1、2022-5-121什么是档案?平常工作中要收集什么材料?档案材料的保管?档案的整理?档案的两大天然属性：查考、凭证三个要求：原始性、真实性、有效性2022-5-122文书档案专业档案：教学（教务和学籍）、教科研科技档案：校安工程会计档案电子档案人事档案其他档案：资助档案2022-5-123学校档案的主要门类 归档文件收集主要讲两个问题：1.归档文件的收集内容；2.归档文件的收集方法与要求。2022-5-124一、广义上收集文件材料的范围一、广义上收集文件材料的范围 如果按照文件的外在特征和内在特如果按照文件的外在特征和内在特性，一个立档单位从广义上应收集的文件性，一个立档单位从广义上应收集的
2、文件材料大致有：红头文件、白头文件、内部材料大致有：红头文件、白头文件、内部文件、证明性文件、契约性文件、报道性文件、证明性文件、契约性文件、报道性文件、记载性文件和公布性文件。文件、记载性文件和公布性文件。归档文件收集内容归档文件收集内容文书档案的收集范围文书档案的收集范围5 1 1收集收集“红头文件红头文件”。所谓所谓“红头文红头文件件”，是指文件首页上方的有关内容和格式，是指文件首页上方的有关内容和格式套红印制的公文，如通知、通报、请示、批套红印制的公文，如通知、通报、请示、批复、报告、决议、决定、意见、函、纪要等。复、报告、决议、决定、意见、函、纪要等。 2 2收集收集“白头文件白头文
3、件”。所谓所谓“白头文白头文件件”，是指文件首页即为白纸黑字的文件材，是指文件首页即为白纸黑字的文件材料，如会议材料、经验介绍、领导讲话、人料，如会议材料、经验介绍、领导讲话、人民来信、典型调查、专题报告等。民来信、典型调查、专题报告等。6 3 3收集本单位内部使用的文件。收集本单位内部使用的文件。如各如各种会议记录，内部使用的规章制度、工作计种会议记录，内部使用的规章制度、工作计划、总结，某些花名册、统计表、登记表等。划、总结，某些花名册、统计表、登记表等。 4 4收集证明性文件。收集证明性文件。如党、团、工会如党、团、工会组织关系介绍信及存根，干部职工分配、调组织关系介绍信及存根，干部职工
4、分配、调动工作时的行政、工资关系介绍信及存根；动工作时的行政、工资关系介绍信及存根；属国有资产的房产证、土地证等。属国有资产的房产证、土地证等。 5 5收集契约性文件。收集契约性文件。如协议书、合同、如协议书、合同、意向书等。意向书等。7 6 6收集报道性文件。收集报道性文件。如新闻媒体如新闻媒体关于本单位重要事件的新闻报道通稿、关于本单位重要事件的新闻报道通稿、照片、录音录像带，本单位领导答记者照片、录音录像带，本单位领导答记者问等。问等。 7 7收集记载性文件。收集记载性文件。如年鉴、志如年鉴、志书、大事记、组织沿革、工作日记等。书、大事记、组织沿革、工作日记等。 8 8收集公布性文件。收
5、集公布性文件。如通告、公如通告、公告等。告等。8 二、二、以以“我我”为主，全面收集本单位形成为主，全面收集本单位形成的文件的文件 “ “我我”，即本单位。本单位制发的文件，即本单位。本单位制发的文件，是与本单位的工作活动同步形成、不可再生的是与本单位的工作活动同步形成、不可再生的原始记录，其内容直接地、系统地、全面地记原始记录，其内容直接地、系统地、全面地记载了本单位的各项活动，反映了本单位的基本载了本单位的各项活动，反映了本单位的基本面貌。本单位的文件如果从全县、全市、全省、面貌。本单位的文件如果从全县、全市、全省、全国的意义上讲，其价值可能无足轻重，但是全国的意义上讲，其价值可能无足轻重
6、，但是对于本单位而言，它就是最重要的文件了。对于本单位而言，它就是最重要的文件了。 9因为没有任何其他单位的文件可以代替本因为没有任何其他单位的文件可以代替本单位文件的内容。因此，收集时，每个立单位文件的内容。因此，收集时，每个立档单位都应该充分重视收集本单位的文档单位都应该充分重视收集本单位的文件，把本单位形成的文件作为文件收集的件，把本单位形成的文件作为文件收集的主体，进行全面收集。假如收集时少收漏主体，进行全面收集。假如收集时少收漏收了某些文件，那么今后很可能因这些文收了某些文件，那么今后很可能因这些文件无处弥补而引为憾事。件无处弥补而引为憾事。10 三、三、以以“我我”为主，重点收集外
