1、文件、记录控制程序文件、记录控制程序2013.11.培训课件培训课件 通过对相关文件的分类、编制、发行、更改修通过对相关文件的分类、编制、发行、更改修订、回收、管理和记录归档等活动进行规定，防止订、回收、管理和记录归档等活动进行规定，防止作废文件的非预期使用，保持现场操作中的文件版作废文件的非预期使用，保持现场操作中的文件版本是最新最有效的；对记录进行控制和管理，为产本是最新最有效的；对记录进行控制和管理，为产品质量是否合格、生产过程是否正常提供客观证据，品质量是否合格、生产过程是否正常提供客观证据，同时也可证明管理体系有效运行，以便有关部门审同时也可证明管理体系有效运行，以便有关部门审核、评
2、价。核、评价。 目的目的没有规矩，不成方圆没有规矩，不成方圆 集团公司总经理、管理者代表、安全研究所、管理部、集团公司总经理、管理者代表、安全研究所、管理部、其他部门其他部门 职责职责我要做什么？我要做什么？各部门：各部门：1.1.负责三级、四级文件的负责三级、四级文件的编制、审核、批准、发编制、审核、批准、发行、使用、保存行、使用、保存，保留，保留相关记录相关记录。2.2.负责外来文件的负责外来文件的收集、整理、发行、使用、收集、整理、发行、使用、保存保存，保留，保留相关记录相关记录。 3.3.负责其他文件的负责其他文件的接收、使用、保存接收、使用、保存，保留，保留相关相关记录记录。4.4.
3、负责记录的设计、填写、保存及记录一览表的编制。负责记录的设计、填写、保存及记录一览表的编制。 流程流程我要怎么做？我要怎么做？文件分类文件分类文件编制文件编制文件审核会签文件审核会签文件批准文件批准文件受控文件受控/标识标识文件发行文件发行文件评审文件评审文件更改文件更改文件作废文件作废/销毁销毁文件管理文件管理记录归档记录归档 流程流程我要怎么做？我要怎么做？技术性指标、检验分析方法标准、作业指导书技术性指标、检验分析方法标准、作业指导书（SOP文件）、设备操作标准、保养标准等。文件）、设备操作标准、保养标准等。文件分类文件分类一级文件一级文件二级文件二级文件三级文件三级文件四级文件四级文件
4、管理体系手册管理体系手册程序文件程序文件涉及的记录涉及的记录文件分类文件分类自订文件自订文件外来文件外来文件法律法规类、产品标准类、总部垂直部门标准法律法规类、产品标准类、总部垂直部门标准类、设备档案类、供方档案类、人事档案类、类、设备档案类、供方档案类、人事档案类、书籍等书籍等 流程流程我要怎么做？我要怎么做？文件分类文件分类文件编制文件编制文件审核会签文件审核会签文件批准文件批准文件受控文件受控/标识标识文件发行文件发行文件评审文件评审文件更改文件更改文件作废文件作废/销毁销毁文件管理文件管理记录归档记录归档 流程流程我要怎么做？我要怎么做？1.依职责要求。依职责要求。2.以发行部门接收到
5、批准后文件的次日为新版文以发行部门接收到批准后文件的次日为新版文件开始实施的日期。件开始实施的日期。3.安全研究所发行的质量和食品安全管理体系文安全研究所发行的质量和食品安全管理体系文件，可以依据件，可以依据ISO常用编码代号进行编号。如：常用编码代号进行编号。如：原物料检验原物料检验IQA，供应商管理，供应商管理SQA，过程监控，过程监控PQA，成品检验，成品检验FQA。文件编号规定晋中公司三、四级文件编号规定 流程流程我要怎么做？我要怎么做？文件分类文件分类一级文件一级文件二级文件二级文件三级文件三级文件四级文件四级文件03 - 03- 03- 03- -今麦郎饮品总部职能部门、各子公司代
6、码一级文件流水号二级文件流水号一级文件编号三级文件代码三级文件流水号二级文件编号表单流水号三级文件编号文件编号规定：文件编号规定： 流程流程我要怎么做？我要怎么做？序号部 门部门代码 9000分发号1总经办01012管理部 02023人资部 03034财务部 04045生产部05056安全研究所06067饮品研究所07078营运部08089工程部090910行政部101011质价部111112供应部121213哈尔滨131314长春141415北京151516隆尧一期1616序号部 门部门代码9000分发号17郑州一期171718天长一期 181819咸宁一期191920广州202021杭州2
