1、公文处理办法第一章 总则第一条 为推进学校公文处理工作规范化、制度化、科学化建设，根据党政机关公文处理工作条例党政机关公文格式和教育部公文处理规定，结合学校实际，制定本办法。第二条 本办法适用于学校党委、行政及各处级单位的公文处理工作。第三条 公文是党政机关实施领导、科学管理、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。第四条 公文处理的主要任务是：公文的起草、审核、签发、印制、核发；公文的办理和传递；公文的立卷与归档；公文的管理等。第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第
2、六条 党委校长办公室主管学校公文处理工作，并对各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各单位办公室负责本单位公文处理工作。第七条 除涉密及不宜公开文件外，学校的公文一般通过电子政务系统进行处理。第二章 公文种类第八条 学校公文种类主要有： （一）决议。适用于会议讨论通过的重要决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和安排、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（四）通知。适用于发布规章制度、传达上级指示、转发或批转公文、发布要求有关单位办理、执行或者周知的事项。（五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。（六）通报
3、。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（七）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。（八）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。（九）批复。适用于答复下级单位的请示事项。（十）函。适用于不相隶属的业务部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。第三章 公文格式第九条 大学各类公文格式均按照党政机关公文格式（中华人民共和国国家标准GB/T 97042012）执行。第十条 公文用纸幅面采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订；公文天头（上白边）为371mm，订口（左白边）为281mm，版心尺寸为156mm225mm。特殊形式的公文用
4、纸幅面，根据实际需要确定。第十一条 公文一般由版头、主体、版记三部分组成。公文首页红色分割线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。（一）版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人等要素组成。1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。2.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加
5、急”。4.发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文单位全称或者规范化简称。5.发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文单位标志下空二行位置，上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行；下行文的发文字号居中编排。发文单位代字由学校统一编制（附件3）。6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。编排在发文单位标志下空二行位置。（二）主体由标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件等要素组成。1.标题。由发文单位名称、事由和文种组成。2.主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型
6、单位统称。3.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。4.附件说明。公文附件的顺序号和名称。正文中已写明报送、转发、印发、批转等字样的文件，不加附件说明，不标注“见附件”说明。5.发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。6.成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。发文单位署名、成文日期编排规则：（1）加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，发文单位署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。若发文单位署名全称较长，一般使用规范化简称或考虑分两行编排。（2）不加盖印章的公文发文单位署名标注在正文（或附件说明）下空一行位置。成文日期标注在发文单位署名下一行，首字比
7、发文单位署名首字右移二字；如果发文单位署名长于成文日期，应当使发文单位署名居右空二字排列；如果成文日期长于发文单位署名，应当使成文日期居右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。7.印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。纪要一般不加盖印章。8.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。 “请示”件应在附注处注明联系人和联系方式。9.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。（三）版记由抄送单位、印发单位和印发日期等要素组成。版记的位置一定在偶数页上。1.抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位。
