1、 张 晓 彤管理者的高效时间管理管理者的高效时间管理 今天我们将涉及今天我们将涉及-时间管理u时间管理的发展u生命倒计时u设定个人目标u做时间纪录杜拉克时间管理模式u紧急/重要u20/80原则u令人痛恨的干扰压力管理u我们能为自己的心理解压做些什么？压力测试 压力源 工作压力的分类 如何化解工作压力u我们能为员工的心理解压做些什么？EAP 员工心理帮助 Four Generations of Time ManagementFour Generations of Time Management时间管理的发展时间管理的发展1 Notes&Checklists 便条及核对单2.Calendars&A
2、ppointment books 日历及记事本3.Important&Urgent 重要及紧急的4.Manage ourselves 管理自己 v人生人生7070古来稀（您计划活古来稀（您计划活_岁？）岁？）我的生命已用去 天 我的生命只剩下 天 签名：年 月 日 让我们做一项残酷的活动：生命倒计时！We all have the same time.We all have the same time.时间面前人人平等时间面前人人平等u一天一天1,440 1,440 分钟分钟u一周一周10,08010,080分钟分钟u一年一年525,600 525,600 分钟分钟 0246810121416
3、1820三维柱形图 1三维柱形图 1202018188 85 55 56 64 43 33 3睡觉睡觉 工作工作 文体文体 打扮打扮 旅行旅行 吃饭吃饭 聊天聊天 等人等人 生病生病 现在是周一晚上，你要计划未来现在是周一晚上，你要计划未来5 5天的日程，这五天要做的事情有：天的日程，这五天要做的事情有：u1你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 u2星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡 u3你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话 u4下个星期二，你要参加一次业务考试 u5明晚8 点有个1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系 u6明晚有一场演唱会 u7你在图书馆借的书明天到期 u8
4、外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 u9你要在星期五交计划书之前把它复印一份 u10明天下午2 点到4 点有一个会议 u11你欠某人200 元钱-他明天也将参加那个会议 u12你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座 u13你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面 u14你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗 u15你想好好洗个澡 u16你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时 u17你身上只有5 块钱，需要取钱 u18大家明天晚上聚餐 u19你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 u20这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时 u21你收
5、到一个朋友的信1 个月了，没有回信，也没有打电话给他 u22周日早上要作一次业务演讲，准备时间要15个小时，且只能用业余时间 u23你邀请父母后天晚上来你家晚餐，但家里什么吃的也没有 个个 人人 目目 标标 金金 字字 塔塔人生终极目标人生终极目标长期目标长期目标短期目标短期目标每日目标每日目标中期目标中期目标1010年以上年以上5 5至至1010年年1 1至至5 5年年每天每天2至至5个目标个目标 设立你的目标设立你的目标目标要符合自己的价值观。了解你目前的状况。设定具体的目标。设定具体的目标。Specific:具 体 的 Measurable:可 衡 量的 Achievable:可 达 到
6、 的 Realistic:现 实 的 Time-bound:有 时 间 限 制 的 时间管理理论uIts not enough to be busy,the question is What you are busy doing?u光忙是不够的，关键是你在忙着干什麽？Keeps a time log Keeps a time log 做时间记录做时间记录杜拉克时间管理法杜拉克时间管理法v 现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。他们的任务开始，而是从他们时间开始。记录时间；记录时间；分析时间；分析时间；管理时间。管
