1、程序文件编写培训教材程序文件编写培训教材 通讯体系组通讯体系组:巴才安巴才安 2010.6.4 在质量管理体系中使用下述几种类型的文件：在质量管理体系中使用下述几种类型的文件：1)质量方针、质量目标质量方针、质量目标 2)质量手册：向组织的内部和外部提供关于质量管理体系的一致信质量手册：向组织的内部和外部提供关于质量管理体系的一致信 息的文件；息的文件；3)程序文件：提供如何一致地完成活动和过程的信息的文件。程序文件：提供如何一致地完成活动和过程的信息的文件。4)作业文件：程序文件下面具体说明作业方法的文件；作业文件：程序文件下面具体说明作业方法的文件；如：管理规定、作业指导书等。如：管理规定
2、、作业指导书等。5)记记 录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件文件范围文件范围程序文件程序文件 1 目的目的 2 适用范围适用范围 3 定义定义 4 职责与权限职责与权限 5 程序内容程序内容/流程图流程图 6 相关文件相关文件 7 相关记录相关记录 8 附件附件 1 目的：说明程序文件所控制的活动和控制的目的目的：说明程序文件所控制的活动和控制的目的例例1：设备管理工作程序：设备管理工作程序 使生产设备保持良好的技术状态，满足工艺要求，使生产设备保持良好的技术状态，满足工艺要求，保证产品质量，保证产品质量，例例2：检验、测量设备控制程序
3、：检验、测量设备控制程序 对检验、测量设备进行有效的控制，保证设备的测对检验、测量设备进行有效的控制，保证设备的测 量精度和准确性，满足使用要求。量精度和准确性，满足使用要求。2 适用范围：程序文件涉及的有关部门和活动适用范围：程序文件涉及的有关部门和活动例例1：设备管理程序：设备管理程序 适用于本公司的生产设备的维护、保养、检修和管理。适用于本公司的生产设备的维护、保养、检修和管理。例例2：文件控制程序：文件控制程序 适用于本公司质量管理体系相关文件的制、改、废等适用于本公司质量管理体系相关文件的制、改、废等 过程的控制。过程的控制。3 定义：定义：给出特定名词的定义，给出特定名词的定义，若
4、没有，可写无。若没有，可写无。避免在理解程序内容上发生分歧。避免在理解程序内容上发生分歧。4职责与权限：规定实施该程序的部门或岗位的职责与权限：规定实施该程序的部门或岗位的 职责与权限规定配合工作的部门或岗位的职责与权限职责与权限规定配合工作的部门或岗位的职责与权限例例1：培训管理程序：培训管理程序各职能部门负责提出年度培训需求各职能部门负责提出年度培训需求总务课负责年度培训计划的编制、新员工教育的组织实施总务课负责年度培训计划的编制、新员工教育的组织实施管理者代表负责年度培训计划的审核，总经理批准管理者代表负责年度培训计划的审核，总经理批准培训实施部门负责专门教育、技术技能培训的实施和培训培
5、训实施部门负责专门教育、技术技能培训的实施和培训记录的管理。记录的管理。总务课负责个人培训档案的建立和管理总务课负责个人培训档案的建立和管理5程序内容：按活动的逻辑顺序写出实施过程的程序内容：按活动的逻辑顺序写出实施过程的 各个细节（各个细节（5W1H）（WHAT）要做什么？要控制的是什么？要做什么？要控制的是什么？（WHERE）在那里做？在哪里控制？）在那里做？在哪里控制？（WHO）谁要对做的事和要控制的事负责？谁要对做的事和要控制的事负责？（WHEN）什么时候做？什么时候控制？什么时候做？什么时候控制？（HOW）怎样做？怎样控制？怎样做？怎样控制？（WHY）为什么要做？目的（前面有所描述）
6、为什么要做？目的（前面有所描述）对要做的事情叙述的内容包括：对要做的事情叙述的内容包括：要处理和传递的信息要处理和传递的信息 使用的方法使用的方法 使用的设备（或对操作说明的参照）使用的设备（或对操作说明的参照）要填写的记录要填写的记录 编写的程序符合下述要求才算是有质量的程序编写的程序符合下述要求才算是有质量的程序组织清楚组织清楚结构符合逻辑（按流程）结构符合逻辑（按流程）标准化标准化完整（符合标准的要求及流程的需要）完整（符合标准的要求及流程的需要）在程序的目的和范围内在程序的目的和范围内接口接口/转序清楚转序清楚同其它级别的文件保持一致同其它级别的文件保持一致 高质量的程序高质量的程序