7、单为主，重点收集外单位形成并直接针对本单位人和事的文件位形成并直接针对本单位人和事的文件 外单位制发的与本单位工作有直接外单位制发的与本单位工作有直接针对性的文件材料，从一个侧面记载和针对性的文件材料，从一个侧面记载和反映了本单位的工作活动，因而应作为反映了本单位的工作活动，因而应作为收集的重点。所谓收集的重点。所谓“有直接针对性的文有直接针对性的文件材料件材料”从文件的来源看，主要指以下从文件的来源看，主要指以下几种：几种：11 1 1上级机关文件。上级机关文件。上级机关的文件，其上级机关的文件，其内容必须同本单位工作有较密切的关系，如果内容必须同本单位工作有较密切的关系，如果缺少了这部分文
8、件，就不能全面、完整、系统缺少了这部分文件，就不能全面、完整、系统地反映本单位工作的主要情况和基本面貌。所地反映本单位工作的主要情况和基本面貌。所谓有较为密切的关系是指：上级机关文件内容谓有较为密切的关系是指：上级机关文件内容必须记载、反映本单位工作情况；必须属于本必须记载、反映本单位工作情况；必须属于本单位专业主管工作和职责范围内的工作，并需单位专业主管工作和职责范围内的工作，并需要贯彻执行的；必须是针对本单位的并需要直要贯彻执行的；必须是针对本单位的并需要直接办理的；必须属于本单位进行工作的依据和接办理的；必须属于本单位进行工作的依据和需要执行的方针、政策等等。需要执行的方针、政策等等。1
9、2 2 2同级机关文件。同级机关文件。部分党委和政府部分党委和政府的职能部门，如教育局、组织部、编办、的职能部门，如教育局、组织部、编办、公务员局等部门形成的内容针对本单位公务员局等部门形成的内容针对本单位（或包括本单位在内）的诸如人事任免、（或包括本单位在内）的诸如人事任免、机构编制、下达计划等文件材料。这些同机构编制、下达计划等文件材料。这些同级或不相隶属机关形成的此类文件亦具有级或不相隶属机关形成的此类文件亦具有很强的直接针对性。很强的直接针对性。13 3 3下级机关文件。下级机关文件。下级单位某些文下级单位某些文件材料实际上是本单位工作活动直接的具件材料实际上是本单位工作活动直接的具体
10、反映，其直接针对性是不言而喻的。如体反映，其直接针对性是不言而喻的。如本单位指定下级汇报、总结的材料，下级本单位指定下级汇报、总结的材料，下级向本单位的请示、报告，上报的统计表向本单位的请示、报告，上报的统计表册、典型专题材料，以及下级向本单位反册、典型专题材料，以及下级向本单位反映的重要情况、问题和建议等。映的重要情况、问题和建议等。14 概括地讲，外单位形成、与本单位有概括地讲，外单位形成、与本单位有密切联系即有密切联系即有“直接针对性直接针对性”的文件主要的文件主要有以下几个方面：有以下几个方面： （1)1)上级的批复与下级的请示。（上级的批复与下级的请示。（2)2)有关本单位人员各种具
11、体问题的。（有关本单位人员各种具体问题的。（3)3)有有关本单位机构、编制问题的。（关本单位机构、编制问题的。（4)4)有关本有关本单位各种计划、控制数字的。（单位各种计划、控制数字的。（5)5)以上级以上级机关名义转发的本单位文件。（机关名义转发的本单位文件。（6)6)文件内文件内容针对本单位主要职能的。容针对本单位主要职能的。15 四、四、以以“我我”为主收集文件的意义为主收集文件的意义 一个一个立档单位是立档单位是“个体个体”，一个行政区域内几，一个行政区域内几十个立档单位则是十个立档单位则是“整体整体”。假如每个立档单位在。假如每个立档单位在收集时都收集时都以以“我我”为主，那么为主，
12、那么几十个立档单位的文几十个立档单位的文件材料汇集起来记录的将是件材料汇集起来记录的将是“整体整体”的情况。比如，的情况。比如，某县级市有部、委、办、局、学校、乡镇、街道共某县级市有部、委、办、局、学校、乡镇、街道共135135个一级单位，如果每个一级单位，如果每个个立档单位都把自己形成立档单位都把自己形成的文件和针对本单位人和事的外来文件收齐，全市的文件和针对本单位人和事的外来文件收齐，全市135135个单位的文件的个单位的文件的“集体记忆集体记忆”就能全面反映该就能全面反映该市各行各业某年度、某年代或某个历史阶段的总体市各行各业某年度、某年代或某个历史阶段的总体面貌。面貌。 16反之，若这
13、反之，若这135135个单位都忽视收集自己形成个单位都忽视收集自己形成（或针对本单位）的文件材料，反而刻意收（或针对本单位）的文件材料，反而刻意收集那些与本单位职能无直接针对性的从中央集那些与本单位职能无直接针对性的从中央到地方的各级党政领导机关的文件材料，如到地方的各级党政领导机关的文件材料，如果是这样，收集工作则走进了误区，其后果果是这样，收集工作则走进了误区，其后果一是自己的文件收集得残缺不全，反映不了一是自己的文件收集得残缺不全，反映不了本单位的历史状况，二是若干年后这本单位的历史状况，二是若干年后这135135个单个单位的档案移交给当地档案馆，将造成档案馆位的档案移交给当地档案馆，将
