-9 学生表 图8-10 课程表 图8-11 成绩表 这三张表的表结构分别如表8-1、表8-2和表8-3所示。表 8-1 学生表的表结构 字段名称 字段类型 字段大小 其他属性 学号 文本 6 【必填字段】设为“是”姓名 文本 8 性别 文本 2 【默认值】设为“男”出生日期 日期/时间 系统自动设置 【格式】为中日期，【输入掩码】设为短日期 政治面貌 查阅向导 系统自动设置 查阅数据为值列表：党员、团员、群众 入学成绩 数字 整型 【有效性规则】设为“=350”，【有效性文本】为“输入错误

19、！”奖学金 货币 系统自动设置 生源地 文本 20 照片 OLE 对象 系统自动设置 表 8-2 课程表的表结构 字段名称 字段类型 字段大小 课程号 文本 2 课程名 文本 20 学分 数字 字节 是否必修 是/否 表 8-3 成绩表的表结构 字段名称 字段类型 字段大小 学号 文本 6 课程号 文本 2 成绩 数字 字节 1利用设计视图创建表利用设计视图创建表利用设计视图(又称表设计器)创建表是最常用的方法，对于较为复杂的数据表，通常都利用设计视图进行创建。我们首先利用表设计视图创建【学生管理】数据库的第一张表学生表。在学生管理数据库中，打开【创建】面板，在【表】选项组中单击【表设计】按钮

20、，即可打开表的设计视图，如图8-12所示。图8-12 表的设计视图 使用表设计器创建表的一般操作步骤为：(1)输入字段名称(最长64个字符)。(2)指定数据类型(11种数据类型)，数据类型决定保存在该字段中值的种类。(3)设置字段的常规属性。不同的数据类型具有不同的属性。提示：创建任何一张数据表，都必须首先设计表结构，即表内每一列的名称、数据类型等，然后再输入表的记录内容，即表中每一行的信息。一般在表设计视图中设计表结构，在数据表视图中输入表的记录内容。【学生表】的创建步骤如下：(1)在图8-12的表设计视图中的【字段名称】列的第一行输入【学号】，然后单击该行【数据类型】单元格，选默认值【文本

21、】；在字段属性的【常规】选项卡中的【字段大小】文本框中输入2；打开【必填字段】下拉列表，选择【是】。(2)在【字段名称】列的第二行输入【姓名】，【数据类型】选默认值【文本】，并设【字段大小】为8。(3)采用与(2)相同的方法输入字段名称【性别】，文本型，【字段大小】设为2，并将【默认值】设为【男】，如图8-13所示。图 8-13 【性别】字段属性设置 提示：在输入【默认值】的具体值男或女时，可以省略双引号。输入完毕后，单击窗口任意处或按回车键，Access将自动添加双引号。(4)在【性别】的下一行输入字段名【出生日期】，打开【数据类型】下拉列表(如图8-14所示)，选择【日期/时间】。图8-1

22、4 【数据类型】列表 打开【格式】下拉列表，选择【中日期】。单击【输入掩码】右侧的生成器按钮，出现保存表确认对话框(如图8-15所示)。选择【是】按钮，将弹出【另存为】对话框(如图8-16所示)，输入表名【学生表】，单击【确定】按钮。图8-15 保存表确认 图8-16 【另存为】对话框 注意：注意：一般情况下，都是在定义完表结构退出时出现对话框，提示必须保存表。而本例中，要启动【输入掩码向导】时，必须先保存表；但当直接输入掩码时，不会出现必须保存表提示。弹出【是否定义主键】对话框，先不定义主键，单击【否】。启动输入掩码向导(如图8-17所示)，选择【短日期】输入格式；然后单击【下一步】按钮，出

23、现如图8-18所示的画面，把占位符由默认的符号【_】改为【*】号；单击【下一步】按钮，输入掩码设置完成。最后【输入掩码】显示为【0000-99-99;0;*】。图8-17 输入掩码向导1 图8-18 输入掩码向导2(5)再输入【政治面貌】字段。在【数据类型】下拉列表中选择【查阅向导】，打开如图8-19所示的【查阅向导】对话框1。选择【自行键入所需的值】单选按钮，单击【下一步】按钮，打开【查阅向导】对话框2；单击该对话框的第一列空字段，输入【团员】，再在下面的空字段内分别输入【党员】、【群众】，如图8-20所示。图8-19 【查阅向导】对话框1 图8-20 【查阅向导】对话框2 单击【下一步】按

