1、1业界荟萃&第一节第一节&第二节第二节 信息工作的程序和方法信息工作的程序和方法&第三节第三节 高层次信息的开发和处理高层次信息的开发和处理2业界荟萃&信息工作的意义信息工作的意义=信息工作的一切行政工作的基础信息工作的一切行政工作的基础=信息是领导决策的依据信息是领导决策的依据=信息工作是增进秘书才能的最佳途径信息工作是增进秘书才能的最佳途径3业界荟萃&传输性。信息可以通过不同的方式、媒体、渠道进行传传输性。信息可以通过不同的方式、媒体、渠道进行传输。输。&扩散性。同一内容的信息，可以借助不同的物质载体，扩散性。同一内容的信息，可以借助不同的物质载体，同时向四面八方扩散，而某一物质载体也可以
2、将不同内容同时向四面八方扩散，而某一物质载体也可以将不同内容的信息向不同方向扩散。的信息向不同方向扩散。&共享性。广泛地沟通、交流、互相启发、共同获利。共享性。广泛地沟通、交流、互相启发、共同获利。&扩展性。信息随着生产力的发展和人类社会的进步不断扩展性。信息随着生产力的发展和人类社会的进步不断地扩展，不断地发展和补充地扩展，不断地发展和补充。&替代性。包括两方面的含义：一是指同一内容的信息在替代性。包括两方面的含义：一是指同一内容的信息在传输过程中，其物质载体是可以变换替代的。二是指信息传输过程中，其物质载体是可以变换替代的。二是指信息可以替代资本、劳动和物质材料。可以替代资本、劳动和物质材
3、料。4业界荟萃&信息的主要内容信息的主要内容=政策法规信息政策法规信息=指挥性信息指挥性信息=本单位信息本单位信息=社会反馈信息社会反馈信息=可比信息可比信息=相关信息相关信息=未来信息未来信息5业界荟萃&信息的形式信息的形式=文字形态信息文字形态信息y书面形式：包括文字、数字、图形、表格等书面形式：包括文字、数字、图形、表格等y秘书应收集原始信息，或秘书应收集原始信息，或“一次文献一次文献”=声像形态信息声像形态信息y图书、照片、录音（像）带、磁盘、图书、照片、录音（像）带、磁盘、CD、VCD等等y秘书应将声像信息与文字信息配合使用秘书应将声像信息与文字信息配合使用=记忆形态信息记忆形态信息
4、y存在于人们的大脑中的存在于人们的大脑中的“零次文献零次文献”y秘书通过采访、交谈获得，有不确定性的特点秘书通过采访、交谈获得，有不确定性的特点6业界荟萃&信息的渠道信息的渠道=内部信息渠道与对象内部信息渠道与对象=国内信息渠道和对象国内信息渠道和对象=国外信息渠道与对象国外信息渠道与对象7业界荟萃=收集收集=整理整理=加工加工=提供提供=传递传递=储存储存=检索检索&信息工作的程序和方法信息工作的程序和方法8业界荟萃&秘书收集信息秘书收集信息的方式的方式=收存收存=复印复印=记录记录=录音录音=电脑电脑=购买购买=交换交换&信息的整理信息的整理=分类分类y按照一定的标准按照一定的标准=筛选筛
5、选y将信息分为真实、虚将信息分为真实、虚假，有效、失效假，有效、失效y保留真实、有效信息保留真实、有效信息9业界荟萃&信息的加工信息的加工=充实与综合充实与综合=提炼与摘要提炼与摘要=归纳与分析归纳与分析&秘书如何提供信息秘书如何提供信息=适事适事=适时适时=适度适度10业界荟萃&信息的传递信息的传递=迅速、准确、保密迅速、准确、保密&信息的储存信息的储存=原件储存原件储存=目录、索引储存目录、索引储存=软件储存软件储存=有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、防有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、防虫虫=科学地存放排列科学地存放排列&信息的检索信息的检索11业界荟萃&调查法调查法&线
6、索追踪法线索追踪法=一是从初级信息分析中发现有价值的信息线索，确定一是从初级信息分析中发现有价值的信息线索，确定追踪的课题，返回到实践中去，充实新的内容，形成追踪的课题，返回到实践中去，充实新的内容，形成高层次的信息；高层次的信息；=二是从领导、上司的讲话及调查研究成果中，寻找线二是从领导、上司的讲话及调查研究成果中，寻找线索，确定选题后进行有针对性的收集；索，确定选题后进行有针对性的收集；=三是通过对某些信息的收集，触类旁通，发现新线索，三是通过对某些信息的收集，触类旁通，发现新线索，从而不断扩充信息量。从而不断扩充信息量。&借助外脑法借助外脑法&交换法交换法&建立数据库建立数据库12业界荟
