1、第一节 会议财务管理概述 会议财务管理是利用价值形式对会议财务活动的管理。会议财务管理的本质就是对会议资金的管理，其主要内容是研究会议运作时资金活动的过程及其规律。会议资金活动主要包括筹集资金、运用和分配资金。一、会议的财务目标 会议财务管理的首要任务也是制定财务目标，会议财务目标分为营利性和非营利性两种。二、会议财务活动的特点 第一阶段发生在会议筹备初期，资金活动的主要表现形式就是筹措资金。 第二阶段的资金活动主要表现为会议启动资金的消耗，筹备期间要购置少量的固定资产、支付会议各种活动的给用以及其他必要支出。第三阶段的资金活动是会议的收入，会议举行前的几个月是会议收入的高峰期，通过注册费和企
2、业赞助费的收入，形成会议的主要资金收入、第四阶段的资金活动是会议举行期间的资金支出，短短的几天将会议的全部收入支出了70%80%，从而保证了会议能够顺利进行。第五阶段也是最后一个阶段的资金活动是会议结束后剩余资金的分配，即会议结束后如果有少量的剩余资金，如何分配这些资金。 每个阶段性的财务活动的特点都很鲜明，第一和第三阶段主要表现为资金的流入，第二和第四阶段主要表现为资金的流出，最后一个阶段是资金的分配，会议资金活动表现为两入两出一分配的特点。三、会议财务管理的内容（一）会议财务计划管理会议财务管理首先是从财务计划管理开始的。（二）会议日常财务管理会议日常财务管理是按我国制定的财会政策和规定，
3、根据组织委员会批准的会议预算，由财会部门和人员进行日常的财务管理工作，内容包括会议资金管理、费用管理和会议余款的处理（三）会议财务分析财务分析是对会议财务状况的分析和研究，在对流动资金的应用和费用开支的分析中，检查会议的财务状况和存在的问题，提出切实可行的改进意见。四、会议财务管理人员（一）财务管理人员负责完成会议财务计划管理和会议的财务分析。（二）财会管理人员负责日常的财会工作五、会议的经费管理（通常贯彻以下原则）首先是要确定一位会议领导人负责会议全部支出二是不能轻易改变财务管理的授权任何其权限范围，也不能轻易改变授权人的财务决定，以免引起混乱。六、会议财会记账方式 我国的会计制度规定会议使
4、用现金法记账，即当收入实际收到和费用实际支付时才记录下收入和费用。举办国内会议时的收费情况也比较简单，会议代表通常只采用银行汇款和邮局汇款两种方式，款到后即可入账。第二节 会议财务预测一、会议财务预测概述（一）会议财务预测的目的 财务人员要根据会议财务活动的客观发展规律，利用已经掌握的财务知识和手段，对会议未来的财务状况作出预先的推测和判断。根据预测得到的数据编制会议财务预算。（二）会议财务预测的基本程序1、确定预测目标和制订工作方案2、搜集和整理资料3、选择预测的方法4、进行预测5、分析预测的结果，提出预测报告二、会议财务预测的主要内容（一）会议规模的预测会议预算是以会议规模，也就是参加会议
5、的人数为最主要的基础数据编制而成的。（二）会议固定支出的预测 会议支出有两类：固定支出和可变支出。（三）会议保本人数的预测保本人数=会议固定支出/（注册费-每位代表的可变支出）（四）会议收入的预测（五）经济环境的预测第三节 会议预算编制一、概述（一）编制会议预算的目的在会议财务预测的基础上，编制会议预算能够提供一个定量的会议财务计划，既反映出会议固定支出和可变支出可能是多少，也估算了会议收入是多少，预算总结反映了最终会议的盈亏。（二）会议预算的组成 会议预算主要由会议收入和支出两部分组成，支出部分又分为固定支出和可变支出两大部分。会议预算可以采取多种形式编制，预算列表是常用的一种形式。预算列表
