1、核电文档管理课件核电文档管理课件- -2 2- -主要内容主要内容4文档管理简介文档管理简介1文档管理目标文档管理目标2文档管理体制建设文档管理体制建设5文档管理基本要求文档管理基本要求23文档管理流程文档管理流程- -3 3- - 文档管理简介文档管理简介11.1 文件生命周期理论文件生命周期理论1.2 常用文档术语常用文档术语1.3 文档体系文档体系/文件管理流程文件管理流程/ 文档管理体系文档管理体系1.4 档案工作依据档案工作依据1.5 文件编码系统文件编码系统1.6 文件的版次和状态文件的版次和状态1.7 通信渠道号通信渠道号- -4 4- -1.1 1.1 文档管理简介文档管理简介
2、文件生命周期理论产生产生/ /更新更新保管保管分发分发/ /使用使用处置处置（归档（归档/ /销毁销毁）文件生命周期理论文件生命周期理论1 1、文件生命周期理论（、文件生命周期理论（Life cycle of recordsLife cycle of records）- -5 5- -1.1 1.1 文档管理简介文档管理简介文件生命周期理论2 2、文件与档案的关系、文件与档案的关系文件和档案是同一事物在不同阶段的两种表现形态，文件是文件和档案是同一事物在不同阶段的两种表现形态，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案的前身，档案是文件的归宿。- -6 6- -1.2 1.2 文档管理简介文档管
3、理简介常用文档术语1 1、文件、文件国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。形成的各种形式的信息记录。DA/T1-2000档案工作基本术语 对与质量保证有关的活动、要求、程序或结果加以叙述、定对与质量保证有关的活动、要求、程序或结果加以叙述、定义、说明、报告或证明的文字记录或图表资料。义、说明、报告或证明的文字记录或图表资料。HAF003核电厂质量保证安全规定是指单位或个人在为公司利益工作和活动中直接形成的正在是指单位或个人在为公司利益工作和活动中直接形成的正在执行办理、具有现行使用价值的文件材料。（狭义
4、）执行办理、具有现行使用价值的文件材料。（狭义）2 2、记录、记录记录是指为核电站各种物项的质量和影响质量的活动提供客记录是指为核电站各种物项的质量和影响质量的活动提供客观证据的文件。观证据的文件。 HAF003核电厂质量保证安全规定 - -8 8- -1.2 1.2 文档管理简介文档管理简介常用文档术语3 3、档案、档案是指在有关活动完成后，按照一定的归档制度集中保存的具是指在有关活动完成后，按照一定的归档制度集中保存的具有查考和凭证价值的文字、图表、声像及实物等不同形式和不同有查考和凭证价值的文字、图表、声像及实物等不同形式和不同载体介质的历史记录。载体介质的历史记录。4 4、立卷、立卷将
5、若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程，又称为将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程，又称为组卷。组卷。- -9 9- -1.2 1.2 文档管理简介文档管理简介常用文档术语5 5、归档、归档将已办理完毕但仍具有凭证或查考价值的文件材料，按一定将已办理完毕但仍具有凭证或查考价值的文件材料，按一定的程序组卷，向档案管理部门移交，以进一步对其进行档案业务的程序组卷，向档案管理部门移交，以进一步对其进行档案业务工作。工作。 6 6、资料、资料是指单位或个人在为公司的利益工作和活动中，为供工作和是指单位或个人在为公司的利益工作和活动中，为供工作和活动参考而专门收集、购买、交流所获得的各种文件
6、材料。活动参考而专门收集、购买、交流所获得的各种文件材料。 - -1010- -1.3 1.3 文档管理简介文档管理简介文档体系核电文档体系见附图（仅供参考）核电文档体系见附图（仅供参考）- -1111- - -1212- -1.3 1.3 文档管理简介文档管理简介文件管理流程文件管理的定义文件管理的定义文件管理（文档管理）是指对文件在其形成、保存利用和处文件管理（文档管理）是指对文件在其形成、保存利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。文件管理概念的内涵包置过程中进行的经济而有效的全面管理。文件管理概念的内涵包括文件生命周期中从文件的形成或接收，到他们的处置过程。括文件生命周期中从文件的
