1、秘书学概论秘书学概论第一章第一章 绪论绪论 秘书学是一门综合性应用学科，是在秘书工作实践经验逐渐积累、不断进步与完善的情况下，于20世纪80年代应运而生的。作为一门新兴学科，它仍然处于不断建设和发展当中。它的研究对象是什么，主要研究哪些内容，它有怎样的知识体系，有哪些相关学科，它的发展趋势如何，这些无疑是学习和研究秘书学首先要明确的重要问题。第一节 秘书学的研究对象与内容一、秘书学的形成 秘书和秘书工作作为一种社会现象，几乎同人类社会一样久远，即使从有文字可考的文明时代开始，至今也已经有了数千年的发展历程。在我国，现代意义的秘书学形成于20世纪80年代，并伴随改革开放而发展。第一节 秘书学的研
2、究对象与内容二、秘书学的研究对象 自从秘书学产生至今，在秘书学的研究对象问题上，存在多种意见，例如，秘书学的研究对象是秘书工作；秘书学的研究对象是秘书和秘书工作；秘书学的研究对象是秘书、秘书工作和秘书机构；秘书学的研究对象是秘书活动，等等。可谓众说纷纭，尚无定论。第一节 秘书学的研究对象与内容 我们将秘书和秘书工作确定为秘书学的研究对象。主要出于这样的考虑：首先，它们是秘书学产生和存在的主要根据。其次，它们是秘书学区别于其他学科的标志。再次，它们是秘书学不断完善和发展的动力。最后，它们具有研究对象方面的不可替代性。第一节 秘书学的研究对象与内容 总之，秘书学的研究对象，归根结蒂就是秘书的主体要
3、素和客体要素两个方面及其相互关系。秘书的主体要素是秘书人员，秘书的客体要素是秘书工作。因此，秘书学将秘书和秘书工作确定为研究对象，就是天经地义的选择。第一节 秘书学的研究对象与内容三、秘书学的研究内容 秘书学的研究内容是由研究对象所规定的。概括而言，秘书学的研究内容主要包括以下几个方面：1、秘书学理论的研究2、秘书队伍建设与管理的研究3、秘书业务及其方法手段的研究4、秘书工作应用技术的研究5、秘书机构的研究6、中外秘书工作历史的研究第一节 秘书学的研究对象与内容 四、秘书学的研究任务 秘书学的研究任务包括下列几个方面：1、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导，深入探讨秘书工作的发展规律，批判地继
4、承秘书工作的历史遗产，认真地总结历史的经验教训，为指导秘书工作的实践服务。这是秘书学研究的根本价值和历史责任。第一节 秘书学的研究对象与内容2、科学地阐明秘书工作的本质特性、职能，并对秘书工作的实践经验给予理论上的概括、提炼和升华，得出规律性的认识，进而增强工作的自觉性，减少盲目性，这是秘书学研究的首要任务。第一节 秘书学的研究对象与内容3、正确地揭示秘书工作与领导工作之间、正确地揭示秘书工作与领导工作之间的关系，提高辅助管理的工作质量与效的关系，提高辅助管理的工作质量与效率，清除不利于领导工作的各种因素，率，清除不利于领导工作的各种因素，努力适应领导工作的要求，正是秘书学努力适应领导工作的要
5、求，正是秘书学研究的重要目的。研究的重要目的。第一节 秘书学的研究对象与内容4、科学地说明秘书人员的从业要求和成长途径，为培养和造就大批高质量的，满足社会主义现代化建设事业需要的秘书人才创造条件。这也是秘书学研究的重要任务之一。第一节 秘书学的研究对象与内容5、建立和完善具有中国特色的秘书学理论体系，这是秘书学研究过程中的一项极为艰巨又责无旁贷的任务。第二节 秘书学的学科特征与研究方法一、秘书学的学科特性秘书学是一门综合性的社会应用学科，其研究范畴主要是秘书与秘书工作及其活动规律。这就决定了秘书学具有以下几个方面的学科特征：1、秘书学的实践性特征秘书学是在秘书工作实践经验基础上产生的，其本源就
6、是秘书工作实践。无论秘书学的基础理论或应用理论，都不能脱离秘书工作实践，否则秘书学就会成为无源之水，无本之木。反过来讲，秘书学的研究成果，必然要应用于秘书工作实践，指导秘书工作实践，并通过实际应用，接受实践的检验，在应用中汲取营养，在检验中发现问题，从而推动秘书学理论的进一步发展、完善和升华。第二节 秘书学的学科特征与研究方法2、秘书学的综合性特征。在当代科学发展的过程中，由于研究内容的综合或分化，往往产生许多新兴学科。任何一门应用学科总要融合与吸收其他相关学科的知识，因而使其自身具有了综合性特征。秘书学作为一门新兴的应用学科，具有很强的综合性特征。第二节 秘书学的学科特征与研究方法3、秘书学
