1、文书档案管理文书档案管理本课程分五章进行讲述：v第一章第一章 归档文件归档文件v第二章第二章 归档文件的形成归档文件的形成v第三章第三章 文件的归档文件的归档v第四章第四章 归档文件整理方法归档文件整理方法单份文件整理单份文件整理v第五章第五章 归档文件整理方法归档文件整理方法立卷法立卷法第一章第一章 归档文件归档文件v文书档案文书档案是记录政务活动（包括党是记录政务活动（包括党务、行政管理等）的档案。务、行政管理等）的档案。v它记录了机关、团体、企业事业单位所它记录了机关、团体、企业事业单位所从事的各种管理性活动、如从事的各种管理性活动、如党务管理党务管理、政务政务管理管理、财务管理财务管理
2、、人事管理人事管理、业务管理业务管理、科科研管理研管理等。等。第一节归档文件概述第一节归档文件概述一、文件一、文件国家机构、社会组织或国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录，通常具有一定的的各种形式的信息记录，通常具有一定的体式和处理程序。体式和处理程序。二、归档二、归档办理完毕且具有保存价办理完毕且具有保存价值的文件经过系统整理，移交给档案室或值的文件经过系统整理，移交给档案室或档案馆集中保存的过程。档案馆集中保存的过程。三、文件转化为档案必须具备的基本条件三、文件转化为档案必须具备的基本条件P11、从公文处理流程来看
3、已办理完毕、从公文处理流程来看已办理完毕2、属于归档范围、属于归档范围3、按规范要求进行系统整理、按规范要求进行系统整理4、移交归档、移交归档第二节归档文件的种类第二节归档文件的种类一、规范性公文一、规范性公文条例条例规定规定办法办法其他其他 归档文件主要是各种公务文件，因此，归档归档文件主要是各种公务文件，因此，归档文件种类即为公文的种类，简称文种。文件种类即为公文的种类，简称文种。二、领导指导性公文二、领导指导性公文指示指示命令（令）命令（令）决定决定批复批复通报通报通知通知三、公布性公文三、公布性公文公告公告公报公报通告通告四、陈述呈请性公文四、陈述呈请性公文请示请示报告报告议案议案五、
4、商洽性公文五、商洽性公文六、证明性公文六、证明性公文证明信证明信介绍信介绍信协议书协议书会议纪要会议纪要函函第三章第三章 文件的归档文件的归档第一节概念第一节概念 归档归档就是办理完毕、具有保存价值的文件经就是办理完毕、具有保存价值的文件经系统整理交档案室保存的过程。系统整理交档案室保存的过程。中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法第十条规定：第十条规定：“对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有集中管理，任何人不得据为己有”。第二节归档
5、制度第二节归档制度一、归档责任：一、归档责任：文件处理部门文件处理部门档案部门档案部门共同责任共同责任 2、档案室、档案室具有对本单位文件归档工作进具有对本单位文件归档工作进行监督指导的职责，包括制定本单位归档制度、行监督指导的职责，包括制定本单位归档制度、指导与督促各部门的兼职档案人员落实归档制度、指导与督促各部门的兼职档案人员落实归档制度、做好归档工作。做好归档工作。1、文件处理部门、文件处理部门了解文件处理过程，具备了解文件处理过程，具备做好文件归档的条件。做好文件归档的条件。3、规模较小单位的工作人员身兼数职，文件归、规模较小单位的工作人员身兼数职，文件归档与档案管理一般由一人承担。档
6、与档案管理一般由一人承担。一、归档责任：一、归档责任：二、归档时间二、归档时间 P30P30根据归档与整理分工的不同，归档时间有两种根据归档与整理分工的不同，归档时间有两种形式：形式：1 1、归档文件整理工作由档案室完成，文件承办、归档文件整理工作由档案室完成，文件承办部门于每年部门于每年1 1至至2 2月份月份向档案室移交应归档的文件向档案室移交应归档的文件 。2 2、档案由文件承办部门整理，一般、档案由文件承办部门整理，一般6 6月份月份向档向档案室移交档案。案室移交档案。三、归档要求与手续三、归档要求与手续 P30归档要求主要是指对归档文件鉴定与归档要求主要是指对归档文件鉴定与整理质量的
7、要求。整理质量的要求。1、纸质文件与同版本电子文件同步归档纸质文件与同版本电子文件同步归档2、归档文件必须齐全完整归档文件必须齐全完整每份文件齐全完整，定稿与正本、主件与附件、每份文件齐全完整，定稿与正本、主件与附件、转发件与被转发件、请示件与批复件等完整无缺。转发件与被转发件、请示件与批复件等完整无缺。有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整。有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整。反映本单位主要职能工作与基本历史面貌的档案反映本单位主要职能工作与基本历史面貌的档案必须完整。必须完整。3、归档文件必须系统科学归档文件必须系统科学反映本单位工作的各方面文件都要归档：党务、反映本单位工作的各方