7、形成或接收，到他们的处置过程。ISO15489ISO15489文件管理标准文件管理标准 文件管理流程见附图（仅供参考）文件管理流程见附图（仅供参考）- -1313- - -1414- -1.3 1.3 文档管理简介文档管理简介文档管理体系“集中控制、分级管理集中控制、分级管理”原则原则 文档部门对公司的文档管理实行统筹规划，组织协调，设立文档部门对公司的文档管理实行统筹规划，组织协调，设立基准文件库、档案馆和图书馆，对文件、档案和资料进行集中控基准文件库、档案馆和图书馆，对文件、档案和资料进行集中控制和管理；制和管理； 各职能部门设立部门文件库和工作文件站，各承包商建立承各职能部门设立部门文件
8、库和工作文件站，各承包商建立承包项目文件管理体系，对职责范围内的文件进行分级管理和控制，包项目文件管理体系，对职责范围内的文件进行分级管理和控制，负责职责范围内的文件立卷工作；负责职责范围内的文件立卷工作； 文档部门对职能部门和承包商的文档管理工作进行监督、检文档部门对职能部门和承包商的文档管理工作进行监督、检查和指导。查和指导。- -1515- -1.3 1.3 文档管理简介文档管理简介文档管理体系统一领导统一领导 归口负责归口负责集中控制集中控制 分级管理分级管理- -1616- -1.4 1.4 文档管理简介文档管理简介档案工作依据序号序号标准编号标准编号标准名称标准名称1中华人民共和国
9、档案法中华人民共和国档案法2中华人民共和国档案法实施办法中华人民共和国档案法实施办法 3HAF003核电厂质量保证安全规定核电厂质量保证安全规定 4HAD003/04核电厂质量保证记录制度核电厂质量保证记录制度 5档发档发20062号号重大建设项目档案验收办法重大建设项目档案验收办法 6档发字档发字199715号号国家重点建设项目档案管理登记办法国家重点建设项目档案管理登记办法 7DA/T 28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 8EJ/T 1225-2008核电文件档案管理要求核电文件档案管理要求 9EJ/T 1224-2008核电
10、电子文件元数据核电电子文件元数据 10NB/TXXXX-201X核电档案分类准则及编码规则（征求意见稿）核电档案分类准则及编码规则（征求意见稿）11NB/TXXXX-201X核电文档管理系统功能要求（征求意见稿）核电文档管理系统功能要求（征求意见稿）- -1717- -1.4 1.4 文档管理简介文档管理简介档案工作依据序号序号标准编号标准编号标准名称标准名称12GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范13GB/T 11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求科学技术档案案卷构成的一般要求14DA/T 22-2000归档文件整理规则归档文件整理规则15国
11、家档案局令第国家档案局令第8号号2006机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定16DA/T 18-1999档案著录规则档案著录规则 17组通字组通字199113号号干部档案工作条例干部档案工作条例 18财会字财会字199832号号会计档案管理办法会计档案管理办法 19GB/T 11821-2002照片档案管理规范照片档案管理规范 20DA/T 15-1995磁性载体档案管理与保护规范磁性载体档案管理与保护规范 21JGJ 25-2000档案馆建筑设计规范档案馆建筑设计规范 - -1818- -1.5 1.5 文档管理简介文档管理简介文件编码系统1
12、1、文件编码系统的要求、文件编码系统的要求 唯一性唯一性 与文件内容紧密结合与文件内容紧密结合 有利于文件的使用与管理有利于文件的使用与管理- -1919- -1.5 1.5 文档管理简介文档管理简介文件编码系统2 2、AP1000AP1000文件编码系统文件编码系统分成四段，每段之间采用连字号隔开。这四段分别为：分成四段，每段之间采用连字号隔开。这四段分别为： 第一段：电站标识代码第一段：电站标识代码 第二段：定位代码第二段：定位代码 第三段：文件类型代码第三段：文件类型代码 第四段：序列号第四段：序列号LLXXXXXLXNNN- -2020- -1.5 1.5 文档管理简介文档管理简介文件
