1、参展参展商商实务实务（第三版）（第三版）CONTENTS01目录02030405060708CHAPTER01第第1 1章章 了解展览会的基本特征了解展览会的基本特征;认识展览会的经济功能认识展览会的经济功能;懂得展览会的组织结构懂得展览会的组织结构;熟知展览会的相关知识。熟知展览会的相关知识。学习导航学习导航1.11.1展览会的特性展览会的特性1.1.1 1.1.1 聚集聚集特性特性人员聚集人员聚集信息聚集信息聚集产品聚集产品聚集地点集群地点集群l 组织良好的大型商业展览会组织良好的大型商业展览会,常给与会者带来意外惊喜。常给与会者带来意外惊喜。这正是世界展览会业历经百年历史仍旧不断发展、蓬
2、勃这正是世界展览会业历经百年历史仍旧不断发展、蓬勃兴旺的原因。随着科学技术的不断进步兴旺的原因。随着科学技术的不断进步,展览会的时代特展览会的时代特征日益明显征日益明显。l 现代现代展览会一般具有以下展览会一般具有以下6 6大大特性特性:1.11.1展览会的特性展览会的特性1.1.2 1.1.2 前沿特性前沿特性ABC1.11.1展览会的特性展览会的特性1.1.3 1.1.3 现场现场特性特性l 在展览会上在展览会上,参展商将展品实物摆放在展台上进行展示参展商将展品实物摆放在展台上进行展示,并进并进行现场解说和演示行现场解说和演示,观展商通过这种现场展示可以深入观察观展商通过这种现场展示可以深
3、入观察和了解产品和了解产品,甚至可以触摸展品甚至可以触摸展品,亲自开动机器亲自开动机器,体验产品的各体验产品的各种性能。展览会给参展商与观展商种性能。展览会给参展商与观展商(企业客户企业客户)提供了现场当提供了现场当面交流的机会面交流的机会,谈判双方在获得语言信息的同时谈判双方在获得语言信息的同时,还可以从对还可以从对方的神态和微妙的肢体语言中方的神态和微妙的肢体语言中,获取对方真实的信息。展览获取对方真实的信息。展览会的这种现场特性是其他营销方式很难取代的。这是网络展会的这种现场特性是其他营销方式很难取代的。这是网络展览发展至今仍然只能作为实物展的补充览发展至今仍然只能作为实物展的补充,而不
4、能对实物展形而不能对实物展形成强烈冲击的根本原因。成强烈冲击的根本原因。1.11.1展览会的特性展览会的特性1.1.4 1.1.4 艺术艺术特性特性l 展览是非常强调创意的。现代展览会十分重视对美的追求展览是非常强调创意的。现代展览会十分重视对美的追求,一一个成功的展览会个成功的展览会,必然会给与会者以美的享受。展场的整体布必然会给与会者以美的享受。展场的整体布置必须是艺术化的置必须是艺术化的,主题突出主题突出,风格统一。参展企业争奇斗艳风格统一。参展企业争奇斗艳,将将展场装扮成展示自身形象的大花园。要想展场装扮成展示自身形象的大花园。要想“一枝独秀一枝独秀”,展台展台布置必须讲究布置必须讲究
5、,因为展台形象直接反映企业的品位。展台的视因为展台形象直接反映企业的品位。展台的视觉冲击力觉冲击力,被称作被称作“5 5秒钟的视觉形象秒钟的视觉形象”。展台布置精美。展台布置精美,就能就能让客人驻足观看。在今天让客人驻足观看。在今天,一个精致展台的设计和搭建费用一个精致展台的设计和搭建费用,远远远超过展位租金已不足为奇。为了给观众留下深刻印象远超过展位租金已不足为奇。为了给观众留下深刻印象,有实有实力的企业力的企业,仍然愿意为赢得仍然愿意为赢得“刹那的光辉刹那的光辉”而而“一掷千金一掷千金”。1.11.1展览会的特性展览会的特性1.1.5 1.1.5 互动互动特性特性l 互动性强是现代商展的一
6、个显著特点，其表现是多互动性强是现代商展的一个显著特点，其表现是多方方面的：面的：1 1）首先是买卖双方的互动）首先是买卖双方的互动2 2）其次是同行之间的互动）其次是同行之间的互动3 3）再次是组织者与参与者之间的互动）再次是组织者与参与者之间的互动1.11.1展览会的特性展览会的特性1.1.6 1.1.6 高效高效特性特性l展览会的集聚性、前沿性、现场性、艺术性、互动性形成的合力展览会的集聚性、前沿性、现场性、艺术性、互动性形成的合力,成就了展览会的高效特性。只要参加一个好的展览会成就了展览会的高效特性。只要参加一个好的展览会,就有可能在就有可能在最短的时间里最短的时间里,获取最多的商业信