8、2.印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。（四）页码。公文页数顺序号。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。 第十二条 学校党委、行政公文主要版头及适用范围：（一）中共大学委员会文件大学文件版头：主要用于学校党委、行政贯彻党的路线、方针、政策，部署相关工作；转发上级单位文件，向上级单位报告、请示工作；公布学校中长期发展规划、年度工作要点、机构设置或调整、干部任免、奖惩等重大事项；颁布学校重要规章制度；批复下级单位的请示等。（二）中共大学委员会办公室文件大学校长办公室文件版头：用于制发党委校长办公室公文及根据学校党委和行政授权，传达学校党委和行政的决议或决定，布置相关工作
9、，发布相关事项等。（三）中共大学纪律检查委员会文件大学工会委员会文件共青团大学委员会文件中共大学委员会党校文件版头：分别用于纪委、工会、团委和党校制发公文。（四）中共大学委员会版头：用于党委各部室制发公文或以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。（五）大学版头：用于各职能处室、直属单位制发公文或以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。（六）中共大学委员会部版头：用于学校党委各部室向校党委、行政报告、请示工作。（七）大学处（室）版头：用于学校各职能处室、直属单位向校党委、行政报告、请示工作。（八）中共大学学院委员会文件大学学院文件版头：分别用于各学院（系、
10、部、所）党委和行政制发公文、校内请示和报告。各学院须使用规范化简称。设有独立党委（党总支）的职能处室、直属单位可参照学院发文模板。（九）中共大学委员会常委会纪要版头：用于记载党委常委会研究议定事项；（十）大学校长办公会纪要版头：用于记载校长办公会研究议定事项；（十一）大学专题会纪要版头：用于记载专题会议研究议定事项。第四章 行文规则第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。第十四条 学校各单位行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。（一）向上级单位行文，需以学校名义，经校党委或行政批准后，由党委校长办公室统一制发，学校各二级单位不得直接向上级单位行文。行文时，原则上主送一
11、个上级单位，根据需要同时抄送上级单位和同级单位，不抄送下级单位；一般不得越级行文，尤其不得越级请示问题。特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。向上级单位报送的请示事项，应当提出倾向性意见后上报，请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（二）向下级单位行文，需以学校名义，经校党委或行政批准后，由党委校长办公室统一印发。党委校长办公室根据校党委、行政授权，可以向各职能部门（直属单位）、各分党委（党总支）和各学院（系）行文。（三）学校各职能部门（直属单位）在各自职权范围内，就一些具体业务工作可以向其他单位行文。（四）同级单位之间在必要时可以联合行文。（五）校内请示和报告
12、行文、报送应当遵循以下规则：1.坚持“一文一事”原则，做到条理清晰、简明扼要，不得在报告件中夹带请示事项。2.严格按照公文格式及模板要求（见附件1、附件2）行文，需注明联系人和联系电话，并由单位负责人签字、加盖单位印章后报送。3.各单位上报学校党委、行政的请示、报告，应通过党委校长办公室收转，一般不得直接呈送校领导个人。请示、报告中的主送单位为“党委校长办公室”。属学校有关职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送相关职能部门处理，不必向学校党委、行政请示。学校各职能部门对职权范围内的事情，要认真研究，尽职尽责地解决，不得推诿、拖延。4.重大突发事件，按照“即发即报”的原则，通过电话、短信等方
13、式立即上报学校总值班室（党委校长办公室）及相关职能处室，正式报告应在24小时内报送。第五章 发文办理第十五条 发文办理的主要程序包括：起草、审核、签发、印制、核发等。第十六条 起草公文必须严肃认真，应当遵循以下原则：（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。（四）文种正确，格式规范。（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（六）公文涉及其它单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。
14、（七）所拟公文，如系上级单位或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后，以便审核。（八）各单位负责人应当熟悉公文起草各项要求，主动参与重要公文起草并认真审稿后报党委校长办公室发文。第十七条 以校党委、行政名义或以党委校长办公室名义发文，公文拟文单位要认真填写公文签发单，由单位主要负责人审核并签署意见后，提交党委校长办公室审核；如内容涉及到几个部门的，以主办部门为主拟文，相关部门会签，会签意见应当明确具体。以各职能部门名义制发的公文，由各部门主要负责人审核，重要工作应请示分管校领导。第十八条 公文审核应当注意以下几点：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（二）内容是否符合国家法律法规和党的
