1、学习重点学习重点如何夸越时间陷阱如何夸越时间陷阱运用时间表进行管理运用时间表进行管理编制并管理本人和上司的工作日志编制并管理本人和上司的工作日志1. 要事第一要事第一 ABCD法则法则 办事的优先次序办事的优先次序 2. 以终为始以终为始 是必须要做的吗？是必须要做的吗？ 不完成会怎样？不完成会怎样？ 是自己想要的吗？是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？回报及收益高吗？ 3. 学会说学会说“NO！”3. 学会说学会说“NO！”（续）（续）4.如何对付不速之客如何对付不速之客 4.如何对付不速之客（续）如何对付不速之客（续）5如何减少冗长会议如何减少冗长会议
2、会议前会议前 会议中会议中 会议后会议后 6办公桌上的办公桌上的“5 S”运动运动 整理废纸篓的作用整理废纸篓的作用 文件存档系统文件存档系统 “各就各位各就各位”的摆置的摆置 集中精力做一件事集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理下班前的清理 整理整理 整顿整顿 清扫清扫 清洁清洁 修养修养 四、时间管理矩阵图四、时间管理矩阵图 不紧急不紧急紧急紧急重要重要不重要不重要ABCD五、时间管理的工具五、时间管理的工具 时间表有哪些种类呢？时间表有哪些种类呢？（电子表格（电子表格 ）工作条理性训练工
3、作条理性训练 编制时间表的注意事项编制时间表的注意事项 1 1、尽可能归为一页，并标出时间段、尽可能归为一页，并标出时间段 2 2、表内包括日期、时间、活动内容、地点、表内包括日期、时间、活动内容、地点、备注等备注等 3 3、当计划变动时，应及时变更计划表、当计划变动时，应及时变更计划表 4 4、认真细致、主动沟通、留有余地、认真细致、主动沟通、留有余地 5 5、领导一份、本人留存一份、领导一份、本人留存一份 2006年年6月月5 日（下周三）公司总部副总裁王明一行日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职
4、（上午叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中在公司主楼第二会议室）中午午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：2016：20在本公司礼堂举行，下午在本公司礼堂举行，下午13：3015：00）；检查实验大楼的建设情况（）；检查实验大楼的建设情况（15：2016：20在工地现
5、场）；晚餐在在工地现场）；晚餐在17：0019：00举行（地点举行（地点同中午）。请列出工作日志。同中午）。请列出工作日志。管理日志管理日志星期三星期三工作日志的管理（秘书个人）工作日志的管理（秘书个人） 1、提前了解上司工作和活动的信息，并填、提前了解上司工作和活动的信息，并填入日志，第二天一早再次确认入日志，第二天一早再次确认 2、填写的信息要清楚、方便阅读，保持日、填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，可用彩笔做记号志整洁，可用彩笔做记号 3、信息完整，标明活动的时间、地点、姓、信息完整，标明活动的时间、地点、姓名、联络等。名、联络等。 4、及时更新，并告知上司变化。、及时更新，并告
6、知上司变化。 5、提醒上司执行计划。、提醒上司执行计划。实战演练实战演练 完成完成P148的工作实务题的工作实务题3时间时间工工 作作 内内 容容9 9：0000部门会议，部门会议，4 4楼楼412412室，带相关文件资料室，带相关文件资料1010：00001111：0000确认所订的上司与客户的午餐确认所订的上司与客户的午餐1212：0000午餐前，将午餐前，将3 3位应聘人的资料分关有关人员位应聘人的资料分关有关人员1313：0000确认面试地点在确认面试地点在315315房，摆桌椅，准备相关资料房，摆桌椅，准备相关资料1414：00-1500-15：0000面试人员，每人用时面试人员，每
7、人用时3030分钟分钟1616：0000面试小组讨论面试小组讨论1717：0000检查准备上司第二天参加会议的资料检查准备上司第二天参加会议的资料工作日志工作日志 20052005年年4 4月月1515日日 星期三星期三工作日志工作日志 20052005年年4 4月月1515日日 星期三星期三秘书实务题秘书实务题第二季度会议时间表第二季度会议时间表（2005.79） 月份月份周次周次七七八八九九一一上海会议上海会议周一上午周一上午: :面试面试3 3位营销员位营销员( (小小会议室会议室) )休假休假二二上海会议上海会议香港会议香港会议休假休假三三周二：销售会议周二：销售会议, ,传传达上海会
8、精神达上海会精神( (大会大会议室议室四四周五周五( (上午上午) )部门部门会议会议周三周三: :办公会议办公会议( (大会议室大会议室) )周五周五上午上午: :部门会议部门会议周五上午周五上午: :部门会议部门会议实务题 请同学们帮钟苗起草一份周时请同学们帮钟苗起草一份周时间表。表内内容可虚拟间表。表内内容可虚拟钟苗现在把周安排表列出来了，看，就这么简单钟苗现在把周安排表列出来了，看，就这么简单 周工作计划表周工作计划表 年年 月月 日日时时 周次周次间间星期一星期一星期二星期二星期三星期三星期四星期四星期五星期五0909：0000经营会议经营会议面试面试1010：0000拜访客户拜访客
9、户1111：00001212：00001313：00001414：00001515：00001616：0000制表人：钟苗制表人：钟苗实训题实训题 帮钟苗编写一份帮钟苗编写一份“五一五一”七天值班表。七天值班表。 要求：要求：1 1，值班人员中要有负责人和具体，值班人员中要有负责人和具体值班人；人员姓名自拟；值班人；人员姓名自拟； 2 2，值班地点标明清楚。，值班地点标明清楚。 3 3，值班时间必须是全天的，要清，值班时间必须是全天的，要清楚明白，一目了然。楚明白，一目了然。 4 4，简单写明值班内容，结合该公，简单写明值班内容，结合该公司性质自拟。司性质自拟。 3 3，值班工作与值班表，值班
10、工作与值班表 （1 1）值班工作内容：电话、接待、值班日）值班工作内容：电话、接待、值班日记记录，要尽量详细；信息传递，既将重记记录，要尽量详细；信息传递，既将重要或需紧急处理的信息向有关人员通报。要或需紧急处理的信息向有关人员通报。 （2 2）值班工作制度：岗位责任制度、交接）值班工作制度：岗位责任制度、交接班制度、信息处理制度、保密制度。班制度、信息处理制度、保密制度。 （3 3）编制值班表）编制值班表 值班人员：负责人或带班人；值班人员：负责人或带班人； 值班人；替班人。值班人；替班人。 值班时间：值班的期限和具体值班时间。值班时间：值班的期限和具体值班时间。 值班地点：应写清指定地点。值班地点：应写清指定地点。 值班内容：应简单标明。值班内容：应简单标明。 （4 4）值班工作注意事项）值班工作注意事项 不能间断，必须保持其连续性；不能间断，必须保持其连续性； 值班表编制完成后应与相关人员协商值班表编制完成后应与相关人员协商并报主管领导审定后执行。并报主管领导审定后执行。
