1、项目一项目一 规划学生信息管理系统规划学生信息管理系统任务一 规划学生信息管理系统任务二 了解Access 2010任务三 创建学生信息管理系统数据库任务四 数据库的管理与安全设置项目描述在学校的日常管理中，学生信息管理是一项重要工作，包含了学生在校学习生活的方方面面，本书以“学生信息管理系统”数据库应用系统开发为例，讲解数据库系统的基本知识和使用。目录目录上一页上一页下一页下一页任务一 规划学生信息管理系统任务描述任务描述 开发一个信息管理系统需要精心的策划并做好充分的准备，如果事先没有周密的计划，开发者可能努力半天也会无功而返，所以，在第一个任务中首先学习信息系统的规划方法，了解并选择开发
2、信息系统的软件，为以后的信息系统开发做好准备。学生信息管理系统的基本功能如下。1、基本的数据输入功能。2、必要的数据编辑、添加和删除功能。3、方便的查询功能。4、灵活的数据统计功能。5、生成各类基本报表、统计报表等。目录目录上一页上一页下一页下一页任务一 规划学生信息管理系统做一做做一做 需求：规划一个学生信息管理系统。步骤一 系统调研与需求分析 无论大的还是小的开发项目，都需要经过系统调研与需求分析阶段。你需要了解用户需要什么样的应用系统，希望这个系统具有什么样的功能，最希望这个系统帮助他解决什么样的问题。目录目录上一页上一页下一页下一页任务一 规划学生信息管理系统目录目录上一页上一页下一页
3、下一页步骤二 确定系统功能与项目开发计划 需求分析报告出来之后，需要尽快提供给客户。因为客户可能对报告提出一些针对性的反馈意见，你必须再据此完善需求分析。最终，双方确定了统一的功能列表清单、项目开发计划表并签订项目开发合同。项目功能清单和开发进度计划表的精确性与前期的系统调研及需求分析直接相关，调研的越详细，分析的越深入，功能清单就越能涵括用户所有的需求，开发进度计划也就越切合实际。任务一 规划学生信息管理系统目录目录上一页上一页下一页下一页根据以上原则与学校相关部门沟通，确定了系统功能结构，如图所示。任务一 规划学生信息管理系统目录目录上一页上一页下一页下一页步骤三 数据库设计数据库是表的集
4、合，通常一个系统只需一个数据库。数据库设计的任务就是明确系统所需的各类表、表结构及各表之间的关系等，根据需求，创建名为“学生信息管理系统”的数据库，并创建相应的表。数据库详细设计将在任务三中讲解。任务一 规划学生信息管理系统目录目录上一页上一页下一页下一页步骤四 设计界面与编写代码 数据库创建好后，就需要设计界面和编写代码，以此来实现数据的输入、输出和处理。这就是我们常说的编程。通过上面四个步骤，系统的前期规划工作已完成，但距项目真正完工，还需要以下几个步骤。（我们将在“学一学”里重点给大家讲解开发一个系统所包含的全过程）。步骤五 软件测试、分析、反馈与改进步骤六 编写档与操作手册步骤七 项目
5、验收与开发小结步骤八 程序后期维护与二次开发任务一 规划学生信息管理系统-学一学目录目录上一页上一页下一页下一页很多初学者，甚至不少资深的 Access开发人员都会有这样的倾向：“Access是一个快速成型的开发工具，而且修改程序十分方便快捷，所以在创建应用系统时，根本没有必要进行详细的系统调研、分析和设计。但在实际工作中，因为对程序的修改或者新增的功能，在几个小时甚至几分钟内就可能完成，而规范化的开发步骤反而会成为项目的拖累，影响工程的整体进度”。规范化的步骤是确保程序的质量和客户满意度的重要方法之一，开发一个系统通常包含以下八个步骤。任务一 规划学生信息管理系统-学一学目录目录上一页上一页
6、下一页下一页步骤一 系统调研与需求分析客户一般都很清楚自己需要是个什么样的系统，但对系统内部是如何去实现数据的共享、数据的处理、数据的统计等细节他们根本不必知道也不想去知道。大多数的用户本身并不是专业开发人员，甚至不是熟练的电脑操作者，但是他们比你更加熟悉具体的业务、流程以及在工作中出现的问题。在这里，开发人员的任务就是模拟出用户需要的功能。调研得越深入，了解得越多，做的系统就越贴近用户的期望。当然，仅仅调研还不够，还需要对调研出来的用户需求进行可行性分析，对用户提供的信息进行过滤和处理，去粗取精，并根据自身身经验，给用户提供最佳的解决方案。任务一 规划学生信息管理系统-学一学目录目录上一页上
7、一页下一页下一页步骤二 确定系统功能与项目开发计划需求分析报告出来之后，就要尽快提供给用户，因为用户可能对报告提出一些针对性的反馈意见，你必须再据此完善需求分析报告，最终，双方确定了统一的功能列表清单，然后双方签订开发合同及项目开发计划表。项目功能清单和开发进度计划表的精确性与前期的系统调研及需求分析密切相关。调研的越详细，分析的越深入，功能清单就越能涵括用户所有的需求，开发进度计划也就越切合实际。任务一 规划学生信息管理系统-学一学目录目录上一页上一页下一页下一页步骤三 数据库详细设计功能确定之后，首先需要根据前面对功能的详细分析和描述进行数据库设计工作。数据库的设计关系到整个系统的架构是否
