1、8/12/2022DACM-20191数字资产的建设与管理数字资产的建设与管理Digital Asset Creation and ManagementJian QinSchool of Information StudiesSyracuse University8/12/2022DACM-20192Content 数字资产的建设与管理概述 数字资产建设的管理 为存档、管理、检索、及剔除数字资产的元数 技术支持：标记语言、数据库、实用分类系统 数字资产建设与管理的过程 结语8/12/2022DACM-20193数字资产的表现形式数字资产的表现形式mWebPhotographsFile syst
2、emsE-mail systemsHard disksDocument management repositoriesWeb serversDocument imaging repositoriesVideo libraries有的是原生数字资源，有的需要被有的是原生数字资源，有的需要被转换成数字形式为长期保存和快速转换成数字形式为长期保存和快速传送传送8/12/2022DACM-20194数字资产的特点数字资产的特点 数字资产可以是任何数字文件，并且具有潜在的价值或未来再利用的潜在价值 数字资产包括:声像图文件 网页、结构化的文件（如以标记语言标记的文件）PDF,艺术图形,MS Office
3、文件 文本文件，广告，推销、小册子，产品包装设计等8/12/2022DACM-20195数字资产的主要问题数字资产的主要问题 数量庞大 常含错误 形式格式不一致 有风险（如安全风险，财务风险）难以迅速准确地查找到所需要的数字资产 数字资产往往是由许多不同的人共同创造的 尽管数字资产有这些问题，它们仍然是各种组织机构中有重要价值和地位的资产一些与数字资产有关的概念一些与数字资产有关的概念 内容管理系统 Content Management Systems 数字资产管理 Digital Asset Management 网络内容管理 Web Content Management 企业内容管理 En
4、terprise Content Management 数字资源库 Digital Repositories 数字图书馆/数字档案馆 Digital Libraries/ArchivesThese terms do not represent just a product or suite of products,nor simply a group of technologies.Instead,these terms also encompass concepts and strategies that describe Next Generation”large-scale,enterp
5、rise web implementations and how they will be managed.(Michael J.Halm&Michael Pelikan.(2019).Enterprise Content Management Systems:Beyond Digital Asset Management and Web Content Management Systems.its.psu.edu/dmr/notes/ECM%20finish-c.pdf)8/12/2022DACM-20197“管理管理”在数字资产建设与管理中的含在数字资产建设与管理中的含义义“管理”是指 对
6、某个组织机构的资源的有方向有目的的利用;对某个组织机构的资源及其组成部分的有效率、有效益的处理，包括与资源的创造、转换、存储、保存、及检索的一系列任务。8/12/2022DACM-20198内容管理与数字资产管理内容管理与数字资产管理 数字资产管理要涉及到比内容管理：更大的存储容量要求 更复杂的知识产权和使用权 更复杂的内容，往往具有多层次的内容 任何组织机构在今天的数字环境下需要有一个统一的内容管理/数字资产管理策略来避免不必要的重复开销（硬件、licensing,软件开发与支持）8/12/2022DACM-20199数字资产管理的数字资产管理的“公式公式”资产=价值 可以出售或租用 可以被
7、再利用，因为重新创造会非常昂贵 具有社会、文化、教育、科研价值资产=信息+元数据 元数据决定资产的价值 没有元数据你就无法发现找到你所需要的数字资产 数字资产管理=元数据管理 数字资产的元数据包括版权许可、使用信息、Metadata can be rights&permissions,usage information,workflow instruction,or other.8/12/2022DACM-201910数字资产管理的用途数字资产管理的用途 档案 再利用的档案，如为印本或多媒体再利用的档案 设计、计划文件、报告等 市场行销工具 销售数字资产的副产品，CD-ROM,DVD,etc.
