1、秘书理论与实务 THEORY AND PRACTICE OF SECRETARY模块一 秘书职业认知秘书是可以发展的、走向经理岗位的。 任正非多少地位显赫、炙手可热的政界精英是从秘书起步的，多少资产雄厚、呼风唤雨的工商界大腕儿是从助理开始的。 无名氏今天的秘书，未来的领导。 无名氏职场职场名言名言秘书职业角色认知秘书职业内涵认知秘书人际关系认知秘书职业规划认知秘书职业认知综合实训目录CONTENTS素质培养目标教学模式教学形式1.理解并领悟秘书工作的独特性，树立学习文秘专业的信心;2.理解秘书工作繁杂、琐碎且经常受挫的现实，自觉培养情商，提高心理素质，锻炼意志力;3.能够自觉参加小组项目研讨与
2、操作，具有团队合作意识。行动导向，项目实施。1.典型案例分析;2.职业情境模拟;3.第二课堂实际操作等。1.学生分组实施项目:全班划分为若干小组，要求小组成员集体备课，团队合作进行典型案例分析、职业情境模拟、第二课堂实际操作等。2.现代化办公设备运用:运用多媒体设备，制作PPT配合案例分析或情境模拟;制作案例分析报告等文本(均在计算机上完成)，打印并装订成册。正确认知秘书职业是做好秘书工作、履行秘书职责的基础。本模块紧密结合现代企业指导学生正确认知业秘书职业的岗位要求，通过“行动导向，项目实施” 的教学模式，指导学生正确认知秘书职业内涵，真切感知秘书职业角色，学会制定秘书职业生涯规划。通过本模
3、块的学习，要求学生对秘书职业有一个初步的了解，为后续内家的学习奠定良好的基础。知识能力目标1.准确认知并领悟秘书职业的丰富内涵，能够辨析人们对秘书职业的误解;2.准确认知秘书工作的特点，能够分析和判断断秘书应有的角色定位;3.准确认知秘书职业生涯规划，学会制定个人职业生涯规划。模块导读 秘书职业内涵认知01准确认知秘书职业发展前景，树立文秘专业学习信心。03准确认知秘书工作基本内容，了解秘书职业特征；02准确认知秘书职业的含义，了解秘书职业的分类和分级；01项目一案例导入小王是一名高材生，从名牌大学毕业后，应聘到了一家大企业担任部门小王是一名高材生，从名牌大学毕业后，应聘到了一家大企业担任部门
4、经理的秘书。对小王选择做秘书，左邻右舍亲朋好友议论纷纷，说法不一。经理的秘书。对小王选择做秘书，左邻右舍亲朋好友议论纷纷，说法不一。有的说：秘书，就是给老板打工、打杂的人，端茶倒水，写通知、发文件，有的说：秘书，就是给老板打工、打杂的人，端茶倒水，写通知、发文件，工作很简单，太过程式化，缺乏创造性，没有技术含量，没有很好的发展工作很简单，太过程式化，缺乏创造性，没有技术含量，没有很好的发展前景。有的说：秘书是年轻人的职业，是吃前景。有的说：秘书是年轻人的职业，是吃“青春饭青春饭”的，上了年纪还要的，上了年纪还要想好别的出路。有的说：秘书是领导身边的红人，权力可大了，管着很多想好别的出路。有的说
5、：秘书是领导身边的红人，权力可大了，管着很多人，是一份美差。有的说：秘书工作很琐碎，女人做更适合，秘书人，是一份美差。有的说：秘书工作很琐碎，女人做更适合，秘书= =女秘书，女秘书，秘书工作更适合漂亮的女孩子做，秘书就是秘书工作更适合漂亮的女孩子做，秘书就是“漂亮宝贝漂亮宝贝”听到大家对秘书职业的不同评价，小王心里也困惑起来，秘书到底是一听到大家对秘书职业的不同评价，小王心里也困惑起来，秘书到底是一份什么样的工作呢？份什么样的工作呢？ 案例1：小王的困惑 你对案例1小王的困惑怎么看？ 你对秘书职业了解多少？案例讨论案例讨论案例导入 有这么一位秘书，据说台北的老板们都乐意聘用她，都想方设法地争着
6、开高价把她吸引到有这么一位秘书，据说台北的老板们都乐意聘用她，都想方设法地争着开高价把她吸引到自己的公司。据圈里人说，哪个老板要是能聘用到她，必然会财运亨通，诸事顺达。那么她到底自己的公司。据圈里人说，哪个老板要是能聘用到她，必然会财运亨通，诸事顺达。那么她到底是怎样的一位秘书呢？从外表上看，她并不起眼，既不年轻，也不漂亮，四十不到的她，瘦弱而是怎样的一位秘书呢？从外表上看，她并不起眼，既不年轻，也不漂亮，四十不到的她，瘦弱而且略微有些憔悴；她的个性也不活泼开朗，而是腼腆内向。然而，她举止文雅，待人有度，尤其且略微有些憔悴；她的个性也不活泼开朗，而是腼腆内向。然而，她举止文雅，待人有度，尤其是
