1、常用公文写作与处理常用公文写作与处理 1公文的概念和作用公文的概念和作用公文的种类及分类公文的种类及分类公文的特点公文的特点公文写作基本规则公文写作基本规则公文格式公文格式常用公文写作2我国迄今发现的最早的公务文书是殷商王我国迄今发现的最早的公务文书是殷商王朝的朝的甲骨文书甲骨文书。345 20122012年年4 4月月1616日，中共中央办公厅、日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了中办发国务院办公厅印发了中办发201220121414号号文件文件党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例，从，从20122012年年7 7月月1 1日起执行。这一文件指出，党日起执行。这一文件指出，党政
2、机关公文，是中国共产党和国家行政机关政机关公文，是中国共产党和国家行政机关使用的公文使用的公文。6一、公文的概念和作用一、公文的概念和作用狭义公文：狭义公文：是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。广义公文：广义公文：是党政机关、人民团体、企事业单位在各自的公务活动中，为处理公务而形成的，具有一定格式的文字材料。公文是公务文书的简称7 是党政机关（谁来用）实施领导、履行职能、处理公务（为什么用）的具有特定效力和规范体式（什么属性）的文书，是传达和贯彻党和国家的方针政策、公布法规和规章，指导、布置和商洽工作、请示和答复问题、指导和交流情况
3、（具体用途）等的重要工具。党政机关公文81 12 23 34 45 5领导与指导作用领导与指导作用规范与约束作用规范与约束作用联系与知照作用联系与知照作用依据与凭证作用依据与凭证作用宣传与教育作用宣传与教育作用公文的作用公文的作用9 新新版版党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例（中办发（中办发201220121414号）规号）规定公定公文种类主要有（文种类主要有（1515种）：种）： 决决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。纪要。二、公文的种
4、类及分类二、公文的种类及分类（一）公文的种类（一）公文的种类10通知：适用于发布、传达，要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文例 如：*关于进一步规范请销假制度的通知报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。例如：*关于落实党风廉政建设责任制情况的报告请示：适用于向上级机关请求指示、批准。如中共阿尔山市委办公室关于申请接待资金的请示函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 11 下级机关向所属上级机关的行文，如报告、请示等。上级机关向所属下级机关的行文，主要有命令（令）、决定、通知、批复等。上行文上行文平行文平行文下行
5、文下行文向同级机关或不相隶属的机关的行文，如函等。（二）公文的分类（二）公文的分类12需办件内容处理要求保密处理要求时间处理要求阅办件特急件急件平件秘密件普通件13三、公文的特点三、公文的特点公文的特点公文的特点有法定有法定的作者的作者有规范有规范的体式的体式有特定有特定的效用的效用有规定的有规定的处理程序处理程序14单位关系确定行文关系，行文规则规定了单位关系确定行文关系，行文规则规定了各级单位的行文关系，即各级机关之间公各级单位的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据单位的组织系统、文的授受关系，它是根据单位的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。领导关系和职权范围来确定的。四、
6、公文写作规则四、公文写作规则（一）公文行文的基本规则（一）公文行文的基本规则15总的说来，有这几点需要注意：u单头主送，不多头主送，可采取抄送形式；u逐级行文，不要越级行文；u要向机关行文，不要向领导者个人行文； u“请示”应一文一事、只主送一个机关、 不抄送下级机关，“报告”中不得夹带请示事项。上行文的行文规则上行文的行文规则16 按照职权范围行文。 部门之间应当经过协商一致，方可就有 关问题向下行文。21下行文的行文规则下行文的行文规则17 平级之间不宜使用上行或下行文。 不相隶属机关之间一般用“函”行文。 可以联合行文的主体。 联合行文的格式要求。 1212平行文的行文规则平行文的行文规
7、则联合行文的行文规则联合行文的行文规则1819（二）公文写作的基本要求（二）公文写作的基本要求1、合“法”、规范 （1）合 “法”：公文的内容、形式及形成的程序过程，合乎法律、法令、方针政策、上级规定、指示、与现行文件保持一致； （2）规范：公文格式、语言表达、符号使用符合规定、语法、逻辑，不允许“标新立异”；规范是公文的生命。2、求实、准确 （1）求实：内容从实际出发，忠实反映情况、问题，不作任何夸大、缩小和虚构； （2）准确：从制作意图、依据到书写印刷，均准确无误，不允许任何欠缺、失当或失真；203、合体、完整 （1）合体：文体正确、语言得体； （2）完整：结构完整，不遗漏必备内容。（消除
8、受文 者对特定问题的不确定性，以减少沟通次数，提高效率）4、简明、清晰 （1）简明：文字简洁，内容顺畅而有条理； （2）清晰：条理清楚、字体标准。结构严密有序、用语不生歧义。21历史故事 明朝初年刑部尚书茹太素向洪武皇帝朱元璋奏事，写了一万七千字。朱元璋叫中书郎王敏读给他听，读到过半还未谈到正题，朱皇帝龙颜大怒，训斥并让人狠揍了他一顿。第二天又叫人接着读，读到最后的五百字才知道他要讲的正事。这就是说前面一万六千五百字全是废话。此后，下令，凡上书者均照后五百字的格式来写，违者论罪。22 有人曾问美国第28任总统伍德罗威尔逊：“准备一份10分钟的讲稿，得花多少时间？”他答道：“两个星期。”“那准备