8、面文件都要归档：党务、行政管理、主要职能、辅助管理职能、发文、收文、行政管理、主要职能、辅助管理职能、发文、收文、文字、表格。文字、表格。4 4、归档文件必须优质精炼归档文件必须优质精炼6 6、文件归档要有交接手续文件归档要有交接手续5 5、文件归档必须及时迅速文件归档必须及时迅速制作文件移交清册或归档清册，填写题名、制作文件移交清册或归档清册，填写题名、份数、归档部门、移交人、接收人、时间等内容。份数、归档部门、移交人、接收人、时间等内容。归档清册（移交清册）归入全宗卷保管。归档清册（移交清册）归入全宗卷保管。一、划分归档范围的指导性文件一、划分归档范围的指导性文件第三节归档范围第三节归档范
9、围1 1、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（2006.12.282006.12.28，国家档案局令第，国家档案局令第8 8号）号）2 2、国有企业文件材料归档办法国有企业文件材料归档办法（档发（档发200420044 4号）号）3 3、企业档案工作规范企业档案工作规范（DA/42-2009DA/42-2009）4 4、高等学校档案管理办法高等学校档案管理办法（20082008年教育部、国家年教育部、国家档案局发布）档案局发布）二、归档范围划分的原则二、归档范围划分的原则根据国家（地方）、行业的有关规定，结合本根据国家（地方）、行业的有关规定，
10、结合本单位的实际予以制定。单位的实际予以制定。1 1、“以我为主以我为主”应以本单位工作活应以本单位工作活动为主，突出反映本单位基本职能活动和各项动为主，突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作业务工作 3 3、应当避免、应当避免有文必档、有档不归。有文必档、有档不归。2 2、需要办理、需要办理应以是否与单位工作有直应以是否与单位工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点。查考利用为文件归档的出发点。三、机关文件归档范围三、机关文件归档范围1、反映本机关主要职能活动和基本历、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本
11、机关工作、国家建设和历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；件材料；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；要文件材料；4、其他对本机关工作具有查考价值的、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。文件材料。三、机关文件归档范围三、机关文件归档范围不归档范围：不归档范围：P33P331
12、1、上级机关的文件材料中，普发性、上级机关的文件材料中，普发性不需本机不需本机关办理的文件材料关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，的文件材料，供工作参考的抄件等；供工作参考的抄件等；2 2、本机关文件材料中的、本机关文件材料中的重份文件重份文件，无查考利，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，相抄送的
13、文件材料，本机关负责人兼任外单位本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；工作参考的文件材料；不归档范围：不归档范围：P333 3、同级机关的文件材料中，、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行不需贯彻执行的的文件材料，文件材料，不需办理不需办理的抄送文件材料；的抄送文件材料；4 4、下级机关的文件材料中，、下级机关的文件材料中，供参阅供参阅的简报、的简报、情况反映，情况反映，抄报或越级抄报抄报或越级抄报的文件材料。的文件材料。不归档范围：不归档范围：P33对机关文件材料归档范围要掌握两点：对机关文件材料归档范围要掌握两点
