1、第十三章第十三章 公共关系专题活动策划技巧公共关系专题活动策划技巧 本章主要从新闻、庆典、社区、展示四个方面对专题活动进行了介绍。第一节第一节 概述概述 一、公共关系专题活动的含义与类型一、公共关系专题活动的含义与类型 1.公共关系专题活动的含义 所谓公共关系专题活动也称公共关系特殊事件，是指社会组织为了某一明确目的，围绕某一特定主题而精心策划的专门性活动。2.公共关系专题活动的类型 公共关系专题活动的种类很多，常见的有新闻传播型、展示型、社区型及庆典型公共关系专题活动，具体形式有：新闻发布会、开幕(开工)典礼、各类庆典、宴请联谊活动、招待会、文艺演出、座谈会、签字仪式、展览会、赞助活动等。但
2、是，公共关系活动要想对组织产生有效的影响效果，需要精心策划，精心实施，综合运用传播、沟通等方式，坚持开展此类活动，才能产生累计效果。v二、公共关系专题活动的特征与要求二、公共关系专题活动的特征与要求 v（一）公共关系专题活动的特征（一）公共关系专题活动的特征v （1）专题活动要有针对性。公共关系专题活动是专门为实现某一具体目的而举行的，它具有明确的主题，活动的策划与程序的安排都要围绕这一主题进行。v （2）专题活动具有传播性特征。公共关系专题活动本身就是传播媒体，活动的策划者把活动作为一个信息传播的载体，通过活动内容把信息传达给参与者，又通过参与者的人际传播和大众传播媒体把信息传播到更大的范围
3、。v （3）专题活动要使双方都受益。组织举办某一专题活动，是希望有所回报，活动的策划者通过公共关系专题活动，达到主客体双方满意、双方受益的结果。v （4）专题活动要规范。专题活动是一个多环节、运作复杂的公共关系活动项目。要求有规范、完整的程序和步骤，讲究组织严密、安排得当。v 专题活动还有内容的丰富性、媒体的多样性、对象的广泛性等众多特征。v v（二）公共关系专题活动的要求（二）公共关系专题活动的要求v 1.发出邀请要及时v 组织与目标公众应在事先进行协商，达成共识，确定活动细节，如举办活动的时间、地点、活动内容、参加人员、活动程序、经费开支等，然后及时发出邀请。大型的有影响的活动还可以邀请传
4、媒报道。v 2.活动现场要落实v 公关人员应在组织领导决定之后，做好具体承办工作，力争使活动达到最佳效果。如果是参与者众多的大型活动，必要时还可以在现场组织预演或彩排。v 3.举办活动要准时v 活动要按规定的时间进行，客人入场时，要有专人负责接待引导，对贵宾要给予特别礼遇。参加活动的人员应自始至终精神饱满，以主人的姿态出现，给来宾尽可能周到的服务，切莫冷落任何参加者。主办单位的负责人要注意照顾好各方面宾客，表现出应有的礼仪和风范，一般不要提前离场，以免冷场而使公共关系活动效果受到影响。v 4.活动结束时要有明确说明v 在不是本组织内的场所举办的活动，待正式的程序完毕后，主人可以在作别后离开，但
5、公关人员必须在送走最后一位客人并结账后才能离开。v 第二节第二节 新闻传播型公共关系专题活动新闻传播型公共关系专题活动v 新闻传播型公共关系专题活动是以传播新闻信息为目的的公共关系活动。包括以下基本内容：一是主动向新闻媒介提供本组织的信息，如企业文化建设信息、体制改革信息、产品与服务信息等，以便新闻媒介对组织产生良好而深刻的印象，并帮助组织宣传；二是通过各种媒介如报纸、杂志、广播、电视为本组织发布广告、介绍新产品、传播新技术，以便通过媒介架起与消费者沟通的桥梁；三是举办记者招待会，以便及时而广泛地发布重大新闻、扩大社会影响、增强本组织的知名度；四是巧妙地制造新闻事件，吸引新闻媒介及时报道，以便
6、引起社会公众的普遍关注；五是与新闻媒介的人士建立联系并经常沟通，以便通过他们了解社会动态和经营环境，掌握消费者的需求变化，预测市场的发展趋势。v一、制造新闻一、制造新闻v 也叫谋划新闻事件，指的是专门为了新闻媒介进行报道而策划的有意义的事件。这里应注意的是：制造新闻并非弄虚作假，而是以组织发生的真实事件为基础，经过公共关系人员的精心谋划，使其具有新闻价值。如：如：v曾经美国有一家公共关系公司，为了提高新建成的港湾公寓的知名度谋划了一个新闻，在美国国旗诞生二百周年纪念日，在港湾公寓的广场上举行了庄严的升国旗仪式。这一新闻很有价值，当天就通过电视传播到美国各地。通过新闻媒介对这一新闻事件的报道，原