7、程序文件编写应注意的方面程序文件编写应注意的方面具体明确（不摸棱两可）具体明确（不摸棱两可）简单、易懂简单、易懂适当使用必须、应该适当使用必须、应该语句简短（有效地使用标点符号）语句简短（有效地使用标点符号）语法及用字正确语法及用字正确逻辑清晰逻辑清晰层次分明层次分明站对立场站对立场不好的程序文件案例：不好的程序文件案例：6.1 原材料及外协件的入厂检验原材料及外协件的入厂检验6.1.1 为了执行本厂的质量方针为了执行本厂的质量方针,把好质量关把好质量关,生产出优质、生产出优质、可靠、让用户满意的产品，本厂规定凡进厂的原材可靠、让用户满意的产品，本厂规定凡进厂的原材 料均经检验科检验合格后才能
8、入库。料均经检验科检验合格后才能入库。6.1.2 凡本厂采购进的外协件应执行上述检验后才能入库。凡本厂采购进的外协件应执行上述检验后才能入库。6.1 原材料及外协件的入厂检验原材料及外协件的入厂检验6.1.1 对对QP/ZC07-03-92 程序中（表程序中（表1）规定的）规定的A、B类黑色金类黑色金属材料按下述方法进行检验：属材料按下述方法进行检验：进厂时，由供应科查验材料出厂化验单，对合格品按批进厂时，由供应科查验材料出厂化验单，对合格品按批采样，交化验室进行化验、分析，填写采样，交化验室进行化验、分析，填写化验分析单化验分析单。对经化验分析合格的材料，由检验科按抽样方案抽样，对经化验分析
9、合格的材料，由检验科按抽样方案抽样，经热处理后交试验室进行拉力试验，填写经热处理后交试验室进行拉力试验，填写 拉力拉力 试验试验单单。对对 上述两项试验合格的材料经检验科审核签字后由供应上述两项试验合格的材料经检验科审核签字后由供应科办理入库手续。科办理入库手续。程序文件的正确写法程序文件的正确写法程序内容可以采取流程图的方式编写程序内容可以采取流程图的方式编写某一实施步骤某一实施步骤判断或决策判断或决策过程流向过程流向被本程序引用被本程序引用的程序文件和作业指导书，的程序文件和作业指导书，必须标名文件号必须标名文件号例：文件控制程序例：文件控制程序 QP-01 内部审核程序内部审核程序 QP
10、-196 相关文件：相关文件：本程序需填写的记录名称、编号本程序需填写的记录名称、编号例：例：QP-01 文件控制程序所引用的记录表单文件控制程序所引用的记录表单 FM-01-02 文件管理一览表文件管理一览表 FM-01-05 文件分发签收表文件分发签收表 FM-01-06 文件废止申请表文件废止申请表 FM-01-07 外来文件管理一览表外来文件管理一览表 7 相关记录：相关记录：程序文件的编写过程程序文件的编写过程把编写程序文件看成一个过程：把编写程序文件看成一个过程：编写程序文件编写程序文件输入输入输出文件输出文件1.网络图网络图2.目的和范围目的和范围3.企业的组织企业的组织 机构及
11、分工机构及分工4.已有企业文件已有企业文件5.现行行做法及现行行做法及 其存在的问题其存在的问题6.标准的要求标准的要求1.符合标准要求符合标准要求2.经协调，得到经协调，得到 相关部门认可相关部门认可3.具有可操作性具有可操作性4.有利于过程目有利于过程目标的达成标的达成 文件编写流程：文件编写流程：N把文件的执行者看作把文件的执行者看作是顾客，为他们执行是顾客，为他们执行方便多想一想！方便多想一想！明明确确文文件件范范围围画画过过程程流流程程图图确确定定输输入入输输出出了了解解现现行行状状况况确确定定相相关关部部门门流流程程图图文文字字化化自自我我审审核核校校对对协调协调核准核准文文件件发发行行YYNThank You!
