1、第五章 收发文办理及办毕文件处置 学习目标 v本章重点掌握发文处理程序的一般过程，了解发文处理各工作环节的内容，掌握会商、核稿、签发、校对、用印、登记、分发等环节。同时还要着重掌握收文处理的一般过程，了解各工作环节的内容，掌握分办、拟办、批办、承办、催办、查办、注办的方法与要求。了解办毕公文处置活动的基本内容，掌握清退、销毁、立卷归档的范围及有关规范性要求。 第一节 发文办理 二、制发阶段 一、撰文阶段 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节。发文办理定义发文办理定义（一）（一）草拟草拟1 1、文件写作的要素、文件写作的要素：主旨、材料、
2、结构、语言。2 2、文件撰拟的步骤、文件撰拟的步骤：领导交拟，明确主旨；了解情况，选取材料；全面构思，拟定提纲；起草正文，反复修改。3 3、文件拟写的基本要求、文件拟写的基本要求一、撰文阶段审核的审核的作用作用1、文稿审核能提高文件的质量2、文稿审核能控制文件的数量3、文稿审核能直接辅助领导工作（二）审核审核的审核的形式形式1、集体审核2、个人审核核稿的核稿的分工分工1 1、起草部门：、起草部门：起草部门主要负责人主要把握内容关；2 2、办公部门：、办公部门：对行文、内容和形式关进行全面审核；发文办理程序上的审核特发文办理程序上的审核特指办公厅（室）的审核。指办公厅（室）的审核。3 3、起草部
3、门的分管领导：、起草部门的分管领导：对行文、内容和形式关进行全面审核；4 4、单位主要负责人：、单位主要负责人：对文稿作出终审5 5、内容涉及两个或两个以上单位职权、内容涉及两个或两个以上单位职权范围的文稿：范围的文稿：有关单位会审，主办单位全面审核，其他单位侧重于审核与自己职权范围相关的内容。业务部门起草单位名义行文业务部门起草单位名义行文的文稿，审核包括的文稿，审核包括4 4个层面个层面mhtmht 业务部门名义行文的文稿，业务部门名义行文的文稿，业务部门自行审核业务部门自行审核 审核的审核的范围范围1、行文审核2、政策审核3、措施审核4、程序审核5、文字审核6、格式审核（三）（三）签发签
4、发1、签发的意义2、签发的要求3、签发的原则（一）（一）复核复核1、审批、签发手续是否完备2、附件材料是否齐全3、格式是否统一、规范二、制发阶段（二）（二）缮印缮印1、打字与排版2、校对3、印刷与装订（三）（三）用印用印1、用印应先填写用印登记表。2、用印时，应严格按照领导已批准的用印份数加盖印章。3、盖印应认真负责，所盖印章要清晰端正。4、不得在空白信纸、介绍信上盖印，以防弊端。5、用印后，应根据用印登记单填写用印登记簿。（四）（四）登记登记1 1、发出前必须登记。、发出前必须登记。2 2、内部发文和外部发文均须登记。、内部发文和外部发文均须登记。3 3、登记项目内容一般包括文件基本情、登记
5、项目内容一般包括文件基本情况、签收、整理归档情况三个方面。况、签收、整理归档情况三个方面。4 4、登记完毕，附上送文回执单装封。、登记完毕，附上送文回执单装封。作用：作用：便于文件的统计；便于文件的查便于文件的统计；便于文件的查找利用；也是核对交接文件的凭据。找利用；也是核对交接文件的凭据。传递方式传递方式设置机构设置机构主要针对的文件类型主要针对的文件类型直接送达发文机构1、需紧急送达的；2、重要或机密机密的；的；3、需立即办理并反馈的；4、距离不远，直接送达安全、便捷的普通邮递邮政部门无保密要求的文件机要通信邮政部门秘密、机密文件秘密、机密文件机要交通一般为党政军机关重要保密文件保密文件文
6、件交换一般为党政军机关除了绝密件，均可传递除了绝密件，均可传递电信传递电信系统党政机关无保密要求文件重要保密文件互换文本合同、协议书、意向书等注意：注意：1 1、涉密、紧急、领导亲启件必须在信封上标注；、涉密、紧急、领导亲启件必须在信封上标注；2 2、涉密件封口处加粘密封条，并加盖骑缝章。、涉密件封口处加粘密封条，并加盖骑缝章。（五）（五）分发分发第二节 收文办理 二、办理阶段 一、接收阶段 收文办理指对单位受到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办等环节。收文办理定义收文办理定义签收内容内容1、清点文件实际数量；、清点文件实际数量；2、核对投递单或送文登记簿上登陆的内容是、核对投递
