《计算机应用基础2》课件第07章.ppt

1、7.1 政府机关干部编配统计与工作设想展示文件的制作7.2 公务员结构分析与比较表的制作7.3 自动记录考勤表的制作第7章 政务应用案例分析7.1 政府机关干部编配统计与 工作设想展示文件的制作1目的与要求通过该案例制作过程的学习，掌握PowerPoint软件的幻灯片制作、幻灯片动画设置、幻灯片链接等技术。2案例分析与实现方法1)政府机关某局的干部编配情况(1)总体情况：XX局是在市政府领导下的职能机构。该局机关共设7个部门，下辖3个事业单位，现有人员239人。(2)机构设置：张局长：主管本局全面工作王副局长：主管办公室、机关党委、人事处李副局长：主管外事处和综合处赵副局长：主管服务处和经管处

2、(3)人员情况：职务局级：机关4人、事业单位0人、合计4人处级：机关16人、事业单位10人、合计26人科级：机关21人、事业单位56人、合计77人 职称高级：机关12人、事业单位24人、合计36人中级：机关20人、事业单位26人、合计46人初级：机关9人、事业单位16人、合计25人(4)人员变动情况见表7.1：表7.1 人员变动情况表(5)2007年工作设想：建立健全与社会主义市场经济体制相适应的人事管理体制，强化宏观管理、法制建设、协调指导和信息服务职能。加强对全局国家公务员和专业技术人员的综合管理工作，加强机关、事业单位职工人数和工资总额宏观调控和检查监督。加强对全局人才需求的预测、规划、

3、培养、开发工作和人才结构的调整，加速培肓和发展人才市场，促进人才合理配置。加强机关、事业单位工作人员养老、工伤、失业保险制度改革和管理工作。弱化微观管理，搞活企事业人事管理制度，下放管理具体事务的职权。请综合利用办公软件技术和上述材料，制作一个图文并茂的演示文稿来说明该局的干部编配情况。2)制作详细步骤(1)启动PowerPoint 2003，将自动建立一张新幻灯片，在“插入”菜单中选择“新幻灯片”选项再添加四张幻灯片。(2)在“格式”菜单中选择“幻灯片版式”选项，打开如图7.1所示的“幻灯片版式”任务窗格，在图7.2所示的“其他版式”列表中，选择第二行第一个版式，将第1张幻灯片设为“标题、文

4、本与剪贴画”版式。选中第2张幻灯片，在图7.3所示的“其他版式”列表中，选择第五行第二个版式，将第2张幻灯片设为“标题和图示或组织结构图”版式。选中第3张幻灯片，在图7.4所示的“其他版式”列表中，选择第五行第一个版式，将第3张幻灯片设为“标题和表格”版式。用同样的方法分别选第三行第一个版式，将第4张幻灯片设为“标题、文本和图表”版式，在图7.5所示的“文字版式”列表中，选择第二行第一个版式，将第5张幻灯片设为“标题和文本”版式。图7.1 “幻灯片版式”窗格 图7.2 “标题、文本与剪贴画”版式 图7.3“标题和图示或组织结构图”版式 图7.4“标题和表格”版式 图7.5“标题和文本”版式(3

5、)在第1张幻灯片的的标题处输入“政府机关某局的干部编配情况”，设为“黑体”、“加粗”、“44”、“蓝色”；在左侧框内输入小标题“总体情况”，设为“华文隶书”、“加粗”、“44”、“绿色”；下面输入文字“本局机关共设7个部门，下辖3个事业单位，现有人员239人。”，设为“华文中宋”、“加粗”、“36”、“蓝色”；在右侧的图框中插入一会议图案的剪贴画；背景用浅红与白色相间的渐变色填充，效果如图7.6所示。图7.6 “总体情况”幻灯片效果图(4)在第2张幻灯片的的标题处输入“机构设置”，在“格式”菜单中选择“背景”选项，在打开的“背景”对话框中选择“填充效果”选项，在打开的“填充效果”对话框的“纹理