9、一小时的讲稿呢？”“一个星期。”“如果是两个小时的讲稿呢？”“不用准备，马上就可以讲。” 所以，简短不是一味求短，而是深思熟虑、高度概括的结果，是要下苦功夫才能做到的。名人故事23（三）公文写作程序（三）公文写作程序明确行文目的要求明确行文目的要求确定主题确定主题选择文种选择文种调查研究收集材料调查研究收集材料选择表达方式选择表达方式24 拟写文稿安排结构安排结构拟写提纲拟写提纲书写文稿书写文稿25 审核修改审阅修改法通读修改法冷藏修改法讨论修改法特邀修改法26公文写作求高求实求准求短求快求精27 现行国家行政机关公文格式是由中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会于2
10、012年6月29日发布，2012年7月1日实施。五、公文格式五、公文格式28主主 体体版版 头头版版 记记公公 文文29 版头部分主体部分主体部分版记部分30 （一）版（一）版 头头份份 号号发文机关标志发文机关标志发文字号发文字号秘密等级秘密等级签发人签发人紧急程度紧急程度31 文件文件 000001机机 密密1年年特特 急急 20123号 签发人： 李李 份号 6位阿拉伯数字 密级和保密期限紧急程度 发文机关标志发文字号签发人三号黑体小标宋体仿宋 三号楷体 三号32发文机关标志发文机关标志 发文机关标志，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上
11、边缘为35mm，使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目美观、庄重为原则。33 文件文件 20051号 20051号 发文机关标志下空2行，3号仿宋体字，居中排布发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成发文字号的书写顺序是： 先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。如“阿党办发20123号”，表示是阿尔山市委办公室2012年发的第3号文件。 年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。括号须用六角括号“ ”，不能用半圆括号“（ ）”，第几号一定要用阿拉伯数字编写，前面不能有虚位，比如3号，不能写成03号。发文字号发文字号34 上上报的公文需在首页标识签发人姓名报的公文需在首页标识签发人姓名。
12、“ “签发人签发人” ”是指批准发出公文的机关领导人，标是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧明在发文字号右侧空一字空一字位置处。位置处。签发人签发人353637紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“加急”。电报格式的公文紧急程度分为四级，从急到缓依次为：特电报格式的公文紧急程度分为四级，从急到缓依次为：特提、特急、加急、平急。提、特急、加急、平急。份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。38秘密等级（密级）秘密等级（密级）紧急程度（急度）紧急程度（急度）份份 号号 秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。 秘密等级由高到低分为“绝密”、“机密
13、”、“秘 密”三级。秘密标志为。如“机密5年”39 主体标题主送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章附注附件（一）主体部分（一）主体部分4041 一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成。 例如： A、完整式：、完整式： 国家税务局关于加强批发扣税工作的请示国家税务局关于加强批发扣税工作的请示 （三要素全具备）（三要素全具备） B、省略式：、省略式： 关于开展关于开展2007年度科研课题立项申报工作的年度科研课题立项申报工作的通知通知 （事由文种）（事由文种） C、特殊式：、特殊式： 北京市交通局通告北京市交通局通告 （发文机关文种）（发文机关文种）标标 题题42中共中共 委员委
14、员会会关于 请示 ： 委2012x号签发人：xxx（空二行）（空二行）（空一行）（空一行）u 标题位于标题位于红色分隔线下空红色分隔线下空二行位置。字体二行位置。字体为为2 2号小标宋体号小标宋体字，排列分行合字，排列分行合理、美观、醒目。理、美观、醒目。43u 多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。梯形标题44公文的主要受理机关公文的主要受理机关u 主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格编排，用3号仿宋_GB2312。 u 有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。 主送机关主送机关4546 u 正文是公
15、文的主体和核心所在，用来表述公文的内容，公文首页必须显示正文。 u 正文一般用3号仿宋_GB2312。转发或批转通知类公文，用3号楷体_GB2312。正正 文文47正文中的层次序数 文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。 层次序数：第一层 “一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无） ；第三层 “ 1.” （仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）； 第四层 “（1）” （仿宋）（必须有标点）。48 附件应当另面编排，并在版记之前，与正文一起装订。 “
16、附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角的第一行，后面不加标点符号，附件标题居中编排在版心第三行。附附 件件49 。 附件：1. 2. 2012年月日 附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋_GB2312。 “附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐。如附件：1.附件说明附件说明505152u 成文日期应用阿拉伯数字写明年、月、日，不编虚位。字体字号用3号仿宋。u 不加盖公章的成文日期位于发文机关署名右下方，首字比发文机关首字右移2个字。53u 加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排。54 除会议纪要和印
