1、财务解决方案财务解决方案 供应商发票管理解决供应商发票管理解决方案方案目录目录2客户面临的应付挑战解决方案概览解决方案优劣3客户面临的应付挑战解决方案概览解决方案优劣发票管理：一个完整财务价值链中的重要环节发票管理：一个完整财务价值链中的重要环节金融机构金融机构客户客户供应商供应商资金资金金融供应链金融供应链实物供应链实物供应链信用管理信用卡2现金债务清偿管理争议管理直接账单M银行通信 管理现金及流 动性资金和风 险应收账款应收账款应付账款应付账款发票2支付Inv发o票ic 管e理领先的组织会使用财务价值链来帮助提高财务功能的效率，优化劳动力资本.”Gartner“4下面这个场景眼熟吗？某公司
2、面临的下面这个场景眼熟吗？某公司面临的“应付账款应付账款”挑战挑战首席财务官 “我们处理应付账款的成本太高，购买原材料的成本也是。”财务分析师 “现金折扣利用率低，资金成 本增加。”供应商“和这个公司做生意很困难，因为他们不确定什么时候能付 款。”会计 “说不清楚从不同部门收到的是哪些发票，我们 对于付款时间也没有控制权。”采购“如果我们能够系统性地利用现金，那么我们就能够降低原材料折扣 采购成本。”财务应付专员“一半多的时间我们都用来回复来 自供应商询问发票状态或投诉延迟 付款的电话和电子邮件。”这个组织是不是准备：n 提高发票处理流程效率 n 减少资金运作成本n 利用现金折扣财务卓越从首席
3、财务官的职责角度财务卓越从首席财务官的职责角度优化现金管理n良好的信用纪录n控制DSO在较低水平,控制现金流n管理 DPOn增加折扣使用率，避免后付款增加财务效率n快速有效的财务关帐n可扩展性和标准化ControllingReceivablesInternal Audit保证合规降低风险n 将风险管理融入关键业务流程6n 管理合规和透明度驱动企业策略与发展n对绩效驱动因素的及时洞察n跨部门的策略性决策支持财务财务卓越从卓越从应应付付帐帐款款财务经财务经理的理的职责职责角度角度合规要求和风险管理n风险管理结合到业务流 程n快速准确的计提巩固与供应商的良好关系n改善供应商的现金周期n及时付款n减少
4、错误率Financial AnalystPurchasingGeneral Ledger优化现金管理n 提高现金流预测准确度n 引入折扣管理n 停止由于流程效率低下造成的现金流失7更聪明的提升效率，而不是仅仅强化 劳动力n评估选择一些好的方案：比如扫描，存 档，OCR识别，工作流n对于持续改进提出考核指标改善应付对于运营的影响n 更容易的采购价格谈判n 更快的发票异常处理应应付付帐帐款管理的主要款管理的主要问题问题 单张发票的处理成本太高 需要更好的分析来找出问题和瓶颈 失去现金折扣机会 重复发票和重复付款不可接受从应付账款专员的视角从管理者的视角 发票处理不是核心业务 解决发票问题不是高优先
5、级的事项 花费大量时间，却带来很少附加价值 解决发票问题会占用与供应商谈判的时间从采购经理的视角 应付专员因迟付或丢失发票而受到投诉 花费大量时间去解决发票问题降低了财务效率 没有时间做根本原因分析以彻底解决或减少问题 应付账款的管理流程手工，劳动密集型工作，缺乏自动化8手工发票处理可能带来严重的风险手工发票处理可能带来严重的风险手工处理发票过程大量消耗内部和供应商资源：手工处理发票过程大量消耗内部和供应商资源：费时的交易历史研究 低效地与供应商反复沟通 分散的凭证和其它信息 手工指派处理流程 人工被动式监测和未付发票的状态更新结果：结果：发票支付相关过程效率低下且耗费大量精力 无法改善现金流
6、和供应商关系 无法改善整体业务的透明度，以便制备更准确的财务报告 缺乏全程控制带来合规风险9背背景景实际客实际客户户场景场景10某制造业客户中国当前，希望借助软件解决方案来提升工作效率：年发票处理数量约为92,000张当前配置财务人员12名，处理来自不同的地域的8处公司的发票明年预计缩减到10名以下，处理来自不同的地域的16处公司的发票本次项目范围是处理基于采购订单和不基于采购订单的发票 主要痛点：大量人工核对工作,主要原因是超过50%的增值税发票，单张发票含有多个采购订单，并且每个采购订单都有多个行项目.财务人员需要花费时间，进行人工的行项目逐 个匹配不基于采购订单的发票，供应商确认和科目维
7、护供应商每年更新，需要重新培训当前,在中国各个分公司的采购部门收集到发票后先找到与发票之相关的收货和采购订单然后发到财务共享 服务中心去：一一般般业务流业务流程程处理处理10SAP最佳业务实践最佳业务实践透明的发票对账，使您具有竞争优势透明的发票对账，使您具有竞争优势集成不同的应用系统利用光学字符识别、工作流 和电子银行等技术缩短发 票到付款的周期利用门户技术，加强与供应 商的协作集中化的管控集团的债务可视化管理持续化改进建立跨区域和组织的共享服务 组织建立针对应付账款的关键绩效 指标体系并实施考核标准化业务流程，尽可能实现 流程自动化采用流水线作业的方式组织纸 质发票的手工处理结果结果:高效
