1、1專案管理實務專案管理實務 Part 2Roger Liu2005-01-282武漢人醒得早醒得早，起得晚，起得晚3貴陽人貴陽人古夜郎國古夜郎國天無三日晴天無三日晴地無三里平地無三里平人無三兩銀人無三兩銀中國第一大瀑中國第一大瀑 - - 黃菓樹瀑布黃菓樹瀑布申請世界文化遺產申請世界文化遺產安南安南say say No No剛在瀑布旁蓋了一座剛在瀑布旁蓋了一座6 6分鐘直達的分鐘直達的電動手扶梯電動手扶梯他們說這樣就不用再繞遠路了他們說這樣就不用再繞遠路了$#!$#!* *夜郎自大夜郎自大4ARGENDA Review專案管理的基本知識 如何做一個好的專案經理的角色專案管理的工具及報表實際案例5
2、何謂專案？何謂專案？ 專案是一個人或一夥人，為了某些明確而可行的目標，在某一特定的時間內，甘冒風險，運用組織，將金錢,時間,人力等資源，有計畫的妥為應用，並且與專案利害相關者(Stakeholder)溝通，以期在預設的條件下，達到預期的目標。 *6何謂專案管理何謂專案管理 (Project Management)? 專案管理乃是將管理知識、技術、工具、方法綜合運用到任何一個專案行為上，使其能符合或超越專案利害關係者(Stakeholder)需求與期許的一種專門科學。 * 7專案管理的目的為何專案管理的目的為何 ? 簡言之，專案管理是一種既有效率既有效率，又有效益又有效益地將專案成功執行的一種程
3、序與方法；而其所關切的是如何將一項任務能如期如期如質如質如預算如預算的達成並充分滿足需求目標。*8專案管理的四大階段四大階段： 專案的計畫計畫階段 專案的執行執行階段 專案的控制控制階段 專案的結案結案階段 *9專案管理八大知識領域八大知識領域專案整合管理 專案計畫書發展 專案計畫書執行 整合變更控術專案成本管理 資源規劃 成本估算 預算編列 成本控制專案溝通管理 溝通規劃 資訊發佈 績效報告 結案管理專案範疇管理 專案起始 範疇規劃 範疇定義 範疇確認 範疇變更控制專案品質管制 品質規劃 品質確保 品質控術專案風險管理 風險管理規劃 風險辨識 風險定性分析 風險定量分析 風險回應規劃 風險監
4、控專案時間管理 活動定義 活動排序 活動期程估算 時程發展 時程控制人力資源管理 組織規劃 人員獲得 團隊發展專案採購管理 採購規劃 邀商規劃 邀商作業 商源評選 履約管理 合約終結10專案失敗之15項主要原因8.專案檢查點專案檢查點(里程碑里程碑)設置不足設置不足9.團隊小組人員的問題團隊小組人員的問題 10. 技術複雜問題技術複雜問題11. 專案順序變更專案順序變更12. 計畫不是團隊所承諾的計畫不是團隊所承諾的13. 團體小組不合作團體小組不合作 14. 團隊精神下沉團隊精神下沉 15. 不合格之專案人員不合格之專案人員 1.先導規劃不足先導規劃不足2.不務實之專案規劃不務實之專案規劃3
5、.專案範疇低估專案範疇低估4.顧客要求變更顧客要求變更5.專案應變規劃不足專案應變規劃不足6.進度追蹤不力進度追蹤不力7.偵測問題能力不足偵測問題能力不足 11七種差勁的專案經理人4單打獨鬥，自以為是“藍波”型4救火隊長，樂此不疲型4憂柔寡斷，拖泥帶水型4江山術士，連哄帶騙型4官僚作風，整人為樂型4膽小如鼠，禍來你當型4正牌混蛋，真正差勁型 *124. 如何做一個好的專案經理13專案層次企業層次目目 標標 設設 定定規格規格工作說明書工作說明書(SOW)工作分解結構工作分解結構(WBS)工作說明工作說明確立流程確立流程排排 程程預算預算 編列編列時間$時程時程/成本成本/效能效能/追蹤追蹤XX
6、XXXXXX時程成本目標效能檢討會議檢討會議穩定度效益上上 級級 決決 策策報 酬 表策略案 情 現 況14專案管理的元素專案管理的元素資源資源 範疇範疇成本成本時間時間1516專案經理守則十二條專案經理守則十二條4第一條第一條 : 計畫為避免大錯之本計畫為避免大錯之本-重視別人的意見重視別人的意見-放眼看全局放眼看全局-目標要有共識目標要有共識-日程，進度要有彈性日程，進度要有彈性-先設定一般的先設定一般的“遊戲規則遊戲規則”-確定個人責任確定個人責任 *174第二條第二條 : 執行為勝敗關鍵之本執行為勝敗關鍵之本-把握關鍵工作把握關鍵工作-用幫忙解決問題的方式來影響團隊的表用幫忙解決問題的
