1、高级办公自动化2022-5-311第第7讲讲 Excel数据列表的建立数据列表的建立和格式设置和格式设置 1. 四种数据类型四种数据类型2. 快速填充数据与自定义序列快速填充数据与自定义序列3. 数据有效性设置数据有效性设置 4. 导入数据，表格的行列转换导入数据，表格的行列转换 5. 设置工作表格式、条件格式设置工作表格式、条件格式 6. 单元格批注单元格批注7. 显示和隐藏数据显示和隐藏数据8. 工作簿管理与打印工作簿管理与打印高级办公自动化2022-5-3121. 四种数据类型四种数据类型数值 数值只能包含：数值只能包含：09 + - E e $ ￥ % , . 输入的数值默认方式：输入
2、的数值默认方式：右对齐右对齐 当数字超长时，自动转为浮点数形式当数字超长时，自动转为浮点数形式 例如：例如：-789、12,345、3.56e+03、$300、5.66% 说明：说明：u分数输入：分数输入：前缀为：前缀为：0空格空格。例如，例如，2/3输入方法为：输入方法为：0 2/3 u数值的显示形式取决于单元格的格式，当数值宽数值的显示形式取决于单元格的格式，当数值宽度超过列宽时，将显示一串度超过列宽时，将显示一串#符号。符号。高级办公自动化2022-5-3131. 四种数据类型四种数据类型文本 文本可以是：文本可以是：字母、数字、符号和汉字字母、数字、符号和汉字 输入的文本默认方式：输入
3、的文本默认方式：左对齐左对齐 分行：分行：Alt+Enter 数字作为文本输入方法：数字作为文本输入方法：前面加前面加 例如：例如：Excel 2003、0120高级办公自动化2022-5-3141. 四种数据类型四种数据类型日期/时间日期格式日期格式 用斜杠用斜杠“/”或减号或减号“-”分隔年、月、日部分。分隔年、月、日部分。 例如：例如：2008/9/1 或或 2008-9-1 时间格式时间格式 用冒号用冒号“:”分隔时、分、秒部分。分隔时、分、秒部分。 例如：例如：11:15:29 说明：说明：日期和时间按数字处理，即默认右对日期和时间按数字处理，即默认右对 齐、可以与数字进行运算。齐、
4、可以与数字进行运算。高级办公自动化2022-5-3151. 四种数据类型四种数据类型逻辑 用逻辑常数用逻辑常数True表示真，表示真，False表示假表示假 主要用于数值或文本大小的比较主要用于数值或文本大小的比较 例如：例如：=125 结果为：结果为：TRUE =125 结果为：结果为：FALSE高级办公自动化2022-5-3162. 快速填充数据与自定义序列快速填充数据与自定义序列 记忆式输入记忆式输入 当输入的文字与同一列中已输入的内容相匹配当输入的文字与同一列中已输入的内容相匹配时，系统将自动填写其余文字。时，系统将自动填写其余文字。高级办公自动化2022-5-3172. 快速填充数据
5、与自定义序列快速填充数据与自定义序列 选择列表输入选择列表输入 右击单元格，在快捷菜单中选择右击单元格，在快捷菜单中选择“从下拉列表从下拉列表中选择中选择”命令，然后从中选择所需的输入项。命令，然后从中选择所需的输入项。高级办公自动化2022-5-3182. 快速填充数据与自定义序列快速填充数据与自定义序列 自动填充数据自动填充数据 对于一些连续的数据可以使用对于一些连续的数据可以使用“填充柄填充柄” 。填填充充柄柄高级办公自动化2022-5-319使用使用“填充填充”命令命令 选择选择“编辑编辑”/“填充填充”/“序列序列”命令命令高级办公自动化2022-5-3110自定义自定义“自动填充自
6、动填充”序列序列 选择选择“工具工具”/“选项选项”命令命令高级办公自动化2022-5-3111实例：编号的输入利用自定义格式产利用自定义格式产生特殊编号生特殊编号 u人们常会遇到各种具有一定规则的特殊格式的编号。如右图的保险号。1、选中要输入保险号的区域、选中要输入保险号的区域2、选择、选择“格式格式”|“单元格单元格”菜单命令。菜单命令。3、选中、选中“自定义自定义”4、输入自定格式：、输入自定格式：p00-000-0000高级办公自动化2022-5-3112实例：编号的输入用自定义格式输入大数字编号用自定义格式输入大数字编号u当在单元格中输入一个位数较多的数值时（比如超过15位的整数），
7、Excel会自动将输入的数据显示为科学记数法，这可能并不符合我们的需要。u产生这种问题的原因是数值精度问题，Excel的默认精度是15位，如果一个数值的长度超过15位，则15位之后的数字都被视为0。u这种位数较多的大数字编号，可以用自定义格式进行输入 高级办公自动化2022-5-3113编号的输入用自定义格式输入大数字用自定义格式输入大数字编号编号u建立右图所示的电话用户档案，其中身份证号为18位，且前15位全部相同。u若直接输入，不仅数据多，且要出错，比如在G4输入：510214196012301000,Excel会显示为5.1021E17u解决方法是定义G列保存身份证号的单元格的自定义格式
