1、企业风险内控之合同管理内部控制1企业风险内控之合同协议内部控制企业风险内控之合同协议内部控制 合同，是指企业与自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。企业与职工签订的劳动合同，不适用本章内容。合同管理的重要作用在于企业推行合同管理制度，是企业用法律的手段管理企业经济行为的重要形式。调查显示:近几年来，有90%以上的企业都或多或少发生了合同纠纷。因此企业至少应当关注合同管理的下列风险：（一）未签订合同或合同内容存在重大疏漏，可能导致企业合法权益受到侵害，经济利益受损。（二）合同履行不力，可能导致经济纠纷或法律诉讼，损害企业信誉和形象。 企业风险内控之合同管理内部控制2合
2、同协议内部控制合同协议内部控制 第一节关键内部控制第一节关键内部控制 企业应当建立合同管理制度，明确合同签署与履行过程中的主要风险点，采取相应措施，实施有效控制。一、合同的签署一、合同的签署企业对外发生的重要经济行为，均应签订相关合同。合同签署前，应当了解调查对方当事人的主体资格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。资信调查是签约前所进行的一项重要的合同管理活动。资信调查分为签约主体资格调查制度和签约主体信用调查制度两项内容。 企业风险内控之合同管理内部控制3合同协议内部控制合同协议内部控制 （一）签约主体资格调查制度的制定企业制定签约主体资格调查制度，应当包括以下主要内容：1.确
3、定调查机构和人员企业在制定签约主体资格调查制度时，首先应当确定企业内部负责调查的机构和人员。一般来说，除了法律部门或者合同协议管理部门外，根据合同协议内容的不同，企业的业务部门也应当承担主要的调查任务。 企业风险内控之合同管理内部控制4合同协议内部控制合同协议内部控制 2.确定调查的内容企业对签约主体资格进行调查的主要内容应当包括：（1）主体资格是否合法。根据我国现行的法律规定，经济活动的主体大致可分为法人（领取企业法人营业执照）、非法人经济组织（自然人和领取营业执照的组织）。对法人的资格调查。首先要看其是否持有工商行政管理机关颁发的企业法人营业执照，并需了解对方经济组织的法定名称、住所、营业
4、范围、主营业地的详细地址，厂长、经理和董事长姓名等事项以及营业执照是否经过年检。若对方是公司，则还需了解其性质，即属于有限责任公司、股份有限公司、总公司、分公司、母公司、子公司中的哪一种，对于不具有法人资格企图以法人名义签订合同协议的当事人，应予以拒绝。 企业风险内控之合同管理内部控制5合同协议内部控制合同协议内部控制 对公民的资格调查，主要是对公民的自身状况的了解，确定其是否具有法定的权利能力和行为能力。 对非法人经济管理组织的调查。在调查非法人经济组织的资格时，应当调查其是否按照法律规定登记并领取营业执照，对于未经核准登记，也未领取营业执照，却以非法人经济组织的名义签订合同协议的当事人，不
5、能与之签约。 企业风险内控之合同管理内部控制6合同协议内部控制合同协议内部控制 对外方当事人的资格调查。对方当事人是外国的企业、组织的，应当查清其法律地位和性质。调查的主要内容有三项：一是调查其企业或组织是否合法存在；二是调查其是否具备法人条件、法定名称、法定代表人姓名、国籍及企业或组织的注册地；三是调查其企业是有限公司还是无限公司。对方当事人是外国公民个人的，应当主要调查其国籍及自身状况，确定其是否具有法定的权利能力和行为能力以及资信能力等。 对保证人的调查。合同协议的签订要求有保证人保证时，应当调查保证人主体资格的合法性。作为保证人，必须具有民事行为能力，必须具有代为清偿主债务的能力和承担