7、方式來影響團隊的表現現-計畫不是不能改，但是不能天天在改計計畫不是不能改，但是不能天天在改計畫畫-盡量為團隊爭取資源盡量為團隊爭取資源 *184第三條第三條 : 追蹤為確定專案品質之本追蹤為確定專案品質之本-定期與成員討論專案進度定期與成員討論專案進度-必要時，不排除對個人或團體表揚必要時，不排除對個人或團體表揚-追蹤方式不拘，但結果必須公開，並做追蹤方式不拘，但結果必須公開，並做成記錄成記錄-在問題未惡化前，先處理掉在問題未惡化前，先處理掉 *194第四條第四條 : 進度評估為避免失控之本進度評估為避免失控之本-風箏飛得再高再遠，線頭還在你的手上，風箏飛得再高再遠，線頭還在你的手上，人不喜歡
8、被要求，但專案進度非管不可人不喜歡被要求，但專案進度非管不可-因材施教，不同人需要不同管理因材施教，不同人需要不同管理-對對“粗枝大葉粗枝大葉”型，要注意細節型，要注意細節-對對“光說不練光說不練”型，要注意看證據型，要注意看證據-對對“優柔寡斷優柔寡斷”型，要提供方向與指導型，要提供方向與指導-對對“自做聰明自做聰明”型，要把握要點型，要把握要點 *204第五條第五條 : 過錯為吸取寶貴經驗之本過錯為吸取寶貴經驗之本-過錯不改將變成錯誤，錯誤將造成失敗過錯不改將變成錯誤，錯誤將造成失敗-面對過錯時要保持冷靜，處變不驚的應面對過錯時要保持冷靜，處變不驚的應變本領很重要變本領很重要-在挫折中學習
9、經驗，經驗比知識可貴在挫折中學習經驗，經驗比知識可貴 *214第六條第六條 : 人際關係為團隊精神之本人際關係為團隊精神之本-不同的人要在不同的時間說不同的話不同的人要在不同的時間說不同的話-專案經理是協助，而不是監督專案經理是協助，而不是監督-要懂得說要懂得說 : “不不”-要避免要避免“意料之外意料之外”-Trust but Verify *224第七條第七條 : 士氣為不畏艱難之本士氣為不畏艱難之本-要有肩膀，不怕負責要有肩膀，不怕負責-光環給別人戴光環給別人戴-公開表揚，私下勸勉公開表揚，私下勸勉-要有壯士斷腕的勇氣，不要讓害群之馬要有壯士斷腕的勇氣，不要讓害群之馬影響士氣影響士氣 *
10、234第八條第八條 : 溝通為化解誤會之本溝通為化解誤會之本-最有效的溝通還是面對面的溝通最有效的溝通還是面對面的溝通-統一溝通的標準與方式統一溝通的標準與方式-決不能讓謠言滿天飛決不能讓謠言滿天飛-最重要的是知道最重要的是知道 : 我在那我在那?應該在那應該在那?怎怎樣才能到那樣才能到那?需要什麼幫助才能到那需要什麼幫助才能到那?什什麼人領我到那麼人領我到那?如果不能到那又會怎麼如果不能到那又會怎麼樣樣? *244第九條第九條 : 衝突為考驗智慧之本衝突為考驗智慧之本-見不到的衝突最可怕見不到的衝突最可怕-暗潮洶湧將招致傾國傾城暗潮洶湧將招致傾國傾城-面對衝突，尋求解決之道面對衝突，尋求解決
11、之道-第一時間在第一次處理時就該解決第一時間在第一次處理時就該解決-第一次處理的方式將成為慣例第一次處理的方式將成為慣例-危機重大時，殺雞儆猴有必要性危機重大時，殺雞儆猴有必要性-絕對避免團隊對團隊的衝突絕對避免團隊對團隊的衝突 *254第十條第十條 : 善用資源為增加效率之本善用資源為增加效率之本-將最能幹的人用在最重要的地方將最能幹的人用在最重要的地方一陣子一陣子(但避免因此造成英雄主義但避免因此造成英雄主義)-省時比省錢重要省時比省錢重要-懂得取捨的重要性懂得取捨的重要性-花一個半的錢請一個能幹的人花一個半的錢請一個能幹的人,勝過花二勝過花二個的錢請二個人個的錢請二個人-人多的麻煩比人少
12、的麻煩還麻煩人多的麻煩比人少的麻煩還麻煩 *26第十一條第十一條 : 經驗為駕輕就熟之本經驗為駕輕就熟之本-失敗的經驗比成功的經驗重要失敗的經驗比成功的經驗重要-自己的經驗比別人的經驗重要自己的經驗比別人的經驗重要-最近的經驗比過去的經驗重要最近的經驗比過去的經驗重要-多方的經驗比長久的經驗重要多方的經驗比長久的經驗重要 *274第十二條第十二條 : 人際關係為萬事順暢之本人際關係為萬事順暢之本-不要期望張飛一覺醒來變成孔明不要期望張飛一覺醒來變成孔明-用可以被接受的方式來溝通用可以被接受的方式來溝通-不要試圖改變別人不要試圖改變別人-保持作風的一貫性保持作風的一貫性-個人的名譽是最重要的資產
