1、理论与实践部理论与实践部徐涵、张皓、魏顺宝、邹雄、廖维希、张译文、姚明徐涵、张皓、魏顺宝、邹雄、廖维希、张译文、姚明20122012年年1010月月2222日日岗位职责的梳理方法及编写流程岗位职责的梳理方法及编写流程以高层管理者为例以高层管理者为例主主 要要 内内 容容 一、岗位说明书的相关背景介绍一、岗位说明书的相关背景介绍 二、岗位职责的相关介绍二、岗位职责的相关介绍 三、岗位职责的梳理方法三、岗位职责的梳理方法 四、岗位职责的编写流程四、岗位职责的编写流程 五、企业高层管理者的岗位职责编写方法五、企业高层管理者的岗位职责编写方法一、岗位说明书及岗位职责的相关介绍一、岗位说明书及岗位职责的
2、相关介绍 1 1、岗位说明书的含义岗位说明书的含义岗位分析岗位分析：岗位信息的收集、分析及综合，以便确认岗位整体概况，对其作出正确、详尽的描述。岗位说明书岗位说明书：整理岗位分析结果的工作描述的书面文件，包括：工作基本信息、岗位设置目的、主要职责、工作环境等，以及任职资格要求（如技能、学历、训练、经验、体能等）2 2、岗位说明书的应用领域、岗位说明书的应用领域岗位说明书岗位说明书任职资格任职资格管理人员管理人员培养培养薪酬汇报薪酬汇报岗位评估岗位评估职业发展职业发展绩效考核绩效考核岗位培训岗位培训招聘调配招聘调配3 3、岗位说明书的作用、岗位说明书的作用对于管理者对于管理者对于任职者对于任职者
3、1 1、更加明确本部门的人员需求、更加明确本部门的人员需求2 2、为合理的分派工作、制订计划提供参考、为合理的分派工作、制订计划提供参考3 3、绩效考核的基础工作之一、绩效考核的基础工作之一4 4、为员工提供更好的辅导和支持、为员工提供更好的辅导和支持1 1、明确本岗位的价值和主要产出、明确本岗位的价值和主要产出2 2、清楚自己的主要产出领域及结果、清楚自己的主要产出领域及结果3 3、是任职素质提升的依据、是任职素质提升的依据4 4、向上级寻求更有针对性的指导、向上级寻求更有针对性的指导4 4、岗位说明书结构、岗位说明书结构以农业担保项目为例以农业担保项目为例岗位说明书格岗位说明书格式因不同岗
4、位式因不同岗位分析目的而不分析目的而不同同，可繁可简，可繁可简1 1、基本信息、基本信息2 2、工作内容、工作内容及职责范围及职责范围用于记录对该岗位主要岗位职责用于记录对该岗位主要岗位职责的逐项描述的逐项描述；工作内容视具体而定。工作内容视具体而定。4 4、岗位说明书结构、岗位说明书结构以农业担保项目为例以农业担保项目为例3 3、工作条件及、工作条件及协作关系协作关系4 4、任职资格要、任职资格要求求4 4、岗位说明书结构、岗位说明书结构以农业担保项目为例以农业担保项目为例二、岗位职责的相关介绍二、岗位职责的相关介绍1.1.各项工作活动以技术或逻辑顺序排列，或依重要性、所耗时间多少排列；各项
5、工作活动以技术或逻辑顺序排列，或依重要性、所耗时间多少排列；2.2.必须列明工作或职务基本的范围；必须列明工作或职务基本的范围；3.3.描述岗位的主要职责权限，标准词汇应是负责、确保、保证等。描述岗位的主要职责权限，标准词汇应是负责、确保、保证等。煤矿企业人力资源管理煤矿企业人力资源管理唐军华唐军华1.1.在工作说明书中，每一种工作的主要职责都应当列举出来，并用一在工作说明书中，每一种工作的主要职责都应当列举出来，并用一到两句话分别对每一项任务加以描述。到两句话分别对每一项任务加以描述。2.2.较常见的组织工作职责的次序是按照各项职位的重要程度和所花费较常见的组织工作职责的次序是按照各项职位的