7、萃&小王小张曾是同窗好友，又的两个单位任秘书。小王对单小王小张曾是同窗好友，又的两个单位任秘书。小王对单位领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件位领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件事他向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚。事他向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚。&小王说：小王说：“我看你确实是幼稚，缺乏自知之明我看你确实是幼稚，缺乏自知之明”小张：小张：“你怎么一点不同情我？你怎么一点不同情我？”&小王：小王：“你总是希望别人理解你同情你，可你理解不理解你总是希望别人理解你同情你，可你理解不理解领导，同情不同情领导。你以为自己什么都行，凡事都想领导
8、，同情不同情领导。你以为自己什么都行，凡事都想说上几句，当然，说得对的，领导应采纳，但有时说得对说上几句，当然，说得对的，领导应采纳，但有时说得对的，领导也不一定采纳。因为个人看问题的方法、角度不的，领导也不一定采纳。因为个人看问题的方法、角度不同。领导需要站在全局考虑。你的意见对，但在全局看不同。领导需要站在全局考虑。你的意见对，但在全局看不一定行得通。领导不采纳是正常的。一定行得通。领导不采纳是正常的。”&小张：小张：“那我今后不提什么意见和建议了。那我今后不提什么意见和建议了。”13业界荟萃&小王：小王：“那倒也不是。我的方法是：只要不是大是大非问那倒也不是。我的方法是：只要不是大是大非
9、问题原则问题，一个意见最多提三次即可。提了三次领导不题原则问题，一个意见最多提三次即可。提了三次领导不采纳，说明领导有自己的考虑，即便某个问题处理不妥。采纳，说明领导有自己的考虑，即便某个问题处理不妥。领导也会负责的。自己提了三次也尽职了。领导也会负责的。自己提了三次也尽职了。”&小张按小王的方法试了一段时间，果然有效。两人又见面小张按小王的方法试了一段时间，果然有效。两人又见面时小王说：时小王说：“我们都是给领导当参谋的，既然是我们都是给领导当参谋的，既然是参与谋参与谋划划，所提意见就有采纳和不采纳两种可能，所提意见就有采纳和不采纳两种可能，不能光想着，不能光想着自己行，不采纳就不高兴，对领
10、导是这样，同事之间也应自己行，不采纳就不高兴，对领导是这样，同事之间也应是这样。是这样。”&问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？&秘书应如何想领导提建议？秘书应如何想领导提建议？14业界荟萃&A和和B同时分配做秘书，一年后，领导遇到问同时分配做秘书，一年后，领导遇到问题总爱和题总爱和A 商量，商量，B 很纳闷，请很纳闷，请A分析原因。分析原因。&A：“我看你主要是提意见多，提建议少，提我看你主要是提意见多，提建议少，提了一大堆问题，却很少提办法了一大堆问题，却很少提办法”。B：“我认为我认为提意见是下属的事，拿主意是领导的事。提意见是下属的事，拿
11、主意是领导的事。”A：“领导也不是神，事事都有主意。我接到上级领导也不是神，事事都有主意。我接到上级的通知或下级单位的报告，都要认真想一想，的通知或下级单位的报告，都要认真想一想，提出处理意见，不管领导采用不采用，我都坚提出处理意见，不管领导采用不采用，我都坚持这么做。时间久了，领导就对我的建议重视持这么做。时间久了，领导就对我的建议重视了。了。”B：“那每次提几条建议呢？那每次提几条建议呢？”15业界荟萃&A：“古人讲，上中下三策，就是每次提好中古人讲，上中下三策，就是每次提好中差三个建议。我看主要是指决定命运的大事。差三个建议。我看主要是指决定命运的大事。一般情况下，大多数事情，每次一条就