13、编码系统 第一段：电站标识代码第一段：电站标识代码APP全球全球AP1000标准电站标准电站CPP中国中国AP1000标准电站标准电站SMG三门电站三门电站1、2号机组共用号机组共用SM1三门电站三门电站1号机组号机组SM2三门电站三门电站2号机组号机组HYG海阳电站海阳电站1、2号机组共用号机组共用HY1海阳电站海阳电站1号机组号机组HY2海阳电站海阳电站2号机组号机组- -2121- -1.5 1.5 文档管理简介文档管理简介文件编码系统 第二段：定位代码（五种类型）第二段：定位代码（五种类型）分区定位代码分区定位代码与基于建筑物、标高或分区的电站立与基于建筑物、标高或分区的电站立体视图有
14、关的文件体视图有关的文件系统定位代码系统定位代码与电站系统有关的文件与电站系统有关的文件物质定位代码物质定位代码与电站部件有关的文件（如机械设备、与电站部件有关的文件（如机械设备、电气设备等）电气设备等）通用定位代码通用定位代码与系统、物理分区或设备类型无关而与系统、物理分区或设备类型无关而着眼于整体的文件着眼于整体的文件特殊定位代码特殊定位代码专题文件，如专题文件，如PSAR 、 FSAR等等- -2222- -1.5 1.5 文档管理简介文档管理简介文件编码系统分区定位代码分区定位代码 一般采用四位数字组成，如一般采用四位数字组成，如12601260，前两位表示建筑物子代码，前两位表示建筑
15、物子代码，第三位表示标高，第四位表示分区。第三位表示标高，第四位表示分区。12601260就表示就表示“辅助厂房混凝土辅助厂房混凝土钢筋楼顶，标高钢筋楼顶，标高180180-0-0”，分区，分区5 5和和6 6。 分区定位代码为分区定位代码为10001000的表示该文件适合于整个现场，如的表示该文件适合于整个现场，如APPAPP00000000X2X2001001表示标准表示标准APP1000APP1000现场平面图。现场平面图。 如果文件适合某建筑物内部不止一个标高，标高子代码就是如果文件适合某建筑物内部不止一个标高，标高子代码就是0 0；如果文件适合某建筑物内部该标高不止一个分区，分区子代
16、码就是如果文件适合某建筑物内部该标高不止一个分区，分区子代码就是0 0。 详见设施（建筑物）子代码清单。详见设施（建筑物）子代码清单。- -2323- -1.5 1.5 文档管理简介文档管理简介文件编码系统系统定位代码系统定位代码 一般采用三位字母组成，如一般采用三位字母组成，如CVSCVS表示化学和容积控制系统，表示化学和容积控制系统，RCSRCS表示反应堆冷却剂系统。表示反应堆冷却剂系统。 详见系统代码清单。详见系统代码清单。- -2424- -1.5 1.5 文档管理简介文档管理简介文件编码系统物质定位代码物质定位代码 与设备部件有关，以设备类型代码开始并有两位数后缀使每个与设备部件有关
17、，以设备类型代码开始并有两位数后缀使每个部件定位代码独一无二。如部件定位代码独一无二。如MP01MP01表示反应堆冷却剂泵，表示反应堆冷却剂泵，MP02MP02表示主表示主给水泵。给水泵。 详见物质定位代码清单。详见物质定位代码清单。- -2525- -1.5 1.5 文档管理简介文档管理简介文件编码系统通用定位代码通用定位代码 始终以字母始终以字母G G开头，后跟一位数字或字母，表示编制该文件的单开头，后跟一位数字或字母，表示编制该文件的单位，即单位代码。位，即单位代码。 GWGW表示西屋公司文件以及适用标准表示西屋公司文件以及适用标准AP1000AP1000电站的通用文件。电站的通用文件。
18、 详见通用定位代码清单。详见通用定位代码清单。- -2626- -1.5 1.5 文档管理简介文档管理简介文件编码系统 特殊定位代码特殊定位代码LTCT长期冷却试验长期冷却试验PRA概率风险评估概率风险评估SSAR标准安全分析报告标准安全分析报告PSAR初步安全分析报告初步安全分析报告FSAR最终安全分析报告最终安全分析报告- -2727- -1.5 1.5 文档管理简介文档管理简介文件编码系统第三段：文件类型代码第三段：文件类型代码 以一个字母加一位数字表示。以一个字母加一位数字表示。 详见文件类型代码清单。详见文件类型代码清单。- -2828- -1.5 1.5 文档管理简介文档管理简介文
19、件编码系统第四段：序列号第四段：序列号 序列号用序列号用001001999999的三位数字表示。的三位数字表示。 可以对文件分配序列号：可以对文件分配序列号： 不连续分配序列号：区分不同的文件号组；不连续分配序列号：区分不同的文件号组； 不同类型的相关文件共用序列号，表示这些文件之间的关系：不同类型的相关文件共用序列号，表示这些文件之间的关系：如一份文件可以是详细的计算书，与其序列号相同的文件是该内容如一份文件可以是详细的计算书，与其序列号相同的文件是该内容的总结报告。的总结报告。 用序列号进一步说明文件类型，如电站运行程序（不针对系统）用序列号进一步说明文件类型，如电站运行程序（不针对系统）
