1、课程主要内容 长文档的编辑、格式化和排版长文档的编辑、格式化和排版（2+2） 表格的高级应用（表格的高级应用（2+2） 邮件合并功能（邮件合并功能（2+2）课程考核方式 考核类型：开卷考察考核类型：开卷考察 考核形式：课程完成后，提考核形式：课程完成后，提交一份上交一份内容完整和交一份上交一份内容完整和格式正确的格式正确的电子作品电子作品及一份及一份计算机等级考试计算机等级考试准考证准考证。第一次课内容-毕业论文的设计与排版编辑一样式二论文架构三内容和对象的添加四视图五分页符六分节符第一次课内容-毕业论文的设计与排版编辑七、页码八、目录九、域十、页眉、页脚十一、题注、脚注和尾注论文样式的创建论
2、文样式的创建论文架构的建立论文架构的建立内容和对象的添加内容和对象的添加论文格式的设置论文格式的设置论文的排版和打印论文的排版和打印论文流程一、样式1.概念概念2.新建新建3.应用应用4.修改和删除修改和删除枣庄学院论文样式要求枣庄学院论文样式要求 （正文）大标题（第（正文）大标题（第1章）章）（黑体小三号，居中）（黑体小三号，居中） 一级节标题（一级节标题（1.1）黑体四号）黑体四号 二级节标题二级节标题(1.1.1)黑体小四黑体小四号号 正文宋体小四号正文宋体小四号,正文段落和正文段落和标题都是标题都是1.5倍行距倍行距二、论文架构 各章、节的划分各章、节的划分 各章、节、小结标题的确定。
3、各章、节、小结标题的确定。三、内容和对象的添加 1、文字、文字 手动换行符（只换行，不分段）手动换行符（只换行，不分段） 用查找用查找/替换把替换把“手动换行符手动换行符”替换成替换成“段落标记段落标记”（高级（高级 特殊字符）特殊字符） 选择性粘贴：无格式文本选择性粘贴：无格式文本 2、对象、对象图片（插入、图片、组织结构图）图片（插入、图片、组织结构图）右击（下属右击（下属/同事同事/助手）助手） 截取活动窗口：截取活动窗口：ALT+PrintScreen 四、视图 分类：普通视图分类：普通视图 Web Web版式视图版式视图 页面视图页面视图 大纲视图大纲视图 阅读版式视图阅读版式视图
4、缩略图视图缩略图视图 文档结构图文档结构图WordWord排版的最佳作业模式：排版的最佳作业模式： 文档结构图文档结构图+ +页面视图页面视图文档结构图视图切换按钮页面视图最佳作业模式五、分页符 分页符：每章换页。分页符：每章换页。 如果用回车键，会导致修改如果用回车键，会导致修改上面文档，整篇都出现问题。上面文档，整篇都出现问题。（分页，分节的区别）（分页，分节的区别）枣庄学院论文格式要求：枣庄学院论文格式要求： 分章换页分章换页六、分节符 单独排版使用，不同的页眉单独排版使用，不同的页眉/页脚页脚 论文中有论文中有3个分节符（浏览例文中的个分节符（浏览例文中的分节符）分节符） 在第一章前插
5、入在第一章前插入3个分节符（普通视个分节符（普通视图）图） 声明声明/摘要摘要/目录目录/正文正文 “摘要摘要”是正文的样式，不是标题是正文的样式，不是标题的样式。的样式。七、页码 摘要加页码（课本的页码在外侧）摘要加页码（课本的页码在外侧） 设置为：居中，页脚，格式，起设置为：居中，页脚，格式，起始页码始页码 枣庄学院论文格式要求：枣庄学院论文格式要求： 页码从正文开始页码从正文开始,在页下方中间在页下方中间排列排列,宋体宋体5号号八、页眉/页脚页脚：页脚：“把连接到前一个把连接到前一个”去去掉，插入不同的页码掉，插入不同的页码 页眉：页眉、页码从正文开始页眉：页眉、页码从正文开始到最后，在
6、每一页的最上方，到最后，在每一页的最上方，用用5号宋体，居中排列，页眉号宋体，居中排列，页眉之下划一条之下划一条0.75磅线，页眉磅线，页眉用论文的名称用论文的名称。（枣庄论文格。（枣庄论文格式要求）式要求）9、目录 插入、引用、索引插入、引用、索引/目录（目录（3级标题）级标题） 目录是可以删除的，但是不规范。目录是可以删除的，但是不规范。 目录只有标题样式，无正文样式。目录只有标题样式，无正文样式。 枣庄学院论文格式要求：枣庄学院论文格式要求：目目 录（黑体录（黑体3号、居中）号、居中）第第1章（小章（小4号、黑体，行距号、黑体，行距1.5倍）倍） 1.1(小小4号、宋体号、宋体)1 1.