24、钮，在弹出的对话框取默认值【政治面貌】作为查阅列的名称后，单击【完成】按钮，返回至表的设计视图。在设计视图【政治面貌】的字段属性区，单击【查阅】选项卡，即可显示出该字段的查阅属性，如图8-21所示。图8-21 【查阅】选项卡 注意：从严格意义上来讲，查阅向导并不是一种数据类型，因此【政治面貌】数据类型仍显示为文本类型。提示：如果把【查阅】选项卡的【限于列表】属性设置为【是】，则在【政治面貌】字段输入具体数据时，必须选择罗列的数据列表，而不允许输入列表以外的其他值。(6)【入学成绩】字段的设置。输入字段名称【入学成绩】，选【数字】型；【字段大小】属性默认值是【长整型】，打开【字段大小】下拉列表，

25、选择【整型】；再单击【有效性规则】文本框，输入【=350】；单击【有效性文本】文本框，输入【输入错误！】。(7)采用类似的方法定义【奖学金】、【生源地】和【照片】字段的字段名称及字段类型，字段属性取系统默认值。表结构定义完毕。(8)最后单击左上角的【视图】按钮，打开【数据表视图】，输入如图8-5所示的【学生表】的具体数据。(9)数据输入完后，单击【数据表视图】右侧的关闭按钮，关闭学生表，在【导航窗格】表对象列表中即可显示【学生表】图标。注意：注意：在Access输入数据的过程中，不需要用户手动保存，系统会自动保存新数据；而如果在上一次保存之后，又更改了数据库对象的设计，则Access将在退出之

26、前询问用户是否保存这些更改。2利用模板创建表利用模板创建表 利用模板创建表是一种快速建表的方式，Access 2007提供了很多模板，通过模板可以创建具有一定结构和格式的表。这些表模板中都包含了足够多的字段名，用户可以根据需要在数据表中添加或删除字段。打开【创建】面板，在【表】选项组中单击【表模板】按钮，将弹出【表模板】下拉菜单(如图8-22所示)，其中包含5个表模板，即联系人、任务、问题、事件和资产，选择【联系人】选项，即可创建一个基于【联系人】的数据表(如图8-23所示)。图8-22 【表模板】下拉菜单 图8-23 基于【联系人】模板的数据表 3利用直接输入数据的方法创建表利用直接输入数据

27、的方法创建表在Access 2007中，可将数据直接输入到空白数据表中，添加字段名和数据，Access能分析数据并自动为每一字段指定适当的数据类型及使用格式。下面我们以直接输入数据创建【课程表】为例。操作步骤如下：(1)打开【创建】面板，在【表】选项组中单击【表】按钮，可直接打开空数据表视图，如图8-24所示。(2)双击第二列字段名【添加新字段】，或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【重命名列】选项，输入【课程号】，作为当前字段名。用同样的方法，依照图8-10命名所有的字段名和输入数据，结果如图8-25所示。图8-24 空数据表视图 图8-25 直接输入数据创建的【课程表】(3)单击【数据表

28、视图】右侧的关闭按钮，将弹出【另存为】对话框，将其命名为【课程表】，在【导航窗格】里将显示完成的【课程表】图标。注意：注意：使用模板创建表和直接输入数据创建表虽然操作简单、方便，但在表结构的设计上有一定的局限性，如字段的数据类型及字段属性一般都取系统默认值，所以往往需用户打开设计视图进行修改和完善。4导入外部数据创建表导入外部数据创建表我们以导入一张Excel表教师表为例，说明导入外部数据创建表的操作步骤。(1)单击【外部数据】面板，在【导入】选项组中单击【Excel】按钮，弹出【获取外部数据-Excel电子表格】对话框，如图8-26所示。图8-26 【获取外部数据-Excel电子表格】对话框

