1、秘书文档管理（第三版）陈祖芬2121世纪高等院校秘书学专业系列教材世纪高等院校秘书学专业系列教材中国高等教育学会秘书学专业委员会专家审定中国高等教育学会秘书学专业委员会专家审定第一章 文档与文档工作概述 第一章 文档与文档工作概述 第一节 文书与文书工作 1第二节 档案与档案工作2第三节 关系辨析：文档与文档工作3第一章 文档与文档工作概述第一节 文书与文书工作二、文书的作用三、文书的种类四、文书的稿本Add Your Text一、文书的概念五、文书工作概述六、文书工作的组织与管理第一章 文档与文档工作概述一、文书的概念v（一）“文书”一词的由来与演化 文书的产生与“文书”一词的产生孰先孰后？
2、 古代“文书”一词的四种含义？ （诗书古籍 ，公文案卷，契约形式 ，文章与书法的合称 ） “公文”、“文件”等词语的出现 现代，“文书”一词的两种含义 :物、人第一章 文档与文档工作概述一、文书的概念v（二）文书、公文、文件含义的联系与区别文件（广义）文书（广义）文件（广义）文书（广义）纸质文件（狭义文书）纸质文件（狭义文书）非纸质文件非纸质文件公务文书公务文书私人文书私人文书声像文件声像文件电子文件电子文件哪种适合集合概念，哪种适合个体概念？第一章 文档与文档工作概述想一想v这些称谓哪些符合人们使用惯例，哪些不符合？“历史文书”“中央文书”“省委文书”“中央一号文件”“上报公文”“信函”、“
3、会议记录”称“文件”吗？ 第一章 文档与文档工作概述二、文书的作用v指导v规范v联系v记载凭证等三、文书的种类v 按照文件载体的不同：纸质文件、感光介质文件、磁介质文件以及电子文件等；v 按照内容性质的不同：规范类文件、领导指导类文件、报请类文件、知照类文件、契约类文件和会议文件等；v 按照文件内容涉密程度的不同：绝密、机密、秘密、内部、限国内公开和对外公开等不同等级；v 按照行文方向的不同：上行文、平行文和下行文；v 按照文件处理时限的不同：平件、急件和特急件；v 按照文件来源的不同：收文、发文和内部文件；v 按照文件处理方式的不同：阅知件（阅件）和阅办件(办件)；v 按照文件形成者和使用范
4、围：公务文书和私人文书。第一章 文档与文档工作概述三、文书的种类v公私文书的界限有时候并不明确。公私文书的界限有时候并不明确。第一章 文档与文档工作概述四、文书的稿本（重点掌握）v 草稿v 定稿v 正本v 副本v 存本v 试行本v 修订本v 各种文字文本五、文书工作概述v文书工作机关形成、处理和管理公文的各个环节及其中相衔接的各项程序和手续。 v三个环节形成办理管理第一章 文档与文档工作概述六、文书工作的组织与管理v（一）文书工作的组织形式集中处理形式分散处理形式职权范围不大内部组织机构简单驻地集中公文往来不多基层、小型机关和企事业单位职权范围大内部组织机构多层次两级或两级以上或驻地分散公文往
5、来数量多第一章 文档与文档工作概述六、文书工作的组织与管理v（二）文书工作领导体制 各单位的文书工作？Text领导？指导？第一章 文档与文档工作概述六、文书工作的组织与管理v（三）文书工作的原则与要求 各类规定？ 原则：实事求是，准确、及时高效、安全、简便、集中统一。 要求：准确、及时、安全。 第一章 文档与文档工作概述第二节 档案与档案工作二、档案的价值三、档案的作用四、档案的种类Add Your Text一、档案的概念五、档案工作概述六、档案工作的组织与管理第一章 文档与文档工作概述一、档案的概念 v（一）“档案”一词的由来与演化 “典册”、“中”、“典籍”、“图籍”、“文献”、“文书”、