6、赔偿责任的能力，还必须符合中华人民共和国担保法有关保证人的限制性规定。 企业风险内控之合同管理内部控制7合同协议内部控制合同协议内部控制 （2）经营范围是否合法。签约方应当在其经营范围以内从事经济活动。为此，在签订合同协议前，必须审查合同协议项目是否超出了其营业执照上规定的经营范围。对于一些重要资料和特殊商品，还应要求其出示生产许可证或经营许可证。（3）签约人是否合法。企业在签约前应要求对方合同协议当事人出具签约资格证明。签约人是法定代表人的应出具法定代表人证明，签约人是代理人的，代理人必须取得法定代表人的授权，并根据授权范围以委托人的名义签订合同协议，才对委托人直接产生权利义务。 企业风险内
7、控之合同管理内部控制8合同协议内部控制合同协议内部控制 3.调查方式一般调查方式大致有下列几种：（1）实地调查方式。便于掌握第一手材料，缺点是如果在异地远距离交易投入成本将加大。（2）委托调查方式。委托调查是通过行政、银行和法律服务部门协查、咨询的方法，以了解当事人的资信情况。（3）间接调查方式。主要是指利用信息媒体收集有关企业的资信情况。 企业风险内控之合同管理内部控制9合同协议内部控制合同协议内部控制 4.调查渠道一般调查的渠道有以下几种：（1）企业法人注册的工商行政管理部门。工商行政管理部门是我国依法负责企业法人注册和合同协议管理的行政主管部门。企业可以直接向其申请查询有关注册资料。（2
8、）行业主管部门或企业主管部门。我国的行业主管部门随着政企分开的体制改革后，虽然不再下达指令性计划，但仍具有宏观指导的行政职能，与企业仍然存在行政隶属关系。因此，行业主管部门和企业主管部门对隶属的企业经营状况基本掌握。（3）专业银行部门。银行是本利结算和融资活动的专业部门，了解掌握客户的结算和存款情况。企业要调查有关企业资格信用情况，可以通过银行咨询部门进行调查。 企业风险内控之合同管理内部控制10合同协议内部控制合同协议内部控制 5.确定调查报告制度在调查期截止之前，企业负责调查的部门应当提交调查报告，调查报告应当对签约方的主体资格进行评估，对没有调查出结果的项目进行说明，以作为签约部门的参考
9、。 6.明确调查失职责任对于负责调查的部门和人员，如果因其个人失职而导致调查的信息不实造成的损失，应当规定相应的处罚措施。 企业风险内控之合同管理内部控制11合同协议内部控制合同协议内部控制 （二）签约主体信用调查制度企业制定签约主体信用调查制度，其调查机构和人员、调查报告和调查责任制度的规定与签约主体资格调查制度基本一致。主要区别是调查内容的不同。企业制定和执行签约主体信用调查制度包括对当事人的履约能力以及履约信用的调查。具体内容如下： 企业风险内控之合同管理内部控制12合同协议内部控制合同协议内部控制 （1）履约能力的调查我国法律规定，法人因合同协议发生的债务承担有限责任，公民、私营企业和
10、个体经济组织等对合同协议发生的债务承担无限责任。因此，企业在签订合同协议时应当了解对方的履约能力是否能承担相应的责任。对履行能力的调查又可以分为对财产状况、生产能力和经营能力的调查。1财产状况的调查财产状况包括注册资本、实收资本、公积金以及其所拥有的其他形式的财产，资本状况是客户经济实际能力和履约能力的标志。 企业风险内控之合同管理内部控制13合同协议内部控制合同协议内部控制 2生产能力的调查生产能力的调查包括调查对方企业厂房、设备条件，原材料、辅助材料、能源供应状况，生产规模、技术水平、交货能力等。 3经营能力的调查经营能力的调查主要调查对方企业的经营金额、销售渠道、贸易关系、经营做法、近年
11、来的盈亏情况、产品销售情况以及在国内国际市场上竞争能力的强弱情况。 企业风险内控之合同管理内部控制14合同协议内部控制合同协议内部控制 （2）履约信用的调查履约信用调查是对签约企业信用、信誉的调查。企业的经营历史、经营作风、有关客户的评价、产品的质量以及与金融、政府、司法机关等机构间关系等情况，都是构成其商业信用、信誉的重要内容。 企业风险内控之合同管理内部控制15合同协议内部控制合同协议内部控制 （三）合同的签订企业应当根据协商、谈判的结果，拟订合同文本。合同文本应当符合国家有关法律法规的规定，切实做到条款内容完整，表述严谨准确，相关手续齐备，避免出现重大疏漏。 企业风险内控之合同管理内部控