8、为：510214196012300000设置自定义格式后，只需要输入身份证的最后4位编号高级办公自动化2022-5-3114、 编号的输入l选中选中D2单元格，选择单元格，选择 “格式格式”|“单元格单元格”菜单项菜单项l“类型类型”文本框中输入：文本框中输入： 510214196012300000高级办公自动化2022-5-3115实例：组合多个单元格数据1、用、用&运算符组合数据运算符组合数据u“&”为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串（也可以是数值）连接为一个字符串。如“ADKDKD”&“DKA”的结果为ADKDKDDKA。123&45&678的结果为“12345678” u设下图
9、E列数据由C、D列数据组合而成。 l在在E2中输入公式中输入公式=C2&D2，然后，然后向下复制向下复制！高级办公自动化2022-5-3116五、组合多个单元格数据2、用、用&和文本函数的结合和文本函数的结合u&常和文本函数left、right、mid等合用，这几个函数都很简单，其调用语法如下：lleft(text,n) lright(text,n)lmid(text n1,n2)u其中：lleft截取截取text文本左边的文本左边的n个字符；如个字符；如left(123,2)= 12 lright截取截取text文本右边的文本右边的n个字符；如个字符；如right(1234,2)= 34 l
10、mid从从text的第的第n1字符开始，取字符开始，取n2个字符；个字符；比如MID(1234,2,2)= 23高级办公自动化2022-5-3117五、组合多个单元格数据3、用、用&和文本函数的结合案例和文本函数的结合案例u某电话公司的缴费帐号由身份证号的后15位（全长18位），后接电话号码构成。如下图所示。用&和文本函数可以很快建立缴费帐号。u在I3输入公式“=Right(G3,15)&H3” ，然后向下填充复制该公式到I列的其余单元格 高级办公自动化2022-5-31183. 数据有效性设置数据有效性设置 选择选择“数据数据”/“有效性有效性”命令命令高级办公自动化2022-5-3119实
11、例：采用下拉列表进行数据选择 1、下拉列表的适用范围、下拉列表的适用范围u项目个数少而规范的数据，比如职称、工种、单位及产品类型等，这类数据适宜采用Excel的“数据有效性”检验方式，以下拉列表的方式输入 。u例如：某校教师档案如右图所某校教师档案如右图所示，其中的职称列数据示，其中的职称列数据只能从只能从“讲师、教授、讲师、教授、副教授、助教副教授、助教”中选择。中选择。这类数据用下拉列表输这类数据用下拉列表输入，方便而准确。入，方便而准确。高级办公自动化2022-5-3120有效性的目的：限定输入数据的长度，显示提示和出错信息 u对输入到单元格中的数据进行一定程度的限制，比如限制小数位数、
12、日期和时间的范围、字符的个数等。u当输入的数据不符合限定规则时，Excel就显示一些警告信息，并且不接受输入的数据。u如果工作表的数据是由其他人输入的，则有必要在别人输入数据时给出一些简要的提示信息，或对数据输入的规则作些说明 高级办公自动化2022-5-3121有效性实例案例案例u是某俱乐部的会员档案表，现以此为例说明限定单元格输入位数，显示提示和告警的方法。 高级办公自动化2022-5-3122实例：采用下拉列表进行数据选择2、下拉列表建立方法、下拉列表建立方法（1）选中要建立下拉列表的单元格区域。（2）选择 “数据”|“有效性”菜单项。（3）选择“设置”标签，然后从“允许”下拉列表中选择
13、“序列”选项。（4）在“来源”文本框中输入职称名字“助教,讲师,副教授,教授” 高级办公自动化2022-5-31234. 导入数据，表格行列转换导入数据，表格行列转换(1) 导入数据导入数据 选择选择“数据数据”/“导入外部数据导入外部数据”/“导入数据导入数据”命令命令选择选择“数据源数据源”文件文件高级办公自动化2022-5-3124(1) 导入数据导入数据选择选择“数据源数据源”文件中表格文件中表格选择选择“当前工当前工作表作表”存放位存放位置置高级办公自动化2022-5-3125导入数据后结果导入数据后结果高级办公自动化2022-5-3126(2) 表格行列转换表格行列转换 选择选择“