8、合理，同时对系统的执行效率及后面的程序开发都会有直接的影响。在设计过程中，也需要客户的反馈，检查数据库的设计是否容纳了系统运行所需的信息，有没有冗余。确认初步设计方案后，再进行详细的数据库设计。任务一 规划学生信息管理系统-学一学目录目录上一页上一页下一页下一页步骤四 设计界面与编写代码 Access本身是个快速成型的开发工具，所以可以很快地设计出界面和编写好相应的代码，并尽快提供给用户测试。如果需要修改，则及时进行改正些简单的界面调整与报表设计甚至可以交给用户自己来做，这样可以调动用户的积极性，参与到开发工作中来，同时也更能设计出符合他们自己需求的界面和报表。不过适当的指导和培训是必需的。任
9、务一 规划学生信息管理系统-学一学目录目录上一页上一页下一页下一页步骤五 软件测试、分析、反馈与改进任何开发者都无法保证程序开发出来后，完全符合工作需要且没有错误，所以程序必须经过严格的测试并不断进行改进和完善，才能最终提供给客户使用。测试应由开发员在开发时就开始进行，在代码编写完成后再由公司的专职测试员进行测试，以确保交给客户测试之前，已经避免大量的常规性错误或一些严重的错误。而用户测试有时更能发现一些开发者很难发现的错误。任务一 规划学生信息管理系统-学一学目录目录上一页上一页下一页下一页步骤六 编写帮助文件与操作手册在程序测试甚至在程序开发的时候，就要开始准备帮助文档与操作手册，而在程序
10、测试完成之后，就必须将这些文档进行整理，编写出详尽的帮助文档与操作手册给客户。这些帮助文档与操作手册除了包含基本的操作指导之外，还必须将在测试过程中发现的问题写入其中。还有一些操作技巧，也需要加到里面。任务一 规划学生信息管理系统-学一学目录目录上一页上一页下一页下一页步骤七 项目验收与开发小结程序完成并交给用户测试成功后，使用一段时间后就需要进行项目验收。与客户方对接人员一起，对系统的每个功能进行验收。验收的主要标准是开发初期签订的开发合同，以及后来追加的一些补充协议。很多开发人员不太注意验收工作，而很多销售人员则太注重验收的结果。其实，验收工作不但是收款的依据，同时也是界定项目应有的功能及
11、需要追加的功能的界线。项目验收过程中也会发现一些问题，根据问题的轻重可以与客户协商，是列入后期维护工作还是改正后再重新验收。任务一 规划学生信息管理系统-学一学步骤八 程序后期维护与二次开发项目验收完成并不代表开发工作就此结束了。因为程序测试时发现的错误永远是有限的，在后期的系统使用过程中，也会发现一些系统的错误并影响系统的使用。所以，程序后期的维护是十分有必要的。另外，定期维护检查工作也会保证整个系统的正常运行；对程序运行的环境检测、对数据库的备份工作、对操作手册的进一步完善，都会使整个系统运行更加顺畅。目录目录上一页上一页下一页下一页任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下
12、一页下一页学一学 一、数据库的基本功能一个通用数据库具有以下几项基本功能。支持向数据库中添加新数据记录，如增加业务订单记录。支持编辑数据库中的现有数据，如更改某条订单记录的信息。支持删除信息记录，如果某产品已售出或被丢弃，用户可以删除关于此产品的信息。支持以不同的方式组织和查看数据。支持通过报表、电子邮件、Intranet或Internet与他人共享数据。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页二、数据库系统的组成数据库系统是由数据库(Database，DB)、数据库管理系统(Database Management System，DBMS)、支持数据库运行的软硬件环境
13、、数据库应用程序和数据库管理员(Database Administrator，DBA)等组成。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页三、Access数据库Access 2010是一个面向对象的、采用事件驱动的新型关系型数据库。Access 2010提供了表生成器、查询生成器、宏生成器、报表设计器等许多可视化的操作工具，以及数据库向导、表向导、查询向导、窗体向导、报表向导等多种向导，可以使用户很方便地构建一个功能完善的数据库系统。Access还为开发者提供了Visual Basic for Application(VBA)编程功能，使高级用户可以开发功能更加完善的数据