15、路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。（四）文种是否正确，格式是否规范。（五）党委校长办公室经审核不宜发文的文稿，应退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。第十九条 凡以学校党委、行政名义或以党委校长办公室名义制发的公文，综合性的、重大的问题由学校主要领导签发；业务性的专项问题，由主管该项工作的校领导签发。以各职能部门名义制发的公文，应当经过本单位负责人审批签发。第二十条 以学校党委、行政名义或以党委校长办公室名义制发
16、的公文，印制前党委校长办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核，确定发文字号、分送范围和印制份数。第二十一条 公文印制完毕，党委校长办公室对公文的文字、格式和印刷质量进行核查后分发。第六章 收文办理第二十二条 学校收文范围包括校外来文、校内请示/报告。收文办理的程序主要为签收登记、拟办送呈、传阅批办、承办、督办、整理归档等。（一）签收登记。来文由党委校长办公室收文处理人员签收，注明签收时间，并根据来文单位和文件性质进行编号登记。（二）拟办送呈。党委校长办公室收到文件，须填写“收文处理单”，并在1个工作日内提出拟办意见，及时送呈学校领导批示或转有关单位办理。需两个以上单位办理的，应当明
17、确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。密件按照保密规定办理。拟办的主要原则是：1.涉及学校全局的重要公文。党委校长办公室提出拟办意见，明确主办单位和配合单位，经办公室主任阅核，送书记、校长、分管校领导阅示。2.业务类公文。党委校长办公室提出明确拟办意见，明确主办单位和配合单位，经办公室主任阅核，送分管校领导阅示，紧急公文同时印送承办单位办理。其中属重要工作、重要情况的公文，由分管校领导提出办理意见或方案，送书记、校长阅示。3.周知性公文。党委校长办公室梳理汇编批处理文件，经办公室主任阅核，送校领导传阅。4.具体事务类公文。党委校长办公室根据基层单位职责，直接批转承办单位阅办。（三）传阅批办。根
18、据领导批示和工作需要，党委校长办公室将公文转送传阅对象阅知或者办理。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延传。校领导批阅公文，应在1个工作日内完成，并在公文阅办单内签署明确意见、姓名和审批日期。如遇校领导外出，党委校长办公室可委托承办单位向校领导请示办理意见。承办单位须在“收文处理单”中注明请示的有关情况。（四）承办。党委校长办公室根据领导批示或者工作需要，将公文及批示意见于当日内分送承办单位或个人办理。公文承办单位和个人应按照领导批示和公文要求认真、及时办理。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，须及时向党委校长办公室说明情况。公文承办中遇有涉及其他单位职责的事项，主办单位应主
19、动与有关单位协商；若有分歧，主办单位负责人应主动协调，经协调仍不能取得一致意见时，要提出明确意见直接报有关校领导协调解决，或经党委校长办公室报有关校领导协调解决。（五）督办。印送承办单位的公文，党委校长办公室负责督办，要及时了解掌握公文的办理情况，做到紧急公文跟踪督办，重要公文和领导有明确批示意见的公文重点督办，一般公文定期督办。（六）整理归档。公文办结后，各单位应及时对阅批过的公文及收文处理单进行登记，并与公文原件一并保存。第七章 公文立卷归档第二十三条 各单位应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理办法，及时对需要归档的公文收集齐全、整理归档，个人不得私自保存应归档的公文。公文归档原则是：
20、（一）学校发文归档。以校党委、行政或校长名义发布的校内纸质公文，由党委校长办公室加盖公章后与公文签发单、发文原件、有修改痕迹的定稿一并提供给各单位归档。各单位需归档的其他校内公文，由公文形成单位打印出纸质文件并加盖本单位公章后，与公文签发单、有修改痕迹的定稿一并归档。（二）校外来文归档。党委校长办公室负责中共中央、国务院、教育部等上级单位印发的制度性公文原件及收文处理单的归档；其他校外来文原件及收文处理单由公文主办单位归档。所有涉密文件由党委校长办公室负责归档。（三）校内请示、报告归档。由公文主办单位负责将收文处理单、正文、附件、办理结果一并归档。第二十四条 电子政务系统签发的学校文件，由各拟
21、文单位从电子政务系统打印公文签发单与纸质文件一并归档。电子政务系统处理的校外来文和校内请示、报告，按照第二十三条归档原则，由各责任单位负责打印收文处理单与文件原件一并归档。第八章 公文管理第二十五条 学校各单位应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。第二十六条 学校各单位公文应指定专人负责统一管理，并及时立卷、归档。第二十七条 学校各单位或个人收到上级部门正式公文，或外出开会带回正式公文，须及时移交党委校长办公室统一收文办理，不得直接签批、传阅，不得擅自留存、丢弃或销毁。第二十八条 公文的印发传达范围应当按照发文部门的要求执行。需要变更的，应当经发文部门批准。第二十九条
22、涉密公文由党委校长办公室按照有关保密规定统一管理。第三十条 严禁复制绝密级公文；复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定,并经保密工作办公室批准，由党委校长办公室统一复制、编号、登记、加盖复制戳记。复制、汇编的公文视同原件管理，并及时退还党委校长办公室。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。第三十一条 公文的撤销和废止，由发文单位或其上级机关根据职权范围和有关法律规定决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。第三十二条 涉密公文必须严格按照有关规定进行清退或者销毁。个人不得私自销毁、留存涉密公文。第三十三条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第九章 附则第三十四条 本办法由党委校长办公室负责解释。第三十五条 本办法自发布之日起施行。原大学公文处理办法（党办发 号）同时废止。 附件：1.公文格式编排示例 2.大学公文模板 3.大学发文字号
