1、加强行政工作加强行政工作 提高履职能力提高履职能力 院务部 杨 威二二一二年八月七日一二年八月七日 精1行 政加强行政工作加强行政工作 提高履职能力提高履职能力行，就是实际的行，就是实际的做做。政，就是集体生活中的政，就是集体生活中的事事物物。行政的含义就是实际的行政的含义就是实际的做做集体生活中的集体生活中的事事。精2行政工作的核心内容简单的归纳就是三件事：办文办文 办会办会 办事办事 加强行政工作加强行政工作 提高履职能力提高履职能力精3加强行政工作加强行政工作 提高履职能力提高履职能力办文办文 办会办会 办事办事 这三件事做好了，工作水平就会有较大幅度的这三件事做好了，工作水平就会有较大
2、幅度的提高，就会显现出提高，就会显现出“秩序井然，管理规范秩序井然，管理规范”的的良好局面，而这三件事做不好，就会大大地降良好局面，而这三件事做不好，就会大大地降低行政效率，出现低行政效率，出现“大投入，小产出大投入，小产出”的状况，的状况，甚至出现甚至出现“负做功负做功”的问题。的问题。精4第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力办文分两个问题办文分两个问题:第二个是如何写材料第二个是如何写材料第一个是如何办公文第一个是如何办公文精5 公文，是党政机关在管理工作过程中形公文，是党政机关在管理工作过程中形成的具有执行效力和规范体式的公务文书，成的具有执行效力和规范体式的公务文书，
3、是传达贯彻党和国家方针、政策，发布管理是传达贯彻党和国家方针、政策，发布管理规章和制度，请示和答复问题，指导、布置规章和制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作的重要工具。在实际工作中，发和商洽工作的重要工具。在实际工作中，发文是各级机关最常用最有效的管理手段和工文是各级机关最常用最有效的管理手段和工作方式之一。作方式之一。（一）公文处理（一）公文处理l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力精6按行文关系可分为按行文关系可分为三三大类：大类：l上行公文上行公文发往上级机关的公文，如请发往上级机关的公文，如请示、报告等。示、报告等。l平行公文平行公文发往平级或不相隶属机关的发往
4、平级或不相隶属机关的 公文，如议案、函等。公文，如议案、函等。l下行公文下行公文发往下属机关的公文，如决发往下属机关的公文，如决 定、通告、通知、通报、批复等。定、通告、通知、通报、批复等。l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力精7行政公文格式的依据行政公文格式的依据一是一是党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例，它规定了，它规定了公文的构成要素及其表达原则；公文的构成要素及其表达原则；二是二是国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式，它规定了公文各，它规定了公文各 个要素的排列位置、字体字号等。个要素的排列位置、字体字号等。l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如
5、何提高办文的能力精8学院公文办理流程学院公文办理流程需要以学院行政、总支名义印发的文件，根据需要以学院行政、总支名义印发的文件，根据内容由相关部门起草文稿。经部门负责人签字内容由相关部门起草文稿。经部门负责人签字后（或多部门会签），报办公室。后（或多部门会签），报办公室。拟 稿经审核符合要求的文件经办公室负经审核符合要求的文件经办公室负责人审阅后，送主管院领导审阅签责人审阅后，送主管院领导审阅签发。重要文件提交院长办公会或董发。重要文件提交院长办公会或董事会通过。事会通过。印 发核 稿签 发编 号办公室负责对以学院行政、党总支名义办公室负责对以学院行政、党总支名义发布的文件进行编号登记。发布的