14、造成档案馆馆藏大量的、无意义的重复。馆藏大量的、无意义的重复。17 因此，以因此，以“我我”为主是文件收集中十分重要的为主是文件收集中十分重要的问题。在具体操作时必须注意两点：问题。在具体操作时必须注意两点： 第一，确定哪些文件是重点收集的对象，不能第一，确定哪些文件是重点收集的对象，不能一概而论地认为红头文件、上级文件都很重要，主一概而论地认为红头文件、上级文件都很重要，主要应从文件内容是否反映本单位职能活动和基本面要应从文件内容是否反映本单位职能活动和基本面貌方面考虑。貌方面考虑。 第二，每个立档单位的工作活动都不是孤立的，第二，每个立档单位的工作活动都不是孤立的，它都和上下左右的单位保持
15、着一定的联系。本单位它都和上下左右的单位保持着一定的联系。本单位和外单位的这种联系是一个有机的整体，只有把自和外单位的这种联系是一个有机的整体，只有把自己形成的文件和针对本单位人和事的外来文件两者己形成的文件和针对本单位人和事的外来文件两者很好地结合起来，才能确保很好地结合起来，才能确保“我我”单位文件的齐全单位文件的齐全完整。完整。18党群文件行政管理文件财务管理文件人事管理文件后勤管理文件19 主要由学籍管理、教学管理、业务考绩等材料组成。 是学校主要职能活动形成的材料，学校的历史就体现在教学档案的完整程度上。201. 新生录取名册 （永久）2. 新生花名册 （永久）3. 本校毕业生花名册
16、 （永久）4. 本校毕业生情况统计 （永久）5. 本校毕业生毕业证书存根 （永久）6. 本校学生学籍卡 （永久）7. 本校学生变动情况统计 （永久）8. 本校入学通知书存根 （永久）9. 本校残疾儿童名册及测试结果 （永久）10. 学生奖励、处分的材料 （永久）11. 学历证明存根 （永久）211. 市教育局、教研室关于公布学生各项竞赛获奖的通知 2. 本校表彰三好学生、品学兼优、奖学金获奖名单 3. 本校总课程表、人课时表、作息时间表4. 本校质量验收统计5. 本校体育成绩及体质健康评价表 6. 本校学生综合素质评定报告册 7. 本校教学卫生监测、统计材料8. 本校各科教学计划 9. 本校第
17、二课堂活动意见、总结及活动材料10. 本校第二课堂活动记载册11. 本校校务工作日志12. 本校各教研组工作手册 13. 本校班主任工作手册 14. 本校各科备课笔记查阅情况记载 15. 本校各科作业查阅情况记载 2216. 本校随堂听课情况记载 17. 本校调代课记录18. 本校各科样卷19. 本校各科总评成绩统计20. 本校各科试卷分析表 21. 本校体育课外活动记载 22. 本校体育小型竞赛安排及成绩记录 23. 本校体育运动队训练资料24. 本校新教师培训材料 25. 本校各科教师教学竞赛材料（校内）26. 本校学生学科竞赛材料（校内）27. 各科优秀教案及评课稿28. 本校毕业生健康
18、卡29. 本校校历、周历、作息时间、考试安排、值班记录及有关统计表 30. 本校领导国旗下讲话 231. 专业技术职务评审表2. 学历、学位证书复印件 3. 职称资格证书复印件 4. 教师资格证书、聘书复印件5. 职称计算机合格证6. 普通话证书 7. 教育教学能力证书复印件 8. 专业培训证书复印件 9. 获奖证书复印件 10. 年度考核表复印件 11. 学年考核表 12. 教育教学论文鉴定表 13. 班主任材料14. 公开课材料 15. 指导学生竞赛获奖材料 16. 指导青年教师材料17. 其他教育教学成果材料 24第一步：第二步：第三步：第四步：2022-5-1225立卷准备收集文件材料
19、划分归档和不归档文件材料归档文件不归档文件另行处理区分归档文件材料的立卷年度当年度立卷文件它年立卷文件归入相应年度第五步：第六步：第七步：2022-5-1226区分文件材料作者的级别地方上级业务上级本级文件业务下级平行级确定文件材料的类别归属A类B类C类D类E类区分各类内文件材料的保管期限永久文件长期文件短期文件第八步：第九步：第十步：第十一步：第十二步：2022-5-1227案卷组合卷内文件排列拟写案卷标题编页号填写卷内、全引目录和备考表填写卷内目录填写全引目录填写备考表第十三步：第十四步：第十五步：第十六步：第十七步：第十八步2022-5-1228装订案卷填写案卷封面编制目录号、案卷号、归
