1、科研经费的结题与审计科研经费的结题与审计 一、科研经费审计中发现的主要问题 二、科研结题审计的主要程序 三、课题财务验收审计需要准备的资料四、科研结题上报审计需要注意哪些问题 五、加强我校科研经费管理的几点建议 目目 录录一、科研经费审计中发现的主要问题（一）对科研经费性质认识上的误区（一）对科研经费性质认识上的误区 长期以来，高校的部分教师、科研人员认为，科研经费是靠自己的能力争取来的。经费的所有权、使用权均归个人或课题组所有。学校无需过问或干涉。目前，将科研经费用于个人开支的现象比较普遍，用车费、餐饮费等在科研经费支出中占有相当大的比例。甚至存在有人用科研经费购车和购买其他固定资产的现象。
2、 另一方面，科研管理部门往往只重视科研项目承揽的数量与规模，以及科研项目的级别和科研收入的多少，而忽视科研经费的使用管理；认为只要科研人员能够顺利结项，在经费使用上不必太严，甚至有时会担心财务报销制度太严而出现科研经费外流的现象。（二）科研项目管理与经费管理脱节（二）科研项目管理与经费管理脱节 高校科研活动的管理包括两方面：科研项目管理和科研经费管理。科研院负责科研项目管理和合同管理；财务处负责科研经费的财务管理和会计核算。实际工作中，科研管理部门侧重于项目技术层面的管理，常常忽视对项目经费的跟踪检查，财务人员不掌握科研项目的进展情况，无法判断科研经费使用的合理性，造成项目管理与经费管理相脱节
3、、实际支出与经费预算“两张皮”的现象。（三）科研经费预算编制不科学，预算执行严重不符（三）科研经费预算编制不科学，预算执行严重不符 项目(课题)预算书是预算执行，监督检查和财务验收的重要依据预算有其严肃性，一经批准是不可以随意更改的。但在审计中发现，大部分科研课题的预算编制缺乏合理性，预算不细、形同虚设。多数项目实际支出与预算有较大的出入，影响结题财务验收。 （四）科研经费核销中存在违规现象（四）科研经费核销中存在违规现象 审计处2008-2010年对我校的69个科研项目审计发现，普遍存在不符合专项经费管理办法及其他财经制度规定，课题扩大开支范围、未经批准调整预算、未严格执行政府采购制度、会计
4、核算不规范、课题突击花钱购买设备，其间手法多样、漏洞一一展现。经费不缺，管理不严，资金只要拨下来，就想方设法用完，用不完时，就在发票上大做文章。 审计案例审计案例虚列支出，以住宿费、材料费名义报销消费类支出虚列支出，以住宿费、材料费名义报销消费类支出 （1）某项目分别报销三笔南洋酒店住宿费3480元、4350元、2324元共计10154元。经核实，除2693元为专家住宿费及住宿期间的餐费支出外，其余7641元均为日常餐费支出。（2）某项目报销材料购置费共4000元。经核实，实际是在某商场购买购物卡的消费支出，审计已责成项目负责人退回上述经费。套取资金，虚列外协费、测试费等支出套取资金，虚列外协
5、费、测试费等支出 （1）某项目拟虚假外协合同，开具虚假发票，报销外协费5万元，将外协费转入毫无实验能力和实验资质的电脑城某电脑销售公司。 （2）审计处在对学校某863项目装修改造项目审计中发现，装修改造结算中有一笔测试费7万元，乙方为某装饰公司，不具备专业测试资质，审计予以扣减，在这种情况下，课题负责人又找另一个不具备资质的公司签订了一份虚假合同，将7万元测试费在财务处报帐转出，审计通过跟踪检查，及时发现了此问题，经对负责人教育，认识问题的严重性，主动退回7万元。此行为涉嫌套取资金。违纪违规性质严重。火车票报销时弹性较大火车票报销时弹性较大 （1）比如西安到北京一来一回的火车票，中间隔五天的话
6、，便可以按五天的标准来计算在北京的住宿、交通、甚至会议等费用，而这些“中间多出来的部分”通常不需要再拿出相应的发票。 （2）有报销审批单中“用途说明”中的出差人姓名和飞机票旅客姓名不一致。还存在报销十余张毫无关联火车票，无出差批准通知单、无差旅费报销单，火车票报销事由不清。外协转出款无合同或协议外协转出款无合同或协议 某项目转出的4笔大额外协加工费，总计15.95万元，无合同或协议。会议费支出没有会议预算和决算会议费支出没有会议预算和决算 某项目转某酒店会议费10,000元和6,000元，暂付款时没有会议预算，报销时没有会议决算，只有某酒店出具的结算单和转账凭证，也没有注明会议名称。以联合开发