29、(2)单击【浏览】按钮，弹出【打开】对话框，找到Excel类型的【教师表】，单击【打开】按钮，返回到图8-26，在【文件名】处将显示外部数据【教师表】的路径和文件名。(3)单击【确定】按钮，弹出【导入数据表向导】对话框之一(如图8-27所示)，选择【显示命名区域】，单击【下一步】按钮。图8-27 【导入数据表向导】对话框之一(4)弹出【导入数据表向导】对话框之二，如图8-28所示，选中复选框【第一行包含列标题】，单击【下一步】按钮。(5)根据提示一步步进行设置，完成后，Access将在【导航窗格】中显示该表。图8-29所示为导入数据库后的【教师表】数据表视图。图8-28 【导入数据表向导】对话

30、框之二 图8-29 导入数据库的【教师表】8.2.2 设置主键设置主键为了快速查找并组合存储在各个不同表中的信息，每个表通常都有一个主键，用来唯一标识表中的每一条记录。主键不能为空，也不允许出现重复值，通常需要在建立数据表时一并制定。创建表时，系统会自动设置ID字段为主键，如果要设置或更改主键，需要在表的设计视图中进行。1主键类型主键类型主键有自动编号、单字段和多字段三种类型。自动编号：在保存新建的表时，如果事先没有设置主键，Access将询问是否创建主键。如果选择【是】，Access将创建自动编号类型的主键，在表中每添加一条新记录，自动编号字段都会自动输入连续的数字编号。单字段：如果字段中包

31、含的都是唯一的值，如学生表中的学号、课程表中的课程号，就可以将该字段指定为主键。如果所选字段包含重复值或Null值，将不能设置为主键。多字段：当任何单个字段包含的都不是唯一值的情况下，可以将两个或更多的字段指定为主键。这种情况最常出现在多对多关系中关联另外两个表的表。例如，成绩表与学生表和课程表之间都有关系，因此它的主键设置两个字段：学号和课程号，来唯一地标识成绩表中的每一条记录。2设置主键设置主键(1)学生表：把学号设为主键。在【导航窗格】的【学生表】图标上右击鼠标。在弹出的快捷菜单中选择【设计视图】选项，打开设计视图，单击学号所在行左侧的(行选定器)，然后单击【设计】面板【工具】选项组中的

32、【主键】按钮即可。(2)课程表：把课程号设为主键。打开前面通过直接输入数据创建表创建的【课程表】的设计视图，单击自动创建的主键【ID】的行选择器，单击【主键】按钮，删除主键，然后将课程号设为主键。提示：如要删除主键，与设置主键时类似，只需选定已创建为主键的字段，再次单击【主键】按钮即可。(3)成绩表：由学号和课程号共同组成主键。打开设计视图，在按住【Ctrl】键的同时单击学号和课程号的行选定器，选中两行，单击工具栏上的主键按钮，结果如图8-30所示。图8-30 成绩表的多字段主键 8.2.3 修改数据表修改数据表在数据库中创建的数据表，用户可以随时编辑修改，主要体现在表结构、表记录内容的显示和

33、修改。1添加字段添加字段可以通过设计视图和数据表视图两种途径来添加字段。例如，在【学生表】的【出生日期】字段前添加一个新字段【系别】(文本型)，具体操作如下。(1)在数据表视图中添加。双击【导航窗格】中的学生表图标，打开数据表视图。选定【出生日期】字段列，在该列上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【插入列】命令，即可在选定列的左侧插入一新列，且新列的字段名为【字段1】。将【字段1】重命名为【系别】。输入数据，系统会根据输入的文本数据自动指定数据类型为文本型。(2)在设计视图中添加。在【导航窗格】中的学生表图标上右击鼠标，选择快捷菜单中的【设计视图】选项，打开设计视图。2移动字段移动字段(1)