20、采用相同的定位代码和文件类型代码，采用相同的定位代码和文件类型代码，APPAPPGWGWGJPGJP1XX1XX：表示：表示一般操作程序，一般操作程序，2XX2XX表示事故操作程序，表示事故操作程序，3XX3XX表示异常操作程序。表示异常操作程序。- -2929- -1.6 1.6 文档管理简介文档管理简介文件版本和状态1 1、文件的版本（、文件的版本（RevisionRevision，缩写为，缩写为Rev.Rev.） 所有工程文件都有一个明确的版本，表示文件技术内容的时效所有工程文件都有一个明确的版本，表示文件技术内容的时效性，一般从性，一般从A A开始，升版时则为开始，升版时则为B B、C
21、 C 现场承包商对设计文件进行现场升版时，升版文件的版本是在现场承包商对设计文件进行现场升版时，升版文件的版本是在最新母本文件的版本标识后面加数字标识：如某最新母本文件的版本标识后面加数字标识：如某CFUCFU状态的状态的N N版次施版次施工图纸，在施工单位工图纸，在施工单位, ,初版被标识为初版被标识为N0N0，根据，根据DENDEN、FCRFCR或或NCRNCR进行现进行现场修改时，现有版本升为场修改时，现有版本升为N01N01，现有版本进行第，现有版本进行第8 8次修改时，现场次修改时，现场版本升至版本升至N1N1。- -3030- -1.6 1.6 文档管理简介文档管理简介文件版本和状
22、态2 2、文件版本的标识和使用、文件版本的标识和使用 标识于文件的封面、页眉和图纸的标题栏。标识于文件的封面、页眉和图纸的标题栏。 升版文件必须替换旧版本，工作中必须使用最新版本文件。升版文件必须替换旧版本，工作中必须使用最新版本文件。- -3131- -1.6 1.6 文档管理简介文档管理简介文件版本和状态3 3、文件的状态（、文件的状态（StatusStatus） 表明文件技术内容的有效性，被表示为：表明文件技术内容的有效性，被表示为： PREPRE：征求意见稿，初稿（：征求意见稿，初稿（PreliminaryPreliminary）：表示该文件的技术：表示该文件的技术内容有可能变更，出版
23、单位不认为它是最终版本。内容有可能变更，出版单位不认为它是最终版本。 CFUCFU：可供施工用（：可供施工用（Certified for Construction or for UseCertified for Construction or for Use）：表示其内容已被出版单位确认生效，文件可用于执行。当然，：表示其内容已被出版单位确认生效，文件可用于执行。当然，也还可以升版。也还可以升版。 CAECAE：竣工状态文件：竣工状态文件(Certified as executed)(Certified as executed)：表示文件的技：表示文件的技术内容完全符合竣工状态。术内容完全符合
24、竣工状态。 DESDES：描述性文件：描述性文件(Description)(Description)：表示该文件仅为描述性、说：表示该文件仅为描述性、说明性或证明性文件，不适用于施工，但其内容已被出版单位确认生明性或证明性文件，不适用于施工，但其内容已被出版单位确认生效。效。 - -3232- -1.6 1.6 文档管理简介文档管理简介文件版本和状态4 4、文件状态的标识和使用、文件状态的标识和使用 标识于文件的封面、页眉和图纸的标题栏。标识于文件的封面、页眉和图纸的标题栏。 文件版本和状态共同说明文件技术内容的有效性。文件版本和状态共同说明文件技术内容的有效性。- -3333- -1.7 1
25、.7 文档管理简介文档管理简介通信渠道号通信渠道号通信渠道号 是核电公司和各承包商及其它核电参建单位之间通信来往的信是核电公司和各承包商及其它核电参建单位之间通信来往的信函编码规则。编码结构一般如下所示：函编码规则。编码结构一般如下所示： 发文单位代码收文单位代码通信件顺序号XXXXYYYYWZZZZZ 单位代码：一般由四位字母表示。单位代码：一般由四位字母表示。 通信件顺序号：由通信件顺序号：由6 6位阿拉伯数字组成，第位阿拉伯数字组成，第1 1位划分为若干区位划分为若干区段，分别代表不同类别的通信件。后段，分别代表不同类别的通信件。后5 5位为流水号。位为流水号。 往来通信件均应编制唯一的
