1、1第四章 系統使用者和發展者 Management Information Systems,9th edition,By Raymond McLeod,Jr.and George P.Schell 2004,Prentice Hall,Inc.2學習目標:瞭解系統開發和使用的過程，正由實體的結構轉變為虛擬的結構 辨視虛擬辦公室和虛擬公司的優勢及缺點 知道資訊專家的種類，看看資訊專家如何合作，以便創造優質的資訊服務 注意到資訊服務組織所採取之新的指導方針 瞭解使用者自建系統的意義和其產生的原因3學習目標(續):瞭解具有EUC能力的使用者為什麼成為有價值的資訊資源 洞悉使用者自建系統的利益和風險
2、知道系統開發所需具備的知識和技能，並以使用者和資訊專家的角度進行觀察 瞭解知識管理涵意及其所需應付的挑戰 瞭解全球資訊系統開發者所需面對的特殊限制4導論 辦公室自動化的應用程式一開始是要輔助秘書、文書人員之業務；但很快擴充到管理階層和專業人士領域，而產生虛擬辦公司的概念 公司評估集中化和非集中化資訊務的優缺點，定義三種服務的模式:合夥人合夥人(partner),平台平台(platform),及可調節可調節(scalable)模式 系統開發是一種演進性的活動，隨著組織環境的變動，使用者和資訊專家扮演的角色持續地產生變化5企業組織企業組織 資訊系統已經被開發為支持所有組織的層級(圖 4.1)在策略
3、階層，公司的高階主管使用主管資訊系統(executive information systems,EIS)管理資訊系統(MIS)被設計為符合所有公司主管的資訊需求 在最低階層，作業層次的系統是依據職能部門的每日資訊需求加以設計的6資訊系統被開發來支援組織的階層和職能部門外在環境的資訊與資料高階主管資訊系統行銷資訊系統製造資訊系統財務資訊系統人力資源資訊系統資訊資源資訊系統外在環境的資訊與資料7辦公室自動化辦公室自動化 OA包括所有正式和非正式的的電子系統，主要的功能是讓公司內部和外部的人員可以傳遞資訊 圖4.2顯示一個公司使用的電腦化和非電腦化的應用程序 資訊科技的創新使得很多公司可以在本身的
4、區域之外行使企業的活動 此概念即稱為虛擬組織虛擬組織(virtual organization),即是從辦公室自動化的概念演進而來的8OA模式人際間的溝通資料和資訊環境公司辦公司自動化系統非電腦化的OA應用電腦化的OA應用問題解決者其他問題解決者輸入的實體資源轉換輸出的實體資源環境9問題解決從文書到管理 OA的應用程式最初是支援秘書及文書的人員 當管理者和專業人員逐漸具電腦素養後，也會利用這些應用程式來解決問題 他們應用電子郵件進行溝通，電子行事曆安排會議，視訊會議與遠方的問題解決人接洽等等 OA的應用程式已經延伸到使用手提電腦及個人數位助理(PDA)的科技10PDA提供無線傳輸的能力11虛擬
5、辦公室虛擬辦公室 虛擬辦公室的想法最早從1970年代產生，是利用低價的微電腦及通訊設備讓個人可以在家工作 在那個時期，出現了遠程電傳處理(teleprocessing)的名詞；之後出現了電子通勤的名詞(telecommuting)，用以描述員工工作時如何能夠電子化的“通勤”12電子通勤的優缺點 優點優點:讓員工彈性地調整其工作的任務，將個人私事整合在工作排程之中 公司更注意電子通勤者通訊的需求 缺點缺點:員工可能對公司無法產生歸屬感 員工會有隨時被解雇的疑慮 家庭和辦公室責任間的界線可能變得模糊13辦公室旅館化(Hoteling)辦公室旅館化的概念是,公司提供“可共享的”的中央設施,讓員工可以
