1、学会工作制度汇编（参考文本）会议制度秘书处工作的要求、任务和职责课题管理办法文件资料管理办法财务管理办法印章管理办法会议制度按照上海市 学会章程规定，为切实贯彻“民主办会、规范办会”，特制定本规定。一、会员（会员代表）大会（一）会员（会员代表）大会是本学会最高权力机构。（二）会员（会员代表）大会的议题，是集体讨论，决定关系本会的重大问题。其中有：1、 制定、修改章程；2、 制定、修改会费标准；3、 制定、修改负责人、理事、常务理事选举办法；4、 选举或者罢免理事会理事；5、 审议理事会的工作报告和财务报告；6、 决定更名、终止等重大事宜；（三）会员（会员代表）大会须有三分之二以上会员（会员代表
2、）出席方能召开，其决议须经到会会员（会员代表）半数以上通过方予生效。（四）会员（会员代表）大会至少每年召开一次。可根据实际情况与学术年会同期召开，特殊情况由理事会决定随时召开。（五）会员（会员代表）大会的会务工作，由秘书处具体负责。包括：做好大会的事先通知、材料准备、开会记录、会场保障、文件归档保管等具体事项。二、理事会会议（一）理事会是本会的执行机构，在会员（会员代表）大会闭会期间负责本会日常工作。理事会会议是理事会执行决定平时工作原则和日常重大事项的基本体现和必经程序。（二）理事会的职权和主要议程：1、召集会员大会（或会员代表大会），向大会提交工作报告和财务报告；2、执行会员大会（或会员代
3、表大会）决议；3、选举或者罢免本会负责人；4、决定日常办事机构、分支机构、代表机构的设立、变更或者注销，并依法向登记管理机关备案或申请登记；5、决定副秘书长和各机构主要负责人的聘免；6、决定各机构工作人员的聘用和辞退；7、领导各机构开展工作；8、制定内部管理制度；9、起草章程草案、会费标准草案，负责人、理事、常务理事选举办法草案，报会员大会（或会员代表大会）审定；10、听取、审议秘书长的工作报告，检查秘书长的工作；（三）理事会每年召开 次（至少2次），特殊情况可随时召开。理事会会议须有三分之二以上理事出席才能召开，其决议须经到会理事三分之二以上表决通过后方生效。（四）理事会一般由会长负责召集并
4、主持，会长因事不能召集时，可由会长提议由常务副会长或其他副会长主持，或提议在理事中推选临时召集人。（五）理事会的会务工作由秘书处具体负责。包括：做好大会的事先通知、材料准备、开会记录、会场保障、文件归档保管等具体事项。三、常务理事会会议（不设常务理事会的学会则无此项）（一）常务理事会在理事会闭会期间行使理事会上述职责中的第2、4、5、6、7、8、9、10等项职责。常务理事会对理事会负责。（二）常务理事会会议每 (至少半年)召开一次，特殊情况可随时召开。常务理事会会议须有三分之二以上常务理事参加方能召开，其决议须经到会常务理事三分之二以上表决通过后方可生效。（三）常务理事会会议一般由会长负责召集
5、并主持，会长不能召集时，可提议由常务副会长或其他副会长主持，或提议在常务理事中推选临时召集人。（四）常务理事会会议的会务工作由秘书处具体负责。包括：做好大会的事先通知、材料准备、开会记录、会场保障、文件归档保管等具体事项。四、会长会议（一）会长会议是由会长召集主持的讨论决定本会工作进展和业务发展事项的工作性会议。（二）会长会议的讨论事项有：1.讨论决定本会保证学会日常工作的制度规范；2.讨论决定学会业务拓展的建设措施；3.讨论决定有关重点工作或专项工作的处理原则；4.协调解决本会与其他学会或单位的具体业务事项；5.传达或通报上级单位、有关部门关于本会的业务要求；6.听取并检查学会秘书处的阶段工
6、作;（三）会长会议由会长、副会长和秘书长参加，也可按有关工作需要，出席范围适当扩大。（四）会长会议一般 （如：每月或每季）召开一次，由会长提议并主持召开，也可由会长委托副会长主持召开，主持召开会议的副会长应在会议后就具体决定事项向会长做出及时报告。凡涉及学会发展的重大事项，应向下一次理事会或常务理事会作出具体报告。（五）会长会议的会务工作由秘书处负责。包括：会议通知、材料准备、后勤保障、记录和归档保管等具体事项。凡涉及决定事项并形成决议的，应由秘书处负责制作会议纪要，并经会长审批后发送有关单位和个人。五、秘书处工作例会（一）秘书处工作例会是为保证本学会日常工作运转顺畅而规定的常规例会制度。（二
