1、目录目录一、信息系统编码的意义一、信息系统编码的意义二、什么需要编码二、什么需要编码三、信息系统编码原则三、信息系统编码原则四、信息系统编码的重要提醒四、信息系统编码的重要提醒目录目录一、信息系统编码的意义一、信息系统编码的意义二、什么需要编码二、什么需要编码三、信息系统编码原则三、信息系统编码原则四、信息系统编码的重要提醒四、信息系统编码的重要提醒前言前言 编码是以简短的字母、符号或数字来代表系统信息的一种管理工具。在ERP信息系统中，每种信息都要以编码来标识它的身份，我们平常用到的各种基础资料、各种单据在系统中都有一个自身的编码。所有的编码中，唯以物料编码最为复杂。以下的讲解中，将主要以物
2、料编码为例来说明编码的相关内容及要求，其他编码与物料编码的操作方式类似。以物料编码为例：以物料编码为例：增强物料资料的正确性增强物料资料的正确性 物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于发生。提高物料管理的工作效率提高物料管理的工作效率物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提高。利于电脑的管理利于电脑的管理物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物料管理之效果。降低物料库存、降低成本降低物料库存、降低成本物料编码利于物料
3、库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。防止物料舞弊事件之发生防止物料舞弊事件之发生物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之发生。便于物料之领用便于物料之领用库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。目录目录一、信息系统编码的意义一、信息系统编码的意义二、什么需要编码二、什么需要编码三、信息系统编码原则三、信息系统编码原则四、信息系统编码的重要提醒四、信息系统编码的重要提醒需要编码的信息需要编码的信息物料供应商客户仓库部门职员财务目录目录一、信息系统编码的意义一、
4、信息系统编码的意义二、什么需要编码二、什么需要编码三、信息系统编码原则三、信息系统编码原则四、信息系统编码的重要提醒四、信息系统编码的重要提醒信息系统编码八大原则信息系统编码八大原则：一一 （求唯一）类类 （分类别）有有 （勿有意）变变 （避变化）数数 （数字好）短短 （力求短）长长 （长统一）跳跳 （用跳号）信息系统信息系统编码原则编码原则信息系统编码原则信息系统编码原则求唯求唯一一 一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码。举例，如某材料需要经过冲裁、钻孔等几道工序才能完成。如果该物料的几道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲裁后立即进行
5、钻孔，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的几道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲裁、入库、领料、钻孔、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的物料编码。信息系统编码八大原则信息系统编码八大原则说明说明信息系统编码原则信息系统编码原则分分类类别别 编号如能反应分类，则在列印报表时，同类之资料才会被汇总于一处，将方便被比较或汇总。分类之一般原则是大分类号在前，小分类号在后，依序排列。例如编号时，可以第一、二码表示大分类，第三、四、五码表示中分类，第六、七码表示小分类，之后则径行编以几码的流水号即可。信息系统编码八大原则信息系统编码八大原则说明说明信息系统编码
6、原则信息系统编码原则勿勿有有意意 很多人在设计编号时都希望让编号反映某些意义，目的在使编号容易记忆或者可以望字生义。因此往往以英文单字首几码或缩写字母冠于编号上。在编料号时则喜欢把一些规格、尺寸等属性直接反映于料号中。或许在资料笔数少时，这种方式的确可以获得一些方便。但在资料笔数庞大时，此一方法事实上已收不到易记的效果，反而使分类性、顺序性、弹性及唯一性等更重要的编号原则难以兼顾，结果只是徒增编号工作的困扰而已。有许多公司，常常就是为了要理出有意义的料号体系，而使得编号工作变得异常艰巨、耗时，甚至编到一半就夭折而难以接续下去。再不然就是勉强将现行料件都编上了料号，结果日后有新增的料件时，却发觉
7、很难遵行原来的编码原则来进行新料件的编号。事实上，料号仅是料件的代码。是在电脑化时作为使用者与电脑之间的沟通工具而已。它甚至可以不需要具备任何意义。如果能体会这一观点，那么即使有上万笔的料件，也可以在短短两、三周内就完成整个编号工作。在国外，甚至有许多公司干脆就用乱数法则直接赋予料件编号，而丝毫不会影响电脑作业的进行。因为在料件笔数庞大的电脑化作业中我们不需要也不可能去记忆一个料号所代表的料件。我们要知道的只是料件的品名规格（Description），而所有的资料在列印或显示时，品名规格都会伴随着料号出现。信息系统编码八大原则信息系统编码八大原则说明说明信息系统编码原则信息系统编码原则避避变变
8、化化 有些资料之某项属性如果在未来有可能发生变动，则绝不可将该属性纳入编号中。否则，一但发生变动时，是否要修改编号将会成为十分困扰的抉择。例如员工所属部门就不可纳入员工编号中，因为员工调动部门是经常可能发生的。其它如客户信息、供应商信息，业务员的所属区域等皆是如此。正确的方法，应将这些属性另设独立的栏位表达。数数字好字好 亦就是说最好全部用阿拉伯数字来编号。一则可使键入编号的作业效率提至最高，一则可避免数字与某些英文字母因为形象或读音雷同而产生混淆的情形。如果非用英文字母的话，则英文字母最好排在编号之前几码，且位数必需一致。千万要避免英文字母与数字混杂使用。有人为了使编号段落分明而在编号中使用