6、文件进行编号登记。办公室负责对各单位草拟的文稿格办公室负责对各单位草拟的文稿格式、文字进行审核。式、文字进行审核。文件经过签发、编号后，由办公室按照规定文件经过签发、编号后，由办公室按照规定的公文格式印制，并会同或协助相关部门下的公文格式印制，并会同或协助相关部门下发或上报。发或上报。l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力精9行文前的沟通：先口头 后书面 第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力精10公文处理要把好公文处理要把好“五关五关”第一是把好第一是把好政策关政策关，确保公文权威性；，确保公文权威性；第二是把好第二是把好内容关内容关，确保公文准确性；，确保
7、公文准确性；第三是把好第三是把好结构关结构关，确保公文严谨性；，确保公文严谨性；第四是把好第四是把好，确保公文缜密性；，确保公文缜密性；第五是把好第五是把好格式关格式关，确保公文规范性。，确保公文规范性。l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力精111.把好政策关规范体式、法定效力l第一不能违反或不符合党和国家的法律法规，第一不能违反或不符合党和国家的法律法规，就是发的公文不能与法律法规相抵触。就是发的公文不能与法律法规相抵触。l第二要看公文制定的政策是否超过发文部门的第二要看公文制定的政策是否超过发文部门的职能和权限。任何部门都必须在法律和政策赋予职能和权限。任何部门都必须在
8、法律和政策赋予的职责范围内开展工作，不能越权越位。的职责范围内开展工作，不能越权越位。l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力精122.把好把好内容关内容关l第一要看主题是否鲜明单一，主题是公文第一要看主题是否鲜明单一，主题是公文内容的核心，公文内容根据主题确定，公文内容的核心，公文内容根据主题确定，公文论述围绕主题展开。论述围绕主题展开。l第二要看材料是否确凿翔实。包括数字、第二要看材料是否确凿翔实。包括数字、引文等。比如学生违纪处分文件。引文等。比如学生违纪处分文件。l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力精133.把好把好结构关结构关l第一要看布局是否合理
9、，是否符合主题需要。第一要看布局是否合理，是否符合主题需要。布局是紧紧围绕主题安排的，怎样利于主题布局是紧紧围绕主题安排的，怎样利于主题表达，就应该怎样组织安排。表达，就应该怎样组织安排。l第二要看条理是否清楚，逻辑关系是否理第二要看条理是否清楚，逻辑关系是否理清。清。l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力精144.把好把好l第一要看语言是否准确第一要看语言是否准确l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力不管是对事实的叙述，还是对问题性质的认不管是对事实的叙述，还是对问题性质的认定或是对处理意见的说明，必须表达准确，定或是对处理意见的说明，必须表达准确，不能模
10、凌两可，产生歧义。不能模凌两可，产生歧义。精15l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力l4.把好把好l第二要看语言是否简洁第二要看语言是否简洁不要大话、空话、套话，要直奔主题，讲不要大话、空话、套话，要直奔主题，讲做法，说体会，谈打算。做法，说体会，谈打算。精165.把好把好格式关格式关规范、统一规定规范、统一规定 l第一是公文的抬头，就是红头文件的红头是有规第一是公文的抬头，就是红头文件的红头是有规定的，红头和下面的盖章必须是一致的。定的，红头和下面的盖章必须是一致的。l第二是文种不能混用第二是文种不能混用。l第三主送机关必须是一个。第三主送机关必须是一个。l 第四成文日期