17、有版头的向下普发的公文外，公文都应加盖发文机关印章。 用印页（发文机关署名页）至少应有两行或两行以上正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”的字样。 印印 章章55骑年压月骑年压月上大下小上大下小 公文印章的方法56两个印章： 最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。 印章之间排列整齐，互不相交或相切57多个印章： 横向排列，横向排列，每排每排最多排三个印章，最多排三个印章， 印章之间要排列整印章之间要排列整齐、互不相交或相齐、互不相交或相切，每排印章两端切，每排印章两端不得超出版心。不得超出版心。5859公文写作常见错误在公文写作中单字不能成行,标题在页末最后一行；单独成行的标题后面有标
18、点符号。例如： 一、必须狠抓党的自身建设。 执政能力建设是党执政后的一项根本任务。党的各方面建设成效最终都要体现到提高党的执政能力建设上来。要把提高党的执政能力同加强党的思想政治教育有机结合起来。 二、必须扩大党的群众基础。 60版记版记抄送机关抄送机关印发机关印发机关印发日期印发日期（三）版（三）版 记记61u指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。u公文如需抄送，要分门别类，由大到小，一一写出，同类 之间用逗号，同类之内用顿号。u抄送机关名称标注于印发机关和印发日期之上一行，左右 各空一字编排，字体字号用4号仿 宋体字。“抄送”二字 后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字
19、对 齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 抄送机关抄送机关62 印发机关和印发日期编排在末条分隔线之上，印发机关居左排，左空一字。印发日期居右排，右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标全称，月和日不编虚位，（即1不编写为01），后加“印发”二字，字体用4号仿体字。印发机关和印发日期印发机关和印发日期636465发文办理发文办理收文办理收文办理整理存档整理存档公公 文文 办办 理理666768注意两点： 一是要清点信封或文件包数量，检查密封是否完好，核对信件实际件数、信封编号与签收单上的记载是否相符。 二是要逐份清点核对所收文件的编号、份数与签收单上的记载是否相符。核对无误后，要签名或盖收
20、文章收件。签签 收收69 公文登记的内容主要包括：收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位等。要详细记载收文的经办过程，便于工作中查询。 登登 记记707172常见问题有：该用“请示”的用了“报告”；主送、抄送机关标注不规范；上行文未标注“签发人”；主附件分离，附件不全；缺页、错页、中间有空白页；印制歪斜，等等。文种、格式是否符合要求。3 373承办阅件：阅件应合理确定分送范围并分送。在分送范围的确定上，以充分满足工作需要、发挥文件最大效用、符合保密要求为原则。承承 办办74承办办件：办件应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。 75 按顺序传批。适用于只有一份文
21、件且需多人阅批的公文传阅。 正传。按阅批人排序由前往后依次传阅，一般多用于阅知类公文。 倒传。按阅批人排序由后往前依次传阅，一般多用于请示类公文。传阅（运转、送批、送阅）传阅（运转、送批、送阅）76分传 对于保密要求特别严格的公文，可以采用专传的方式，即指定专人负责将公文在规定时间内送机关有关负责人阅批完毕。77 区分情况适时催办，跟踪催办，重点催办，定期催办。催催 办办 办件办理完毕后，应将办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。答答 复复7879 发文办理主要程序包括复核、登记、印制和核发。指机关内部为制发公文所进行的拟制、处置与管理等活动。二、发文办理二、发文办理80 已由发文
22、机关负责人签批的公文，印发前应当进行复核。 (一)是否经过发文机关办公室审核。 (二)公文审批手续是否完备。审批手续包括2个方面：一是审批权限是否准确。二是审批的机关负责人有无遗漏。 (三)内容、文种、格式是否准确规范。复核复核81 基本要求：复核后的公文，应在发文登记本或计算机系统中认真详细记载发文登记的内容，包括发文字号、标题、密级、紧急程度、签发人、主送单位、成文日期、分送范围、印发日期、印制份数等。登登 记记8283印印 制制确保质量1确保安全保密确保时效2384核核 发发认真检查成品文件质量。1 12 2准确及时分发成品文件。85承办人草拟公文办公室核稿分管领导审核或者签发局长签发打
23、印清样核发编发文号归档登记复核86 条例规定：“需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档”。三、公文整理归档三、公文整理归档87 材料归档范围是：(1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料。(2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料。(3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料，下级机关报送的重要公文材料。(4)其他对本机关工作具有查考价值的公文材料。 收集范围收集范围8889写在最后写在最后成功的基础在于好的学习习惯成功的基础在于好的学习习惯The foundation of success lies in good habits谢谢大家荣幸这一路，与你同行ItS An Honor To Walk With You All The Way讲师：XXXXXX XX年XX月XX日 90