7、12122宝鸡222223业务部232324品牌企划部242425营销公司252526隆尧二期262627兖州272728隆尧三期282829郑州二期292930天长二期303031咸宁二期31313232晋中晋中32323232 流程流程我要怎么做？我要怎么做？三级文件代码：三级文件代码：序号三级文件类型代码1标准12规定23通知34通报45签呈56问询函67联络单7 流程流程我要怎么做？我要怎么做？三级文件三级文件四级文件四级文件0332-00- 0332-00- -三级文件代码三级文件流水号部门代码表单流水号三级文件编号晋中公司三、四级文件编号规定：晋中公司三、四级文件编号规定： 流程流
8、程我要怎么做？我要怎么做？晋中公司部门代码序号部门部门代码9000分发号1行政01012仓储02023品保03034制一热线04045制二水线05056动力06067财务07078生管08089采购090910营运101011制造111112瓶坯121213人资1313 流程流程我要怎么做？我要怎么做？文件分类文件分类文件编制文件编制文件审核会签文件审核会签文件批准文件批准文件受控文件受控/标识标识文件发行文件发行文件评审文件评审文件更改文件更改文件作废文件作废/销毁销毁文件管理文件管理记录归档记录归档 流程流程我要怎么做？我要怎么做？What凡是公司凡是公司内部使用内部使用的与的与管理体系运
9、管理体系运行行紧密相关的文件。紧密相关的文件。How发行时应在发行时应在每页每页 文件文件 右上角右上角（表表单右下角单右下角）加盖红色印章。（总部垂直部门发行）加盖红色印章。（总部垂直部门发行的文件，需要在复印件上加盖当地的文件，需要在复印件上加盖当地 发行部门的发行部门的发行发行印章）印章）l受控文件一览表 流程流程我要怎么做？我要怎么做？ 流程流程我要怎么做？我要怎么做？文件分类文件分类文件编制文件编制文件审核会签文件审核会签文件批准文件批准文件受控文件受控/标识标识文件发行文件发行文件评审文件评审文件更改文件更改文件作废文件作废/销毁销毁文件管理文件管理记录归档记录归档 流程流程我要怎
10、么做？我要怎么做？1.由文件制定部门负责，发行、接收和回收需填写由文件制定部门负责，发行、接收和回收需填写文件发行与回收记录文件发行与回收记录，批准后发行。同时保存，批准后发行。同时保存一份一份上一版本上一版本的旧版文件（电子版、纸质版）备的旧版文件（电子版、纸质版）备查，再次更新时原有保存的旧版文件可报废或删除。查，再次更新时原有保存的旧版文件可报废或删除。l但是如果包含有但是如果包含有技术参数技术参数等信息，必须等相关等信息，必须等相关产品过保质期后方能报废或删除。产品过保质期后方能报废或删除。 流程流程我要怎么做？我要怎么做？2.发行时在印章发行时在印章“发行发行”下方填写下方填写文件发
11、行号文件发行号。 0332-（晋中公司部门代码）（晋中公司部门代码）3.如文件因破损而无法使用、因故丢失等，由文件如文件因破损而无法使用、因故丢失等，由文件使用部门填写使用部门填写文件补发申请表文件补发申请表，经批准后由原，经批准后由原发行部门补发。发行部门补发。4.管理体系手册的发行签批权限，由管理者代表代管理体系手册的发行签批权限，由管理者代表代签。签。 流程流程我要怎么做？我要怎么做？ 流程流程我要怎么做？我要怎么做？文件分类文件分类文件编制文件编制文件审核会签文件审核会签文件批准文件批准文件受控文件受控/标识标识文件发行文件发行文件评审文件评审文件更改文件更改文件作废文件作废/销毁销毁