8、运营降低财务运营成本 改善供应商关系1113客户面临的应付挑战解决方案概览解决方案优劣建建议议解决方解决方案案架构架构解解决决方案流程方案流程解解决决方案组方案组成成部分之一部分之一：供应供应商商门户门户功能：信息发布，某制造业客户按供应商展示：采购订单收货情况发票处理状态信息收集，供应商在发送纸质发票前维护：发票包含的采购订单发票包含的收货发票号目的：提供供应商和某制造业客户的交互平台，供应商提交电子发票信息，为后期自动三单匹 配提供基础供应商可以在门户上看到发给自己的采购订单和收货单供应商可以在门户上看到发给自己的采购订单和收货单德莱维案例：供应商门户德莱维案例：供应商门户供应商可以手工选
9、取发票包含的采购订单和收货单（可多选），选中后填入发票号并确认供应商可以手工选取发票包含的采购订单和收货单（可多选），选中后填入发票号并确认德莱维案例：供应商门户德莱维案例：供应商门户德莱维案例：供应商门户德莱维案例：供应商门户如果供应商批量开票，如果供应商批量开票，可以选中内容后，批量下载，导入开票系统开票可以选中内容后，批量下载，导入开票系统开票 也可以按也可以按照门户提供的模板照门户提供的模板(XLS,(XLS,XML,XML,)维护信息后上传维护信息后上传门户将按照供应商选择的订单和收货单自动汇总物料并计算总价，展示发票样张门户将按照供应商选择的订单和收货单自动汇总物料并计算总价，展示
10、发票样张德莱维案例：供应商门户德莱维案例：供应商门户解决方案组成部分之二：扫描识别解决方案组成部分之二：扫描识别功能:收集各种类型和来源的发票并直接归档到服 务器OCR识别并取出发票数据人工验证并补全保存多种发票格式和取数字段，并带有自我 学习功能与SAP主数据集成，验证发票是否可以进一步 处理好处:降低复制和递送成本通用性，各种发票高识别率，减少大量人工识别作业 理论值：80%以上20增值税发票的中文识别增值税发票的中文识别解决方案组成部分之三：解决方案组成部分之三：SAPSAP VIMVIM供应商门户EDI电子发票信息扫描后获取的发票信息功能:发票处理工作流 多级别审批异常解决 数据缺失，
11、数量差异，价格差异数据统计和图表监控和多维度分析报告好处:处理状态透明大量减少手工处理便于考核KPI创建SAP凭证 过账SAP凭证发票处理工作流和异常解决发票处理工作流和异常解决原始数据捕捉元数据捕捉熟悉的 SAP外观风格发票信息确认和补充发票信息确认和补充早期和自动副 联检测自动或人工输 入即时数据验证可在网页式企 业门户或 SAPGUI操作单键“批准”或“拒绝”便捷授权输入 账目信息批准历史一览一键查看附加 信息简明信息即时数据确认带科目分配信息的发票批准带科目分配信息的发票批准异常处理工作流异常处理工作流步骤 1 确定路线步骤 2 流程选择屏幕 步骤 3 执行操作可以采取 3 种类型的操
12、作来解决发票例外。参考参考 参考用于从其他部门收集相关信息。例如：对于 存在数量冻结的项目，可以参考收货情况来验证收据的准 确性。操作操作 操作是执行可用来解决冻结或暂存发票项目的SAP 事务。例如：更改采购订单、更改接收人或更改发票。授权授权 当一个部门授权另一个部门执行特定操作时使用。例如：采购可授权 AP 对发票进行短期支付。执行或授权操作后，系统将检查发票，确定例外是否已解 决。如果是，则工作流结束，否则，流程继续，直到异常 全部被解决为止。数数量量差异处理差异处理预制的预制的POPO发票异常处理工作流发票异常处理工作流DP107:供应商不一致指定的供应商发票于采购订单上的供应商不一致
13、DP111:税率不一致多张发票对应一张收货单，货物税率不一致DP105:疑似重复发票发票或者付款通知疑似已经处理过的发票或者是已经处理过的付款通知DP132:需要供应商审计从指定的供应商所开的发票不能自动过账，付款人必须在过账前审核.DP152:供应商维护必须更新供应商主数据当有新信息的时候(例如.新地址)DP106:采购订单没有释放在发票上的PO没有被释放或未完成DP154:不能匹配采购订单行项目在发票上的行项目多过采购订单上的行项目DP243:服务项需要填写采购订单是一个服务性订单并且在过账时需要填写服务项DP155:货币不一致指定在发票上的货币跟采购订单上的不一致DP103:计量单位不一
