1、12 会议的组织和管理会议的组织和管理 目录目录一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录3 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -目录目录会前准备会前准备 策划案的内容策划案的内容 TeamTeam小组小组 会场勘察会场勘察 起草协议起草协议 会务分工会务分工 制定会议费预算制定会议费预算4 会议的组织和管理会议的组织和管理 目录目录v汇款汇款;v 物资备齐物资备齐v与宾馆签协议与宾馆签协议;v起草预算并通过起草预算并通过v策划案定稿策划案定稿;v会务组成立会务组成立;v会场勘察
2、会场勘察v策划案起草策划案起草 ;v 成立会议成立会议TEAM;v会务准备开始会务准备开始5 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -策划案的内策划案的内容容目的、主题、时间、参会人员（类型、人目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等各项工作负责人、各项活动的推进时间等会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。策划案的内容策划案的内容6 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -策划案的内策划案的内容容案例：案例：9999年代理
3、会及年代理会及联欢会策划实施案联欢会策划实施案7 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -成立成立TEAMTEAM组组TEAM组组负负 责责 人人职职 责责总总 指指 挥挥整整 个个 活活 动动 的的 总总 负负 责责、总总 协协 调调副副 总总 指指 挥挥协协 助助 总总 指指 挥挥，负负 责责 常常 务务 工工 作作策策 划划 组组会会 议议 形形 式式、发发 奖奖 形形 式式、布布 展展、A V、奖奖 品品 礼礼 品品 定定制制、条条 幅幅 内内 容容、制制 作作、娱娱 乐乐 活活 动动 策策 划划 会会 务务 组组负负 责责 参参 会会 代代 表表 的的 吃吃、住住、行行
4、、接接 送送 站站 等等，以以 及及 相相关关 物物 资资、资资 料料 的的 准准 备备，费费 用用 的的 预预 算算、决决 算算 等等秘秘 书书 组组会会 议议 内内 容容 的的 策策 划划、发发 言言 稿稿 的的 跟跟 踪踪、PPT制制 作作、会会 议议 资资 料料 的的 整整 理理、汇汇 编编8 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -策划案的内策划案的内容容会务工作要保证策划案会务工作要保证策划案 的顺利实现的顺利实现 会务工作五个意识：会务工作五个意识：全局意识、全局意识、客户意识客户意识 补台意识、补台意识、奉献意识奉献意识 创新意识创新意识9 会议的组织和管理会议的
5、组织和管理 会前准备会前准备 -会场勘察会场勘察会场勘察会场院勘察俗称会场院勘察俗称“踩点踩点”是会前必须要做是会前必须要做的基础性工作的基础性工作10 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会场勘察会场勘察勘察原则：勘察原则：会务工作为会议内容服务会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议作、节约资金，保证会议 顺利进行顺利进行11 注意注意 事项事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会场勘察会场勘察 会场方面会场方面宾馆的软硬件宾馆的软硬件12 注意注意 事项事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准
6、备会前准备 -会场勘察会场勘察 餐饮方面餐饮方面租车问题租车问题价格问题价格问题13起草协起草协议的内议的内容和注容和注意事项意事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -起草协议起草协议 协议协议是会务组与是会务组与宾馆合作的基础和标宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、准，要细致、全面、对等、对等、无无漏洞。漏洞。14 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -起草协议起草协议 1、会议日期会议日期2、住房标准及费用住房标准及费用3、场地安排及费用场地安排及费用内容涉及内容涉及15 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -起草协议起草协议 4、餐饮及
7、费用餐饮及费用5、甲方对乙方的规定甲方对乙方的规定6、乙方对甲方的规定乙方对甲方的规定7、结算等结算等内容涉及内容涉及16 会前准备会前准备 -起草协议起草协议 会议的组织和管理会议的组织和管理 案例：案例：20002000与成都银河与成都银河 王朝酒店的协议王朝酒店的协议17 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会务组的分工会务组的分工人员分人员分工工负责负责人人会会 前前会会 中中会会 后后总负责总负责会务总协调、考察、会务总协调、考察、签约、预算、组织等签约、预算、组织等 内外沟通、协调、处理突内外沟通、协调、处理突发事件发事件结算、善后、结算、善后、总结总结物资组物资
8、组采 购 会 议 物 品、印采 购 会 议 物 品、印刷、制作、落实设备刷、制作、落实设备分发物资、采购会中物品分发物资、采购会中物品食品、保证设备到位食品、保证设备到位结帐、剩余结帐、剩余 物资处理物资处理签到组签到组邀请、人员落实、房邀请、人员落实、房间、餐桌、车辆分配间、餐桌、车辆分配签到、发资料、安排代签到、发资料、安排代 的食宿、订餐落实的食宿、订餐落实退房、回收退房、回收问卷、结帐问卷、结帐车辆调车辆调度度寻租车资源、签约、寻租车资源、签约、接站场地租用、领导接站场地租用、领导行程行程接站组织、车辆调度、接站组织、车辆调度、交警联系、司机安排交警联系、司机安排结帐结帐18 会议的组
9、织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会务组的分工会务组的分工案例：案例：9999代理会人员分代理会人员分 工职责工职责19 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会务组的分工会务组的分工案例：案例：20002000年代理会邀年代理会邀 请信请信内容：内容：1 1、前言、前言 2 2、会议日程、会议日程3 3、注意事项、注意事项4 4、入住宾馆地点及电话、入住宾馆地点及电话5 5、回执、回执20 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会务组的分工会务组的分工mil21 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会务组的分工会务组的分工案例：案
