1、档案分类与著录标引档案分类与著录标引深圳市档案局 梅先辉 档案分类与著录标引档案分类与著录标引 一、档案分类的概念及其意义 二、档案著录标引 三、档案实体分类 四、档案分类方案的编制 档案事业及其构成 广义档案工作包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等。档案管理工作：档案收集（接收、征集）整理（分类、有序化）鉴定（内容、价值、技术状况）编目与检索保管统计编辑与研究利用（查询服务、举办展览）一、档案分类的概念及其意义一、档案分类的概念及其意义 （一）概念 1、类和分类 类就是具有共同特征的个体集合。分类即根据事物的异与同，按照一
2、定的标准将其区分开来。2、档案分类 档案分类即根据档案内容和形式的异同，按照一定的分类原则和方法，使用一定的分类标准，对档案进行划分。3、全全 宗宗 全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动形成的全部档案构成的有机整体。基本含义：（1）全宗是一个有机整体。（2）全宗是在一定的历史活动中形成的。（3）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。全宗类型：组织全宗、人物全宗两种。全宗形式：独立全宗、联合全宗、全宗汇集、档案汇集四种。4、立档单位 形成档案全宗的单位，又称“全宗形成者”。一个独立从事活动的机关、组织（或个人）就是一个立档单位，一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。构成立档单位的条件：
3、（1）能够依法独立地进行工作、生产、经营、科研、教学等社会职能活动，单独行使相应的职权，并能主要以自已的名义单独对外行文。（2）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免、奖惩权。（3）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编制预算或财务计划。（二）分类的意义 分类是档案整理的核心内容和重要的基础性工作，是档案标准化、规范化工作的具体体现。通过对浩繁杂乱的档案文件，分门别类，组合成保管单位，固定排列顺序，实现档案的有序化，可以给排架提供依据，为档案检索提供有利条件。在应用计算机等现代化管理手段中，分类也是一个重要的基础。应用计算机是为了能够更快、更准确、更全面地查找所需要的档案信息，档案只有经
4、过科学分类，才能在检索过程中达到应用的目的。（三）（三）两种档案分类两种档案分类档 案 分 类档案实体分类档案信息分类全宗内信息分类跨全宗信息分类全宗内实体分类全宗群体分类 两种档案分类两种档案分类 1、档案实体分类 为适应档案整理和排架需要的分类。是实实在在地对每一份档案文件划分或组成保管单位，使档案文件从无序到有序，固定排放位置，便于查找和利用，实现档案实体系统化，便于科学管理。2、档案信息分类 是将每一份档案文件或每一个保管单位乃至所含的信息内容，著录成条目，然后再对条目进行分类。把著录形成的条目按一定的体系组织起来，其主要功能是揭示档案的内容和成分，为利用者提供统一方便的档案检索途径，
5、使其迅速、准确、系统地获得所需档案信息。档 案 信 息 分 类 按照中国档案分类法、档案著录规则对我国各个历史时期所形成的各类档案进行分类、著录。分类体系是以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，并紧密结合档案记述和反映的事物属性关系，采取从总到分，从一般到具体的逻辑体系。二、档案著录与标引二、档案著录与标引 档案著录与标引，即档案前处理工作，是建立手工和机读检索系统的基础，是档案检索工作的中心环节，档案检索包括存贮和查找两方面。存贮包括系统整理和编目两个工作内容。编目工作又是由著录著录和目录组织目录组织两个工作环节组成的。查找包括提问标引、用户需求研究、检索效果评价等内容。档案
6、检索相互关系示意图档案检索档案查找档案存贮档案系统化（馆藏组织）档案编目著录目录组织标引抄录（著）（录）用户需求提问标引检索效果评价 （一）档 案 著 录 1、档案著录的含义、档案著录的含义 档案著录档案著录是指在编制档案目录时，对档案文件的内容内容特征和形式形式特征进行分析、选择和记录的过程。内容特征是指对档案主题的揭示，表现为档案的分类号、主题词、摘要等记录项。形式特征，包括档案的作者、形成时间、档号、文种等不直接揭示档案主题的记录项。著录也是制作档案条目的过程制作档案条目的过程，著录的结果是档案条目。条目是指对档案文件所做的一条记录，是反映文件内容和形式特征的著录项目的组合。条目是构成档
7、案目录的基本单元，条目又是由若干著录项目组合而成。著录项目、条目、目录三者的关系如下图：目录条目条目条目著录项目著录项目著录项目 档案编目工作分两个阶段，第一阶段是档案的著录，第二阶段是档案的目录组织。著录是目录组织的基础和前提，目录组织是著录的发展和提高。2、档案著录的作用 档案著录具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用，其中档案著录具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用，其中最主要的是检索作用。最主要的是检索作用。档案检索的第一阶段是存储，即将表达档案特征的具有检索意义的标识加以记录并组织起来形成手工检索工具或计算机数据库。这些标识的采集是档案存储阶段的重要工作，是编制档案检索工具和建立档
