1、企业档案管理的理念与方法中国人民大学 宫晓东 目 录如何建立正确的企业档案意识如何建立正确的企业档案意识企业文档管理体系建设企业文档管理体系建设 企业数据清理企业数据清理企业文档工作的具体实务企业文档工作的具体实务 如何建立正确的企业档案意识意识是人脑对于客观物质世界的反映，是感觉、思意识是人脑对于客观物质世界的反映，是感觉、思维等各种心理过程的总和。维等各种心理过程的总和。档案意识一般泛指人们对档案现象的感觉和认识档案意识一般泛指人们对档案现象的感觉和认识一、企业档案,是在企业的生命周期中直接形成并保存备查的企业文件。1、企业档案的历史记录性。2、企业档案的信息资源性。3、企业档案的法律凭证
2、性。二、现代企业档案意识的创新趋势二、现代企业档案意识的创新趋势（一）企业档案意识的个性化趋势历史记录国家财富信息工具信息资源1、国家档案意识2、领导档案意识3、民众档案意识利益第一，工具第二，发展第三郭沫若郭沫若题赠档案馆题赠档案馆前事不忘后事师，自来坟典萃先知。前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下犹龙柱下窥藏史，窥藏史，呼凤舆前呼凤舆前听诵诗。听诵诗。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。（二）企业档案意识的法治化趋势 1、现代企业制度中的产权制度，是企业档案意识法治化的元动力。2、国家法治化治国
3、方略的确立，是企业档案意识法治化的重要保障。3、确保企业档案资源的安全与合理利用，维护企业自身利益，是企业档案意识法治化的主要目的。4、确保档案工作人员的工作权力，明确其工作职责，是企业档案意识法治化的重要条件（三）企业档案意识的资源配置化趋势1、把企业档案作为企业重要的信息资源来看待，是现代企业管理进步的必然趋势。2、企业管理的系统化、高速化和准确化要求，是开展企业档案资源配置的主要原因。3、计算机技术，特别是网络技术的普及和提高，为企业档案资源合理配置的实现供了必要的技术平台。现实工作中，我们常常会因机构职责不清和信息传递不流畅而导致互相扯皮推诿。ABC12档案部门制度与规范制度与规范文件
4、形成管理文件形成管理管理体制设计管理体制设计价值鉴定价值鉴定归档管理归档管理利用与安全管理利用与安全管理实体分类实体分类信息分类信息分类企业文档企业文档管理体系管理体系自动化管理系统自动化管理系统企业文件档案管理体系建设企业文件档案工作体制结构企业文件档案工作体制结构文件档案管理委员会主管部门或企业档案中心档案部门或岗位信息管理部门职能部门及下属机构管理体制管理体制1、集中式、集中式综合档案部门综合档案部门内部机构内部机构内部机构内部机构内部机构内部机构领导领导这种方式起源于这种方式起源于80年代后期，年代后期，在企业升级工作中被认定为最在企业升级工作中被认定为最理想的企业文档管理模式。其理想
5、的企业文档管理模式。其优点是全部档案资源由一个档优点是全部档案资源由一个档案部门掌控，便于安全管理和案部门掌控，便于安全管理和集中开发利用。不足之处是实集中开发利用。不足之处是实体的过于集中，极大地削弱了体的过于集中，极大地削弱了文件现实作用的有效发挥，不文件现实作用的有效发挥，不能很好地为企业高速运转服务。能很好地为企业高速运转服务。2、分散式、分散式综合办公部门综合办公部门文书档案室（员）文书档案室（员）财务部门财务部门财会档案室（员）财会档案室（员）人事部门人事部门人事档案室（员）人事档案室（员）技术档案室（员）技术档案室（员）科研生产部门科研生产部门基本建设部门基本建设部门设备部门设备