7、本不出名的港湾公寓立刻家喻户晓。v 与其它的公共关系专题活动相比，谋划新闻的策划和操作都比较难，没有固定的模式可以套用，这就需要公共关系人员开动脑筋，寻找时机，大胆创新。如果说有什么经验可寻，一要以组织发生的真实事件为基础，二要使其具有新闻价值。具体说来：v 1.根据热门话题谋划新闻事件v 不同的公众群体，关注的话题不同；不同的时期，同 v样的公众群体关注的话题也不同。所以，公共关系人员应深入了解公众心理和传播对象在当时最关注的话题。如：如：联想近日利用奥运火炬传递这一最为国民关注的话题，策划了一起成功的公关活动，在北京时间2008年6月10日，北京奥运会火炬“祥云”刚刚在昆明传递一天之后，由
8、奥运会全球TOP合作伙伴，中国最大的IT厂商联想（北京）有限公司发起，并由中关村在线承办的“传火炬，传爱心，为奥运献礼”的联想奥运笔记本高校行活动中的火炬传递，在云南大学杨浦校区正式展开。v 2.抓住“新、奇、特”谋划新闻事件 v 在激烈的企业形象竞争中，要想成功地为企业谋划新闻事件，引起大众传播媒介的关注和报道，公共关系人员必须独出心裁，使公共关系活动具备“新、奇、特”的条件，成为记者们争先报道的新闻事件。v 3.巧妙地利用各种信息和时机谋划新闻事件v 精明的公共关系人员应该善于搜集信息，使用信息，把信息转变成价值。还要善于寻找有利时机，利用“天时”来开展公共关系活动。如：如：某企业在建国五
9、十周年纪念日，聘请在人生和事业方面取得成功的新中国同龄人来做报告，并且，表彰为本企业做出突出贡献的新中国同龄人。因为把表彰先进与建国纪念日联系在了一起，所以这次表彰活动具有了新闻价值。v 4.利用名人效应谋划新闻事件v 有意识地把新闻事件与某些权威人士、社会名流联系起来，或者在新闻事件中请名人唱主角。如：如：在美国总统艾森豪威尔67岁生日时，法国人民向美国总统赠送的两桶陈酿了67年的白兰地酒，由于赠送礼品与名人联系在了一起，这次赠送被世界各地记者写成各种形式的文章广泛传播。v 5.与新闻媒介联袂谋划新闻事件v 公共关系人员在谋划新闻事件时，应努力与报社、电台、电视台联合行动。由于有新闻媒介的参
10、与和支持，一方面能使活动进展顺利，达到事半功倍的效果；另一方面能结交新闻媒介的朋友，加深新闻媒介对本企业的深刻印象。v二、新闻发布会二、新闻发布会v 又称记者招待会，是指以某一社会组织的名义邀请新闻机构的有关记者参加，由专人来宣布有关重要信息，并接受记者采访的具有传播性质的一种公共关系专题活动。政府、企业、社会团体或个人都可以举行。v 它是组织传播各类信息、吸引新闻界客观报道、搞好媒介关系的重要手段。特别是当组织遇到一些问题无法通过自身向社会公众解释时，借助新闻媒介来传递真相、澄清事实，更有利于组织引导公众舆论，树立或维护形象。v（一）新闻发布会的特点（一）新闻发布会的特点v 新闻发布会是一种
11、两级传播：先将消息告知记者，再通过记者所属的大众媒介告知公众。其特点：v （1）新闻发布会是一种公共关系会议性专题活动，比较正规和隆重；v （2）新闻发布会耗资较高；v （3）新闻发布会通过新闻发布及记者采访提问，能更好地挖掘社会组织内部新闻；v （4）新闻发布会的效果与主持人和发言人的水平也存在着一定的关系，主持人需要机智、敏感、反应迅速；v （5）比其他新闻发布方式占用记者和组织者更多的时间。v（二）新闻发布会的策划要点（二）新闻发布会的策划要点v 1.做好新闻发布会前的准备工作v （1）由头和主题的确定。由头，即理由，必要性。新闻发布会是一种比较正规和隆重的公共关系会议性的专题活动，耗资
12、较高，需要投入较多的人力、物力、财力，所以在开会前首先要确定举行新闻发布会的必要性，判断所要发布的信息是否具有广泛传播的新闻价值。组织中具有举行新闻发布价值的事件一般包括：企业集团成立；重要的庆祝活动或纪念日；有社会影响的新技术新产品的开发、投产与问世；组织成立或倒闭、合并或转产；经营管理方面的重大改革；对社会所做的重大公益事业；重大的危机事故；特殊事件等。整个新闻发布会始终都应紧密结合主题，切忌偏离主题。v （2）新闻发布会召开的时间的选择。新闻发布会召开的时间应尽量避开重大的社会活动日，以免记者不能参加此次活动而去选择更重要的活动，这样会降低会议的新闻价值，影响会议的效果。在一周之内，新闻
13、发布会的时间不太适宜安排在周末；在一天之内，新闻发布会的时间最好安排在上午10：00 和下午15：00 点左右，会议时间控制在一小时左右为宜。还应提前7-10天派专人将请柬送v到，临近开会时还应打电话联系落实。v （3）新闻发布会召开地点的选择。会议地点的选择要注意考虑两方面的因素：一是符合会议主题方面的要求。例如会议主题侧重于宣传性的，就适合在社会组织内部进行，便于语言宣传的同时进行实地或实物宣传；若会议主题是侧重于说明性的，如澄清事实或解释情况，以挽回影响的，则可以选择在社会组织外部进行；如希望造成全国性影响的，则可在首都或某大城市举行。二是会议场地方面的要求。会议场地应尽量选择设施良好、