6、”选项卡中选择“绿色大理石”；文字设为“华文琥珀”、“加粗”、“44”、“白色”；在下面插入一组织结构图，分别输入各位局长的管辖部门；利用“设置自选图形格式”对话框中的“颜色与线条”选项卡的“颜色”填充效果分别将四个局长的职务框的背景填充为“羊皮纸”、“花束”、“蓝色面巾纸”和“白色大理石”纹理，效果如图7.7所示。(5)在第3张幻灯片的的标题处输入“人员分布情况”，设为“华文新魏”、“加粗”、“44”、“黑色”；在下面分别插入两个文本框，分别输入“职务”和“职称”，插入两个4行4列的表格，输入相应的职务和职称分布情况，根据实际情况分别设置字体、字号和颜色，背景用蓝与白色相间的渐变色填充，效果

7、如图7.8所示。图7.7 “机构设置”幻灯片效果图 图7.8 “人员分布情况”幻灯片效果图(6)在第4张幻灯片的的标题处输入“人员变动情况”，设为“宋体”、“加粗”、“44”、“黑色”；在左边表格框中插入一个4行5列的表格，输入相应内容，定义字体、字号。在右边的图表框中单击“”按钮，待出现图7.9所示的表格和图表时，分别将图7.9所示的“数据表”中的数据用“人员情况表”对应单元格中的数据替换，效果如图7.10所示。单击鼠标左键，调整坐标的字体、字号，背景用浅红与白色相间的渐变色填充。即可得到如图7.11所示的效果。(7)在第5张幻灯片的的标题处输入“2007年工作设想”，设为“宋体”、“加粗”

8、、“44”、“黑色”；在下面的文本框中输入设想内容，根据实际情况设置字体、字号和颜色，背景用绿色与白色相间的渐变色填充，即可得到图7.12所示的效果。图 7.9 插入时默认图表 图7.10 “数据表”中的数据替换后的图表效果 图7.11 “人员变动情况”幻灯片效果图 图7.12 “2007年工作设想”幻灯片效果图(8)利用“幻灯片放映”菜单下的“自定义动画”选项可对幻灯片中的对象设置动画效果。(9)为了使幻灯片可以按自己的需要进行播放，可以借助超级链接控制幻灯片的播放顺序。在最前面再插入一张新幻灯片，版式为“标题和文本”，在其内输入后面各张幻灯片的标题，然后将每一个标题与后面的对应幻灯片建立超

9、级链接，并在每一张幻灯片上设置返回动作按钮，以利于播放。(10)为了使演示文稿的播放过程更精彩，可为每张幻灯片设置切换方式。在“幻灯片放映”菜单中选择“幻灯片切换”选项可对每张幻灯片设置相应的切换方式。(11)设置完毕后，在“幻灯片放映”菜单中选择“观看放映”选项可从第1张幻灯片开始放映演示文稿，或单击屏幕左下方的“”按钮，从当前幻灯片开始放映演示文稿。7.2 公务员结构分析与比较表的制作1目的与要求通过该案例的制作过程的学习，掌握Excel软件的工作表编辑、公式计算、图表制作等技术。2案例分析与实现方法1)某政府部门的公务员情况某政府部门的公务员情况如表7.2所示。表7.2 某局公务员情况汇

10、总表2)制作要求(1)利用办公软件技术制作上表，并计算出合计数，要求合计数用百分数来表示。(2)以上表中的数据为依据，创建该部门人员的文化程度对比图表。3)制作详细步骤(1)启动Excel 2003软件，从第2行开始按照某局公务员情况汇总表建立并输入内容。(2)选中A1:K1区域，单击“”合并及居中按钮，使标题居中，输入“某局公务员情况汇总表”；设置字体为“宋体”、字号为“14”。(3)选中A2:K7区域，单击“格式”工具栏上的“”按钮右侧向下的箭头，在如图7.13所示的边框面板中选择“”样式，为单元格添加边框线；分别选择A2:A3和B2:B3，利用合并及居中功能将其分别合并且居中；分别选择C

