1、Access是微软公司推出的基于Windows的桌面关系数据库管理系统。它提供了表、查询、窗体、报表、页、宏、模块等7种用来建立数据库系统的对象；通过提供多种向导、生成器、模板，能够把数据存储、数据查询、界面设计、报表生成等操作规范化；普通用户不必编写代码，就可以完成大部分数据管理的任务。（1）数据库和数据库对象）数据库和数据库对象 2）Access的基本概念的基本概念 Access数据库是一个默认扩展名为.mdb的文件，由若干个对象构成，包括用来存储数据的“表”，用于查找数据的“查询”，提供友好用户界面的“窗体”、“报表”、“页”及用于开发系统的“宏”、“模块”等。Access数据库中个数据
2、库对象表和关系：针对跟踪的每一类信息创建一个表。若要在窗体、报表、或数据访问页中将多个表中的数据组织到一起，需定义表之间的关系。查询：若要查找和检索仅满足指定条件的数据，包括来自多个表中的数据，可创建查询。查询也可以一次更新或删除多条记录，并对数据执行预定义的或自定义的计算。窗体：为便于直接在表中查看、输入和更改数据，可创建窗体。当打开窗体时，Access 检索来自一个或多个表中的数据，并使用在“窗体向导”中选择的布局或用户在“设计”视图 中创建的布局，在屏幕上显示数据。报表：若要以某种打印方式分析数据或表示数据，创建报表。例如，可以打印一个对数据进行分组并计算总计的报表，另一个报表则具有其他
3、格式的数据以打印邮件标签。数据访问页：若要在 Internet 或 Internat 上使用数据，使用数据访问页。Access 会从一个或多个表中检索数据，并按照用户在“设计”视图中创建的或在“页向导”中选择的布局方式，在屏幕上显示这些数据。宏：宏是由一些操作组成的集合，创建这些操作可帮助您自动完成常规任务。通过使用宏组，可以同时执行多个任务。模块：由声明、语句和过程组成的集合，它们作为一个已命名的单元存储在一起。Access 有两种类型的模块：标准模块（在该模块中可以放置希望供整个数据库的其他过程使用的 Sub 和 Function 过程。）和类模块（可以包含新对象的定义的模块。类模块可以单
4、独存在，也可以与窗体和报表一起存在）。（2）Access基本功能基本功能 建立数据库数据库操作数据通信（3）Access操作模式操作模式 启动模式 设计模式运行模式 启动启动ACCESS3）Access的启动的启动1）创建数据库）创建数据库（1）创建一个空数据库）创建一个空数据库（2）通过模板建立数据库）通过模板建立数据库创建“工时与账单”数据库启动Access 2002以后，将鼠标移动到工具栏上的新建图标单击左键，或通过“文件”“新建”选项；打开新建文件窗口打开通用模板窗口；选择“工时与账单”图标，然后“确定”出现“文件新建数据库”窗口；选择路径输入文件名，单击“创建”按钮启动数据库向导：单
5、击“下一步”，进入下面窗口：选择数据库中相应的表，确定表中的字段单击“下一步”，进入下面窗口：确定屏幕的显示样式单击“下一步”，进入下面窗口：确定打印报表的样式单击“下一步”，进入下面窗口：确定数据库的标题单击“下一步”，进入下面窗口：单击“完成”，开始创建数据库。出现对话框，单击确定。输入注册信息，然后关闭窗口数据库对象建完后，系统会自动输入有关信息，输入完后关闭窗口。在主切换面板中，选择进入各个窗体，输入客户的相关信息后关闭窗口；回到数据库窗口用户可以查看数据库的对象2）创建数表）创建数表（1）用表向导建立表）用表向导建立表 表向导提供两类表：商务表和个人表。商务表包括客户、雇员和产品等常