26、通信渠道号，回复通信时，应注往来通信件均应编制唯一的通信渠道号，回复通信时，应注明它所答复的通信渠道号。明它所答复的通信渠道号。- -3434- - 文档管理目标文档管理目标22.1 核电文档特点核电文档特点2.2 项目档案重要性项目档案重要性2.3 文档管理目标文档管理目标- -3535- -2.1 2.1 文档管理目标文档管理目标核电文档特点1 1、成套性强、成套性强工程文件从数量到内容都十分丰富，组成一个庞大而复杂、工程文件从数量到内容都十分丰富，组成一个庞大而复杂、环环相扣的工程档案有机整体。环环相扣的工程档案有机整体。2 2、专业众多、专业众多工程项目常常是综合的系统工程，涉及多个专
27、业，多个工种工程项目常常是综合的系统工程，涉及多个专业，多个工种的协同工作才能完成，专业性、技术性都很强。的协同工作才能完成，专业性、技术性都很强。3 3、动态性强、动态性强项目建设周期长，文件在建设过程中逐步形成、积累起来有项目建设周期长，文件在建设过程中逐步形成、积累起来有一个很长的时间跨度；文件往往多次修改升版。一个很长的时间跨度；文件往往多次修改升版。- -3636- -2.2 2.2 文档管理目标文档管理目标项目档案重要性1 1、企业的重要信息资源、企业的重要信息资源项目档案是工程设计制造、施工、运营中形成原始记录，是项目档案是工程设计制造、施工、运营中形成原始记录，是工程建设的工程
28、建设的“缩影缩影”，有不可替代的使用价值和凭证价值。，有不可替代的使用价值和凭证价值。2 2、项目质量的重要组成部分、项目质量的重要组成部分 档案管理水平反映项目建设管理水平，一流的工程要有一流档案管理水平反映项目建设管理水平，一流的工程要有一流的档案工作。档案管理是项目建设、管理的重要基础和依据。的档案工作。档案管理是项目建设、管理的重要基础和依据。- -3737- -2.2 2.2 文档管理目标文档管理目标项目档案重要性3 3、外部监管的需要、外部监管的需要 档案管理规范，可以支撑监管，可以规范项目建设管理。档案管理规范，可以支撑监管，可以规范项目建设管理。 档案验收在竣工验收中具有一票否
29、决权。项目档案不合格，档案验收在竣工验收中具有一票否决权。项目档案不合格，不得进行项目的竣工验收。不得进行项目的竣工验收。- -3838- -2.3 2.3 文档管理目标文档管理目标1 1、实现文件的有效控制、实现文件的有效控制通过文档管理体系的有效运作，通过文档管理体系的有效运作，对核电工程建设和生产运营对核电工程建设和生产运营各类文件的产生、发布与分发、流转进行有效控制，确保每项工各类文件的产生、发布与分发、流转进行有效控制，确保每项工作都能够及时、准确地得到最新版本、正确、适用的文件。作都能够及时、准确地得到最新版本、正确、适用的文件。 2 2、建立项目档案全宗、建立项目档案全宗建立项目
30、档案全宗，确保各类档案的完整、准确、系统、安建立项目档案全宗，确保各类档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，为电站的建造和安全运营提供系统有效的文档信全和有效利用，为电站的建造和安全运营提供系统有效的文档信息服务。息服务。 - -3939- -2.3 2.3 文档管理目标文档管理目标实现文件有效控制1 1、文件的产生控制、文件的产生控制文件的产生包含文件的编制、审核、批准、变更，文件格式，文件的产生包含文件的编制、审核、批准、变更，文件格式，文件编码等方面内容。文件编码等方面内容。 文件在产生之前，应由业务职能部门或承包商编制必要的管文件在产生之前，应由业务职能部门或承包商编制必要的管理程序
31、来控制文件的编审批、变更的全过程。理程序来控制文件的编审批、变更的全过程。 文件不适用时需要进行变更或修改，文件变更或修改时要按文件不适用时需要进行变更或修改，文件变更或修改时要按照原文件的审批流程，以正式的书面形式及时发送。照原文件的审批流程，以正式的书面形式及时发送。- -4040- -2.3 2.3 文档管理目标文档管理目标实现文件有效控制2 2、文件的收发控制、文件的收发控制文档管理部门是工程文件接收和分发的唯一窗口，负责建立文档管理部门是工程文件接收和分发的唯一窗口，负责建立高效的文件流通渠道，对接收的文件进行检查，并依据指令进行高效的文件流通渠道，对接收的文件进行检查，并依据指令进