6、重要程度和所花费任职者的时间多少来进行排列。任职者的时间多少来进行排列。3.3.职责明确易考核，还应该标明各项职责所出现的频率，表示各项职职责明确易考核，还应该标明各项职责所出现的频率，表示各项职责出现的频率高低可以通过完成各项职责的时间所占的比重来表示，责出现的频率高低可以通过完成各项职责的时间所占的比重来表示，因此，可以在各项工作职责旁边加上一列，表示各项职责在总职责因此，可以在各项工作职责旁边加上一列，表示各项职责在总职责中所占的百分比。中所占的百分比。人力资源管理概论人力资源管理概论魏新魏新1 1、一些书本当中有关岗位职责的介绍、一些书本当中有关岗位职责的介绍1.1.职责内容界定：工作
7、持有人所负有的职责以及工作所要求的职责内容界定：工作持有人所负有的职责以及工作所要求的最终结果；最终结果；岗位长期及经常性的工作岗位长期及经常性的工作，而不是短期或临时性工，而不是短期或临时性工作；作；按照岗位职责的重要性顺序填写，重要的职责填写在前面按照岗位职责的重要性顺序填写，重要的职责填写在前面。2.2.职责的分类分条要求：职责的分类分条要求：紧密相关的紧密相关的(如：用于完成一项任务的如：用于完成一项任务的几个步骤几个步骤)或类似的职责可以归为一条职责来描述或类似的职责可以归为一条职责来描述，除此之外，除此之外，尽量避免把几个职责合并在一个小标题下做概要描述。尽量避免把几个职责合并在一
8、个小标题下做概要描述。3 3、一份好的岗位说明书包含了准确描述、一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么需要做什么”的以的以动词开头的语句，用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职动词开头的语句，用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理管理”、“监监控控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。职责描述字职责描述字数要求每条职员描述最好不超过数要求每条职员描述最好不超过5050个字。个字。基于企业运作的人力资源管理基于企业运作的人力资源管理鲍立刚鲍立刚1 1、一些书本当中有
9、关岗位职责的介绍、一些书本当中有关岗位职责的介绍注意：注意：岗位说明书撰写的一定是岗位说明书撰写的一定是“该该做的事项做的事项”，而不是，而不是“现实在做的事现实在做的事”问题问题1：不思考什么是不思考什么是“该做该做的的”，只是将现状描述出来，只是将现状描述出来2 2、岗位职责梳理过程中存在的问题、岗位职责梳理过程中存在的问题 以体彩项目为例以体彩项目为例问题问题2：有些日常事务性职责，：有些日常事务性职责，与岗位相关性很小且不重要，与岗位相关性很小且不重要，不应当写入岗位说明书。不应当写入岗位说明书。注意：用岗位职责的重要性与常规性注意：用岗位职责的重要性与常规性衡量哪些职责该写入岗位说明
10、书。衡量哪些职责该写入岗位说明书。2 2、岗位职责梳理过程中存在的问题、岗位职责梳理过程中存在的问题 以体彩项目为例以体彩项目为例问题问题3、职责描述较为笼统模糊，、职责描述较为笼统模糊，对梳理岗位说明没有指导作用。对梳理岗位说明没有指导作用。岗位职责的编写缺少统一的规范和模版。岗位职责的编写缺少统一的规范和模版。2 2、岗位职责梳理过程中存在的问题、岗位职责梳理过程中存在的问题 以体彩项目为例以体彩项目为例三、岗位职责的梳理方法三、岗位职责的梳理方法 1、常见职责梳理方法常见常见岗位岗位职责职责梳理梳理方法方法汇总法汇总法分解法分解法自测法自测法流程法流程法（1 1）汇总法）汇总法汇总法又称
11、上行法，是先由员工总结本人职责内容，然后汇总法又称上行法，是先由员工总结本人职责内容，然后由直接上级进行审定，最后由企业各部门负责人对之进行由直接上级进行审定，最后由企业各部门负责人对之进行集体讨论汇总并最终形成工作职责描述的方法。集体讨论汇总并最终形成工作职责描述的方法。a a、能够详细收集员工一手资料，提高员工参与度；、能够详细收集员工一手资料，提高员工参与度；b b、能加深员工对企业制度的理解和遵守；、能加深员工对企业制度的理解和遵守；c c、方法实用，具有可操作性。、方法实用，具有可操作性。a a、内容大部分由员工填写，有的非例行职责不一定被员工想起来，、内容大部分由员工填写，有的非例