7、的开放性特征。秘书学是一门正在发展中的学科。这里所说的发展，不仅仅是因为它正处于方兴未艾的状态，只有不断发展才能逐渐成熟；而是因为它本身就是一门随着时代的进步和科学技术的突飞猛进而不断发展的开放性学科。开放性是秘书学的重要特征。第二节 秘书学的学科特征与研究方法二、秘书学研究的原则与研究方法秘书学研究的原则和方法是由学科性质和研究对象的特点所决定的，必须符合新兴学科发展的一般规律和要求。1、必须坚持理论联系实际的原则，密切结合中国秘书工作的实际情况，从实践中提取精华，上升为理论；反对从理论到理论，为理论而理论，不顾实际情况地冥思苦想，“设计”出一些脱离实际的公式、定律。第二节 秘书学的学科特征
8、与研究方法 2、必须坚持科学的态度，用马克思主义的辩证唯物主义和历史唯物主义的世界观和方法论指导秘书学研究，立足于我国的秘书工作的历史和现状，创建具有中国特色的社会主义秘书学。3、必须坚持开拓创新的精神，善于总结提炼秘书工作的经验教训，注意发现新问题、新情况，在创新中求发展。第二节 秘书学的学科特征与研究方法三、秘书学与相关学科的关系 1.秘书学与行政管理学的关系 行政管理学是研究行政管理活动及其规律的一门科学，主要研究行政原理、行政组织、行政领导、行政法规、行政监督和机关管理等内容。其中对机关管理的研究，与秘书学的研究内容产生了交叉现象。第二节 秘书学的学科特征与研究方法2.秘书学与领导科学
9、的关系 秘书学与领导科学具有及其密切的关系。这是因为，秘书与领导，秘书工作与领导工作关联紧密。秘书是为领导工作服务的，秘书工作的成绩体现在领导工作的成绩之中。因此，秘书学和领导科学就自然而然地实现了“手牵手”。第二节 秘书学的学科特征与研究方法3.秘书学与公共关系学的关系 公共关系学是研究公共关系活动及其规律的一门边缘学科，它涉及管理科学、行为科学、传播学、社会学、心理学等多门学科。秘书学与公共关系学在某些内容方面，的确存在交叉关系，如两者都要研究辅助领导决策、沟通管理信息、调查研究、协调关系等。由于秘书人员经常承担公关任务，甚至临时充当公关人员的角色，因此应当熟悉和学习一些公共关系学知识，在
10、解决一些具体问题的时候可以适当借鉴一些公关技巧和方法。但是，秘书学与公共关系学在研究对象、研究领域、知识体系等方面，存在明显的差别，不可相互混淆。第二节 秘书学的学科特征与研究方法4.秘书学与文书学的关系 文书学是研究文书与文书处理工作的规律以及原则与方法的一门学科，它是伴随着档案学的创立而形成的，至今已经发展成为一门独立的学科。秘书学与文书学的关系极为密切。这是因为秘书学与文书学在研究对象和研究内容之间具有一定程度的交叉和重叠。文书工作人员包含在秘书工作人员之中，文书部门包含在秘书部门之中，文书工作包含在秘书工作之中。两者之间存在包含与被包含的关系。但是区别也很明显。文书学注重从微观方面研究
11、文书与文书工作，重点在于研究文书的特点、功能与保管，文书处理的程序与具体方法等；秘书学则是从宏观方面研究文书与文书工作，重点在于研究文书的撰写、办理、运行和功能等。第二节 秘书学的学科特征与研究方法5.秘书学与公文写作学的关系 公文写作学是研究公文文体及其写作规律与方法的一门应用学科，属于写作学的分支科目。它以提高机关公文的写作质量，更好地满足组织和领导信息沟通的需要为宗旨。秘书学的研究内容里面，包含着公文写作的内容。这是因为代领导人或组织草拟文稿，“以文辅政”是秘书人员的经常性工作，是秘书人员发挥参谋助手职能的重要体现。秘书人员应当作为第一流的文章写作能手。因此，秘书学历来注重培养秘书人员的
12、公文写作能力。第二节 秘书学的学科特征与研究方法思考练习题：1.试述秘书学的研究对象。2.试述秘书学的研究任务。3.试述秘书学的学科特征。第二章 秘书工作的起源与沿革 我国秘书工作历经数千年的发展沿革，具有丰富而宝贵的历史遗产。今天的秘书工作是历史的秘书工作的发展和延续，学习和研究秘书工作不能割断历史。深入了解我国秘书工作的发展变迁，总结秘书工作的历史经验，探索秘书工作发展规律，不仅对于做好新时期的秘书工作具有重要借鉴意义，也是秘书学研究的重要内容和责无旁贷的任务。第一节 秘书工作的起源一、秘书工作产生的社会历史根源 1.社会组织领导部门的出现是秘书工作产生的社会基础。2.文字的产生和使用是秘
13、书工作形成的直接推动力。由此可见，文字的产生和使用是秘书工作赖以形成的重要社会历史根源，它对古代秘书工作的形成发挥了直接的推动作用。第一节 秘书工作的起源二、秘书工作的萌芽 处于萌芽阶段的秘书工作，大致分为以下几个方面：1.记言记行的史官活动。2.听取意见的信访活动。3.上传下达的纳言活动。第一节 秘书工作的起源 三、国家秘书工作的形成 夏王朝的左史、右史、巫祝、遒人、秩宗等均为秘书人员。左史、右史负责记录国家重大活动和国王言行，掌握机要史料。遒人掌管王命的传达发布。巫祝和秩宗是国王与鬼神沟通的桥梁和使者，主掌占卜、祭祀等宗教活动，是国王身边举足轻重的秘书人员。第二节 古代秘书工作的发展沿革一