7、等名义，转移科研经费以联合开发等名义，转移科研经费 一些课题承担单位以 “联合开发”等名义将课题经费转至其他所属公司，由课题组随意支用，用于非正常用途。有的采取虚构经济事项签订合法技术合同的方式转移课题经费，将课题经费转至与课题负责人有关联或自己控制的私营公司，经费使用脱离单位财务监督。虚假调账，财务信息严重失真虚假调账，财务信息严重失真 一些项目负责人，每次项目评估前，除了准备各种技术文档外，“调账”也是一项重要工作。所谓“调账”，就是按照项目申请书的要求列出科研经费使用的财务报表，把其中与项目资金申请书不符的进行调整。具体说来，除了凑发票，就是纵向横向经费互换。纵向和横向便“结为同盟”，纵
8、向经费中一些实在走不了的账，就通过横向经费抵销。一些科研人员将能够正经花的钱都凑到纵向的账目上，都可以通过纵向经费中设备费的名义来报销；而诸如私人聚餐、购买礼品等纵向经费难以报销的项目，则依赖于横向经费。审计中发现的其他问题 买办公用品实际办购物卡 买办公桌椅实际为家具 在大酒店的住宿费实际为接待费 买电脑显示屏实际为彩电、手机 给研究生发放的劳务费又归为己有 装修改造项目为逃避招标监督故意拆项给关系户 （五）项目结题影响财务验收的主要问题 1、 预算和决算严重不符，特别是劳务费、管理费、外协费、设备购置费等项目； 2、调整事项未报批，有些课题组的个别预算科目实际支出比预算大，差异超过10%且
9、金额超过5万元，应履行报批手续而未报批，影响财务验收。 3、扩大开支范围和标准，擅自扩大开支范围，购买预算之外的设备、器具、办公用品等，审计不能认可。 4、无预算开支且超出免报批范围，审计不予认可。 5、自筹资金未按合同及时足额到位，或未纳入专用账户核算：如审计中发现以“985工程”专项资金作为配套资金。 6、预算执行与项目进度不符，未按合同周期完成预算：如某项目合同规定的研究周期为2002年6 月起至2003年12月止，但办理结题时已是2009年。 7、预计后续费用不合理，应付未付与预计支出概念不清，结题审计时结余资金过大，预计科目超出可列支范围，未能提供相关作证资料，审计无法认可。（六）经
10、济管理责任和风险认识不足（六）经济管理责任和风险认识不足 有的领导对课题依托单位的监管责任以及单位法定代表人的任期经济管理责任和风险认识不足。片面认为课题组长负责制，就是课题组长全面责任，而忽略课题依托单位对课题执行的日常监督管理职责，对课题经费管理工作重视不够。（七）现存的监管体系不健全，对课题经费的监管不到位现存的监管体系不健全，对课题经费的监管不到位 没有建立起严格的对科研课题项目的质量评估标准、效益核算以及与之相适应的奖罚制度，跟踪检查经费使用的合理性、真实性、关联性还不够，资金使用效益更是无法评估。二、科研结题审计的主要程序 （一）课题组完成任务合同目标，检查经费支出情况，提供经财务
11、处审核盖章后的项目经费支出决算报告，然后提出财务验收申请，编制财务验收申请报告。 （二）课题结题，将填写好的财务验收申请报告上报审计处及科研院，同时提请审计处进行经费财务决算审计。 （三）审计组听取课题负责人对任务进展情况、经费使用情况的介绍，了解研究周期、研究任务、研究路线等有无调整，了解经费预算有无调整，了解是否存在影响课题经费使用的重大事项。 （四）实施审计： 1、审核经费到账额度、比例、时间，是否与项目研究周期、进度、预算要求相符。 2、审核下拨经费的额度、时间、对象，是否与分解任务预算要求相符。 3、审核预算和预算执行结果，并分析差异及原因。 4、审核课题预算调整，是否已按程序报科技
