1、第一节凭证管理1第二节账簿管理2目 录CONTENTS第三章总账系统日常业务处理学习目标学习目标能够熟练地根据经济业务编制记账凭证能够熟练地根据经济业务编制记账凭证了解各种账簿的查询、辅助查询以及相关打印规定了解各种账簿的查询、辅助查询以及相关打印规定掌握记账凭证的填制、审核、记账的处理掌握记账凭证的填制、审核、记账的处理第一节第一节凭凭证证管管理理第三章总账系统日常业务处理一、填制凭证记账凭证是登记账簿的直接依据。填制记账凭证是会计电算化日常账务记账凭证是登记账簿的直接依据。填制记账凭证是会计电算化日常账务处理工作中最基础、最频繁的工作。必须确保记账凭证输入的准确与完整。处理工作中最基础、最
2、频繁的工作。必须确保记账凭证输入的准确与完整。在实际工作中可直接在计算机上根据审核无误的原始凭证填制记账凭证，在实际工作中可直接在计算机上根据审核无误的原始凭证填制记账凭证，即前台处理；也可以先由人工制单而后集中输入，即后台处理。业务量不多、即前台处理；也可以先由人工制单而后集中输入，即后台处理。业务量不多、基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段则比较适合后台处理方式。并行阶段则比较适合后台处理方式。第三章总账系统日常业务处理1登录填制记账凭证窗口登录填制记账凭证窗口填制记账凭证是日常业务处理
3、工作的起始点，也是所有账簿数据的主要填制记账凭证是日常业务处理工作的起始点，也是所有账簿数据的主要来源。来源。在账务处理系统中，记账凭证有三种来源：第一种来源是操作员直接在在账务处理系统中，记账凭证有三种来源：第一种来源是操作员直接在计算机上编制的记账凭证；第二种来源是从本账套其他子系统，如工资系统、计算机上编制的记账凭证；第二种来源是从本账套其他子系统，如工资系统、固定资产系统等自动传递到账务处理系统的记账凭证；第三种来源是从外部固定资产系统等自动传递到账务处理系统的记账凭证；第三种来源是从外部导入的记账凭证，如凭证引入或接口开发等。在实际工作中，第一种凭证来导入的记账凭证，如凭证引入或接口
4、开发等。在实际工作中，第一种凭证来源应用最为广泛。源应用最为广泛。第三章总账系统日常业务处理单击单击“总账总账”下拉菜单中的下拉菜单中的“填制凭证填制凭证”命令（或单击总账系统界面中命令（或单击总账系统界面中的的“填制凭证填制凭证”），系统弹出），系统弹出“填制凭证填制凭证”窗口。窗口。“填制凭证”窗口第三章总账系统日常业务处理2凭证一般要素的填制凭证一般要素的填制电子记账凭证的基本要素由三部分组成：一是凭证头部分，包括凭证类电子记账凭证的基本要素由三部分组成：一是凭证头部分，包括凭证类别、制单日期、凭证编号和附单据数等；二是正文部分，包括摘要、科目名别、制单日期、凭证编号和附单据数等；二是正
5、文部分，包括摘要、科目名称和借贷金额等；三是凭证尾部分，包括各职责岗位的签名等。称和借贷金额等；三是凭证尾部分，包括各职责岗位的签名等。（1）增加新凭证）增加新凭证（2）凭证头部分输入内容）凭证头部分输入内容（3）凭证正文部分输入内容）凭证正文部分输入内容（4）凭证尾部分输入内容）凭证尾部分输入内容（5）保存凭证）保存凭证（6）其他凭证填制）其他凭证填制第三章总账系统日常业务处理各功能按钮的主要作用。各功能按钮的主要作用。第三章总账系统日常业务处理3记账凭证中特殊要素的填制记账凭证中特殊要素的填制填制记账凭证时，一些会计科目还需要输入特殊要素。填制记账凭证时，一些会计科目还需要输入特殊要素。特
6、殊要素填制分类表第三章总账系统日常业务处理（1）输入银行账辅助核算信息）输入银行账辅助核算信息“辅助项”对话框第三章总账系统日常业务处理（2）涉及外币核算）涉及外币核算“借方金额自动显示”窗口第三章总账系统日常业务处理（3）输入数量金额辅助核算信息）输入数量金额辅助核算信息数量金额核算“辅助项”窗口第三章总账系统日常业务处理（4）输入客户往来辅助核算信息）输入客户往来辅助核算信息客户往来“辅助项”窗口第三章总账系统日常业务处理相关信息出现在下方备注栏中第三章总账系统日常业务处理（5）输入供应商往来辅助核算信息）输入供应商往来辅助核算信息供应商往来“辅助项”窗口第三章总账系统日常业务处理供应商信