6、见表模板；个人表包括家庭物品清单、食谱、植物和运动日志等表模板。表的组成：字段 字段的数据类型 字段的属性 字段的说明（2）通过设计器创建表）通过设计器创建表 字段v字段名称要能够直接、清楚的反映信息内容v字段命名规定(同样适合于控件和对象）：长度不能超过64个西文字符（32个汉字）；不能包含句号“。”、感叹号“！”、重音符号和方括号“”；不能以空格开头；不能包含控制字符(031的ASCII值);；最好确保字段名和Access中已有的属性和其他元素的名称不相同。字段的数据类型合理选择字段的数据类型，可有效的提高数据库效率，避免一些错误的发生。数据类型数据类型适用范围适用范围存储空间存储空间(字
7、节字节)备注备注文本文本(Text)文本或数字与文本文本或数字与文本组合，或不需要计组合，或不需要计算的数字算的数字255地址、电话号码、地址、电话号码、学号学号备注备注(Memo)长文本或文本与数长文本或文本与数字的组合字的组合65 536注释、说明注释、说明数字数字(Num)用来算术计算的数用来算术计算的数值值8货币值除外货币值除外日期日期(Date/Time)日期或时间日期或时间8例：例：2002年年5月月14日日数据类型数据类型适用范围适用范围存储空存储空间间(字节字节)备注备注货币货币(Currency)(Currency)货币值货币值8 8精确到小数点精确到小数点左边左边1515位
8、，小位，小数点右边数点右边4 4位，位，禁止四舍入。禁止四舍入。自动编号自动编号(AutoNum)(AutoNum)添加记录时，添加记录时，AccessAccess自自动制定的唯一顺序号。动制定的唯一顺序号。4 4此类型字段不此类型字段不能更新能更新是是/否否(Yes/No)(Yes/No)OLEOLE对象对象(OLEObject)(OLEObject)用于使用用于使用OLEOLE协议在其它协议在其它程序中创建的程序中创建的OLEOLE对象对象1GB1GB例：例：WordWord、ExcelExcel文件文件超链接超链接(Hyperlink)(Hyperlink)用于超链接用于超链接64 00
9、064 000UNCUNC、URLURL路径路径 查阅向导查阅向导(Lookup(Lookup Wizard)Wizard)用于创建这用于创建这样的字段，样的字段，它允许用户它允许用户使用组合框使用组合框来选择来自来选择来自其他表或来其他表或来自值列表的自值列表的值值与对应于查阅与对应于查阅子段的主键大子段的主键大小相同的存储小相同的存储空间空间一般为一般为4 4字节字节在数据类型列在数据类型列表中选择此选表中选择此选项，将会启动项，将会启动向导进行定义，向导进行定义，严格说不是一严格说不是一种数据类型。种数据类型。字段的属性字段的属性指字段的大小、外观和其他的一些能够说明字段所表示的信息和数
10、据类型的描述Access为大多数属性提供了默认属性设置，也可以改变默认设置或自行设置。常用的简单属性：字段大小：可由用户设置此属性的数据类型有：文本型、数字型和自动编号型；n文本型的字段大小属性可设置为1255之间的任何整数，默认值为50；n数字型字段大小属性的可选项有：字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID和小数。默认值为长整型n自动编号型大小属性可选择长整型和同步复制型，默认为长整型；索引：具有此属性的数据类型为：文本型、数字型、货币型、日期/时间型；索引属性可有三个取值：无索引、有索引（有重复）、有索引（无重复）格式：除了OLE对象外，任何数据类型的字段都可设置格式；Acc