7、1.1(小小4号、宋体号、宋体)210、域 概念：隐藏在文档中的一组特殊概念：隐藏在文档中的一组特殊代码。代码。 目录属于域的范畴。可以直接链目录属于域的范畴。可以直接链接。接。 11、题注/脚注/尾注 题注：表、图等的注释题注：表、图等的注释 脚注：脚注：一般置于每页的底部，作一般置于每页的底部，作为文档中某些字符、专用名词或为文档中某些字符、专用名词或术语的注释。术语的注释。 尾注：参考文献的引用位置（应先尾注：参考文献的引用位置（应先插入尾注，在写参考文献）插入尾注，在写参考文献）方法：插入、引用、题注方法：插入、引用、题注/脚注脚注/尾注尾注第二次课：u 创建表格创建表格u 表格的编辑
8、排版表格的编辑排版 Word表格制作一、一、 建立表格建立表格 1. 菜单方式菜单方式 2. 工具栏按钮方式工具栏按钮方式 3.自由制表方式自由制表方式 二、二、 向表格中输入内容向表格中输入内容三、三、 删除表格删除表格创建表格 用菜单方式建立表格用菜单方式建立表格 建立表格（一）插入表格插入表格建立表格（二） 直接点击工具栏上的直接点击工具栏上的“插入表格插入表格”按钮，用鼠标在出现的按钮，用鼠标在出现的表格框内选择合适的行和列，然后点击鼠标左键。表格框内选择合适的行和列，然后点击鼠标左键。表格和边框表格和边框建立表格（三） 自由制表自由制表 点击工具栏上的点击工具栏上的“表格和边框表格和
9、边框”，或在工具栏上右击鼠标，在工具菜单中或在工具栏上右击鼠标，在工具菜单中选择选择“表格和边框表格和边框”。返回删除表格将文档光标移到表格中的任何一个单元格中，打开将文档光标移到表格中的任何一个单元格中，打开“表格表格” “选选择择”；再打开再打开“表格表格”菜单，选择菜单，选择“删除删除”，就可以将行、列或者表格删除，就可以将行、列或者表格删除。返回表格的编辑排版一、表格的编辑一、表格的编辑 二、表格内容的编辑二、表格内容的编辑 三、三、表格的排版表格的排版 四、自动套用格式四、自动套用格式 最后插入表格插入表格合并单元格合并单元格拆分单元格拆分单元格绘制表格绘制表格擦除擦除自动求和自动求
10、和升序排序升序排序复习复习“表格与边框表格与边框”工具工具栏栏线型线型 增加行、列增加行、列 拆分、合并单元格拆分、合并单元格 调整行和列的宽度调整行和列的宽度 移动表格位置移动表格位置 行和列的均匀分布行和列的均匀分布表格的编辑（一）1. 增加行增加行 将光标移到表格外任意一行的末尾，将光标移到表格外任意一行的末尾，按一次回车键按一次回车键 移到任意一个单元格中，打开移到任意一个单元格中，打开“表表格格”菜单，选择菜单，选择“插入行插入行”。 2. 增加列增加列 打开打开“表格表格”菜单，选择菜单，选择“插入列插入列”。3. 拆分单元格拆分单元格 点击点击“表格和边框表格和边框“工具栏上的工
11、具栏上的”拆拆分单元格分单元格“按钮按钮 在在”表格表格“菜单中选择菜单中选择”拆分单元格拆分单元格“，在出现的，在出现的”拆分拆分“对话框中设置拆对话框中设置拆分数即可。分数即可。4. 合并单元格合并单元格 按按“表格和边框表格和边框”工具栏上的工具栏上的“合并合并单元格单元格”按钮按钮 在在“表格表格”菜单中选择菜单中选择“合并单元格合并单元格” 采用擦除单元格之间的线条来实现采用擦除单元格之间的线条来实现表格的编辑（二）返回5. 调整行和列的宽度调整行和列的宽度 将鼠标指向表格中的任意一条线上，鼠标的标志将变成双箭头形状，将鼠标指向表格中的任意一条线上，鼠标的标志将变成双箭头形状，这时按