11、的确定以领导签发的日期为准；经第四成文日期的确定以领导签发的日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准。会议讨论通过的公文，以通过日期为准。l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力精17（二）材料拟定（二）材料拟定l 第一点要有针对性第一点要有针对性l 第二点搞好文章的布局第二点搞好文章的布局l第三点材料、观点统一第三点材料、观点统一l第四点语言准确简洁第四点语言准确简洁l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力精181.1.有针对性有针对性l今天我们有一个会，有一位领导要讲话，那 么首先要了解听众愿意听什么，他们希望了解什么。比如说开学典礼上校长讲话稿，面对
12、新入校的学生，他们希望了解校史、学校基本建设，学校教学成果等，因此，材料当中就要体现这些内容。l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力精19l我们写材料首先要把握一点是有的放矢，具有针对性。如果学院开一个会讲干部队伍建设，首先要找出干部队伍建设存在哪些问题，怎么解决这些问题。照着这个思路起草领导讲话稿我们就成功了一半。l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力l1.1.有针对性有针对性精202.搞好文章的布局搞好文章的布局文章结构可以简单的归结为两种结构文章结构可以简单的归结为两种结构:一种是块状结构，一种是条状结构。一种是块状结构，一种是条状结构。l第一部分第一
13、部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力精21块状结构可以分为三部分 第一就是第一就是“为什么为什么”第二就是第二就是“是什么是什么”第三就是第三就是“怎么办怎么办”l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力精22 第一，第一，“为什么为什么”，就是讲这项工作有什么意义。，就是讲这项工作有什么意义。第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力比如说，开一个干部大会加强领导班子的思想作风建设。比如说，开一个干部大会加强领导班子的思想作风建设。我首先要讲为什么要加强领导班子的思想作风建设，有我首先要讲为什么要加强领导班子的思想作风建设，有什么样的意义。它是我们做好工作的组
14、织保障，是做好什么样的意义。它是我们做好工作的组织保障，是做好工作的前提条件，是工作进一步向前推进的基础等等。工作的前提条件，是工作进一步向前推进的基础等等。精23第二，第二，“是什么是什么”，就是这项工作的内容是什么。，就是这项工作的内容是什么。l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力比如说我们的干部队伍建设，要加强哪些方面的建设要比如说我们的干部队伍建设，要加强哪些方面的建设要给大家交代明白。我们的干部队伍结构是怎么样，如何给大家交代明白。我们的干部队伍结构是怎么样，如何调整结构、改善结构，这是讲调整结构、改善结构，这是讲“是什么是什么”。精24第三，第三，“怎么办怎么办”
15、，要有措施，要提出要求。，要有措施，要提出要求。l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力精25第二种结构条状结构，开门见山第二种结构条状结构，开门见山讲几个问题。讲几个问题。比如：学生军训动员大会上领导讲话，可比如：学生军训动员大会上领导讲话，可以采用这种结构来写，开门见山对参加军以采用这种结构来写，开门见山对参加军训的学生提出几点要求。训的学生提出几点要求。l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力精263.材料、观点的统一材料、观点的统一l一个材料里面，一个讲话里面，如果只有材料，一个材料里面，一个讲话里面，如果只有材料，只有好多的数字、事实，没有观点的提炼，