11、ess为自动编号、数字、货币、日期/时间、是/否提供了预定义格式，可从列表中选择。小数位数：此属性要在格式设置完毕后定义才有效，提供了自动和115位的选项；只影响显示的小数位数，不影响保存的小数位数。默认值：指定在添加新记录时自动输入的值；添加新记录时可接受默认值，也可键入新值覆盖它；字段有效性规则：用来控制数据输入的有效性和正确性。创建步骤：打开设计视图在数据库窗口中双击“使用设计器创建表”后，弹出表的设计视图。定义字段在“字段名称”列中输入字段名；单击“数据类型”右边的按钮，显示出所有数据类型的列表框，从中选择一种合适的。保存表3）表间关系的创建）表间关系的创建关键字：表中包含的一个或一组
12、能唯一标识每一条记录的字段，称作表的主键。在主键字段中不能输入重复值或 Null 值。系统自动定义关键字用户自定义关键字1.在“设计”视图中打开表。2.选择将要定义为主键的一个或多个字段。若要选择多个字段，请按住 Ctrl 键，然后单击。3.单击工具栏上的“主键”如何删除主键？表间关系表间关系 表间的关系指两个表的共有字段之间的关联性，只有定义了关系，才使得查询、窗体、报表可以显示多个表的信息。关系通过匹配各个表中的关键字段的数据，对各表中的字段进行协调。建立表之间的关系，必须满足的条件：相关联的字段名称不一定相同，但字段类型必须相同；相关联的字段若为数字型，二者还必须具有相同的“字段大小”属
13、性设置；特殊，自动编号型字段可以和数字型字段匹配，但必须二者具有相同的“字段大小”属性配置。关系的创建编辑关系4）表中数据的操作表中数据的操作添加和删除数据：输入数据：在一个空表中，只有第一行中可以输入。首先将鼠标移动到表上的字段和第一行交叉处的方格内，单击鼠标左键，方格内出现一个闪动的光标，表示可以在这个方格内输入数了。删除数据：选中方格内的数据，然后用键盘上的“DELETE”键将原来的值删掉。（1）普通数据的操作）普通数据的操作 首先要把字段的数据类型定义为“OLE对象”然后在数据表视图中用鼠标右键单击该字段下的一个记录，在弹出的菜单中选择“插入对象”在“插入对象”窗口中选择要插入的对象的
14、类型或要插入的对象的文件名，要插入图片就保持“新建”选栏被选，并在对象类型这个列表栏中选择一种图片格式；（2）图片、声音和影像的输入）图片、声音和影像的输入 要将相应字段的字段类型定义为超级链接然后在表的数据表视图中鼠标右键单击数据项。在弹出的菜单中选择“超级链接”，并在弹出的更下一级菜单中选择单击“编辑超级链接”选项。在“插入超级链接”的窗口的“请输入文件名称和WEB页名称”下面的方框中输入想要链接的文件名称和WEB页的名称。（3）插入超级链接）插入超级链接1）查）查 询询 与与 表表 查询与基本表有十分相似的外观，但它并不是一个基本表，而是符合查询条件的记录集合，其内容是动态的。在运行查询
15、时，查询所生成的数据值动态地来源于表对象，是表中数据的一个镜像。在查询数据表中无法加入或删除字段，也不能修改查询字段的字段名从一个或多个表中检索数据，并且在可以更新记录（带有一些限制条件）的数据表中显示结果。也可以使用选择查询对记录进行分组，并且对记录作总计、计数、平均以及其他类型总和的计算。2）常见的查常见的查 询询（1）选择查询选择查询 在执行时显示对话框提示用户输入信息（查询的条件）。参数查询的创建只能通过设计视图或SQL视图完成。（2）参数查询）参数查询（3）交叉表查询交叉表查询 来源于表中各个字段的总计值（合计、计数和平均），并将它们分组，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部。
16、（4）操作查询）操作查询 使用一个操作来更改许多记录的查询。共有4种类型：删除、更新、追加、生成表查询。一般用于大批量修改表中数据。SQL是结构化的查询语言，是关系数据库的标准的、主流的查询语言。SQL语言特点：既是自含式语言，又是嵌入式语言，即可独立用 于联机交互，又可嵌入到其它高级语言中。高度非过程化，用户只需指出“做什么”，而不必指出“怎样做”。面向集合，对元组的集合进行操作。（5）SQL查询查询 3）创建选择查询）创建选择查询（1）利用查询设计视图建立）利用查询设计视图建立 在数据库窗口中点击“查询”对象，然后双击“在设计视图中创建查询”，弹出查询设计视图，出现“显示表”对话框。在“显