14、编辑编辑”/“选择性粘贴选择性粘贴”命令命令高级办公自动化2022-5-31275. 设置工作表格式、条件格式设置工作表格式、条件格式 (1) 设置工作表格式设置工作表格式 使用使用“格式格式”工具栏工具栏合并及合并及居中居中货货币币样样式式增增加加小小数数减减少少小小数数高级办公自动化2022-5-3128(1) 设置工作表格式设置工作表格式 选择选择“格式格式”/“单元格单元格”命令命令高级办公自动化2022-5-3129单元格格式化单元格格式化示例示例高级办公自动化2022-5-3130(2) 设置条件格式设置条件格式 选择选择“格式格式”/“条件格式条件格式”命令命令高级办公自动化20
15、22-5-3131条件格式条件格式示例示例 高级办公自动化2022-5-31326. 单元格批注单元格批注所谓单元格批注就是单元格的说明信息所谓单元格批注就是单元格的说明信息插入批注：右击单元格，选择插入批注：右击单元格，选择“插入批注插入批注”命令命令有批注的单元格右上角有一个红色的小三角有批注的单元格右上角有一个红色的小三角高级办公自动化2022-5-31337. 显示和隐藏数据显示和隐藏数据(1) 调整行高和列宽调整行高和列宽方法一：方法一：双击行或列分隔线，自动调整为最合适双击行或列分隔线，自动调整为最合适的行高或列宽。的行高或列宽。方法二：方法二：拖曳行或列分隔线，任意调整行高或列拖
16、曳行或列分隔线，任意调整行高或列宽。宽。方法三：方法三：右击行号或列标，快捷菜单中选择右击行号或列标，快捷菜单中选择“行行高高”或或“列宽列宽”命令，能精确调整行高命令，能精确调整行高或列宽。或列宽。说明：说明：列宽不够，单元格中数字将以列宽不够，单元格中数字将以多个多个#显示显示高级办公自动化2022-5-3134(2) 隐藏隐藏/取消隐藏行或列取消隐藏行或列隐藏行隐藏行/列列方法一：方法一：选择选择“格式格式”/“行行(列列)”/“隐藏隐藏”命令命令方法二：方法二：调整行高或列宽为调整行高或列宽为0取消隐藏取消隐藏 选择选择“格式格式”/“行行”(列列)/“取消隐藏取消隐藏”命命令令高级办
17、公自动化2022-5-31358. 工作簿管理与打印工作簿管理与打印 工作簿是一个工作簿是一个Excel文档文件文档文件 工作簿的工作簿的扩展名为扩展名为.xls 默认情况下，一个工作簿含有默认情况下，一个工作簿含有3张工作表张工作表 工作簿管理主要对工作表进行管理工作簿管理主要对工作表进行管理 例如：例如：工作表的插入、复制、移动、改工作表的插入、复制、移动、改名、删除等。名、删除等。高级办公自动化2022-5-3136(1) 工作簿管理工作簿管理1. 选择工作表选择工作表: 单击工作表的标签单击工作表的标签2. 插入工作表插入工作表: 选择选择“插入插入”/“工作表工作表”命令命令3. 删
18、除工作表删除工作表: 选择选择“编辑编辑”/“删除工作表删除工作表”命令命令4. 复制工作表复制工作表: 按住按住Ctrl键拖曳工作表标签键拖曳工作表标签5. 移动工作表移动工作表: 直接拖曳工作表标签直接拖曳工作表标签6. 工作表更名工作表更名: 双击工作表标签双击工作表标签说明：说明：也可以使用快捷菜单也可以使用快捷菜单高级办公自动化2022-5-3137(2) 工作簿打印工作簿打印页面设置页面设置选择选择“文件文件”/“页面设置页面设置”命令命令高级办公自动化2022-5-3138页面设置页面设置“页眉页眉/页脚页脚”选项选项卡卡高级办公自动化2022-5-3139页面设置页面设置“工作
19、表工作表”选项卡选项卡每页打每页打印标题印标题高级办公自动化2022-5-3140分页控制分页控制 自动分页自动分页 当打印的数据超过页边距时将自动分页，分当打印的数据超过页边距时将自动分页，分页线用虚线显示。页线用虚线显示。 人工分页人工分页 选择选择“插入插入”/“分页符分页符”命令，在选定行或命令，在选定行或列前插入一条水平或垂直分页线。列前插入一条水平或垂直分页线。 选择选择“插入插入”/“删除分页符删除分页符”，删除人工分，删除人工分页线。页线。高级办公自动化2022-5-3141分页符分页符示例示例分页线分页线高级办公自动化2022-5-3142设置打印区域设置打印区域 选定打印区域选定打印区域 选择选择“文件文件”/“打印区域打印区域”/“设置打印区域设置打印区域”命令命令高级办公自动化2022-5-3143打印预览打印预览高级办公自动化2022-5-3144打印打印高级办公自动化2022-5-3145上机实验上机实验实验指导实验指导1. 工作簿文件的建立、打开和保存工作簿文件的建立、打开和保存2. 数据的输入和修改数据的输入和修改 3. 单元格的格式化单元格的格式化