14、环境幽雅，能为记者创造各种方便采访的条件，如录像、拍摄的辅助灯光，照明设备，视听设备，幻灯或电影的播放设备，适合记者使用的座椅、电话机、传真机等，通信和交通都比较便利的场所，以便记者们联络和发布信息。v （4）邀请对象的确定。应根据新闻发布会的主题，有选择的邀请有关的新闻记者参加，如经济类、文化教育类、体育类、社会生活类、法制类等，都有不同的媒介工具或不同的媒介记者；还要根据消息发布的范围来确定记者的覆盖面和级别，考虑如何选择报纸、杂志、广播、电视等媒介记者，以及考虑媒介是地方性、区域性还是全国 v性的。新闻发布会主要邀请的是记者，有时还可以邀请一些知名人士及有关方面的专家，以提高会议的规格和
15、会议内容的可信度。v （5）主持人和发言人选定。由于记者的职业要求和习惯，他们大都会提出一些尖锐、深刻甚至很棘手的问题，这对主持人和发言人提出了很高的要求。主持人和发言人除具备较高的文化修养和专业水平，还要思维敏捷、口齿伶俐。主持人一般由组织公共关系机构的负责人担任，首先介绍会议基本情况和议程，再由发言人做详细发言。发言人应由组织的高级领导担任，因为他们熟悉组织的整体情况和方针、政策，发布消息和回答问题具有权威性。不论主持人和发言人，都是组织形象的化身，其外表形象的设计也应下一番功夫，服饰仪表、言谈举止都应该给人以礼貌、真诚的感受。v （6）会议所需要的资料的准备。公共关系人员应根据新闻发布会
16、的主题事先准备好文字、图片、图表、实物、模型、影视、照片等各种材料。根据新闻发布会的主题，成立专门的发言起草小组，全面收集有关资料，拟写发言稿和报道提纲供发言人参考。v （7）费用预算。费用项目一般有：场租、会场布置、印刷品、茶点、礼品、文书用品、音响器材、邮费、电话费、交通费等。需要用餐时还应加上餐费。v （8）制定会议议程。第一，来宾签到及分发会议资料。第二，主持人宣布会议正式开始。简要介绍新闻发布会的出席人员、新闻发布会召开的目的和背景等。第三，发言人讲话。发言应紧扣主题、简明扼要，切忌内容繁杂、时间长。第四，接受记者采访。既要回答问题，又不能被记者控制。第五，主持人宣布会议结束。主持人
17、应简短评述会议，对与会者和来宾致谢，并传达日后继续合作的意图，加强与新闻界的友好往来。第六，安排其他活动。会后可以安排参观或举行茶话会、酒会等招待活动。v 2.新闻发布会的注意事项v （1）接待人。接待人的任务是负责来宾签到、发放资料、引客入场，为摄影记者和摄像记者的工作提供必要的服务。接待人员必须掌握一定的公共关系礼仪和人际技巧，待人接物要热情大方、礼貌周到。v （2）主持人。主持人要充分发挥主持和组织作用，在 v把握会议主题的基础上，活跃会议气氛、积极引导记者提问，并控制会议时间。主持人必须善于辞令、反应灵活，要注意尊重别人的发言和提问，不能有任何阻止别人发言的表情、言语和动作。会议开始时
18、，一般要由主持人说明召开会议的目的、所要发布的信息和有关情况的介绍说明，当发布会接近尾声时，对“最后一个问题”,主持人应该提醒记者。v （3）发言人。发言人必须具有敏锐的思维能力和高超的表达能力，既要保证所发布的消息准确无误，又要善于运用各种语言艺术，巧妙地改变被动应答的局面，对于一些棘手的问题和不愿传播和透露的或需要回避的问题，不要轻易地陷入对方的思维轨道，可以采用委婉、模糊、暗示、幽默等方法，艺术地转移话题。尤其要注意的是，不要随便打断记者的提问，也不要以各种动作、表情对记者表示不满。v 同新闻界协调关系的诀窍在于：第一，主动传递本组织信息，真诚坦率地提供情况，维护本组织和新闻媒介的良好信
19、誉；第二，尊重记者和新闻单位，为他们的工作提供方便，无论大报小报，名记者一般记者，都要一视同 v仁；第三，指定专人负责，密切同新闻界人士的联系。v 3.新闻发布会的后续工作v 公共关系人员首先要及时广泛地收集所有内、外部的反应，如到会记者在各种媒体上的报道情况、与会人员的反应等。认真分析记者所发稿件的内容及倾向性，对利于本组织已发稿的记者要致谢，对不利于本组织的报道，应积极做出反应，解释失误的原因或澄清被误解的事实。v 其次，对照召开新闻发布会的原拟主题，将媒体上的报道逐一分析，检查是否达到会议目标。要尽快整理出记录分析材料，写出对本次活动的评估总结报告，来评估新闻发布会的得失，以便改进和弥补