7、理时间。如何做？如何做？Complete it at the end of each hour每个小时结束时填写表格Do it 5 daysthen stop!连做5天不要停！Keep it privateand be honest with yourself.不要给别人看，对自己要诚实 051015206912141822performanceperformancedisturbance disturbance biaoxianAnalysis of the result结果分析结果分析 A task isA task is一项任务是一项任务是uIMPORTANTIMPORTANT if d
8、oing it has a high benefit and if doing it has a high benefit and value for achieving the goals of your job.value for achieving the goals of your job.u重要重要-如果做它能为达到工作目标增加很大的如果做它能为达到工作目标增加很大的好处及价值好处及价值uURGENTURGENT if failure to complete it now,or as soon as if failure to complete it now,or as soon a
9、s possible,will cancel or reduce the benefit of doing it possible,will cancel or reduce the benefit of doing it at all.at all.u紧急紧急-如果现在完不成，或不能尽快完成，将如果现在完不成，或不能尽快完成，将完全抵消或减少做这件事的好处完全抵消或减少做这件事的好处 紧紧 急急不紧急不紧急重重 要要不重要不重要重重 要要紧紧 急急重重 要要不紧急不紧急不重要不重要不紧急不紧急不重要不重要紧紧 急急 轻轻 重重 缓缓 急急 矩矩 阵阵 举举 例例 说说 明明紧 急不紧急重 要
10、不重要 干扰、电话 某些信件、报告 某些会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 做计划，长远规划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 忙碌琐碎的事 广告函件，邮件 某些电话 闲聊天 找东西 等人 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作计划好的会议 每一个象限的结果？每一个象限的结果？紧 急不紧急重 要不重要 短期行为重点 可能出现危机 看不到长远目标 觉得是牺牲者，失控 人际关系淡漠或崩溃 远景，长远规划 生活工作平衡 自律 控制性强 很少出现危机 完全无责任心 失去工作 事事依赖别人 事事需要指示 压力 自我爆炸 危机 救火 Time Categories Time
11、Categories 时间分类时间分类uCategory ACategory A High importance/High urgency High importance/High urgency=给它许多时间，立即就做！给它许多时间，立即就做！uCategory B1Category B1 High urgency/Low importance High urgency/Low importance=现在就做，给少量的时间现在就做，给少量的时间紧 急重 要 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议紧 急不重要 干扰、电话 某些信件、报告 某些会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 T
12、ime CategoriesTime CategoriesuCategory B2Category B2 High importance/Low urgency=High importance/Low urgency=给它很多时间，计划好你将何时做给它很多时间，计划好你将何时做uCategory CCategory C Low importance/Low urgency=Low importance/Low urgency=控制花在这些任务上的时间控制花在这些任务上的时间 当所有重要且紧急的事做完后再做当所有重要且紧急的事做完后再做不重要 忙碌琐碎的事 广告函件 某些电话 闲聊天不紧急重要不