11、2:E2、F2:H2和I2:K2，利用“”合并及居中功能将“年龄结构”、“文化程度”、“职务”居中放置。(4)分别选中A2:A3和B2:B3单元格合并区域，在其上按右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，在“对齐”选项卡内设置水平、垂直都为居中。(5)求总人数：在B7单元格中插入公式：“=sum(B4:B6)”，计算出总人数；在C7单元格中输入公式：“=sum(C4:C6)/$b$7”，利用公式复制拖动法将该公式复制到后面相应单元格内，选中C7:K7区域单元格，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，打开如图7.14所示的“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡中的“

12、分类”区的列表中选择“百分比”选项，在“小数位数”右边的文本框中输入“0”或利用上下箭头选择“0”，单击“确定”按钮，将所有计算结果变为百分比格式。图7.13 边框面板 图7.14 “单元格格式”对话框(6)选定单元格区域F3:H3，按住Ctrl键，再选定单元格区域F7:H7，在“插入”菜单中选择“图表”选项，打开如图7.15所示的“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框，在“图表类型”列表中选择“饼图”选项，在“子图表类型”列表中选择第一排第二个(三维饼图)类型，单击“下一步”按钮。(7)打开如图7.16所示的“图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框，在“系列产生在”区域选中“行”单选项，

13、单击“下一步”。图7.15 “图表类型”对话框 图7.16“图表源数据”对话框(8)打开如图7.17所示的“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框，在“数据标志”选项卡的“数据标签包括”区，分别选中“类别名称”、“百分比”两个多选项，选中“显示引导线”选项，单击“下一步”按钮。(9)打开如图7.18所示的“图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框，选中“作为其中的对象插入”单选项，单击“完成”按钮，最后效果如图7.19所示。图7.17 “图表选项”对话框 图7.18 “图表位置”对话框 图7.19 “作为其中的对象插入”后的效果7.3 自动记录考勤表的制作1目的与要求通过该案例的制作过程的学习，

14、掌握Excel统计函数、宏的使用方法与技巧。2案例分析与实现方法 单位传统的考勤登记方式有工作量大、出错几率高、统计分析麻烦等特点，现在已经进入了信息时代，我们用Excel 2003制作简单、快捷、准确的考勤表，可以切身体会到信息时代的方便与快捷。1)基本框架设置 首先要进行的工作是新建工作簿，在工作表中输入姓名、日期，制订考勤表的基本框架。步骤如下：(1)启动Excel 2003，新建一个工作簿，命名为“2007年员工考勤表”，在工作簿中建立12个工作表，将工作表名分别命名为“1月”“12月”。(2)在第4个工作表的A1、B1单元格中分别输入“姓名”、“日期”，在A2单元格中输入第1个员工的

15、姓名，接着选择A2:A3单元格，然后单击“”合并及居中按钮将两个单元格合并为1个单元格。按照以上方法录入其他员工的姓名，如图7.20所示。图7.20 创建考勤表 图7.21 “智能填充”快捷菜单(3)在C1单元格中输入“4-1”，程序将自动转成“4月1日”(这里假定考勤为4月份，从4月1日开始)。用鼠标点选单元格C1，并移动鼠标到单元格的右下角“”处，待出现实心“”字的填充柄后，按住左键向右拖动到需要的位置，这样在4月1日后便形成了一个日期序列。(4)单击日期序列最后的“”自动填充选项的“”智能填充标记，在弹出如图7.21所示的下拉列表中单击“以工作日填充”项，程序便自动将星期六、日去掉，不记

16、入考勤日期。效果如图7.22所示。图7.22 星期六、日不记入考勤日期效果(5)选中整个日期行，将光标放入该行，单击鼠标右键，在弹出如图7.23所示的快捷菜单中选中“设置单元格格式”选项，打开如图7.24所示的“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”区的下拉列表中选择“自定义”选项，在“类型”区的文本框中输入“d日”，单击“确定”按钮，即可将“月日”表示变为“日”表示，效果如图7.25所示。图7.23 右键快捷菜单 图7.24 “单元格格式”对话框 图7.25 “月日”表示变为“日”表示效果2)录制宏(1)单击选择工作表中的任意一个单元格，然后在“工具”菜单的“宏”菜单项中选择“录制新

