1、 办公室5S管理 专题培训专题培训 二一年二一年l办公室是公司职场的重要组成部分l做好办公室5S活动，有利于增强科室人员对5S的实质认识和直接感受，使他们真正下定决心，坚定不一的支持l办公室经常有客人造访，是体现公司5S活动的窗口 推行办公室推行办公室5S5S的必要性和重要性：的必要性和重要性：把办公区当作是私人、保密地方的想把办公区当作是私人、保密地方的想法是错误的。法是错误的。n 通过更快捷地找到文档资料来提高工作效率n 显示积极的形象（整洁与杂乱）n 使同事更容易开展工作（相互沟通、资料共享）n 摆脱老的工作程序和不良的工作习惯n 加强团队合作，努力提高工作水准n 增进部门的内部信息交流
2、 推行办公室推行办公室5S5S的目的：的目的：概念解释 整理：区分必需和非必需品，现场不放置非必需品。整理：区分必需和非必需品，现场不放置非必需品。整顿：必需品放于任何人都能立即取到状态，即寻找时间为零。整顿：必需品放于任何人都能立即取到状态，即寻找时间为零。清扫：将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态。清扫：将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态。清洁：将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化；管理规范化，清洁：将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化；管理规范化，透明化。透明化。素养：人人依规定行动，养成良好的习惯。素养：人人依规定行动，养成良好的习惯。5S5S：整理、整顿、清扫、清洁
3、、素养。整理、整顿、清扫、清洁、素养。推行步骤：现场检查：对工作现场进行全面检查（包括看到的和看不到的）区分必需品与非必需品：使用频率在每天、每周、每小时的物品即为必需品清理非必需品：将必需品留下,非必需品移出工作区域。非必需品的处理：无使用价值：折价变卖、转移它用 有使用价值：特别处理（涉及保密）、分类后处理（废弃物）。每天循环整理：日日做、时时做5S5S工作的开展（工作的开展（1 1）整理阶段整理阶段5S5S工作的开展（工作的开展（2 2）整顿阶段整顿阶段 推行步骤：推行步骤：分析现状：从物品的名称、分类、放置进行规范化。分析现状：从物品的名称、分类、放置进行规范化。物品分类：根据物品特征
4、进行分类。物品分类：根据物品特征进行分类。决定储存方法：物品存放进行定置管理，实现人与物最佳结合。决定储存方法：物品存放进行定置管理，实现人与物最佳结合。实施：按照决定的储存方法，对物品进行存放。实施：按照决定的储存方法，对物品进行存放。5S5S工作的开展（工作的开展（3 3）清扫阶段清扫阶段 推行步骤：推行步骤：准备工作：学习相关指导书，明确清扫工具、清扫位置。准备工作：学习相关指导书，明确清扫工具、清扫位置。从工作岗位扫除一切垃圾灰尘：自己亲自动手，不留死角。从工作岗位扫除一切垃圾灰尘：自己亲自动手，不留死角。清扫后检查：工作区干干净净，每天均要保持。清扫后检查：工作区干干净净，每天均要保
5、持。整修：清扫中发现问题及时整修或保养。整修：清扫中发现问题及时整修或保养。查明污垢的发生源：从根本上彻底解决。查明污垢的发生源：从根本上彻底解决。实施区域：实行区域卫生责任制，责任到人。实施区域：实行区域卫生责任制，责任到人。制定相关的清扫标准：明确清扫的对象、方法、周期、使用工具、责任人等。制定相关的清扫标准：明确清扫的对象、方法、周期、使用工具、责任人等。5S 5S工作的开展（工作的开展（4 4）清洁阶段清洁阶段 推行步骤：推行步骤：对推进的对推进的 组织进行培训或教育。组织进行培训或教育。整理、区分工作区的必需品和非必需品。整理、区分工作区的必需品和非必需品。撤走各个岗位的非必需品。撤