7、息出现在下方备注栏中第三章总账系统日常业务处理（6）输入部门和个人往来辅助核算信息）输入部门和个人往来辅助核算信息系统为用户提供了三种部门名称的输入方法，第一种是直接输入部门的系统为用户提供了三种部门名称的输入方法，第一种是直接输入部门的中文名称，第二种是输入部门的代码，第三种是从参照窗口录入。无论采用中文名称，第二种是输入部门的代码，第三种是从参照窗口录入。无论采用哪一种方法，系统都要求用户预先在部门目录中完成对要输入部门的定义，哪一种方法，系统都要求用户预先在部门目录中完成对要输入部门的定义，再填制凭证。再填制凭证。第三章总账系统日常业务处理部门往来“辅助项”窗口第三章总账系统日常业务处理
8、个人往来“辅助项”窗口第三章总账系统日常业务处理（7）输入项目辅助核算信息）输入项目辅助核算信息（8）其他凭证填制）其他凭证填制“辅助项”窗口第三章总账系统日常业务处理4凭证的其他管理功能凭证的其他管理功能（1）最新余额一览表）最新余额一览表将鼠标指向当前凭证中的任一科目上，单击将鼠标指向当前凭证中的任一科目上，单击“余额余额”按钮，系统自动显按钮，系统自动显示该科目的最新余额一览表。示该科目的最新余额一览表。“最新余额一览表”窗口第三章总账系统日常业务处理（2）联查单据）联查单据在在“填制凭证填制凭证”窗口中，单击窗口中，单击“查看查看”菜单，在其下拉菜单中可以查看菜单，在其下拉菜单中可以查
9、看到与当前科目相关的到与当前科目相关的“明细账明细账”和和“原始单据原始单据”。若该张凭证是其他子系统。若该张凭证是其他子系统传递到总账系统中来的，可以将鼠标指向凭证名称，单击鼠标左键，可看到传递到总账系统中来的，可以将鼠标指向凭证名称，单击鼠标左键，可看到生成该凭证的来源信息。生成该凭证的来源信息。（3）常用凭证）常用凭证在填制凭证的过程中，会有一些凭证的内容基本相同或者部分相同。如在填制凭证的过程中，会有一些凭证的内容基本相同或者部分相同。如果能将这些常用的凭证存储起来，供填制凭证时随时调用，必然会起到提高果能将这些常用的凭证存储起来，供填制凭证时随时调用，必然会起到提高业务处理效率的作用
10、。业务处理效率的作用。第三章总账系统日常业务处理“常用凭证生成”对话框第三章总账系统日常业务处理二、凭证查询与汇总1凭证查询凭证查询在制单中，可通过查询功能对凭证进行查看，以随时了解经济业务的发在制单中，可通过查询功能对凭证进行查看，以随时了解经济业务的发生情况，保证填制凭证的正确性。该功能可查看当前科目的最新余额、明细生情况，保证填制凭证的正确性。该功能可查看当前科目的最新余额、明细账等。账等。“凭证查询”对话框第三章总账系统日常业务处理2凭证汇总凭证汇总记账凭证全部填制完毕后，可以利用凭证汇总功能将未记账或已记账的记账凭证全部填制完毕后，可以利用凭证汇总功能将未记账或已记账的凭证进行汇总，
11、以便财务人员随时查看企业的财务信息。凭证进行汇总，以便财务人员随时查看企业的财务信息。“科目汇总”对话框第三章总账系统日常业务处理三、修改凭证在凭证输入时，虽然系统提供了各种控错措施，但仍会有错误发生。为在凭证输入时，虽然系统提供了各种控错措施，但仍会有错误发生。为了及时纠正凭证的错误，系统为用户提供了凭证修改的功能。了及时纠正凭证的错误，系统为用户提供了凭证修改的功能。不同状态下的错误凭证具有不同的修改方法。不同状态下的错误凭证具有不同的修改方法。凭证修改分类第三章总账系统日常业务处理四、删除凭证如果有错误或非法的未记账凭证需要删除时，可使用本功能。先在这些如果有错误或非法的未记账凭证需要删
12、除时，可使用本功能。先在这些凭证上打上凭证上打上“作废字样作废字样”，再通过整理凭证功能，将其彻底删除并由系统对，再通过整理凭证功能，将其彻底删除并由系统对未记账凭证重新编号。未记账凭证重新编号。1作废凭证作废凭证作废凭证是指在未记账凭证左上角打上作废凭证是指在未记账凭证左上角打上“作废作废”标记，不能参与修改和标记，不能参与修改和审核的记账凭证。审核的记账凭证。记账时作废凭证相当于一张空白凭证，记账时作废凭证相当于一张空白凭证，但仍然参与记账，但仍然参与记账，否则月末无法结账。在进行账簿查询时，查不到作废凭证的数据。否则月末无法结账。在进行账簿查询时，查不到作废凭证的数据。第三章总账系统日常