14、库系统。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页在这一节中将介绍Access数据库的六大数据对象。可以说，Access的主要功能就是通过这六大数据对象来完成的。Access是一个功能强大的关系型数据库管理系统，作为office的一部分，具有与Word、Excel和PowerPoint等软件相同的操作界面和使用环境。创建数据库是对数据进行管理的基础。在Access中，只有在建立数据库的基础上，才能创建数据库的其他对象，并实现对数据库的操作。它包括的对象有表、查询、窗体、报表、宏、模块和数据访问页。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页 表表是
15、Access数据库中用来存储数据的对象，它是整个数据库系统的记录源，也是数据库中其他对象的基础。数据库创建好后，接下来应考虑用哪些方式创建表，各表之间如何通过索引来建立表之间的关系。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页 查询查询是数据库中应用最多的对象之一，可执行很多不同的功能。最常用的功能是从表中检索特定的数据。要查看的数据通常分布在多个表中，通过查询可以将多个不同表中的数据检索出来，并在一个数据表中显示这些数据。而且，由于用户通常不需要一次看到所有的记录，而只是查看某些符合条件的特定记录，因此用户可以在查询中添加查询条件，以筛选出有用的数据。数据库中查询的设计
16、通常是在“查询设计器”中完成的。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页 窗体窗体有时被称为“数据输入屏幕”。窗体是用来处理数据的界面，而且通常包含一些可执行各种命令的按钮。窗体提供了一种简单易用的处理数据的格式，而且还可以向窗体中添加一些功能元素，如命令按钮、文本框等。用户可以对按钮进行编程来确定在窗体中显示哪些数据、打开其他窗体或报表或者执行其他各种任务。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页 报表如果要对数据库中的数据进行打印，使用报表是最简单且有效的方法。报表主要用来打印或者显示特定的数据库内容，因此一个报表通常可以回答一个特定问题
17、，如“今年每个客户的订单情况怎样？”或者“我们的客户分布在哪些城市？”。在设计报表的过程中，可以根据该报表要回答的问题，设置每个报表的分组显示，从而以最容易阅读的方式来显示信息。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页 宏可以将宏看作是一种简化的编程语言。利用宏，用户不必编写任何代码，就可以实现一定的交互功能。比如弹出对话框、单击按钮打开窗体等。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页宏的设计一般都是在【宏生成器】中完成的。单击【创建】选项卡下的【宏】按钮，即可新建一个宏，并进入【宏生成器】，如图所示。任务二 了解Access 2010目录目
18、录上一页上一页下一页下一页 模块模块是声明、语句和过程的集合，它们作为一个单元存储在一起。模块可以分为类模块和标准模块两类。类模块中包含各种事件过程，标准模块包含与任何其他特定对象无关的常规过程，如图所示。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页在上面的【工程】管理器中，可以看到有多个标准模块和一个窗体模块。在数据库的导航窗格中的【模块】对象下列出了标准模块，但没有列出类模块，如图所示。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页模块是由各种过程构成的，过程就是能够完成一定功能的VBA语句块。如图所示，这是一个能够计算出圆面积的Sub过程。任务三
19、 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页本任务首先创建一个“学生信息管理系统”数据库文件，如图所示，然后对这个数据库文件进行操作，包括打开、保存和关闭数据库。接着创建任务所需的表。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页 数据库的新建、打开、关闭与保存基本操作。新建数据库在“做一做”里，我们学习了创建空白数据库的方法，Access数据库还提供了使用模板创建数据库的方法，一共提供了12个数据库模板。使用数据库模板，用户只需要进行一些简单操作，就可以创建一个包含了表、查询等数据库对象的数据库系统。下面利用Access 2010中的模板，创建一个“联系人