12、文件管理文件管理记录归档记录归档 流程流程我要怎么做？我要怎么做？评审时机：文件评审时机：文件收文时收文时、使用时使用时最长评审时间间隔：最长评审时间间隔：1年年评审内容：评审内容：适用性、符合性、有效性、版适用性、符合性、有效性、版本状态本状态等。等。 流程流程我要怎么做？我要怎么做？关于文件评审的说明关于文件评审的说明1： 工厂内部文件或总部垂直部门文件，在执行过工厂内部文件或总部垂直部门文件，在执行过程中如果有不适用或者改进之处，应及时反馈文件程中如果有不适用或者改进之处，应及时反馈文件制定部门。在文件发行前制定部门也应首先将上次制定部门。在文件发行前制定部门也应首先将上次文件发行以来，
13、以及文件执行过程中所存在的不适文件发行以来，以及文件执行过程中所存在的不适用之处或者改进之处做说明，同时文件执行部门应用之处或者改进之处做说明，同时文件执行部门应依文件制定部门的要求进行验证，并将验证结果反依文件制定部门的要求进行验证，并将验证结果反馈文件制定部门。如果属于首次发行的新文件，则馈文件制定部门。如果属于首次发行的新文件，则首先是对待发行文件的验证。首先是对待发行文件的验证。所以当文件制定部门所以当文件制定部门将修订之后的文件重新发行时，文件执行部门可以将修订之后的文件重新发行时，文件执行部门可以直接使用，而不再进行例行性的文件评审。直接使用，而不再进行例行性的文件评审。 流程流程
14、我要怎么做？我要怎么做？解读：解读：1.日常工作加强沟通，发现问题及时反馈。日常工作加强沟通，发现问题及时反馈。2.发行前需对文件进行验证，并反馈结果。发行前需对文件进行验证，并反馈结果。 所以当文件制定部门将修订之后的文件重新发所以当文件制定部门将修订之后的文件重新发行时，文件执行部门可以直接使用，而不再进行例行时，文件执行部门可以直接使用，而不再进行例行性的文件评审。行性的文件评审。 流程流程我要怎么做？我要怎么做？关于文件评审的说明关于文件评审的说明2： 外来文件外来文件的评审至少的评审至少每年一次每年一次，有些不，有些不经常变更的法律法规可以不保留相应的评审记录，经常变更的法律法规可以
15、不保留相应的评审记录，但评审中但评审中有疑问的有疑问的或者或者需要修订标准需要修订标准的则必的则必须有相应的记录保存。须有相应的记录保存。 流程流程我要怎么做？我要怎么做？ 流程流程我要怎么做？我要怎么做？ 流程流程我要怎么做？我要怎么做？文件分类文件分类文件编制文件编制文件审核会签文件审核会签文件批准文件批准文件受控文件受控/标识标识文件发行文件发行文件评审文件评审文件更改文件更改文件作废文件作废/销毁销毁文件管理文件管理记录归档记录归档 流程流程我要怎么做？我要怎么做？1.文件制定部门提出文件制定部门提出文件更改申请表文件更改申请表，说明更，说明更改的原因和内容，并附更改后的文件。更改的内
16、容改的原因和内容，并附更改后的文件。更改的内容用用“带下划线的蓝色字体带下划线的蓝色字体”以明示。以明示。2.文件需修订更改时应换版，文件版本依文件需修订更改时应换版，文件版本依第一版、第一版、第二版第二版规律更新，也可以用规律更新，也可以用时间（时间（2013年年1月月1日版本）日版本）来区分版本。来区分版本。 流程流程我要怎么做？我要怎么做？3.文件更改后以文件更改后以批准当日批准当日为修订文件为修订文件开始实施开始实施基准日基准日，相关部门收到文件后应据以实施。，相关部门收到文件后应据以实施。4.对于文件个别部位（错别字、数字等）的更改，对于文件个别部位（错别字、数字等）的更改，在不影响
17、使用的情况下，可进行在不影响使用的情况下，可进行杠改杠改（即将需更即将需更改内容用横线划掉，在旁边合适位置填写更改后内改内容用横线划掉，在旁边合适位置填写更改后内容、更改人签名和日期，文件审批页注明更改生效容、更改人签名和日期，文件审批页注明更改生效的日期，的日期，但更改前的内容应清晰可辨。但更改前的内容应清晰可辨。） 流程流程我要怎么做？我要怎么做？ 流程流程我要怎么做？我要怎么做？文件分类文件分类文件编制文件编制文件审核会签文件审核会签文件批准文件批准文件受控文件受控/标识标识文件发行文件发行文件评审文件评审文件更改文件更改文件作废文件作废/销毁销毁文件管理文件管理记录归档记录归档 流程流