17、示表”对话框中，依次双击所需要的表选择字段在设计视图二下半部分的查询设计网格中，添加字段。保存查询在选择查询中设置准则：准则是指在查询中用来限制检索记录的条件表达式.两个问题：为哪个字段添加“准则”？添加什么样的“准则”？表达式：表达式是许多 Microsoft Access 运算的基本组成部分。表达式是可以生成结果的符号的组合，这些符号包括标识符和值。查询准则在“数据库”窗口单击对象“查询”按钮，然后单击“新建”按钮，打开“新建查询”对话框。（2）利用向导建立查询）利用向导建立查询在“新建查询”对话框中，选择“简单查询向导”列表框，然后单击“确定”打开“简单查询向导”对话框一。在“表/查询”
18、列表框中选择新建查询所基于的源表或查询，在“可用字段”列表框中双击所需要的字段，将其添加到“选定的字段”中。设置完成后单击“下一步”进入“简单查询向导”继续设置。4）创建参数查询）创建参数查询 参数查询是指如果要查找的特定值以参数的形式在每次执行查询时，由用户临时输入而得到。步骤如下：以设计视图方式新建或打开一个查询，设置查询所用的字段。添加参数查询所使用的字段。如果使用了总计项，那么将该字段所对应的【总计】栏设置为【条件】。在需要输入参数的字段所对应的【准则】栏中输入一个带有方括号的文本，该文本将在参数查询对话框中显示出来。单击工具栏上的【执行】按钮,会弹出【参数查询】对话框，在文本框中键入
19、查询参数，单击【确定】按钮，查询结果集就将显示出来。5）交叉表查询交叉表查询 交叉表查询一般创建在已经存在的表或查询上,用于对表中的数据进行统计和分析以设计视图方式新建一个查询，添加查询所用的表/查询单击工具栏中的【查询类型】按钮，然后在下拉列表中选择【交叉表查询】选项。则设计网格中的【显示】栏变成为【交叉表】栏。添加所需的字段并为每个字段设置【交叉表】栏。单击【交叉表】栏的任一单元格，单击其右端的下拉按钮，弹出的列表中有四个选项：行标题、列标题、值、不显示。行标题：设置为【行标题】的字段中的数据将作为交叉表的行标题，在所对应的【总计】栏一般设置为【Group By】。一个交叉表查询中可以有多
20、个行标题，但不能超过三个。列标题：设置为【列标题】的字段中的值将作为交叉表的列标题。在所对应的【总计】栏一般设置为【Group By】。一个交叉表查询中只能有一个字段作为【列标题】。值：设置为【值】的字段是交叉表中行列标题相交单元格内的显示内容。在所对应的【总计】栏一般设置为【Expression】。在一个交叉表查询中只能有一个字段作为【值】。不显示：设置为【不显示】的字段内容将不会出现在交叉表查询结果集中。这些字段可以作为查询的筛选条件，该字段所对应的【总计】栏一般设置为【Where】。在一个交叉表查询中可以有多个字段设置为【不显示】。.单击工具栏上的【执行】按钮，执行查询，得到查询结果集。
21、6）操作查询）操作查询 前面所介绍的几种查询不改变数据库中各个表内原有的数据。操作查询可以对数据表中原有的数据内容进行编辑，它以选择查询为基础，对符合选择条件的数据进行成批修改以简化维护数据库的工作。（1）删除查询删除查询删除查询是将整个记录全部删除而不只是删除查询所使用的字段，查询所使用的字段只是用来作为查询的条件。删除条件（2）更新查询）更新查询用于同时更改多个记录中的一个或多个字段值，用户可以通过添加条件来选择所要更新的记录。大部分更新查询可以用表达式来规定更新规则。更新条件（3）生成表查询）生成表查询生成表查询可以从一个或多个表/查询的记录中产生一个新表。查询条件（4）追加查询）追加查