13、個人的名譽是最重要的資產 *285. 專案管理的工具及報表29專案要怎麼開始 ?4撰寫專案工作說明書(SOW) (Statement of Work)專案使命關鍵性的假設事項技術規格預期施工階段、重大事件、與交付的成果完工評核要件時程預估：開工、完工、里程碑、重要書面文件等等計費辦法說明雙方責任細則專案變更處理規範30專案要怎麼規劃 ?4工作分解結構(WBS)(Work Breakdown Structure)組織分解結構(OBS)(Organization Breakdown Structure)里程碑(Milestone)3132WBS WBS 常遺漏的工作任務常遺漏的工作任務4專案規劃4
14、任務批准4重大專案會議4與顧客的協議4品質檢驗與瑕疵導正4訓練4測試之規劃、發展與執行4結案工作33Work Breakdown Structure34專案需要花費多少時間?多少成本?4利用利用(甘特圖甘特圖)35專案工作之間的關係為何 ?4利用利用(網路圖網路圖)36哪些工作最重要 ?4使用使用(要徑圖要徑圖)37專案任務狀況的追蹤與控管4結合圖形及公式來進行控管 ( (Microsoft ProjectMicrosoft Project)386. 實際案例國家衛生研究院公共工程3940十八招別誤會41專案經理人的十八般武藝1.說不而不傷害對方感情的太極推手說不而不傷害對方感情的太極推手2.
15、獲得資訊如探囊取物的身手獲得資訊如探囊取物的身手3.指點迷津，帶領專案團隊脫離迷魂陣的指點迷津，帶領專案團隊脫離迷魂陣的定力定力4.戒急用忍，鍥而不捨的磨工戒急用忍，鍥而不捨的磨工5.自反而不縮自反而不縮,雖千萬人吾往矣的硬功雖千萬人吾往矣的硬功6.賞罰分明，能借力使力完成任務的領導賞罰分明，能借力使力完成任務的領導才能才能 *427.溝通力強，觸類旁通的表達能力溝通力強，觸類旁通的表達能力8.文武雙全，上馬可衝刺，下馬可佈局文武雙全，上馬可衝刺，下馬可佈局9.千里眼與順風耳，看得遠又善於傾聽千里眼與順風耳，看得遠又善於傾聽10.身無彩鳳雙飛翼，心有靈犀一點通的感身無彩鳳雙飛翼，心有靈犀一點通
16、的感應力應力11.長袖善舞，推銷專案的輕功長袖善舞，推銷專案的輕功12.善觀風向，八面玲瓏的人際關係處理能善觀風向，八面玲瓏的人際關係處理能力力 *4313.萬流歸宗，還是要有計畫執行管制溝萬流歸宗，還是要有計畫執行管制溝通能力通能力14.專案管理人最好參育與訓練專案人員專案管理人最好參育與訓練專案人員的工作的工作15.孤芳自賞的人不適專案管理人，要懂孤芳自賞的人不適專案管理人，要懂得與人合作得與人合作16.以小窺大，放眼全局，輸一小場贏一以小窺大，放眼全局，輸一小場贏一大仗才是正確大仗才是正確17.不只言語溝通，舉手投足顧盼之間要不只言語溝通，舉手投足顧盼之間要提醒眾人處理方向提醒眾人處理方
17、向18.專案經理要做一個專案的代言人專案經理要做一個專案的代言人*44結語大家可以準備散場了大家可以準備散場了請把旁邊睡著的人搖起來請把旁邊睡著的人搖起來也可以邊收拾了也可以邊收拾了.散場時，別忘了您所攜帶的東西散場時，別忘了您所攜帶的東西.45共通語言共通語言連續改善連續改善評比評比單一手法單一手法共通流程共通流程Level 1Level 3Level 5Level 4Level 2五階式能力成熟模式五階式能力成熟模式回饋回饋基本知識流程定義基本知識流程定義 流程管制流程改善流程管制流程改善專案管理能力學習模式專案管理能力學習模式46PM訓練訓練策略性能力策略性能力持續性持續性競爭優勢競爭優勢PM能力能力(competencies)PM技巧技巧(skills)促成促成落實成為落實成為進化成為進化成為最終融合為最終融合為專案管理競爭力專案管理競爭力47結語 ，微利時代已經來臨，企業需要微利時代已經來臨，企業需要控控管成本並提升整體的執行力及競爭力管成本並提升整體的執行力及競爭力專案管理成為專案管理成為2121世紀必備的個人職場技能世紀必備的個人職場技能與企業生存要素與企業生存要素