12、可以了。一般情况下，大多数事情，每次一条就可以了。大事或吃不准的事，不妨多提几条处理意见，大事或吃不准的事，不妨多提几条处理意见，供领导选用，即使提不出很好的方法，起码也供领导选用，即使提不出很好的方法，起码也要有一点建议，帮助领导打开思路。这叫要有一点建议，帮助领导打开思路。这叫一一策备选策备选，你不妨一试。，你不妨一试。”&B按照按照A的方法做，一年以后，领导也经常找的方法做，一年以后，领导也经常找B商量工作了。商量工作了。&问题：问题：A和和B在工作方式方法上有何不同？在工作方式方法上有何不同？16业界荟萃&第一节调研和督查工作概述第一节调研和督查工作概述&第二节调查研究的范围和步骤第二
13、节调查研究的范围和步骤&第三节调查研究的方法第三节调查研究的方法&第四节督查工作的原则和程序第四节督查工作的原则和程序17业界荟萃&含义含义=调查：用科学的方法取得客观材料的过程调查：用科学的方法取得客观材料的过程=研究：对材料进行分析、比较、归纳演绎的过研究：对材料进行分析、比较、归纳演绎的过程程&作用作用=收集原始资料，支持领导决策收集原始资料，支持领导决策=取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据=解决常规问题，处理突发事件的必要手段解决常规问题，处理突发事件的必要手段=提高秘书人员自身素质的主要途径提高秘书人员自身素质的主要途径18业界荟萃&调查研究
14、的内容调查研究的内容=基本情况调查基本情况调查=专题性调查专题性调查=经验性调查经验性调查=突发事件或事故的调查突发事件或事故的调查19业界荟萃&调查的类型调查的类型=普遍调查普遍调查y资料全面、客观、精确，但缺乏生动性、具体性资料全面、客观、精确，但缺乏生动性、具体性=典型调查典型调查y便于集中、深入地调查，但典型是人为选定的便于集中、深入地调查，但典型是人为选定的=个案调查个案调查y有明显的针对性，调查时不能就事论事有明显的针对性，调查时不能就事论事=重点调查重点调查y与典型调查的区别是，重点是客观存在的与典型调查的区别是，重点是客观存在的=抽样调查抽样调查y使用最普遍，比较科学使用最普遍
15、，比较科学20业界荟萃&调查的方法调查的方法=观察法：确立观察的重点，用心，懂行；观察法：确立观察的重点，用心，懂行；=访问法访问法y态度诚恳谦虚，讲究策略态度诚恳谦虚，讲究策略y可以是个别访谈，也可开座谈会可以是个别访谈，也可开座谈会=文献法：应先近后远、先小后大、先具体后抽文献法：应先近后远、先小后大、先具体后抽象、先简单后复杂象、先简单后复杂=问卷法：质量的关键在于题目和答案的设计问卷法：质量的关键在于题目和答案的设计21业界荟萃&研究的方法研究的方法=归纳法归纳法=综合法综合法=统计法统计法=比较法比较法=分析法分析法=演绎法演绎法&调查研究的步骤调查研究的步骤22业界荟萃&含义（含义
16、（p170）&原则（原则（p180）&程序（程序（p181）23业界荟萃&达利公司是一家专门销售泥塑的公司。一天，总达利公司是一家专门销售泥塑的公司。一天，总经理秘书小谷与一位刚从国外考察回来的熟人交经理秘书小谷与一位刚从国外考察回来的熟人交谈。小谷了解到某外国商店里出售的中国泥塑，谈。小谷了解到某外国商店里出售的中国泥塑，当地人很喜欢，生意兴隆，但产品大多是台湾制当地人很喜欢，生意兴隆，但产品大多是台湾制造的，工艺水平并不如大陆生产的泥塑。该国消造的，工艺水平并不如大陆生产的泥塑。该国消费者特别喜欢反映中国民俗的泥塑。费者特别喜欢反映中国民俗的泥塑。&此时，秘书小谷应如何处理利用这送上门来的
17、信此时，秘书小谷应如何处理利用这送上门来的信息？息？24业界荟萃&秘书部门处于组织的信息枢纽地位，秘书应及时秘书部门处于组织的信息枢纽地位，秘书应及时捕捉、筛选信息，提供给领导，以提高企业的经捕捉、筛选信息，提供给领导，以提高企业的经营效益。营效益。&小谷应马上把此信息告知领导，或转给市场营销小谷应马上把此信息告知领导，或转给市场营销部门进行详细的调查研究，部门进行详细的调查研究，&帮助拟订具有操作性的产品推广计划，包括推出帮助拟订具有操作性的产品推广计划，包括推出的产品品种、数量、价格、宣传、促销、销售渠的产品品种、数量、价格、宣传、促销、销售渠道等。道等。25业界荟萃&新欣食品公司总经理秘
