1、财务处会计档案管理规定财务处会计档案管理规定第一条 为了加强财务处会计档案管理，根据财政部和国家档案局联合颁布的会计档案管理办法及大学档案管理办法，结合财务处实际，制定本规定。第二条 会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，包括纸质会计档案和电子会计档案。第三条 纸质会计档案是指以书面形式保存的会计资料。主要分为四大类: （一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 （二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，辅助账簿，其他会计账簿。 （三）财务报告类：财务预算，部门决算，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 （四）其他类：经济合同，各类票据，工资册，银行存款
2、余额调节表，银行对账单，其他会计资料。第四条 电子会计档案是指以磁性介质（硬盘、光盘）形式储存的会计资料。主要分为两大类：（一）数据库类：天财账务、学生收费、工资管理等系统生成的原始数据资料。包括电子凭证，电子账簿，学费、工资等原始数据。（二）文本类：通过Office办公软件加工形成的文本形式的数据资料。包括财务预算，部门决算，会计报表，其他财务报告。第五条 会计档案建档要求（一）纸质会计档案应按要求整理立卷、装订成册，案卷封面应逐项按规定填写清楚，并加盖财务负责人或会计主管的签章。（二）数据库类电子会计档案由信息管理科分类建档，文本类电子会计档案由各科室分类建档。第六条 会计档案保管会计档案
3、必须进行科学管理，严格执行安全和保密制度，做到妥善保管，存放有序，查找方便，有效利用。（一）当年形成的纸质会计档案各科室自行保管，会计年度终了后，移交财务处档案室保管4年，期满后，由会计信息管理科负责移交学校档案馆保管。（二）文本类电子会计档案采取“三地”备份保管原则，科室自行备份后，按年度将资料交由会计信息管理科通过光盘和服务器备份保管。数据库类电子会计档案由会计信息管理科定时备份保管。第七条 会计信息管理科负责财务处会计档案归档管理，档案室由会计信息管理科指定专人负责，并明确会计档案管理岗位的职责。第八条 会计档案移交需按规定办理交接手续。交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接
4、，并由交接双方的负责人监交。交接完毕后，经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签字。第九条 会计档案使用（一）财务处档案室设立会计档案查阅登记簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。校内外单位和个人需凭介绍信或有关证明查阅、复印会计档案。（二）数据库类电子会计档案须经主管处领导同意后，方可向会计信息管理科申请查阅。文本类电子会计档案应先使用本科室备份资料，如有需要再向会计信息管理科申请查阅。第十条 会计档案销毁按大学档案管理办法有关规定执行。第十一条 档案的立卷人要对会计档案的完整性、及时性负责；档案保管人要对档案的安全性、整洁性负责；损坏、丢失档案的，要予以经济赔偿，并追究相关人员的责任。第十二条 本规定由财务处负责解释。第十三条 本规定自颁布之日起施行。3 / 3