8、利用数字资产来促销产品 网络档案 研究性出版物库 学习物件库 提高数字资产生产的流程效率，如文件版本管理，订单管理8/12/2022DACM-201911数字资产管理的内容数字资产管理的内容政策和程序 哪些属于数字资产管理的范围？谁负责哪些过程（如元数据、数据输入用的模板、审核数字资产，等等）流程：需要按照哪些程序进行数字资产的管理工作各种工作委员会及与用户和作者联系的联络人技术标准 元数据标准：综合的和专业的 标记语言 程序设计语言为创造、存储、查找、和检索用的数字资产管理系统 文件格式:photographic images,presentations,audio files,video
9、files,graphics files 模板(templates)标记、存储、显示8/12/2022DACM-201912数字资产管理系统作为一种基础软件数字资产管理系统作为一种基础软件 集中管理大量的多样化的内容并且为把数字资产向各种渠道发放数字化资产的内容 数字资产管理系统吸收、标引、分类、保护、查询、转换、组装、并且输出有经济上或文化上的价值的内容 数字资产管理系统为创收和提高管理效益效率提供了许多机会8/12/2022DACM-201913数字资产管理的三个基本要素数字资产管理的三个基本要素组织原则组织原则元数据必需为数字资产的描述、安全、查询检索、买卖、权限、及其它系统功能服务构建
10、构建（architecture）以组成成分和企业价值为基础，可以很方便的扩展系统，提供分散式获取数字资产功能特点功能特点数字资产管理系统的每一个功能模块（如吸收、标引、编目、浏览漫游、转换和输出）必须对各种各样的文件类型和格式通过各种渠道提供完善的支持8/12/2022DACM-201914数字资产的管理过程数字资产的管理过程 创造创造 元数据元数据存储存储 发放发放 评审评审 再利用再利用 显示显示这些步骤由数据库和最新信息技术支持，这些步骤由数据库和最新信息技术支持，如如HTML,XML,COBRA,JAVA8/12/2022DACM-201915数字资产的创造数字资产的创造 艺术家、作家
11、、编辑、管理人员、研究人员、教学人员利用现有资源为基础创造的新资源或者是全新的资源 将现有的纸本资源通过扫描建立数字资源 创造创造 元数据元数据存储存储 发放发放 评审评审 再利用再利用 显示显示8/12/2022DACM-201916元数据元数据 元数据框架 元数据标准 局部特殊应用的元数据 规范词表 元数据工具 为作者或元数据输入人员所用的工具 为系统人员所用的工具 元数据的维护 创造创造 元数据元数据存储存储 发放发放 评审评审 再利用再利用 显示显示8/12/2022DACM-201917存储存储 存储系统 数据库 文档 存储管理 外包 Outsourcing 自建 In-house
12、存储在数量和复杂性方面的增长 创造创造 元数据元数据存储存储 发放发放 评审评审 再利用再利用 显示显示8/12/2022DACM-201918发放发放 影响发放的几个因素 网络 网速 网络发展趋势 显示装置 Monitor Printer 创造创造 元数据元数据存储存储 发放发放 评审评审 再利用再利用 显示显示8/12/2022DACM-201919显示显示 格式和压缩 浏览器 网络 规模 Scaling 图像质量 Image quality 创造创造 元数据元数据存储存储 发放发放 评审评审 再利用再利用 显示显示8/12/2022DACM-201920再利用再利用 资产组成部分的再利用
13、 用于不同的显示(e.g.,print,online,CD)用于不同的目的(teaching,learning,research,preservation,resale)创造创造 元数据元数据存储存储 发放发放 评审评审 再利用再利用 显示显示8/12/2022DACM-201921评审评审 评审数字资源 collections 质量 保护保存 使用 评审数字资产管理系统 为本单位需要服务 是否能将相关的数字资源联系起来 安全性 对数字资源的建设和管理过程的评审 政策、规程、规则 支持建设和管理的工具 创造创造 元数据元数据存储存储 发放发放 评审评审 再利用再利用 显示显示8/12/2022
14、DACM-201922总结总结 数字资产的创建与管理是一个复杂的过程，要求:切实的规划 典藏来源和选取 技术上和财务上的计划 在保存、数字资产增长、系统和应用的可扩展能力，以及人员培训方面的长期计划 组织机构内部的各部门之间的合作与协调 图书馆在数字资产的创建与管理方面应该起领头的作用8/12/2022DACM-201923个案研究个案研究:John Hopkins University(JHU)数字资产管理项目来源:Boyce,P.,Felton,M.,Hiltner,B.,Qalawee,M.,and Williamson,J.(2019).Business Plan For The Im
15、plementation and Equitable Cost Sharing For a Digital Asset Management System at Johns Hopkins University.jhu.edu/dam/SPSBE_CapstonePresentation.ppt 8/12/2022DACM-201924JHU的用户的用户数字资产的用户：Archival Academic Administrative/CommunicationsImage source:webapps.jhu.edu/jhuniverse/information_about_hopkins/v
16、isitor_information/how_to_get_here/Campuses_in_the_Baltimore-Washington_Area/8/12/2022DACM-201925Transition of librarys roleThe Johns Hopkins University Center for Scholarly Resources(CSR)Coordinating the management of digital assets(images,video,etc.)Image sources:grove/images/services/consulting_c
17、ollaborate.jpglibrary.shef.ac.uk/icons/stackpic.gifPrint-based repositoriesDigital“collaboratories”8/12/2022DACM-201926How Many Digital Assets?University units:Communications and Public Affaires,Medical Archives,Art History,Design and Publications,Development Communications,Homewood Photography,etc.