14、、商周时期的秘书工作概况（一）商朝的秘书工作 1.中央朝廷的秘书工作分工明确。如“六太”之官中，太宰，是商王的近身助手，总管机要事宜（后来发展为宰相或丞相）；太史负责起草商王命令，发布文告，类似国王的秘书长；太宗负责宗庙祭祀事宜；太祝主持礼仪会务；太卜掌管记录占卜情况；太士承办敬神事务。此外，专门设立史官的官署太史寮，这相当于国家的中央秘书工作机构，负责商王的册命和祭典等事宜，长官为太史，下辖不同层次、不同分工的史官，各司其职，分别负责书刻占卜文辞，记录王室活动，起草公文文书，安排祭祀仪式，协助商王操理政务。实际上，商朝的史官就是最早的秘书工作者。第二节 古代秘书工作的发展沿革2.秘书人员（即
15、史官）在制作文书和记录活动时，要在文书上签署名字，以示起草或记录人员对文书的负责。3.在文书制作和处理方面已有初步规制4.在文书整理与保管方面出现了整理成册和集中归档保存的做法。第二节 古代秘书工作的发展沿革（二）周朝的秘书工作状况至秦汉时期周朝建立以后，随着社会发展，政权机构和政治制度比商朝更加完备，秘书工作也有了相应的发展，主要表现在下列几点：1.国家中央机关的秘书工作分工更加明确，出现了“卿事寥”和“太史寥”并列情况。2.巫史分离，史官地位升高 3.文书工作领域有了新的发展。第二节 古代秘书工作的发展沿革二、秦汉时期的秘书工作概况 在中央，设丞相府和御史大夫寺，丞相府是辅助皇帝处理国家政
16、务的最高行政机关，总管朝廷议事和上奏，收阅处理公文，颁发皇帝昭令，保管重要档案。丞相是全国最高行政长官，是皇帝的参谋、顾问和大管家。太尉府是辅助皇帝处理军务的机关。御史大夫寺是中央监察机关，御史大夫相当于皇帝的秘书长，即统率众“史”的官，“受公卿奏事，举劾按章”，“掌图籍秘书”。根据丞相府和御史大夫寺的职能特点来看，这些机构实际上就是皇帝的中央秘书工作机构。在地方，实行郡县制。分别在郡县、检查系统和军事组织也配备了秘书工作人员。如在各郡县设有丞官，负责辅助政务和起草文书事宜；在监察官员身边，设有主簿等秘书人员；在将军幕府设有长史、主簿、掌书记等，负责秘书工作。第二节 古代秘书工作的发展沿革 秦
17、汉时期，皇帝颁布的文书有制、诏、策、戒四种，臣僚上达皇帝的文书有奏、章、表、驳仪四种。值得在此顺便说明的是，在中国历史上“秘书”一词始见于汉代。第二节 古代秘书工作的发展沿革三、魏晋南北朝时期秘书工作概况四、唐宋时期的秘书工作概况 唐朝使中国封建社会中政治、经济、文化的鼎盛时期，其秘书工作在整体上也有了较大的发展进步。在朝廷，实行中书、门下、尚书三省制。根据唐朝制度，三省机关各有分工。中书省负责草拟皇帝诏令，按皇帝意图掌决策权；门下省负责审议文件，掌封驳权；尚书省负责手法处理文件，作为行政管理机关掌执行权。正所谓“中书出令，门下审议，尚书执行”。尽管三省长官均是辅佐皇帝发号施令的宰相，各有一套
18、办事机构，但他们的共同目标是向皇帝负责，维持封建君主专制的运行。三省的工作性质决定了其自身都是皇帝的秘书机构。宋代的政权机构实行军政分立制度。行政系统秘书工作承唐旧制，由三省共同执掌，以中书省为主。其仍设中书舍人、翰林院学士，职责亦如唐朝。其军事系统的秘书工作从属于枢密院。在枢密院长官之下设有属官“都承旨”和“府都承旨”，担负枢密院秘书官员职责。第二节 古代秘书工作的发展沿革 特别值得介绍的是，唐宋时期的秘书工作制度已经相当系统和完备，从文书拟制起草直至移交工作均有一套严格的制度，且均以法律形式加以规定。现根据唐律疏议和庆元条法事类的记载，将唐宋两朝形成的有关秘书工作制度归纳如下：1）公文一文
19、一事制度；2）公文用纸制度；3）公文折叠制度；4）公文拟制和誊写制度；5）公文引黄和贴黄制度；6）公文签押、用印和判署制度；7）公文封装和编号制度；8）公文收发登记和催办制度；9）公文移交制度；10）文书工作保密制度等等。这一套规章制度对后来的秘书工作产生了积极的影响。对这些制度的得失情况和实行情况很值得进行认真的分析和研究。第二节 古代秘书工作的发展沿革五、明清时期的秘书工作概况（一）明朝的秘书工作 明朝初年仍设中书省，置左、右丞相，辅助皇帝综理国政。由于丞相权力日重，朱元璋感到皇权受到威胁，遂于洪武十三年罢丞相职，废中书省，由六部尚书分理国政，直接隶属于皇帝，这使皇帝大权独揽。因皇帝不胜繁