12、住鼠标左键拖动，就可改变行或列的宽度。这时按住鼠标左键拖动，就可改变行或列的宽度。 行列宽度的调整也可在横竖标尺上进行。行列宽度的调整也可在横竖标尺上进行。 6. 移动表格位置移动表格位置 在表格的左上角有一个小十字箭头标记，用鼠标左键按住在表格的左上角有一个小十字箭头标记，用鼠标左键按住它拖动可移动表格的位置。它拖动可移动表格的位置。 在表格的右下角有一个小方块标记，用鼠标左键按住它拖在表格的右下角有一个小方块标记，用鼠标左键按住它拖动可改变表格的大小。动可改变表格的大小。 7. 行和列的均匀分布行和列的均匀分布 在在“表格和边框表格和边框”工具栏上分别点击工具栏上分别点击“平均分布各行平均
13、分布各行”和和“平平均分布各列均分布各列”按钮。按钮。 选择选择“表格表格” 自动调整自动调整平均分配各行、列。平均分配各行、列。表格的编辑（三）5. 调整行和列的宽度调整行和列的宽度 将鼠标指向表格中的任意一条线上，鼠标的标志将变成双箭头形状，将鼠标指向表格中的任意一条线上，鼠标的标志将变成双箭头形状，这时按住鼠标左键拖动，就可改变行或列的宽度。这时按住鼠标左键拖动，就可改变行或列的宽度。 行列宽度的调整也可在横竖标尺上进行。行列宽度的调整也可在横竖标尺上进行。 6. 移动表格位置移动表格位置 在表格的左上角有一个小十字箭头标记，用鼠标左键按住在表格的左上角有一个小十字箭头标记，用鼠标左键按
14、住它拖动可移动表格的位置。它拖动可移动表格的位置。 在表格的右下角有一个小方块标记，用鼠标左键按住它拖在表格的右下角有一个小方块标记，用鼠标左键按住它拖动可改变表格的大小。动可改变表格的大小。 7. 行和列的均匀分布行和列的均匀分布 在在“表格和边框表格和边框”工具栏上分别点击工具栏上分别点击“平均分布各行平均分布各行”和和“平平均分布各列均分布各列”按钮。按钮。 选择选择“表格表格” 自动调整自动调整平均分配各行、列。平均分配各行、列。 打开表格与边框工具栏。打开表格与边框工具栏。 用用“单元格对齐方式单元格对齐方式”按钮，对单元按钮，对单元 格各行进行排版；格各行进行排版； 选择一些行列后
15、，右键选择选择一些行列后，右键选择“单元格对齐方式单元格对齐方式”表格的排版除默认的网格式表格外，除默认的网格式表格外，Word还提供了多种表还提供了多种表格样式，这些表格样式都可以采用自动套用的格样式，这些表格样式都可以采用自动套用的方法加以使用：方法加以使用： 在插入表格时套用插入表格时，设置完行和在插入表格时套用插入表格时，设置完行和列后，按列后，按“自动套用格式自动套用格式”按钮，选择自己需按钮，选择自己需要的格式。要的格式。 已存在的表格套用已存在的表格套用:将光标移到表格中，打开将光标移到表格中，打开“表格表格”菜单，选择菜单，选择“表格自动套表格自动套 用格式用格式，再，再选择自