12、制16合同协议内部控制合同协议内部控制 企业应当建立合同审核和内部会签制度，重点审核合同的合规性、经济性、可行性、严密性等相关内容。（1）经济性。合同内容符合企业的经济利益。（2）可行性。签约方资信可靠，有履约能力，具备签约资格；资金来源合法，担保方式可靠，担保资产权属明确。（3）严密性。合同条款齐备、完整，文字表述准确，附加条件适当、合法；合同约定的权利、义务明确，数量、价款、金额等标示准确；合同有关附件齐备，手续完备。（4）合法性。合同的主体、内容和形式合法；合同订立的程序符合规定，会审意见齐备；资金的来源、使用及结算方式合法，资产动用的审批手续齐备。充分考虑合同条款可能带来的风险，诸如一
13、般经营风险、违法风险、税务风险等。要充分利用专业人士意见，向律师、法律顾问、税务专家进行咨询。合同文本涉及相关部门或人员的，应当履行内部审核会签程序。合同订立后，合同副本及相关审核资料应交由档案管理部门归档，合同正本由合同归口管理部门负责保管和履行。 企业风险内控之合同管理内部控制17合同协议内部控制合同协议内部控制 二、合同的履行二、合同的履行企业应当严格履行合同，同时监控对方当事人的履约情况。抗辩权：同时履行抗辩权、后履行抗辩权、不安抗辩权对合同协议已订立，但发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，已经或可能导致企业利益严重受损，合同协议归口管理部门应当及时向企业有关负责人报告，并
14、采取合法有效措施，制止危害行为的发生或扩大。必要时可以请求仲裁机构或法院对原合同协议予以变更或解除。 企业风险内控之合同管理内部控制18合同协议内部控制合同协议内部控制 合同履行过程中出现违约情形的，应当严格按照合同违约条款承担或追究违约责任。企业应当建立合同协议违约处理制度。对方违约的情形，应当按合同协议条款约定收取违约金；违约金不足以弥补企业损失时，应当要求对方赔偿损失，必要时应采取相应的保全措施。企业自身违约的情形，应当由合同协议承办部门以书面形式报告企业有关负责人，经批准后履行相应赔偿责任。企业应当建立合同纠纷处理制度。在合同履行过程中发生纠纷的，应当根据国家有关法律法规，在规定时效内
15、与对方协商解决。协商无效的，应当按照合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。（1）经双方协商达成一致意见的合同协议纠纷解决方法，应当签订书面协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。（2）合同协议纠纷经协商无法解决的，应向企业有关负责人报告，并依合同协议约定选择仲裁或诉讼方式解决。法律部门会同有关部门研究仲裁或诉讼方案，报企业有关负责人批准后实施。（3）纠纷处理过程中，任何单位或个人未经授权，不得向合同协议对方作出实质性答复或承诺。 企业风险内控之合同管理内部控制19合同协议内部控制合同协议内部控制 三、评估与披露三、评估与披露企业应当建立合同管理评估制度，定期对合同签署与履行情况进行
16、全面评估，发现异常情况，应当及时报告。企业应当披露重大合同的履行情况、合同纠纷、法律诉讼以及合同履行中的其他风险等内容。 企业风险内控之合同管理内部控制20合同协议内部控制合同协议内部控制 第二节实务案例讲解第二节实务案例讲解【案例2.131】百成公司合同案例百成化学工业公司（以下简称百成公司）是一家在新加坡上市的外商独资企业，公司的治理结构和内部控制在近几年的发展中不断完善，有一整套的内控流程和操作规范。百成公司采购时按照填制请购单、评审订购单合同、填制验收单、取得卖方发票、填制付款凭单、编制付款凭证及向卖方发出对账单等内部控制流程进行。1.从百成公司请购单询比价选择供应商合同评审合同的签订