12、部审核。审核是否存在课题总预算不变、课题合作单位之间以及增加或减少课题合作单位的预算调整，是否已报科技部批准。（五）审计中特别关注的几个事项 -关注课题支付的劳务费、专家咨询费的签领单 -关注单位各类支出的发生时间是否在课题研究周期内 -关注专项经费支付给个人账户的情况 -关注测试费、外协加工费真实性 -关注发票的真伪三、课题财务验收审计需要准备的资料（一）课题任务书、课题预算书、专项经费下达通知的文件；（二）课题组编制的财务验收申请报告；（编写提纲）编写提纲） 1、课题专项经费实际到位情况、使用情况，以及未能按预算执行的情况及原因；课题执行过程中发生的预算调整及报批情况。 2、课题对外拨付经
13、费情况。 3、设备购置情况，劳务费、专家咨询费的审核和发放情况。设备明细账（单位5万元以上）、劳务费和专家咨询费发放签收单作为报告附件，并加盖单位财务专用章。 4、课题自筹经费实际到位情况，若自筹经费未能及时到位说明原因。 5、为方便填写相关财务数据的统计，报表数据填报截止日统一为课题承担单位申请课题结题财务验收申请日，只填报该节点前发生的财务处已记账费用。 6、课题经费在课题结题财务验收申请日之前账面结余的金额及形成原因，课题资金净结余=批准专项经费预算课题结题财务验收申请日之前发生的专项经费支出课题结题财务验收申请日后发生的专项经费支出应付未付款项。 7、课题支出科目预算批复数与实际支出数
14、之间的差异情况及相关说明。 （三）课题经费支出明细账（项目编号）、财务决算报表（财务处盖章）。（四）以下支出项目的复印件 1、专项经费购置5万元以上设备仪器的票据； 2、劳务费、专家咨询费发放明细单； 3、5万元以上大额支出票据； 4、有外协单位的需要提供：课题子合同或协议、外拨经费的拨款凭证及财务决算报表；（五）课题（项目）结题财务验收申请报告附表附表9张张（纸质、电子版） 1、课题基本情况表 2、课题经费拨付情况表 3、课题经费支出情况汇总表 4、劳务费支出情况表 5、仪器设备支出情况表 6、材料费支出情况表 7、测试费支出情况表 8、国际合作与交流支出情况表 9、课题专项资金结余表四、科
15、研结题上报审计需要注意哪些问题 （一）注意按时结题，及时安排财务验收审计；如某项目合同规定的研究周期为2002年6 月起至2003年12月止，但办理结题时已是2009年。 （二）检查支出账目，和预算项目进行逐项比较，对与预算严重不符的项目，应及时进行调账处理。 （三）掌握预算调整的相关规定 1、劳务费、专家咨询费、管理费是不予调整的项目，要严格按照预算数执行。 2、其他支出项目的调整范围为不超过本科目预算的10%或超过10%且金额不超过5万元。调整超出以上范围，课题实施单位要提出调整方案，上报科技部批准。 3、有协作单位参加的课题，管理费实行总额控制、按比例管理的办法，防止汇总后超预算的现象。
16、 （四）了解结余经费规定 1、结题后，结余的经费，要返回拨款单位。因此，要严格按照预算使用经费，避免经费结余金额过多。 2、经费结余允许使用的范围：应付未付款项：主要为设备尾款（需提供合同）、未发表的论文版面费；预计后续支出：主要是课题验收方面的费用，如会议费、差旅费、专家咨询费、审计费等。（五）准确把握各预算科目开支的注意事项 目前，科技部管理的863项目、973项目、支撑项目、国际合作与交流项目等经费管理办法中的基本要求是一致。 设备费设备费 1.批复预算包含单价5万元（含自筹经费）以上的购置或试制设备明细，应按批复预算执行，项目确需调整设备（包括设备换型、取消或增加、购置与试制调整等），
17、要按程序报批。 2.除批复预算明确列支外，专项经费不宜大量列支实验室常规通用和办公设备，原则上不得购置基建和生产设备。 3.关注项目结题阶段已付款未到货设备购置或试制，其对项目任务完成没有贡献，支出不合理，审计不认可。 4.除批复预算明确列支外，专项经费原则上不允许列支办公室、实验室的维护改造费。 5.与专用设备同时购置并与之配套的备品备件，应纳入设备费列支；单独购置的备品备件应纳入材料费列支。材料费材料费1、原则上不可以使用专项经费购买生产性材料、基建材料、大宗工业化原料。2、原则上不可以使用专项经费购买普通办公材料，确有必要购买一些与课题研究相关的办公材料时，预算数量不宜过大且在预算说明书