18、程我要怎么做？我要怎么做？1.对回收的旧版文件应作废处理，即由发行部门回对回收的旧版文件应作废处理，即由发行部门回收后加盖收后加盖“作废作废”印章，防止作废文件的非预期印章，防止作废文件的非预期使用。使用。2.对于需销毁的作废文件，由相关部门填写对于需销毁的作废文件，由相关部门填写文件文件销毁申请表销毁申请表，执行销毁。，执行销毁。3.各公司职能部门收到的总部垂直部各公司职能部门收到的总部垂直部 门文件，由门文件，由各公司职能部门各公司职能部门执行执行 回收作废与销毁。回收作废与销毁。 流程流程我要怎么做？我要怎么做？ 流程流程我要怎么做？我要怎么做？文件分类文件分类文件编制文件编制文件审核会
19、签文件审核会签文件批准文件批准文件受控文件受控/标识标识文件发行文件发行文件评审文件评审文件更改文件更改文件作废文件作废/销毁销毁文件管理文件管理记录归档记录归档 流程流程我要怎么做？我要怎么做？1.各部门主管保存本部门签批版文件和其他部门发各部门主管保存本部门签批版文件和其他部门发行的文件，使用处主管保存发行至使用处的文件。行的文件，使用处主管保存发行至使用处的文件。2.文件应分类存放在干燥通风和安全的地方，文件应分类存放在干燥通风和安全的地方，借借阅文件阅文件需有批准部门主管同意。需有批准部门主管同意。3.任何人任何人不得在受控文件上乱涂乱改不得在受控文件上乱涂乱改（包括（包括更改其他文件
20、载体），确保文件的清晰、易于识别更改其他文件载体），确保文件的清晰、易于识别和检索。和检索。 流程流程我要怎么做？我要怎么做？4.承载媒体不是纸张的受控文件的控制，也应参照承载媒体不是纸张的受控文件的控制，也应参照上述规定执行，定期备份或刻录，设置打开密码等。上述规定执行，定期备份或刻录，设置打开密码等。5.所有受控文件（一级、二级、三级、四级文件）所有受控文件（一级、二级、三级、四级文件）的电子档案，每月最后第二个工作日之前由各部门的电子档案，每月最后第二个工作日之前由各部门备案管理部门（行政）备案管理部门（行政）。 流程流程我要怎么做？我要怎么做？ 流程流程我要怎么做？我要怎么做？文件分类
21、文件分类文件编制文件编制文件审核会签文件审核会签文件批准文件批准文件受控文件受控/标识标识文件发行文件发行文件评审文件评审文件更改文件更改文件作废文件作废/销毁销毁文件管理文件管理记录归档记录归档l外来文件管理程序流程图（法律法规类）l外来文件管理程序流程图（总部垂直部门文件） 流程流程我要怎么做？我要怎么做？记录表单设计记录表单设计表单审核表单审核记录填写记录填写记录表单汇总记录表单汇总记录的保管与防护记录的保管与防护记录的查阅记录的查阅/检索检索记录过期销毁和处理记录过期销毁和处理 流程流程我要怎么做？我要怎么做？1.应考虑为记录者提供如应考虑为记录者提供如标准规格标准规格、异常时的异常时
22、的处理措施处理措施、标准填写格式标准填写格式、标准用语标准用语等。等。2.有些记录必须依书面标准及实际操作进行设计，有些记录必须依书面标准及实际操作进行设计，同时记录中不体现技术参数等要求的，可以不用编同时记录中不体现技术参数等要求的，可以不用编号管理。但如果记录也是标准要求的一种形式，则号管理。但如果记录也是标准要求的一种形式，则必须编号管理。必须编号管理。记录表单编号格式：记录表单编号格式：03- 流程流程我要怎么做？我要怎么做？记录表单设计记录表单设计表单审核表单审核记录填写记录填写记录表单汇总记录表单汇总记录的保管与防护记录的保管与防护记录的查阅记录的查阅/检索检索记录过期销毁和处理记
23、录过期销毁和处理 流程流程我要怎么做？我要怎么做？1.不得用铅笔填写不得用铅笔填写，可采用钢笔或圆珠笔等填写，可采用钢笔或圆珠笔等填写，字迹要正确、清晰、清楚，不得遗漏，能准确识别。字迹要正确、清晰、清楚，不得遗漏，能准确识别。2.记录填写要完整、详细、真实，并记录填写要完整、详细、真实，并及时填写及时填写，如有勿须填写的项目，可在该栏内以如有勿须填写的项目，可在该栏内以“/”表示，表示，不不允许留有空白允许留有空白；记录应有；记录应有填写人及审核人签填写人及审核人签名或盖章，并签日期名或盖章，并签日期。 流程流程我要怎么做？我要怎么做？3.记录填写的内容需更改时，记录填写的内容需更改时，类似