13、业务处理作废凭证 第三章总账系统日常业务处理2整理凭证整理凭证整理凭证就是要删除所有打上整理凭证就是要删除所有打上“作废作废”标志的凭证，并对未记账凭证进标志的凭证，并对未记账凭证进行重新编号。行重新编号。凭证整理只能对未记账凭证进行整理。凭证整理只能对未记账凭证进行整理。若是对已记账凭证进若是对已记账凭证进行整理，需要先取消记账状态，恢复到月初记账状态后再进行凭证整理。行整理，需要先取消记账状态，恢复到月初记账状态后再进行凭证整理。（1）在）在“填制凭证填制凭证”窗口中，单击窗口中，单击“制单制单”菜单中的菜单中的“整理凭证整理凭证”命令。命令。（2）在弹出的）在弹出的“整理凭证整理凭证”对
14、话框中，选择要整理的月份对话框中，选择要整理的月份“2017.06”单单击击“确定确定”按钮。按钮。“整理凭证”对话框第三章总账系统日常业务处理（3）在弹出的）在弹出的“作废凭证表作废凭证表”中单击中单击“全选全选”按钮，再单击按钮，再单击“确定确定”按按钮，系统将会自动删除该张凭证，并对剩余的凭证重新编号。钮，系统将会自动删除该张凭证，并对剩余的凭证重新编号。作废凭证表第三章总账系统日常业务处理五、冲销凭证对于已记账的凭证发现错误时，可以采用对于已记账的凭证发现错误时，可以采用“红字冲销法红字冲销法”先制作一张红先制作一张红字冲销凭证，经审核记账后，再制作一张蓝字正确的凭证，同样进行审核记字
15、冲销凭证，经审核记账后，再制作一张蓝字正确的凭证，同样进行审核记账。红字冲销凭证应视为正常的凭证进行保存和管理。账。红字冲销凭证应视为正常的凭证进行保存和管理。（1）在）在“填制凭证填制凭证”窗口中，单击窗口中，单击“制单制单”菜单下的菜单下的“冲销凭证冲销凭证”命令。命令。（2）“冲销凭证”对话框第三章总账系统日常业务处理六、审核记账凭证审核记账凭证是指由具有审核权限的操作员按照会计制度的相关规定，审核记账凭证是指由具有审核权限的操作员按照会计制度的相关规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性和合理性检查，其目的是防止错误、舞对制单人填制的记账凭证进行合法性和合理性检查，其目的是防止错误、舞弊
16、的发生。只有经审核通过的记账凭证才可以进行记账。弊的发生。只有经审核通过的记账凭证才可以进行记账。根据前面初始化的设置，应先由出纳人员对出纳凭证执行签字，再由审根据前面初始化的设置，应先由出纳人员对出纳凭证执行签字，再由审核员进行凭证审核。凭证审核的操作内容包括出纳签字和审核凭证两项内容。核员进行凭证审核。凭证审核的操作内容包括出纳签字和审核凭证两项内容。第三章总账系统日常业务处理1出纳签字出纳签字出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的出纳凭证进行检查核对，出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的出纳凭证进行检查核对，审查出有错误的凭证应交由制单员修改后再核对，若检查无误则由出纳签字。审查出
17、有错误的凭证应交由制单员修改后再核对，若检查无误则由出纳签字。（1）在进行出纳签字操作之前，应检查是否已将）在进行出纳签字操作之前，应检查是否已将“库存现金库存现金”和和“银行银行存款存款”科目指定为出纳人员的专管科目，只有指定科目后才能执行出纳签字科目指定为出纳人员的专管科目，只有指定科目后才能执行出纳签字的操作。的操作。（2）完成指定科目的操作后，才可进行出纳签字的操作。）完成指定科目的操作后，才可进行出纳签字的操作。第三章总账系统日常业务处理工作窗口第三章总账系统日常业务处理“出纳签字”对话框第三章总账系统日常业务处理“出纳签字”凭证列表窗口凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有被取消签
18、字后才可以进行修凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除。取消签字只能由出纳本人进行。改或删除。取消签字只能由出纳本人进行。第三章总账系统日常业务处理2审核凭证审核凭证审核凭证是指由具有审核权限的会计人员按照财会制度对制单员已填制审核凭证是指由具有审核权限的会计人员按照财会制度对制单员已填制的记账凭证进行检查、核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计的记账凭证进行检查、核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。审查认为错误或有异议的凭证应由原填制人员修改后再进分录是否正确等。审查认为错误或有异议的凭证应由原填制人员修改后再进行审核。行审核