32、行发布与分发；发布与分发； 变更和升版文件必须采取与原文件相同的控制措施，及时分变更和升版文件必须采取与原文件相同的控制措施，及时分发给所有使用文件的单位和个人。发给所有使用文件的单位和个人。- -4141- -2.3 2.3 文档管理目标文档管理目标实现文件有效控制3 3、文件的保管控制、文件的保管控制文档管理部门必须文档管理部门必须建立文件保管制度，设立基准文件库，进建立文件保管制度，设立基准文件库，进行基准文件的分类管理和贮存保护，建立基准文件数据库，提供行基准文件的分类管理和贮存保护，建立基准文件数据库，提供有效的文件检索和利用。有效的文件检索和利用。 基准文件更新时，其过时或被取消版
33、本应隔离存放，及时归基准文件更新时，其过时或被取消版本应隔离存放，及时归档保存。档保存。 - -4242- -2.3 2.3 文档管理目标文档管理目标建立项目档案全宗1 1、完整、完整将项目建设全过程中有保存价值的文件材料归档，各种文件将项目建设全过程中有保存价值的文件材料归档，各种文件材料齐全。（例：未中标标书；价款变更依据；监理声像文件）材料齐全。（例：未中标标书；价款变更依据；监理声像文件）2 2、准确、准确归档文件内容准确反映项目竣工时的真实情况和建设过程，归档文件内容准确反映项目竣工时的真实情况和建设过程，图物相符，数据准确，更改到位，版本可靠，手续完备。图物相符，数据准确，更改到位
34、，版本可靠，手续完备。 3 3、系统、系统按其形成规律，保持文件之间的有机联系，分类科学，组卷按其形成规律，保持文件之间的有机联系，分类科学，组卷合理，整理规范，便于查找利用。合理，整理规范，便于查找利用。 - -4343- -2.3 2.3 文档管理目标文档管理目标建立项目档案全宗4 4、安全、安全一是指档案实体的安全，二是指档案信息的安全。一是指档案实体的安全，二是指档案信息的安全。 文件制成材料符合耐久性要求，不应有热敏纸和圆珠笔、红文件制成材料符合耐久性要求，不应有热敏纸和圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸、铅笔（特殊要求除外）等字迹。墨水、纯蓝墨水、复写纸、铅笔（特殊要求除外）等字迹。
35、 档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施。档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施。5 5、及时、规范、及时、规范收集积累、归档、移交：按年度、按阶段、按项目收集积累、归档、移交：按年度、按阶段、按项目各种载体的文件材料的形成和整编，要符合标准规范要求各种载体的文件材料的形成和整编，要符合标准规范要求（原件、耐久性、专业化管理的要求）（原件、耐久性、专业化管理的要求）- -4444- -2.3 2.3 文档管理目标文档管理目标建立项目档案全宗6 6、有效利用、有效利用档案工作实行数字化、网络化管理，通过文档信息化建设，档案工作实行数字化、网络化管理，通过文档信息化建设，建
36、立全文数字档案信息系统，实现文档信息资源数字化、网络化建立全文数字档案信息系统，实现文档信息资源数字化、网络化的全文检索和提供利用。的全文检索和提供利用。 - -4545- - 文档管理体制建设文档管理体制建设33.1 建立管理网络建立管理网络3.2 明确管理职责明确管理职责3.3 制定规章制度制定规章制度- -4646- -3.1 3.1 文档管理体制建设文档管理体制建设建立管理网络通过通过实行实行“统一领导、集中控制、分级管理统一领导、集中控制、分级管理”的的原则，建立文档管理网络，对文档管理流程的整个过原则，建立文档管理网络，对文档管理流程的整个过程实施有效的控制和管理，确保项目档案的完
37、整、准程实施有效的控制和管理，确保项目档案的完整、准确、系统、安全。确、系统、安全。领导重视，全员参与，全程管理领导重视，全员参与，全程管理- -4747- -3.1 3.1 文档管理体制建设文档管理体制建设建立管理网络- -4848- -3.2 3.2 文档管理体制建设文档管理体制建设明确管理职责1 1、业主文档部门职责（、业主文档部门职责（1 1） 在单位文档主管负责人的领导下开展工作，接受上级档案部在单位文档主管负责人的领导下开展工作，接受上级档案部门的监督、指导和检查。门的监督、指导和检查。 制定满足核电项目建设、运营和管理所需要的文档管理规章制定满足核电项目建设、运营和管理所需要的文
