1、会议沟通第五章 会 议 沟 通了解会议组织的过程掌握组织有效会议的策略明确影响会议效果的因素了解会议中的角色明确会议沟通的含义与会议的类型学习目标会议沟通基本认知1会议的组织2会议中的角色3会议效果及改革4第五章 会 议 沟 通目录第一节 会议沟通基本认知会议是实施管理、进行决策的重要方式，在管理工作中起着十分重要的作用。一、会议沟通的含义第一节 会议沟通基本认知二、会议沟通的功能现代企业更多强调给员工提供机会参与管理，共同决策，鼓励员工为企业发展献计献策，打造更好、更和谐的工作氛围。第一节 会议沟通基本认知二、会议沟通的功能决策功能 传达功能 鼓舞士气功能 指导功能 监督功能 协调功能 第一
2、节 会议沟通基本认知三、会议的类型会议是现代社会活动中的一种经常而广泛的思想、信息交流形式。第一节 会议沟通基本认知1.按举办单位划分一般认为，按举办单位的性质不同，会议可分为公司类会议、社团协会类会议和其他组织会议。第一节 会议沟通基本认知1.按举办单位划分 其他组织会议社团协会类会议公司类会议第一节 会议沟通基本认知2.按活动特征划分（1）商务性会议（2）政治性会议（3）展销性会议（4）文化交流会议（5）培训会议（6）度假性会议（7）专业学术会议第一节 会议沟通基本认知3.按性质和内容划分（1）代表性会议（2）决策性会议（3）工作性会议（4）专业性会议（5）信息性会议（6）商务性会议（7）
3、联谊性会议第一节 会议沟通基本认知4.按区域和周期划分（1）按会议代表来自的区域范围不同，会议可分为世界大型会议、国际会议、全国会议、区域会议、单位或部门会议等。（2）按会议召开的周期不同，会议可分为定期会议和不定期会议。第一节 会议沟通基本认知5.按规模和阶段划分（1）按会议的规模即与会人数的多少，会议可分为小型会议、中型会议、大型会议和特大型会议。（2）按召开会议过程阶段不同，会议可分为预备会议和正式会议。第一节 会议沟通基本认知6.其他新型和新颖的会议类型其他类型电子会议角色扮演玻璃鱼缸式会议辩论会第二节 会议的组织第二节会议的组织会议召开是否成功取决于会议的组织是否有序。为了确保会议有
4、序进行，会议组织人员需要把握组织会议的原则，做好会前准备、会议进程控制和会后工作。第二节 会议的组织一、组织会议的原则原则节约务实精简 高效第二节 会议的组织二、会议召开前的准备明确会议的必要性拟定会议的主题和议程准备会议的各种文件材料确定与会人员与主持人第二节 会议的组织二、会议召开前的准备预订会议地点和场所做好会议通知和接待工作补充完善新的信息第二节 会议的组织三、会议进程的控制遵守会议的时间宣布会议的主题及议程主持好会议做好会议记录第二节 会议的组织四、会议结束后的工作做好会后清理工作 贯彻落实会议精神做好与会者的返回服务整理会议的文件资料第二节 会议的组织一、根本原则（1）平衡原则。（
5、2）对领袖权力的制约。（3）多数原则。（4）辩论原则。（5）集体的意志自由。第二节 会议的组织二、具体原则（1）同时只能有一个议题。（2）意见相左的双方应轮流得到发言权。（3）主席必须请反方表决。（4）反对人身攻击。（5）辩论必须围绕当前待决议题。（6）拆分议题。（7）既成决议稳定。（8）同意议题不再议。第三节 会议中的角色第三节会议中的角色会议是为了实现设定的目标而进行的信息、思想和情感在个人及群体间的传递。会议目标能否实现并最终达成共同协议往往取决于会议中与会者角色的选择是否合理。第三节 会议中的角色1.会议控制会议控制的方式和组织取决于会议的目的。会议控制应当着眼于建立行为标准，以这些标
6、准来衡量会议结果，并在必要时进行调整。主持人为了对会议结果负责，必须从标准和结果两方面来控制会议的过程。第三节 会议中的角色一、会议主持人1.会议控制2.过程引导3.会后工作第三节 会议中的角色1.会议控制决定讨论主题1明确讨论范围2确保成员围绕主题依次发言3尽可能做到公正，尽全力避免争论4确保会议成员了解会议进程5第三节 会议中的角色2.过程引导无论主持人以怎样的风格定位，他都必须能够发起会议，对会议成员的行为进行引导，避免负面的影响，确保以良好的秩序进行主题和问题讨论。第三节 会议中的角色2.过程引导（1）识别问题与主题的关系。（2）促进与会人员交换和讨论不同意见。（3）评价不同方案。第三