22、询追加查询可以从另一个数据库表中读取数据记录并向当前表内添加记录，由于两个表之间的字段定义可能不同，追加查询只能添加相互匹配的字段内容，而那些不匹配的字段将被忽略。查询条件7）SQL查询查询 7）SQL查询查询 SQL（Structured Query Language）意思为结构化查询语言。主要功能就是各种数据库之间建立联系，进行沟通。SQL是为关系型数据库管理系统的标准语言。SQL的特点的特点一体化特性 高度非过程化 语言简洁 支持多种使用方式 SQL功能功能语语 句句数据查询数据查询SELECT数据定义数据定义CREAT,DROP,ALTER数据操纵数据操纵INSERT,UPDATE,D
23、ELETE数据控制数据控制GRANT,REVOKE创建创建SQLSQL查询的步骤：查询的步骤：建立一个新的查询，单击“视图”菜单，选择“SQL视图”命令，在屏幕的文本框中书写SQL语句。SQL语句输入完毕后，选择“数据表视图”命令。查看结果使用SQL语句创建简单的选择查询使用的是SELECT语句。大多数SELECT语句包括以下几个成分来描述返回什么样的结果集：要查询哪些表，以及表之间的逻辑关系。结果集中包含哪些列，即要从表中取出哪些列的数据。以何种条件从表中取出数据，即表中的行被包含在结果集中的条件。结果集中的行的排列顺序。（2）数据查询）数据查询SELECT语句的语法：语句的语法：SELEC
24、T ALL|DISTINCT select_listFROM table_nameWHERE search_conditionselect 学号,姓名from 学生表;select 姓名,性别,出生日期from 学生表where 性别=男;select 姓名,课程名,分数from 学生表,成绩表,课程表where 学生表.学号=成绩表.学号 and 课程表.课程号=成绩表.课程号;数据的显示与编辑数据输入 应用程序流控制 1）窗体的功能与构成）窗体的功能与构成（1）窗体的功能）窗体的功能5部分组成，每个部分称为一个节（2）窗体的构成）窗体的构成窗体页眉节：主要用来显示窗体标题等页面页眉节与窗体
25、页眉类似，在打印页的顶部显示主体节：用于显示记录，由各种控件组成页面页脚节：显示日期、页码等信息，打印页底部窗体页脚节：显示对于每条记录都相同的信息，出现在窗体的底部或最后一个打印页的最后2）创建窗体）创建窗体（1）自动窗体创建）自动窗体创建（2）向导创建）向导创建 子窗体3）窗体设计视图与控件）窗体设计视图与控件（1）窗体设计视图）窗体设计视图控件是组成窗体的最基本元素（2）窗体中的常见控件）窗体中的常见控件 六类控件：用于输入、显示和筛选数据的控件用于输入、显示和筛选数据的控件；复选框、组合框、命令按钮、下拉列表框、标签、列表框、选项按钮、选项组、子窗体、子报表、文本框、切换按钮等；用于分
26、析数据的控件；用于分析数据的控件；包括：Office图表、Office数据透视表和Office电子表格；链接到链接到Web页的控件；页的控件；包括：超级连接和绑定超级连接；图形化和具有动画效果的文本控件；图形化和具有动画效果的文本控件；包括：热点图像、图像控件、未绑定对象框或绑定对象框的滚动文字；自定义控件；自定义控件；包括：ActiveX控件（活动控件）；用于组织数据的控件；用于组织数据的控件；包括：展开、直线、分页符、记录浏览、矩形和选项卡；4）通过窗体处理数据）通过窗体处理数据（1）窗体视图工具栏）窗体视图工具栏 主要的操作按钮有：视图、升/降序、按选定内容筛选、按窗体筛选、应用筛选、查