20、档号和填写卷脊填写案卷目录撰写文书立卷说明案卷排列 是指会计凭证、会计帐簿、财务报告会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。29（1）会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。（2）会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。（3）财务报告：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表附表、附注及文字说明，其他
21、财务报表。（4）其他：银行存款余额调节表、银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。注意：采用电子计算机进行会计核算的单位，应将打注意：采用电子计算机进行会计核算的单位，应将打印出的纸质文件与电子文件一并归档。印出的纸质文件与电子文件一并归档。30分 类 方 案归 档 范 围保管期限备 注种类类别会 计 文 件 材 料 （Zk）凭证（Zkp）1、各种原始凭证、记帐凭证和汇总凭证30年帐簿（Zkz）1、明细分类、分户帐；日记帐、总帐30年2、银行存款帐、现金出纳帐30年3、固定资产明细帐（固定资产报废后存5年）财务报告（Zkb）1、年度预、
22、决算报表永久2、月报表、季报表10年其它（Zkq）1、会计移交清册30年2、会计档案保管清册、销毁清册永久3、银行对帐单、银行余额调节表10年31各经办科室，在每年第一季度前，将上一年形成的电子文件整理完毕后移交综合档案工作人员；电子文件起名格式：文号+文件正题名如：莆政法201456号关于开展年度总结的通知 .doc综合档案工作人员负责将各科室上交的电子文件集中排序，用一次性写入光盘备份复制两套，存放在综合档案室，并将集中起来的电子文件在单机上提供利用。32每年收集完整文件材料并进行档案组卷整理后，建立电子档案目录，同时挂接电子文件。*电子档案目录的录入有福建省地方标准，全省统一。这个需要档
23、案管理软件的配合，有需要的话，可以到市档案局复制一套单机版的机关档案室软件进行使用，目前政务网上的网络版的档案管理软件暂不能进行挂接原文。（保密安全问题）33将本单位在一个年度内每次会议或者活动所形成的照片归为一类，每一类放入一个文件夹，按时间先后分开。文件夹取名规则：年度时间（如：20140521）+会议或者活动名称。文件夹内建立一文件“说明.txt”,在txt文本内，编写对“组文件夹”内所有照片内容的概括说明，编写出包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者、其他相关信息在内的综合说明，人物要标明照相时的身份、职务及其照片中的位居顺序。3435刻录光盘刻录光盘（1）刻录要求：数码照片档案应定
24、期刻录成光盘保管。为保证图像数据的安全，应采用只读型光盘作为存储载体，最好使用质量好、容量大的单片盒装DVD光盘。刻录时选择“一次性写入”方式，并使用低速刻录方法。刻录光盘时，应一式三套：一套封存保管，一套供查阅利用，一套移交市档案局，套别分别用字母A、B、C表示。36刻录光盘刻录光盘（1）刻录要求：数码照片档案应定期刻录成光盘保管。为保证图像数据的安全，应采用只读型光盘作为存储载体，最好使用质量好、容量大的单片盒装DVD光盘。刻录时选择“一次性写入”方式，并使用低速刻录方法。刻录光盘时，应一式三套：一套封存保管，一套供查阅利用，一套移交市档案局，套别分别用字母A、B、C表示。37（2）刻录内
25、容：按时间顺序排列的数码照片文件夹，在文件夹里是顺序排列的数码照片及说明文件。（3）光盘封面光盘封面结构为：单位名称年度数码照片+套别。档案库房不能在底层、也不能在顶层，要设置在环境安全的地方档案库房要做到八防：1.防火 2防潮 3防尘 4防有害生物 5防盗 6防光 7防虫霉 8防水38 文件收集方法文件收集方法 一、按收发文登记簿收集一、按收发文登记簿收集 收文登记簿收文登记簿和和发文登记簿发文登记簿是立档单位公文收进和发出的流水登是立档单位公文收进和发出的流水登记簿册。按收发文登记簿收集文件的记簿册。按收发文登记簿收集文件的方法是：方法是：39 1 1发文。发文。 本单位的发文，要指定专人