7、息获取最多的商业信息,做成最大的买卖。就产品促做成最大的买卖。就产品促销而言销而言,成功的展览会有时就像一个大型订货会成功的展览会有时就像一个大型订货会,大公司的大笔订大公司的大笔订单单,多数是在展览会上获得的。广交会长盛不衰多数是在展览会上获得的。广交会长盛不衰,如今扩展到一年如今扩展到一年两届四期两届四期,展位还是异常紧缺展位还是异常紧缺,就是一个极好的例证。为什么广交就是一个极好的例证。为什么广交会的一个标摊可以卖出会的一个标摊可以卖出1717万元的天价万元的天价?因为你只要拿到了广交会的因为你只要拿到了广交会的展位展位,就意味着可能获得外商的大笔订单。到目前为止就意味着可能获得外商的大
8、笔订单。到目前为止,还没有哪还没有哪一种商业形式一种商业形式,能在总体上比展览会更具高效性。在今后相当长的能在总体上比展览会更具高效性。在今后相当长的一段时期内一段时期内,展览会的高效特性是其他促销手段无法替代的。展览会的高效特性是其他促销手段无法替代的。1.2 1.2 展览会展览会的经济功能的经济功能1.3 1.3 展览会展览会的分类的分类从性质上分从性质上分从内容上分从内容上分从时间上分从时间上分按展览场地分按展览场地分按参展者地域分按参展者地域分1.4 1.4 展览会展览会的办展机构的办展机构l 参展商在参加展览会前参展商在参加展览会前,要弄清楚办展机构的情况并与要弄清楚办展机构的情况并
9、与之联系。办展机构的能力和知名度会对展览会的成功之联系。办展机构的能力和知名度会对展览会的成功举办起到决定性的作用举办起到决定性的作用,它是参展商决定是否参展的重它是参展商决定是否参展的重要因素之一。办展机构是指负责展览会的组织、策划要因素之一。办展机构是指负责展览会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位、招展和招商等事宜的有关单位,它可以是企业、行业它可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。根据各单位在举办展协会、政府部门和新闻媒体等。根据各单位在举办展览会中的不同作用览会中的不同作用,一个展览会的办展机构一般有以下一个展览会的办展机构一般有以下几种几种:1.4 1.4 展览会展览会的
10、办展机构的办展机构点击添加文本点击添加文本主办单位承办单位协办单位123支持单位41.4 1.4 展览会展览会的办展机构的办展机构1.4.1 1.4.1 展览会展览会的主办机构的主办机构l展览会的主办机构负责策划和制定展览会组织和实施的方案展览会的主办机构负责策划和制定展览会组织和实施的方案,展场展场联系和落实、观众组织联系和落实、观众组织,以及落实一系列配套服务以及落实一系列配套服务(包括为展商提包括为展商提供的货运、报关、检疫、布展、住宿、交通供的货运、报关、检疫、布展、住宿、交通),),它是展览会的发起它是展览会的发起者者,需要承担展览会的民事责任。成功的展览会需要承担展览会的民事责任。
11、成功的展览会,其主办机构一般其主办机构一般都具有很强的号召力都具有很强的号召力,这样才能保证展览会的质量和效果令人满意这样才能保证展览会的质量和效果令人满意。展览会的主办机构大体可分为五种类型。展览会的主办机构大体可分为五种类型:C专业展专业展览公司览公司B行业行业协会协会A政府及政府及其有关其有关部门部门E展览展览中心中心D各各类类企业企业1.4 1.4 展览会展览会的办展机构的办展机构1.4.2 1.4.2 展览会展览会的承办机构的承办机构l 展览会的承办者要负责和承担展览会的组织招展、公关、服展览会的承办者要负责和承担展览会的组织招展、公关、服务、广告宣传的具体工作。尤其是政府部门主办的