20、忙，于是选调一些翰林学士在新设的文渊阁、文华殿等办公机构内，辅助皇帝收阅奏章，批发文稿，按皇帝旨意办事。明成祖时，以文渊阁作为诸大学士值班之所，“命内阁典机务、诏册，制诰皆属之”，这是明朝设立内阁的开始。为便于办理政务，内阁下设中书科、诰敕房和制敕房，负责缮写书办诰、敕、制、诏等文书。内阁设置之初，阁臣只是面奉取旨，批签奏章的权力仍在皇帝手中 第二节 古代秘书工作的发展沿革 明朝建立了比较完备的国家公文体系并颁发了这方面的法规，这也是秘书工作进一步发展的重要表现。明朝的公文划分为皇帝诏令文书、臣工上奏文书、官府行移文书、专用文书四大类。其中，皇帝诏令文书有：诏、诰、制、敕、册、谕、书、符、令、
21、檄10种；臣工上奏文书有：题、奏、启、表、笺、讲章、书状、文册、揭贴、制对、露布、译12种；官府行移文书分为上行、下行、平行三类。上行文有咨呈、呈状、申状、牒呈、牒上五种；下行文有照会、札付、下帖、故牒4种；平行文有平咨、平关、平牒3种。明洪武十五年（1382年），在全国颁发了行移署押体式和行移往来事例，这是两个有关官府文书程式、使用范围和行文关系的立法性条例。第二节 古代秘书工作的发展沿革（二）清朝的秘书工作 总括而言，朝廷的秘书工作机构设有内阁、军机处、奏事处、通政使司、六科以及六部中专掌文秘档案工作的机构等。其中内阁在名义上是综理国政的中枢机构，但其权力已不及明朝时所辖内容，只是为皇帝办
22、理公开发布的或一般下行的文书。第三节 近现代秘书工作的发展沿革一、清朝晚期秘书工作概况 1901年，总理各国事务衙门改为外务部，内设日常办公的秘书机构有：司务厅，负责收发公文和掌管印章；翻译房，承担翻译各国文书和口译；清档房，负责档案的编纂、校对等事务；电报处，负责拍发电报和翻译、传递电报事务；文报局，掌管寄递外务部与驻外使馆间的往来公文。1911年清朝政府成立责任内阁，下设承宣厅、制诰厅、收文处等秘书工作的结构，中央各部门也相应设立了秘书工作结构。这标志着中国的秘书工作适应时代的变化做出了新的调整。第三节 近现代秘书工作的发展沿革二、中华民国临时政府和国民政府的秘书工作概况（一）中华民国临时
23、政府的秘书工作（二）国民政府的秘书工作第三节 近现代秘书工作的发展沿革三、中国共产党在民主革命时期秘书工作概况（一）建党初期的秘书工作（二）抗日战争时期的秘书工作（三）解放战争时期的秘书工作思考练习题：1.秘书工作产生的基本条件是什么？如何理解？2.怎样理解秘书工作发展的规律性？4.我国秘书工作有哪些优良传统？第三章 秘书工作的职能作用 中国加入WTO 和全面建设小康社会的宏伟目标，引发人们对改进党的领导方式和转变政府职能等一系列问题的关注和思考。在人们对领导工作科学化要求越来越高的时候，秘书工作的地位和职能作用不仅没有被丝毫淡化，反而得到了进一步强化。其根本原因在于，秘书工作适应了人类社会发
24、展的客观需要，在社会组织的领导活动中，具有独特的地位和不可缺少的职能作用。正确理解和认识秘书工作的地位和职能作用，对于卓有成效地做好秘书工作意义重大。第一节 秘书工作的地位与职能一、秘书工作的地位 1.秘书工作在领导工作中处于辅助地位 2.秘书工作在机关工作中处于枢纽与核心地位第一节 秘书工作的地位与职能二、秘书工作的根本职能（一）秘书工作的根本职能及其表现（二）秘书工作参谋、助手职能的实现途径1.协助领导处理各种事务，实现事务性助手职能。2.辅助领导制定正确决策，实现智能性参谋职能。第二节 秘书工作的内容与作用 秘书工作有广义和狭义之分。广义的秘书工作，是指各级各类机关的办公厅（室）所做的全
25、部工作，即办公室人员根据领导者综合辅助性服务的需要所承担的明确、规范和稳定的职责。狭义的秘书工作是指有正式秘书职务的人员应当承担的工作。第二节 秘书工作的内容与作用一、秘书工作的内容（一）秘书工作领导机关及其领导者的工作内容1.机关办公厅（室）的基本任务 办公厅（室）的任务分为两大部分。一是政务服务，是指办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等，即人们通常所说的秘书工作。二是事务服务，主要是大量的后勤服务保障工作。第二节 秘书工作的内容与作用2.秘书长、办公厅（室）主任的基本任务 秘书长和办公厅（室）主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身分。根据1951年4中央人民政府批准颁发的政务院关于