17、宏”选项，打开如图7.26所示的“录制新宏”对话框。在“宏名”文本框中输入准备录制的宏的名称“返回当前时间”，在“说明”文本框中输入“记录的宏 考勤表统计”，单击“确定”即可进入宏的录制阶段。(2)输入公式“=now()”，然后按回车键，接着单击“停止录制”工具栏中的“停止录制”按钮结束录制。图7.26 “录制新宏”对话框3)制作宏按钮(1)在“视图”菜单的“工具栏”菜单项中选择“绘图”选项，打开“绘图”工具栏，单击“绘图”工具栏中的“绘图”按钮右侧向下的“”，在打开如图7.27所示的下拉菜单的“自动靠齐”菜单项中选择“对齐网格”选项。(2)在“视图”菜单的“工具栏”菜单项中选择“窗体”选项，

18、打开如图7.28所示的“窗体”工具栏，然后单击“窗体”工具栏上的“”按钮，接着在单元格B2中拖动鼠标绘制一个按钮，Excel将自动打开如图7.29所示的“指定宏”对话框，点选其中的“返回当前时间”宏，并单击“确定”按钮。图7.27 “绘图”下拉菜单图7.28 “窗体”工具栏 图7.29 选择“返回当前时间”宏(3)在工作表上单击刚设置的按钮，将按钮上的文字更改为“上班”，并对文字大小、字体进行设置。然后单击“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮，并按住“Ctrl”键，用鼠标将刚才制作的按钮拖到B3中，即将制作好的按钮复制到B3中，并将按钮上的“上班”更改为“下班”。(4)选中“绘图”工具栏上的“”

19、选择对象按钮，单击“下班”按钮，然后按住“Shift”键再单击“上班”按钮，将两个按钮同时选中。单击“Ctrl”键，用鼠标将选中的两个按钮拖动复制到B列的其余单元格中，最后效果如图7.30所示。4)记录出勤(1)选中待插入上下班时间的单元格，单击同一行中的“上班”或“下班”按钮即可。在单击“上班”、“下班”按钮时，如图7.30所示，会返回很长一串数字，其实我们只需显示诸如“13:30”这样的时间即可。(2)单击C2单元格，在“格式”菜单中选择“单元格”选项，打开如图7.31所示的“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“时间”选项，在“类型”列表框中选择“13:30”，最后

20、单击“确定”即可。图7.30 创建“上、下班”按钮宏 图7.31 “单元格格式”对话框“数字”选项卡(3)要把出勤的所有记录由公式结果转换成具体的时间数值，否则当公式被重新计算后，其结果将更改。选中C2单元格，将光标移到右下侧，采用拖动复制的办法即可。5)统计结果(1)在日期行之后的单元格中依次输入“迟到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要统计的项目，并将这几列中的单元格上下两两合并，使之对应于姓名行，如图7.32所示。图7.32 创建相关统计项目(2)单击Y2单元格，然后键入公式“=COUNTIF(C2:X2,”8:30“)”(这里假设上班时间为8:30)，并按回车键，Y2单元格中便会出现

21、选中员工所有迟于8:30上班的工作日天数。同理在Z2单元格中输入公式“=COUNTIF(C3:X3,”17:00“)”(假设下班时间为17:00)，并按回车键，Z2单元格中便会出现选中员工所有早于17:00下班的工作日天数。(3)单击AA2单元格输入公式“=COUNTIF(C2:X3,病假)”，并按回车键确认，AA2单元格中便出现了选中员工本月的事假次数。(4)单击AB2单元格输入公式“=COUNTIF(C2:X3,”事假“)”，并按回车键确认，AB2单元格中便出现了选中员工本月的病假次数。(5)其他人员的统计方法可以利用Excel的公式和相对引用功能来完成或采用拖动复制法完成。(6)在“工具”菜单中选择“选项”选项，打开如图7.33所示的“选项”对话框，单击选择“重新计算”选项卡，并单击“重算活动工作表”按钮，然后单击“确定”按钮。这样所有员工的考勤状况就全部统计出来了。图7.33 “选项”对话框