24、文件更改类似文件更改（由（由更改者在更改处签字或盖章并且确保更改前内容仍更改者在更改处签字或盖章并且确保更改前内容仍然清晰可见，同时还必须签日期）。日期处于签字然清晰可见，同时还必须签日期）。日期处于签字或盖章位置的右下角，字体小于签字或盖章字体。或盖章位置的右下角，字体小于签字或盖章字体。 流程流程我要怎么做？我要怎么做？记录表单设计记录表单设计表单审核表单审核记录填写记录填写记录表单汇总记录表单汇总记录的保管与防护记录的保管与防护记录的查阅记录的查阅/检索检索记录过期销毁和处理记录过期销毁和处理 流程流程我要怎么做？我要怎么做？ 记录表单依流程会记录表单依流程会签审核传递，每月底各签审核传
25、递，每月底各部门对各项使用的记录部门对各项使用的记录进行收集、整理、分类、进行收集、整理、分类、登记及归档。登记及归档。l受控记录一览表受控记录一览表 流程流程我要怎么做？我要怎么做？记录表单设计记录表单设计表单审核表单审核记录填写记录填写记录表单汇总记录表单汇总记录的保管与防护记录的保管与防护记录的查阅记录的查阅/检索检索记录过期销毁和处理记录过期销毁和处理 流程流程我要怎么做？我要怎么做？保存期限要求：保存期限要求：1.体系运行记录三年；检验记录、生产记录两年；体系运行记录三年；检验记录、生产记录两年；食品安全管理记录两年。食品安全管理记录两年。2.主管级人员人事资料保存期为离职后一年，普
26、通主管级人员人事资料保存期为离职后一年，普通员工为离职后三个月。员工为离职后三个月。3.合同至少应保存至合同终止后一年，设备档案应合同至少应保存至合同终止后一年，设备档案应至少保存至设备报废时。至少保存至设备报废时。4.其他相关记录至少应保存一年。其他相关记录至少应保存一年。5.记录保存应做到避免受潮、损坏、遗失。记录保存应做到避免受潮、损坏、遗失。 流程流程我要怎么做？我要怎么做？记录表单设计记录表单设计表单审核表单审核记录填写记录填写记录表单汇总记录表单汇总记录的保管与防护记录的保管与防护记录的查阅记录的查阅/检索检索记录过期销毁和处理记录过期销毁和处理 流程流程我要怎么做？我要怎么做？1
27、.建立目录清单建立目录清单2.注明存放地点注明存放地点3.借阅记录时需提出借阅记录时需提出文件借阅申请表文件借阅申请表，在预订，在预订时间归还，到期不还者由记录保存部门负责收回。时间归还，到期不还者由记录保存部门负责收回。 流程流程我要怎么做？我要怎么做？记录表单设计记录表单设计表单审核表单审核记录填写记录填写记录表单汇总记录表单汇总记录的保管与防护记录的保管与防护记录的查阅记录的查阅/检索检索记录过期销毁和处理记录过期销毁和处理 流程流程我要怎么做？我要怎么做？1.各部门组织对无保存价值的记录填写各部门组织对无保存价值的记录填写文件销毁文件销毁申请表申请表予以销毁。其中：产品质量记录的销毁和
28、予以销毁。其中：产品质量记录的销毁和处理由品保负责；人事记录由人资负责；技术性文处理由品保负责；人事记录由人资负责；技术性文件由品保或相关部门负责；设备相关记录由生产负件由品保或相关部门负责；设备相关记录由生产负责；其他相关记录由各部门负责。责；其他相关记录由各部门负责。2.对于仍需保存的记录，按对于仍需保存的记录，按记录一览表记录一览表编目保编目保存。存。3.销毁时可用碎纸机或烧毁方式进行，以确保销毁销毁时可用碎纸机或烧毁方式进行，以确保销毁的彻底性；销毁时由各部门主管作为监销人。的彻底性；销毁时由各部门主管作为监销人。4.过期的记录不能当再生纸使用。过期的记录不能当再生纸使用。 流程流程我要怎么做？我要怎么做？受控文件一览表受控文件一览表受控记录一览表受控记录一览表文件发行与回收记录文件发行与回收记录文件发行申请表文件发行申请表文件评审表文件评审表文件更改申请表文件更改申请表文件作废申请表文件作废申请表文件借阅申请表文件借阅申请表Thank You！