26、各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承担以下任务：第一，协助首长综合情况、研究政策、推行工作；第二，协助首长密切各方面的工作关系；第三，协助首长掌管机关内部的统一战线工作；第四，协助首长掌管保密工作；第五，掌管机要工作；第六，主持日常行政事务（包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项）；第七，掌管机关事务工作。此外，秘书长还承担人民信访工作和业务刊物与统计报表管理工作。第二节 秘书工作的内容与作用（二）秘书工作的主要内容 1.撰拟公文 2.办理公文 3.办理会务 4.调查研究 5.信息工作 6.督察工作 7.协
27、调工作 8.信访工作 9.公务接洽第二节 秘书工作的内容与作用二、秘书工作的重要作用1.参谋智囊作用2.事务助手作用3.中心枢纽作用4.公务协调作用5.门面窗口作用6.耳目信息作用第三节 正确认识和发挥秘书工作的职能作用 一、正确认识秘书工作的参谋活动 任何领导者的个人智慧，都不可能应付现代社会极其复杂多变的问题，都更需要依靠参谋“外脑”来补偿个人学识、智慧、经验、阅历的不足，以免决策活动的失误。二、正确发挥秘书部门的参谋职能 对于如何发挥参谋助手职能的问题，应纠正两种认识。一是否定秘书工作的参谋职能。二是夸大秘书工作的参谋职能。第三节 正确认识和发挥秘书工作的职能作用 充分发挥秘书部门的参谋
28、作用，从秘书部门自身角度，要注意以下几点：首先，有一支政治过硬、业务精良、乐于奉献的，能够坚定不移地，创造性地贯彻执行党和国家的方针政策和法律法规的秘书队伍；其次，建立精干高效的办事机构，注重发挥秘书工作的整体功能，实现规范化、制度化、科学化的工作程序；第三，建立灵敏可靠的信息渠道，全面、及时、准确地提供领导活动需求的信息；要明确工作重点，培养主动服务意识，把注意力集中在为直接领导机关服务上面要，实现秘书工作的规范化、制度化、科学化要求。第三节 正确认识和发挥秘书工作的职能作用思考练习题：1.怎样认识秘书工作的地位与职能？2.如何认识秘书工作的参谋助手职能？3.秘书工作的主要内容有哪些？第四章
29、 秘书工作的特征与规律 秘书工作特征与规律，属于秘书学的基本问题。正确认识和揭示秘书工作的特征与规律，从实践价值上说，有助于秘书部门树立的良好职业形象，增强自觉性，减少盲目性，提高“三服务”的水平；从理论价值上来说，有助于认清秘书工作的本质，丰富和完善秘书学理论体系，推动秘书学学科建设工作不断发展。第一节 秘书工作的基本特征一、秘书工作的本质属性（一）综合辅助性服务是秘书工作的本质属性 将综合辅助性服务确定为秘书工作的本质属性，理由有三：首先，看服务的含义。其次，看服务的性质。最后，看综合辅助性服务对秘书工作的决定性影响。第一节 秘书工作的基本特征（二）综合辅助性服务的突出特点1.贴近领导核心
30、2.参谋而不决断 3.辅助而不擅权第一节 秘书工作的基本特征二、秘书工作的一般特征（一）秘书工作具有很强的政治机要性（二）秘书工作具有典型的从属性（三）秘书工作具有突出的被动性特征（四）秘书工作具有明显的事务性特征第一节 秘书工作的基本特征三、认识秘书工作特征的启迪意义1.要有服从意识2.要有全局意识3.要有创新意识4.要有奉献意识。5.要有学习意识。6.要有独立人格意识。7.要有贯彻领导意图意识第二节 秘书工作的规律一、秘书工作的普遍规律（一）秘书工作普遍规律的确认 秘书人员的综合辅助性服务水平，必须适应领导工作的需求，是秘书工作的基本规律。第二节 秘书工作的规律（二）秘书工作普遍规律的内在
31、涵义1.领导工作对综合辅助性服务的需求，是秘书工作赖以存在的客观基础。2.秘书工作高质量的综合辅助性服务，是领导工作正常开展的必要条件。3.不断满足领导工作对综合辅助性服务的需求，是改进秘书工作的根本动力。4.领导者对综合辅助性服务的满意程度，是检验秘书工作水平的主要标志。第二节 秘书工作的规律二、秘书工作的特殊规律（一）秘书参谋活动的规律性 1.秘书参谋职能寓于为领导办事的过程中，必须与完成秘书工作的具体任务紧密结合。2.秘书参谋方向必须服从和服务于领导决策需要，与决策目标保持同一性。3.秘书参谋内容必须与领导决策需求相一致，围绕领导工作的中心内容开展参谋活动。4.秘书参谋方法必须与领导决策