20、。作为会后效果检测的依据，总结经验教训并将总结材料归档备查。v 此外，新闻发布会后还应该做好以下工作。v 第一，准新闻发布会前应为组织记者参观做好准备；v 第二，在新闻发布会(或参观)后，举行茶话会、酒会、便餐、宴会等小型宴会，创造一种非正式沟通的机会，以便记者们相互沟通或单独采访。第三节第三节 展示型公共关系专题活动展示型公共关系专题活动v 展示型公共关系专题活动就是通过实物展示、环境展示、图片与模型展示，广泛吸引公众的注意和参观，并吸引新闻媒介的关注和报道，以提高组织的整体形象或产品的知名度、美誉度。主要包括：各种类型的展览会、展销会和开放参观。作为一个企业，可以自己举办小型展览会，也可以
21、有目的的去参加专业机构举办的大型展览会或展销会。v一、展览会一、展览会v 展览会是通过实物展示表演以及文字、图片、图表、视听资料宣传组织的一种专题活动，也是组织公共关系专题活动中经常使用的一种形式。目的是让公众通过在现场的体验来感受组织的文化内涵和产品服务，达到宣传组织、促销产品的目的。v（一）展览会的特点（一）展览会的特点 v 1.复合性。展览会是一种综合性的大型公共关系专题活动，它需要运用多种传播媒介和活动方式，呈现出复合性的传播方式。不仅通过人员讲解、示范、宣传手册、图片、模型、录像、幻灯、广播等传播媒介，而且还要配之以剪彩、新闻发布会、公众代表座谈会、个别访谈等活动。v 2.直观性。展
22、览会又是一种直观、形象和生动的传播方式，通常以实物(如产品)展出为主，并进行现场的演示等。因此，它是各种传播活动中最具有直观性的。v 3.双向性。展览会提供了组织与公众进行直接双向沟通的机会。通过展台的布置、人员的讲解等，向公众传播信息，同时，利用条件来收集和了解公众的信息。通过展览会，公众可以了解组织和行业情况，组织也可以了解公众需求和行业动态。v 4.高效性。展览活动可以一次展示许多行业的不同产品，也可以集中同一行业的多种品牌来展示，是一种高度集中的沟通方式，它为参观提供了更多的机会并节省了大量的时间和费用。v 5.新闻性。展览活动是一种综合性的大型活动，除本身能进行自我宣传外，往往能够成
23、为新闻媒体追踪的对象，成为新闻报道的题材。通过新闻媒介的报道传扬，展览活动的宣传效应将大大扩展。v（二）展览会的类型（二）展览会的类型v 1.按展览的性质区分，v 宣传展览会是通过实物、图表、模型等来宣传某一观点、思想、信仰、组织成就等，只展不销，如：如：2008年6月12日，512大地震发生一个月的日子，由国家新闻出版总署、四川省委宣传部、四川省文联、四川省摄协、四川省美协、艺术与设计杂志社等单位共同主办的“纪念汶川大地震摄影展”、“我们在一起全国抗震救灾公益设计展”，在成都的四川美术馆举行，以此纪念在汶川大地震中罹难的同胞，献给致力于抗震救灾、重建家园的各方人士，这就是一场典型的宣传展览会
24、。v 贸易展览会是通过展览，促进产品的销售，开拓产品市场。成熟参展商能够拥有企业参展的准确定位的能力，他们对展览会的价值具有几乎一致的价值观，主要集中在“信息传播价值”、“第三方认证价值”、“体验价值”、“理念价值”、“精神领袖价值”等五方面。v 2.按展览内容区分，v 综合性展览会是全面介绍一个国家、地区或组织的情况，要求纵览全局，内容全面，有一定的整体性和概括性，给观众以完整的印象，如“世界博览会中国馆”。v 专题性展览会是围绕某一专题、某一专业或某类产品举办的展览会，要求主题突出，内容集中，有一定的深度。如在北京、上海、广州等地经常举办的广告“四新”展览会，即围绕广告方面的新媒体、新技术
25、、新材料、新设备而举行的展览会，展示了广告业的最新发展和成果。v 3.按展览的举办场地区分，v 大多数展览会都在室内举行，既显得较庄重，又可不受天气影响，举办时间较灵活，长短皆宜。但室内展览会的设计布置较烦琐、复杂，花费较大。露天展览会的设计布置比较简便，费用也少，但受天气的影响大。一般较贵重、精致的展品适于室内展览，而农副产品展览、花展、车展、大型机械展览通常在露天举办。v 4.按展览会的规模区分，v 大型展览会通常由专门的单位主办，参展单位需报名参加。其规模一般很大，参展项目多，如如“广交会”等。v 小型展览会的规模较小，一般由组织主办，展品也是自己生产的，展览地点通常选择在各类建筑的门厅