14、：针对本机关针对本机关与本机关业务工作有关与本机关业务工作有关与本机关业务无关，但需贯彻执行的与本机关业务无关，但需贯彻执行的收文中收文中需要归档的需要归档的1 1、本单位形成的文件材料，只有少数不归档、本单位形成的文件材料，只有少数不归档 2 2、本单位收文中，只有一部分需归档、本单位收文中，只有一部分需归档（一）机关（一）机关永久永久定期定期3030年年1010年年v第四节保管期限第四节保管期限一、保管期限规定一、保管期限规定2 2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；要文件材料；1 1、本机关制定的法规政策性文件材料；、本机关
15、制定的法规政策性文件材料；4 4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；3 3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；二、二、永久保管的文书档案主要包括：永久保管的文书档案主要包括：6 6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；资产登记等凭证性文件材料；5 5、本机关机构演变、人事任免等文件材料；、本机关机构演变、人事任免等文件材料；P36P36二、二、永
16、久保管的文书档案主要包括：永久保管的文书档案主要包括：8 8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。请示与本机关的复函、批复等文件材料。7 7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；材料；2 2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；材料；三、定期保管的文书档案主要包括：三、定期保管的文书档案主要包括：1 1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；3 3、本机
17、关人事管理工作形成的一般性文件材料；、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；4 4、本机关一般性事务管理文件材料；、本机关一般性事务管理文件材料；5 5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；8 8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；请示与本机关的复函、批复等文件材料；7 7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文
18、件材料；要贯彻执行的文件材料；9 9、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。计、重要专题报告等文件材料。6 6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；件材料；三、定期保管的文书档案主要包括：三、定期保管的文书档案主要包括：第五节归档方法第五节归档方法一、编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表一、编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表2 2、掌握本单位各部门职能及工作内容。、掌握本单位各部门职能及工作内容。3 3、分析本机关文件材料产生、利用的情况。、分析本机关
19、文件材料产生、利用的情况。4 4、草拟文书档案保管期限表。、草拟文书档案保管期限表。5 5、广泛征求意见。、广泛征求意见。6 6、发布执行。、发布执行。（一）编制方法与步骤（一）编制方法与步骤、熟练掌握国家和地方档案行政管理部门、熟练掌握国家和地方档案行政管理部门、本行业（系统）主管部门关于文书档案归档范围和本行业（系统）主管部门关于文书档案归档范围和保管期限的规定保管期限的规定、利用原有基础。、利用原有基础。、关注新领域文件材料。、关注新领域文件材料。（二）编制时应注意的问题（二）编制时应注意的问题二、严格文件的日常管理二、严格文件的日常管理1、严格登记制度。严格登记制度。2 2、做好平时归