7、）秘书处工作例会由秘书长负责召集，全体驻会人员参加。（三）秘书处工作例会的内容：及时归纳每周的学会工作开展情况，通报情况，检查进度，梳理工作，明确分工，提出下一步工作节点目标等。（四）秘书处工作例会每 一次。六、会员活动秘书处工作的要求、任务和职责学会秘书处作为日常办事机构，遵循学会章程，在学会负责人的领导下，受理事会委托开展工作。一、工作要求（一）做好联络工作。加强与市社联和市社团局的日常沟通，加强与挂靠单位的日常工作联系；按照学会负责人的安排，积极参加上级单位召开的有关业务会议。将上级精神及时向学会负责人作出报告。结合学会自身情况，接受和贯彻上级单位的工作指示，并负责向有关上级单位反馈贯彻
8、情况。（二）拓展与社会各界的沟通联系。按照学会宗旨，通过科研科普等工作，加强对外联系与合作，扩大学会的社会影响。通过发挥学会优势，做好与本学会有关的政府部门、学术界和社会各界的服务工作。收集对学会的反映，并向理事会和负责人作出报告。（三）与会员保持密切联系。建立和健全与全体会员的通讯联系的制度和方式，通过组织开展学会各项活动及刊物、内部资料、网站等，吸引会员、团结会员，提高会员参加活动的积极性。听取会员的要求和意见，及时向负责人报告和反映。（四）作为日常办事机构，要按照理事会和负责人的要求，负责提出社团工作计划，制订重大活动方案，提交理事会或负责人会议讨论并形成决议。加强和协调与各分支机构、内
9、设机构的联系，做好日常管理工作。承担学会各类会议的会务工作，并在会后做好贯彻会议决议的工作，及时向负责人反馈贯彻的进度和情况。二、工作任务（一）开展日常工作，组织实施工作计划，做好工作总结。（二）协调各分支机构、内设机构开展工作。（三）拟订内部管理制度并报负责人会议或理事会审批后予以实施。（四）向负责人会议提议聘任或解聘副秘书长和各分支机构负责人人选。（五）向负责人和理事会报告工作情况。（六）处理各类会议的会务工作。（七）处理其他日常事务。三、工作职责（一）会员管理。报告：（1）发展吸收新会员，严格执行入会和退会手续，及时发放和收缴会员证书；（2）建立信息数据库，统计分析会员信息，掌握会员动态
10、变化；（3）保持与会员的联系，保证资料、通知等的准时发放；（4）按时通知催缴会费，做好收缴率统计，保证学会经费收入。（二）会务管理。包括：（1）负责协调提出召开学会会议（会员大会、会员代表大会、理事会、常务理事会、会长会议等）的方案建议；（2）负责协调提出学会主持或举办的讲座、论坛、培训班等的方案建议；（3）负责协调做好各类有关会议文件的制定和传审、会务保障方案的落实、会议纪要的制作、传送和归存的工作；（4）对会议决定落实执行情况的检查和反映的工作。（三）文档管理。包括：（1）起草学会文件，承担学会对外和内部文件的核稿、签报、传递和督办等事项；（2）编写工作简报，做好工作实录，整理大事记；（3
11、）收集各类资料，及时建档入库。（四）课题管理。（1）贯彻学会负责人意图，联系或承接与本学会业务相关的课题；（2）组织相关人才，提出课题组组成人员建议名单；（3）负责按规定做好对委托课题的管理工作，检查课题完成情况，做好各项课题报告的汇总和传送工作；（4）受学会负责人指派或课题组委托，协助做好成果报告和评审工作。（五）经费管理。（1）制定严格的制度，落实专人负责对学会各项收入和支出情况的管理；（2）加强对学会资产的日常管理，保证有关资金的正常流转；（3）定期将财务收支情况向学会负责人和理事会作出报告；（4）接受上级审计部门的监督与审计。课题管理办法为更好体现学会汇聚专门人员的优势，保证学术研究成
12、果的有效性，加强对课题研究的规范化管理，特制订本办法。一、选题立题1、选题原则要以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观，坚持解放思想、实事求是、与时俱进，围绕学科发展重大问题，围绕改革开放过程中特别是上海经济社会发展中具有战略性、全局性、前瞻性的重大理论和现实问题，根据本会的业务范围和学科领域开展课题研究，坚持理论联系实际，突出研究的战略性、综合性、针对性。2、选题方法（1）多渠道开展选题调研；（2）多视角开展立题论证；（3）多形式组织课题研究。3、立题程序选题立题工作由 （会长）牵头， （副会长）分工负责， 秘书处具体落实。（1）立题的提出：在广泛征询会员和各方面意