17、过程中发现：（1）当初在询比价的过程中，采购员要求各供应商报价的产品规格、型号不一致，从而使得公司询比价的作用不能发挥，由该采购员最终确定的供应商的产品价格最高；同时通过运用电话和网上询价，此采购员所选供应商价格比同类厂家价格高出近10万元； 企业风险内控之合同管理内部控制21合同协议内部控制合同协议内部控制 （2）该采购员在合同报告中没有说明该供应商提供增值税票的要求，从而使得该供应商以偷逃税款的方式降低报价，没有全面真实反映实际情况，却告知领导是最低价采购，造成主管审核、批准失误； 企业风险内控之合同管理内部控制22合同协议内部控制合同协议内部控制 （3）签订合同时原合同报告中的供应商名称
18、又变成了没有法人资质的二级代理商，该二级代理商不具有一般纳税人资质，为百成公司以后对卖方发票的抵扣不足留下隐患；（4）抽查该采购员所签合同，没有要求供应方提供17%的增值税票（百成公司是外企，对购买国内设备享有退税政策）。2.生产部门的使用情况和反馈意见显示，此采购员所购8台该供应商的设备经常出现跑、冒、滴、漏现象，其中5台已返还供应商检修，有2台在仓库，现在使用的只有1台。3.在编制付款凭证和取得卖方发票的过程中经过查看验收单、卖方发票、付款凭单、付款凭证及卖方对账单。结果发现：（1）在采购入库的过程中此采购员违反公司物品验收管理制度的规定，没有通过仓库保管员验收，就分3次在3个星期日把原材
19、料直接送到生产使用部门；（2）由于百成公司供应商对账工作一直未开展，同时卖方的付款由采购处负责，使得该采购员一直未将2003年客户开具的增值税票到公司财务部入账且未被发现，近1万元的进项税额超过税法规定的90天抵扣时效，又造成公司1万元的税款损失。 企业风险内控之合同管理内部控制23合同协议内部控制合同协议内部控制 【案例分析】从百成公司采购作业制度来看，请购单、订购单合同评审、验收单、卖方发票、付款凭单、付款凭证及卖方对账单等内部控制流程比较完善，但在合同协议的内部控制方面仍存在不足之处，以导致在执行过程中，由于部分采购人员投机取巧，为谋求个人利益铤而走险，给百成公司造成了不该有的损失。1.
20、百成公司签约前没有对供应商的签约主体资格进行调查。企业应当对拟签约对象的民事主体资格、注册资本、资金运营、技术和质量指标保证能力、市场信誉、产品质量等方面进行资格审查，以确定其是否具有对合同协议的履约能力和独立承担民事责任的能力，并查证对方签约人的合法身份和法律资格。本案例中供应商是没有法人资质的二级代理商，应当调查其是否按照法律规定登记并领取营业执照，对于未经核准登记，也未领取营业执照，却以非法人经济组织的名义签订合同协议的当事人，不能与之签约。 企业风险内控之合同管理内部控制24合同协议内部控制合同协议内部控制 2.百成公司在采购过程中合同询价和合同的签订均由采购员负责，容易形成舞弊。百成
21、公司应当建立相应的制度，规范合同协议正式订立前的资格审查、内容谈判、文本拟定等流程，确保合同协议的签订符合国家及行业有关规定和企业自身利益，防范合同协议签订过程中的舞弊、欺诈等风险。应当根据合同协议内容对供应商、价格及变化趋势、质量、供货期和市场分布等方面进行综合分析论证，掌握市场情况，合理选择合同协议对方。重大合同协议或法律关系复杂的合同协议，应当指定法律、技术、财会、审计等专业人员参加谈判，必要时可以聘请外部专家参与。对于谈判过程中的重要事项应当予以记录。 企业风险内控之合同管理内部控制25合同协议内部控制合同协议内部控制 3.百成公司应当指定专人负责拟定合同协议文本。合同协议文本原则上由承办部门起草，重大合同协议或特殊合同协议应当由企业的法律部门参与起草，必要时可以聘请外部专家参与起草。由对方起草合同协议，应当进行认真审查，确保合同协议内容准确反映企业诉求。国家或行业有示范合同协议文本的，企业可以优先选用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据企业的实际需要进行修改。