7、她有着令人羡慕的惊人的敏感性和记忆力。每一位她辅助的上司的朋友和公司的客户的情况，是她有着令人羡慕的惊人的敏感性和记忆力。每一位她辅助的上司的朋友和公司的客户的情况，她都了如指掌。在公众场合和日常工作中，她能适时地悄悄地提醒上司，该向某位客人道喜，因她都了如指掌。在公众场合和日常工作中，她能适时地悄悄地提醒上司，该向某位客人道喜，因为他的公子近日考上了台大，或是该向某位友人慰问一下，因为他刚刚病体康复为他的公子近日考上了台大，或是该向某位友人慰问一下，因为他刚刚病体康复由此，每一由此，每一位由她辅佐的上司总能在公众中赢得良好的口碑和极佳的人缘。现在你明白了吗，她为什么如此位由她辅佐的上司总能在
8、公众中赢得良好的口碑和极佳的人缘。现在你明白了吗，她为什么如此受欢迎。受欢迎。案例2：她为什么如此受欢迎？ 案例2中的秘书为什么如此受欢迎？ 从中认知并领悟秘书职业的内涵。案例讨论案例讨论辅助决策特殊助手综合协调桥梁沟通信息一、职业秘书的含义 秘书是什么？想用一句话给秘书下定义并非易事，因为不同视角，说法不同。下面是几种常用的秘书概念。秘书国家 职业标准1秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。韦氏秘书手册2一个精干而可靠的秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应当是协助经理的左右手。国际职业秘书协会3秘书应是上司的一位特殊助手，能在没有上司过问
9、的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性并且在所给予的权利范围内做出决定。概而言之，秘书是上司的助手，是为各行各业组织团体的上司或雇主个人提供辅助管理、综合服务的人员。其主要职能是辅助决策，综合协调，沟通信息，办会、办事、办文等，是上司或雇主的重要参谋和得力助手。欧洲专业秘书协会4 秘书对上司的活动和工作范围有足够的了解，能替上司分担很多工作，在一定的范围内作出决定和发出指示，并在生意场合代表他的上司。二、秘书职业的分类分级0201按秘书服务对象划分公务秘书，私人秘书按秘书服务行业划分党政秘书，企业秘书，商务秘书，法律秘书，科技秘书按秘书业务内容划分行政秘书，机要秘书，文字秘书，事务
10、秘书，会议秘书秘书是一个复杂广泛的群体的统称。作为工作范围十分广泛的职业，秘书种类甚多。1秘书职业横向分类。根据不同的视角，可以把秘书分为不同的类型，如上图所示。03初级秘书就企业秘书而言，初级秘书包括公司前台接待、办公室文员等，主要从事一般日常事务工作，如接待、联络、会务、印校、收发等，职责较为单一。中级秘书中级秘书包括部门经理助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书，他们的责权相对大一些，要求相对高一些，具备较好的管理能力、沟通协调能力。 高级秘书高级秘书包括大企业的总经理秘书/助理、跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。这是秘书职位的高端，处于高级领导层的位置，除了一般
11、的文字、外语、计算机技能之外，沟通、协调、预见和判断力都必须很强，能起草重要的合同文本、懂法律，有应急处理能力。高级秘书在公司顶层能站住脚，需要付出极大的努力。其管理能力、协调能力、领导能力都需要多年的培养和修炼。高级秘书在企业中虽只是执行者，却为企业的正常运营扮演不容忽视的角色。 2秘书职业纵向分类秘书职业纵向分类二、秘书职业的分类分级高级秘书中级秘书初级秘书三、秘书工作的主要内要01会议管理会前筹备、会中服务、会后落实02事务管理 接待工作、办公环境管理、办公室日常事务管理、办公用品与设备的使用与管理、信息管理03文书拟写与处理文书拟写、收文、发文处理、文档管理 秘书是领导的助手，其工作范
12、围十分广泛，内容非常繁杂、琐碎。秘书国家职业标准规定，秘书职业主要工作包括三大模块：会议管理、事务管理、文书拟写与处理。四、秘书职业的主要特征辅助性 秘书是领导的助手，其作用是辅助领导实施管理。服务性 秘书工作是为服务对象提供准确、全面和及时的优质服务。综合性 秘书的基本职能是辅助管理、综合服务。办文、办会、办事等，涉及面宽，综合性强。机要性 秘书在领导身边工作，位居管理中枢，必然接触到各种机密，掌握重要情况，因此比一般工作人员了解更多机密重要事项。五、秘书职业的发展前景 秘书工作比较特殊，是个锻炼人、培养人的岗位，也可以说是使人受益终身的职业。由于秘书一直跟在上司的身边辅助管理，如果上司是个
