1、采购管理知识培训第二章 采购的组织结构与职能第一节 采购人员的工作职责一、采购部门的职能1、分析公司原材料市场品质、价格等行情；2、寻找物料供应来源，对每项物料的供货渠道加以调查和掌握；3、与供应商洽谈，并安排工厂参观，建立供应商的资料；4、要求报价，进行议价，有能力可进行估价，并作出比较；5、采购所需的物料；6、查证进厂物料的数量与品质；7、对供应商的价格、品质、交期、交量等作出评估；8、掌握公司主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势，加以分析并控制成本；9、依采购合约或协议控制协调交货期；10、呆料与废料的预防与处理。二、采购人员的工作内容1、建立供应商资料与价格记录；2、对采购物料进行
2、ABC分类；3、采购方式的决定；4、市场行情的经常性调查；5、询价、比价、议价及订购作业；6、交期的进度控制；7、进料品质、数量异常的处理；8、内外销差价、退税资料的提供；9、付款整理、审查。三、采购主管的工作职责1、新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作；2、对新供应商品质体系状况（产能、设备、交期、技术、品质等）的评估及认证，以保证供应商的优良性；3、与供应商的比价、议价谈判工作；4、对旧供应商的价格、产能、品质、交期的审核工作，以确定原供应商的稳定供货能力；5、及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以期提升产品质量及降低采购成本；6、采购计划编排，物料订购及交期控制；7、
3、部门员工的管理培训工作；8、与供应商以及其他部门的沟通协调等。四、采购主管助理的工作职责1、协助主管进行材料采购渠道的搜集；2、采购计划的制定；3、市场行情的调查分析与统计；4、供应商评估数据的统计与分析；5、采购人员的培训工作；6、采购有关文件的编写工作。五、采购工程师的工作职责1、主要原材料的估价；2、供应商材料样板的品质初步确认；3、材料样板的初期制作与更作；4、替代材料的搜寻；5、采购部门有关技术、品质文件的拟制；6、与技术、品质部门有关技术、品质问题的沟通与协调；7、与供应商有关技术、品质问题的沟通与协调。六、采购员的工作职责1、订购单的下达；2、物料交期的控制；3、材料市场行情的调
4、查；4、查证进料的品质和数量；5、进料品质和数量异常的处理；6、与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。七、采购文员的工作职责1、各种采购单据与报表的收集、整理与统计；2、采购品质记录的保管与维护；3、采购事务的传达。第三章 供应商管理第一节 供应商调查一、选择供应商的意义1、供应商供应物料的顺畅：使生产不会因为待料而停工；2、进料品质的稳定：保障生产成品品质的稳定；3、交货数量的符合：使公司生产数量准确；4、交期的准确：保障公司出货期的准确；5、各项工作的协调：良好的配合使双方的工作进展顺利。 所以选择供应商，直接影响企业的生产与销售，对企业影响非常大，因此，选择优秀的供应商是非常重要的。二
5、、好的供应商应包括的主体1、优秀的供应商领导人；2、高素质的管理干部；3、稳定的员工群体；4、良好的机器设备；5、良好的技术；6、良好的管理制度。三、供应商的确良调查主要内容1、管理人员水平：管理人员素质的高低、工作经验是否丰富、工作能力的高低。2、专业技术能力：技术人员素质的高低、研发能力、各种专业技术能力的高低。3、机器设备情况：机器设备的名称、规格、厂牌、使用年限及生产能力；机器设备新旧、性能及维护状况等。4、材料供应状况： 所用原材料的供应来源、供应渠道是否畅通；品质是否稳定；其供应商原料来源发生困难时，其应变能力的高低等。5、质量控制能力：质量组织是否健全、品管人员素质的高低、品管制
6、度是否完善、检验仪器是否精度及维护是否良好、原材料的选择及进料检验的严格程度、操作方法及过程标准是否规范、成品规范及检验标准是否规范、品质异常的追溯是否程序化、统计技术是否科学以及统计资料是否详实等。6、财务及信用状况： 每月的产值、销售额、来往的客户、来往的银行、经营的业绩及发展前景等。7、管理规范制度： 管理制度是否系统化、科学化、工作指导规范是否完备、执行的状况是否严格。四、供应商开发的步骤1、物料分类：生产主料和辅料等按采购金额比重分三类；按材料成分或性能分类。2、收集厂家资料：根据材料的分类，搜集生产种类物料的厂家，填写在厂家资料表上。3、供应商调查：根据厂家资料卡上名单，采购部门将