18、书袁天从报纸上看到西亚两国开新欣食品公司总经理秘书袁天从报纸上看到西亚两国开战，根据平时积累的国际政治知识，他估计这一打，双方战，根据平时积累的国际政治知识，他估计这一打，双方不会在短时间内结束战争。他马上断定日本市场上的马肉不会在短时间内结束战争。他马上断定日本市场上的马肉不久会脱销。因为开战两国中，有一国是传统向日本大量不久会脱销。因为开战两国中，有一国是传统向日本大量出售马肉的国家，打起仗来，它将无暇顾及马肉出口，必出售马肉的国家，打起仗来，它将无暇顾及马肉出口，必然会影响到日本市场马肉的供应。这正是抓机遇做生意的然会影响到日本市场马肉的供应。这正是抓机遇做生意的大好时光。于是，他将此信
19、息以及预测结果向总经理作了大好时光。于是，他将此信息以及预测结果向总经理作了汇报。经理指示营销部门进行了一系列的紧急调研，结果汇报。经理指示营销部门进行了一系列的紧急调研，结果证实了袁秘书推断的准确性。经过一番努力，公司很快与证实了袁秘书推断的准确性。经过一番努力，公司很快与日商签订了出口大宗马肉的合同。日商签订了出口大宗马肉的合同。&袁秘书是怎样收集、开发利用信息的？袁秘书是怎样收集、开发利用信息的？26业界荟萃&某公司有一笔资金需寻找投资项目。公司负责人某公司有一笔资金需寻找投资项目。公司负责人谢总从某造林公司获得如下信息：谢总从某造林公司获得如下信息：“只要投入只要投入2万元，万元，8年
20、后可收回最低年后可收回最低10万元万元”，“5万投入，万投入，等待等待6年，年，18万的收益，安全无比的零风险保证万的收益，安全无比的零风险保证（保险公司投保）（保险公司投保）”，“负责办理负责办理林权证林权证，以确保一切经营在合法情况下进行以确保一切经营在合法情况下进行”。谢总因怀谢总因怀疑该公司资信度而不敢贸然投资。疑该公司资信度而不敢贸然投资。2006年春节年春节期间，中央电视台黄金时段播出了该公司老总代期间，中央电视台黄金时段播出了该公司老总代表表“大造林公司给全国人民拜年大造林公司给全国人民拜年”的广告，的广告，认为中央电视台的广告不会错的。谢总又产生了认为中央电视台的广告不会错的。
21、谢总又产生了将那笔资金投资于该造林公司的想法，并要求秘将那笔资金投资于该造林公司的想法，并要求秘书提供参考资料。书提供参考资料。27业界荟萃&秘书小李接受任务后，三天后给谢总送来一份秘书小李接受任务后，三天后给谢总送来一份30余页的余页的关于关于“大造林公司大造林公司”及和国家林业政策的资料汇编及和国家林业政策的资料汇编，材料有：，材料有：&（1）国家林业局）国家林业局2004年下发的年下发的关于合作（托管）造林有关问题关于合作（托管）造林有关问题的通知的通知，针对某些公司吸收社会资金合作（托管）造林现象而发；，针对某些公司吸收社会资金合作（托管）造林现象而发；&（2）新京报新京报题为题为没有
22、真正胜利者的博弈没有真正胜利者的博弈一百万亩沙漠圈一百万亩沙漠圈地真相地真相的新闻调查；的新闻调查；&（3）央视）央视04年年11月月焦点访谈焦点访谈：警惕警惕“托管造林托管造林”陷阱陷阱的的文字材料；文字材料；&（4）“大造林公司大造林公司”和类似企业融资广告的资料；和类似企业融资广告的资料；&（5）秘书自己写的）秘书自己写的关于关于“大造林公司大造林公司”有关资料的初步分有关资料的初步分析析；&（6）中央电视台播出的几则不实广告：）中央电视台播出的几则不实广告：“冰箱每天的耗电只有冰箱每天的耗电只有0.48度，仅相当于一节小电池度，仅相当于一节小电池”、“牌食用油（牌食用油（1 1 1）经
23、）经过食品监督局检测，其实际含量是过食品监督局检测，其实际含量是0.27 1 1”等等。等等。&谢总在认真看了秘书提供的资料后，打消了向谢总在认真看了秘书提供的资料后，打消了向“大造林公司大造林公司”投资的念头。还表扬小李说：投资的念头。还表扬小李说：“你提供的资料很有用，不但避免了你提供的资料很有用，不但避免了一次投资风险，还懂得了中央电视台播出的广告也不可全信。一次投资风险，还懂得了中央电视台播出的广告也不可全信。”28业界荟萃&根据案例，请思考：根据案例，请思考：&1、从此案例中，可看出李秘书的什、从此案例中，可看出李秘书的什么素质？么素质？&2、如果谢总不是直接授意，而是在、如果谢总不是直接授意，而是在工作之余同小李聊天时问道：工作之余同小李聊天时问道：“你对你对公司投资公司投资大造林公司怎么看？大造林公司怎么看？”假如你是小李，你如何回答。假如你是小李，你如何回答。29业界荟萃