20、类和积累。、做好平时归类和积累。3 3、办理完毕的文件，即时收集归档。、办理完毕的文件，即时收集归档。4 4、检查文件的完整性。、检查文件的完整性。5 5、注意帐外文件的收集。、注意帐外文件的收集。v（l l）本单位形成的党组、行政、业务会议记录、纪要；）本单位形成的党组、行政、业务会议记录、纪要；v（2 2）本单位各业务部门形成的各种台账、年报表（业）本单位各业务部门形成的各种台账、年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）汇总表及相关分务、党员、人事劳资等各种统计报表）汇总表及相关分析材料；析材料；v（3 3）本单位各种图表、花名册、本单位出版的书籍、）本单位各种图表、花名册、本单位出版
21、的书籍、刊物；刊物；账外文件主要包括：账外文件主要包括：v（4 4）各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、）各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等），本单位形成的各种规章制度；行政事务等），本单位形成的各种规章制度；v（5 5）本单位与有关部门签订的协议、合同；）本单位与有关部门签订的协议、合同；v（6 6）本单位领导及工作人员参加其他公务活动形成）本单位领导及工作人员参加其他公务活动形成的与本单位有关的文件材料；的与本单位有关的文件材料；v（7 7）本单位领导及工作人员参加与本单位职能工作）本单位领导及工作人员参加与本单位职能工作有关会议的会议文件；有关会议的会议文件；v（8
22、8）外单位直接发到文件承办部门的文件。）外单位直接发到文件承办部门的文件。账外文件主要包括：账外文件主要包括：第四章归档文件整理方法第四章归档文件整理方法单份文件整理单份文件整理v 使用单件整理方法的前提是使用单件整理方法的前提是有电脑有电脑辅助管理并安装了专用的档案管理软件。辅助管理并安装了专用的档案管理软件。v单份文件整理单份文件整理.mpg（视频）（视频）一、单件归档的概念及适用范围一、单件归档的概念及适用范围l将归档文件以将归档文件以“件件”为单位进行装订、为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。的过程。适用范围：l适用于各级机关、团
23、体、企业事业单适用于各级机关、团体、企业事业单位和其它组织的文书材料的整理归档，位和其它组织的文书材料的整理归档，实施本方案的前提是使用了电子计算实施本方案的前提是使用了电子计算机和国家档案局推荐的优秀档案管理机和国家档案局推荐的优秀档案管理软件。软件。归档原则：归档原则：l遵循文件的自然形成规律，保持遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适合新技术应用件的保管期限，适合新技术应用的需要，便于保管和利用。的需要，便于保管和利用。总的方法：总的方法：l顺其自然，单件归档。即顺应文顺其自然，单件归档。即顺应文件形成时的本来状况，以自然件件
24、形成时的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。为归档单位，逐件整理归档。l既然要以既然要以“件件”为归档单位，就为归档单位，就首先要清楚首先要清楚“件件”的含义。的含义。整理单位应为整理单位应为“自然件自然件”，即单份文件。，即单份文件。1 1、单份文件、单份文件“件件”的含义的含义l单份文件，一份文件为一件。单份文件，一份文件为一件。2 2、报表、名册、图册、书刊、报表、名册、图册、书刊“件件”的含义的含义l各种报表、名册、图册、书刊等，各种报表、名册、图册、书刊等，应按照其本来的装订方式，一册应按照其本来的装订方式，一册（本）为一件。（本）为一件。3 3、正本与定稿、正本与定稿l文件
25、文件正本与定稿正本与定稿一般应一般应作为一件作为一件；定稿；定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本（包括历次修重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，可将正本与历次稿各为一件。的，可将正本与历次稿各为一件。文件的正本文件的正本文件的定稿文件的定稿 4 4、正件与附件、正件与附件“件件”的含义的含义l正件与附件一般为一件；如果附正件与附件一般为一件；如果附件数量较多，或者太厚不易装订，件数量较多，或者太厚不易装订，也可各为一件。也可各为一件。5 5、正文与文件处理单、正文与文