7、供应商调查表传真到供应商填写，4、成立供应商评估小组：由副总经理任组长，采购、品质、技术部门经理、主管、工程师组成评估小组。5、调查评估： 按规模、生产能力等基本指标进行分类，选派人员按供应商调查表所列标准进行实地调查；所调查项目如实填写于于调查表上，然后由评估小组进行综合评估，将合格厂商分类按顺序统计记录。6、送样或小批量试验：调查合格之厂商可通知送样或小批量采购，送样检验或试验合格者即可正式列为合格供应商名册；只从合格供应商中采购，非合格供应商的采购需报批；7、比价议价：对送样或小批量试验合格的材料评定品质等级，并进行比价，确定 一个最优的性价比。8、供应商辅导：列为合格的供应商，公司应给
8、予技术、管理、品管方面的辅导。9、追踪考核：每月/每季对供应商的交期、交量、品质、售后服务进行统计、定级。10、供应商筛选：根据供应商定级，A类供应商加大采购量、B类的作为培养对象、C类的限期纠正、提高。第二节 供应商开发与考核一、供应商考核主要项目1、价格：根据市场同类产品价格，得出合理的价格；2、质量：2.1批退率：根据某固定时间内批退率判定品质；2.2平均合格率：根据每次交货的合格率判定品质；2.3总合格率：根据某固定时间内总合格率来判定品质。3、交期交量：3.1交货率=送货数量/订购数量*100%；3.2逾期率=逾期批数/交货批数*100%；4、配合度（服务）：配合度上配备适当的分数。
9、 由此得出总分，以此来考核供应商的绩效。二、供应商评估主要控制要点1、供应商的初选及选择条件；2、供应商的质量管理能力的调查；3、供应商样品质量鉴定；4、供应商评估内容及步骤的确定；5、供应商评估结论的审核与批准；6、合格供应商的批准；7、合格供应商档案的建立；8、合格供应商的供货情况定期监督与考核；9、根据供应商定期考核情况，进行优胜劣汰或辅导；10、监督以及发现问题的处置。三、供应商评估主要控制要点1、供应商的初选及选择条件；2、供应商的质量管理能力的调查；3、供应商样品质量鉴定；4、供应商评估内容及步骤的确定；5、供应商评估结论的审核与批准；6、合格供应商的批准；7、合格供应商档案的建立
10、；8、合格供应商的供货情况定期监督与考核；9、根据供应商定期考核情况，进行优胜劣汰或辅导；10、监督以及发现问题的处置。四、供应商的控制方法1、派常驻代表；2、定期或不定期到工厂进行监督检查；3、设监督点对关键工序或特殊工序进行监督检查；4、成品联合检验，可以由客户会同采购人员一同到供应商处实施联合检验；5、要求供应商及时报告生产条件或生产方式的重大变更情况（如发包外协等）；6、组织管理技术人员对供应商进行辅导，使其提高质量水平、满足公司质量要求；7、由供应商提供过程控制的相关检验记录；8、进货检验。五、选择合格供应商的方法1、供应商生产能力的评估；2、供应商质量管理体系的现场评价；3、产品样
11、品的评价；4、对比类似产品的历史情况；5、对比类似产品的检验与试验结果；6、对比其它使用者的使用经验。第四章 采购控制第一节 采购方法一、采购要求的五大原则1、决定合适的价格要经过以下几个步骤：4多渠道询价；4比价；4自行估价；4议价；2、适时：依照生产计划制定采购计划，按计划适时进料；3、适质：“价廉物美”是最佳的选择。4品质不良，经常性的退货，造成管理费用增加；4经常退货，生产计划变更，增加生产成本，影响交期；4物料品质不良，造成不良品增加，返工/返修多；4品质不良，成品合格低，客户投诉增加。4、适量：采购量多，价格相对便宜，但增加资金周转率、仓库储存成本，应根据资金的周转率、储存成本、物
12、料需求计划等综合计算出最经济的采购量；5、适地：供应商离公司越近，运输费用就越低，机动性越强，协调沟通截止方便，成本自然越低。二、采购方法1、按采购地区分类：4国内采购；4国外采购；2、按采购方式分类：4直接采购：直接向物料生产厂商进行采购；4委托采购：委托某代理商向物料生产厂商进行采购；4调拨采购：在分厂将过剩物料互相调拨支援进行采购。3、按采购政策分类：4集中采购：由公司总部采购部门统一进行采购；4分散采购：由各分厂的采购部门独立进行采购。4、按采购性质分类：4公开采购：选购行为公开化；4秘密采购：采购行为秘密进行；4大量采购：采购数量多的采购行为；4零星采购：采购数量零星化的采购行为：4