12、行职责不一定被员工想起来，在上级的审核过程中，可能会忽略掉上级未接触过的职责；在上级的审核过程中，可能会忽略掉上级未接触过的职责；b b、相较于分解法，汇总法的员工自述通常不成体系，难以衔接，可、相较于分解法，汇总法的员工自述通常不成体系，难以衔接，可能导致职责描述与公司现实需要脱节。能导致职责描述与公司现实需要脱节。优点优点缺点缺点（1 1）分解法）分解法分解法又称下行法，是根据企业目标和企业计划，采分解法又称下行法，是根据企业目标和企业计划，采取鱼骨分析图（鱼刺图）或多杈树法将目标层层分解取鱼骨分析图（鱼刺图）或多杈树法将目标层层分解成任务并最终形成职责描述的方法。成任务并最终形成职责描述
13、的方法。a a、能起到提前计划的作用；、能起到提前计划的作用；b b、能够将职责因果关系呈现出来，明确每个工作岗位职责是否、能够将职责因果关系呈现出来，明确每个工作岗位职责是否符合企业战略目标符合企业战略目标;c c、可以从中生成工作指标，易于遵守，方便控制和考察绩效，、可以从中生成工作指标，易于遵守，方便控制和考察绩效，为后期实际工作中的修正提供方便。为后期实际工作中的修正提供方便。a a、鱼刺图中的关键因素较难确定；、鱼刺图中的关键因素较难确定；b b、由于自上而下确定职责，上级偏向于将员工职责轻描淡写，、由于自上而下确定职责，上级偏向于将员工职责轻描淡写，对员工的某些细节有所遗漏。对员工
14、的某些细节有所遗漏。c c、由于从最终结果出发制定职责，过于机械呆板，不能很好地、由于从最终结果出发制定职责，过于机械呆板，不能很好地适应动态环境。适应动态环境。优点优点缺点缺点（3 3）自测法）自测法自测法是在员工工作一段时间之后由员工填写自测表自测法是在员工工作一段时间之后由员工填写自测表反馈情况，然后由人力资源部门进行统计以发现原有反馈情况，然后由人力资源部门进行统计以发现原有岗位说明书不足的方法。岗位说明书不足的方法。a a、能够收集员工的实际工作情况，发现原有说明书的不足，反、能够收集员工的实际工作情况，发现原有说明书的不足，反映当前管理控制中存在的不足；映当前管理控制中存在的不足；
15、b b、能够提高员工参与度，节省职责梳理的成本。、能够提高员工参与度，节省职责梳理的成本。a a、员工通常将自己所做的工作夸大以期获得更多的工资；、员工通常将自己所做的工作夸大以期获得更多的工资；b b、人的个性、价值观也不尽相同，评测标准也不一样，员工自、人的个性、价值观也不尽相同，评测标准也不一样，员工自评的内容有时会误导审核者；评的内容有时会误导审核者；c c、有的非例行职责会被会略。、有的非例行职责会被会略。优点优点缺点缺点（4 4）流程法）流程法流程法是根据公司业务流程图划分员工流程法是根据公司业务流程图划分员工职责并确保各部门职能流畅衔接的方法。职责并确保各部门职能流畅衔接的方法。
16、a a、能够比较好地确定某些很难确定的工作职责，将各岗位的职责较、能够比较好地确定某些很难确定的工作职责，将各岗位的职责较好地衔接起来；好地衔接起来；b b、能更好地体现岗位的职能。采用这种方法制定的岗位职责，层次、能更好地体现岗位的职能。采用这种方法制定的岗位职责，层次分明，界限明确，能避免互相扯皮的现象；分明，界限明确，能避免互相扯皮的现象；c c、有助于公司重塑业务流程，便于从整体的角度直观反映内部控制、有助于公司重塑业务流程，便于从整体的角度直观反映内部控制的特征。的特征。a a、不能描述某些不可分离的复杂而具体的实际工作；、不能描述某些不可分离的复杂而具体的实际工作；b b、有时也不