8、案数据库的前提。从手工检索来说，档案查找的基本手段是从手工目录、索引等检索工具中寻找与需求相吻合的文献线索，这些检索工具是由各种档案标识组合而成的。从计算机检索来说，档案查找是通过对数据库的搜索实现的。存储过程的结果是数据库的建立，档案数据库是各种档案数据的逻辑集合，档案数据是构成档案数据库的基本元素。档案数据是表达档案各种特征的标识，没有经著录标引得到的档案数据，计算机数据库便成为无本之木。著录和标引工作的质量对于档案的检索效率具有重大影响。3、档案著录规则介绍 档案著录规则规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。著录项目：（1
9、）题名与责任说明项。包括正题名、并列题名、副题名及说明书题名文字、责任者、附件六个小项。（2）稿本与文种项。包括稿本、文种两个小项。（3）密级与保管期限项。包括密级与此保管期限项两个小项。（4）时间项。（5）载体形态项。包括载体类型、数量及单位、规格三个小项。（6）附注与提要项。包括附注与提要项两个小项。（7）排检与编号项。包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词六个小项。在这些项目中，正题名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词为主要著录项目，其余为选择著录项目。档案著录格式表格著录格式：档案案卷目录、卷内文件目录 非表格著录格式：段落空格式
10、、段落符号式 著录条目格式（段落符号式）分类号 档案馆（室）代号档 号 电子文档号缩 微 号正名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者+附件.稿本：文种.密级:保管期限.时间.载体类型:数量及单位:规格.附注 提要主题词或关键词 著录条目实例著录条目实例GE5.75 4110102531078 4694转发国务院批转国家教委关于改革高等学校毕业生分配制度报告通知的通知:京政发198956号/北京市人民政府+国务院+国家教委报告+市计委、市高教局、市人事局实施意见.副本:通知.内部:永久.19890702.8页:260MM18MM.教委报告不全,市计委、市高教局、市人事局实施意见全无
11、 国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求各地区各部门制定改革措施。北京市有关单位提出了实施意见。毕业生分配 高等院校 教育改革 制度 （二）档 案 标 引 档案标引档案标引是指对档案的内容特征进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程。根据其使用的检索语言的不同分为分类标引分类标引和主主题词标引题词标引。分类标引分类标引是按照档案的内容性质将其纳入分类表体系（也就是从分类表中选取与档案内容性质相符的分类号作为检索标识）的过程。中国档案分类法体系结构 分类法共设置十九个基本大类，序列为：A 中国共产党党务 L 贸易、旅游 B 国家政务总类 M 农、林、渔业
12、C 政法 N 工业D 军事 P交通E 外交 Q 邮电F 政协、民主党派、群众团体 R 城乡建设、建筑业 G 文化、教育、卫生、体育 S 环境保护、土地管理H 科学研究 T 海洋、气象、地震、测绘J 计划、经济管理 U 标准、计量、专利 K 财政、金融 分 类 标 引 分类标引是针对档案内容的职能分工或事物性质分类标引是针对档案内容的职能分工或事物性质进行标引，进行标引，每份档案归入所反映的社会职能分工或事物性质的类目。例如，关于某种医用抗菌素的研制的文件要归入中国档案分类法的NS55类，关于该种抗菌素的生产的文件要归入NS1231类，关于该种抗菌素的临床应用的文件要归GC931类的某一子目，关
13、于该种医用抗菌素在兽医上应用的文件要归MA3113类，而关于该种抗菌素的贸易的文件则要归入LA13391和LB1类。这样，好像是同一种抗菌素的文件被分散了，但这是符合文献分类原则的，因为只有这样，才能使同一学科、同一专业、同一职能的文献得到集中。主 题 标 引 主题标引是将档案的主题内容纳入词表体主题标引是将档案的主题内容纳入词表体系（从词表中选取与档案主题内容相符的检索系（从词表中选取与档案主题内容相符的检索词作为检索标识给予该档案）的过程词作为检索标识给予该档案）的过程。主题标引是针对档案所论及或涉及的事物进行标引，要求选用确切的检索词直接表达档案所论及或涉及的事物，而不管被标引的档案是从
14、哪种职能角度论述该事物。三、档案实体分类档案实体分类 （一）国家全部档案实体分类国家全部档案实体分类 国家全部档案是国家档案资源系统的有机整体。其分类呈层次性和多元性特点。分类的层次性：分类的层次性：（1）国家级 （2）档案馆级 （3）全宗级 分类的多元化分类的多元化:（1）时间分类 （2）来源分类 （3）内容分类 （4）形式分类 （二）全宗内档案实体分类 几个基本概念：上位类、下位类 同位类：处于同一层次的各个类别 一级类目、二级类目、三级类目 类目之间的关系：一级类与二级类关系是绝对的 上位类与下位类关系是相对的 1、分类的原则与要求 （1）分类的原则（逻辑划分规则）A、层次性：严格遵守从