26、负责登记、本单位的发文，要指定专人负责登记、编号、盖章。文件在盖章后应当即留下两份编号、盖章。文件在盖章后应当即留下两份存档（一份作为档案保存，另一份留待编辑存档（一份作为档案保存，另一份留待编辑发文汇集发文汇集用）。凡未交定稿的正件不发；用）。凡未交定稿的正件不发；用不规范字迹材料拟写、审核、签发公文的用不规范字迹材料拟写、审核、签发公文的要退回重写；定稿、附件不齐的不予盖章。要退回重写；定稿、附件不齐的不予盖章。这样，在把住发文质量的同时，控制了发文这样，在把住发文质量的同时，控制了发文的存档数量，保证了发文的完整和准确。的存档数量，保证了发文的完整和准确。40 档案人员如果未身兼文书收发
27、（或机要）档案人员如果未身兼文书收发（或机要）一职，则应主动及时地收集发文，不等不一职，则应主动及时地收集发文，不等不拖，尽可能做到在文件发出的同时收齐印拖，尽可能做到在文件发出的同时收齐印件、定稿、附件或被转发件等。在翌年初件、定稿、附件或被转发件等。在翌年初按按发文登记簿发文登记簿清收文件时，要宁宽勿清收文件时，要宁宽勿严，先把文件收齐，至于是否归档，可留严，先把文件收齐，至于是否归档，可留待下一道工序鉴别。待下一道工序鉴别。 41 2 2收文。收文。 对外单位的来文，要根据本单位具体情况建对外单位的来文，要根据本单位具体情况建立收文登记制度。大单位来往文件多，可按行文立收文登记制度。大单
28、位来往文件多，可按行文关系分上级来文、下级来文、同级来文分类登记。关系分上级来文、下级来文、同级来文分类登记。中小单位可按收文流水顺序登记。来文份数较多中小单位可按收文流水顺序登记。来文份数较多的，在公文处理的同时留足归档份数。来文只有的，在公文处理的同时留足归档份数。来文只有一份而且需要归档的，要在文件处理单上加盖明一份而且需要归档的，要在文件处理单上加盖明显戳记，如显戳记，如“此件办（阅）后退回归档此件办（阅）后退回归档”字样，字样，并在并在收文登记簿收文登记簿中登记标题处加盖中登记标题处加盖“归档归档”印章，印章， 42文件办完退回后，即在文件办完退回后，即在“归档归档”处打钩，处打钩，
29、表示文件已存档。对领导有重要批示的文表示文件已存档。对领导有重要批示的文件，如能够复印的，可在登记的同时将原件，如能够复印的，可在登记的同时将原件存档，复印件送经办部门或人员。件存档，复印件送经办部门或人员。 一般情况下，按一般情况下，按收文登记簿收文登记簿收集收集文件是在一个工作年度结束之后进行。收文件是在一个工作年度结束之后进行。收集时，要对照集时，要对照收文登记簿收文登记簿的记载的记载一一一一收齐。对某些滞留在外的文件，要按照收收齐。对某些滞留在外的文件，要按照收文办理程序追踪收集。文办理程序追踪收集。43 二、按二、按“账外文件明细表账外文件明细表”收集收集 如果把如果把收文登记簿收文
30、登记簿和和发文登记发文登记簿簿比作两本比作两本“账账”，那么账外文件就是，那么账外文件就是指未经指未经收文登记簿收文登记簿和和发文登记簿发文登记簿登记的文件材料，如会议记录、领导讲话、登记的文件材料，如会议记录、领导讲话、典型材料、表册、协议、介绍信、大事记典型材料、表册、协议、介绍信、大事记等。等。 44账外文件中蕴藏着极为重要的信息资源，账外文件中蕴藏着极为重要的信息资源，它对某些账内文件（收发文登记簿）起着它对某些账内文件（收发文登记簿）起着重要的补充作用。如果不注重账外文件的重要的补充作用。如果不注重账外文件的收集，往往会影响档案的齐全和室藏档案收集，往往会影响档案的齐全和室藏档案的整
31、体作用发挥，也影响档案信息资源的的整体作用发挥，也影响档案信息资源的有效利用。由此可见，账外文件收集是整有效利用。由此可见，账外文件收集是整个档案收集工作中的一部分。立档单位的个档案收集工作中的一部分。立档单位的档案室应根据本单位工作活动和文件形成档案室应根据本单位工作活动和文件形成的规律，将必须收集的账外文件列出明细的规律，将必须收集的账外文件列出明细表，登记入账，适时收集。表，登记入账，适时收集。45 为了保证账外文件材料收集的顺利进行，应从为了保证账外文件材料收集的顺利进行，应从以下几个方面开展工作：以下几个方面开展工作： （一）普及档案法律知识，印发文件归档范围（一）普及档案法律知识，