6、走各个岗位的非必需品。整顿、规定必需品的摆放场所。整顿、规定必需品的摆放场所。规定物品的摆放方法。规定物品的摆放方法。粘贴规范统一的标识。粘贴规范统一的标识。将放置和识别的方法对员工进行说明。将放置和识别的方法对员工进行说明。清扫并在地板上划出曲线，明确责任区及责任人。清扫并在地板上划出曲线，明确责任区及责任人。5S 5S工作的开展（工作的开展（5 5）修养阶段修养阶段 推行步骤：推行步骤：具备了成功的修养。具备了成功的修养。成为他人的榜样。成为他人的榜样。努力遵守规章制度。努力遵守规章制度。深刻理解各项规章制度。深刻理解各项规章制度。认真仔细的学习公司的各项规章制度。认真仔细的学习公司的各项
7、规章制度。项目项目 问题内容问题内容 整理 办公桌面干净，抽屉里边杂乱无章 不能用的物品也在桌上 私人物品随意放置 茶杯、烟灰缸放在上面 堆放了许多文件、报表 整顿 现场办公桌设备位置主次不分.办公桌用作其他用途.桌面办公文具、电话没有定位.公共物品放在个人抽屉.抽屉上锁，其他人拿不到物品 清扫 桌面脏污，物品摆放杂乱无章，并且有积尘.办公文具、电话污迹明显.桌下办公垃圾多日未倾倒 办公桌的问题办公桌的问题-项目项目 问题内容问题内容 整理 各种新旧版本并存，分不清孰是孰非 过期的仍在使用 需要的人员没有，无关人员反倒持有 保密文件未有管理，任人阅读 个人随意复印留底 整顿 未能分门别类，也没
8、有用文件柜、文件夹存放 没有定点摆放，四处都有，真正要用的又不能及时找出 文件种类繁多，难以管理 接收、发送未记录或留底稿 即使遗失不见了，也没有人知道 清扫 复印不清晰，难以辨认 随意涂改，没有理由和负责人 文件破损、脏污 文件柜、文件夹污迹明显 未有防潮、防虫、防火措施 文件管理的问题文件管理的问题-删除不用的图标 卸载不用的程序 删除旧文件或将旧文件存档到移动硬盘上5S实例5S过程清理前清理后 拿走不必要的物品，拿走不必要的物品，空出整个书架（用红空出整个书架（用红标签标识等待处置）标签标识等待处置）将不必要物品移到归将不必要物品移到归档系统档系统5S实例清理前清理后5S过程 白板并未发
9、挥它的作白板并未发挥它的作用用 旧的信息没有擦除旧的信息没有擦除5S实例清理前清理后5S过程5S实例 标识了桌面，为办公文具创建目视化管理 任何人都能很快知道少了什么东西，这件东西应放在哪里5S过程5S实例 简单的目视化管理体系清楚显示了归属和是否遗失什么东西。目视化管理使你能进行“例外管理”整理前整理后5S过程办公室办公室5S的推进要领的推进要领-整理整理实施内容：实施内容：将私人物品与工作用品分开存放；保留可用、能用、马上用的文件和文具；明确不要品的归类。实施方法：实施方法：设置衣帽架或者更衣柜；私人物品存放更衣和储柜管理；制定不要物品清单，便于日常清理不要品；每周全面核实并整理，碎掉过时
10、或不要资料。办公室办公室5S的推进要领的推进要领-整顿整顿实施内容：实施内容：规划好抽屉、储存柜，用标贴定位，锁扣齐备；规划好抽屉、储存柜，用标贴定位，锁扣齐备；文件资料用颜色、编码或款式不同资料夹分类归档，文件资料用颜色、编码或款式不同资料夹分类归档，建立目录索引建立目录索引公告板、计划、备忘录。公告板、计划、备忘录。实施方法：实施方法：定位标贴应以本人方便取放为原则；定位标贴应以本人方便取放为原则；文件资料归档分等划路、重视形迹管理。文件资料归档分等划路、重视形迹管理。将公布板面格局区分标示，过时公告物及时清理。将公布板面格局区分标示，过时公告物及时清理。办公室办公室5S的推进要领的推进要