26、、图书馆、旅馆房间、候车室等，或专辟陈列室、样品室等。v 此外，展览会还有长期与短期、定期与不定期、混合与单一之分。组织可根据自身的情况，选择适当的展览会类型，以取得更好的效果。v（三）展览会的策划要点（三）展览会的策划要点v 举办展览会是一件综合性很强的复杂工作，需要精心地策划设计、组织、协调，要有充足的经费。v 1.明确展览目的v 举办展览会前，需要明确举办展览会的目的是要取得宣传效果还是要取得一定的经济收益，或者是二者兼要。由于展览工作的复杂性，对展览目的要有明确的、符合实际的界定，最好量化指标。v 2.确定展览主题v 在目的确定后，公关人员要明确展览主题，围绕展览主题去精心设计展览的内
27、容和选择形式，并精心组织施工。对投入的人力、物力、财力和展览效果心中要有数。v 3.确定展览会类型、参展单位和参展项目v 第一，要明确举办什么类型的展览会，是大型还是中小型。第二，要确定什么时间、什么地点、什么场合、以什么展览方式、展出什么展品，可能的目标公众是谁。第三，明确参展的产品、项目的要求及费用预算等。可以根据展览目的和展览主题来组织参展单位和参展项目，邀请方式可以用发邀请函或采用广告招展等形式。v 4.明确展览会总负责人和总设计人v 各项任务要做到分工明确、责任到人，尤其要明确展览文本的主编。总设计人要负责构思整个展览的结构、设计会标及文本安排，协调整体布局和各部分之间的衔接，注意采
28、用现代展览技巧，使展览会新颖、生动，给公众留下好印象。v 5.有针对性地搜集、选择参展项目v 如果项目多时可以进行归纳、汇总，把所有参展的展品作出符合主题要求，符合内在逻辑结构的排列组合，使展览会达到展出主题鲜明突出，富有地方展览特色，结构严谨，整体效果好的目的。v 6.选择展览场地v展览场地选择时要考虑交通便利，方便参观者前来观展；场地的质量要好，如环境的协调性和安全性，设备的先进性，辅助设施的完善配套(如停车场地)等。v 7.预测参观者的类型和数量v 要保证参观高峰时路线能畅通无阻，指示标志明显，预防事故发生。v 8.培训展览工作人员v 注意挑选整体素质较高的人员参加展览工作。理想的展览工
29、作人员一般应熟悉展览业务工作，尤其是熟悉参展项目产品的专业知识，以便为公众提供优质服务；善于交际，讲文明，有礼貌，能得体地与各类公众进行交流；仪表端庄大方，语言流畅。组织应在布展前对参加人员进行本次展览的专业知识培训和公共技能培训。v 9.成立新闻发布机构和确定新闻发言人v 要指定专人负责与新闻界进行联系，制订新闻发布计划，邀请记者采访、报道。组织人员撰写新闻稿，及时向社会公众传播有关展览会的信息，扩大整个展览会和参展单位的影响。v 10.做好接待服务工作v 设立接待室、休息室，划定停车场地及行车路线指示牌，在醒目处要绘制出展览会平面布置图，在展览会场入口处设置签到处、咨询处、服务台、引导人员
30、等。v 11.准备好宣传材料v 一般有展览会的会标、会徽、纪念册，关于参展单位、参展项目的宣传手册，以及产品介绍单、目录表、传单、光碟等，供展出时分发或参观者购买。v（四）展览会的经费预算和效果评估（四）展览会的经费预算和效果评估v （1）场地使用费，包括各种设备的使用、能源等；v （2）设计建造和布置费用，包括设计费、材料费等；v （3）工作人员酬金，主要是工资、津贴、差旅费等；v （4）传播媒介租金费，包括广播、电视、录像带、幻灯片、新闻广告费等宣传费用；v （5）纪念品、宣传品制作费；v （6）联络与交际费，包括举行招待会、购买茶点、接待客宾及邮费、电话费等交际应酬费用；v （7）运输费
31、，即展品运送的费用；v （8）保险费，贵重物品在展览期间的保险费用。v 此外，还应有一定的预备金，以备调剂补充之用。预备金一般占总费用的510为宜。评估工作应列入总体计划之中，在展览会开始策划时就同时考虑。可以在展览会的现场出口处设置公众留言簿请公众留言；可以在展览会进行时举办公众座谈会，听取公众意见和建议；可以用现场采访，现场问卷调查，统计参观人数、类别、级别、范围、销售额、成交额、意向投资额等来做评估指标。展览会结束后还应专门进行评估，总结经验、吸取教训，为下次举办展览会打下良好的基础。v（五）企业如何参加商品展销会（五）企业如何参加商品展销会v 一般来说，企业应该主动、积极地参加有关的展