6、作為辦公室空間,以支援相關的事務 辦公室旅館化的指導原則為:設計各部門需求的空間 每個辦公室的面積大小相似 提供集中式的儲存空間 減少封閉式辦公空間的數量 刪除指派辦公室的習慣14虛擬辦公室的優缺點 優點:減少工作環境成本 減少設備成本 減少工作的中斷 社會貢獻 缺點 缺乏歸屬感 資料通訊安全的風險 虛擬辦公室的成功需要公司與員工之間的合作15虛擬組織虛擬組織 在一個虛擬組織中,整個公司的運作不再受到實體位置的限制 最受虛擬組織的概念吸引的產業，主要是能以資訊、創意及情報來創造利潤的行業 諸如:補教、健康事業、娛樂、旅遊、運動及諮詢等 三I產業(“3I Economy”)的員工需要能夠將資訊科
7、技及資訊系統用在企業程序的知識和技能16資訊服務組織資訊服務組織資訊資源組織通常需要：資訊資源 資訊專家 系統分析師 資料庫管理師 網站管理者 網路專家 程式設計師 操作員 典型的中央集權的管制方式，如圖4.417以公司為集中資訊服務單位的組織結構資訊長系統開發經理系統維護經理電腦操作經理資料庫管理經理網路經理系統分析師系統分析師操作人員資料庫管理師網路專家程式設計師程式設計師18創新的組織架構 1990年代，大型企業嘗試建立“集中分散式”組織結構 為解決上述的問題，故界定三個創新的組織架構:合夥人模式合夥人模式(partner model);平台模式平台模式(platform model);
8、可調節模式可調節模式(scalable model)圖4.4顯示資訊專家顯示資訊專家資訊專家如何群組，也顯示IT功能功能如何群組化19三個創新性結構 合夥人模式合夥人模式(Partner Model)(圖圖4.5):IT協協調職能部門調職能部門以達成價值創新及解決方案的傳送 平台模式平台模式(Platform Model)(圖圖4.6):IT提提供網路供網路使得職能部門可以達成創新 可調節模式可調節模式(Scalable Model)(圖圖4.7):顯示在彈性結構中進行基礎建設管理和解決方案的傳送時，運用兩個來源網路與廠商溝通20價值創新創新網路部門的資訊主管價值創新解決方案傳送職能部門財務管
9、理高階主管策略網路資訊長(CIO)策略規劃人力資源管理基礎建設管理服務提供來源網路賣主21高階主管策略網路資訊長創新網路職能部門價值創新財務管理基礎建設管理服務提供來源網路策略規劃人力資源管理價格創新業務經理22高階主管策略網路MIS指導委員會職能部門創新網路資訊長策略規劃人力資源管理基礎建設管理來源網路來源網路廠商廠商23三個模式的共同點 此三個模式顯示，IT部門不是一個自己自足的單位，而扮演使用者和廠商之間的界面 將某些功能的責任分配給其他專業人員(諸如部門的資訊主管及業務管理者)此三個模式顯示，必須讓IT單位在公司使用資訊資源分享時，以對公司最佳的情況適時調整部門的位置及權責24使用者自
10、建系統使用者自建系統(End User Computing)第一套資訊系統是由IT專家所開發，同時也一攬系統所有的運用(圖4.8)1970年後期，使用者開始發展自己的電腦應用程式使用者自建系統的發展，出自於四個主要的影響1.電腦教育的影響2.資訊服務的積壓3.硬體成本的降低4.預寫軟體的出現 在圖4.9終端使用者仰賴IT專家作某種程度的支援25傳統的溝通鏈(注意:傳統的溝通鏈將網站管理員視為網路專家)使用者資料庫管理師系統分析師網路專家程式設計師操作員電腦26使用者自建系統溝通鏈資訊專家支援溝通使用者電腦27使用者當成資訊資源使用者當成資訊資源 在決定公司如何運用資訊資源，管理階層必須考慮如何
11、運作使用者自建系統，以產生最大效益並使風險降到最低28使用者自建系統的效益和風險 效益效益:符合能力和挑戰：調和資訊專家與使用者的角色 降低溝通差距 風險風險:容易造成目標不明確的系統 容易導致系統設計不良並缺乏說明文件 造成資訊資源使用效率不高 破壞資料的完整性 缺乏安全性 缺乏控制性 29系統發展的知識和技能系統發展的知識和技能 資訊系統開發需要某些知識和技能 這不僅可以區分資訊專家和使用者所需知識和技能的形態，也可以知道如何將使用者區分為一般管理階層和一般人員 表4.1說明了所需知識的類型，並依他們所需的重要性區分為多、中、少 依此，也對所需的技能區分其類型及相對重要性(表 4.2)30