7、单或送文登记簿上登陆的内容是否属实；否属实；3、查验封装情况、到达时间；、查验封装情况、到达时间；4、履行签收手续；、履行签收手续；5、启、启封查验内容是否准确。封查验内容是否准确。意义意义1、收文办理工作的启始环节；收文办理工作的启始环节；2、确保外部文件的合法进入；、确保外部文件的合法进入；3、明、明确交接双方的责任。确交接双方的责任。对象对象文件传递系统传来的所有文件文件传递系统传来的所有文件形式形式1、大、中机关设内、外收发，二次签收；、大、中机关设内、外收发，二次签收；2、小机关一般只设一个收、小机关一般只设一个收发，一次签收。发，一次签收。要求要求外收发：外收发：1、认真核对数量、
8、内容；、认真核对数量、内容；2、认真检查封套、封口、密封标、认真检查封套、封口、密封标签情况；签情况；3、核对无误，签字并注明收文日期；、核对无误，签字并注明收文日期；4、简单登记后及、简单登记后及时妥善转送。时妥善转送。内收发：内收发：1、做好内外收发之间的交接；、做好内外收发之间的交接；2、除了亲启件外进行启封；、除了亲启件外进行启封；3、取净文件和随附的发文通知单；取净文件和随附的发文通知单；4、检查来文内容是否准确；、检查来文内容是否准确；5、对于初次来文的单位，应保留其信封，若要复文时可依据封套上对于初次来文的单位，应保留其信封，若要复文时可依据封套上该单位的地址与邮政编码等。该单位
9、的地址与邮政编码等。一、接收阶段登记内容内容1、文件的主要数据；、文件的主要数据；2、文件运转、处理的主要数据；、文件运转、处理的主要数据；3、文件交接、文件交接的数据。的数据。作用作用1、便于文件查找利用；、便于文件查找利用；2、便于文件统计；、便于文件统计；3、核对、交接文件的凭、核对、交接文件的凭据。据。范围范围1、文件传递系统（应建立内、外两大系统）传来的、需要承办的、文件传递系统（应建立内、外两大系统）传来的、需要承办的（阅知、办理、办复）文件；（阅知、办理、办复）文件；2、带有密级的资料；、带有密级的资料； 3、外出参加会、外出参加会议或活动带回的议或活动带回的“帐外文件帐外文件”
10、步骤步骤1、每份文件首页右上角加盖、每份文件首页右上角加盖“收文章收文章”；2、分类（根据收发文数量、分类（根据收发文数量确定具体方案）按序逐份登记。确定具体方案）按序逐份登记。形式形式簿册式、联单式、电脑登录簿册式、联单式、电脑登录方法方法1、按收文时间顺序；、按收文时间顺序；2、按发文机关；、按发文机关；3、按收文内容性质；、按收文内容性质；4、按文、按文件类型，如阅件和办件、急件和平件、密件与一般文件等。件类型，如阅件和办件、急件和平件、密件与一般文件等。要求要求1、完整反映收文信息；、完整反映收文信息；2、简化手续；、简化手续；3、保证登记的及时安全，一、保证登记的及时安全，一般应将般
11、应将将密件与平件分开登记将密件与平件分开登记。审核对象对象下级机关上报的需要办理的公文。下级机关上报的需要办理的公文。意义意义1、体现依法行政的精神；、体现依法行政的精神；2、强化对下级机关来文的质量控制。、强化对下级机关来文的质量控制。审核重点审核重点概括来讲，还是审概括来讲，还是审“三关三关”，行文关、内容关、形式关。，行文关、内容关、形式关。审核后文审核后文件的处置件的处置1、符合规定的，及时拟办并送领导批办或直接送有关部门承办。、符合规定的，及时拟办并送领导批办或直接送有关部门承办。2、不符合规定的，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单、不符合规定的，经办公厅（室）负责人批准后，
12、可以退回呈报单位并说明理由。位并说明理由。二、办理阶段拟办拟办批办（请办）批办（请办）定义定义指单位办公部门或业务部门的负责人及有指单位办公部门或业务部门的负责人及有关人员对需办理的文件提出建议的工作。关人员对需办理的文件提出建议的工作。是指由单位或部门的领导人对文件办理是指由单位或部门的领导人对文件办理提出批示性意见的工作。提出批示性意见的工作。主体主体办公部门或业务部门负责人及有关人员办公部门或业务部门负责人及有关人员领导人领导人内容内容谁办理、办理程序、办理时限。重要来文，谁办理、办理程序、办理时限。重要来文，提出建议或相关方案。提出建议或相关方案。大体与拟办相同。大体与拟办相同。范围范
13、围1、上级机关下发或交办的文件；、上级机关下发或交办的文件；2、经审核符合规定的下级机关来文；、经审核符合规定的下级机关来文；3、平行关系的、平行关系的单位需办复的文件；单位需办复的文件；4、内容涉及几个业务部门的文件；、内容涉及几个业务部门的文件；5、无惯例可循的文件；、无惯例可循的文件；6、重、重要的人民来信；要的人民来信；7、内容重要的来文。、内容重要的来文。性质性质建议性的，协助领导决策、减少处理文件建议性的，协助领导决策、减少处理文件时间。时间。决定性的，是领导人行使职权、直接办决定性的，是领导人行使职权、直接办理公务的体现，是收文办理的依据。理公务的体现，是收文办理的依据。意见意见