32、销会。因为交易会能使企业全面分析市场动态、掌握市场趋势，还能摸清竞争对手的情况。v 1.了解并选择v 参加展销会费用较高且不能保证立刻带来经济效益，v所以，并非所有的展销会一定要参加。如何判断：v （1）了解展销会的历史和组织者的成绩。一个经常性的展销会能吸引更多的参加者；一个经验丰富的组织者，更能妥善处理交易会过程中出现的问题，以保证展销会的成功。v （2）了解参展者数目。了解有多少参展者是你的权利，有信誉的组织者会提供这方面的细节。v （3）了解是否有国际参展者。一般较大规模的展销会都应有15%-30%的国外参展者。v （4）了解展销会的信誉。展销会是否被国际机构认可，这是展销展会信誉的保
33、证。而要获得“国际联合商品博览会”的认可，必须具备三个条件：其一，同一展销会在同一城市连续举行三次；其二，提供一套完整的产品检测系统；其三，吸引一定比例的外国参观者。v 2.明确参展目的 v 缺少经验的参展者往往只关注订单的多少，而有经验的参展者，则更注重在展销会上宣传和提高企业形象，巩固原来的贸易关系，挖掘潜在市场。v 3.主动适应展销会特点v 一些地区性展销会，会使企业赢得地区性的潜在市场。日、韩、台的商品交易会适合展销精品，而低级的产品放在东南亚的交易会上则能获得成功。新加坡的交易会虽然不能给企业提供一个巨大的地方性市场，但它能给企业带来印度尼西亚、马来西亚、泰国和菲律宾的买主。香港的交
34、易会主要面向大陆市场，广州春、秋两季商品交易会则是中等厂商们的主要活动场所。v 4.精心布置展台v 参加交易会，一般需要搭展台、布置展台。展台必须提前布置好，切忌在临开幕前才草率完工。交易会的规模越大，展台就越要醒目。v 如在外地参展，一般雇佣一个当地代理人布置展台。但本地代理人，虽然便宜，却往往只能办简单的事，常常把一些关键性的工作转包给别人。一般大会组织者都会提供一些官方的展台代理人，他们熟悉环境，熟悉程序，而且有优先于其它代理人提前进入展厅布置展台的权利，比较可靠。v 5.积极促销v 不要在展台前坐等客来，应该积极主动地促销。v二、二、对外开放参观对外开放参观 v（一）对外开放参观概述（
35、一）对外开放参观概述v 对外开放参观是将组织内部有关场所和作业程序对外开放。它可以让公众亲眼目睹组织整洁的环境，先进的工艺，现代化的厂房设备，有条不紊的工作秩序，科学的管理制度，高素质的员工及给社会所作的贡献等，还可以通过厂史资料向公众全面、立体地展示组织的过去、现在和将来。v 1.对外开放参观的特点v 开放参观活动最大的特点就是真实性。它是以事实说服公众的，常言说得好：耳听为虚，眼见为实。开放参观活动往往比任何强大的宣传手段都更具说服力。如：如：前苏联切尔诺贝利核电站发生事故后，中国香港各界纷纷表示担忧，担心我国广东大亚湾不安会，一时满城风雨。为此，香港选民代表参观大亚湾核电站，现场介绍安全
36、情况，结果风波很快平息。v 2.对外开放参观的价值及方式v 开放参观活动可增加组织的透明度、扩大组织的知名度，争取公众的理解和支持，消除人们对组织的不解。v 开放参观活动根据主题要求，可采用现场观摩、介绍、实物展览等方式。以目击为主，在参观前可先利用电影、电视录像、幻灯片等作简要介绍，使公众对组织有个大致了解，还可以用图片、模型、产品陈列等形式对开放参观活动起补充说明作用。v（二）对外开放参观的策划要点（二）对外开放参观的策划要点v 1.确立主题v 任何一次对外开放参观活动，都应确立一个明确的主题，即想通过这次活动给参观者留下怎样的印象，取得什么效果，达到什么目的。组织对外开放参观活动最常见的
37、主题是：强调组织的优良工作环境，表明组织是社区理想的一员，组织会给社会和周围公众造福。v 2.安排时间v 开放参观的时间最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、组织开业、组织获得特殊荣誉的纪念日等。在喜庆的日子里进行参观，可能增添公众的兴趣，获得更强的开放效果。规模较大的开放参观活动需要36个月的准备时间，如遇大规模的展览、编印纪念册或策划其他特别v节目，则需时更多。要合理安排对外开放时间，尽量避开节假期。较理想的开放日一般以晚春和早秋为宜。v 3.成立专门机构v 专门的活动筹备委员会成员应包括组织领导、公共关系人员、行政和人事部门人员等。如果主题是强调服务或产品，则还要有营销部门人员。v