12、知識需求知識一般管理者專業人員文書人員資訊專家電腦素養少中中多資訊素養多多中多商學概論多多少中系統理論少中少多系統開發中少少多系統塑模少多少多表4.1系統開發所需的知識31技能需求技能一般管理者專業人員文書人員資訊專家溝通能力多多中多分析能力中多中多創造能力中多中中領導能力多多中中表4.2系統開發所需的技能32知識管理 管理的知識包括公司的程序，科技、管理及公司與環境因子的互動有關的知識 公司正著有知識管理系統開發，以獲取競爭優勢 公司典型上將知識管理視為另一種型能的系統，然後依照資訊服務的角度來開發，以蒐集知識、將知識儲存後，讓使用者得以使用 表4.3 列出開發知識管理系統公司必須面臨的挑戰
13、33知識管理的挑戰執行策略管理高階主管必須將知識加入公司的策略規劃。知識管理的效果必須形成一種企業文化，以便強化公司資訊分享的機制。知識管理必須具有提高創造力和流程創新的功能。成本、利益、風險KM的成本必須以可測量的方法回傳給公司評估，以便維護組織的智慧財產。管理階層必須對KM訂定合理投資額。作業管理處理程序必須適時適所，確保知識可以完整無誤地整合到KM系統，讓KM的知識具有合法、合理、合乎潮流等特質。KM系統的架構必須符合組織的需求。發展KM系統的方法必須採用最新或現存的IS方法論。標準必須建立針對KM資料的技術標準。KM的定義必須簡明、系統化闡述，同時必須能夠與組織內部的IT基礎架構完全整
14、合。表4.334一個成功的知識管理發展專案以Nortel Networks公司為例 北電網路(Nortel Networks)(採用Excalibur Technologies公司的KM軟體，運用一項先導性的KM專案，將公司從以技術為中心(technology-focused)的公司專變為以市場機會顧客為中心(opportunity/customer-focused)圖4.10列示了舊有的新產品發展系統(NPD)，包含五個處理階段 新專案的NPD系統讓Nortel公司以 有效地運用多種學門的NPD知識資產(leverage multidisciplinary NPD knowledge ass
15、ets);改善NPD的決策過程 使學習和知識交換更為容易35概念發展繼續不繼續商業案例發展檢視檢視檢視行銷及技術發展測試及確認產品上線Fuzzy前端處理器圖4.1 Nortel Networks公司舊式的NPD系統36限定的構想發展的概念構想限定概念發展概念等級確定的概念概念確定目錄圖4.11 Nortel Networks公司利用KM形成之新式的NPD系統37一個成功的知識管理發展專案以Nortel Networks公司為例 1995年7月起始，1996年6月試驗 112個構想驗證，產生7個產品 1997年末期至1998年初期 新的NPD處理程序，稱為“Time-to-Market”兩個成功
16、專案 Privacy Manager:可100%辨認撥入的電話 Internet Waiting:允許一使用者使用單一電話線路，即使撥接上網，仍可接電話。虛擬第二條線路38發展全球資訊系統的挑戰發展全球資訊系統的挑戰 全球資訊系統全球資訊系統(GIS)意即多國公司(MNC)所使用的資訊系統 GIS開發人員面對的限制如下:政治的限制 文化和通訊的障礙 對硬體購買及進口的限制 對資料處理的限制 對資料通訊的限制:出入境資料流(transborder data flows,TDF)技術方面的問題 缺乏子公司管理人的支持:繁文 39將系統使用者和資訊專家放在正確的位置將系統使用者和資訊專家放在正確的位置 早期的系統開發是由資訊專家單獨完成，但隨著時代的演進使用者逐漸扮演重要的角色 不僅系統開發的工作在改變，整個工作環境也同樣產生變化 電子通訊網路使公司變成虛擬組織，讓系統開發的工作可以在任何地方完成40第四章結束第四章結束