17、能将内部控制系统中的某些弱点反映出来；、有时也不能将内部控制系统中的某些弱点反映出来；c c、需要较高的技术和较多的时间。、需要较高的技术和较多的时间。优点优点缺点缺点2 2、流程、流程汇总法汇总法流程法可以克服部流程法可以克服部门利益影响，从整门利益影响，从整体上体现岗位的业体上体现岗位的业务流程，避免互相务流程，避免互相推诿现象，从整体推诿现象，从整体的角度直观反映内的角度直观反映内部控制的特征。部控制的特征。汇总法能够详细收汇总法能够详细收集员工一手资料，集员工一手资料，提高员工参与度；提高员工参与度；方法实用，具有可方法实用，具有可操作性。操作性。流程流程汇总汇总法法Step1Step
18、1“流程流程”使用流程法梳理细化业务流程图，使用流程法梳理细化业务流程图，明确各部门在业务流程中的功能、明确各部门在业务流程中的功能、职责；职责；Step2Step2“汇总汇总”把同属于一个机构、岗位的职能汇把同属于一个机构、岗位的职能汇总到一起，用理论上划分的结构来总到一起，用理论上划分的结构来整理成为岗位职责的文件。整理成为岗位职责的文件。2 2、流程、流程汇总法汇总法四、岗位职责的编写流程四、岗位职责的编写流程1 1、明确企业的工作、明确企业的工作范围、服务范围。范围、服务范围。2 2、确定不同业务的确定不同业务的层次、规模、范围层次、规模、范围一般企业可分为战略流程、运作流程、支持流程
19、三个层次。一般企业可分为战略流程、运作流程、支持流程三个层次。战略流程包括企业战略的制定过程、产品的主营方向、确定企战略流程包括企业战略的制定过程、产品的主营方向、确定企业研发的重点等业务流程；业研发的重点等业务流程；运作流程包括营销、生产、采购、宣传、资金运作等具体职能；运作流程包括营销、生产、采购、宣传、资金运作等具体职能；支持流程包括人力资源管理、财务管理等等。支持流程包括人力资源管理、财务管理等等。Step1Step1：“流程流程”3 3、确定主要核心业务，、确定主要核心业务，绘制核心业务流程图绘制核心业务流程图4 4、细化业务流程图，具、细化业务流程图，具体到部门内部各岗位在业体到部
20、门内部各岗位在业务流程中的位置和职责务流程中的位置和职责明确各部门在业务流程中的功能、职责。这一步明确各部门在业务流程中的功能、职责。这一步应该由企业召集部门负责人进行会商，重点确定部应该由企业召集部门负责人进行会商，重点确定部门与部门之间工作衔接的问题。门与部门之间工作衔接的问题。Step2Step2：“汇总汇总”将由将由“流程法流程法”形成的岗位相关职责条目进行整形成的岗位相关职责条目进行整理，与部门员工一起通过理，与部门员工一起通过“汇总法汇总法”和和“分解法分解法”修订，按照一定的逻辑顺序将该岗位的职责整合，修订，按照一定的逻辑顺序将该岗位的职责整合，明确各岗位工作外沿。保证岗位与岗位
21、之间，本岗明确各岗位工作外沿。保证岗位与岗位之间，本岗位与外部门之间职责明确、交接流畅。位与外部门之间职责明确、交接流畅。不同的岗位之间的分类逻辑顺序方案不一致，具不同的岗位之间的分类逻辑顺序方案不一致，具体方法取决于该岗位的层级、部门及岗位性质。体方法取决于该岗位的层级、部门及岗位性质。5 5、汇总修订、汇总修订选择岗位职责汇总的方案：选择岗位职责汇总的方案：方案方案1 1：按照重要程度进行汇总：按照重要程度进行汇总 适合支持流程下的相关部门：包括人力资源管理、财务管理适合支持流程下的相关部门：包括人力资源管理、财务管理等所属的相关岗位。等所属的相关岗位。方案方案2 2：按照流程顺序进行汇总
22、：按照流程顺序进行汇总 适合运作流程下的相关部门：包括营销、生产、采购、宣传、适合运作流程下的相关部门：包括营销、生产、采购、宣传、资金运作等所属的相关岗位。资金运作等所属的相关岗位。方案方案3 3：按照职能板块进行汇总：按照职能板块进行汇总 适合战略流程下的相关岗位：包括企业战略的制定过程、产适合战略流程下的相关岗位：包括企业战略的制定过程、产品的主营方向、确定企业研发的重点等职能所属的岗位。品的主营方向、确定企业研发的重点等职能所属的岗位。形成的岗位说明书文本，让员工了解自己所形成的岗位说明书文本，让员工了解自己所属的岗位职责。属的岗位职责。业务流程图制定完成之后应该制定成员工手业务流程图