13、很出色的人，秘书就可以在他身上学到很多管理技巧和经验。作为参与管理的特殊助手，秘书可以在日常工作中接触到公司所有的部门和大客户，对公司的运作和整体状况有全面的了解，与外界接触密切。所谓站得高，看得远，在不断进步的过程中，秘书不仅熟悉国家大政方针、掌握国内外经济技术最新动向、了解生产经营管理，而且还不断训练出较强的运筹策划、组织协调、随机应变和综合分析能力，因此，从事秘书工作的人员有着良好的职业前景，可以从事行政类、人事类、公关类和业务类等工作，发展渠道广阔。事实上，许多企业已将秘书岗位作为人才培训的摇篮，而经历过秘书工作训练的人员，其升职机会要比企业其他岗位人员大得多。“总经理秘书距总经理仅一
14、步之遥”并非虚言，一些秘书经过多年的磨励，最终走向领导岗位。 任 务 任 务 上网搜索更多人们对于秘书职业的解读;结合本项目开头的两个案例，运用所学知识，研讨和分析秘书职业的丰富内涵，分析人们对于秘书工作的常见误解，并给予评价。以小组为团队，每组制作一份案例分析报告; 派1名代表登台演讲，时间不超过8分钟。 根据自己对秘书职业的认知情况，思考自己心目中理想的秘书应该是什么样的。请撰写-篇学习感悟，并上台演讲，与同学交流。技能训练秘书职业角色认知02秘书职业角色认知准确认知秘书角色意识，努力培养并不断强化秘书的角色意识。03准确认知秘书角色错位的各种表现，加深秘书角色认识，避免角色错位；02准确
15、认知秘书职业角色内涵，认清位置，明确秘书角色职责；01案例导入案例1：姜秘书帮倒忙：茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔20万英镑的茶叶出口合同。姜秘书做接待工作兼翻译。史密斯一进门，姜秘书马上引进会客室，罗经理已等在那里了。经过一番简单的介绍，他们发现史密斯粗通中文，能听懂不少中国话。罗经理与史密斯寒暄的时候，姜秘书前去泡茶，她用手从茶叶罐中搓了一撮乌龙茶放在茶杯内，然后冲上水，把杯子放在史密斯的面前。 罗经理和史密斯都看到了这一切，史密斯疑惑地问：“听说你们中国在加工碧螺春时，姑娘们要用手沾着唾液把茶叶卷起来，是不是？”罗经理还未答话，姜秘书立即反应：“那种茶叶样子特别好看，特别香
16、呢！”罗经理急忙解释说：“不，不，不，几十年前是这种情况，但现在茶叶的种植、采集、加工都严格按照国家出口标准进行，不会再出现类似的情况。”史密斯说：“刚才那位小姐给我泡茶不是用手抓的吗” 罗经理转换话题，引导史密斯到茶叶样品桌前，双方就茶叶买卖合同谈了起来，在价格问题上双方争执不下。最后，罗经理说：“我按最低价打九折给你。”史密斯沉思着，姜秘书马上接口：“我们已经给你成本价了，你应该接受了，你连茶都没有喝一口，怎么知道茶叶的质量呢？” 史密斯听了，耸耸肩，说了声抱歉，拔腿就走。 望着史密斯的背影，罗经理冲着姜秘书一顿责备：“好好的一大把生意，都让你给搅了！” 姜秘书茫然不知所措：“经理，我不是
17、一直在帮你吗？怎么会是我的错？” （资料来源：http:/ 秘书职业认知 12 3 4准确认知并理解秘书人际交往的重要性，强化人际交往能力培养的信心；准确认知秘书人际交往的基本功在于具有良好的人文素养、保持良好的心态；准确认知并领悟秘书与同事交往之道的4个要点；准确认知并领悟秘书与领导交往的4个策略。 学习目标学习目标模块一 秘书职业认知案例一：A秘书和B秘书 A秘书和B秘书同时进入某电子公司。刚开始，A是市场部经理秘书，B是销售部经理秘书。她俩都是名牌大学高材生，专业知识丰富，职业能力强，办事效率高。但俩人性格迥异，为人处事不同。A秘书比较谦虚温和，B秘书性格外向好强，脾气火爆。场景场景一一
18、:A秘书每天上班到公司，碰到同事，总是主动打招呼，说一句“早上好！”下班时同样很自然地与同事说一句“再见！”或者“明天见！”公司里的同事不管是熟悉的还是不熟悉的都感觉她这人不错，很懂礼貌，自然对她加深印象。加之她工作作风踏实，业务水平高，办事能力强，又肯帮忙做事，公司上上下下对她评价颇高。场景场景二二:B秘书本人办事能力很强，加之销售部在公司地位比较特殊，因此她的脾气比较牛。在公司里，她一般不主动理睬人，对那些能力不如她的人更是不屑一顾。她性格直爽，喜欢实话实说，有一次，她跟同事聊天时说“这个月的奖金拿到5000元，哈哈”，“老板星期天叫我出来陪酒，一位重量级客户哦”经常这样在办公室炫耀，同事
19、对她越来越反感。 案例导入案例导入案例一：A秘书和B秘书 场场景三景三:公司前台接待秘书小丽比较时髦。一天，小丽穿着一件民族风新款旗袍走进公司，A秘书看到她由衷地点赞一句：“小丽今天好靓哦！”小丽很开心地道声“谢谢”。B秘书看到小丽的新衣服却脱口说道：“哎呀，什么审美观呀！你这么胖乎乎的，怎么能穿旗袍？瞧你臃肿的，难看死了！”说得小丽一阵脸红，一整天不开心。场场景景四四:A秘书能力超强，办事稳妥，深得市场部经理信任，却在无意中得罪了市场部经理原来较为依赖的资深员工王萍。王萍是一位阿姨级的中年女性，工作多年，经验丰富，一向颇得经理信赖。而如今经理总是找A秘书商量工作，有点冷落王萍。王萍心中很是不