32、印发文件归档范围 立档单位要通过一定的方式和途径普及档案法立档单位要通过一定的方式和途径普及档案法律知识，使本单位人员明了档案法律中关于档案必律知识，使本单位人员明了档案法律中关于档案必须集中统一管理的原则和个人不得据有公务文件的须集中统一管理的原则和个人不得据有公务文件的规定；打印分发本单位文件材料归档范围，使领导规定；打印分发本单位文件材料归档范围，使领导和有关人员熟悉本岗位需要归档的文件种类，适时和有关人员熟悉本岗位需要归档的文件种类，适时将办完的文件材料归档。将办完的文件材料归档。 46 （二）建立文件送交制度（二）建立文件送交制度 立档单位要建立工作人员送交文件材料制度，立档单位要建
33、立工作人员送交文件材料制度，对各工作人员职责范围内产生的文件材料，特别是对各工作人员职责范围内产生的文件材料，特别是不带版头、没有发文字号的白头文件，要列入收集不带版头、没有发文字号的白头文件，要列入收集归档范围。凡外出开会、学习、考察、参观带回的归档范围。凡外出开会、学习、考察、参观带回的文件材料，要先登记后借阅。对领导经办的账外文文件材料，要先登记后借阅。对领导经办的账外文件，如请领导批阅的文件、亲启件、负责同志来往件，如请领导批阅的文件、亲启件、负责同志来往的重要文件、领导讲话稿、向上级汇报工作的提纲、的重要文件、领导讲话稿、向上级汇报工作的提纲、检查工作形成的文件等，由秘书负责定期收集
34、并归检查工作形成的文件等，由秘书负责定期收集并归档。档。单位召开的大型会议，由会议秘书组指定专人单位召开的大型会议，由会议秘书组指定专人47负责会议材料的收集；小型专业会议或部负责会议材料的收集；小型专业会议或部门牵头召开的会议，由会议主办部门指定门牵头召开的会议，由会议主办部门指定专人负责会议材料的收集；领导机构召开专人负责会议材料的收集；领导机构召开的例会，如党委会议、局长办公会议、校的例会，如党委会议、局长办公会议、校长办公会议等，所形成的会议材料，由会长办公会议等，所形成的会议材料，由会议记录人负责收集；参加上级机关（包括议记录人负责收集；参加上级机关（包括业务主管部门）召开的各种会议
35、带回来的业务主管部门）召开的各种会议带回来的材料，其中与本单位工作活动有密切联系材料，其中与本单位工作活动有密切联系的部分，由与会人员集中后交本单位档案的部分，由与会人员集中后交本单位档案部门。部门。48 （三）不断疏通账外文件收集渠道（三）不断疏通账外文件收集渠道 立档单位档案室一方面要重视平时收集，经立档单位档案室一方面要重视平时收集，经常深入各业务部门清查各类账外文件，了解各经办常深入各业务部门清查各类账外文件，了解各经办人员手中所掌握的文件材料，了解业务部门的活动人员手中所掌握的文件材料，了解业务部门的活动情况及账外文件形成的原因，使整个收集工作心中情况及账外文件形成的原因，使整个收集
36、工作心中有数，做到有的放矢，随时收集，及时归档，而不有数，做到有的放矢，随时收集，及时归档，而不要等到年终再去查、找、对；另一方面档案室应做要等到年终再去查、找、对；另一方面档案室应做好档案信息开发利用工作，为领导和各职能部门提好档案信息开发利用工作，为领导和各职能部门提供方便，使之愿意把自己经办和工作中形成的账外供方便，使之愿意把自己经办和工作中形成的账外文件交出来。文件交出来。49 （四）以必要可行的措施，控制账外文（四）以必要可行的措施，控制账外文件的收集件的收集 可将部门和人员的岗位职责与年度考核、可将部门和人员的岗位职责与年度考核、效能建设、奖惩措施挂钩；对外出公干人员，效能建设、奖
37、惩措施挂钩；对外出公干人员，应规定必须先向档案部门移交带回的文件，应规定必须先向档案部门移交带回的文件，后到财务部门报销费用开支；对调离人员，后到财务部门报销费用开支；对调离人员，应规定必须先移交个人手头保存的文件，后应规定必须先移交个人手头保存的文件，后到人事部门办理调动手续。到人事部门办理调动手续。50 三、三、“四个结合四个结合”收集法收集法 一是全面动员与个别清收相结合。立一是全面动员与个别清收相结合。立档单位在年初或年终收集整理档案时，都档单位在年初或年终收集整理档案时，都分别在单位干部职工大会和办公会议上作分别在单位干部职工大会和办公会议上作清退文件的动员，要求各部门限期清退。清退