20、”数据库，具体操作步骤如下。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页在屏幕右下方弹出的【数据库名称】中输入想要采用的数据库文件名“联系人Web数据库”，然后单击【创建】按钮，完成数据库的创建。操 作 步 骤 1 启动Access 2010，单击【样本模板】选项，从列出的12个模板中选择需要的模板，这里选择【联系人Web数据库】选项，如图所示。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页这样就利用模板创建了“联系人”数据库。单击【通讯簿】选项卡下的【新增】按钮，弹出如图所示的对话框，即可输入新的联系人资料了。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目
21、录上一页上一页下一页下一页 打开数据库在创建了数据库后，以后用到数据库时就需要打开已创建的数据库，这是数据库操作中最基本、最简单的操作，下面就以实例介绍如何打开数据库。操 作 步 骤 启动Access 2010，单击屏幕左上角的【文件】标签，在打开的Backstage视图中选择【打开】命令，如图所示。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页在弹出的【打开】对话框中选择要打开的文件，单击【打开】按钮，即可打开选中的数据库，如图所示。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页 保存数据库创建了数据库以后，就可以为数据库添加表、查询等数据库对象了。一
22、般而言，表作为数据库中各种数据的唯一载体，往往是应该最先创建的。创建数据库，并为数据库添加了表等数据库对象后，就需要将数据库保存，以保存添加的项目。另外，用户在处理数据库时，记得随时保存，以免出现错误导致大量数据丢失。操 作 步 骤单击屏幕左上角的【文件】标签，在打开的Backstage视图中选择【保存】命令，即可保存输入的信息，如图所示。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页选择【数据库另存为】命令，可更改数据库的保存位置和文件名，如图所示。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页弹出Microsoft Access对话框，提示保存数据库
23、前必须关闭所有打开的对象，单击【是】按钮即可，如图所示。弹出【另存为】对话框，选择文件的存放位置，然后在【文件名】文本框中输入文件名称，单击【保存】按钮即可，如图所示。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页 关闭数据库在完成了数据库的保存后，当不再需要使用数据库时，就可以关闭数据库了。操 作 步 骤单击屏幕右上角的【关闭】按钮，即可关闭数据库，如图所示。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页或者单击左上角的【文件】标签，在打开的Backstage视图中选择【关闭数据库】命令，即可关闭数据库，如图所示。任务四 数据库的管理与安全设置目录目录
24、上一页上一页下一页下一页随着计算机网络的发展，数据库的网络应用也越来越广泛。在这种环境下，必须考虑数据库的管理及其中数据的安全。Access提供了对数据库进行管理和安全维护的有效方法。本任务主要学习如何设置数据库的密码；对数据进行备份；由数据库生成ACCDE文件。任务四 数据库的管理与安全设置目录目录上一页上一页下一页下一页一 备份数据库对数据库进行备份，是最常用的安全措施。下面以备份“学生信息管理系统.accdb”数据库文件为例，介绍如何在Access 2010中备份数据库。操 作 步 骤1 在Access 2010程序中打开“学生信息管理系统.accdb”数据库，然后单击【文件】标签，并在
25、打开的Backstage视图中选择【保存并发布】命令，选择【备份数据库】选项，如图7所示。任务四 数据库的管理与安全设置库目录目录上一页上一页下一页下一页系统弹出【另存为】对话框，默认的备份文件名为“数据库名+备份日期”，如图所示。单击【保存】按钮，即可完成数据库的备份。任务四 数据库的管理与安全设置库目录目录上一页上一页下一页下一页二 查看数据库属性对于一个新打开的数据库，可以通过查看数据库属性，来了解数据库的相关信息。下面以查看“学生信息管理系统”数据库的属性为例进行介绍，具体操作步骤如下。操 作 步 骤 1 启动Access 2010，打开“学生信息管理系统”数据库文件。2 单击屏幕左上
26、角的【文件】标签，在打开的Backstage视图中选择【信息】，再选择最右侧【查看和编辑数据库属性】选项，如图所示。任务四 数据库的管理与安全设置库目录目录上一页上一页下一页下一页3 在弹出的数据库属性对话框的【常规】选项卡中显示了文件类型、存储位置与大小等信息，如图所示。任务四 数据库的管理与安全设置库目录目录上一页上一页下一页下一页三 生成ACCDE文件由数据库生成ACCDE文件的过程，就是对数据库进行编译、删除所有可编辑的代码并压缩数据库的过程。ACCDE文件可以打开和运行，但ACCDE文件中的设计窗体、报表或模块等不能修改。下面由“学生信息管理系统”数据库生成ACCDE文件，具体操作步