20、爽，开始找茬，冷嘲热讽A秘书。A的心胸开阔，依然十分尊重王萍。一天，王萍在电脑上工作，忽然电脑出了状况，上不了网，十分着急。A秘书见状，赶紧主动过来帮忙。A秘书的计算机技术很高，很快解决问题。这下子，王萍倒感觉十分过意不去，连忙道谢，心头的结就此解开。场景场景五五:两年之后，A由市场部经理秘书晋升为公司总经理秘书，B秘书却仍然保持原位。B秘书心中愤愤不平，整天想着：“凭什么我就不能升职？我做的哪样比她差？”这种心理一直伴随着B秘书的工作和生活。她总是带着怨气，工作也没有以前勤奋了，更有甚者她还因为不服气，有意无意的与总经理秘书A起了正面冲突，动不动就朝A发脾气，好像肚子里永远装着一大桶火药，随
21、时会爆炸。但是，A并没有与B一般见识，A做人颇有境界，一向宽以待人，因为她懂得人与人之间是不一样的，同事相处要学会容忍差异。其实，她心里面也觉得B秘书的能力很强，不能升职主要还是与同事沟通有问题，因此试着劝说B，希望她改一改自己的脾气，但是却招来B的嘲讽。久而久之，终于有一天，B秘书被叫到了总经理办公室，争强好胜了半天，却争来总经理的一句话：“你收拾东西走人吧！”B秘书忽然觉悟了模块一 秘书职业认知模块一 秘书职业认知39案例二 ：深受器重的总经理助理林女士是一家大型企业总经理助理。整天和老板打交道，林助理的策略是“多听，少说，多做”。她深切体验到，总经理助理的主要工作就是上情下达，按照老板的
22、指示行事。作为助理学会主动倾听是一种关键能力，因为绝大多数情况下，很多决策规定都是老板已经拍板了才会告诉助理。这个时候，作为助理只要听明白老板的话，准确领会他的意图，然后去执行即可。比如，老板交代重要事情时，林助理总是洗耳恭听，从来不会轻易地打断他，而是集中精力倾听，中间适当用“嗯”、“好的”之类词语，伴随着适当的表情神态，来回应老板的话。老板在吩咐完后会问是否清楚了。此时如果确实有些话没有听明白，林助理会适时提出来，及时确认指令。正是因为善于主动倾听，尊重老板，当好老板的得力助手，林助理逐渐得到老板的信任和器重。与领导沟通，主动的态度十分重要。总经理助理的工作是以领导工作为轴心进行上下、左右
23、、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了助理工作的被动性。怎样变被动为主动？ 林助理的经验有四个方面：一是争取同领导一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实；四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导有一致的认识，才有共同语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。日常工作中，要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按
24、计划列出个明细运行图。因为公司发展日趋庞大，公司管理也产生一些新问题。有时候老板还主动征求林助理对一些问题的看法。林助理发现，总经理性格直爽，比较开明，是个善于沟通，乐意与下属沟通的老板。于是，她会注意场合，选择时机，讲究技巧，巧妙地建言献策，向老板阐明自己对事情的看法，并提出建议。尤其是当老板偶有疏忽决策失误时，林助理会十分巧妙地给老板补台，以高度的责任感鼎立相助。模块一 秘书职业认知 案例1中有五个场景，比较分析A秘书和B秘书与人交往或成功或失败的缘由。其成功的经验或失败的教训对我们有什么启示？案例讨论案例2中林助理得到老板信任和器重的缘由是什么？详细分析并概括其成功的经验。模块一 秘书职
25、业认知39 知知识平台识平台一一、秘书人际交往的重要、秘书人际交往的重要性性职场人士离不开人际交往。而秘书职业更需要人际交往办会、办文、办事每项工作都离不开人际交流与沟通。秘书职位的枢纽位置决定其处在各种复杂的人际关系中，需要协调沟通上下、左右、内外的各种人际关系，从这个角度上说，优秀的秘书必须具备与各种各样人交往的能力，并构建出和谐的人际关系。和谐的人际关系有利于秘书工作的顺利开展，建立良好的工作环境，提高工作效率。在秘书的职业生涯中，拥有良好的人际交往十分重要。案例1中职场新人A秘书善于与人交往，因此职业生涯发展较为成功，两年后由市场部经理秘书晋升为公司总经理秘书；与之相反，B秘书人际交往