16、己需要的格式。选择自己需要的格式。 自动套用格式返回第三次课：Word 2003邮件合并 什么是邮件合并什么是邮件合并 邮件合并的由来邮件合并的由来 邮件合并的步骤邮件合并的步骤 邮件合并的类型邮件合并的类型邮件合并 本次课主要讲述以下知识点：本次课主要讲述以下知识点： 邮件合并的产生的由来邮件合并的产生的由来 如何制作邮件合并如何制作邮件合并邮件合并的用途 在日常生活和工作当中，经常要在日常生活和工作当中，经常要处理一些相同或相似的工作，比处理一些相同或相似的工作，比如：如： 在学校里要给大量的学生邮寄家长通在学校里要给大量的学生邮寄家长通知书知书 在公司里要给大量的客户寄送邀请函在公司里要
17、给大量的客户寄送邀请函 在过生日的时候要给大量的同事发送在过生日的时候要给大量的同事发送请帖请帖 在结婚时要大量的制作喜帖在结婚时要大量的制作喜帖邮件合并的用途 这些生活或工作中碰到的事情有这些生活或工作中碰到的事情有相似的特点：相似的特点： 发送或制作的量很大发送或制作的量很大 内容相同或相似内容相同或相似 如果手工逐一解决这些问题会很如果手工逐一解决这些问题会很繁杂，虽然没多大的难点，关键繁杂，虽然没多大的难点，关键是量大。微软为了解决这些问题是量大。微软为了解决这些问题在在word里提供了邮件合并的功里提供了邮件合并的功能。能。邮件合并产生的由来 邮件合并名字的由来是起初：单位邮件合并名
18、字的由来是起初：单位经常要向外发送公函，工作人员需经常要向外发送公函，工作人员需要反复的的抄写邮政编码、收信人要反复的的抄写邮政编码、收信人信息，比如：地址、街道啊、电话信息，比如：地址、街道啊、电话等等。等等。 邮件合并功能最开始就是从这些需邮件合并功能最开始就是从这些需求中研发出来的，它批量的处理，求中研发出来的，它批量的处理，大大的提高了工作效率。大大的提高了工作效率。 随着时间发展和工作的多样性，该随着时间发展和工作的多样性，该功能开始用在其它领域，往往并没功能开始用在其它领域，往往并没有和邮件邮编等产生联系，但邮件有和邮件邮编等产生联系，但邮件合并的名称由来已久所以该名称一合并的名称
19、由来已久所以该名称一直沿用到现在。直沿用到现在。邮件合并的主要功能 其功能是：其功能是： 批量处理批量处理 批量制作批量制作 批量输出批量输出邮件合并的主要使用领域 理论上说凡是需要进行内容几乎理论上说凡是需要进行内容几乎相同，且需要批量制作处理的文相同，且需要批量制作处理的文档一般都可以尝试采用邮件合并档一般都可以尝试采用邮件合并的功能的功能 具体表现在：具体表现在： 员工档案管理员工档案管理 工资条工资条 请帖请帖 邀请函邀请函如何使用邮件合并 要想使用邮件合并需要掌握以下要想使用邮件合并需要掌握以下知识：知识： 邮件合并使用的前提条件邮件合并使用的前提条件 邮件合并制作的步骤邮件合并制作
20、的步骤邮件合并使用的前提条件 条件：条件： 条件一、必须有主文档条件一、必须有主文档 条件二、必须有数据源条件二、必须有数据源何谓主文档？ 主文档其实就是一个普通的主文档其实就是一个普通的word文文档档 它是实现邮件合并的前提，没有主它是实现邮件合并的前提，没有主文档就无法合并文档就无法合并 只有只有word才提供邮件合并的功能才提供邮件合并的功能 它是一个平台它是一个平台 它在邮件合并中扮演一个平台的作用，通它在邮件合并中扮演一个平台的作用，通过这个平台和目标数据逐一的合并而产生过这个平台和目标数据逐一的合并而产生新的文件新的文件 在整个合并当中平台是不变的，变的只是在整个合并当中平台是不