9、-符号，或者在编号中夹杂*/等特殊符号。这些符号之使用将影响输入之效率，而在口述编号时亦会造成不便，因此最好避免采用。其实编号在使用一段时间后自然会适应，不必刻意去使用一些特殊符号让段落分明。如果非用这些符号不可，则应该让符号出现之位置加以固定，否则反而易生困扰。信息系统编码八大原则信息系统编码八大原则说明说明信息系统编码原则信息系统编码原则力求力求短短 编号之目的在求简化，因此编号位数愈少愈好。如此，可以节省阅读、抄写、输入的作业时间，增加资料处理之效率。再者，由于编号简短，在处理的过程中出错的机率也能够因而降低。长度通常建议为8-12位比较好。长长统一统一 编号长度一致可使阅读或输入时一眼
10、即可发现异常错误。再者，一致之长度在我们附加检查号码时也将方便许多。如果在实际编号时很难求取编号位数之一致，则至少要求同一类者位数一致。譬如在编号时，成品和原料的料号就可能长短差距很大，但我们可以让成品编号与原料编料号个别有其一致之长度。另外一种方式即将编号短之位数以0来补齐。用用跳跳号号 随着企业的发展，不断会有新的物料发生，所以在编码时，要保证具有扩展性，通常我们用跳号来实现，比如在分类号或流水号中预留一些空号以便日后可以插入。信息系统编码八大原则信息系统编码八大原则说明说明目录目录一、信息系统编码的意义一、信息系统编码的意义二、什么需要编码二、什么需要编码三、信息系统编码原则三、信息系统
11、编码原则四、信息系统编码的重要提醒四、信息系统编码的重要提醒信息系统编码的重要提醒信息系统编码的重要提醒物料资料编码物料资料编码提醒一：物料就是生产用原材料提醒一：物料就是生产用原材料在人们的习惯性认识中，所指的物料就是用于产品上的所有材料，如面料、辅料、包材。其实广义的物料编码包括生产性物料、非生产性物料、半成品、成品/产品等内容。我们的编码规则应涉及到如下内容：生产性物料：直接构成成品/产品的材料，如面料。非生产性物料：并非直接构成成品/产品的材料，如办公用品、消耗品等半成品：如果半成品需要进行入库、出库等仓存性管理的话，同样也需要进行编码。成品/产品：在包袋行业中，大多数面向订单生产的企
12、业直接采用客户成品/产品编码，没有自身成品编码规则。这样不仅会造成系统中的成品/产品编码混乱,而且也不便于内部各部门使用，建议制定内部成品/产品编码。提醒二：委外前后编码一致提醒二：委外前后编码一致 人们还有一个习惯是委外前所发出的材料与委外后所接收的材料名称一致，这样会导致在做编码的时候将两种材料的编码做成了一种材料的编码。提醒三：物料编码规则工作只是一个部门的工作提醒三：物料编码规则工作只是一个部门的工作由于工作职责的划分，物料编码的维护工作一般由某个部门负责。但是由于物料编码的分级（类）对于日常信息的统计工作有着重要的影响，因此在前期制定规则的时候，则需要生产部、采购部、销售部、仓库等相
13、关部门共同配合。各相关部门要本着自身统计的需求，来商讨编码规则的制定。信息系统编码的重要提醒信息系统编码的重要提醒供应商资料编码供应商资料编码提醒一：如何区分供应商的唯一性提醒一：如何区分供应商的唯一性制定供应商编码的时候，一个重要的划分标准是从财务核算的角度来考察供应商编码。有的企业会存在实体上为一个公司，但是进行财务核算时作为两个公司的情况。这样我们也需要在进行编码的时候来区分不同的核算。例如：某A公司在厦门，在泉州有一个办事处。虽然在法律实体上同为一个公司，但是财务在付款的时候确实分为两个公司来对待，这样就需要编两个编码。提醒二：按照供应材料划分还是按照地区划分提醒二：按照供应材料划分还
14、是按照地区划分供应商的划分标准一般采用两种方式：按照其所供应的材料划分或者按照其所在的地区划分。如果按照其所供应的材料划分供应商分类，需要注意是否存在同一个供应商供应两种不同类别材料的情况而导致供应商归属不明。提醒三：规则制定同样要考虑统计需求提醒三：规则制定同样要考虑统计需求如上所说，如果我们以统计各类物料的采购执行情况为主要的统计需求的时候，则需要按照供应商所提供的材料来对供应商进行分类。反之，如果我们以统计不同地区的采购情况为主要统计需求时候，则以地区来对供应商进行分类则为较好选择 信息系统编码的重要提醒信息系统编码的重要提醒客户资料编码客户资料编码提醒一：划分依据提醒一：划分依据客户的
15、编码与供应商编码的方式类似，可以通过需求产品的种类或者所在地区类划分。通过调研了解到我们的客户资料并不是非常繁多，并且以外销为主，因此分类可以仅以国别进行分类。同样也需要考虑到我们的统计需求。仓库资料编码仓库资料编码提醒一：各种仓库设置提醒一：各种仓库设置仓库分为实仓和虚仓的概念，虽然在实体上可能为一个仓库，但是在系统中需要划分出实、虚仓库分别编码。如受托加工情况下的受托材料所属仓库，则需要单独编码。信息系统编码的重要提醒信息系统编码的重要提醒部门资料编码部门资料编码提醒一：公用部门设置提醒一：公用部门设置有时候存在公用部门的使用。例如“公司”的编码为1，下设各个部门编码分别为“1.1”、“1.2”，但有些单据需要调用“公司”作为公用部门。这样我们可以预留“1.0”这个编码来作为公用部门使用。职员资料编码职员资料编码提醒一：不使用部门编码提醒一：不使用部门编码企业中的职员会存在部门之间调动的情况，这样如果将部门编码纳入职员编码中，那职员的编码将会有较大几率发生变化，这点是违反编码的原则的。信息系统编码的重要提醒信息系统编码的重要提醒财务资料编码财务资料编码提醒一：编码的内容提醒一：编码的内容财务部门需要进行编码的资料包括会计科目、固定资产编码。其中会计科目可在会计准则提供的科目基础上根据需要进行相应的调整。谢谢 谢！谢！