16、那是流只有好多的数字、事实，没有观点的提炼，那是流水账。水账。l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力l如果讲话里面，材料里面只有观点，没有一些材如果讲话里面，材料里面只有观点，没有一些材料来佐证那么是空对空，同样不能给人留下深刻料来佐证那么是空对空，同样不能给人留下深刻的印象。的印象。精274.语言方面的问题语言方面的问题l语言非常重要，语言要有群众的语言，我们不是语言非常重要，语言要有群众的语言，我们不是搞一些生僻的词，搞一些生涩难懂的语句来证明我搞一些生僻的词，搞一些生涩难懂的语句来证明我们的水平，这是难以为群众所接受的。们的水平，这是难以为群众所接受的。l同样的我们的语
17、言应该准确、简洁，特别是准确，同样的我们的语言应该准确、简洁，特别是准确，这一点非常重要。这一点非常重要。l第一部分第一部分 如何提高办文的能力如何提高办文的能力精28第二部分第二部分 如何提高办会的能力如何提高办会的能力精29制订方案制订方案第一条是要第一条是要周密思考周密思考 l第二部分第二部分 如何提高办会的能力如何提高办会的能力做什么事情我们讲谋定而后动。制订会议方案就是如何办会的做什么事情我们讲谋定而后动。制订会议方案就是如何办会的谋定，把方案搞好了，我们的会议就能确保成功。方案要全面，谋定，把方案搞好了，我们的会议就能确保成功。方案要全面，不要遗漏任何一个环节，每个环节都要考虑到，
18、都要按现实去不要遗漏任何一个环节，每个环节都要考虑到，都要按现实去模拟，这个特别重要。模拟，这个特别重要。精30第二条是要第二条是要明确责任明确责任 l第二部分第二部分 如何提高办会的能力如何提高办会的能力l制订方案制订方案每一个环节，每一项会务的工作，都要明确到人。有人来落每一个环节，每一项会务的工作，都要明确到人。有人来落实，有人来检查、督促落实。如果办小型会议可以，但是大实，有人来检查、督促落实。如果办小型会议可以，但是大型的会务必须是分工到人，而且有人督促落实。型的会务必须是分工到人，而且有人督促落实。精31第三条是要第三条是要方案报批方案报批l第二部分第二部分 如何提高办会的能力如何
19、提高办会的能力l制订方案制订方案有些事情不是我们能决定的，不是具体的会务工作人员能够有些事情不是我们能决定的，不是具体的会务工作人员能够决定的，需要单位的领导的审批。比如说会议确定几个发言决定的，需要单位的领导的审批。比如说会议确定几个发言人，确定哪几个发言人，不是想定谁就定谁，是要报批的。人，确定哪几个发言人，不是想定谁就定谁，是要报批的。精32把握重点把握重点第一个是参会领导的接待服务第一个是参会领导的接待服务第二个是会场的准备第二个是会场的准备l第二部分第二部分 如何提高办会的能力如何提高办会的能力精33l第二部分第二部分 如何提高办会的能力如何提高办会的能力l把握重点把握重点参会领导的
20、接待服务参会领导的接待服务今天这个会有哪些领导出席，那么接待服务要搞好，今天这个会有哪些领导出席，那么接待服务要搞好，这就包括前期给领导发请柬。有的还要安排车，领这就包括前期给领导发请柬。有的还要安排车，领导来的时候有迎送。有的不光是本单位领导，还有导来的时候有迎送。有的不光是本单位领导，还有外单位的领导，这方面我们要把它作为外单位的领导，这方面我们要把它作为 一个重点。一个重点。精34l第二部分第二部分 如何提高办会的能力如何提高办会的能力l把握重点把握重点会场的准备会场的准备比如说话筒的问题。在会议开始的时候，话筒不响了，比如说话筒的问题。在会议开始的时候，话筒不响了，甚至有时响但有杂音。
21、这就影响了会议的效果。还一甚至有时响但有杂音。这就影响了会议的效果。还一个是会场条幅、标语、桌牌不能出现任何错误。再有个是会场条幅、标语、桌牌不能出现任何错误。再有就是排序，主席台的排序不能排错了。会场要准备好，就是排序，主席台的排序不能排错了。会场要准备好，正常会议开始了，那么会议就成功了一半。正常会议开始了，那么会议就成功了一半。精35关注细节关注细节细节决定成败细节决定成败l第二部分第二部分 如何提高办会的能力如何提高办会的能力精36l第二部分第二部分 如何提高办会的能力如何提高办会的能力l关注细节关注细节比如领导的讲话材料放在主席台上，没有过细检查，比如领导的讲话材料放在主席台上，没有