21、变的，变的只是与它合并的数据与它合并的数据平台的特点： 平台可以什么都没有平台可以什么都没有-空文档空文档 但一般不这么做但一般不这么做 平台里可以包含平台里可以包含 页眉页脚、批注、脚注、水印、表格、页眉页脚、批注、脚注、水印、表格、图形、图像等信息图形、图像等信息 平台的页数可以有一页或多页平台的页数可以有一页或多页 平台的纸张大小和纸张方向可以平台的纸张大小和纸张方向可以一样也可以不一样一样也可以不一样平台的选择 默认的平台我们可以按自己的想默认的平台我们可以按自己的想法自由设置，也可以选择软件提法自由设置，也可以选择软件提供的内置的平台供的内置的平台 文档类型的选择：文档类型的选择：信
22、函 创建并打印套用信函创建并打印套用信函 经常要用的主文档类型经常要用的主文档类型 默认的类型默认的类型 主文档可以自由的设置主文档可以自由的设置信封 创建或打印大宗邮件的信封创建或打印大宗邮件的信封 点击此项后，点击此项后，word的版面会自动成为的版面会自动成为信封格式，模拟信封的样式，信封格式，模拟信封的样式， 如果当前文档内有信息的话还要求你如果当前文档内有信息的话还要求你删除当前的信息删除当前的信息 一般不用此项一般不用此项标签 创建并打印大宗的邮件的标创建并打印大宗的邮件的标签签 适合整页纸铺满相同的或相似多个的适合整页纸铺满相同的或相似多个的结果时结果时 可以节省纸张可以节省纸张
23、 比如一张A4纸上打印出四张员工证件卡 套打某些小型的不干胶标签目录 创建名称、地址和其它信息创建名称、地址和其它信息的目录的目录 跟标签的功能有些类似的地跟标签的功能有些类似的地方方适合在一页纸上打印多条记录适合在一页纸上打印多条记录可以节省纸张可以节省纸张适合的场合适合的场合 员工工资条的制作 学生成绩单的制作总结 文档类型你选择哪一个比较合适？文档类型你选择哪一个比较合适？ 想省纸的话可以选择想省纸的话可以选择 标签 目录 想保持原貌的话想保持原貌的话 信函 想模拟信封的样式时想模拟信封的样式时 可以选择信封一般 选择信函选择信函 目录目录 标签标签 居多居多何谓数据源 在合并过程中，提
24、供数据的文件在合并过程中，提供数据的文件称之为数据源，该数据源包含一称之为数据源，该数据源包含一条或多条数据条或多条数据 没有数据的数据源是没有意义的没有数据的数据源是没有意义的 谁来承当这个数据文件？谁来承当这个数据文件？ 数据库软件数据库软件 Excel软件软件 Word软件软件 文本文件文本文件 其它，比如：其它，比如：outlook联系人列表等联系人列表等 链接的方式大同小异链接的方式大同小异 数据源文件制作的要规范数据源文件制作的要规范 都有相同的特征：二维表格的特都有相同的特征：二维表格的特征征 一般选择一般选择excel做数据源文件的做数据源文件的居多。居多。邮件合并的使用步骤