26、件处理单“件件”的含义的含义l正文与文件处理单（包括文件处正文与文件处理单（包括文件处理表、拟办单、发文稿纸、签批理表、拟办单、发文稿纸、签批条等）应作为一件。条等）应作为一件。6 6、原件与复制件、原件与复制件“件件”的含义的含义l原件与复制件（包括复印件以原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一件。及抄件等）应作为一件。7 7、转发件与被转发件、转发件与被转发件“件件”的含义的含义l转发件与被转发件应作为一件。转发件与被转发件应作为一件。来文与复文、去文与复文来文与复文、去文与复文l包括：请示与批复、报告与批示、函包括：请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。与复函、通知与报告
27、等。l外机关的来文与本机关的复文作为一外机关的来文与本机关的复文作为一件，本机关向同级或上级机关的去文件，本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件。与这些机关的复文可以各为一件。文件材料归档的主要步骤文件材料归档的主要步骤单份文件归档整理的主要步骤包括：分类、编制单份文件归档整理的主要步骤包括：分类、编制页码、装订、排序编号、盖档号章、著录、装盒页码、装订、排序编号、盖档号章、著录、装盒排架、制作纸质目录等。排架、制作纸质目录等。文件材料归档的主要步骤收集文件收集文件区分年度区分年度划分保管期限划分保管期限文件装订文件装订文件排列文件排列文件编号文件编号文件装盒文件装盒填备考表
28、填备考表编制档案目录编制档案目录档案排架档案排架划分机构划分机构(视具体情况视具体情况)l下面，我们对单件文件归档方下面，我们对单件文件归档方法的工作步骤一一进行分解：法的工作步骤一一进行分解：文件材料归档的主要步骤文件材料归档的主要步骤第一步：收集文件，齐全完整第一步：收集文件，齐全完整l要把反映本单位主要职能活动的，要把反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料种类、份应该立卷归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数收集齐全完数以及每份文件的页数收集齐全完整。整。第二步：区分年度，合理准确第二步：区分年度，合理准确l根据形成和处理文件的年度对归档根据形成和处理文件的年度对归档文件进
29、行区分，即不同年度形成的文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。文件材料要按年度具体分开。将文件按其形成年度（成文日期）分开。将文件按其形成年度（成文日期）分开。20042004年年20052005年年20062006年年第二步：区分年度，合理准确第二步：区分年度，合理准确l一般的文件材料，放在其形成年度归档。一般的文件材料，放在其形成年度归档。l计划、预决算、总结、报告、统计报表等，计划、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对的年度。应放在文件内容针对的年度。l长远规划应放在文件内容针对的头一年。长远规划应放在文件内容针对的头一年。第二步：区分年度，合理准确第二步
30、：区分年度，合理准确l多年的总结、报告，应放在文件针对多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。的最后一年。l跨年度的案件，应放在结案的一年。跨年度的案件，应放在结案的一年。第三步：分机构（视具体情况而定）第三步：分机构（视具体情况而定）将归档文件按文件的办理机构分开。将归档文件按文件的办理机构分开。第三步：分机构（视具体情况而定）第三步：分机构（视具体情况而定）适用于文件数量较多的单位适用于文件数量较多的单位2009年归档文件年归档文件办公室办公室业务科业务科法规科法规科第四步：保管期限，划分准确第四步：保管期限，划分准确l按照按照关于文书档案保管期限的规定关于文书档案保管期限的规定和本系
31、统制定的和本系统制定的文书档案保管期限文书档案保管期限表表的规定，准确地判定每一份文件的规定，准确地判定每一份文件或每一组文件的价值，或每一组文件的价值，分别定为永久、分别定为永久、3030年、年、1010年保管的文件。年保管的文件。第四步：保管期限，划分准确第四步：保管期限，划分准确20092009年年局应归档文件局应归档文件永久永久30年年10年年第四步：保管期限，划分准确第四步：保管期限，划分准确2009年年局应归档文件局应归档文件办公室办公室业务科业务科法规科法规科永久永久30年年10年年注：适用于文件数量较多的单位注：适用于文件数量较多的单位第五步：文件装订，保持原貌第五步：文件装订