18、中作详细说明。燃料动力费燃料动力费 1、该类消耗支出如日常水、电、气、暖消耗不得在燃料动力费中列支；不允许列支房屋占用费、物业费、取暖费等不相关支出。不允许列支汽油费，但预算有明确规定的科学考察等发生的车（船）燃油费可在燃料动力费中列支。 2、对无法单独计量的燃料动力费支出：若单位对燃料动力费无法做到单独计量，应确保其原始发生额是否真实准确，分摊方法是否科学、合理，计量是否准确。差旅费差旅费1、与会议费的区别：主动与被动，其中自己举办会议发生的列会议费，参加会议发生的差旅费用列差旅费（国内）2、与国际交流与合作费的区别：参加国际学术会议发生的费用，应列入国际合作与交流费，而不应列入差旅费或会议
19、费。3、其他应注意的事项：严格控制课题汽油、交通卡、过路过桥等支出，不允许列支与课题研究不相关的旅游费等。会议费会议费 1、支出分类上应注意的事项：必须是组织会议的单位发生的会议费用才作为本项支出，参加会议发生的费用属于差旅费支出。 2、会议费中包括的专家咨询费应单独作为专家咨询费用申报。 3、不能列入会议费的支出：会议费中不应包括招待费和旅游费等不合理开支。国际合作与交流费国际合作与交流费 关于支出的分类：发生在国外的参加会议注册费、差旅费等都列入本科目。发生在国内的会议、注册费、差旅费等都列入相应的会议费和差旅费科目。出版出版/文献文献/信息传播信息传播/知识产权事务费知识产权事务费1、原
20、则上不应用专项经费购买通用性操作系统、办公软件等，不应由专项经费列支日常手机通讯费。2、对于属于实验室日常基础条件建设性的资料购置和软件购置不得由专项经费列支。3、专利维护费不应列入。4、委托外单位开发所发生的软件开发费，列入本科目，自行开发的在相关支出科目中列示，劳务费、材料费、燃料动力费、专家咨询费等。劳务费劳务费1、开支范围和标准：是指在课题研究开发过程中支付给课题组中没有工资性收入的相关人员（如在校研究生）和课题组临时聘用人员等的劳务性费用。2、劳务费支出不得突破预算。3、研究生培养费、博士后进站费和房租补贴等不属于劳务费。4、劳务费不得支付给课题研究过程中临时聘请的专家作咨询费。5、
21、课题组有工资收入的人员不得领取劳务费。专家咨询费专家咨询费1、支出标准：参照相关文件规定执行。2、不允许在本科目列支的支出：课题组人员、劳务人员、课题相关管理人员不得领取专家咨询费。3、专家咨询费不得突破预算；超预算发放的专家咨询费应不予确认。4、论文评审费不得纳入专家咨询费支出。管理费管理费 1、开支范围和标准：在课题研究开发过程中对使用本单位现有仪器设备及房屋，日常水、电、气、暖消耗，以及其他有关费用的补助支出。注意：与专用仪器设备发生的燃料动力费的区别。 2、存在的超范围超标准列支的问题：超标准计提；各单位分解预算后汇总超预算。 由于课题性质特殊，发生上述预算科目不能涵盖的支出。 注意：
22、应当在申请预算时单独列示。（六）资金使用时应注意的问题： 1、在项目支出时就应注意严格执行项目的预算，与预算差异不宜过大，否则在结题时还要进行调账； 2、不要支出其他课题项目，严格专款专用； 3、项目中设备费原则上是购买专用设备的，不能购买计算机等通用设备； 4、应在规定周期内完成课题。五、加强我校科研经费管理的几点建议（一）建立科研项目管理联动机制（一）建立科研项目管理联动机制 我校应在科研管理部门和财务部门之间建立起联动机制。科研管理部门在科研项目承接后，应及时向财务部门传递相关的信息，并配合财务部门做好经费管理的有关工作；财务部门在进行日常的科研经费报销过程中也应及时向科研管理部门反馈信
23、息。最好能建立起一个双方能共享的信息系统，便于适时跟踪管理。（二）（二） 加强科研经费预算管理加强科研经费预算管理 细化经费预算内容。编制项目预算时，科研和财务部门协助项目负责人共同编制预算，使预算既适应研究工作的需要，又符合财务的各项规章制度，保证了预算的严肃性，增加了可操作性。不使财务人员对科研经费的审核仅停留在票据的合法合规上。（三）严格执行项目预算（三）严格执行项目预算 严格按照核定的预算以及科研经费的开支项目、开支范围和开支标准支出，重点监控人员费、管理费、协作研究费等相关支出，该三项经费预算一般不予调整。对课题经费预算需要调整的，超出课题实施单位允许调整范围的课题，要及时提出申请，