32、特征相适应，以便提高参谋质量与效率。5.“谋而不断”是秘书参谋活动的根本准则，要切记秘书人员的本分，不要越俎代庖。第二节 秘书工作的规律（二）办公室日常运转的规律性 在日常运转工作中，以下一些规律性认识值得重视：1.办公室的头等大事，是辅助领导完成中心工作。不能让中心工作淹没在日常事务性工作之中。2.办公室日常工作的运转，要增强质量和效率意识。这是提高领导工作质量和效率的重要突破口。3.办公室日常工作，力戒文牍主义和事务主义，要有利于领导工作的有效运转。4.优化办公室环境氛围，增强办公室的凝聚力和向心力，是保证秘书工作优质高效运转的重要因素。第二节 秘书工作的规律（三）秘书写作活动的规律性 在
33、秘书写作实践中，经过人们逐渐总结和摸索，形成了以下一些规律性的认识。1.秘书人员的知识、能力、素质水平，要与“以文辅政”的职能相适应。2.秘书人员的思想观点，要与领导者的思想意图相统一。3.秘书写作的内容，要与领导工作的要求相合拍。4.秘书起草文稿的风格，要与领导者风格、个性相协调。5.秘书起草文稿的表达，要与领导立意相吻合。第三节 秘书与领导的关系一、秘书与领导者之间的基本关系 1.工作上的领导与被领导关系 2.人格上、政治上的平等关系 总之，领导者与秘书之间，在工作关系上是领导与被领导、辅助与被辅助的关系。这种关系的和谐与稳定，对于保证领导决策和管理职能的实现，有着重要的决定性的意义。同时
34、，秘书与领导在人格上、政治上完全平等，只有职务高低和社会分工的区别，没有社会身份和地位等级上的高低贵贱之分。他们之间的关系，体现为根本利益完全一致的、人格地位上完全平等的、不同的社会分工关系。这与封建专制时代秘书与领导的人身依附关系，即领导把秘书当作私人奴仆是根本不同的，与资本主义制度下领导与秘书之间的雇佣关系也根本不同。第三节 秘书与领导的关系二、正确处理秘书与领导者关系的原则和方法1.秘书要服从领导，不能越位用权。2.秘书要贴紧服务，自觉忠于职守。3.秘书要善于沟通，实现默契配合4.秘书要及时谏言，恰当拾遗补缺。第三节 秘书与领导的关系三、正确处理秘书与领导班子关系的原则和方法1.既为主要
35、领导服务，也为领导集体服务。2.维护领导集体团结，努力化解矛盾。3.妥善处理多头指示，避免产生矛盾4.明确领导职权分工，注重规范请示。思考练习题：1、为什么说综合辅助性服务是秘书工作的本质特征？2、怎样理解秘书工作的本质特征和一般特征？3、认识秘书工作特征对于秘书人员具有哪些意义？4、怎样理解秘书工作普遍规律的内在含义？5、处理秘书与领导关系的原则方法是什么？6、处理秘书与领导班子关系的原则方法是什么？第五章 秘书工作的指导思想与基本原则 在全面建设小康社会和推进现代化建设事业的历史进程中，党和国家各项工作都要以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想为根本指导思想。同时，各行各
36、业还需要确定具有行业特色的指导思想。秘书工作的指导思想与基本原则，是在总结实践经验，加强自身建设过程中逐步形成的，对推动秘书工作的的改革与发展发挥了重要作用。第一节 秘书工作的指导思想一、“三服务”指导思想的确立 根据我国秘书工作的实践经验，在不违背“85.1”座谈会根本精神的前提下，我们把秘书工作的指导思想表述为：围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，一是为直接领导服务；二是为与本机关相关的各级领导服务；三是为人民服务。为了简便起见，可以称之为“三服务”的指导思想。目前，秘书学界已经普遍接受了这种说法。第一节 秘书工作的指导思想二、“三服务”指导思想的基本内容 从内在逻辑上看，其基本内容包
37、括秘书工作的根本方向和秘书工作的根本任务两个方面。（一）秘书工作的根本方向围绕党的总目标、总任务开展服务工作，是秘书工作的根本方向。第一节 秘书工作的指导思想（二）秘书工作的根本任务 做好“三服务”是秘书工作的根本任务。秘书工作的服务内容具体分解为以下三个层面：1.为直接领导服务。2.为与本机关相关的各级领导服务。3.为人民服务。第一节 秘书工作的指导思想三、“三服务”的基本要求1、要实现优质服务，必须准确把握领导在不同时期的中心工作和重点工作，深刻理解当前工作的目的与意义。2、要实现优质服务，必须对服务对象即领导者情况了如指掌。3、要实现优质服务，必须熟悉本机关及内部组织机构的职能、机构设置