32、，保持原貌l具体包括：具体包括：l1 1、修裱破损文件；、修裱破损文件；l2 2、复制字迹模糊或易褪变的文件；、复制字迹模糊或易褪变的文件；l3 3、超大纸张折叠；、超大纸张折叠；l4 4、去除会生锈的金属物；、去除会生锈的金属物；l5 5、“件件”内文件排列；内文件排列；l6 6、编制页号；、编制页号；l7 7、确定装订位置及对齐文件；、确定装订位置及对齐文件；l8 8、装订。、装订。1 1、修裱破损文件、修裱破损文件第四步：文件装订，保持原貌第四步：文件装订，保持原貌l包括使用粘合剂和选定的纸张对破损文包括使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行件进行 “修补修补”或或 “托裱托裱”。2 2、
33、复制字迹模糊或易褪变的文件、复制字迹模糊或易褪变的文件第五步：文件装订，保持原貌第五步：文件装订，保持原貌l包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等。的文件材料以及传真件等。3 3、超大纸张折叠、超大纸张折叠l对报表、图样等纸张幅面大于对报表、图样等纸张幅面大于A4A4规格的文规格的文件，需要加以折叠。操作时要注意尽量减件，需要加以折叠。操作时要注意尽量减少折叠次数；折痕处应尽量位于文件、图少折叠次数；折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；文件页数较多时，可不折叠，表字迹之外；文
34、件页数较多时，可不折叠，整份存放。整份存放。4 4、去除会生锈的金属物、去除会生锈的金属物l包括钉书钉、曲别针、大头针等易包括钉书钉、曲别针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品。氧化、腐蚀的装订用品。l保管期限为保管期限为10年的可不拆钉。年的可不拆钉。5 5、“件件”内文件排列。内文件排列。l如果是组合件，按以下顺序进行如果是组合件，按以下顺序进行“件件”内文件排列：内文件排列：l正本在前，定稿在后；正本在前，定稿在后；l正文在前，附件在后；正文在前，附件在后；l原件在前，复制件在后；原件在前，复制件在后；l转发文在前，被转发文在后；转发文在前，被转发文在后；l复文在前，来文在后等。复文在前，来
35、文在后等。正本在前，正本在前，定稿在后定稿在后转发件的排列：转发件的排列：转发件正本转发件正本转发件定稿转发件定稿被转发件被转发件6 6、编制页号、编制页号（P45P45）l文件中有图文的页面为一页，空白页不文件中有图文的页面为一页，空白页不编号。编号。l编制页码时，只编没有页码的部分。补编制页码时，只编没有页码的部分。补充页码打在文件正面的右下角、背面充页码打在文件正面的右下角、背面（有内容）的左下角。（有内容）的左下角。l收文和本单位形成的文件材料，只要已有页码收文和本单位形成的文件材料，只要已有页码（文件材料形成阶段已有页码），就无需重打连（文件材料形成阶段已有页码），就无需重打连续页码
36、，只需合并计算页数，即计算每一续页码，只需合并计算页数，即计算每一“件件”的总页数。的总页数。l例：发文正本、签发件、定稿，自有页码，无需例：发文正本、签发件、定稿，自有页码，无需重打连续页码，计算总页数。重打连续页码，计算总页数。l例：收文的文件正文、附件，自有页码，无需重例：收文的文件正文、附件，自有页码，无需重打连续页码。文件处理单不编页号，要和正文、打连续页码。文件处理单不编页号，要和正文、附件一起计算总页数。附件一起计算总页数。7 7、确定装订位置及对齐文件、确定装订位置及对齐文件l装订位置有两种：装订位置有两种：1.11.1左上角装订；左上角装订；1.21.2左侧装订的。左侧装订的
37、。7 7、装订位置及对齐文件、装订位置及对齐文件l方式：方式：1.11.1不锈钢钉装订不锈钢钉装订 1.2 1.2 线装订（包括三孔一线式）线装订（包括三孔一线式）1.31.3粘接装订（通常用白乳胶）粘接装订（通常用白乳胶）1.1.不锈钢书订装订不锈钢书订装订方法方法 用不锈钢书订用不锈钢书订在文件的左边装订在文件的左边装订两个书订，用于页两个书订，用于页数少的文件，建议数少的文件，建议采用。采用。上、下两不锈上、下两不锈钢书订距纸边约钢书订距纸边约5 5公分左右。公分左右。文件文件不锈钢不锈钢书订书订约约cm左右左右约约cm左右左右2.“2.“三孔一线三孔一线”装装订方法订方法 上下各留约上
38、下各留约2 2公分左右，中间居公分左右，中间居中，背面打结，用中，背面打结，用于过厚的文件。于过厚的文件。三孔一线三孔一线文件文件约约2cm左右左右约约2cm左右左右3.3.粘胶剂粘贴粘胶剂粘贴方法方法 用粘胶剂用粘胶剂粘贴在文件的粘贴在文件的左边或左上角左边或左上角涂上白乳胶，涂上白乳胶，用于页数少的用于页数少的件件纸质文件纸质文件纸质文件纸质文件第六步：文件排列，合理有序第六步：文件排列，合理有序l先将归档文件材料按三个保管期限分开，先将归档文件材料按三个保管期限分开，同一个保管期限的文件材料，按照机同一个保管期限的文件材料，按照机构构时间先后排列，并且尽可能将关时间先后排列，并且尽可能将