24、按照规定的程序上报有关部门。（四）规范报帐流程、加强财务监管（四）规范报帐流程、加强财务监管 支出应当符合项目合同的约定及有关科研政策规定，有关票据及清单应当符合财务管理规定。批准使用的项目经费，须由该项目负责人和经办人签字证明。 财务部门要做好经费决算工作，更要加强财务监督，资产部门要做好财产物资的验收检查。（五）加强预算执行过程的控制及后续支出的管理（五）加强预算执行过程的控制及后续支出的管理 执行过程的控制：单位财务部门、科研部门在课题执行过程中，随时了解进度，严格执行经费预算，加强专项经费中期管理，对不符合专项经费管理办法的支出应及时调整。及时发现问题并坚决纠正，不要将问题拖至结题。同
25、时，掌握经费使用的进度、避免结题时经费结余过大。 后续支出的管理：后续支出分为“应付未付”、“预计支出” 应付未付款项：是指商品或服务已经提供，但尚未进行结算的支出，如设备质保金、其他未及时结算的款项。此类款项需提供合同，相关证明材料，不可随意列支。 预计支出：此类支出仅限于结题环节发生的费用，如结题验收差旅费、会议费、专家咨询费、出版费、审计费等。审计时仍需检查合同，判断其合理性。（六）建立科研经费支出绩效评价公开制度（六）建立科研经费支出绩效评价公开制度 建立健全信用管理机制，推进信息公开制度，在单位内部对课题设备购置、预算调整、外拨经费、劳务费等使用情况等进行公开，逐步建立课题绩效情况公
26、示制度；推进对违规使用科研经费的案例进行公开。 （七）建立切实可行（七）建立切实可行 “跟踪制跟踪制”，严防违规违纪问题的发，严防违规违纪问题的发生生 有关部门加大对科研经费的监管力度，经费的用途和去向都要清楚，同时加大对课题负责人滥用和挪用科研经费的问责力度。课题负责人要对课题经费使用负全责。（八）及时了解科技经费管理规定调整动态（八）及时了解科技经费管理规定调整动态 针对当前会计经费管理中存在的主要问题，按照科技部“十二五”计划管理改革的主要精神，经与财政部协商，对“十一五”科技经费管理办法进行了补充、完善，形成了关于调整国家科技计划和公益性行业科研专关于调整国家科技计划和公益性行业科研专
27、项经费管理办法若干规定的通知项经费管理办法若干规定的通知 涉及四大方面： 1、调整开支范围：专项经费分为直接费用（设备费、材料费、测试加工费、会议费、差旅费等）和间接费用（无法在直接费用列支的相关费用、比如；占用现有仪器设备及房屋、水、电、气、暖消耗），间接费用实行总额控制，按照不超过课题经费中直接费用扣除设备购置费后的一定比例核定（500万元及以下部分不超过20%；超过500万元至1000万元的部分不超过13%；超过1000万元的部分不超过10%）；单位统筹管理间接费用；增加科研人员绩效支出。 2、强化预算编制和评估：各项支出不得简单按比列编制。劳务费预算没有比例限制；严格控制设备费购置等。
28、 3、简化预算调整程序：课题预算总额、课题间预算调整应按原程序报财政部审批；直接费用中材料费、测试费、燃料动力费等如需调整，课题负责人根据实施过程中科研活动实际需要提出申请，由课题承担单位审批，科技部在财务验收时予以确认；设备费、差旅费、会议费、国际交流与合作费、劳务费、专家咨询费和其他支出一般不予调增；间接费用不得调整。 4、明确单位管理责任：强化间接费用管理，制定具体的管理办法。 通知实用范围和政策衔接：2011年1月1日后立项的适用通知；“十一五”正在执行的项目，开支范围仍按原办法执行，而预算调整可按通知执行。 总之，审计部门将与科研院和财务处紧密合作，将审计监督贯穿于科研经费管理的始终，明确科研经费经济责任，加强科研项目执行中的定期监督和检查，确保我校科研项目执行规范和科研经费有效运行，从而提高科研资金使用效益。 谢谢！