38、文件的动员，要求各部门限期清退。每次动员后，档案人员要及时到各部门督每次动员后，档案人员要及时到各部门督促收集。对单位领导和因公外出人员存有促收集。对单位领导和因公外出人员存有的文件材料，则进行个别清收的文件材料，则进行个别清收。 51 二是一般要求和指名要求相结合。如二是一般要求和指名要求相结合。如遇有的部门因其他原因不能将文件材料清遇有的部门因其他原因不能将文件材料清退尽的，由档案人员按收文簿逐文核对检退尽的，由档案人员按收文簿逐文核对检查和回忆，一旦发现短少的文件，就具体查和回忆，一旦发现短少的文件，就具体指名催收。指名催收。 三是发动员工主动清退和档案人员具三是发动员工主动清退和档案人
39、员具体帮助相结合。在全面发动的同时，办公体帮助相结合。在全面发动的同时，办公室组织档案人员到各部门逐个了解收集或室组织档案人员到各部门逐个了解收集或清退文件的进度，及时发现和帮助解决工清退文件的进度，及时发现和帮助解决工作中存在的问题。作中存在的问题。52 四是清退四是清退“账内文件账内文件”和收集和收集“账外账外文件文件”相结合。相结合。“账外文件账外文件”因未作收发因未作收发文登记，所以收集比较困难。可发动有关文登记，所以收集比较困难。可发动有关部门的人员以普查和回忆的方式，理线部门的人员以普查和回忆的方式，理线索，跟踪追迹。对某些无索，跟踪追迹。对某些无“账账”可查的会可查的会议文件及重
40、要的专题材料，进行逐年、逐议文件及重要的专题材料，进行逐年、逐季或逐月回忆，开了哪些会，谁参加，再季或逐月回忆，开了哪些会，谁参加，再找组织会议的部门和人员要文件，文件不找组织会议的部门和人员要文件，文件不齐的，尽可能补充配套。齐的，尽可能补充配套。53 四、四、“把关收集法把关收集法” 第一关：收文发文关。收发文要尽快第一关：收文发文关。收发文要尽快登记，避免漏登。收集时，应与收发文登记登记，避免漏登。收集时，应与收发文登记簿核对，凡登记在册尤其是应收集归档的，簿核对，凡登记在册尤其是应收集归档的，一件也不能少，如发现缺少，要查明原因，一件也不能少，如发现缺少，要查明原因，及时收回或设法予以
41、补救。及时收回或设法予以补救。 第二关：工作计划关。收集人员要了解第二关：工作计划关。收集人员要了解本单位及各部门年度工作计划，弄清一年内本单位及各部门年度工作计划，弄清一年内要完成哪些工作任务，有计划地查询、催收要完成哪些工作任务，有计划地查询、催收文件材料。文件材料。54 第三关：盖章用印关。凡加盖单位第三关：盖章用印关。凡加盖单位公章的文件都要留足归档份数，以免事后公章的文件都要留足归档份数，以免事后收集。收集。 第四关：内部文件关。了解本单位第四关：内部文件关。了解本单位内部文件的形成者和种类，适时进行收集。内部文件的形成者和种类，适时进行收集。 第五关：外出人员关。通过相关制第五关：
42、外出人员关。通过相关制度和控制措施，及时收集外出人员带回的度和控制措施，及时收集外出人员带回的文件材料。文件材料。 第六关：临时活动关。掌握本单位第六关：临时活动关。掌握本单位临时性大型活动，主动收集文件材料。临时性大型活动，主动收集文件材料。55 第三节第三节 文件收集要求文件收集要求 一、要完整地收集文件材料一、要完整地收集文件材料 （一）要注意收集范围的完整性（一）要注意收集范围的完整性 收集文件材料时，应当把本单位所有的部门和收集文件材料时，应当把本单位所有的部门和可能形成或存留文件的个人纳入收集范围，列为收可能形成或存留文件的个人纳入收集范围，列为收集对象，以整个单位为收集圈的外延，
43、进行全方位集对象，以整个单位为收集圈的外延，进行全方位立体式收集，不留盲区和死角，最大限度地收齐本立体式收集，不留盲区和死角，最大限度地收齐本单位在一定时期内形成的全部文件材料。为此，档单位在一定时期内形成的全部文件材料。为此，档案人员应当做到：案人员应当做到：56 1 1全面了解本单位的基本职能和内部全面了解本单位的基本职能和内部各机构的职责，从总体上把握单位与部门各机构的职责，从总体上把握单位与部门开展职能活动的规律、特点以及文件材料开展职能活动的规律、特点以及文件材料在形成、分散、流动、管理和使用等方面在形成、分散、流动、管理和使用等方面的信息；根据所了解、所把握的情况，对的信息；根据所
44、了解、所把握的情况，对每个部门及有关人员形成的、应收集的文每个部门及有关人员形成的、应收集的文件材料的范围、种类、数量等作出规定，件材料的范围、种类、数量等作出规定，并以制度的形式予以确认实施。并以制度的形式予以确认实施。 57 2 2把文件材料的形成、积累、整理纳把文件材料的形成、积累、整理纳入各部门的具体职责和工作人员岗位责任制，入各部门的具体职责和工作人员岗位责任制，并对部门文件材料的形成与积累进行必要的并对部门文件材料的形成与积累进行必要的指导，把完整地收集文件材料落到实处。指导，把完整地收集文件材料落到实处。 （二）要注意单项活动形成的文件材料（二）要注意单项活动形成的文件材料的完整