13、紧急 做计划，长远规划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 u给重要的工作留大块儿的时间u直截了当处理紧急事务u控制花在不重要事务上的时间，即使它们很紧急Plan Your Work,Work Your PlanPlan Your Work,Work Your Plan计划你的工作，工作你的计划计划你的工作，工作你的计划 80%80%的价值来自的价值来自20%20%的因子的因子;其余其余20%20%的价值来自的价值来自80%80%的因子。的因子。意大利经济学家兼社会学家维弗列度意大利经济学家兼社会学家维弗列度.巴莱多巴莱多（又称巴莱多定律）（又称巴莱多定律）时间管理
14、的原则：时间管理的原则：80/2080/20原则原则 80/20 80/20 举举 例例 说说 明明u80%的结果来自投入的20%的时间u80%的价值集中在20%的项目上u80%的销售额是源自20%的顾客u80%的工作失误来自20%的管理不当u80%的看报时间都花在20%的版面u80%的病假来自20%的员工 时间管理的原则：时间管理的原则：80/2080/20原则原则u将一天的工作全部列出 例会 审阅文件，资料 与HR经理谈奖金问题 准备招聘计划 辅导下属（3件）与财务经理讨论费用预算问题 会见客户 准备工作总结 向营销总监汇报工作 处理应急事项（3件）接听电话并处理 老总召见 聊天等沟通关系
15、 时间管理的原则：时间管理的原则：80/2080/20原则原则u工作价值分类价值价值80%80%的工作的工作价值价值20%20%的工作的工作审阅文件例会准备工作总结并汇报辅导下属撰写计划，预算费用报告部门会议处理重要及紧急事项会见客户谈奖金问题接听和打出不太重要的电话聊天等 时间管理的原则：时间管理的原则：80/2080/20原则原则u时间和精力分配价值价值80%80%的工作的工作价值价值20%20%的工作的工作审阅文件30分钟例会如无必要可以取消9:00-11:00 准备预算报告辅导下属可以在下午短时间处理11:00-12:00准备工作总结如不是太重要客户让下属见留1小时处理重要及紧急事项奖
16、金问题推迟到另外时间或请HR部门帮忙请助理帮忙过滤电话 时间管理的原则：时间管理的原则：80/2080/20原则原则u一般做法 接听所有的电话 会见所有的电话 阅读所有的文件 接受所有下属的建议 出席所有的会议 每天要做完所有的工作u按照80/20原则 由秘书过滤及接听电话，只处理重要的 只会见占销售额80%的20%的客户 只批阅占80%信息量的20%的文件 听取20%下属80%的建议 出席20%的重要会议 先做完20%重要性是80%的工作 Most hated interruptionsMost hated interruptions最令人痛恨的干扰最令人痛恨的干扰uProcrastinat
17、ion 拖延uDrop-in Visitors 不速之客uTelephone 电话 u某天清晨，张经理于上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。u他很准时地于9点整走进办公室。但他并不立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了30分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于9点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为30分钟的清理工作不但已获得显而可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。u他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上
18、的彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，已经10点钟了。u他正襟危坐地准备埋头工作，就在这个时候，电话铃响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了20分钟的时间才说服对方平息怨气。u挂上电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟是一件颇费心思的工作，若无清醒的脑筋则难以胜任，于是他毫不犹豫地应邀加入，就在那儿言不及义地聊了一阵。u回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。可是，一看表，乖乖，已经10点3刻！距离11点的部门联席会议只剩下15分钟。他想：反正