7、节 会议中的角色2.过程引导（4）研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性。（5）将争论的问题作为会议的主题之一展开全面的讨论，以便深入讨论议题。（6）若分歧难以弥合，那就暂时将其放下，按会议议程进行下一项。第三节 会议中的角色3.会后工作会议主持人要做出会议决定，宣布会议结果，可以根据会议目的对比会议结果。第三节 会议中的角色二、会议成员会议成员应努力做到以下几点：（1）会前了解会议议程并阅读有关资料，明确会议的主题和目的，确认会议讨论内容中有哪些项目与自己有关，并对这些相关内容有所考虑，确定应该持什么观点，用什么材料做论据来支持这些观点；另外，要明确会议时间和地点。第三节 会议中的角色二
8、、具体原则（2）会议期间注意倾听他人的观点，积极参与会谈，并且对所讨论的问题充满兴趣，对涉及自己工作的决策、行动计划做好详细记录。第三节 会议中的角色二、具体原则（3）会后全力贯彻会议精神，完成会议期间分配的任务。第三节 会议中的角色三、会务人员（1）会前详细检查会议的地点、时间，通知会议成员，及时分发会议有关的背景资料。（2）会议期间记录好会议时间、参加人员、会议内容、报告人和会议结束的日期。（3）会后撰写纪要，核对必要的事实和数据，与主持人协商以及分发纪要。第四节 会议效果及改革第四节会议效果及改革组织有效会议的策略会议改革会议效果的影响因素第四节 会议效果及改革一、会议效果的影响因素第四
9、节 会议效果及改革二、组织有效会议的策略目的 后续跟进 时机会前准备会议主持人 会议方式 会议考核 会议时间 第四节 会议效果及改革三、会议改革会议具有重要功能，但如果数量过多，效果不佳，反而会影响行政效率。第四节 会议效果及改革三、会议改革 会议改革 端正会风科学安排会议时间严格控制会议数量 限定发言时间第四节 会议效果及改革1.严格控制会议数量能不开的会坚决不开，可开可不开的会坚决不开，能开小会的不开大会，能开短会的不开长会，能在下面开的会不到上面开，电话可通知的会不开，能合并的会不分别开。非开不可的会，必须充分准备，精心组织。第四节 会议效果及改革2.限定发言时间会议发言提倡简明精练，有
10、独到的见解，反对人云亦云、长篇大论。有些专题会议、学术会议有了复印材料，就不必照本宣科。发言应限定在1015分钟，只介绍要点，其余内容可让与会者自己阅读领会。第四节 会议效果及改革3.科学安排会议时间会议开得太长，与会者难以集中思想，甚至产生厌倦的情绪。工作会议不宜安排在早上一上班就开，因为这会使与会者容易产生延缓心理。第四节 会议效果及改革4.端正会风要尽量少开会、不开会要尽量开短会、开小会员工们多说，总裁少说，主要总结科学合理安排会议时间、与会人员第四节 会议效果及改革（1）要尽量少开会、不开会少开会的意思是因为会议需要成本。这些成本包括时间成本、人工成本、资料成本、资源成本、场地成本、设
11、施设备成本等。第四节 会议效果及改革（2）要尽量开短会、开小会开短会的意思是会议时间控制在两小时之内。因为人在两小时之内的精神状态比较好，精力充沛。第四节 会议效果及改革（3）要让员工们多说，总裁少说，主要进行总结真正接触到企业各项工作实际情况的是基层管理者与基层员工，他们往往有符合实际的真知灼见与解决方案。总裁开会时少说多听，目的是让这些基层管理者与员工们多说，总裁就可以从善如流，综合与利用他们的想法与方法，然后从全局出发，提出新的见解或者采纳他人的合理化建议。总裁的合理总结会让人觉得这领导很有能力、很有水平。第四节 会议效果及改革（4）科学合理安排会议时间、与会人员会议时间安排在上午是比较合适的。因为在上午，人的体力与精力处于较佳水平，所以开会的效果最好。
