1、行政文秘办公成本控制会议管理自身建设员工保护辅助高管公文管理通讯管理行政部门工作内容行政部门工作内容基于以上标准，行政工作具有基于以上标准，行政工作具有以下六大特点：以下六大特点：一、综合性强二、政策性强三、时间性强四、工作内容繁杂五、联系广泛六、被动性和突破性强行政部门范围与特点一、行政文秘工作职能与素质要求(1)职业概述：o专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务，为领导决策及其实施服务的人员o适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中o等级：初、中、高级o职业环境：办公室o职业能力倾向：具备较强的书面与口头语言表达能力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。(2)应处理
2、好的几个关系：o工作的被动性与主动性的关系o工作的经常性与突击性的关系o工作的平凡性与重要性的关系o工作的原则性与灵活性的关系(3)行政文秘工作职责o接待工作日常、专门、团组o收发信息电话、电传、传真、邮件、电子邮件o文书写作使用电脑写各类文件及制作文件o时间管理自己、上司o会议组织会前、会中、会后o信息管理存、管、取o旅行安排吃、住、行o对外公关联络（外事）、参与活动o商务活动营销、市场、税务、法律o指派工作上司安排o爱本职爱岗敬业，归属服从，从点滴作起o要谦虚刻苦学习，虚心求教，钻研业务o多动脑主动思考，机智敏锐，有商业意识o守纪律遵纪守法，恪守信用，严保秘密(4)职业道德：(5)工作作风
3、：o热情真心诚意，笑脸迎送，谦和友善o扎实做事不飘，跟进落实，检查确认o细致准确不粗，认真不草，稳重不浮o敏捷干练守时，讲究效率，商如战场(6)行政文秘的业务素质o行政文秘的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整体o知识是基础；o智力是知识的结晶；o能力是知识和智力的最终体现和归宿。行政文秘人员需具备的能力（一）办事能力设备操作能力文书写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力（一）沟通能力交际能力口头表达能力协调能力组织能力(7)行政文秘的权限原则o一不能代表上司作决策，否则就是越权o二不能代表上司发号施令，否则会遭同事反感o三不能代上司放松对自己的约束，否则会让上司讨厌(8)
4、个性要求o专业o机智o谨慎o服从o自制o自信o热情o执着(9)品质要求礼貌不居高临下诚实不弄虚作假参谋不越权行事谦虚不傲上凌下公正不见风使舵敬重不阿谀奉承慎言不论是道非本分不炫耀示人21世纪的企业秘书全美秘书学会1.像心理学家一样善于观察和理解他人2.像政治家一样有灵敏的头脑3.像外交官一样有潇洒的风度4.有处理各种棘手问题的丰富经验5.有良好的写作能力和文字功夫6.熟练运用各种办公自动化设备7.熟识商务往来的法律、金融和税务知识8.迅速对文件、信息归类、整理和查询二、公文处理方法和程序o三大环节：o1、发文处理：拟稿-审核-签发-登记-缮印-用印-分发o2、收文处理：签收-登记-分办-拟办-
5、批办-承办-催办-督办-办复o3、公文管理：o制定立卷类目表-归卷-调用-立卷-归档-销毁公文行文规则ol行文关系要和隶属关系一致ol行文方式要根据工作需要灵活掌握ol行文名义和内容要与发文机关的职权范围相对应ol行文线路要尽量缩短ol处理好主送与抄送的关系ol如有必要，可以联合行文通用公文的格式o1、排版自左至右o2、单位国家法定计量单位o3、字体发文单位初号宋体标题2、3号宋体o4、用纸A4、B5o5、文头套红，占首页三分之一中国公文种类12类13种1命令发布重要行政法规，采取强制发布重要行政法规，采取强制 性性 行政措施行政措施2决定对重要事项或重大行动的安排对重要事项或重大行动的安排3
6、议案各级政府向同级人民代表大会或各级政府向同级人民代表大会或 常委会提请审议事项常委会提请审议事项4指示对下级布置工作，阐明工作活动对下级布置工作，阐明工作活动 的指导原则的指导原则5批复答复下级请示事项答复下级请示事项6通告、公告一定范围内公布应遵守一定范围内公布应遵守 或周知的事；向国内外宣或周知的事；向国内外宣 布重要布重要 或法定的事或法定的事7通知批转下级、转发上级和无隶机关的公文；发布规章、任免，传批转下级、转发上级和无隶机关的公文；发布规章、任免，传 达周知事达周知事项项8通报表彰先进，批评错误，传达得要表彰先进，批评错误，传达得要 精神或情况精神或情况9报告向上级汇报工作，反映
7、情况，提出意见、建议，答复询问向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问10请示向上级请求指示批准向上级请求指示批准11函无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门请求批准无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门请求批准12会议纪要记载和传达会议情况和议记载和传达会议情况和议 定事项定事项三、工作语言“规范”沟通行政职务技术职称行业称呼时尚称呼标准称呼无称呼替代性称呼不适当地方性称呼称兄道弟不适当的简称禁忌称呼工作场合标准与禁忌称呼工作语言“文明”沟通o接待三声接待三声来有迎声问有答声去有送声去有送声文明语言“三”要素o热情三到热情三到眼到（眼看眼）口到（讲普通话，因人而异）意到（有表情
8、）o文明十字（五句）文明十字（五句）问候语：“您好”请求语：“请”感谢语：“谢谢”道歉语：“对不起”（危机公关语）道别语：“再见”四、行政文秘着装的四大原则o符合身份o避短扬长o遵守惯例o区分场合行政文秘着装六大禁忌o过分杂乱“歪戴帽子斜穿衣”o过分鲜艳“拒绝艳丽”o过分暴露“女士不穿无袖装”o过分透视“拒绝薄衬衫”o过分短小“静止或动态时，内衣与外衣的协调”o过分紧身“使瘦者憔悴，胖者更胖”问题：你知道行政人员着装有哪些禁忌吗？行政文秘着装的场合及要求o公务场合：庄重保守办公室、行政会面、谈判、庆典、公关活动 制服、（深蓝色）西装套装、（深色）西装套裙o社交场合：时尚个性宴会、舞会、音乐会、
9、聚会、拜会 时装、礼服、民族服装（中山装、唐装）禁穿：制服、套装问题：你知道哪些属于行政场合吗？行政文秘的形象要求n与环境、身份、体形相协调n简洁大方，拒华丽或性感n避免装扮清纯或学生味三大基本原则三大基本原则行政文秘的场合着装T.P.O原则：时间T（time）、地点P（place）、场合O（occasion）o行政装：严肃行政场合：正式深色职业套裙、制式皮鞋、盘发上班装：具时尚感的职业套装，盘发或束发o社交场合：鸡尾酒会、行政酒会装：普通开领三分袖连衣裙，裙长从及膝至长裙不等小型时尚晚会、音乐会：无袖或无领连衣裙，不过分强调露背或露肩，裙长同上大型时尚晚会、宴会：大开领、充分露肩，无袖，裙长坠地行政文秘着裙装五不准o黑色皮鞋不能穿o正式行政场合不光腿o袜子不能出现残破o鞋袜必须配套o避免出现三截腿（恶性分割）问题：女士着裙装，哪五不准呢？行政文秘首饰佩戴四大原则o符合身份，以少为佳原则o同质同色原则o搭配原则o习俗原则问题：戴两件或两种以上首饰时，如何体现教养与服饰品位？行政文秘化妆注意事项o保持自然“妆成有却无”、慎选粉底液o扬长避短发扬优点、掩盖缺点o化妆避人拒绝当众表演问题：女性化妆最需要注意的是什么？