19、。“凭证审核”对话框第三章总账系统日常业务处理“凭证审核”窗口作废凭证既不能被审核，也不能被标错。已标错的凭证不能被审核，若作废凭证既不能被审核，也不能被标错。已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先取消标错后才能审核。想审核，需先取消标错后才能审核。如果已经设置了如果已经设置了“出纳凭证需由出纳签字出纳凭证需由出纳签字”，那么凭证必须先进行出纳，那么凭证必须先进行出纳签字后方可执行审核签字。签字后方可执行审核签字。第三章总账系统日常业务处理3登记账簿登记账簿登记账簿是指以已经审核签字的会计凭证为依据，将经济业务全面、连登记账簿是指以已经审核签字的会计凭证为依据，将经济业务全面、连续、系统地记录
20、到各类账簿中。续、系统地记录到各类账簿中。（1）记账）记账记账是由计算机按照事先设置好的记账程序自动进行的账簿记录过程。记账是由计算机按照事先设置好的记账程序自动进行的账簿记录过程。“记账向导 1选择本次记账范围”对话框第三章总账系统日常业务处理“期初试算平衡表”窗口第三章总账系统日常业务处理完成记账工作第三章总账系统日常业务处理（2）取消记账）取消记账取消记账也叫反记账。当记完账后，发现账簿记录有误，如果不想通过取消记账也叫反记账。当记完账后，发现账簿记录有误，如果不想通过其他方式来修改（如其他方式来修改（如“红字冲销法红字冲销法”等），就可以通过激活等），就可以通过激活“恢复记账前功恢复记
21、账前功能能”回到记账前状态。执行回到记账前状态。执行“反记账反记账”功能要慎重，一般应由账套主管来执功能要慎重，一般应由账套主管来执行。行。单击“凭证”命令第三章总账系统日常业务处理恢复记账前状态”对话框“恢复记账完毕”提示对话框第二节第二节账账簿簿管管理理第三章总账系统日常业务处理一、账簿查询在电算化系统中，企业发生的经济业务，经过填制并审核凭证、记账等在电算化系统中，企业发生的经济业务，经过填制并审核凭证、记账等操作程序后，就形成了正式的会计账簿。会计人员利用账簿管理功能，可以操作程序后，就形成了正式的会计账簿。会计人员利用账簿管理功能，可以实现对企业所发生的经济业务进行账簿查询等操作。实
22、现对企业所发生的经济业务进行账簿查询等操作。账簿查询操作包括日记账查询、总账查询、明细账查询及辅助账查询等。账簿查询操作包括日记账查询、总账查询、明细账查询及辅助账查询等。第三章总账系统日常业务处理“总账查询条件”窗口1总账查询总账查询在电算化方式下，通过总账查询功能，不但可以查询到各总账科目的年在电算化方式下，通过总账查询功能，不但可以查询到各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，还可以查询所有二至六级明细科目的初余额、各月发生额合计和月末余额，还可以查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。年初余额、各月发生额合计和月末余额。（1）第三章总账系统日常业务处理总账
23、查询结果（2）、（3）在查询过程中，可以单击）在查询过程中，可以单击“科目科目”下拉框，选择需要查看的科目。下拉框，选择需要查看的科目。第三章总账系统日常业务处理发生额及余额查询条件”窗口2发生额及余额表查询发生额及余额表查询发生额及余额表用于查询、统计各级科目的本月发生额、累计发生额和发生额及余额表用于查询、统计各级科目的本月发生额、累计发生额和余额等内容，可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、余额等内容，可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额及期末余额。本期发生额、累计发生额及期末余额。第三章总账系统日常业务处理3明细账查询明细账查