6、“文案”、“案卷”、“案牍”、“簿牍 国外第一章 文档与文档工作概述一、档案的概念v （二）对档案的定义理解 档案工作基本术语中对档案的定义： 国家机构、社会组织或个人 在社会活动中 直接形成的有价值的 各种形式的 历史记录。 因此，可以从六个角度理解档案的定义：来源、内容、本质属性、 价值、形式、历史记录。第一章 文档与文档工作概述二、档案的价值 v 档案的价值是指档案对于形成单位和社会的意义与作用。v 档案价值是由档案本身的各种因素和社会对档案利用需求二者的结合所决定的。v 档案具有凭证价值和情报价值。v 档案价值的实现的规律性：档案价值扩展律，档案机密性递减律，档案的科学文化作用递增律。
7、v 档案价值的实现，档案作用发挥的程度如何，取决于四个条件：档案利用实践、社会发展水平、社会制度和档案管理政策，社会档案意识、档案管理水平。 第一章 文档与文档工作概述三、档案的作用v （一）档案是行政管理的凭据v （二）档案是生产活动的依据v （三）政治斗争的工具v （四）科学研究的条件v （五）宣传教育的素材v （六）维护权益的法律书证第一章 文档与文档工作概述四、档案的种类v按照档案形成者的不同v按照档案内容性质的不同v按照档案所属时期的不同v按照档案所有权形式的不同v按照档案来源的存在形式的不同v按照档案内容所反映的社会实践活动性质的不同v按照档案的产生领域的不同五、档案工作概述 v广
8、义广义:档案工作是指整个档案事业的工作，包括档案档案工作是指整个档案事业的工作，包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科研工作、档案宣传与出版工作等；育工作、档案科研工作、档案宣传与出版工作等；v狭义狭义:档案工作主要指档案管理的各项业务工作，主档案工作主要指档案管理的各项业务工作，主要指档案室和档案馆的档案业务工作，即档案的要指档案室和档案馆的档案业务工作，即档案的收收集集、档案的、档案的整理整理、档案的、档案的鉴定鉴定、档案的、档案的保管保管、档案、档案的的统计统计、档案的、档案的检索检索、档案的、档案的编研编研和档案的
9、和档案的利用利用，一般也将其称为档案工作的八个环节。一般也将其称为档案工作的八个环节。六、档案工作的组织与管理 v（一）档案工作的基本原则 中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法规定：规定：“档案工作实行统一档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各个方面的利用。社会各个方面的利用。”v（二）档案事业管理体制：分散式和集中式 六、档案工作的组织与管理v（三）我国档案工作机构 1.公共档案馆 （1 1）国家档案馆）国家档案馆: :历史档案馆（第一历史档案馆，第二历史档案馆）历史档案馆（第一历史档案馆，第二历史档案馆）综
10、合性档案馆综合性档案馆 中央级（中央档案馆）中央级（中央档案馆） 地区级地区级 （2 2）专业档案馆）专业档案馆特殊载体档案馆：照片档案馆、地质资料馆、电特殊载体档案馆：照片档案馆、地质资料馆、电影资料馆等特殊载体档案馆；影资料馆等特殊载体档案馆；城市建设档案馆城市建设档案馆部门档案馆部门档案馆六、档案工作的组织与管理v （三）我国档案工作机构 2.内部档案机构 （1 1）企事业档案馆）企事业档案馆 （2 2）档案室）档案室 3.档案行政管理机构 4.新型档案机构 （1 1）文件中心：政府，商业）文件中心：政府，商业 （2 2）档案寄存中心）档案寄存中心 （3 3）档案事务所）档案事务所 我国档案工作机构在当今世界各国中是最为完整和系统的。第三节 关系辨析：文档与文档工作 一、文书与档案的关系文书档案第三节 关系辨析：文档与文档工作文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文书工作与档案工作在工作步骤上有联系。文书工作与档案工作的物质对象实质上是同一件事物，但就因为它们所处的阶段不同，工作目的、任务也是不同的。