25、大致可以分为以下三个步骤大致可以分为以下三个步骤 制作数据源制作数据源 制作主文档制作主文档 利用邮件合并功能合并需要的信息利用邮件合并功能合并需要的信息形象比喻邮件合并功能邮件合并功能数据源主文档需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件邮件合并的功能 Word提供的邮件合并功能类似提供的邮件合并功能类似于合成中心，它把数据源提供的于合成中心，它把数据源提供的数据和主文档逐一合并出来并生数据和主文档逐一合并出来并生成我们想要的文件。成我们想要的文件。在邮件合并当中的主要的步骤： 选择主文档类型（平台类型）选择主文档类型（平台类型） 链接数据源链接数据源 插入数据字段插入数据
26、字段 预览结果（不是打印预览）预览结果（不是打印预览） 合并合并这几个步骤可以通过以下来完成 方法有三种：方法有三种： 通过邮件合并工具栏通过邮件合并工具栏 通过邮件合并向导通过邮件合并向导 通过邮件合并的域通过邮件合并的域通过邮件合并的工具栏设置选择主文档类型（平台类型）链接数据源插入数据字段预览结果（不是打印预览） 预览的目的：预览的目的： 防止合并错位，格式发生冲突，尤其是在防止合并错位，格式发生冲突，尤其是在套打的时候一定要预览以下。套打的时候一定要预览以下。 注意：必须文档内添加了数据项后注意：必须文档内添加了数据项后才能预览，否则该项无法使用，灰才能预览，否则该项无法使用，灰色的。
27、色的。合并结果的设置 只有在主文档中已经和数据源建只有在主文档中已经和数据源建立链接后，才有合并结果设置的立链接后，才有合并结果设置的可能，否则全是灰色。可能，否则全是灰色。 合并结果共有四项选择合并结果共有四项选择合并到新文档 默认的合并方式默认的合并方式 快捷键快捷键alt+shift+n 在新文档中显示合并结果在新文档中显示合并结果 多条记录放置在一个文档内多条记录放置在一个文档内 每一条记录单独的显示一页或多页每一条记录单独的显示一页或多页 根据主文档页数而定合并到打印机 将合并结果直接发送到打印机将合并结果直接发送到打印机 不会产生新文档不会产生新文档 应充分检查邮件合并结果的正确性
28、，应充分检查邮件合并结果的正确性，以免浪费纸张以免浪费纸张 慎用此项慎用此项 打印机要配置妥当才能打印出来打印机要配置妥当才能打印出来合并到邮件 不会产生新文档不会产生新文档 会把每条记录相应的分别以电子会把每条记录相应的分别以电子邮件的形式邮件的形式”发送发送”到指定的邮到指定的邮箱中箱中 前提：前提： 数据源中必须有邮箱数据数据源中必须有邮箱数据 电脑必须安装有相应的软件电脑必须安装有相应的软件合并到打印机 不会产生新文档不会产生新文档 会把合并的结果相应的分别发送会把合并的结果相应的分别发送到指定的传真机中（按指定传真到指定的传真机中（按指定传真号分发文件）号分发文件） 使用前提：使用前
29、提： 电脑中必须安装有相应的传真程序和电脑中必须安装有相应的传真程序和传真调制解调器才可用传真调制解调器才可用 还要考虑不同对方的传真情况（手动还要考虑不同对方的传真情况（手动收发、自动收发收发、自动收发） 慎用此项慎用此项总结 不同点：不同点： 以不同的方式处理我们合并的结果以不同的方式处理我们合并的结果 产生新文档、直接发邮件、直接打印出来、直接传真过去 相同点：相同点： 在出来结果的时候，都会提示合并数量的在出来结果的时候，都会提示合并数量的设置设置需要选择哪种合并结果 根据你的具体情况而定吧根据你的具体情况而定吧 合并到新文档（经常用）合并到新文档（经常用） 合并到电子邮件合并到电子邮件课程总结