11、领-清扫清扫实施内容：实施内容：办公室、办公桌、文件的清扫实施方法：实施方法：各自的办公桌明确划分为本人清扫责任区。每日例行5分钟清扫，办公室外及其他区域按清扫区域划分责任者实施完成；过期文件、报章杂志及时清理；定期的参与其他清扫活动。办公室办公室5S的推进要领的推进要领-清洁清洁实施内容实施内容：接受清洁检查和巡查；主动不定期巡查；制定标准。实施方法：实施方法：全体人员依据规定定期自检前3S的落实情况；提供5S记录表及检查情况等记录备查；考核、执行、检查、评判等方法的实施。办公室办公室5S的推进要领的推进要领-素养素养实施内容：实施内容：日常工作有计划和时间观念；办公室的礼仪习惯养成。实施方
12、法：实施方法：自行制定或协助制定每阶段工作计划；提醒自己参加的会议、会谈，恪守时间；制定礼仪标准，全体学习，共同遵守。形成素养（着装、会谈、出勤、外出、办公时的状态等）办公室个人区域物品摆放标准：办公室个人区域物品摆放标准：桌面位置摆放（明确桌面位置摆放（明确“待处理待处理”“”“已处理已处理”位置）位置）将电脑放置于桌面中央，主机箱放置于电脑桌面下方主机箱位置处。将电脑放置于桌面中央，主机箱放置于电脑桌面下方主机箱位置处。以电脑中心位置为分界，电脑左侧位置为未处理文件、处理文件所需资等放置以电脑中心位置为分界，电脑左侧位置为未处理文件、处理文件所需资等放置 区，右侧为已处理文区，右侧为已处理
13、文件。件。水杯、电话、鼠标等根据个人实际使用情况摆放在两区域内，放置成水平直角。水杯、电话、鼠标等根据个人实际使用情况摆放在两区域内，放置成水平直角。玻璃板下只允许放电话号码表。玻璃板下只允许放电话号码表。留言条、记事贴位于电脑左下方处。留言条、记事贴位于电脑左下方处。下班后，将待处理的文件与已处理文件收集至个人抽屉内，保证桌面剩余物品仅为电脑、文件架、下班后，将待处理的文件与已处理文件收集至个人抽屉内，保证桌面剩余物品仅为电脑、文件架、水杯、（电话、鼠标、鼠标垫）。水杯、（电话、鼠标、鼠标垫）。抽屉整理：明确私人物品集中放置区抽屉整理：明确私人物品集中放置区 个人手巾、抹布放置于办公桌右侧个
14、人手巾、抹布放置于办公桌右侧 个人鞋放置于电脑桌主机箱与抽屉之间靠内部位置。个人鞋放置于电脑桌主机箱与抽屉之间靠内部位置。个人服装（限两件）放置在衣架上。个人服装（限两件）放置在衣架上。离开座位时，将椅子放置于电脑桌主机箱与抽屉之间。离开座位时，将椅子放置于电脑桌主机箱与抽屉之间。实例:手手巾巾抹抹布布已处理区已处理区待处理区待处理区椅子归位椅子归位分界线 办公室个人区域物品摆放标准（办公室个人区域物品摆放标准（1 1）：）：办公室个人区域物品摆放标准（办公室个人区域物品摆放标准（2 2）：桌面）：桌面电话摆放整齐电话摆放整齐（放于桌子（放于桌子右上角）右上角）玻璃板下只允许放电话号码表玻璃板
15、下只允许放电话号码表 （放于桌子右下角）（放于桌子右下角）文件资料整齐放置文件资料整齐放置 办公室个人区域物品摆放标准（办公室个人区域物品摆放标准（3 3）：抽屉）：抽屉个人物品分类定置摆放不凌乱个人物品分类定置摆放不凌乱 资料整理资料整理 将所有资料柜明确责任人将所有资料柜明确责任人 将文件夹按照编号、责任人、名称、保管期限进行定位将文件夹按照编号、责任人、名称、保管期限进行定位 资料柜整理资料柜整理 粘贴规范的标识粘贴规范的标识 柜内区域标识柜内区域标识 柜外表面进行标识柜外表面进行标识 办公室资料柜摆放标准：办公室资料柜摆放标准：办公室资料柜摆放标准（办公室资料柜摆放标准（1 1）：）：