19、这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆草拟预算的工作留待明天算了u许多人都因无法免于张经理那样的拖延恶习，以致到头来一事无成。uPoor work habits 不好的工作习惯uFeel overwhelmed 觉得被工作制服uWant to do it perfectly 追求尽善尽美uTheyd rather be doing something else 他们情愿去做别的事uLast-minute“High”最后一分钟才出活Procrastinate Procrastinate 拖延拖延为什么？为什么？Poor work habits 不好的工作习惯不好的工作习惯uHandle what
20、 you can as soon as it comes up马上做能做的事情uStart you day with the most difficult task or the one you enjoy least从做最难的或者你最不喜欢的事情开始uSelect jobs based on time available有多少时间做多少事uConsider the consequence考虑拖延的后果uKeep the master list and daily planning做好主要核对单和日计划 Feel overwhelmed 觉得被工作制服觉得被工作制服uBreak the pro
21、ject down into manageable parts and list those as separate steps把项目拆分成小项目并分别完成uGet the worst part of a project over with by doing it first最先做完最困难的部分uMake yourself accountable.Ask a colleague to check with you to be certain you have gotten the project underway.让你自己可信。请同事检查你的进度uKeep asking:is this the
22、 simplest way to do it?Dont make a project more complicated than it is.不断问自己：这是最简单的做事方法吗？别把事情复杂化。uSet deadline for interim steps.给每一个小项目设定最后期限 Want to do it perfectly 追求尽善尽美追求尽善尽美uDont be so hard on yourself;you will gain from experience,and theres always the next project别为难自己；你会从经验中得到益处，并且你总会有下一个项目
23、uBe realistic about what can be accomplished in the time allotted and what is really necessary现实一点，正确认识在限定时间内能完成什麽和真正需要完成什麽 Theyd rather be doing something else 他们情愿去做别的事他们情愿去做别的事uAsk for help 请人帮忙uMaking the boring job more pleasurable by listening to the radio听收音机，让无聊的工作变得有趣uSetting deadline 设定最后期
24、限uMaking a bargain with your self和自己讨价还价 Last-minute“High”最后一分钟才出活最后一分钟才出活uSet interim deadlines on the project and ask a colleague to check on your progress阶段性地设置最后期限并让同事监督你的进展uSet you final deadline a couple of days before the actual deadline.把最后期限设置为真正最后期限的前几天 Drop-in Visitors Drop-in Visitors 不速
25、之客不速之客uBook a meeting room订一个会议室uUse a“Do Not Disturb”sign when you really need to get something done.当你确实要做什么事时，使用“请勿打扰”的标牌 Telephone Telephone 电话电话uThe organized Phone Call 有条理的电话 Outgoing 打出的 Incoming 接进的 How to end a call 怎样结束电话uMessage-taking 记录信息uVoice Mail 语音信箱uAvoiding Telephone Tag 避免电话标签 任