15、总到分，从一般到具体，不能越级的原则；B、排他性：同位类之间应当互不相容。同位之间应当是全异关系，不能互相包含，即母项划分后各子项的外延应该互不相容，不可出现交叉。C、穷尽性：下位类之和必须等于上位类划分出来的子项的外延之和，必须等于母项的外延。D、同标准原则：同一母项下每次分类须按同一标准划分。（2 2）档案分类的要求）档案分类的要求 A、档案类目和档案材料的划分应当具有客观性；B、档案分类体系应当具有逻辑性；C、档案分类应该注重实用性。2、分类的方法分类的方法 （1）一般分类的方法：时间分类 来源分类 内容分类 形式分类 （2）复式分类法 年度组织机构分类法 组织机构年度分类法 年度问题分
16、类法 问题年度分类法 （3 3）科技档案分类法）科技档案分类法 科技文件材料的特点：专业技术性、通用性、成套性、多样性、标准性 工程项目分类法 型号分类法 课题分类法 专业分类法 地域分类法 （4 4）档案实体分类重要方法之一档案实体分类重要方法之一职能分类法职能分类法 将一个单位全部档案按其内容所涉及的职能分工进行分类，不论其载体、门类如何，均为一大类，在大类内再按文件的特征设二、三级类目分别编号。（5 5）职能分类的具体方法）职能分类的具体方法 全宗=通用类型+职能类型 四、档案分类方案的编制四、档案分类方案的编制 档案分类方案由编制说明、使用说明、分类表几部分组成。档案分类方案由编制说明
17、、使用说明、分类表几部分组成。（一）编制说明（一）编制说明 是分类方案的编制目的、分类的依据、规则、体系结构、类是分类方案的编制目的、分类的依据、规则、体系结构、类目设置以及若干重要问题的说明，是使用方案的指南。目设置以及若干重要问题的说明，是使用方案的指南。（二）使用说明（二）使用说明 说明档号标识和档案排列的方法。说明档号标识和档案排列的方法。（三）分类表（三）分类表 是分类方案的主体部分，该表是将一个立档单位各职能活动是分类方案的主体部分，该表是将一个立档单位各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序，以图表形式表示出来。中所形成的全部档案按类目进行划分排序，以图表形式表示出来。分类
18、表有三种形式：分类体系表、分类类目细分表、分类主分类表有三种形式：分类体系表、分类类目细分表、分类主题词表。题词表。1、分类体系表、分类体系表 将立档单位职能活动形成的档案按一级、二级类目排序，形成一个分类体系表，该表简洁明了，较直观地揭示一个立档单位职能活动所形成的各类档案情况。分类体系表分类体系表01 02党群工作 03业务管理 04基本建设05设备仪器0607人事档案0809职能党务综合组织宣传行政管理会计档案特殊载体纪检监察工青妇政务综合人事管理物业后勤业务规范政策法规 业务规范按建筑项目设置按设备种类或型号设置 0会计凭证02会计账薄03会计报表04其他01干部档案02工人档案010
19、20304 0102 0304 01020102 03照片录音录像 1 2、分类类目细分表分类类目细分表 该表详尽地反映立档单位职能活动形成的所有应归档的文件材料、分类排序、保管期限划分情况，集分类、归档范围、保管期限三者为一体，能较好地指导立档单位实行部门整理及文件材料价值鉴定工作。企业档案工作规范(DA/A422009),200911.2发布。将企业档案分类如下：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类、产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、职工管理类十大类。2、分类类目细分表、分类类目细分表一级类目二级类目序 号 三级类目保管期限党群工作（01）党务综合（01
20、）001党委会议决议、纪要、记录 永久 002党委工作计划、工作总结（年度的）永久党委工作计划、工作总结（半年的）长期 3、分类主题词表、分类主题词表 为了计算机管理档案的需要，每个立档单位在已编制前两表的基础上，依据本单位职能并结合所形成的档案内容，编制本单位实用的档案分类主题词表，形成集分类、主题词为一体的词表。分类主题词表分类主题词表一级类一级类（职能名称）（职能名称）二级类二级类（类别词）（类别词）三级类（类属词）三级类（类属词）序序 号号 类类 目目 名名 称称序序 号号 类类 目目 名名 称称 主题词范畴主题词范畴 01 党党 群群 工工 作作 0101 党党 务务 工工 作作 党员代表大会党员代表大会 谢 谢！档案著录档案著录是在编制档案目录时，对档案文件的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录包括著和录两个方面。著著，即标引。档案标引档案标引是在档案文献的加工、存贮和检索过程中，将其内容主题的自然语言转换成规范化的检索语言的过程。标引是针对档案的内容特征而言。录录，即抄录。抄录是将档案文献的形式特征，如作者、时间、载体形式等照录在著录条目上。标引使用是人工语言人工语言，而抄录使用是文献的自然语言自然语言。标引是著录的核心部分。通过标引使档案文献的内容信息形成检索标识，使档案检索系统具有检索功能。