27、骤如下。1 在Access 2010程序中打开“学生信息管理系统.accdb”数据库2 单击【文件】标签，并在打开的Backstage视图中选择【保存并发布】命令，选择【生成ACCDE】选项，如图所示。任务四 数据库的管理与安全设置库目录目录上一页上一页下一页下一页3弹出【另存为】对话框，选择要保存ACCDE文件的位置，输入ACCDE文件的名称，点击【保存】按钮即可，如图所示。项目二项目二 系统初始化系统初始化任务一 创建学生表任务二 创建工资表任务三 提高表的操作效率任务四 修改学生信息表任务五 建立表之间的关系任务六 对数据进行排序和筛选任务七 导入导出学生信息项目描述本项目将通过创建“学
28、生信息管理系统”所需的表及录入数据，介绍建立表的各种方法、如何设置表的属性提高表工作效率、如果设置表数据显示外观、如何操作表的结构、如何操作表中数据、如何设置表之间关系、如何导入导出数据。本单元所需创建的表如下图所示：目录目录上一页上一页下一页下一页任务一 创建学生表任务描述任务描述 学生表保存的是学生的基本信息，包括学号、姓名、性别、系别等。本任务将通过使用设计视图创建学生表并录入学生信息，介绍使用设计视图创建表、录入数据、显示数据。学生表的结构如下所示。字段序号字段序号字段名称字段名称数据类型数据类型字段序号字段序号字段名称字段名称数据类型数据类型1编号文本7简历备注型2姓名文本8照片OL
29、E对象3性别文本（查阅向导）9系别文本4年龄数字10身份证号文本5入校日期日期/时间11班级编号文本6团员否是/否 目录目录上一页上一页下一页下一页表简介表的组成任务一 创建学生表做一做做一做 步骤一 需求分析需求：创建学生表并录入数据。分析：使用表设计视图创建学生表结构，在数据表视图中录入数据。步骤二 使用设计视图创建学生表结构1.单击“创建”-“表”-“表设计”按钮，打开新建表的设计视图，如下表所示。字段命名规则目录目录上一页上一页下一页下一页表各部分术语任务一 创建学生表字段输入区字段属性区字段选定器目录目录上一页上一页下一页下一页表设计器任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一
30、页2.在表设计视图中单击字段名称列第一行单元格，输入“编号”字段名，在数据类型列第一行单元格中单击，显示出下拉按钮，单击下拉按钮显示数据类型列表，选择“文本”。如下图所示。数据类型一任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页3.添加“姓名”字段，数据类型为“文本”。4.添加“性别”字段，数据类型选择“查阅向导”，弹出“查阅向导对话框，如下图所示：任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页选择“自行键入所需的值”，单击“下一步”按钮，弹出输入列表数据对话框，列数为1。在第1列的第一行和第二行分别输入“男”、“女”数据，如下图所示。任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页
31、单击“下一步”按钮，弹出“请为查阅字段指定标签”对话框，标签默认为字段名称，这个不需要修改。单击“完成”按钮，查阅向导设置完成。5.按照上述方法添加剩余字段并选择数据类型6.定义主键单击字段名称“编号”，选中字段“编号”，单击主键按钮，“编号”字段名称左边出现钥匙标志，在编号上建了主键。7最后单击“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中输入表名称“学生表”，如下图所示。任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页单击“确定”按钮，保存学生表。新建的学生表结构如下图所示。如何选择字段数据类型？任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页步骤三 添加学生数据单击“表格工具”“设计”“视
32、图”“视图”下的“下拉按钮”，显示出表的操作视图列表，如下图示。表的操作视图任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页选择数据表视图，打开表的数据表视图单击“编号”下单元格输入“150102”，单击“姓名”下单元格输入“刘力”，单击“性别”下单元格，在单元格中出现下拉按钮，单击下拉按钮显示出在创建表时通过查阅向导设置的数据，如下图所示。任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页选择“男”输入性别。单击“年龄”下的单元格输入“16”，单击入校日期下单元格输入“2015-9-1”。刘力不是团员，团员否下的复选框不变。单击“简历”下的单元格输入“山东曲阜”。右击“照片”下单元格出现快