12、各类展览务、广告宣传的具体工作。尤其是政府部门主办的各类展览会会,主办者往往只是挂名发挥号召力和影响力主办者往往只是挂名发挥号召力和影响力,给予办展工作支给予办展工作支持和方便而已持和方便而已,实际具体工作都是由展览会的承办者来做。这实际具体工作都是由展览会的承办者来做。这些机构能为参展商提供各类展览服务些机构能为参展商提供各类展览服务,如场地和设施的出租如场地和设施的出租,场场馆展台的装饰布置馆展台的装饰布置,展品的运输保管展品的运输保管,参展商的商务、住宿、餐参展商的商务、住宿、餐饮旅游、国内外及展览会当地的交通等。参展商在参展过程饮旅游、国内外及展览会当地的交通等。参展商在参展过程中遇到
13、需解决的事情或问题可以直接找承办机构联系。中遇到需解决的事情或问题可以直接找承办机构联系。l 承办机构一般都是和主办机构有着密切关系承办机构一般都是和主办机构有着密切关系,并且它们应该是并且它们应该是有着丰富办展经验、实力较强的企业。承办机构的办展能力有着丰富办展经验、实力较强的企业。承办机构的办展能力与展览会的展出效果有着更为直接的联系。它们必须具备强与展览会的展出效果有着更为直接的联系。它们必须具备强大的销售网络、出色的招展能力、良好的社会影响力并能提大的销售网络、出色的招展能力、良好的社会影响力并能提供良好的展期服务供良好的展期服务,能吸引展览会的优质目标客户和专业观众能吸引展览会的优质
14、目标客户和专业观众前来出席展览会。前来出席展览会。1.5 1.5 展览会展览会相关知识相关知识1.5.1 1.5.1 名词名词术语术语在展览期间利用固定的展出面积展示自己产品或在展览期间利用固定的展出面积展示自己产品或服务并进行直接信息交流或商品促销的特定群体。服务并进行直接信息交流或商品促销的特定群体。凡以凡以促进贸易成交、技术交流、经济合作促进贸易成交、技术交流、经济合作、项目投资、服务推广等商贸性目标为主的展览会、项目投资、服务推广等商贸性目标为主的展览会,即为商贸即为商贸类展览会。类展览会。除商贸类展览会以外除商贸类展览会以外,以展示成就、公益宣以展示成就、公益宣传、公众教育等为主要目
15、的传、公众教育等为主要目的,或者根据政治、外交等方面需要或者根据政治、外交等方面需要举行的专门性展览会举行的专门性展览会,为公益类展览会。为公益类展览会。根据我国的实际情况和已经广泛使用的称谓根据我国的实际情况和已经广泛使用的称谓,“,“展览会的面积展览会的面积”即指展览会即指展览会“毛面积毛面积”。所谓。所谓“毛面积毛面积”就是展览会所使用的展览场馆的面积。一般情况下就是展览会所使用的展览场馆的面积。一般情况下,“,“毛面积毛面积”也是展览组织者向展馆租用的全部面积。也是展览组织者向展馆租用的全部面积。1.5 1.5 展览会展览会相关知识相关知识1.5.1 1.5.1 名词名词术语术语指展览
16、会指展览会“净面积净面积”。所谓。所谓“净面积净面积”是指在展览期间用于参展商展出的面积和展览会公用的面是指在展览期间用于参展商展出的面积和展览会公用的面积。积。根据我国的实际情况根据我国的实际情况,参照既有文件的参照既有文件的规定规定,凡凡“展览会的展出面积展览会的展出面积”(即展览会的即展览会的“净面积净面积”)在在1 1 000000平方米以上的可算作平方米以上的可算作“规模以上的展览会规模以上的展览会”。其他即为一。其他即为一般展览会。般展览会。举办展览会活动的固定场所即为展览场馆。其举办展览会活动的固定场所即为展览场馆。其名称可以是会展中心、展览中心、博览中心、展览馆等名称可以是会展
17、中心、展览中心、博览中心、展览馆等;也包也包括在科技馆、体育馆、博物馆、图书馆、会议中心、酒店等括在科技馆、体育馆、博物馆、图书馆、会议中心、酒店等场所范围内专门开辟且固定用于展览活动的场所场所范围内专门开辟且固定用于展览活动的场所。1.5 1.5 展览会展览会相关知识相关知识1.5.1 1.5.1 名词名词术语术语临时或偶尔举办展览活动的地方可称之为展览临时或偶尔举办展览活动的地方可称之为展览场所。例如场所。例如,常年展销中心或专业市场不能算作展览场馆常年展销中心或专业市场不能算作展览场馆,但可但可以叫展览场所。以叫展览场所。在展览会开幕期间在展览会开幕期间,如果进行观如果进行观众的逐个登记