39、关系密切的（如同一次活动、同一项工作、系密切的（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一同一个会议形成的）文件材料排列在一起。起。第六步：文件排列，合理有序第六步：文件排列，合理有序l同一保管期限的文件排在一起，不同保管期限的文件同一保管期限的文件排在一起，不同保管期限的文件材料不能混排。材料不能混排。l在同一保管期限内，同一机构的文件排在一起。在同一保管期限内，同一机构的文件排在一起。l在同一保管期限、同一机构的文件，按不同的事由排在同一保管期限、同一机构的文件，按不同的事由排列。列。第七步：文件编号第七步：文件编号文书档案编号文书档案编号全宗号全宗号类别号类别号年度年度
40、机构机构保管期限保管期限件号件号6-A-2010-办公室-永久-1全宗号文书档案年度机构保管期限件号第七步：文件编号，不重不漏第七步：文件编号，不重不漏l归档文件应逐件在首页上方的空归档文件应逐件在首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关栏白处加盖档号章，并填写有关栏目的内容。目的内容。编号方法编号方法(一）：一）：20092009年年局应归档文件局应归档文件永久永久(1100)30年年(1205)10年年(1180)2009年年局应归档文件局应归档文件办公室办公室业务科业务科法规科法规科永久永久(135)30年年(150)10年年(128)编号方法（二）：编号方法（二）：永久永久(135)30
41、年年(150)10年年(128)盖档号章盖档号章v归档文件应逐件在归档文件应逐件在首页上方的空白处首页上方的空白处加加盖档号章，并填写有关栏目的内容。盖档号章，并填写有关栏目的内容。v档号章包含六个项目：档号章包含六个项目：P48P48v全宗号全宗号v年度年度v类别号类别号v保管期限保管期限v件号件号v机构机构档号章的项目及填写内容：档号章的项目及填写内容：l全宗号：档案馆赋予立档单位编制的代号全宗号：档案馆赋予立档单位编制的代号。全宗号全宗号类别号类别号期限期限年度年度机构机构件号件号12档号章的项目及填写内容：档号章的项目及填写内容：l类别号：一个立档单位不同门类档类别号：一个立档单位不同
42、门类档案的代号。党政工团档案用案的代号。党政工团档案用“A”A”。全宗号全宗号1212类别号类别号期限期限年度年度机构机构件号件号A档号章的项目及填写内容：档号章的项目及填写内容：l期限：即保管期限，标注归档文期限：即保管期限，标注归档文件保管期限简称，如永久、件保管期限简称，如永久、3030年、年、1010年。年。全宗号全宗号12类别号类别号A期限期限年度年度机构机构件号件号永久永久档号章的项目及填写内容：档号章的项目及填写内容：l年度：填写文件内容针对的年度，年度：填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。以四位阿拉伯数字标注公元纪年。全宗号全宗号类别号类别号期限期限年度年度机
43、构机构件号件号2007档号章的项目及填写内容：档号章的项目及填写内容：l机构：填写文件形成或主办部门机构：填写文件形成或主办部门的简称或代号，不分机构编档号的简称或代号，不分机构编档号的单位此栏可空。的单位此栏可空。全宗号全宗号12类别号类别号A期限期限永久永久年度年度2007机构机构件号件号档号章的项目及填写内容：档号章的项目及填写内容：l件号：以年度为界线，由全宗单件号：以年度为界线，由全宗单位档案室集中整理归档的，一个位档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号。保管期限编一个大流水号。全宗号全宗号12类别号类别号A期限期限永久永久年度年度2007机构机构件号件号5档号章的项目及填
44、写内容：档号章的项目及填写内容：l在每年归档工作结束后，如发现在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在该年度已归档文可将该文件排在该年度已归档文件之后编号归档。件之后编号归档。全宗号全宗号12类别号类别号A期限期限永久永久年度年度2007机构机构件号件号5第八步：文件装盒，盒满为限第八步：文件装盒，盒满为限 将整理好的归档文件按照件号顺序装入档将整理好的归档文件按照件号顺序装入档案盒，并填写档案盒背脊、备考表项目。档案盒案盒，并填写档案盒背脊、备考表项目。档案盒厚度厚度1.5-5cm1.5-5cm。1 1、不同保管期限的文件不能装在同一