45、性的完整性 对每一项具体的活动所形成的文件材料，对每一项具体的活动所形成的文件材料，要逐份收集，避免缺漏，以求达到整个活动要逐份收集，避免缺漏，以求达到整个活动形成的文件材料的齐全完整。形成的文件材料的齐全完整。 58 例如，某次会议形成例如，某次会议形成1818份文件材料，会议结束后份文件材料，会议结束后收集了收集了1818份，那么这次会议的文件材料就收集得很完份，那么这次会议的文件材料就收集得很完整。为此，可以依据系统论的原理开展文件材料的收整。为此，可以依据系统论的原理开展文件材料的收集工作：集工作： 1 1同一问题的文件材料，可以从提出问题、处同一问题的文件材料，可以从提出问题、处理问
46、题、解决问题的角度逐一收集。理问题、解决问题的角度逐一收集。 2 2同一会议的文件材料，可以根据会议议程表同一会议的文件材料，可以根据会议议程表或文件清单逐一收集。或文件清单逐一收集。 3 3同一事件的文件材料，可以从材料的形成、同一事件的文件材料，可以从材料的形成、调查处理、结束过程逐一收集。调查处理、结束过程逐一收集。 4 4同一专题的文件材料，可以根据专题的发展同一专题的文件材料，可以根据专题的发展过程逐一收集。过程逐一收集。59 （三）要注意保持有密切联系的文件逻辑（三）要注意保持有密切联系的文件逻辑上的完整性和单份文件形式上的完整性上的完整性和单份文件形式上的完整性 有些文件，如请示
47、与批复、转发件与被有些文件，如请示与批复、转发件与被转发件、正件与附件、印件与定稿，它们之转发件、正件与附件、印件与定稿，它们之间具有相互依存的因果逻辑关系。保持这种间具有相互依存的因果逻辑关系。保持这种逻辑关联，就是保持文件的完整性，如果缺逻辑关联，就是保持文件的完整性，如果缺了其中之一，比如有印件而无定稿、有正件了其中之一，比如有印件而无定稿、有正件却无附件，有转发件但缺被转发件，则破坏却无附件，有转发件但缺被转发件，则破坏了文件之间逻辑上的完整性。另外，对单份了文件之间逻辑上的完整性。另外，对单份文件而言，文件的张页亦要保持完整。文件而言，文件的张页亦要保持完整。60 二、要准确地收集文
48、件材料二、要准确地收集文件材料 文件的准确性，除了文件正文内容的真实文件的准确性，除了文件正文内容的真实性、有效性等要求之外，主要是指每份应当收集性、有效性等要求之外，主要是指每份应当收集的文件，其印件内容与定稿内容要相符；印件要的文件，其印件内容与定稿内容要相符；印件要盖有公章；公文的拟稿、审核、签发手续要完备；盖有公章；公文的拟稿、审核、签发手续要完备；原始记录要有具体的时间和确切的地点；所收集原始记录要有具体的时间和确切的地点；所收集的公文的格式和字迹材料，要符合国家标准的公文的格式和字迹材料，要符合国家标准党党政机关公文格式政机关公文格式、发文稿纸格式发文稿纸格式和和党政党政机关公文处
49、理工作条例机关公文处理工作条例的规定。这就要求档案的规定。这就要求档案人员应当关注文件的形成质量，把档案管理对文人员应当关注文件的形成质量，把档案管理对文件质量的要求贯穿于公文处理过程，做到超前控件质量的要求贯穿于公文处理过程，做到超前控制。制。61 第四节第四节 建立归档制度建立归档制度 在正常情况下，立档单位档案室的收在正常情况下，立档单位档案室的收集工作主要是指单位内部文件材料的归档。集工作主要是指单位内部文件材料的归档。所以，各立档单位建立健全归档制度十分必所以，各立档单位建立健全归档制度十分必要，它不仅能确保档案室有连绵不断的档案要，它不仅能确保档案室有连绵不断的档案来源，为开展各项
50、业务工作提供条件，而且来源，为开展各项业务工作提供条件，而且也是为国家积累档案财富的重要保证。也是为国家积累档案财富的重要保证。62 在一个立档单位，如果文件整理和在一个立档单位，如果文件整理和档案管理由单位档案员一人兼管，则由档案管理由单位档案员一人兼管，则由档案员负责本单位文件材料的归档工档案员负责本单位文件材料的归档工作。如果文件由本单位各业务部门（处作。如果文件由本单位各业务部门（处室、科室、股室）收集整理，则由各业室、科室、股室）收集整理，则由各业务部门兼职档案员负责本部门文件的归务部门兼职档案员负责本部门文件的归档工作；立档单位档案员对各部门兼职档工作；立档单位档案员对各部门兼职档