6、可分成几级管理，常用的为两级管理。每级预算中都要进行项目分类，就是在预算列表总列出各项。最方便编制预算的表格形式是采用财务管理中最常用的损益平衡表的模式来制定。（三）编制会议预算的程序 编制预算的先后顺序依次为编制会议的固定支出、可变支出、会议的收入和预算总结。价格手册估计会议人数历史数据计算会议支出估算会议收入预算总结会议组委会批准二、会议固定支出（Fc） 会议固定支出主要包括初期申办费用、市场宣传费、考察活动的相关费用、征文、通知印刷和邮寄的费用、特邀演讲人的参会费用、会议机构有关活动的费用、会场和设备的租金、基本办公费用、人工费用、会议工作人员的参会费用等项。（一）申办费用 主要是指在申
7、办和“竞标”会议时所支出的费用。目前我国申办国际会议时费用大部分来自行政事业费，因而在编制会议预算时经常不将这笔费用计入会议的总支出中。（二）公关宣传费用1、在国内外杂志刊登广告费用2、会议通知、招贴画等宣传品的印刷、邮寄、散发费用。 第一轮、第二轮会议通知、招贴画等宣传品的印刷当然是需要费用的，邮寄需要邮寄费，在相近的其他国际和国内会议上散发也需要一些食宿、交通费等。3、会议网页费用 制作互动式网站，代表可以在网上提交论文、注册和付费，代表和有关机构还可以随时上网查阅各种信息，费用就比较昂贵了。4、召开会议新闻发布会费用 邀请记者参加会议新闻发布会、请媒体记者帮助作会议宣传是需要支付一定的费
8、用的，主要包括场地费、饮料费、媒体记者的“车马费”，有时请媒体记者吃饭还需要餐饮费。（三）办公费用1、购置办公设备费（购置计算机、打印机、传真机和复印机等设备）2、基本办公费（租用办公室的费用、文具费、交通费、印刷费和招待费等）3、通讯费（随着互联网广泛应用到会议筹备中，传真费用占会议总支出的比例越来越少，将来可能在预算中把它合并到办公费用中）4、财务管理费（为会议提供会计服务工作的机构的财务服务费） （四）人工费用 是指支付给会议工作人员的工资、奖金和其他福利费用。1、专职工作人员的工资 大型会议聘用的专职工作人员，有时长达几年，他们的工资、福利、社保基金和医疗保险应作为固定支出2、兼职人员
9、的劳务费 会议机构中的大部分工作人员都是兼职人员。在会议筹备期间，大量的节假日和业余时间被占用，应发给他们审稿费、编辑费和劳务费等3、会议期间临时员工的劳务费、交通和通讯补助 会议期间需要大量的临时工作人员，他们每天的工作时间一般长达十几个小时，应按规定给他们劳务费。4、翻译费用 国际会议需要书面翻译和口头翻译，需要支付翻译人员的翻译费。有些国际会议安排同声传译，还要支付同声传译译员的费用。（五）付给PCO的服务费（六）会议机构的会务费用 会议期间，各委员会和秘书处要定期开会。（七）考察活动费用1、旅费（考察人员在考察期间所支付的城市之间的交通费）2、住宿费（考察人员在考察期间所支付的住宿费）
10、3、餐饮费 4、交通费（考察城市所支付的交通费）（八）特邀演讲人的参会费用1、一般费用 会议通常只对大会的特邀演讲人提供旅费、住宿费、餐费和交通费，费用的标准可与每个演讲人协商。2、演讲费 是指发给特邀演讲人的演讲费，可分为几个档次，大会的特邀演讲人最多，分组会的特邀演讲人少一些。（九）会议领导的参会费用 会议领导主要指来自会议主办单位和承办单位以及国际组织的负责人，如国际组织的主席、秘书长等人员，会议要为这些负责人支付参会费用，支出的费用种类和标准与会议特邀演讲人基本相同。（十）会场和设备租金 会场和设备租金这两部分支出也可以计入固定支出，通常租用会场和设备的费用相对是高的1、主会场 在我国
11、基本上所有的会议中心和宾馆的会场租金都是按单元计价的，会议组织者应该尽量将开幕式、特邀大会演讲、闭幕式等活动集中在几个单元，这样可以节省不少场租金。2、分会场 分会场的租金相对比较便宜。3、会议机构用房4、设备（有些设备是会议室不一定配备的就要租借了）5、网吧（很多会议为会议代表在会场附近设置一个区域，专门供代表免费上网。这部分费用包括租用计算机和租用互联网专用电缆两项费用）三、会议可变支出（Vc）（一）餐饮费 餐饮费是会议可变支出中比例最大的一笔费用，一般能占到注册费收入的65%左右。1、宴会2、招待会3、茶歇/咖歇4、会议午餐（二）会议资料印刷费1、论文集2、会议内容摘要3、会议资料汇编4