14、致发票上的计量单位跟采购订单上的不一致DP345:在发票上有运费发票上的运费超出预先设定的限制DP912:处理采购订单发票 替代收款人DP914:处理采购订单发票 多个银行账户.DP916:处理采购订单发票 首付款IE1:价格差异发票过账了但是因为价格差异，付款被冻结IE2:数量差异发票过账了但是因为数量差异，付款被冻结对于每个发票异常，都可以自由确定：操作人员，可能的操作，操作执行时间使用SAP 图形分析和监控分析和监控分析KPI使用超过50种 不同维度指标分析无缝访问SAP 标准功能全部已处理发 票概览自主选择报告 用货币种类全部处理状况 一览单击查看发票 明细为准确计算应计利润，分析 债
15、务情况SAP 功能完全 可用通过供应商，总账和目标成 本评估债务支持应计利润 项目的审计通通过过债务报债务报告告计算出的计算出的准准确应确应计计利润利润30解决方案组成部分之四：影印文件存储和展示解决方案组成部分之四：影印文件存储和展示数据集中存储和管数据集中存储和管理理功能:集中保存扫描件直接和SAP凭证关联直接通过SAP GUI展现快速搜索版本控制，访问控制好处:安全存储便捷使用随时查看软硬件需求软硬件需求软件:SAP Invoice Management（必选）SAP Enterprise Portal（可选）SAP ICC(可选)SAP Document Access（可选）硬件:供应
16、商门户服务器扫描中心服务器归档文件服务器扫描仪项目进程概览项目进程概览-德莱维咨询实施德莱维咨询实施35客户面临的应付挑战解决方案概览解决方案优劣某制造业客户中国在使用了解决方案后将获得的好处某制造业客户中国在使用了解决方案后将获得的好处 准确而匹配的电子发票信息准确而匹配的电子发票信息由供应商维护发票对应的采购订单和收货单，确保数据准确 成本可控成本可控 总体拥有成本，不随供应商的变化而变化也不随财务共享中心处理分公司的 数量而变化 通用解决方案通用解决方案可以处理增值税发票和非增值税发票 经过验证的解决方案经过验证的解决方案 解决方案已在某制造业客户总部和其它客户处实施，可以借用全球模板加
17、速 实施 安全和合规安全和合规 所有的数据、工作流、检验逻辑仍在保存在SAP系统中，避免保密数据被泄 露SAP 供应商发票管理解决方案带来的效益供应商发票管理解决方案带来的效益 简化和优化整个发票管理过程简化和优化整个发票管理过程 n 通过自动处理，改善业务流程，提高工作效率 n 加强自动化数据提取和处理，减少成本高昂的手工错误 n 优化现金折扣利用 控制和预测的能力控制和预测的能力 n 监控整个发票处理周期的所有步骤 ，降低合规风险 n 通过工作流控制分配职责，加强对付款控制 n 提供完整的审计记录从接收到结算 n 通过完全现金流可视性使财务报告更准确 最新的共享服务提供平台最新的共享服务提
18、供平台 n 所有跨地域跨公司发票的集中管理 n 充分利用现有SAP平台和体系，减少各项投入通通过过预设规预设规则则，无缝透，无缝透明明地在地在大大型和型和/或或分布式分布式机机构内流转构内流转共享服务共享服务中中心心 中中国的国的A AP P专员专员n 发送美国的员工n 发送到阿根廷的审核员美国的员工美国的员工解决异常解决异常情情况况在英国伦在英国伦敦敦收到的发收到的发 票票n 经过扫描n 触发中国SSC工作流程213得到阿根廷审核员得到阿根廷审核员的批准的批准德莱维的端到端的德莱维的端到端的FAST发票解决方案能带给财务服务共发票解决方案能带给财务服务共享中心享中心成本成本 几乎消除了人工数
19、据输入的成本 避免了关注和跟踪来自供应商的 大量状态询问和投诉的高成本 通过本地化避免了增加国家时加 载更多实例的必要性风险风险 一站式监测所有发票 中央服务提供的平台使选择性过程得到统一 发票的透明连接至跨公司的过程组分 数据输入错误和相关的风险与成本大幅度降低质量质量 处理能力增强，因而不需要相应地增加人数 提供符合 KPI 和 SLA 的服务客户投资回报客户投资回报通过以下措施客户基本上能实现每张发票大于通过以下措施客户基本上能实现每张发票大于 50的成本降低，以及少于的成本降低，以及少于 12 个月的投资回报：个月的投资回报：25%-50%FTE（20-50%）（75%）取消取消员工重新部署 降低了每张核对过的发票的成本 降低了错误成本发票副联处理改改善善供应商关系供应商关系50-75%或更少或更少更少的后续工作更少的后续工作量量实现实现 更低的成本更低的成本供应商的热线线路 有关供应商状态要求和投诉 增加了现金折扣 通过更好的价格和更优的条款控制更严格控制更严格减少减少非 PO 发票 减少减少减少单独采买 支持支持符合 SOX 法案40谢谢谢谢观看观看！