26、何有效的时间管理系统都包任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤：含以下五个步骤：u1 明确你的价值观 u2 确定你的目标 u3 对你的目标按优先级排序 u4 明确你的任务 u5 对任务按优先级排序 我们为何而忙？我们为何而忙？中层经理的时间管理中层经理的时间管理u你如何处理自己的职责和事务？u你的时间自己能够控制吗？u你的时间到底是属于谁的？u你有什麽样的时间使用模式？u你一贯对时间的理解和态度是什麽？u作为中层经理时间管理上你有什麽样的难处？u时间不够用时你想办法解决了吗？时间管理的障碍时间管理的障碍u我的时间安排得挺好，我是个有计划的人u时间管理有什麽用？计划赶不上变化u时间掌握在别人手
27、中u时间管理太麻烦u我的习惯就是这样，不好改 中层经理时间管理的特点中层经理时间管理的特点u关联太多，容易将时间均分给上下级及同事，没有主次u一般是从基层提拔上来，愿意事必躬亲，没勇气拒绝或根本不愿意拒绝u没有自己可以支配的“自由时间”，处于被动u受上司决策的影响，有时在决策时掌握不好时机u常有许多零散的时间，但是不会有效利用u会议多，不论参会或主持会议都要耗费时间。中层经理常常由于开会没计划，目的不明确，时间安排不当等造成时间浪费 谁得到了猴子谁得到了猴子中层经理时间管理 我们将会涉及我们将会涉及-u我们能为自己的心理解压做些什么？压力测试 压力源 工作压力的分类 如何化解工作压力u我们能为
28、员工的心理解压做些什么？EAP 员工心理帮助张驰有道-管理者的压 力 管 理 u起得最早的人是我；睡得最晚的人是我u应酬最多的人是我；休息最少的人是我u吃饭最少的人是我；喝酒最多的人是我u吃得最好的人是我；最缺营养的人是我u跑路最多的人是我；运动最少的人是我u陪笑最多的人是我；快乐最少的人是我u住店最多的人是我；回家最少的人是我u朋友最多的人是我；心灵孤独的人是我u起得最早的人是我；睡得最晚的人是我u看似潇洒的人是我；麻烦最多的人是我u是我是我还是我！老板的老板的“心心”病病u不久前，韩国现代集团总裁郑梦宪跳楼自杀u2001年10月15日，北京金锐千翔通讯公司董事长祝凤生从办公室跳楼自杀u20
29、02年7月23日，浙江某印务公司老板张良在家中服下大量安眠药自杀u2003年9月6号，福布斯大陆富豪，河南首富乔金岭自杀身亡u自上世纪80年代来，有文字记录的有1200企业家因各种心理障碍走向自杀之路！u经济学家周其仁说“中国有世界上最昂贵的企业家制度和最廉价的企业家”当管理者感到压力时，他们倾向于：u选择性的知觉信息，只注意那些可以确认自己先前有偏差的认定的信息。u对不确定性无法忍受，要求明确的回答。u固着于问题的一种解决方法。u过高估计时间流逝的速度（因此，他们通常感觉很忙）u采用短期的观点或危机处理的心理，而停止对长期应用的考虑。u区分问题的能力下降，因此忽视复杂性和细微性差别。u较少寻
30、求咨询和倾听他人的意见。u按过去的习惯来处理当前的情境。u产生创造性思想和具独创性的解决总体方案的能力下降 你的压力来源 请写出给你造成最请写出给你造成最大压力的三个因素大压力的三个因素。它们分别给你带来什它们分别给你带来什么样的感受？么样的感受？什么是压力？l压力（压力（stress）：）：积极性压力（positive stress）消极性压力（negative stress）u压力与工作表现的关系压力与工作表现的关系l工作压力工作压力：当工作要求与工作者的能力、资源或需求不相匹配时所发生的有害的生理与情绪反应。工作压力与工作挑战性的不同 压力与身心健康u头痛l睡眠问题l注意力难以集中l脾气
31、不好l肠胃不适l工作不满意l情绪低落l心血管疾病l心理问题（抑郁等）l工作事故l工作低绩效l同事关系紧张l家庭问题 压力十大罪状压力十大罪状u强迫症u焦虑症u失眠症u失忆症u厌食症u肥胖症u化妆品依赖症（女性）u子宫内膜异位症（女性）u冬季忧郁症u各种身体上的疾病 压力源u人格因素人格因素：A型人格与型人格与B型人格型人格你是你是A A型人格吗？型人格吗？压力源 个人生活因素个人生活因素l日常烦恼（如日常烦恼（如厕所坏了）厕所坏了）l人际问题人际问题l身心健康问题身心健康问题l财务问题财务问题l重大生活事件重大生活事件（亲人病逝）（亲人病逝）l可怕经验（如可怕经验（如遭遇抢劫遭遇抢劫）工作因素
32、工作因素u时间性压力源时间性压力源（time stressor）u遭遇性压力源遭遇性压力源（encounter stressor）：由于人际交往而产生u情境性压力源情境性压力源（situational stressor）u预期性压力源预期性压力源（anticipatory stressor）：潜在的威胁 茫盲忙 压力源：工作因素1-时间性压力源l时间性压力源时间性压力源工作过多工作过多缺乏控制缺乏控制 l遭遇性压力源遭遇性压力源 角色冲突角色冲突 问题冲突问题冲突 行为冲突行为冲突压力源：工作因素2-遭遇性压力源 l情境性压力源情境性压力源令人不适的工令人不适的工作环境作环境快速的变革快速的变