12、、最终程序手册和会议指南5、注册通知书（第三轮会议通知）（三）邮寄费1、论文录取通知书邮寄费2、注册通知书邮寄费3、签证邀请信邮寄费（四）代表用品费用1、名卡2、请柬和各种票证费用3、文具费用4、资料包费用（五）同声传译接收器（六）付给PCO的服务费 如果是按注册的人数来支付PCO的服务费，这笔费用可计算在可变支出中。（四）会议收入（一）会议注册费 注册费是会议最主要收入，是决定会议能否做到收支平衡的绝对因素。1、注册费种类1）代表注册费：会议正式代表交纳全额注册费2）会员注册费：有的会议为吸引代表加入该组织，该组织的会员可适当地减少一些注册费3）会议演讲人注册费：有些会议对演讲人进行奖励，免
13、交或者降低他们的注册费4）学生注册费：在规定年龄下，如一般为30岁，并有文件证明的在校学生的注册费通常远少于全额注册费，但注册费所包含的项目也应相对减少，通常不包含会议的宴会和会议旅游等项目。5）陪同人员注册费：通常陪同人员缴纳的注册费是代表注册费的一半或更少，视注册费中所包含的项目而定。6）国内代表注册费：绝大多数的国际组织同意参加会议的我国代表可以适当降低注册费的交纳水平。2、注册费中所包含的项目（1）正式代表 出席开幕式和参加所有会议、论文集（或光盘）、文件包（胸卡、final program、笔记本）茶/咖歇、招待会、参观会议附设展览会、工作午餐、会议纪念品、文娱演出、宴会、专业参观和
14、会议旅游。2）学生 学生注册费内容基本和代表相同，但不包含宴会、旅游和文娱演出等项目。（3）陪同人员 出席开幕式和招待会、参观会议附设展览会、会议纪念品、文娱演出、宴会和会议旅游等。3、注册费的计算 当预测出会议的基本人数和计算出会议固定收入后，并决定了注册费所包含的项目，可用下列公式计算出注册费的收费水平。 其中D为参加会议的代表人数，C为不可预见费。不可预见费的数额通常可按总支出（Fc+Vc）的5%和20%来计算。也可用ccFVCRDccccVCVFV4、缴纳注册费的时间期限优惠 会议设置一个注册截至日期，在这个截至日期之前注册的代表的注册费可适当优惠。注册截止日期通常设在会前几个月，根据
15、会议规模大小而定，千人以上的大会，要在会前34个月；小的会议只要12个月即可。提前注册的代表可减少20%的注册费；而对于学生和陪同人员，由于原来的注册费就比较低，提前注册的注册费不应再降太多。（二）赞助、补助费 要使会议的财务预算做到平衡，首先考虑的是寻求对会议的赞助和补助。目前我国举办的各类会议或多或少都能得到一些赞助或补助，包括企业赞助、基金赞助和政府部门的补助。（三）宾馆的佣金 （四）旅游收入（五）展览收入五、预算总结 按以上的程序编制出的会议预算，如果预算总结中收入大于支出，预算可以通过；如果收入小于支出，就要进行调整，调整的方法也已经做了介绍。会议的预算编制完成后，由会议秘书处报组织委员会审查批准，如果是国际组织的会议，有时还需要经国际组织批准。六、预算调整（一）预算调整的原因 1） 由于预算中的金额是根据预测和估算的数据编制的，与实际发生的金额总会有些差距，需要不断调整，预算表中每项支出的金额，既有预算金额，也有实际金额，在每项费用支出后可将这两项金额相比较，当相差较大的情况出现，财务人员必须向会议组委会报告，调查原因并及时作出调整。2）由于预算主要以预测的人数为基础进行编制，当人数发生变化时，也要调整预算。（二）预算调整的时机1、论文征集结束后的调整2、这册截止后的调整3、突发事件后的调整