16、粘贴标识粘贴标识物品定置物品定置分类管理分类管理 办公室资料管理标准：办公室资料管理标准：应将资料柜中的所有文件按照编号、名称、责任人、应将资料柜中的所有文件按照编号、名称、责任人、保管期限进行保管。保管期限进行保管。将所有资料柜明确责任人，并标识。将所有资料柜明确责任人，并标识。对资料柜内区域、物品分别标识。对资料柜内区域、物品分别标识。对资料柜整体应进行相应标识对资料柜整体应进行相应标识 设置文件处理区域。设置文件处理区域。办公室公共区域物品摆放标准：办公室公共区域物品摆放标准：桌面、地面、窗台、箱柜及办公设施上无杂物及非必需品。桌面、地面、窗台、箱柜及办公设施上无杂物及非必需品。办公设施
17、（打印机、复印机、传真机、碎纸机）周围区域整洁有序。办公设施（打印机、复印机、传真机、碎纸机）周围区域整洁有序。办公现场无烟头、无纸屑、垃圾当日清理，垃圾桶不许溢出。办公现场无烟头、无纸屑、垃圾当日清理，垃圾桶不许溢出。办公室墙角无蜘蛛网；办公桌下无杂物，垃圾；办公室墙面无过期张贴办公室墙角无蜘蛛网；办公桌下无杂物，垃圾；办公室墙面无过期张贴物；宣传板要保持整洁、规矩、展示与工作相关的信息，并要及时更新。物；宣传板要保持整洁、规矩、展示与工作相关的信息，并要及时更新。材料不随意堆放在办公桌上或椅子上。材料不随意堆放在办公桌上或椅子上。所有相关的物品都要集中放置。书柜、抽屉、办公用品区域要有适当
18、的所有相关的物品都要集中放置。书柜、抽屉、办公用品区域要有适当的标识。标识。电话线、电源线、网线布置安全、整齐、得当。电话线、电源线、网线布置安全、整齐、得当。清扫工具不随意放置，规矩放置在卫生角中。清扫工具不随意放置，规矩放置在卫生角中。饮水机要保持干净整洁。饮水机要保持干净整洁。窗台无水渍、印痕、杂物及灰尘。窗台无水渍、印痕、杂物及灰尘。会议室保持整洁有序、随时待用，物品定位摆放，保持清洁。会议室保持整洁有序、随时待用，物品定位摆放，保持清洁。办公室公共区域物品摆放标准（办公室公共区域物品摆放标准（1 1）：公共用品）：公共用品粘贴标识物品定置 办公室公共区域物品摆放标准（办公室公共区域物
19、品摆放标准（2 2）：清洁卫生角）：清洁卫生角标识字体：华文行楷；字号：180号30mm90mm90mm 办公室公共区域物品摆放标准（办公室公共区域物品摆放标准（3 3）：饮水机）：饮水机90mm30mm90mm5S5S管理工具（管理工具（1 1）区分必需品和非必需品区分必需品和非必需品类别类别使用频率使用频率内容内容处理办法处理办法备注备注必需品必需品每小时每小时 放工作台或随身携放工作台或随身携带带 每天每天 现场存放现场存放 每周每周 现场存放现场存放 非必需品非必需品每个月每个月 仓库存储仓库存储 三个月三个月 仓库存储仓库存储定期检查定期检查半年半年 仓库存储仓库存储定期检查定期检查
20、一年一年 仓库存储（封存）仓库存储（封存）定期检查定期检查两年两年 仓库存储（封存）仓库存储（封存）定期检查定期检查未定未定有用有用 仓库存储仓库存储定期检查定期检查不需要用不需要用 变卖变卖/废弃废弃定期清理定期清理不能用不能用 变卖变卖/废弃废弃立即废弃立即废弃 使用说明使用说明 目的：目的：将必需品和非必需品区分开，以便腾出空间，防止误用。将必需品和非必需品区分开，以便腾出空间，防止误用。5S5S管理工具（管理工具（2 2）办公室办公室5S检查表检查表区域区域NO内容内容判定标准（判定标准（“否否”得满分，得满分，“是是”得零分得零分）评评分分得得分分办公室办公室台面台面1文件、资料整齐