45、盒内。、不同保管期限的文件不能装在同一盒内。2 2、按机构分类的，不同机构的文件不能放在同一、按机构分类的，不同机构的文件不能放在同一盒内。盒内。3 3、不同年度的文件不能放在同一盒内。、不同年度的文件不能放在同一盒内。第八步：文件装盒，盒满为限第八步：文件装盒，盒满为限l档案编号后，要按照编号顺序装入档档案编号后，要按照编号顺序装入档案盒，并在盒的脊背填上案盒，并在盒的脊背填上“档号档号”。l其中其中“起止件号起止件号”填写：本盒内填写：本盒内第一份文件的件号至最后一份文件的第一份文件的件号至最后一份文件的件号，两号间用一短杠联接。件号，两号间用一短杠联接。例如：例如：55905590全全宗
46、宗名名称称全全 宗宗 号号类类 别别 号号年年 度度期期 限限机机 构构起止件号起止件号档案盒背脊式样档案盒背脊式样第九步：特殊情况，填入备考表第九步：特殊情况，填入备考表l盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。情况，如无上述情况，可暂不填写。l整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名。整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名。l日期：填写归档的年、月、日。日期：填写归档的年、月、日。盒内文件情况说明盒内文件情况说明 整整 理理 人：人：检检
47、 查查 人：人：整理时间：整理时间：备考表式样备考表式样l盒内文件情况说明：盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需充、移出、销毁等需要说明的情况，如无要说明的情况，如无上述情况，可暂不填上述情况，可暂不填写。写。l整理人：填写本盒文整理人：填写本盒文件材料整理归档人的件材料整理归档人的姓名。姓名。l日期：填写归档的年、日期：填写归档的年、月、日。月、日。第十步：编制目录，一式三份第十步：编制目录，一式三份档案目录档案目录归档说明归档说明归档文件目录归档文件目录两部分两部分组成。组成。第十步：编制目录，一式三份第十步：编制目录
48、，一式三份l“归档文件目录归档文件目录”应包括以下基本项目：应包括以下基本项目：l件号、责任者、文号、题名、日件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。需要时还可增期、页数、备注。需要时还可增加其它项目。加其它项目。归归 档档 文文 件件 目目 录录l件号：以年度为界线，由全宗单位档案件号：以年度为界线，由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限编一室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号。个大流水号。件件号号责任者责任者文号文号题名题名日期日期页页数数备备注注2525年年 度度期期 限限机构机构l责任者：制发文件的组织或个人，亦责任者：制发文件的组织或个人，亦即文件的署名者或发文机关
49、。即文件的署名者或发文机关。件件号号责任者责任者文文号号题名题名日期日期页页数数2525佛山市佛山市档案局档案局年度年度期限期限机构机构l文号：文件的发文字号。文号：文件的发文字号。件号责任者文号题名日期页数备注2525佛山市佛山市档案局档案局佛档佛档200720071212号号年度年度期限期限机构机构l即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应当加拟标题，外加的应当加拟标题，外加“”号；原文有标题号；原文有标题但不能说明文件内容的，应重拟标题，重拟标题但不能说明文件内容的，应重拟标题，重拟标题外加外加“”号附于原标题之后。号附于原标题之后。归归
50、档档 文文 件件 目目 录录件件号号责任责任者者文号文号题名题名日期日期页页数数备备注注25佛山佛山市档市档案局案局佛档佛档200712号号关于举办档案人员岗关于举办档案人员岗位培训班的通知位培训班的通知年度年度期限期限机构机构著录时应注意：著录时应注意：P491、题名中关键词不能反映文件内容时，应将、题名中关键词不能反映文件内容时，应将主题词录入。主题词录入。2、文件题名一般要求照实抄录，、文件题名一般要求照实抄录，如文件没有如文件没有题名或题名无法揭示实际内容时，应重新题名或题名无法揭示实际内容时，应重新拟写，将重拟的题名附于原题名后，外加拟写，将重拟的题名附于原题名后，外加“”。如：通知