6、部门基建档案室（员）基建档案室（员）设备档案室（员）设备档案室（员）领导领导3、集中与分散结合式、集中与分散结合式管理、指导关系管理、指导关系信息交流关系信息交流关系档案管理部门档案管理部门中间性文件中心中间性文件中心领导领导各机构各机构员工员工初始级Initial事务型经验型价值型特征 C成熟度 M一致型持续型可重复级Repeatable优化级Optimizing已管理级Managed已定义级Defined价值 V123451、一般事务性工作。2、兼职管理状态。3、文档留存比较随意，有存无取状态明显。4、无制度，无工作流程1、专门性工作。2、专人专岗，经验式管理。3、有基本归档要求。4、文档
7、留存界限不清晰1、专业性工作。2、专家式管理，已建立管理标准。3、归档范围及归档要求精细化、流程化。4、基本利用1、职能性资源管理工作。2、全员式、全过程管理。3、管理要求纳入企业标准。人依附于事4、能动服务1、全过程资源自动配置。2、管理体系可自动创新。3、全方位服务，深度开发。4、历史留存与资源管理职业化。企业文件档案管理体系成熟度评价企业数据清理计划调研关联整合责任文档数据的实际状况,是相关管理工作顺利开展的基础.任何一种管理体制或管理手段的运行,都必须建立在数据清理的基础之上.数据清理工作必须由文档管理者通过详细认真地调研和科学系统地分析予以实现.企业基础数据清理的工作程序开始（针对具
8、体岗位）文件类型及属性认定符合5汇总上报符合1、2、3、4并完成6部门确认分类汇总，列入归档预备范围档案部门整体协调确认，明确归档责任正式列入归档范围不予确认确认1、是否岗位发文、是否岗位发文2、是否岗位办理、是否岗位办理3、是否岗位接收、是否岗位接收4、是否不可或缺、是否不可或缺5、是否完全不需要、是否完全不需要6、是否部门核心数据、是否部门核心数据1、清理基础数据是一项细致而繁杂的工作，但任何企业谁也不可能绕开这个环节而达成对信息资源的有效控制。2、清理基础数据，就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据，以及其他载体或数字格式的文档
9、等，进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清晰，相关责任明确。3、清理基础数据必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路，为信息资源配置提供依据。管理行政管理文件总经理工作部董事会会议纪要董事会秘书部门经理纸质是管理经营管理文件总经理工作部企业年度计划总经理部门经理纸质，电子版是管理经营管理单据商务部出货单部门经理项目经理纸质，电子版否业务产品类手册生产部毛绒电着处理工艺手册部门经理项目工程师纸质是管理人力资源管理表格生产部个人绩效评核表部门经理班组长纸质否辅助设备类单据生产部设备保养维护申请单
10、部门经理工程师纸质，电子版否辅助生活服务声像材料工会元旦晚会录像主席文艺部负责人磁带，光盘是财务台帐帐簿财务部年度结算记帐单部门经理会计纸质是部门部门数据名称数据名称负责人负责人责任人责任人载体类型载体类型是否档案是否档案大类大类二级类二级类数据形式数据形式企业基础数据清理总汇表（举例）数据清理的方法 基础数据清理一般采用调研统计的方法进行。首先，对一个具体的部门及其其中每个岗位进行问卷调查，主要提问五个问题：1、在你的工作中，收到什么信息？2、在你的工作中，处理什么信息？3、在你的工作中，发出什么信息？发给什么部门或岗位？4、在你的工作中，你最离不开（或常用）的信息是什么？5、在你的工作中，
11、你认为最不需要的信息是什么？在每个岗位的答案收集齐全后，通过对岗位与岗位之间信息互动状况的了解，可以发现本部门的重要信息内容，特别要寻找出本部门需要负责的信息。对于无意义信息应向有关领导汇报，并建议其进一步查清这种信息是否可以清除。数据互动规律 数据互动反映了某种工作的开展状况。在清理基础数据时，发现数据互动的规律性，对于分析数据价值，理顺数据运行关系，高效率地开展信息资源的配置，具有重要意义。当一种必要的数据产生并发出后,它必然会对接收者产生作用或意义。所有接收该数据信息的部门或岗位,会由于其既定的职责对该数据信息进行处理,并在处理过程中产生其他相关的数据。由此可见，企业的各项工作，其实就是