34、在设计视图中移动字段。在设计视图中打开学生表。选择要移动的字段。如要选择一个字段，可单击该字段左侧的行选定器，来选定该行；如要选择一组字段，可拖动经过所需字段的行选定器。再次单击行选定器并拖动鼠标左键，拖动时将出现一条黑色的水平线，显示拖动到的位置。(2)在数据表视图中移动字段。在数据表视图中打开表。选择要移动的字段。如要选择一个字段，可单击该字段的列选定器来选定该列；如要选择一组字段，可拖动经过所需字段的列选定器。再次单击列选定器并拖动鼠标左键，拖动时将出现一条黑色的垂直线，显示拖动到的位置。单击数据表右侧的关闭按钮，将弹出是否保存对布局所做的更改的提示对话框。注意：在设计视图中更改字段的顺

35、序后，将改变字段在表中的保存顺序及数据表视图中的列顺序；而在数据表视图中更改字段的顺序后，仅改变数据表的布局，而对设计视图的字段顺序和保存顺序没有影响。3更改字段名更改字段名(1)在设计视图中更改字段名。在设计视图中打开表。单击要更改的字段名，键入新的字段名称。保存所做的修改。(2)在数据表视图中更改字段名。在数据表视图中打开表。双击要更改的字段名称，使之反显，键入新的字段名称，关闭表即可(不出现保存提示)。提示：提示：如果已经为该字段设置了【标题】属性，则在数据表视图的字段选定器中显示的文本可能与实际的字段名称并不相同。若此时对该字段重命名，将会删除标题文本。4删除字段删除字段在删除字段的同

36、时会删除字段中的数据。下面介绍4种删除字段的方法。数据表视图：在要删除的字段列上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择【删除列】命令。表设计视图：在要删除的字段行上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择【删除列】命令。表设计视图：选择要删除的字段，单击【设计】面板上的【删除行】按钮。选择要删除的字段行/列，按【Delete】键。在这里，我们删除前面通过【直接输入数据创建表】建立的【课程表】的【ID】字段，用以上任何一种方法，都将弹出删除字段对话框(如图8-31所示)，单击【是】按钮即可。图8-31 删除字段对话框8.2.4 编辑数据表内容编辑数据表内容1打开数据表打开数据表在【导航窗格】的对象列表中找到要

37、打开的表的图标，双击鼠标；或右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择【打开】命令，都可以打开表的数据表视图。打开表后，利用【开始】面板中的【视图】按钮，打开【视图】下拉菜单(如图8-32所示)，即可轻易地在两种视图之间进行切换。图8-32 【视图】下拉菜单2添加记录添加记录在表中添加记录的方法与在Excel 2007工作表中添加数据的方法类似。【自动编号】字段：不用向【自动编号】字段输入数据，系统将自动为该字段填充一个数据。【必填】字段：如果字段属性设为【必填】，则只有在该字段输入了数据后，光标才可以移开。【OLE对象】字段：右键单击该字段，在快捷菜单中选择【插入对象】选项，在【插入对象】对话框中定位

38、对象并将其插入到该字段中。【是/否】字段：输入【是】时，只需用鼠标单击该字段即可。输入掩码、有效性规则：如果输入的数据不符合要求，系统将拒绝接受。3删除记录删除记录删除记录的方法有以下几种：选择要删除的记录，单击【开始】面板中【记录】选项板中的删除按钮。选择要删除的记录，按【Delete】键。选择要删除的记录，在行选定器上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除记录】选项。4冻结和解冻列冻结和解冻列当表中的字段比较多时，由于屏幕宽度的限制，无法在窗口上显示所有的字段，为了始终显示这些字段，可以使用【冻结列】命令实现这个功能。与Excel 2007类似，操作步骤是：(1)冻结列：在数据表中选择

39、要冻结的列，可以是一列或多列，单击【开始】【记录】【其他】按钮，在弹出的下拉菜单(如图8-33所示)中选择【冻结】选项。(2)解冻列：只需选择图8-33中的【取消冻结】选项，便形成图8-34中的效果。图8-33 冻结/解冻列 图8-34 【取消隐藏列】对话框 5隐藏和显示列隐藏和显示列当表中的字段较多或者数据较长时，需要单击滚动条才能浏览到全部字段，这时，可以将不重要的字段隐藏，在需要时再将它们显示出来。操作步骤如下：(1)隐藏列：在数据表中选择要隐藏的列，可以是一列或多列；单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【隐藏列】选项，选中的列将被隐藏。(2)显示列：在数据表中任选一列，单击鼠标右键，在