38、档管理规章制度。制度。 对核电文件的形成、接收、分发、变更、保存、利用和处置对核电文件的形成、接收、分发、变更、保存、利用和处置等各阶段进行全面控制和管理。等各阶段进行全面控制和管理。 监督、指导或协助核电项目总包商、各专业分包商、业主建监督、指导或协助核电项目总包商、各专业分包商、业主建立文件分级管理体系和管理制度以及实施文件控制和归档管理。立文件分级管理体系和管理制度以及实施文件控制和归档管理。 - -4949- -3.2 3.2 文档管理体制建设文档管理体制建设明确管理职责1 1、业主文档部门职责（、业主文档部门职责（2 2） 建立核电档案全宗，统筹规划并负责核电档案形成整理和组建立核电
39、档案全宗，统筹规划并负责核电档案形成整理和组卷、保管、鉴定、统计和提供利用，并建立相应档案化管理、文卷、保管、鉴定、统计和提供利用，并建立相应档案化管理、文档借阅和登记制度。档借阅和登记制度。 积极推进文档信息化建设，参与文件管理系统设计，提高文积极推进文档信息化建设，参与文件管理系统设计，提高文档管理水平。档管理水平。 建立人员培训制度，定期对文档专业人员实施专业知识和技建立人员培训制度，定期对文档专业人员实施专业知识和技能的培训以及相应的考核和授权；对全体人员宣贯文档知识和管能的培训以及相应的考核和授权；对全体人员宣贯文档知识和管理要求。理要求。 核电项目竣工、验收后或保存文档的机构撤销后
40、，应将文档核电项目竣工、验收后或保存文档的机构撤销后，应将文档移交给核电档案主管部门。移交给核电档案主管部门。- -5050- -3.2 3.2 文档管理体制建设文档管理体制建设明确管理职责2 2、监理单位职责、监理单位职责负责督促、检查项目建设各承包商交竣工文件的收集、整理、负责督促、检查项目建设各承包商交竣工文件的收集、整理、组卷和归档，对文件的完整、准确、系统性进行审核，并签署意组卷和归档，对文件的完整、准确、系统性进行审核，并签署意见。见。负责工程项目监理文件的收集、积累、整理、立卷、归档。负责工程项目监理文件的收集、积累、整理、立卷、归档。- -5151- -3.2 3.2 文档管理
41、体制建设文档管理体制建设明确管理职责3 3、总包商（工程公司）职责、总包商（工程公司）职责项目建设总包商对核电文档管理负有全面责任。项目建设总包商对核电文档管理负有全面责任。负责对各分包商档案管理工作进行监督、检查与指导，并组负责对各分包商档案管理工作进行监督、检查与指导，并组织业务技术培训。织业务技术培训。负责组织对各分包商归档文件的检查、预验收、验收等工作负责组织对各分包商归档文件的检查、预验收、验收等工作并签署意见。并签署意见。负责汇总各分包单位归档案卷，并组织对归档案卷的整理、负责汇总各分包单位归档案卷，并组织对归档案卷的整理、编目等工作。按归档要求向业主档案馆归档。编目等工作。按归档
42、要求向业主档案馆归档。- -5252- -3.2 3.2 文档管理体制建设文档管理体制建设明确管理职责4 4、分包商职责、分包商职责按照按照“谁施工谁负责谁施工谁负责”原则，负责本单位工程项目实施过程原则，负责本单位工程项目实施过程中所形成文件材料的收集、积累、整理、保管、立卷等工作。中所形成文件材料的收集、积累、整理、保管、立卷等工作。项目结束或承包工作结束后，负责文件档案的移交归档。项目结束或承包工作结束后，负责文件档案的移交归档。- -5353- -3.2 3.2 文档管理体制建设文档管理体制建设明确管理职责5 5、单位文档主管领导职责、单位文档主管领导职责领导本单位的文件档案工作，制定
43、本单位文档管理政策，建领导本单位的文件档案工作，制定本单位文档管理政策，建立文档管理体系，设立文档管理机构，分配文档管理职责，配置立文档管理体系，设立文档管理机构，分配文档管理职责，配置文档管理资源。文档管理资源。- -5454- -3.2 3.2 文档管理体制建设文档管理体制建设明确管理职责6 6、业务职能部门、业务职能部门建立部门文件分级管理体系，建立部门文件库，负责职责范建立部门文件分级管理体系，建立部门文件库，负责职责范围内文件产生、审查、批准、移交、使用、控制与有效管理，对围内文件产生、审查、批准、移交、使用、控制与有效管理，对职责范围内文件的有效性负责；职责范围内文件的有效性负责；
44、 负责组织、协调、指导和检查项目承包商竣工文件的整理组负责组织、协调、指导和检查项目承包商竣工文件的整理组卷和归档工作，并对承包商文件的完整性、准确性、系统性和有卷和归档工作，并对承包商文件的完整性、准确性、系统性和有效性进行审查；效性进行审查； 负责职责范围内文件材料收集、积累、整理、立卷、归档移负责职责范围内文件材料收集、积累、整理、立卷、归档移交，对已归档文件材料的原始性、完整性、准确性、系统性和有交，对已归档文件材料的原始性、完整性、准确性、系统性和有效性负责。效性负责。 - -5555- -3.2 3.2 文档管理体制建设文档管理体制建设明确管理职责7 7、全体员工职责、全体员工职责