33、捷菜单，选择“插入对象”，弹出“插入对象”对话框，选择“由文件创建”。单击“浏览”按钮，弹出“浏览”对话框，如下图所示。任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页选择照片“EMPID5.JPG”，单击“确定”按钮返回插入对象对话框，单击“确定”按钮插入图片完成。可以双击有图片的单元格显示出图片来任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页单击“系别”下的单元格输入“计算机”，单击“身份证号”下的单元格输入“130603199903240890”，单击“班级编号”下的单元格输入“1501”，到此一条记录输入完成。单击“编号”下第二行单元格，输入“150104”，录入第二条记录，以此
34、类推输入表数据，如下图所示。常见数据输入任务二 创建工资表任务描述任务描述 本任务将通过使用数据表视图创建工资表并录入工资信息，介绍使用数据表视图创建表。工资表的结构如下表所示。目录目录上一页上一页下一页下一页序号字段名称数据类型序号字段名称数据类型1ID自动编号5失业保险货币2编号文本6医疗保险货币3基本工资货币7应扣工资计算4职务津贴货币 数据类型二任务二 创建工资表目录目录上一页上一页下一页下一页做一做做一做 步骤一 需求分析需求：创建工资表并录入数据。分析：使用数据表视图创建工资表并录入数据。步骤二 创建工资表结构1.单击“创建”-“表”-“表”按钮，打开新建表的数据表视图，数据表视图
35、自动添加一个字段“ID”，这字段是“自动编号”类型的，如下图所示。任务二 创建工资表目录目录上一页上一页下一页下一页单击“单击以添加”，显示快捷菜单，如下图所示，选择“文本”类型。任务二 创建工资表目录目录上一页上一页下一页下一页原来的“单击以添加”变为“字段1”，并且是可编辑状态。把“字段1”改为“编号”。单击“单击以添加”选择“货币”输入“基本工资”。单击“单击以添加”选择“货币”输入“职务津贴”。单击“单击以添加”选择“货币”输入“失业保险”。单击“单击以添加”选择“货币”输入“医疗保险”。单击“单击以添加”选择“计算字段”“数字”，弹出表达式生成器对话框，输入失业保险+医疗保险，如下图
36、所示。任务二 创建工资表目录目录上一页上一页下一页下一页单击其他单元格确认，单击“保存”按钮保存表，表名为工资表。任务二 创建工资表目录目录上一页上一页下一页下一页步骤三 添加工资数据“ID”字段为自动编号类型，数据自动填充，不需也不能录入。单击“编号”下第一行单元格输入“99021”；单击“基本工资”下第一行单元格输入“2580”；单击“职务津贴”下第一行单元格输入“1100”；单击“失业保险”下第一行单元格输入“170”；单击“医疗保险”下第一行单元格输入“155”；“应扣工资”字段为计算类型的，数据自动计算填充，不需也不能录入。单击“编号”下第二行单元格输入“99022”，继续输入数据，
37、以此类推输入工资表数据，如下图所示。任务二 创建工资表目录目录上一页上一页下一页下一页任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页任务描述任务描述 录入、编辑数据是一项非常繁重的工作，容易出错。在Access中添加了字段属性功能，它用于说明字段所具有的特性，可定义数据的保存、处理和显示方式。本任务将为学生表各字段设置属性，如表2-10所示，提高表的操作效率，介绍字段的字段大小、格式、输入掩码、默认值、索引、标题、必需、有效性规则、有效性文本属性。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页序号字段名称数据类型字段大小序号 字段名称数据类型字段大小1编号文本65系别文本1
38、02姓名文本86身份证号文本183性别文本17班级编号文本64年龄数字19 步骤一 需求分析需求：为学生表各字段设置字段属性。分析：设置字段属性需要在表的设计视图中进行，在字段输入区选中字段，在下边的字段属性区设置属性。步骤二 设置如下表所示字段大小。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页打开学生表的设计视图，在字段输入区单击“编号”字段名称选中，在字段属性区“字段大小”单元格输入6，如下图所示。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页在字段输入区单击“姓名”字段名称选中，在字段属性区“字段大小”单元格输入8；在字段输入区单击“性别”字段名称选中，在字段属性区