40、弹出的【取消隐藏列】对话框(如图8-34所示)中选择要显示的列，然后单击关闭按钮即可。6美化数据表美化数据表1)调整行高和列宽Access数据表中所有行的高度都是相等的，所以设置了一行的行高，就设定了所有行的行高。具体操作可分为以下两种方法。粗略调整：将鼠标指针移到任意两个行选定器之间，待鼠标指针变为形状，上下拖曳鼠标。精确调整：在行选择器上单击鼠标右键，或者单击【开始】面板中【记录】选项组中的【其他】按钮，在弹出的快捷菜单中选择【行高】选项，即可进行精确设置。Access数据表中各列的列宽可不相同，设置方法与行高类似。2)设置字体、字号和颜色默认情况下，数据表中的文本为宋体、11号字、黑色。

41、为了使数据美观、清晰，可以在【开始】【字体】选项组(如图8-35所示)中重新进行设置。图8-35 【字体】选项组 7数据排序数据排序表中的数据有两种排列方式：升序和降序。具体操作方法是单击【开始】【排序和筛选】选项组(如图8-36所示)中的升序按钮 和降序按钮。图8-36 【排序和筛选】选项组 8.2.5 创建表间关系创建表间关系Access是一个关系型数据库，用户在创建了所需的表后，还要建立表之间的关系，然后才可以创建查询、窗体和报表，以显示来自多个表中的信息。1表间关系的类型表间关系的类型关系是在两个表的公用字段之间建立的联系。表之间的关系类型包括3种。(1)一对一关系。在一对一关系中，A

42、表中的每一条记录仅能在B表中有一条匹配的记录，并且B表中的每一条记录仅能在A表中有一条匹配记录。此关系类型并不常用，因为多数以此方式相关的信息都可存储在一个表中。(2)一对多关系。一对多关系是最常用的类型。在一对多关系中，A表的一条记录能与B表的多条记录匹配，但是B表的一条记录仅能与A表的一条记录匹配。在【学生管理】数据库中，【学生表】和【成绩表】之间、【课程表】和【成绩表】之间分别可以定义一个一对多的关系。(3)多对多关系。在多对多关系中，A表的记录能与B表的多条记录匹配，并且B表的记录也能与 A 表的多条记录匹配。要表示多对多关系时，必须创建第三个表(称为连接表)，将多对多关系划分为两个一

43、对多关系，将这两个表的主键都插入到第三个表中。如【学生表】和【课程表】之间的关系就是多对多关系，【学生表】和【课程表】之间的多对多关系是通过与【成绩表】建立两个一对多关系来创建的。2建立表间关系建立表间关系下面为【学生管理】数据库中的三张表之间建立关系，操作步骤如下：(1)关闭【学生管理】数据库中所有打开的表(不能在已打开的表之间创建和编辑关系)。(2)打开【数据库工具】面板，单击【显示/隐藏】选项组中的关系按钮，如果当前数据库中没有定义任何关系，则会在打开【关系】窗口的同时，打开【显示表】对话框，如图8-37所示。图8-37 【关系】窗口和【显示表】对话框 提示：提示：打开【关系】窗口后，若

44、没有出现【显示表】对话框，则可单击【设计】【关系】【显示表】按钮，或在【关系】窗口的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【显示表】命令。(3)单击要建立关系的表，然后单击【添加】按钮，将表添加到【关系】窗口中，关闭【显示表】对话框，如图8-38所示。(4)单击【学生表】中的【学号】字段，按住鼠标左键不放，拖动到与其相关联的【成绩表】的【学号】字段上(此时鼠标变为)放开，弹出如图8-39所示【编辑关系】对话框。在这里，同时选中【实施参照完整性】、【级联更新相关字段】和【级联删除相关记录】复选框，单击【创建】按钮。图8-38 添加表 图8-39 【编辑关系】对话框 注：注：参照完整性是一种系