26、较为失败，最终被公司辞退。由此可见，一个秘书的成功与否与其能否处理好人际交往息息相关。因此，秘书要充分认识到人际交往的重要性，努力培养自身的人际交往能力，从而在与人交往和沟通交流中做到游刃有余。模块一 秘书职业认知20学会尊重 学会说话 学会倾听 学会微笑 二、秘书人际交往的基本功二、秘书人际交往的基本功美国心理学家马斯洛认为，人类有五种不同层次的需要，从低级到高级依次是：生理需要、安全需要、社交的需要、尊重的需要和自我实现的需要。尊重作为人类一种高层次的需要，它所引发的动机是主导性动机，具有很大的强度和激励力量，因而，它对人们行为的激励作用也是巨大的。人都有渴望被尊重的需要。有了尊重，秘书人
27、际交往就有了良好的基础。职场处处皆学问，如何说话更是重中之重。秘书人际交往不仅要学会倾听，还要讲究“说话”技能。会不会“说话”是一个人内在素质的外在表现，通过“说话”，别人能很清晰地看到你的个人素质和内在涵养。会不会说话是与知识储备、思维判断能力、语言感受力、观察应变能力、自我调节能力密切相关。有观点认为，学会倾听，把说话的权利让给别人，这是你学会人际交往的第一步。倾听是沟通双方、尊重对方的桥梁；倾听是取人之长，补己之短的良方；倾听是沟通的大智慧。因为善于倾听能激发对方的谈话欲，可以深入探测到对方的心理以及他的语言逻辑思维，这样才能更好地与之交往，促使更深层次的交流沟通。所以，学会倾听应该成为
28、每个渴望事业有成的秘书必不可缺的素质、必须掌握的技能。微笑就是在人的脸上露出愉快的表情，表示友善、谦恭、理解、认同、赞美等。普希金说过，世界上有一种不会凋谢的花朵，那就是微笑。秘书在与人交往过程中，要学会微笑，以此来传递真诚和善良，缩短人与人之间的距离，为深入交往创造和谐的氛围。微笑可以为秘书赢得更多的人脉关系。模块一 秘书职业认知01020304 谦和待人，避免炫耀 容忍差异，宽以待人 关心他人，提供帮助 真诚合作，克制嫉妒 三三、秘秘书书与同事的交往之道与同事的交往之道与同事相处，谦和低调是很重要的品质。每个人都有优点，每个人也有缺点。人和人的能力是不一样的。作为秘书，谦和低调是美德，不可
29、在办公室当众炫耀自己，当众炫耀只会招来麻烦。在工作中，同事之间经常要合作，正确的态度是工作要积极主动，同事之间要互通有无，相互配合，同甘共苦，学会双赢。当然，同事之间难免有竞争。竞争是进步的动力，是一种积极因素。但是，竞争不等于嫉妒。最可取的态度是向别人学习，同别人友好，相互谅解和支持，在互帮互学中共同进步。与同事相处，要学会容忍差异，接受不同的个性，宽以待人，友善相处。适当的赞美也是友善的表现。赞美是对他人的尊重，满足了对方的需求，能激起对方内心的愉悦感受，从而使双方在愉快中得到交流。工作和生活中难免会遇到一些波折和困难。平时要关心同事，乐于助人；当同事遇到困难的时候，应该主动关心，热情帮助
30、，这样，会让同事认为你是一个很好的合作伙伴，从而愿意与你共事，工作的效率也会提高很多。而且，帮助别人，自己也会感到温暖。模块一 秘书职业认知20尊重领导，认真倾听，尽职尽力 定位准确，防止越位，避免擅权 理解领导，主动沟通，提供服务 服从而不盲从，选择时机，适时补台 四四、秘秘书书与领导交往的策略与领导交往的策略 秘书理当充分尊重领导，在各方面维护领导的权威，支持领导的工作。助理与老板打交道的策略应该是“多听，少说，多做”，按照老板的指令行事。倾听领导讲话，不仅要了解讲话意思，还要能体会言外之意，能够把握要点。这样才能答复中肯，办事对路。只有善于主动倾听，尊重老板，当好领导的得力助手，秘书才能
31、逐渐得到老板的信任和器重。领导也是普通人，人人都有难念的经。聪明的秘书应该理解领导，积极为领导提供支持和服务，为领导分担压力，排忧解难。在公司里，要想脱颖而出被领导重用和提拔，经常与领导打交道，秘书应该具备灵气，有极强的悟性，还需要善于辨证思考，善于察言观色，准确理解领导的思路，为领导提供服务。秘书与领导相处，准确定位十分重要。找准位置，履行职责，明白什么事情该做，什么事情不该做，积极主动而不擅权越位，把握好尺度，这需要智慧，更是一种修养。对于超出自己工作范围的工作，即使能力足够，也不要插手，如此才能不越位、不越权，才能走出一条平稳的发展之路。作为下属，理当服从领导。但是，服从并不等于不加分析