39、“字段大小”单元格输入1；在字段输入区单击“年龄”字段名称选中，在字段属性区单击“字段大小”单元格出现下拉按钮，单击下拉按钮显示数字类型的各种子类型，如下图所示，选择“字节”类型。其他字段按上述方法设置，设置完后保存。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页步骤三 把入校日期字段格式改为长日期在字段输入区单击“入校日期”字段名称选中，在字段属性区单击“格式”单元格出现下拉按钮，单击下拉按钮显示格式列表，选择“长日期”。设置完后保存。切换到数据表视图，如下图所示。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页步骤三 设置输入掩码1.设置入校日期的输入格式为“年-月-日”
40、，年为4位，月日为2位，分隔符横杠（-）自动填充。打开学生表的设计视图，在字段输入区单击“入校日期”字段名称选中，在字段属性区单击“输入掩码”单元格输入“0000-00-00;0;_”，如图2-3-5所示，单击“保存”按钮保存，切换到学生表的数据表视图，单击空白记录入校日期单元格，按输入掩码要求输入数据，如图2-3-6所示。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页2.使用向导设置身份证号输入掩码。打开学生表的设计视图，在字段输入区单击“身份证号”字段名称选中，在字段属性区单击“输入掩码”单元格出现按钮，打开“输入掩码向导”
41、对话框，选中“身份证号（15位到18位）”，如图所示。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页单击“下一步”显示输入掩码，如下图所示。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页单击“完成”按钮，设置好的输入掩码自动填充到输入掩码单元格。单击“保存”按钮保存。由于15身份证号和18位身份证号的最后一位有可能是字母，所以把输入掩码的第15位符号由0改为A，把第18位符号由9改为a任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页步骤四 设置性别默认值为女，年龄默认值为20，入校日期默认值为2017年9月1日。打开学生表的设计视图，在字段输入区单击“性别”字段名称
42、选中，在字段属性区单击“默认值”单元格输入“女”，如下图所示。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页在字段输入区单击“年龄”字段名称选中，在字段属性区单击“默认值”单元格输入20。在字段输入区单击“入校日期”字段名称选中，在字段属性区单击“默认值”单元格输入#2017-9-1#。注意：在表达式中输入文本类型数据时前后要加双引号，日期/时间类型数据前后加井号（#），数字类型不加直接输入。标点符号都要是英文半角的。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页切换到学生表的数据表视图，单击空白记录，默认值“女”、“20”、“2017-9-1”自动填充，如下图所示。任务三
43、 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页步骤五 设置年龄的有效性规则为“必须大于0”。设置性别的有效性规则的为“只能输入男或女”，切换到学生表的设计视图，在字段输入区单击“年龄”字段名称选中，在字段属性区单击“有效性规则”单元格输入：0，如下图所示任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页在字段输入区单击“性别”字段名称选中，在字段属性区单击“有效性规则”单元格输入：“男”or “女”切换到学生表的数据表视图，把“李成”的年龄改为“-5”，单击其他单元格确认。由于违反有效性规则，弹出出错对话框，没有设置有效性文本，出错信息为系统设定的，单击“确定”按钮，把年龄改为符合有
44、效性规则的就可以存储了。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页步骤六 设置年龄的有效性文本为“年龄必须大于0”。设置性别的有效性文本为“性别只能输入男或女”，切换到学生表的设计视图，在字段输入区单击“年龄”字段名称选中，在字段属性区单击“有效性文本”单元格输入“年龄必须大于0”。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页在字段输入区单击“性别”字段名称选中，在字段属性区单击“有效性文本”单元格输入“性别只能输入男或女”。切换到学生表的数据表视图，把“李成”的年龄改为“A”，单击其他单元格确认。由于违反有效性规则，弹出出错对话框，出错信息为设置的有效性文本，如下图