22、过细检查，领导在讲话过程中发现少了页，这问题就严重了。再领导在讲话过程中发现少了页，这问题就严重了。再比如说有些领导不喝茶，就喝白开水，你给他上一杯比如说有些领导不喝茶，就喝白开水，你给他上一杯茶，他有些不大习惯。如果你能考虑到，领导就会感茶，他有些不大习惯。如果你能考虑到，领导就会感觉到会务工作做得真的很细，连这一点都考虑到了。觉到会务工作做得真的很细，连这一点都考虑到了。关注了这些细节我们就有可能把会务办得很完美。关注了这些细节我们就有可能把会务办得很完美。精37l 任何行政机关都是任何行政机关都是办事办事机关机关 l“办事办事”是行政机关的重要职能。是行政机关的重要职能。l第三部分第三部
23、分 如何提高办事的能力如何提高办事的能力精38l 都要都要明明白白，明明白白，不能不能稀里糊涂；稀里糊涂；l 都要都要雷厉风行，雷厉风行，不能不能拖拖拉拉；拖拖拉拉；l 都要都要严谨细致，严谨细致，不能不能粗枝大叶；粗枝大叶；l 都要都要有始有终，有始有终，不能不能虎头蛇尾；虎头蛇尾；l 都要都要严格有序，严格有序，不能不能杂乱无章。杂乱无章。l第三部分第三部分 如何提高办事的能力如何提高办事的能力总之一句话，总之一句话，办事要滴水不漏。办事要滴水不漏。精39第三部分第三部分 如何提高办事的能力如何提高办事的能力l用敬畏的心态用敬畏的心态l按规则办按规则办l按程序办按程序办l分轻重缓急办分轻重
24、缓急办精40一、用敬畏的心态一、用敬畏的心态l“事思敬”，l办“大事”、“小事”、“简单的事”，不能敷衍了事。l第三部分第三部分 如何提高办事的能力如何提高办事的能力精41二、按规则办二、按规则办 游戏有游戏的规则，办事有办事的规则。游戏有游戏的规则，办事有办事的规则。规则规则就是就是大家共同遵守的具体规定。有的大家共同遵守的具体规定。有的规则规则有明文规定，有明文规定，有的有的规则规则没有明文规定，是人们约定俗成的东西、没有明文规定，是人们约定俗成的东西、常识性的东西。不论哪种常识性的东西。不论哪种规则规则，都是应该严格遵守，都是应该严格遵守的，否则，就很难把事情办圆满。的，否则，就很难把事
25、情办圆满。l第三部分第三部分 如何提高办事的能力如何提高办事的能力精42三、按程序办三、按程序办l讲规矩l讲程序l讲请示汇报l第三部分第三部分 如何提高办事的能力如何提高办事的能力精43l第三部分第三部分 如何提高办事的能力如何提高办事的能力l三、按程序办三、按程序办请示汇报请示汇报由于各部门干部是操作层，而不是决策层，所谓由于各部门干部是操作层，而不是决策层，所谓“办事办事”说说到底是以示办事，按照院长办公会的决定、领导的指示办事。到底是以示办事，按照院长办公会的决定、领导的指示办事。所以，所以，请示报告是最基本的程序。请示报告是最基本的程序。无论是上级交办的事情，无论是上级交办的事情，还是
26、职责应办的事情，或是下级请示的问题，一定要按程序还是职责应办的事情，或是下级请示的问题，一定要按程序办理。特别是一些重大问题、敏感问题、一定要慎重从事，办理。特别是一些重大问题、敏感问题、一定要慎重从事，该请示的要请示，该汇报的要汇报，该研究的要提交研究，该请示的要请示，该汇报的要汇报，该研究的要提交研究，不能擅自主张，随意处理。否则，很难有好的效果。不能擅自主张，随意处理。否则，很难有好的效果。精44四、分轻重缓急办四、分轻重缓急办l急事要急办急事要急办 l第三部分第三部分 如何提高办事的能力如何提高办事的能力 但凡急事，都具有突发性和实效性强的特点，这就要求但凡急事，都具有突发性和实效性强的特点，这就要求处置果断、快速、准确、稳妥，按部就班、不紧不慢就处置果断、快速、准确、稳妥，按部就班、不紧不慢就可能误事。可能误事。精45l第三部分第三部分 如何提高办事的能力如何提高办事的能力l四、分轻重缓急办四、分轻重缓急办l重点的事重点办重点的事重点办 部门内部的事情可以先放一放，先把涉及全单位的大事、部门内部的事情可以先放一放，先把涉及全单位的大事、涉及领导的事情办好，这样我们才能圆满完成我们的任涉及领导的事情办好，这样我们才能圆满完成我们的任务，才能履行好我们的职责。务，才能履行好我们的职责。精46不妥之处请批评指正谢谢大家！加强行政工作加强行政工作 提高履职能力提高履职能力精47