32、的盲从。因为领导是人不是神，也难免会犯错，做出错误的决策，发出错误的指令。面对领导不妥的指令，聪明智慧的秘书应该深入分析领导的真实意图，选择时机，拾遗补缺，适时补台。模块一 秘书职业认知01020304 要有诚意，身心投入 要避免不良的习惯 适时询问，有效反馈 要有耐心，抓住要点 相关链接相关链接 倾听的技能倾听的技能任务1 上网搜索更多关于秘书交往的资料，包括秘书跨部门人际交往与沟通，秘书与外界的人际关系等。通过课外拓展学习、小组讨论等方式，总结出秘书处理这些人际关系的策略与方法；每组制作一份学习感悟，派代表登台演讲，与同学交流，时间不超过5分钟。任务2 根据秘书人际交往的知识，以小组为团队
33、，情景模拟本项目的几个案例，进一步体验秘书与同事、与领导应该如何交往。要求结合案例内容，进行改编和细化，撰写情景剧脚本，分组登台演绎。 技能训练 模块一 秘书职业认知秘书职业规划认知04秘书职业规划认知01准确认知秘书职业生涯规划的内涵，了解秘书职业生涯面临的挑战；02准确认知秘书职业的主要价值，领悟秘书职业的发展前景；03准确认知秘书职业生涯规划步骤，学会制订个人职业生涯规划书。案例导入孙强在五环国际商贸集团做宣传部主管的秘书，薪水不错，可是刚开始工作，孙强就像个打杂的，每天做的都是整理文件、端茶倒水。在大型宣传活动中孙强太年轻，经理不放心，只给他安排一些零散的小活儿。孙强有点沉不住气了。可
34、是他想到自己能够顺利找到工作得益于自己在大学阶段善于对自我进行职业规划和自我完善，现在他静下心来，决定好好规划一下自己的秘书职业生涯。他记得老师讲过职业生涯规划要先摸清自己的情况，再充分了解自己的工作环境和现状以及各个岗位所需的能力及基本素质，然后再准确定位，做出中长期计划，并不断调整，就会实现自己的职业目标。于是，他认真地进行了规划，他发现自己的专业是销售管理，其实更适合在公司的业务核心部门即销售部，但是销售部经常和外国公司打交道，需要很强的外语能力和国际礼仪知识。孙强详细分析了自己的情况，以图表形式做了规划。做了职业规划后，孙强再也不会觉得工作繁琐而乏味了，就算是再简单的琐事，孙强也把它们
35、纳入了实现未来目标的锻炼和提高，不断学习，处处实践，后来不仅受到了宣传部经理的重用，还逐渐显露了自己在销售方面的专业特长和过硬的素质。一次，老总要与外国公司谈判，而销售部主管的秘书生病了，孙强被临时调用接待。因为长期准备，孙强表现得十分出色，受到了老总的赞许。后来又抓住机会，孙强最终进入了销售部，成为最年轻的主管助理，向自己的理想成功迈进了一大步。案例一：孙案例一：孙强善做职业规划梦圆销售部强善做职业规划梦圆销售部案例导入琳达今年29岁，现担任某进出口公司文秘，工作已经6年了。照理说一切都是得心应手的，但是琳达近来心情颇不宁静。原来刚大学毕业的新人接二连三地进入公司工作，他们有着朝气蓬勃的脸庞
36、，带着初生牛犊不怕虎的冲劲，有的还显然是“皇亲国戚”，这些有利条件对他们而言如虎添翼，事业上更是蒸蒸日上。而自己仍然从事辅助工作，心里不是滋味，回想当年自己单枪匹马进公司拼搏，过五关斩六将，那感觉如同大海中的一叶扁舟，无论惊涛骇浪浪还是急风暴雨，自己都挺过来了。如今年龄上的优势感离她远去，失落感油然而生。眼看自己将进入而立之年，还是从事这份职业，内心交织着与日俱增的恐惧和自卑感，对工作的激情也被这种心理磨灭了。每天早上一睁眼，琳达就觉得一天特别难熬，觉得自己做秘书的日子到了头。事实上她的收入水平在好友眼中已经相当不错了。不过，争强好胜的她认为凭自己良好的业绩和资深的经验，可以不受别人压制。为摆
37、脱现状，她脑海里出现了一个念头跳槽。那么，往哪里跳？怎么跳？如何越跳越好？未卜的前途令琳达陷入迷茫。她坦言：自己除了从事秘书行业，对别的行业一无所知，另起炉灶也不知自己适合做哪行？如果不跳槽，难道自己继续面对后辈们虎虎生威的架势，甘愿一辈子当秘书？案例二：琳案例二：琳达的迷茫达的迷茫1.案例1孙强凭什么梦圆销售部？其职场成功的经验对我们有何启示？2.案例2中将入而立之年的秘书琳达为什么会感到迷茫？如何解决？案例讨论案例讨论秘书职业生涯规划的内涵知识平台：职业生涯即个人的职业经历，是指个人一生中在职业岗位上所度过的与职业活动相关的职业发展历程。秘书职业生涯规划的含义即指秘书人员在对个人性格特性和