45、统规则，Access可以用它来确保关系表中的记录是有效的，并且确保用户不会在无意间删除或改变重要的相关数据，所以一般都要选中【实施参照完整性】。不同复选框的含义见表8-4。表 8-4 【编辑关系】对话框的复选框设置的含义 实施参照 完整性 级联更新 相关字段 级联删除 相关记录 关系字段的数据关系 两表中关系字段的内容都不允许更改或删除 当更改主表(“一”端)中关系字段的内容时，子表(“多端”)的关系字段会自动更改。但拒绝直接更改子表的关系字段内容 当删除主表中关系字段的内容时，子表的相关记录会一起被删除。但直接删除子表中的记录时，主表不受其影响 当更改或删除主表中关系字段的内容时，子表的关系

46、字段会自动更改或删除 (5)按照与(4)相同的方法，拖动【课程表】的【课程号】字段到【成绩表】的【课程号】字段上，建立关系。最后创建的表间关系如图8-40所示。(6)关闭【关系】窗口，保存关系布局。图8-40 【学生管理】数据库的表间关系 8.3 知识拓展知识拓展查询查询8.3.1 数据类型及设置数据类型及设置我们先来了解一下Access 2007中包含哪些字段类型及其常用属性。1字段类型字段类型Access 2007定义了11种数据类型：文本、备注、数字、日期时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、附件和查阅向导，它们的作用如表8-5所示。表 8-5 Access 2007 的字段

47、数据类型 数据类型 可存储的数据 大小 文本 文本、文本和数字的组合、不需计算的数字(如邮编)最多 255 个字符 备注 使用文本格式的长文本块 最多 65 535 个字符 数字 可计算的数字。设置【字段大小】属性可定义一个特定的数字类型 1、2、4 或 8 个字节 日期时间 日期或时间 8 个字节 货币 货币值。精确到小数点左方 15 位及右方 4 位 8 个字节 自动编号 在添加记录时自动插入的唯一顺序或随机编号 4 个字节 是/否 逻辑值。字段取值只包含两个值中的一个(如真/假)1 位(0.125 字节)OLE对象 在其他程序中使用 OLE 协议创建的对象，如图像、图表、声音等 最大为

48、1 GB 超链接 存储超级链接的字段，可以是 UNC 路径或 URL 最多 65 535 个字符 附件 任何支持的文件类型 单个文件不超过 256 MB 查阅向导 使用列表框或组合框，选择来自其他表或值列表的的字段 4 个字节 数据具体需要定义什么样的数据类型，主要考虑以下几个方面：在字段中允许使用什么类型的数据。如不能在数字型字段中存储文本数据。数据需要多大的存储空间。如文本型字段最多能存储255个字符，数据太多时可用备注型。要对数据进行何种计算。Access 2007可以对数字型、货币型数据求和，但不能对文本、备注或OLE对象型数据求和。是否需要排序或索引字段。备注、超链接及OLE对象型字

49、段均不能排序或索引。是否需要在查询或报表中对记录进行分组。备注、超链接及OLE对象型字段无法进行分组。提示：提示：Access 2007 数据库文件最大为2 GB。2字段属性字段属性在确定了字段的名称和数据类型之后，还要设置字段的属性，才能更准确地确定数据在表中的存储格式。主要的字段属性有：(1)字段大小：用于限定文本型字段的大小和数字型数据的类型。文本型字段的【字段大小】属性是指文本型数据保存的大小和显示的大小，默认情况下为50个字符，最多255个字符。【字段大小】属性是指数字型数据的类型，不同类型的数字型数据的大小范围亦不相同。字节：允许是0255之间的整数，存储要求为1个字节。整型：保存

50、3276832767之间的整数，存储要求为2个字节。长整型：2 147 483 6482 147 483 647之间的整数。存储要求为4个字节。单精度型：3.4E383.4E38之间且最多具有7个有效位数的浮点数值。存储要求为4个字节。双精度型：用于范围在1.797 E3081.797E308之间且最多具有15个有效位数的浮点数值。存储要求为8个字节。同步复制ID：用于存储同步复制所需的全局唯一标识符。存储要求为16个字节。请注意，使用.accdb文件格式时不支持同步复制。小数：用于范围在1E2811E281之间的数值。存储要求为12个字节。提示：提示：为获得最佳性能，应始终指定足够的最小【字