45、每位员工应认真理解文档管理方针，接受本单位的文档管理每位员工应认真理解文档管理方针，接受本单位的文档管理培训和考核，遵守本单位文档管理的规章制度。培训和考核，遵守本单位文档管理的规章制度。 在业务活动中使用真实、可靠、完整的文件；在利用档案时在业务活动中使用真实、可靠、完整的文件；在利用档案时遵守相应的借阅和登记制度，确保档案的安全。遵守相应的借阅和登记制度，确保档案的安全。 负责将收到的属基准文件范畴的文件向文档部门移交，以保负责将收到的属基准文件范畴的文件向文档部门移交，以保证文件分发的及时性和存档的完整性。证文件分发的及时性和存档的完整性。有义务做好自己工作和活动过程中形成的文件和记录的
46、收集、有义务做好自己工作和活动过程中形成的文件和记录的收集、积累、整理和保管工作，积累、整理和保管工作，并在业务工作结束、告一段落或离职前并在业务工作结束、告一段落或离职前进行整理和组卷，向本部门或本单位的文档管理部门移交归档。进行整理和组卷，向本部门或本单位的文档管理部门移交归档。不应将本单位的文件档案据为己有，不得私自销毁正式的文件和不应将本单位的文件档案据为己有，不得私自销毁正式的文件和记录。记录。- -5656- -3.3 3.3 文档管理体制建设文档管理体制建设制定规章制度序号程序名称主要内容1文档管理政策文档管理政策文件收发控制以及档案管理的方针政策和原文件收发控制以及档案管理的方
47、针政策和原则性要求则性要求2文件产生程序文件产生程序各类文件的编码、格式、版次、状态等标识各类文件的编码、格式、版次、状态等标识规定，包括信函、会议纪要、程序、变更不规定，包括信函、会议纪要、程序、变更不符合项文件及其它技术文件和记录报告如符合项文件及其它技术文件和记录报告如EESR、ECSR、EOMR、EOMM等等3文件收发控制文件收发控制上述各类文件的接收、发布、分发的原则、上述各类文件的接收、发布、分发的原则、要求和流程要求和流程4文件管理原则文件管理原则文件管理的原则要求、文件的过程控制措施、文件管理的原则要求、文件的过程控制措施、内容、方式进行明确，并对各级文件管理机内容、方式进行明
48、确，并对各级文件管理机构（如基准文件库、部门文件库和工作文件构（如基准文件库、部门文件库和工作文件站）的管理要求站）的管理要求5档案管理总则档案管理总则档案管理体制、管理目标、文件归档总则、档案管理体制、管理目标、文件归档总则、档案馆务总则的原则性规定档案馆务总则的原则性规定- -5757- -3.3 3.3 文档管理体制建设文档管理体制建设制定规章制度序号程序名称主要内容6文件材料的归档制度文件材料的归档制度对构成项目档案全宗的各类文件材料的归档对构成项目档案全宗的各类文件材料的归档责任、归档范围、归档时间、归档要求、保责任、归档范围、归档时间、归档要求、保管期限、归档流程进行详细规定管期限
49、、归档流程进行详细规定7档案分类方案档案分类方案明确档案实体分类原则和类目设置，并列出明确档案实体分类原则和类目设置，并列出各类档案的类目代码表各类档案的类目代码表8库房管理制度库房管理制度档案库房的环境要求、管理要求和工作内容档案库房的环境要求、管理要求和工作内容9档案利用制度档案利用制度查阅范围、方式、手续、要求、批准手续等查阅范围、方式、手续、要求、批准手续等10档案鉴定、销毁制度档案鉴定、销毁制度主要包括：鉴定销毁的方式、程序和要求等主要包括：鉴定销毁的方式、程序和要求等11文档监督检查制度文档监督检查制度对部门文件库、承包商文档管理工作的监督、对部门文件库、承包商文档管理工作的监督、
50、检查、指导、考核的时间、内容、范围进行检查、指导、考核的时间、内容、范围进行规定规定12文档工作岗位责任制度文档工作岗位责任制度专、兼职文档人员培训、授权、职责、权利、专、兼职文档人员培训、授权、职责、权利、任务、考核和奖惩措施等任务、考核和奖惩措施等- -5858- - 文档管理基本要求文档管理基本要求44.1 前端控制和全程管理前端控制和全程管理4.2 三纳入三纳入4.3 四参加四参加4.4 四同步四同步4.5 合同制约合同制约4.6 文档一体化文档一体化4.7 建立工作协调机制建立工作协调机制4.8 建立文档信息系统建立文档信息系统- -5959- -4.1 4.1 文档管理基本要求文档