38、素质能力等因素全面剖析的基础上，进行职业定位，树立自我发展目标，有针对性地制订科学合理的职业发展中长期计划。秘书职业生涯规划十分重要，可以起到道路指向的作用。秘书职业生涯面临的挑战“30岁女秘书”为何陷入内心困惑？如何解惑？如何应对职场挑战，创造成功的职业人生？C毕业于一所知名大学的英语专业。毕业后在上海一直从事秘书工作，现任外企中方总经理秘书。虽然所在公司待遇不错，但始终有一种紧迫感。她不想一辈子都当秘书，可五六年过去了仍找不到任何晋升机会。眼看曾经的同学升职的升职，结婚的结婚，至今依然单身的她心急如焚。她想过转行，可发现自己除了行政事务方面也没其他的一技之长了。眼看已到了而立之年，C不知道
39、自己还有多少青春可以等，十分困惑。案例分析困惑的C秘书，她们大都希望自己能够有一个发展更加广阔的平台，却又没有结合自身的特点清晰定位，对于未来的职业发展她们没有提早做好准备，导致未来的职业发展前景堪忧，难免会产生迷茫与困惑。竞争激烈、新人辈出这是一种社会的必然，而社会环境是无法转变的，对于每一位职场人士而言，尽力提高自己、完善自身是唯一的解决办法。职场成功的秘书都有一个共同的特点，那就是提前确立未来的发展方向，有一个准确的职业定位和一份系统可行的职业规划，切实把自身特点与工作实际结合起来，制定出符合自身发展轨迹的职业路标，以便管理好自己的职业生涯，少走弯路。在明确职业定位的基础上，依托中长期的
40、职业发展规划，在选定的行业领域大量地吸收专业的知识，紧跟时代的步伐及时充电，扬长避短，挖掘自身潜力，发挥自身优势，培养专业技能，这样，就能突破30岁的瓶颈、走出困境。职业生涯规划中最重要的项目，是知道什么时候该做什么事。秘书是需要不断学习和进步的成长型职业，秘书工作不是永恒不变的，学习是为了提高自己，提高自己之后才会有更美好的未来。简而言之，科学的职业规划可以降低职业发展成本，辩明发展道路上真正的机遇，集中精力做好对职业发展最有利的事情，从而取得不断的进步，实现自己的职业理想。秘书职业生涯的发展前景在三星集团30多个子公司的45名社长中，有21名曾经在秘书室任职。也就是说，左右三星集团大权的高
41、层领导中，将近一半是秘书出身。韩国每日经济周刊是一本专业致力于工商企业研究的杂志。他们曾对商界秘书出身的职员的工作活跃性做过抽样调查。调查主要针对2006年后在国内30家大集团中晋升为社长的人，共33名。通过对他们履历的分析，不难看出，这些毕业于工商或理工系的人中大部分都直接或间接地做过秘书工作。而现在，他们已经是管理生产现场的首席执行总裁了一个企业的兴盛是与企业掌门人的英明决策分不开的。而在工作中与掌门人直接对盘的往往是有过秘书经验的职员，能最快最直接地俯领会掌门决策意图的也是他们。因而，这类人能得到领导的赏识和重用应该是理所当然的事情。这也是有秘书经验的人占据企业内重要岗位的主要原因。小小
42、案案例例：三星集团，：三星集团，47%的社长是秘书出身！的社长是秘书出身！思考为什么三星集团的高层为什么三星集团的高层领导中将近一半是秘书领导中将近一半是秘书出身？出身？案例分析即由低级职位向高级职位发展。或是在秘书岗位上，由低层次向高层次秘书发展；或是指秘书岗位之外，如果得到领导赏识，秘书得到晋升成为高一级管理者。纵向发展横向发展即在组织内职位的横向变动，跨部门侧移。比如不少秘书的下一份工作往往是去人力资源部门做培训，尤其是女性，很适合为公司的员工做一些沟通、协调方面的培训工作；或者做一些企划案，把一些平常建立的员工关系发挥到极致。当秘书时，人与人之间的沟通，对外对内的联系非常频繁，这些关系
43、对做人力资源管理有很大帮助。发展前景表现：秘书是领导的助手，工作面广量大，时效性强，加之领导要求高，秘书人员压力山大。而这种压力恰恰给秘书提供了快速成长的环境和条件，使其能够充分发挥潜力，有利于秘书的自我提高，能把自己锻炼成为多面手。秘书工作本身的繁杂又使秘书了解的情况要多一些，接触的领域要宽一些，在视野和经验上都相对占优势，为今后的横向或者纵向发展积累经验。假如有幸遇到一位好领导，你可以跟着他学到很多东西，能够学习领导的思想、理念，能够学到高层的思维方式以及做人做事的风格。所以，秘书是最能学到东西的一个职业，秘书掌握的不是某一门专业技能，而是解决问题的思路和方法，以及为人处事、情商管理等多种
44、素养和能力。更何况，秘书位居领导身边，假如工作出色也特别容易被领导器重和欣赏。这些有利条件都便于秘书的快速升迁。如何进行秘书职业生涯规划01020304环境评估职业生涯规划还要充分认识并评估相关的环境，包括社会环境、工作环境、职业环境等环境因素对自己职业生涯发展的影响，分析环境条件的特点、发展变化情况，把握环境因素的优势与限制。对目标进行评估、反馈和调整职业生涯规划要在实施中去检验效果。在实施过程中，需要及时诊断生涯规划各个环节出现的问题，适时调整，查漏补缺，找出相应对策，以便对规划进行调整与完善。确立目标并制定计划确立目标是制定职业生涯规划的关键。一般而言，目标包括短期目标、中期目标、长期目