21、放置不得凌乱文件、资料整齐放置不得凌乱成沓的文件或零散的文件是否歪斜、凌乱成沓的文件或零散的文件是否歪斜、凌乱 2非每日必需品不得存放在任何办公台上非每日必需品不得存放在任何办公台上办公台上是否放置每日最低限度外的用品办公台上是否放置每日最低限度外的用品 台下台下3除垃圾桶外不得放置任何物品除垃圾桶外不得放置任何物品是否堆放有其他物品或是否没标识是否堆放有其他物品或是否没标识 4个人用的垃圾桶不得露出工作台外，几个人共用的垃圾桶应规划个人用的垃圾桶不得露出工作台外，几个人共用的垃圾桶应规划区域区域是否露出台外，未倾倒或是否没有规划区是否露出台外，未倾倒或是否没有规划区域域 5地面保持干净，无垃
22、圾及碎粒地面保持干净，无垃圾及碎粒是否有垃圾碎粒是否有垃圾碎粒 办公椅办公椅6表面要保持干净，无灰尘、无污迹表面要保持干净，无灰尘、无污迹是否有污迹、黑垢是否有污迹、黑垢 7人离开办公台，办公椅应推至台下且应紧挨办公台且平行放置人离开办公台，办公椅应推至台下且应紧挨办公台且平行放置是否没有推至台下或未呈水平放置是否没有推至台下或未呈水平放置8办公台应保持干净，无污迹、灰尘办公台应保持干净，无污迹、灰尘是否有污迹、灰尘是否有污迹、灰尘 文件柜文件柜9应保持柜面干净、无砂尘应保持柜面干净、无砂尘是否有灰尘、污迹是否有灰尘、污迹 10柜外的明细表应用规定的表格贴附在左右上角柜外的明细表应用规定的表格
23、贴附在左右上角是否不按要求标识是否不按要求标识 11同一部门的文件夹外侧的标识应统一同一部门的文件夹外侧的标识应统一是否不统一是否不统一 12文件夹内必须有台账文件夹内必须有台账是否没有台账或不能按台账准确取出是否没有台账或不能按台账准确取出 电脑电脑16不得在办公区（室）吸烟不得在办公区（室）吸烟是否有有办公区（室）吸烟现象是否有有办公区（室）吸烟现象 17应保持干净，无灰尘、无污迹应保持干净，无灰尘、无污迹是否有灰尘、污迹是否有灰尘、污迹 18电脑线应束起来，不得凌乱电脑线应束起来，不得凌乱是否没束起或很凌乱是否没束起或很凌乱 电话电话19应保持干净，电话线不得凌乱应保持干净，电话线不得凌
24、乱是否有灰尘或电话结凌乱是否有灰尘或电话结凌乱 其他其他20白板必须定期进行整理，并保持干净白板必须定期进行整理，并保持干净是否有过期的内容或灰尘是否有过期的内容或灰尘 5S5S管理工具（管理工具（3 3）办公室办公室5S活动表活动表 区分区分 活活 动动 内内 容容5分钟5S活动内容1检查你的着装状况和清洁度2检查是否有物品掉在地上，将掉的物品捡起来，如橡皮擦、回形针、文件等3整理和彻底清洁桌面4检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方5扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品6检查档案柜、文件架及其他夹具等，将放得不恰当的物品改正过来10分钟5S活动内容1实施五分钟5S活动的所有内容
25、2用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备3固定可能脱落的标签、所有电源和其他线路的整理、盘线4清洁地面5倾倒垃圾篓内的垃圾6检查电源开关、门窗、空调等是否已关上C对于办公室对于办公室5S不符合要求的，要给予通报让所有同不符合要求的，要给予通报让所有同事知道。事知道。C对于办公室对于办公室5S实施表现突出的实施表现突出的5S工作组将给予奖励工作组将给予奖励和表扬。和表扬。C对于表现突出的将给予佳奖和表彰。对于表现突出的将给予佳奖和表彰。人的素养和习惯，是一个过程。人的素养和习惯，是一个过程。丰田公司的丰田公司的“三阶段法三阶段法”一、企业初始阶段的理念 人之初，性本懒，要他做，制度管 二、企业成长阶段的理念 人之初，性本勤，激励他，土成金 三、企业成熟阶段的理念 人之初，性本善，你和我，一起干