13、特殊采购：采购项目特殊的采购行为；4普通采购：采购项目普通的采购行为；4正常性采购：采购行为正常化而不带投机性质的采购；4投机性采购：物料价格低廉时大量买进的采购行为；4计划采购：依据物料需求计划的采购行为；4市场性采购：依据市场的情况的而从事的采购行为。5、按采购时间分类：4长期固定性采购：采购行为长期固定性的采购；4非固定性采购：采购行为不固定，需要时就采购；4计划性采购：根据材料需求计划进行采购；4紧急采购：物料急用时毫无计划的紧急采购行为；4预定采购：预先将物料购进而后付款的采购；4现金采购：现金购买物料的采购。6、按采购订约方式分类：4订约采购：买卖双方根据订立合约的方式进行的采购；
14、4口头电话采购：买卖双方不经过订约方式而是以口头或电话洽谈方式而进行的采购；4书信电报采购：买卖双方借书信或电报的往返而进行的采购；4试控性订单采购：采购方在进行采购事项时因某项原因不能大量下订单，先以试探性下少量订单的采购。7、按采购价格方式分类：4招标采购；4询价现购；4比价采购；4议价采购；4订价采购。三、采购协议内容1、交货地点：交货地点的远近，直接影响到采购价格的高低，影响交货时间的长短，运输途中的危险性，付款验收的效率与方便等，因此这些问题是事先确定的；2、包装及运输方法：包装是否规范对物料进厂的品质有密切关系，并影响到物料的验收作业，因此在采购时应将包装及运输方式列为协议内容之一
15、，并对使用包装材料的材质、衬垫、标识等加以规定。运输工具的选择及运输路线的决定均会影响运费的高低、交货时间的长短及安全程度等，因此对运输方法应先予以明确；3、付款方法：付款方法在采购当中是一个重要的内容，当公司资金较为充裕时，可现金购买，从而可在价格、交期或其他条件上获得补偿，对于资金较为困难的，可选择月结30日或月结60日等。付款方法还可用来管理供应商，对于优秀供应商，转帐支票的到期日短，反之则长。4、采购标准：如品质验收的标准，交期长短的规定等一些标准规范等应先予以确定；5、遇上不可抗力因素的处理：如天灾等现象，出现违约应如何处理；6、违约责任：对品质标准、品质欠佳、交期延误、交货数量不足
16、、服务水准低，如何处理等，应预先予以规定；7、其他：如长期合约的有效期、是否需要公正、采购方提供给供应商物品的保管等可以人微言轻协议条款予以规定。四、采购管理的目标1、正确计划用料：4配合销售目标与销售计划；4预防呆滞废料的发生；4加强用料支出的控制。2、适当存量管理4强化重点管理（如ABC物料法管理）；4提高存货周转率；4适时、适量的供应物料；4适当有计划的库存；4提高库位的使用率。3、强化采购管理4采购五原则：适价、适质、适量、适时、适地；4充分了解并掌握市场行情；4与供应商协调配合，保持良好关系。4、发挥盘点功效4消除料帐差异，确定材料的准确性；4确保材料的存量控制。5、确保产品品质4加
17、强进货验收控制；4增强材料使用性。6、发挥储存运输功能4确保材料品质；4安全维护仓库；4合理的储存成本；4正确的收发作业。7、更低的成本。4以旧换新物尽其用；4积极开发替代品；4余料的再使用；4降低采购储存成本；4提高人员工作效率；4合理处理呆滞废料。第二节 采购数量一、交货进度率计算 交货进度率=（1延期交货数/应进料总数）*100%二、逾期率计算 逾期率=逾期批数/交货批数*100%三、质量合格率计算 质量合格率=（1退货总数/进货总数）*100%四、批退率计算 批退率=退货批数/交货总数*100%五、经济订购量定义 经济订购量是指存货总成本最低情况下所订购的批量，存货总成本包括：1、订购
18、成本：随订购量的增加而减少，包括：4请购手续成本：请购所花的人工费用、事务用品费用；4采购成本：估价、询价、比价、议价、采购、通信联络、事务用事务用品等所花的费用；4进货验收成本：检验人员的验收手续所花的人工费用、交通费用、4检验仪器仪表费用等；4进库成本：物料搬运所花费的成本；4其他成本：如会计入贱支付款项等所花费的成本等。第三节 采购价格一、物料的订购成本内容1、请购手续成本：请购所花的人工费用、事务用品费用，主管及有关部门的审核费用；2、采购成本：估价、询价、比价、议价、采购、通信联络、事务用品等所花的费用；3、进货验收成本：检验人员的验收手续所花费的人工费用、交通费用、检验仪器仪表费用等；4、进库成本：物料搬运所花费的成本；5、其他成本：所会计入帐支付款项等所花费的成本等等。二、存货储备成本内容：1、资金成本：存货的质量维持需要资金投入。2、搬运成本：存货数量增加，搬运工人与搬运设备同样增加，其搬运成本也增加；3、仓储成本：仓库的租金及仓库管理、盘点、维护设施的费用；