27、找、新记录、删除记录、属性、数据库窗口、新对象等（2）记录导航按钮集记录导航按钮集 主窗体记录导航按钮子窗体记录导航按钮添加记录：添加记录可以单击窗体定位工具的空白记录按钮，在空白页中，在各个控件中输入相应的记录；（3）处理数据）处理数据 修改记录：单击前一条记录、后一条记录或空白记录都将引起自动保存，或单击工具栏上的保存按钮查找和替换记录：打开窗体，单击要查找的字段选择“编辑/查找”选项，打开查找和替换对话框：查找范围中输入要查找的内容，匹配列表框选择整个字段，搜索列表框选择搜索方向为全部，如要区分大小写或严格区分格式，则将下面两个复选框选中。1）报表的功能与类型报表的功能与类型报表是ACC
28、ESS数据库中的对象，是真正面向用户的对象,实现将数据打印在纸上。（1）报表的功能）报表的功能 报表最主要的功能是将表或查询的数据按照设计的方式打印出来。报表的主要作用是比较和汇总数据。其中的数据来自表、查询或SQL语句。（2）报表的类型）报表的类型六种类型的报表：单列报表表格式报表多列报表分组/总计报表邮件标签报表未绑定报表2）报表设计的组成）报表设计的组成报表的节报表的节报表中的内容是以节作为单位划分。报表页眉页面页眉主体页面页脚报表页脚3）使用报表向导建立报表）使用报表向导建立报表 4）自动报表与图表向导）自动报表与图表向导 （1）自动报表）自动报表（2）创建图表）创建图表 利用自动创建
29、报表和报表向导建立的报表，一般都会存在着与实际需要不相符的地方。通常是向导建立简单的报表，然后再利用设计视图对其修改。5）通过设计视图创建报表通过设计视图创建报表 设置计算字段 6）修修 饰饰 报报 表表（1）添加文字添加文字（2）设置内容的显示效果）设置内容的显示效果（3）调整显示对齐方式）调整显示对齐方式（4）调整行间）调整行间 添加文字设置效果7）打打 印印 报报 表表（1）页面设置）页面设置（2）预览与打印报表）预览与打印报表 宏是一个或多个操作命令的集合，其中每个操作能够实现特定的功能。将多个操作集合在一起，就可以自动完成各种简单的重复性工作，例如打开窗体、显示窗体、删除记录等，可以
30、实现操作的自动化，提高工作效率。1）理）理 解解 宏宏 宏的分类宏的分类由一个或多个操作组成的集合，每个操作都实现特定的功能。可以自动完成某些常规任务，例如，可执行一个宏打印报表。宏宏组是以一个宏名来存储的相关的宏的集合，这样可以更方便地对宏进行管理，对数据库进行管理。条件宏只有当条件式成立时，该宏命令会被执行。这样可以加强宏的功能，也使宏的应用更加广泛。单击数据库窗口选项卡上的“宏”对象，然后单数据库窗口上的“新建”选项。弹出宏设计器窗口。2）宏创建与运行）宏创建与运行（1）创建宏）创建宏 宏的创建:单击操作字段的第1个单元格，再单击右边的下箭头，在下拉列表中选择宏操作。在注释列中可输入此操
31、作的说明。在此输入对应宏运行时所需要的参数。如要添加更多的操作，把光标移动下到一行，重复1-3步。宏组的创建:一组宏通过按钮激活宏分别设置属性的单击事件，添加对应宏组：浏览学生信息的“事件”选项的“单击”属性选择“信息浏览.学生信息”；宏组名创建条件宏:条件宏是满足一定条件后才运行的宏。创建一个条件宏用来实现对口令的检验，如果口令正确，就先关闭身份核对窗口，再打开另一个窗体；如果口令不正确，将出现信息框要求重新输入口令。条件条件条件成立时执行（2）运行宏）运行宏 直接运行宏:通过双击宏名、通过菜单或者通过单击工具栏上的“执行”按钮等操作，可以直接运行宏。从其他宏或VB程序中运行宏：需要将RunMacro操作添加到相应的宏或过程中。从控件中运行宏：需在设计视图中创建相应控件，在控件的“属性”窗口中选择“事件”选项卡，选择当前数据库中的相应的宏。