13、见的基础上提出年度课题研究计划；学会负责人或专家根据有关要求或本会发展的需要提出的重要课题；各位单位会员或个人会员提出的必要选题；社会有关部门或单位要求本会负责或参加的课题。（2）立题的审核：对课题实施的必要性、可行性，牵头单位（人）、研究力量、研究经费的落实等，组织相关专家或学会负责人进行审核。（3）凡经审核批准立题的，应由课题承担单位（人）按规定填报课题计划任务书，并由审核人签署审核意见。二、课题实施1、秘书处负责检查督促课题的研究进度和完成情况，并及时向本会负责人作出报告。2、研究任务完成以后，课题承办单位（人）应及时报送课题研究报告，办理结题手续;研究过程中形成的阶段成果或其他相关成果
14、，也应及时提交给本会。3、本会鼓励各单位会员和个人会员积极参与课题研究。学会将定期公布专题研究计划，鼓励广大会员联系工作实践，总结工作体会，撰写并向学会提供研究论文和报告。三、成果应用1、推荐。本会对各项课题成果报告，都将通过会刊等成果发布平台及时报送有关方面。2、结集。秘书处负责将课题成果及时汇总结集或出版。3、评奖。本会将汇集广大会员的研究成果，组织专家评审，按照研究成果的学术水平、实用价值等标准评出相应奖项。四、经费管理本会课题所需经费，采取 （自筹，资助等）的办法。凡在本会立题的课题经费，一般应进入本会账户，实行统一管理，按照本会财务管理办法的具体规定进行运作。本会不承接只在本学会挂帐
15、的课题。文件资料管理办法本会在日常运行中形成的各类文字资料，是本会业务活动的轨迹记录和学会建设发展的基础素材，按照学术社团的管理特点，特制定本办法。一、收文管理（一）登记。凡送达本会的各类业务文件材料，应根据内容进行分类归档。对文件材料和来信等，按照如下原则和流程进行管理。（二）文件。凡来自上级机关的文件材料，是学会活动的重要依据，要及时落实办理。1、办理流程：登记入册报秘书长阅核送交学会领导审阅。凡属于密级文件，按规定办理。2、督办流程：凡领导要求办理的文件，由秘书处负责督办，将阶段性办理进度、办理结果报学会领导，秘书处归档备查。3、归档保管：凡文件经领导阅批退还秘书处后，由秘书处及时登记，
16、并归档备查。（三）材料。凡来自本会相关部门（单位）和兄弟学（协）会的有关业务材料，是推进本会业务活动发展的重要参考依据，要纳入规范保管。1、督办。凡涉及科研项目申请书、课题委托书、协作报告、策划报告等内容的业务工作材料，应纳入上述（二）文件管理范围，按照文件办理流程处理。2、阅办。凡涉及形势分析材料、研究成果报告和业务发展、经验介绍等有价值的刊物简报等资料素材，应参照一般文件，送交学会领导参阅，并在领导阅后，按照上述（二）第3条的要求，及时归档保管。对领导有批阅意见的，按照文件办理要求处理。3、传阅。对于一般工作材料和参考资料。送交有关同志传阅。（四）来信。凡来自会员和有关单位的来信、建议书等
17、，是监督和改进本会工作的重要线索。要登记入册，经学会领导审阅并提出处理意见后，由秘书处负责督办。二、发文管理凡以本会名义发出的各类文件，须经学会相关负责人审核签发。三、内部文件秘书处要按照领导意见，及时安排专人负责做好学会工作计划、工作汇报、工作总结和会议通知、会议记录等工作。各专业委员会要负责做好相关工作材料的保管工作。学会活动中产生的各类报告、批复、会议记录、简报、报刊、图片、音像等文件资料，要落实专人管理，及时做好流转和保管工作。上述各类文件材料，在阶段性工作结束后，及时送交秘书处归档保管。四、日常保管与归存立卷（一）文件、文稿、资料、各种表格等应建立专人管理制度，做好分类，方便查找。（
18、二）会员登记表、申请表要做好保密、保管工作，及时立卷归档，登记造册，妥善保管，永久保存。（三）学会内部凡需保密的文件、刊物、内部资料应由专人收发、专人保管，严格登记和签发程序。（四）清理、销毁过期文件资料按照学会有关规定办理，未经同意个人不得私自销毁。财务管理办法 为提高学会资金的使用效率，规范学会资金的收支管理，保障学术团体的发展，根据民间非营利组织会计制度、学术社团管理有关规定和本会章程，结合本会实际，制定本管理办法。一、管理原则（一）学会实行统一领导、统一管理的财务体制，严格执行会计和出纳分开的制度，贯彻“合理使用、节俭办会”的原则，对各项资金实施严格管理，由 负责， 分管财务工作。（二