38、4.准备宣传工作v 要想使开放参观活动获得成功，最重要的是做好各种宣传工作。准备一份简明易懂的说明书，发给参观者。正式参观前放映电影、录像或幻灯片进行介绍，可以帮助参观者了解组织的概况。之后，由向导陪同并引导参观者沿参观线路作进一步解说，回答参观者的提问。最好将参观者分成五六人一个小组，以便在人声嘈杂的情况下让参观者听清讲解。如果设置较明显的路标为参观者导向，可以安排专人在人们可能最感兴趣的地方作集中讲解。v 要使参观活动产生持久效果，不妨赠送参观者一份纪念性的小册子。这些小册子通过参观者之手转送到未能亲自参观的人。v 5.划分参观线路v 提前划分参观线路，防止参观者越过参观所限范围，以免出现
39、不必要的麻烦和事故。有些组织往往顾虑开放参观活动会使秘密技术泄露，其实只要精心妥善安排是不会出现这种情况的。v 6.做好服务接待工作v 对参观者应热情周到地做好接待工作。要安排合适的休息场所，准备茶水、饮料。v 7.征求意见v 参观结束后，宜通过公众意见簿或留言簿等形式，征求公众对组织的意见、建议等。有条件的话，可召开参观者座谈会，请他们发表观感，提出意见，以便于组织改进工作。v 开放参观实际上是一个组织的公开展览。它有助于提高组织经营管理的透明度，增进外界公众对组织的了解和认同，形成组织良好的公共关系。第四节第四节 社区性公共关系专题活动社区性公共关系专题活动v 社会组织所在区域的人群集合体
40、称为社区。社区是组织生存和发展的基础，也可以说，不论是服务性公益组织，还是盈利性商业企业，其生存和发展都离不开社区。v 社区公众由地域人群、行为规范、生活方式以及地域感四个要素组成，社区公众是社会组织的重要公众。与社区公众进行沟通和交流，通过系列的公共关系专题活动搞好社区关系是各类社会组织在公共关系实务中的一项重要任务。社区型公共关系专题活动的主要目标有四方面：一是利益社区化，赞助文教、卫生、体育、社会福利事业等；二是信息社区化，有效地与社区公众进行信息上和情感上的沟通；三是活动社区化，积极参与社区活动，为社区的发展提供方便，使社会组织的自身活动与社区活动协调一致；四是感情社区化，通过各种形式
41、让公众了解本组织，并在理解基础上赢得社区公众的支持、信任与合作。v一、联谊活动一、联谊活动v 各种类型的联谊会可以是参加者自娱自乐，也可以邀请文艺界专业人士参加。社区联谊会丰富多彩、活泼欢快、轻松自如，而且花费不多、操作简便、成功率高。v尤其是服务性行业，如商场、酒店、银行等，如果能把社 v区公众与消费者公众统一起来，经常举办一些联谊活动，这不仅对维系社区公众关系有好处，而且对开拓市场，赢得顾客大有裨益。参考程序：v 第一，明确联谊会的主题，并确定联谊会名称。如某酒店以“饮食与健康”为主题，举办了“美食家联谊会”。v 第二，安排活动程序，并印刷联谊会节目单。联谊会上节目的种类、数量、顺序及每个
42、节目大约所占时长，节目间转换时间等事先要做一个计划。联谊节目的安排应尽量紧凑，使气氛始终保持热烈。为避免演出不能正常进行，必须准备备用节目、演员、工作人员及设备等，绝不能出现冷场现象。v 第三，确定时间、地点、活动场所。v 第四，确定应邀对象，发出请柬，邀请新闻记者参加。要根据本组织最近的活动和长期发展的需要，确定邀请联谊的组织及个人。对出席联谊的组织及人数应有比例安排。为方便组织或个人出席联谊活动，应至少在会前一周发出邀请函或邀请书，标明联谊活动的形式、时间、地点、参加单位、参加对象等。v 第五，购买活动所需要的物资。如礼品、奖品等。v 第六，布置活动场地，并安排专人负责。v 第七，安排礼仪
43、人员负责导游、接待、解释有关询问等工作。v 第八，派专人摄影、录相等。v 第九，准备好讲话稿、座谈会的讲话提纲等。v 第十，准备好需要穿插的文艺、体育节目。v（一）舞会（一）舞会v 1.舞会的组织工作v (1)被邀请的男、女客人人数要大致相等。对已婚者，一般均请夫妇。若是企业内部舞会，可根据人员情况邀请外单位参加，如部队男性较多、纺织厂女性较多。(2)正式的舞会要发请柬。请柬上应注明舞会延续的时间，客人可在期间任何时候到场和退席。一般情况下，舞会最适于傍晚开始举行，并以不超过午夜为好。其最佳的长度，通常认为是24小时。(3)确定舞会举行的具体地点时，既要考虑人数、交v通、安全问题，更要注意其档
44、次与气氛是否适宜举办舞会。与此同时，还需量力而行。舞会场地应宽敞，主办人一定要注意的是，邀请的总人数要与场地舞池的大小相适应，人均一平方米最佳，太多显得拥挤，舞者不能尽兴，太少显得冷清。v (4)舞池地板要上蜡保持光滑。舞厅内可以用纸花、彩带和各色彩灯装饰，把握光线明暗，光线要柔和，不宜过强，最好安排乐队伴奏。舞池的周围最好设置足够的桌椅，专供跳舞者在舞会期间休息之用。应在场地、灯饰、舞曲等方面为客人创造热烈气氛。v (5)举办舞会，在主人一方，为了做好接待工作，必须要明确舞会的主持人和招待员。常见的接待工作主要是迎送来宾、为来宾服务、邀请单个的来宾共舞和为遭到异性纠缠的来宾解围。v (6)如