33、革压力源：工作因素3-情境性压力源 压力源：工作因素4-预期性压力源l预期性压力源预期性压力源令人不快的预期令人不快的预期担忧担忧 要认识到绝大多数忧虑是我们想象出来的明确地写出心中忧虑找出事情的真相，忧虑自然消失；了解事情最坏的状况，并立即开始设法改变要清楚地认识到成功需要时间和过程；把注意力集中在解决问题的方法与程序上去做害怕的事情；认识到一切都会过去 关于忧虑 讨论：有效的压力管理方式：你的经验u遇到工作压力时，你一般是如何处遇到工作压力时，你一般是如何处理的？写出你遇到压力时最常见的理的？写出你遇到压力时最常见的三种反应。它们的效果如何？三种反应。它们的效果如何？应对压力的基本技巧u策
34、略一：变革策略策略一：变革策略（enactive strategy）-消除或减弱压力源消除或减弱压力源u策略二：主动策略策略二：主动策略（proactive strategy）-增强个人自身的弹性增强个人自身的弹性u策略三：反应策略策略三：反应策略（reactive strategy）-学习暂时性的应对方法学习暂时性的应对方法 策略一：变革策略-消除或减弱压力源u有效的时间管理有效的时间管理u授权授权u合作、团队建设合作、团队建设u情绪智商情绪智商u冲突管理冲突管理u工作再设计工作再设计u变革管理变革管理u设置目标设置目标u小处着眼、步步为赢（小处着眼、步步为赢（small wins）策略二：
35、主动策略-增强个人自身的弹性l生理弹性生理弹性心血管的调适心血管的调适合理饮食合理饮食l心理弹性心理弹性 平衡的生活方式 坚强的个性高度内控高度内控有力的个人承有力的个人承诺诺热爱挑战热爱挑战 步步为赢策略 深度放松技巧l社会弹性社会弹性 支持性的社会关系支持性的社会关系 良师益友良师益友 团队协作团队协作 策略三：反应策略-暂时性的应对方法l肌肉放松l深度呼吸l想象与幻想（望梅止渴）l排练 role playl重构 reconstruction（想得通与想得开）我们能为员工的心理解压做什麽我们能为员工的心理解压做什麽促进员工心理健康，提升人力资本价值 EAP员工帮助计划介绍u员工帮助计划(E
36、mployee Assistance ProgramEmployee Assistance Program,EAPEAP)是由组织为员工设置的一套系统的、长期的福利与支持项目；通过专业人员对组织的诊断、建议，和对员工及其直属亲人提供的专业指导、培训和咨询，旨在帮助解决员工及其家庭成员的各种心理和行为问题，提高员工在组织中的工作绩效，以及改善组织气氛和管理。易普斯提供的员工帮助计划（EAP）服务是历经发达国家多年实践证明了的解决职业心理健康的最好方案。截至1994年，世界财富500强中，有90以上的企业建立了EAP项目。EAPEAP收益收益u节省招聘费用u节省培训开支u减少错误解聘u减少赔偿费用
37、u降低缺勤（病假）率u降低管理人员的负担u提高组织的公众形象u改善组织气氛u提高员工士气u增加留职率u改进生产管理u提高生产效率降低工作压力减少失业机会消除不良嗜好节省家庭开支增进个人身心健康促进家庭和睦改善家庭与工作的关系改善个人与社区的关系对公司 职业心理健康三级预防模式职业心理健康三级预防模式 u初级预防初级预防：消除诱发问题的来源。初级预防的目的是减少或消除任何导致职业心理健康问题的因素，并且更重要的是设法建立一个积极的，支持性的，和健康的工作环境。u二级预防二级预防：教育和培训。教育和培训旨在帮助员工了解职业心理健康的知识、帮助管理者掌握员工心理管理的技术。u三级预防三级预防：员工心
38、理咨询。员工心理咨询是指由专业心理咨询人员向员工提供个别、隐私的心理辅导服务，以解决他们的各种心理和行为问题，使他们能够保持较好的心理状态来生活和工作。EAPEAP服务内容服务内容 u专业的员工职业心理健康问题评估专业的员工职业心理健康问题评估u职业心理健康宣传职业心理健康宣传u工作环境设计工作环境设计u员工和管理者培训员工和管理者培训u多种形式的员工心理咨询多种形式的员工心理咨询 呵护心理健康：社会的共同责任呵护心理健康：社会的共同责任u整体联动，营造有利于企业家身心健康的社会氛围 企业家心理咨询中心u政策护航，切实减轻企业家的心理负担u摆正位置，在健康和事业之间寻求平衡u营造港湾，处理好事业与家庭的关系u从我做起，努力提高企业家自身的心理素质 MQ：心理商数mental？u未雨绸缪，积极把心理学嫁接到企业管理上 设立“企业总心理师”，企业老总可以配备个人心理咨询师 掌握心理学在企业中的应用 如何改变旧的习惯如何改变旧的习惯写下想改变的习惯。写下想改变的习惯。写下你的目标。写下你的目标。列出习惯带来的问题。列出习惯带来的问题。列出改变习惯的好处。列出改变习惯的好处。奖励自己。奖励自己。坚持坚持2121天。天。回顾新的习惯行为。回顾新的习惯行为。你自己对管理你的时间负责！