18、Total file size(photos,slides,digital audios/videos):Low resolution:930,000 MB(2.5 MB per image)High resolution:17,856,000 MB(48 MB per image)Video MB suggested for T1/LAN transfer:57,600 MB Altogether:9,450,600 MB8/12/2022DACM-201927Digital Asset Management System Improved accessibility of digital
19、media assets Shared costs of maintaining and distributing digital media assets Reduced redundancyImage source:webwarecorp/products_services_activemedia.html8/12/2022DACM-201928Business Problem “Should the DAMS be brought in-house or outsourced?”Which solution best meets JHUs requirements?What is the
20、 total cost of ownership?How should costs be shared?8/12/2022DACM-201929Fundamental Questions“How do the in-house and outsourced solutions differ?”Image source:orbitalis/images/benefits-image.jpg/?Costs?Business benefits?Technical issues?Risks?Security?Management“How should JHU define and measure va
21、lue?”8/12/2022DACM-201930MethodologyResearchRelevant WebWareSolutionsAnalyzeCurrent JHUEnvironment toDetermine UserRequirementsEvaluatePros/cons of Bringing DAMS In-houseRecommendEquitable MethodFor Cost SharingOutsourced WebWare Outsourced ServiceIn-House Licensed WebWare ActiveMediaDeliverable:Tec
22、hnical Requirements DocumentDocument required system architectureCollect information via user surveysDeliverable:User Requirements DocumentUnderstand the qualitative and quantitative differencesGenerate a recommendation for the location of the DAMSDeliverable:Analysis and Recommendations DocumentRes
23、earch cost apportioning strategiesAnalyze relevancy and effectiveness for JHURecommend a strategyDeliverable:Cost Apportioning Recommendations Document8/12/2022DACM-201931Storage Total need:9.5 terabytes In house costs1.8 terabytes(Microsoft):$13,705.8 terabytes(Sun):$34,916Total cost:Between$72,000
24、-$415,000One-time investment Outsourced$250 per 10 GB per monthTotal cost:$25,000 per month/$300,000 per yearRecurring costResearch Analyze Evaluate Recommend8/12/2022DACM-201932Total Cost of OwnershipResearch Analyze Evaluate Recommend8/12/2022DACM-201933Managing Digital AssetsResearch Analyze Eval
25、uate Recommend8/12/2022DACM-201934Meeting JHUs Requirements Value Measuring MethodologyFederal Chief Information Officer Council Best Practices Committee(October,2019)Research Analyze Evaluate Recommend8/12/2022DACM-201935Value Matrix Direct user value score Social value score Financial value score
26、Operational value score Strategic/political value scoreCreate a detailed list of benefits for each of these items and assign a score ranging from 1-10.The higher the points,the more value the item has.8/12/2022DACM-201936Asset Management Options URL AssetStore Vault Browser PowerPoint Zip AssetStore
27、 2 PDF Processor Leonardo Module XML Metadata Bridge8/12/2022DACM-201937Recommendation:Bring the DAMS In-HouseKey benefits to bringing the DAMS in-house Significantly reduced storage costs Reduced download time Improved security Increased tracking capabilities More easily customized 2.3 year payback
28、 periodResearch Analyze Evaluate Recommend8/12/2022DACM-201938Sharing the Cost-Requirements Equitable Departments with high storage,low usage Departments with low(no)storage,high usage Simple Historically proven to be within 5%actual cost Easier to maintain Greater buy-inResearch Analyze Evaluate Re
29、commend8/12/2022DACM-201939Sharing the Costs Recommendation During six month outsourced pilot Track transactions Estimate storage requirements Calculate“usage factor”Average of storage and transactionsUSAGE FACTOR=(%STORAGE+%TRANSACTIONS)/2 Apply usage factor as multiplier Hardware/software costs Support/maintenance costs Reevaluate usage factor as needed(annual basis,etc)Research Analyze Evaluate Recommend8/12/2022DACM-201940Sharing the Costs ExampleExample:(14%storage+1%transactions)/2=7.5%(.075)Research Analyze Evaluate Recommend