38、及其负责人状况，特别要了解各职能部门工作运转的基本规律。4、要实现优质服务，必须不惮厌烦，一丝不苟地做好大量细致的事务性工作。第二节 秘书工作的改革要求一、实现秘书工作的“四个转变”（一）“四个转变”产生的背景“85.1”会议（二）“四个转变”的基本思想内涵1、“四个转变”的核心思想是强化秘书工作的参谋职能。2、“四个转变”强调了对秘书工作要实现“科学化管理”的目标，其基本内容体现在实现规范化、制度化、科学化。3、“四个转变”的内容前后互相关联，强调后者，并非否定前者，而是在前者的基础上加以改革创新，向新的标准跨越。第二节 秘书工作的改革要求二、实现秘书工作的规范化、制度化、科学化1.实现规范
39、化 实现规范化，从根本上说，是要求秘书部门和秘书人员，要本着对党的事业负责，对人民利益负责的态度，在完成各项任务的过程中，实践为人民服务的根本宗旨。2、实现制度化 实现制度化的深层意义，就是要使秘书工作符合党和国家民主集中制的根本组织原则。3.实现科学化 实现科学化，就是强调秘书部门在为领导服务的过程中，要注重认识事物的内在本质，处理和解决实践中发生的各种问题要符合客观规律。第三节 秘书工作的基本原则 一、准确周密，反对粗枝大叶 这是对秘书工作的全面质量要求。要追求秘书工作质量的全面优化，不妨借鉴现代管理科学中全面质量管理的一些思想和方法。第一，提倡预防为主的思想。重视平时协调、事先预防，注意
40、抑制和及时消除容易造成质量事故的因素，改变其不正常状态。第二，实行全面质量控制。上至秘书部门领导，下至一般秘书人员，全员参加质量控制；对秘书工作的全过程和秘书工作各个方面都要进行质量控制；对秘书人员自身素质也必须进行全方位控制。第三，严格实行岗位责任制，增强秘书人员的质量责任意识，制订并严格执行秘书工作的各项规章制度。这样才能创造出全面优质的秘书工作。第三节 秘书工作的基本原则二、迅速及时，反对拖拉延误 这是对秘书工作的时效性要求。要追求秘书工作质量的全面优化，不妨借鉴现代管理科学中全面质量管理的一些思想和方法。第一，提倡预防为主的思想。重视平时协调、事先预防，注意抑制和及时消除容易造成质量事
41、故的因素，改变其不正常状态。第二，实行全面质量控制。上至秘书部门领导，下至一般秘书人员，全员参加质量控制；对秘书工作的全过程和秘书工作各个方面都要进行质量控制；对秘书人员自身素质也必须进行全方位控制。第三，严格实行岗位责任制，增强秘书人员的质量责任意识，制订并严格执行秘书工作的各项规章制度。这样才能创造出全面优质的秘书工作。第三节 秘书工作的基本原则二、迅速及时，反对拖拉延误 这是对秘书工作的时效性要求。坚持及时迅速的原则，秘书人员必须把握好以下几点：第一，秘书人员要全面提高政治和业务素质，增强事业心和责任感，牢固树立服务观念，时刻为领导工作需要着想，强化时效观念，克服拖拉涣散的坏习惯，以敏捷
42、迅速、雷厉风行的工作作风对待各项任务。第二，必须加大政治体制改革力度，精简机构，简化手续，减少不必要的工作环节，改善人员结构，提高秘书人员素质。第三，必须加大科学管理力度，健全并严格执行秘书工作规章制度，加强工作的条理性和计划性，区分工作事项的轻重缓急，实现秘书工作的科学化、制度化、规范化管理。第四，必须讲究科学工作方法，大力推进秘书工作的现代化、标准化进程，加快实现办公自动化，全面提高工作效率。第三节 秘书工作的基本原则三、安全保密，防止党和国家机密遭受损失 保密问题在秘书工作中一点不得含糊。要重点把握以下几点：第一，加强对秘书人员的保密教育，秘书人员要增强保密意识，严以律己，守口如瓶，做到
43、知密不泄密，切忌麻痹大意，掉以轻心。第二，要有必要的组织措施保证。一切尚未公布的机密文件，经手办理的秘书人员，不得给无关人员阅看或与无关人员谈论；文件运转交接要履行登记手续；绝密文件应有专人负责和专门设备保管；不得擅自将秘密文件携带外出或带回家庭、宿舍存放，以免造成失密泄密；要保证涉密文件、资料的物质形态的安全，不丢失，不损坏；还要保证机密信息本身的安全，不失密、不泄密。第三，要采取一系列有效措施，保证文件在印制、校核、传递等工作环节手续严格健全，按照规章办事，堵塞一切可能出现的漏洞，防止党和国家机密受到损失。第三节 秘书工作的基本原则四、实事求是，反对官僚主义和文牍主义 秘书工作要坚持实事求
44、是，反对官僚主义和文牍主义，需要的是实际行动。第一，从秘书工作的职能环境背景来说，必须继续推进政治体制改革，简政放权，简化机构层次，规范机关管理职能。同时，要加强法制建设，严格依法办事，减少工作的随意性。第二，必须倡导深入实际、求真务实的工作作风，反对不负责任、不看效果，搭花架子，做表面文章，为的官僚主义、文牍主义作风。要深入细致地了解和反映情况，不主观臆断，不歪曲事实，不道听途说，不轻信片言，不妄下结论。第三，汇报调研结果或具体工作时，坚持原则，敢讲真话，不撒谎，不掺假，不夸大成绩，不隐瞒问题，不见风使舵，不阿谀奉承，既报喜也报忧，提供真实可靠的材料，不给领导帮倒忙。第四，必须建立正确的文件