18、众的逐个登记,则所有进入展览会现场参观的单个人员数字之则所有进入展览会现场参观的单个人员数字之和即为展览会的参观人数和即为展览会的参观人数;如果没有进行观众逐个登记如果没有进行观众逐个登记,则是以则是以人次为单位的。人次为单位的。在公司营业执照的经营范围中明确列出在公司营业执照的经营范围中明确列出“举办举办展览会、展销会展览会、展销会”的公司即为展览公司的公司即为展览公司。1.5 1.5 展览会展览会相关知识相关知识1.5.1 1.5.1 名词名词术语术语在公司营业执照的经营范围中未列出在公司营业执照的经营范围中未列出“举举办展览会、展销会办展览会、展销会”,而列出提供与展览会相关的服务而列出
19、提供与展览会相关的服务,诸如展诸如展览的装修、搭建、运输、信息、统计、广告、印刷、宣传、览的装修、搭建、运输、信息、统计、广告、印刷、宣传、媒体等服务的公司即为展览服务公司。媒体等服务的公司即为展览服务公司。通过高科技手段与人工设计表现具体的事物或产通过高科技手段与人工设计表现具体的事物或产品的一种图形。品的一种图形。展览会在举办之前现场施工布置的期限。展览会在举办之前现场施工布置的期限。展览会展览会结束后结束后,搬运搬运走走展品展品,拆除拆除展具展架及特展具展架及特装的行装的行为为。由展馆提供的或参展商自带的搭建标准展位或特装由展馆提供的或参展商自带的搭建标准展位或特装展位所需的成品展架、展
20、板、灯具、桌椅等。展位所需的成品展架、展板、灯具、桌椅等。1.5 1.5 展览会展览会相关知识相关知识1.5.1 1.5.1 名词名词术语术语展览场地周边或内外为搭建标准展位而进行的展览场地周边或内外为搭建标准展位而进行的土地短期使用权的一种租赁行为。土地短期使用权的一种租赁行为。在光地面积内通过不同的材料、展体、展品包装、在光地面积内通过不同的材料、展体、展品包装、展位结构包装而形成的一种具有特色的展示空间。展位结构包装而形成的一种具有特色的展示空间。通过特定的材料制作的一种可用于展示具体内容的通过特定的材料制作的一种可用于展示具体内容的标志。标志。展览会议标准展位正面顶端的非展位内展示空间
21、展览会议标准展位正面顶端的非展位内展示空间,是是展览主办方为参展企业设计的一种企业标识或展示产品说明展览主办方为参展企业设计的一种企业标识或展示产品说明、名称的展示位置。、名称的展示位置。是指通过注册获取参观证是指通过注册获取参观证,免费参观展览会以及免费参观展览会以及与参展商洽谈交流的各类个人和团体。与参展商洽谈交流的各类个人和团体。1.5 1.5 展览会展览会相关知识相关知识1.5.2 1.5.2 与与参展商相关的事项参展商相关的事项参展参展条款一般包括展台租用、付款条件、合同终条款一般包括展台租用、付款条件、合同终止条件、合租展台的展商及其代表、入门证等。参展条款的技止条件、合租展台的展
22、商及其代表、入门证等。参展条款的技术部分则包括搭建和拆除展台的时间和要求、展台设计方案、术部分则包括搭建和拆除展台的时间和要求、展台设计方案、可用材料、展台高度、地面承重能力、电源安装技术、垃圾处可用材料、展台高度、地面承重能力、电源安装技术、垃圾处理回收和再利用的管理规定、展台上的演示和广告、防火、保理回收和再利用的管理规定、展台上的演示和广告、防火、保安、事故责任、保险、事故预防等。如果参展商因故不能参展安、事故责任、保险、事故预防等。如果参展商因故不能参展,其参展费用高低视其取消参展的日期而定其参展费用高低视其取消参展的日期而定;假如展览会很快要假如展览会很快要开幕了开幕了,参展商才提出