45、标和人生目标。需要综合各种主观、客观因素来确定职业生涯目标，并根据目标制定相应的行动计划及方案，包括长期计划（如十年计划）、中期计划（五年计划）、短期计划（如年度计划）等，把目标转化为具体的措施与实施方案。自我认知成功的职业规划，是从自我剖析开始的，通过扪心自问三个问题来全面、客观、深入地认识自己，了解自己的优点、缺点、性格、兴趣、能力等。技能训练任务1上网搜索更多关于秘书职业生涯规划的资料，进行拓展学习，认真思考如何让运用秘书职业生涯规划决胜职场、避免困惑。以小组为团队，制作一份学习感悟并派代表上台演讲。任务2根据秘书职业生涯规划的知识，以小组为团队，情境模拟本项目的几个案例，可以正反对比演
46、绎。要求合理想象，细化案例场景，撰写情境剧脚本，分组登台演绎。任务3请每位同学运用SWOT分析法进行自我认知分析，制定一份个人职业生涯规划，并以“我的职业理想”为题登台演讲，相互交流，时间为35分钟。秘书职业认知综合实训05实训目标通过撰写职业生涯规划，树立文秘专业学习的信心，明确自己的奋斗目标。03通过案例分析和情境模拟演示，准确认知秘书职业内涵，理解秘书工作特征，理解秘书职业的角色定位，深刻体会高级秘书的过人之处。02通过综合实训，将理论应用于实践，深刻领悟并掌握秘书职业的丰富内涵。01实训案例01案例一“微软”的女秘书02案例二高级秘书的过人之处实训案例案例1：“微软”的女秘书 微软总裁
47、比尔盖茨曾说过: “ 我和微软的成功因为有露宝。”露宝是微软总裁的秘书。正是这位42 岁的秘书，以一位成熟女性特有的缜密与周到，把公司看成是一个大家庭，里里外外打理得妥妥帖帖。 创业时的微软公司基本上都是年轻人，搞业务，搞推销都是一把好手，可是弄起内务，弄起管理方面的杂事，没有人能有耐心。微软的第一任秘书是个年轻漂亮的女大学生，除了自己份内的工作，对任何事情都是一副不闻不问的冷漠劲儿。盖茨深感对公司这些粗粗拉拉风风火火的年轻人来讲，应该有一位热心快肠、事无巨细的把后勤工作都能揽下来的总管式女秘书，不能总让这方面的事情分他的心，他有更重要的工作需要他倾尽心力。他要求总经理伍德立即解雇现任秘书，并
48、限时找到他所需要的秘书。 不久，盖茨在自己的办公室招见了伍德，问他需要的女秘书找到了没有。伍德一连交上几个年轻女性的应聘资料，盖茨看后都连连摇头。他理想中的女秘书应该干练、稳重、能干，而不是花瓶式的摆设。“难道就没有比她们更合适的人选了？”盖茨失望地责问伍德。伍德犹犹豫豫拿出一分资料递到盖茨面前，“这位女士做过文秘、档案管理和会计员等不少后勤工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，恐怕”不等伍德说完，盖茨已经一目十行地看完了这份应聘资料，“只要她能胜任公司的各种杂务而不厌其烦就行。” 就这样，盖茨的第二任女秘书、42岁的露宝上任了。露宝发现微软公司不同于其他公司，尤其是盖茨和艾伦，行为颇异于常人。
49、他们通常是中午到公司上班，一直工作到深夜，每周7天，莫不如是。假如偶然要在第二天早上会客，他们就在办公室睡到天亮。关心盖茨在办公室的起居饭食，成了露宝日常工作的一项内容，这使盖茨感到了一种母性的关怀和温暖，减少了远离家庭而带来的种种不适感。实训案例案例1：“微软”的女秘书 露宝在工作上也是一把好手。盖茨是谈判的高手，不过第一次会见客户时，也会使人产生小小误会。客户见到盖茨时，总不免怀疑眼前的小个子是不是微软公司的董事长，他们伺机打电话到微软公司核实，露宝接到这样的电话，总是和蔼可亲地回答：“请您留意，他是一个年纪看上去十六七岁，长一头金发，戴眼镜的男孩子，如果见到的是这样的形象，准没错，自古英
50、雄出少年嘛。”露宝的话化解了对方积郁在心头的疑虑。盖茨是很乐意与客人谈生意的，他经常到外地出差。微软公司所在的双园中央大厦，距离亚帕克基机场只有几分钟的车程，为了使工作尽可能的满负荷，他往往在办公室处理事情到最后的时刻，才驾驶着保时捷飞速前往机场。沿途经常超车，甚至闯红灯也时有发生，他急急忙忙把轿车驶进停车场放好，然后让露宝事后到机场取回，每次如此。因为超速驾驶，他收到过不少法庭的告票。等他进入机场，跑到飞机下边的时候，地勤人员已经开始收拾登机扶梯了。这种事情弄多了，露宝不免对盖茨担心，请求盖茨提前15分钟去机场，每逢盖茨要出差，她亲自督促，盖茨对露宝的执著与认真表示无奈。露宝把微软公司看成一