24、询明细账查询功能主要是平时查询各账户的明细情况及按任意条件组合查明细账查询功能主要是平时查询各账户的明细情况及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。一般提供三种明细账的查询询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。一般提供三种明细账的查询格式：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。普通明细账是按格式：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。普通明细账是按科目查询、按发生日期排序的明细账，按科目排序明细账是按非末级科目查科目查询、按发生日期排序的明细账，按科目排序明细账是按非末级科目查询、按其发生的末级科目排序的明细账，月份综合明细账是按非末级科目查询、按其发生
25、的末级科目排序的明细账，月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账，可以对各询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账，可以对各级科目的数据关系一目了然。级科目的数据关系一目了然。第三章总账系统日常业务处理“明细账查询条件”窗口第三章总账系统日常业务处理“多栏账定义”对话框4多栏账查询多栏账查询第三章总账系统日常业务处理“多栏账定义”对话框设置第三章总账系统日常业务处理二、辅助账的管理辅助账是指已设置辅助核算标志的科目所形成的账簿。辅助账是指已设置辅助核算标志的科目所形成的账簿。辅助账分类表第三章总账系统日常业务处理个人往来是指企业与内
26、部职工之间所发生的往来业务。使用个人往来辅个人往来是指企业与内部职工之间所发生的往来业务。使用个人往来辅助账可以对个人科目余额表查询、个人往来明细账查询和输出、个人往来清助账可以对个人科目余额表查询、个人往来明细账查询和输出、个人往来清理、个人往来催款单打印和个人往来账龄分析等功能进行管理。理、个人往来催款单打印和个人往来账龄分析等功能进行管理。第三章总账系统日常业务处理“个人往来科目余额表”查询条件窗口1个人科目余额表个人科目余额表有关个人业务核算，需要对个人的余额进行处理。有关个人业务核算，需要对个人的余额进行处理。第三章总账系统日常业务处理2个人往来清理个人往来清理个人往来清理就是对已经
27、结清的个人往来账的记录同时打上两清的标志，个人往来清理就是对已经结清的个人往来账的记录同时打上两清的标志，清理方法包括自动勾对和手工勾对两种。清理方法包括自动勾对和手工勾对两种。（1）自动勾对）自动勾对自动勾对是指由计算机自动将所有已结清的个人往来业务进行勾对核销自动勾对是指由计算机自动将所有已结清的个人往来业务进行勾对核销的过程。的过程。（2）手工勾对）手工勾对手工勾对是指计算机无法自动勾对时，利用手工勾对的方式为已结清的手工勾对是指计算机无法自动勾对时，利用手工勾对的方式为已结清的个人往来业务打上两清标志，是对自动勾对功能的补充。个人往来业务打上两清标志，是对自动勾对功能的补充。第三章总账
28、系统日常业务处理3个人往来催款单个人往来催款单此功能能够显示个人拖欠款项的数额及时间，并能够打印输出，传递给此功能能够显示个人拖欠款项的数额及时间，并能够打印输出，传递给往来个人。往来个人。4个人往来账龄分析个人往来账龄分析此功能主要分析个人往来账龄的情况。此功能主要分析个人往来账龄的情况。第三章总账系统日常业务处理三、账簿打印规定账簿输出包括日报单输出、日记账输出、明细账输出、总账输出和辅助账簿输出包括日报单输出、日记账输出、明细账输出、总账输出和辅助账输出等。每种输出均有查询和打印两种输出方式。使用查询输出方法时，账输出等。每种输出均有查询和打印两种输出方式。使用查询输出方法时，用户需要输
29、入查询条件，系统根据用户输入的条件在屏幕上显示需要的账簿用户需要输入查询条件，系统根据用户输入的条件在屏幕上显示需要的账簿内容。需要打印时，用户可以操作对应的功能键，系统即可将用户需要的账内容。需要打印时，用户可以操作对应的功能键，系统即可将用户需要的账簿内容打印出来。簿内容打印出来。多数财务软件，除了在账簿查询功能中设有打印功能供用户打印、查询多数财务软件，除了在账簿查询功能中设有打印功能供用户打印、查询需要的账簿内容外，还设置了单独的账簿打印功能供用户打印全部结账后的需要的账簿内容外，还设置了单独的账簿打印功能供用户打印全部结账后的账簿。账簿。账簿输出的格式由科目设置中的账类所决定，既可以输出三栏式、数量账簿输出的格式由科目设置中的账类所决定，既可以输出三栏式、数量金额式、复币式、多栏式等用户需要的各种账簿，也可以输出各种日报单等。金额式、复币式、多栏式等用户需要的各种账簿，也可以输出各种日报单等。