23、制定完成之后应该制定成员工手册，部分业务流程可以作为规范张贴悬挂。公册，部分业务流程可以作为规范张贴悬挂。公司应该组织员工学习相关业务流程。司应该组织员工学习相关业务流程。对于企业运营过程中出现的问题可以按照流对于企业运营过程中出现的问题可以按照流程图的顺序查找原因、查找责任人。这样在企程图的顺序查找原因、查找责任人。这样在企业管理过程中才会做到责任到人、奖惩到位。业管理过程中才会做到责任到人、奖惩到位。6、学习和运用、学习和运用五、企业高层管理者的岗位职责编写方法五、企业高层管理者的岗位职责编写方法梳理该企业的流程：梳理该企业的流程：明确企业的业务的层次、规模、明确企业的业务的层次、规模、范
24、围，将企业战略流程、运作流范围，将企业战略流程、运作流程、支持流程梳理成相应的流程程、支持流程梳理成相应的流程图；图；细化业务流程图，具体到该高层细化业务流程图，具体到该高层管理者在业务流程中的位置和职管理者在业务流程中的位置和职责。责。将流程图当中细化将流程图当中细化出来的职责按照一出来的职责按照一定的逻辑顺序进行定的逻辑顺序进行整理。整理。1 1、高层管理者岗位职责编写流程、高层管理者岗位职责编写流程2 2、高层管理者的岗位职责汇总的方案、高层管理者的岗位职责汇总的方案企业高层管理者的岗位职责内容分析企业高层管理者的岗位职责内容分析法约尔将管理活动分为计划、组织、指挥、协调和控制五大管理职
25、能法约尔将管理活动分为计划、组织、指挥、协调和控制五大管理职能选择选择“方案方案3 3：按照职能板块进行汇总：按照职能板块进行汇总”3 3、按照管理五大职能将高层管理者的岗位职责进行汇编、按照管理五大职能将高层管理者的岗位职责进行汇编岗位职责内容常规职能计划1、2、控制1、2、指挥1、2、组织1、2、协调1、2、非常规职能例行工作1、2、临时工作1、2、生活中的辛苦阻挠不了我对生活的热爱。22.9.2922.9.29Thursday,September 29,2022人生得意须尽欢，莫使金樽空对月。22:02:3322:02:3322:029/29/2022 10:02:33 PM做一枚螺丝钉
26、，那里需要那里上。22.9.2922:02:3322:02Sep-2229-Sep-22日复一日的努力只为成就美好的明天。22:02:3322:02:3322:02Thursday,September 29,2022安全放在第一位，防微杜渐。22.9.2922.9.2922:02:3322:02:33September 29,2022加强自身建设，增强个人的休养。2022年9月29日下午10时2分22.9.2922.9.29精益求精，追求卓越，因为相信而伟大。2022年9月29日星期四下午10时2分33秒22:02:3322.9.29让自己更加强大，更加专业，这才能让自己更好。2022年9月下
27、午10时2分22.9.2922:02September 29,2022这些年的努力就为了得到相应的回报。2022年9月29日星期四22时02分33秒22:02:3329 September 2022科学，你是国力的灵魂；同时又是社会发展的标志。下午10时2分33秒下午10时2分22:02:3322.9.29每天都是美好的一天，新的一天开启。22.9.2922.9.2922:0222:02:3322:02:33Sep-22相信命运，让自己成长，慢慢的长大。2022年9月29日星期四22时02分33秒Thursday,September 29,2022爱情，亲情，友情，让人无法割舍。22.9.292022年9月29日星期四22时02分33秒22.9.29谢谢大家！谢谢大家！