45、信息观，了解自身工作与其他机关或部门的合理信息需求，学习并掌握多种信息沟通手段，严格控制文件和会议的数量与质量，努力改进文风、会风，同时扩展秘书部门的信息资源共享功能。复习思考题：1.秘书工作的指导思想是什么？2.“四个转变”的思想内涵是什么？3.怎样理解秘书工作的基本原则？第六章 秘书工作的组织与领导 在国家机关管理体系中，秘书工作属于具有辅助管理职能的工作系统。这个系统由秘书工作机构、人员、领导与管理体制、工作方式、管理制度与措施等要素构成。其结构形式及各要素之间有机联系、相互作用、相互制约，构成了秘书工作的运行机制。要保证这个工作系统的正常运行，必须加强秘书工作的组织领导，科学有效地管理
46、秘书工作。第一节 秘书工作系统的组织 一、秘书工作机构 秘书工作机构是指在机关内部设立的专门承担秘书工作职能的所有机构的统称。它处于机关的中枢地位，是领导工作不可缺少的组成部分，是科学管理机关工作，保证各方面工作正常运转并实现领导职能的基本条件和组织保证。第一节 秘书工作系统的组织（一）秘书机构的设置（二）秘书机构设置要求具体来说，应当符合以下要求。1、因事设岗，讲究精简2、合理分工，职责明确3、注重高效，精干务实，强兵为主第一节 秘书工作系统的组织 二、秘书人员 秘书人员，包括被冠以“秘书”职务和无此职务而从事秘书工作的人员。他们是秘书工作系统中最具主动性和最活跃的因素，对秘书工作的正常运行
47、起着决定性作用。第一节 秘书工作系统的组织（一）秘书人员的分类 1、从职业等级划分，劳动和社会保障部2003年修订的国家秘书职业标准，将秘书职业划分为四个等级，从低到高依次为五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书。秘书等级不同，其工作内容、能力要求以及应掌握的相关知识分别有不同的规定。2、从工作性质和职责划分，有党务秘书、行政秘书、机要秘书、事务秘书、信访秘书、外文秘书、会议秘书、文字秘书、法律秘书、医学秘书、科研秘书、新闻秘书、外事秘书、教学秘书等。3、从秘书的来源和服务对象划分，有公务秘书、私人秘书。4、从秘书所任职务划分，有秘书长、办公厅主任、秘书局长、秘书处长、秘书科长、办公室主任、办
48、事员、文书等。秘书长有中央、省、市级机关的秘书长之分；办公厅主任也有中央、省（部）级之分；办公室也有市（局）、县级机关的办公室主任之分。第一节 秘书工作系统的组织5、驻外使馆的秘书人员职务分为一等秘书、二等秘书、三等秘书。一等秘书：使馆中职位仅次于参赞的外交官，由派遣国外交部派出。一等秘书掌握机要文件，从事外交活动，协助使馆大使参与外交事务活动，享有外交特权和豁免。可以被介绍给驻在国外交部长，通常也被介绍给驻在国的国家元首。二等秘书：使馆中职位次于参赞的外交官，在使馆秘书的三个等级中排在第二。三等秘书：使馆中职位在随员之上的外交官，在使馆秘书的三个等级中排在第三。第一节 秘书工作系统的建设（二
49、）秘书人员的配置1、智能结构比例要合理2、专业结构比例要合理3、年龄结构比例要合理 目前，我国党政机关配置秘书主要实行下列原则：第一，适应性原则 第二，职能性原则 第三，类型性原则第一节 秘书工作系统的建设 三、秘书工作领导干部的配置主要应当符合以下条件：1、符合领导干部的“四化”要求2、应当与秘书机构层次相适应3、机关领导成员兼任秘书机构的主要领导第二节 秘书工作的运行与管理一、秘书工作的组织形式与工作方式 （一）秘书工作的组织形式 1、集中形式 2、分工形式（二）秘书工作的方式 秘书工作的常规方式主要有以下几种：1、专项分工制 2、值班制 3、专项分工与值班混合制 4、临时交办制第二节 秘
50、书工作的运行与管理二、秘书工作的领导与管理体制（一）秘书工作的领导与管理体制1、以块块领导为主2、以条条指导为辅第二节 秘书工作的运行与管理 三、秘书工作的管理措施与制度（一）秘书工作的管理措施 1、坚持正确的政治方向，在思想上政治上同党中央保持高度一致。2、遵守工作纪律，全心全意为人民服务。3、树立谦虚谨慎的优良作风。4、严守党和国家的机密。5、严格秘书人员的调配制度。6、加强对秘书人员的领导和管理。第二节 秘书工作的运行与管理 在微观方面，要认真实行在以往实践中形成的一些比较有效的管理方式和措施。1.分级管理与直接领导相结合。2.实行严格的岗位责任制。3.实行明确的目标管理。4.实行交接班