10、例：20002000代理会代理会 物资准备清单物资准备清单22 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会务组的分工会务组的分工 23 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -制定会议预算制定会议预算24 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -制定会议预算制定会议预算25 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -制定会议预算制定会议预算案例：案例：9999年代理会预算表年代理会预算表 26 会议的组织和管理会议的组织和管理 案例案例案例：案例：9999代理会费申请报告代理会费申请报告 9999代理会费用使用、审批、代理会费用使用、审批、
11、报销规定报销规定 关于参加西安活动的人员关于参加西安活动的人员 通知通知27 会议的组织和管理会议的组织和管理 目录目录一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录28 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施会务的会务的实施实施 会务组：出发时会务组：出发时 间及工作内容间及工作内容 签到注意事项签到注意事项 会议期间的工作会议期间的工作 会议结束的工作会议结束的工作29 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -出发时间出发时间 30 注意注意 事项事项 会议的组织
12、和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -签到签到 关键点：住房钥匙关键点：住房钥匙签到台签到台住房分配住房分配其它其它31 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -签到签到 案例：案例：签到程序界面演示签到程序界面演示32 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -签到签到 33 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -开会期间开会期间 34 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -会议结束会议结束35 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -会议结束会议结束案例：意见反馈样式案例：意见反馈样式36
13、 会议的组织和管理会议的组织和管理 目录目录一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录37 会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算会后的总会后的总结和决算结和决算38 会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算会后的总会后的总结和决算结和决算39 会议的组织和管理会议的组织和管理 其它其它444441417979747483836969404036366666626265656060020406080100东北华北华东西北西南中南报名人数签到人数40 会
14、议的组织和管理会议的组织和管理 其它其它大区大区报名人数报名人数签到人数签到人数未到人数未到人数所占比例所占比例东北444137%华北797456%华东83691417%西北4036410%西南666246%中南656058%总计总计377342359%41 会议的组织和管理会议的组织和管理 其它其它东北13%华北22%华东22%西北11%西南14%中南18%42 会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算会后的总会后的总结和决算结和决算43 会议的组织和管理会议的组织和管理 目录目录一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中
15、小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录44 会议的组织和管理会议的组织和管理 中小型会议的会务实施中小型会议的会务实施中小型会议中小型会议的会务实施的会务实施45目标管理目标管理 为什么实行目标管理为什么实行目标管理1、会议目的：、会议目的：2、会议的形式：、会议的形式：3、会议的时间：、会议的时间：4、会议议程及主持人：、会议议程及主持人：5、会议地点；、会议地点；6、会场如何布置；、会场如何布置；7、出席人数；、出席人数；8、出席者名单、出席者名单；9、出席者座位安排；、出席者座位安排；10、是否准备座签、是否准备座签；高效会议基本环节及注意问题高效会议基本环节及注意问题 几个
16、注意问题几个注意问题举例：会务准备检查举例：会务准备检查 46目标管理目标管理 为什么实行目标管理为什么实行目标管理11、是否安排出席人员往返会场的、是否安排出席人员往返会场的 交通工具；交通工具；12、会议是否安排出席人员住宿问题；、会议是否安排出席人员住宿问题；13、有无资料随会议通知预先发出；、有无资料随会议通知预先发出；14、准备那些必要的辅助视听器材；、准备那些必要的辅助视听器材；15、准备文具（文件夹、订书机、订书、准备文具（文件夹、订书机、订书 针、胶带纸等）；针、胶带纸等）；高效会议基本环节及注意问题高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题几个注意问题 47目标管理目标管理 为
17、什么实行目标管理为什么实行目标管理16、准备会议场所周边位置图（行车路、准备会议场所周边位置图（行车路 线、洗手间、茶水间、休息室、餐线、洗手间、茶水间、休息室、餐 厅等；厅等；17、是否要求与会者准备资料及副本的、是否要求与会者准备资料及副本的 份数；份数；18、安排食宿及床位及娱乐项目；、安排食宿及床位及娱乐项目；19、其他：是否有少数民族、是否有人、其他：是否有少数民族、是否有人 吃素、是否有翻译、是否有记者参吃素、是否有翻译、是否有记者参 加；加；高效会议基本环节及注意问题高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题几个注意问题48 会议的组织和管理会议的组织和管理 其它其它49 会议的组织和管理会议的组织和管理 谢谢大家谢谢大家