19、）学会全体工作人员，包括领导成员，均应自觉遵守财务纪律，尊重财务人员的工作，保障财务管理的顺利进行。（三）工作人员津贴补贴等福利待遇，按照学术团体管理规定和本会章程，根据本会的经济状况确定具体标准，报经 （理事会、或常务理事会、或会长会议）批准。（四）财务人员应加强政治学习，提高业务素养，严格遵守财务法律法规和纪律，履行会计核算、会计监督职能。二、收入管理学会的各项收入，包括 （具体收入项目按学会章程有关内容填写），都是学会团体资金，是保证学会运作的经济支撑，需一律进入学会账户。三、支出管理学会活动中发生的每一笔费用，包括课题费、咨询费、科研费、论证费、劳务费及工作人员津贴补贴等，都应按规定保
20、存原始凭证，并经财务专管核准后及时建档。在收取原始凭证时，要进行认真检查，保持整洁，不得涂改，发现问题需及时查明，并在当日做好现金凭证，及时登录台账，保持账册的完整性。业务费用报销和暂借款，均需经办人及时填写付款凭证或暂支单并签名，经学会分管领导审批。凡用于同一内容的费用应归入同一个整项费用内，并在办理有关单项业务第一次用款时，附有关说明。四、票据管理因业务需要开具学会支票，需由经办人提出书面申请，送学会分管领导审批，并由经办人在支票领用单上签名备案。汇票和本票的管理，按照国家票据法有关规定执行。五、固定财产（一）固定资产和低值易耗品的划分按社团财务管理的规定执行。（二）固定资产应建立固定资产
21、卡片，按一物一卡建账。（三）添置固定资产应经 （理事会，或常务理事会，或会长会议，或分管领导）批准，进行验收后按发票或调度单入账。（四）对固定资产应定期进行盘点，每年至少盘点一次，发生固定资产有盘盈或盘亏时，应查明原因，报经 （理事会，或常务理事会，或会长会议，或分管领导） 批准后才能调整账面。（五）固定资产报废处理应经 （理事会，或常务理事会，或会长会议，或分管领导）批准，处理报废固定资产的残值应及时入账。六、有价证券有价证券（包括股票、债券）由财务部门入账登记并妥善保管。七、收付管理对应收、应付、预付和预收款项应与有关业务部门加强联系和核对，并督促经办人员及时管理，对确实收不回的应收款项，
22、应由经办人提出报告说明原因，报经（理事会，或常务理事会，或会长会议，或分管领导）批准后才能销账。八、印章管理财务印章，包括预留银行法人印鉴、预留银行法定代表人印鉴、财务专用章。按相关规定保管、使用。九、财务分析会计人员应认真做好对学会财务状况的定期分析，并按期填写财务收支状况报表，向分管领导作出报告。十、对学会分支机构财务管理规定（若无此项业务，可略去）印章管理办法为保持本会印章的严肃性，现就公章用印及其日常的规范化管理，作以下规定：一、本会公章由社团管理部门批准并统一刻制。二、本会公章由会长委托秘书处负责日常管理，学会 （分管负责人）负责启用、销毁和日常用印。三、应加强对用印情况的日常检查，
23、学会秘书处应指定专人负责保管学会公章，其职责：1、负责其保存的安全和完好；2、坚持原则，按照规定要求用印，对不符合规定的用印要求应予以拒绝，并及时向有关领导报告；3、认真作好用印记录，并随时备查。四、本会公章，包括上海市学会章、上海市学会秘书处章、上海市学会业务专用章等。五、上海市学会章，是学会的一级公章。启用范围和程序为：1、对学会上级单位（市社联、市社团局、挂靠单位等）的行文和专项请示汇报，需报会长签字批准后方可用印；2、向对口单位的重要业务联系信函，需经 （会长或分管负责人）签字批准后方可用印；3、对会员（包括单位会员和个人会员）的关于学会建设和涉及财务收支（如会费收缴等）的工作要求，分管负责人批准后方可用印；六、上海市学会秘书处章是学会的日常业务用章。启用范围和程序为：1、向学会上级单位发出的关于日常业务工作的请示汇报；2、向对口单位和兄弟学会发出的业务联系信函；3、向会员（包括单位会员和个人会员）发出的业务性工作要求；4、涉及学会日常运作中的对外业务联系和事务性工作。启用程序依据理事会决定或会长会议决议。七、上海市学会业务专用章是涉及专项业务工作的专门用章，包括：会议专用章、财务专用章等。其中：财务专用章的使用，参考财务管理办法；会议专用章等的启用，依据学会工作安排，经相关负责人批准用印。