45、有必要和条件，应准备咖啡、茶、点心等食品，以便客人食用。v 2.参加舞会应注意的礼貌v (1)舞会前不要饮酒或食用有浓烈刺激气味的食物。v (2)参加舞会，服装要整齐，仪态要端正。国外举行 v舞会，通常在请柬上注明服装要求，以穿晚礼服和西装为多，也有正式舞会要求穿大礼服者。即使天气炎热，如主人未表示请宽衣，男宾不能随意脱下外衣。跳舞时，纽扣要扣好，不能戴口罩。v (3)正式的舞会，第一场舞，主人夫妇、主宾夫妇共舞(如夫人不跳，也可以由已成年的女儿代之)。第二场，男主人与主宾夫人，女主人与男主宾共舞。舞会上，男主人应该陪无舞伴的女宾跳舞，或为她们介绍舞伴，并要照顾其他的客人。男主宾应轮流邀请其他
46、女宾，而其他男宾则应争取先邀请女主人共舞。v (4)男子应避免全场只与一位女子共舞，切忌同性共舞。v (5)男方邀请女方共舞，如其丈夫或是女方的父母在旁，则应先向其丈夫或父母致意，以示礼貌。请舞时，男士走到女伴前，行15 度鞠躬礼，伸出右手并说：“可以请您跳舞吗？”待对方同意并起立后，陪伴对方进舞池，再与之共舞，切不可拉起女方便舞。如对方不同意，不能勉强。一曲完毕，男方应向女方致谢，并陪送回到原来坐处，并向其周围亲属点头致意后离去。v (6)女方无故拒绝男方邀请是不礼貌的，如实在不愿意同某人共舞，可婉言辞谢。已辞谢邀请后，一曲未终，不要同别的男子共舞。v (7)注意舞姿，男方的右手应在女方腰部
47、正中，不能超过女方腰的中部。跳舞动作不要过大，也不要过于剧烈。自己不熟悉的舞步，不要下场。v (8)跳舞时不可以吸烟，不要大声喧哗，以免破坏气氛和秩序。v（二）晚会（二）晚会v 晚会是以某个具体的事件为主题，通过邀请来宾，利用业余时间开展的参加以文艺、体育、游戏、竞赛等多种活动为内容的一种公共关系专题活动。它能使与会者在休息、娱乐中共同参与、互相交流，因此日益流行。v 1.晚会的类型v （1）节日晚会。逢年过节，组织要通过节日晚会的活动形式畅谈取得的成绩、展望未来的事业，营造吉祥喜庆的气氛。如元旦迎新晚会、中秋赏月晚会等；v （2）迎送晚会。主题应围绕着被迎送人员的兴趣或其 v工作、学习的性质
48、而定。可采取座谈或晚餐的形式；v （3）庆祝晚会；v （4）游艺、竞赛晚会；v （5）文艺晚会；v （6）篝火晚会；v （7）体育晚会等。v 2.晚会的程序v 组织晚会应成立一个专门的班子，由公共关系部门负责，下设指挥、接待、宣传、保卫、后勤等职能人员。一般来有如下程序：v (1)确定主题。明确举行此次晚会的原因或目的，如迎接新年等。v (2)选定节目。应从活动的目的出发，根据客人的欣赏习惯与兴趣选定节目。一般应选择具有客人本国或本民族风格的节目，并要了解节目内容，避免因政治内容或宗教信仰、风俗习惯等问题造成不愉快。v (3)发出邀请。选用较为讲究的请柬。用主客双方文字印刷并提前提供给客人。请
49、柬可附晚会主要内容的提示、节目顺序表和节目说明。v (4)座位安排。一般应根据客人的身份事先安排座位。观看文艺节目，一般以第七、八排座位为最佳，看电影则十五排前后为宜。专场演出通常把贵宾席留给主人和主要客人，其他客人可以排座位，也可以自由入座。如要求对号入座，应将座位号与请柬一起发出。v (5)入席与退席。专场演出，可安排普通观众先入座，主宾席客人在开幕前由主人陪同入场。演出进行中，观众不得退场。演出结束，全场起立向演员热烈鼓掌表示感谢，一般观众待贵宾退场后再离去。v (6)献花。许多国家习惯演出结束后向演员献花。我国讲究主随客便，主人一般不提示客人给演员献花和上台与演员握手，如来宾提议献花、
50、接见或照相，主人要陪同客人一起上台。v (7)摄影。为了保证演出效果和维护剧团专利等原因，许多国家禁止在演出中摄影。v 3.参加晚会应注意的礼貌v (1)收到晚会请柬或入场券应准时参加，因故不能参加，应及早向邀请单位说明情况，以便主办方另行安排。v (2)参加晚会，服装要整洁、大方。入场后应脱帽，以避免影响后排视线。但篝火晚会和游艺晚会服装一般较随便大方，礼仪也没有更多限制。v (3)节目演出时，不要敲桌椅、吃东西、哼唱或聊天等，咳嗽声音要尽量小，禁止喧哗。v (4)不能在场内吸烟。v (5)每个节目演完后，应热烈鼓掌致谢，遇到精彩节目，可以欢迎重演，但次数不宜太多。不同节目喝彩形式不同，如京