45、所示。单击“确定”按钮，把性别改为符合有效性规则的就可以存储了任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页步骤七 在系别字段上创建“有（有重复）”索引”，在身份证号字段上创建“有（无重复）”索引 切换到学生表的设计视图，在字段输入区单击“系别”字段名称选中，在字段属性区单击“索引”单元格出现下拉按钮，单击下拉按钮显示列表，选择“有（有重复）”，如下 图所示。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页在字段输入区单击“身份证号”字段名称选中，在字段属性区单击“索引”单元格出现下拉按钮，单击下拉按钮显示列表，选择“有（无重复）”。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一
46、页下一页下一页步骤八 设置姓名字段为必填字段切换到学生表的设计视图，在字段输入区单击“姓名”字段名称选中，在字段属性区单击“必须”单元格出现下拉按钮，单击下拉按钮显示列表，选择“是”，如下图所示。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页切换到学生表的数据表视图，添加新记录，但姓名字段不输入值，单击其他行单元格确认。由于姓名是必填字段但没有输入值，弹出出错对话框。单击“确定”按钮，输入姓名值就可以存储了。任务四 修改学生信息表目录目录上一页上一页下一页下一页任务描述任务描述 本任务将通过完善工资表结构和数据，以及设置数据显示格式，介绍修改表结构、编辑表记录、设置表外观。完善以后工
47、资表数据如下图所示。任务四 修改学生信息表目录目录上一页上一页下一页下一页做一做做一做 步骤一 需求分析需求：完善工资表的结构与数据，设置数据显示格式。分析：在设计视图中修改工资表的结构，在数据表视图中修改数据、设置数据显示格式。步骤二 添加“银行卡号”字段以设计视图打开工资表，单击第一个空白字段行的字段名称输入“银行卡号”，选择“文本”数据类型，设置字段大小为“19”。如下图所示。切换到数据表视图输入各银行卡号。任务四 修改学生信息表目录目录上一页上一页下一页下一页步骤三 删除“ID”、“应扣工资”字段切换到设计视图，单击“ID”字段名称选中，单击“表格工具”“设计”“工具”“主键”按钮，取
48、消主键，右击“ID”字段名称，弹出快捷菜单如下图所示，选择“删除行”，弹出提示对话框询问是否删除，单击“是”删除字段。使用同样方法再删除应扣工资。注意：如果被删除的字段为主键，必须先取消主键再删除。任务四 修改学生信息表目录目录上一页上一页下一页下一页步骤四 添加教师“96014”的工资信息切换到数据表视图，单击导航按钮中的“添加新记录”按钮，在空白记录的第一个单元格出现文本插入符，输入“96014“教师编号，按Tab键输入基本工资2980，按Tab键输入职务津贴1120，按Tab键输入失业保险160，按Tab键输入医疗保险155，新记录输入完成。步骤五 删除教师“99020”的工资信息右击工
49、资表“99020”左边的记录选择器，选择快捷菜单中的“删除记录”，如下图所示，弹出提示信息对话框，单击“是”删除记录。编辑表记录任务四 修改学生信息表目录目录上一页上一页下一页下一页步骤六 把教师“95012”的职务津贴改为1300移动光标到教师“95012”的职务津贴单元格上单击，单元格内出现文本插入符，按删除键或退格键删除原有数据，从新输入1300，按回车键确认。步骤七 把“银行卡号”移动到第二列显示单击“银行卡号”字段名称选中，鼠标指针还在“银行卡号”字段名称上，按下鼠标左键向左拖动，加粗竖线到“编号”字段后，如下图所示，松开鼠标左键，移动完成。任务四 修改学生信息表目录目录上一页上一页
50、下一页下一页步骤八 设置数据表行高为15右击表某一行记录选择器，选择快捷菜单中的“行高”，弹出“行高”对话框，输入15，如图2-4-7所示。单击“确定”按钮设置完成。步骤九 设置工资表各字段宽度右击“编号”字段名称，选择快捷菜单中的“字段宽度”，弹出“列宽”对话框，输入9，单击“确定”。再设置“银行卡号”字段宽度为20。单击“基本工资”字段名称选中，按下“Shift”键单击“医疗保险”字段名称，选中连续的四个字段。右击任一选中字段名称，选择快捷菜单中的“字段宽度”，弹出“列宽”对话框，输入12，单击“确定”，同时设置了多个字段的宽度。设置表外观任务四 修改学生信息表目录目录上一页上一页下一页下