14、写作写作1、拟请、拟请部门办理；部门办理；2、拟请、拟请部门部门研究提出执行方案，报经领导批准后下发；研究提出执行方案，报经领导批准后下发；3、拟请、拟请部门于部门于月月日前办复；日前办复；4、拟请拟请阅（批）示。阅（批）示。一般一般“同意同意”。要求要求1、应写在、应写在文件处理单文件处理单的拟办栏内；的拟办栏内；2、符合要求的书写材料，符合要求的书写材料，字迹工整。字迹工整。1、批文完毕必须签署姓名与日期；、批文完毕必须签署姓名与日期；2、下级来文批文可写在批示域，也可写在下级来文批文可写在批示域，也可写在文件处理单文件处理单上，其它文件应写在上，其它文件应写在文件处理单文件处理单上；上；
15、3、符合要求的书写、符合要求的书写材料，字迹工整。材料，字迹工整。承办定义定义 专指文件在办理程序上的处置专指文件在办理程序上的处置，不必考虑内容实现如何。，不必考虑内容实现如何。方法方法1、阅知；、阅知；2、办理（承办部门在规定的时限内归还来文，承办即告结办理（承办部门在规定的时限内归还来文，承办即告结束）；束）；3、办复（、办复（复文发出，办复遂告结束）。复文发出，办复遂告结束）。要求要求1、及时办理；、及时办理；2、文件交接，、文件交接，严格履行手续；严格履行手续；3、承办完毕及时留注；、承办完毕及时留注；4、承办完毕，文件退给文件管理人员保管。承办完毕，文件退给文件管理人员保管。催办催
16、办定义定义文秘部门对文件办理所进行的督促与检查的工作。文秘部门对文件办理所进行的督促与检查的工作。意义意义防止文件积压，提高办文效率。防止文件积压，提高办文效率。范围范围文件办理的诸多环节均可使用。文件办理的诸多环节均可使用。重点重点送负责人批示或者交有关部门办理的文件。送负责人批示或者交有关部门办理的文件。对象对象对内催办；对外催办。对内催办；对外催办。方法方法1、一般文件定期催办；、一般文件定期催办；2、紧急文件跟踪催办；、紧急文件跟踪催办；3、重要文件重点催、重要文件重点催办。办。注办注办定义定义文件办理完毕后将其承办情况和结果进行注明的工作。文件办理完毕后将其承办情况和结果进行注明的工
17、作。意义意义1、避免漏办、重复办理；、避免漏办、重复办理；2、必要时对文件办理的过程和责任人等、必要时对文件办理的过程和责任人等查考提供依据；查考提供依据；3、明确文件已办毕，为文件调阅和整理提供便利。、明确文件已办毕，为文件调阅和整理提供便利。内容和方法内容和方法1、阅件，签注阅知，并标注姓名和日期；、阅件，签注阅知，并标注姓名和日期；2、办复文件，承办人注、办复文件，承办人注明是否已经办复、复文字号、日期；明是否已经办复、复文字号、日期；3、对于使用电话、面谈等方方、对于使用电话、面谈等方方式结解决的，注明时间、地点、对方受话人员、主要内容等，并由式结解决的，注明时间、地点、对方受话人员、
18、主要内容等，并由承办人员签名。承办人员签名。要求要求1、必须及时；、必须及时；2、一般应写在批示域、文件处理单、一般应写在批示域、文件处理单、文件办理情文件办理情况登记表况登记表；3、内容必须完整准确。、内容必须完整准确。查办查办定义定义针对上级和本级单位领导交办、批示的文件对承办单位进行督查落针对上级和本级单位领导交办、批示的文件对承办单位进行督查落实并回报办理结果的工作。实并回报办理结果的工作。原则原则围绕单位的中心工作，为领导服务；尊重和依照有关单位及职能部围绕单位的中心工作，为领导服务；尊重和依照有关单位及职能部门，督促、检查帮助使之完成有关事项；实事求是，全面、客观、门，督促、检查帮
19、助使之完成有关事项；实事求是，全面、客观、准确地反馈办理结果。准确地反馈办理结果。程序程序1、查办立项；、查办立项；2、查办交办；、查办交办；3、查办办理；、查办办理；4、办结反馈；、办结反馈；5、立卷、立卷归档。归档。要求要求1、紧急文件要跟踪查办，重要事项要重点查办；、紧急文件要跟踪查办，重要事项要重点查办；2、查办人员要定、查办人员要定期向有关领导汇报承办情况和承办结果。期向有关领导汇报承办情况和承办结果。第三节 办毕文件的处置 二、办毕文件处置方法 一、办毕文件的界定 界定界定1、参阅性文件。2、办复性文件。3、时效性较长的规范类文件一、办毕文件的界定处置方处置方法法1、清退2、销毁3、暂存4、整理归档二、办毕文件处置方法