23、取消参展参展商才提出取消参展,展台租赁费基本上不能收回。展台租赁费基本上不能收回。1.5 1.5 展览会展览会相关知识相关知识1.5.2 1.5.2 与与参展商相关的事项参展商相关的事项 一般来说一般来说,展览会组委会会在理论上和实践中帮助参展商解决展览会组委会会在理论上和实践中帮助参展商解决参展中的技术问题和组织问题参展中的技术问题和组织问题,如果公司是第一次参展如果公司是第一次参展,则会得则会得到这方面的更多照顾。到这方面的更多照顾。组委会向参展商发出参展条件、确认展台租赁事宜的文件组委会向参展商发出参展条件、确认展台租赁事宜的文件,也也发送各类服务表格。组委会除帮助参展商进行公关宣传、广
24、告发送各类服务表格。组委会除帮助参展商进行公关宣传、广告活动外活动外,还向参展商提供一系列服务还向参展商提供一系列服务,有的服务项目是免费的有的服务项目是免费的,有有的则按固定价格收取服务费。的则按固定价格收取服务费。1.5 1.5 展览会展览会相关知识相关知识1.5.2 1.5.2 与与参展商相关的事项参展商相关的事项组委会一般在向参展商发接受参展申请的函件时组委会一般在向参展商发接受参展申请的函件时,还提供会刊和展览还提供会刊和展览会信息的登录表格。有一点值得引起注意会信息的登录表格。有一点值得引起注意,会刊厂商名录的征集工作会刊厂商名录的征集工作会在展览会开幕前较早时候截止会在展览会开幕
25、前较早时候截止,因为组委会要在展览会开幕前几周因为组委会要在展览会开幕前几周内发给那些对展出感兴趣的公司内发给那些对展出感兴趣的公司,以便让他们有足够的时间做好参观以便让他们有足够的时间做好参观准备准备。会刊。会刊上厂商名录的排列通常有上厂商名录的排列通常有3 3种顺序种顺序:第一种是按公司名称第一种是按公司名称的字母顺序排列的字母顺序排列(有时把展出同类产品的公司放在一起有时把展出同类产品的公司放在一起););第二种是按第二种是按公司的展品名称进行排列公司的展品名称进行排列;第三种是按照展厅平面图排列。如果参展第三种是按照展厅平面图排列。如果参展商提出要求商提出要求,其公司名称可出现在会刊不
26、同的展品种类里其公司名称可出现在会刊不同的展品种类里,组委会一般组委会一般要收取一定费用。经常有公司要求将其名称或产品商标刊登在会刊要收取一定费用。经常有公司要求将其名称或产品商标刊登在会刊上上,这也是一种收费服务项目。会刊还提供广告服务这也是一种收费服务项目。会刊还提供广告服务。类似的登记体系也用在为观众设计的电子信息系统中类似的登记体系也用在为观众设计的电子信息系统中,参展商可用这参展商可用这一系统来做广告。当系统启用后一系统来做广告。当系统启用后,组委会有必要对展览第一天来登记组委会有必要对展览第一天来登记的观众数量进行统计的观众数量进行统计,并与同类展览会的观众登记情况加以对比并与同类
27、展览会的观众登记情况加以对比,在必在必要时对登记办法加以改进。要时对登记办法加以改进。1.5 1.5 展览会展览会相关知识相关知识1.5.2 1.5.2 与与参展商相关的事项参展商相关的事项 在展出期间、参展商可以按照组委会关于参展商举办特殊活动在展出期间、参展商可以按照组委会关于参展商举办特殊活动的要求组织讲座的要求组织讲座,宣传本公司的产品及制作工艺。举办讲座需提宣传本公司的产品及制作工艺。举办讲座需提前在组委会登记前在组委会登记,登记服务一般是免费的。组委会负责提供会议登记服务一般是免费的。组委会负责提供会议室、开展对外宣传、吸引大量观众参加讲座。室、开展对外宣传、吸引大量观众参加讲座。
28、参展商也可用其展品参加一定主体的特别展示。一般情况下参展商也可用其展品参加一定主体的特别展示。一般情况下,组组委会预先单独通知各公司参加这类特别展示委会预先单独通知各公司参加这类特别展示,而在公司选择方面而在公司选择方面无所偏向。无所偏向。参展商参加专家会议参展商参加专家会议,研讨会获小组讨论也会有所收益研讨会获小组讨论也会有所收益,特别时有特别时有助于学习对目前走势的新认识。助于学习对目前走势的新认识。l 1.11.1展览会有哪些基本特性展览会有哪些基本特性?l 1.21.2展览会有哪些功能展览会有哪些功能?l 1.31.3说说综合展与专业展的区别。说说综合展与专业展的区别。l 1.41.4谁是参展商谁是参展商?l 1.51.5参展商在参展时可获得哪些服务项目参展商在参展时可获得哪些服务项目?