12、围绕着各种类型的数据所开展的一系列活动。我们跟踪某一具体数据的形成、传递、处理、归档等运动过程，就可以发现该数据的运动特征，以及由这种运动所产生的影响的规律性。这就是所谓的数据互动规律。一般来说,分析一个企业的各种数据的互动规律是一个复杂的系统工程，我们可以采用图视的方式进行直观示意。工作联络单商务部商务部文控中心文控中心财务财务研发部研发部人人力力资资源源实验室实验室仓务部仓务部业务员业绩考核客户客户产品报价（经理）、生产订单（客户订单、绒布订单、绒布样品订单、E-mail、投诉报告、客户出货明细表）打样单、提货通知单、行行政政总总务务商务部程序文件、公司通知文件、生产会议及厂部例会纪录文件
13、外厂外发加工单生产部生产部试验产品通知单、打样单客户订购合同及查询价、客户每月开票资料、传真、客户确认样、客户信息反馈及投诉、传真客户调价单、调查表、保卫处总经理总经理 来料加工物料送货单出门证 客户汇款单、客户每月开票资料、客户资料对账单（每月应收货款对账单）归档公司程序文件绒布各类花型图纸工作任务通知单、打样单试验通知单 绒毛生产交期回复单、生产计划报表、生产留样入仓单(绒布每日入仓单、绒布每日入仓记录)生产订单、纠正及预防措施单数据清理工具的设计与使用 目前手工进行数据清理的工具主要有以下四种:1、数据状况问卷；2、数据运动状况示意图；3、数据汇总表;4、数字化转移工作流程示意图。XX有
14、限公司文件清理工作问卷有限公司文件清理工作问卷时间：部门：答卷人：项目组成员：（说明：非常感谢您在百忙之余接受我们的问卷调查！该问卷是针对企业各岗位形（说明：非常感谢您在百忙之余接受我们的问卷调查！该问卷是针对企业各岗位形成和处理各类文件、数据、报表、图纸等信息材料的实际状况进行填写的。请您成和处理各类文件、数据、报表、图纸等信息材料的实际状况进行填写的。请您根据实际工作的真实情况认真填写，填写时应写出根据实际工作的真实情况认真填写，填写时应写出具体文件名称具体文件名称。）。）您的岗位是：您的岗位是：您在日常工作中，主要收到的文件（单据）是：（请注明文件来源部门或岗位）您在日常工作中，主要收到
15、的文件（单据）是：（请注明文件来源部门或岗位）您在日常工作中，主要办理的文件（单据）是：您在日常工作中，主要办理的文件（单据）是：您在日常工作中，主要发出的文件（单据）是：（请注明文件接收部门或岗位）您在日常工作中，主要发出的文件（单据）是：（请注明文件接收部门或岗位）您在日常工作中，内部产生使用的文件（资料）有哪些？您在日常工作中，内部产生使用的文件（资料）有哪些？6、您在日常工作中，接触最密切的部门（岗位）是哪些？、您在日常工作中，接触最密切的部门（岗位）是哪些？7、在您的岗位职责中，最不能缺少的文件是：、在您的岗位职责中，最不能缺少的文件是：8、在您的岗位职责中，最不需要的文件是：、在您
16、的岗位职责中，最不需要的文件是：9、您对目前企业文件管理有什么意见？、您对目前企业文件管理有什么意见？公司外部公司外部各部门各部门总总经经办办部门报告、各部门的统计报表、书刊资料、奖状/证书、总经理审阅的相关文件涉及公司的相关信息文件及宣传单章涉及公司的相关通知类文件工作计划、通知、授权书、会议通知、反馈各部门文件总经办办理的文件：总经办办理的文件：通知、会议记录、人事任命、工作计划、外部管理文件、会议通知、企业建设文件、授权书、例会的会议记录、部门文件数据运动状况示意图数据运动状况示意图总经办文件清理表总经办文件清理表岗位岗位/答卷人答卷人收到的文件收到的文件办理的文件办理的文件发出的文件发
17、出的文件来源来源 去向去向总经理/陈总部门报告各部门书刊资料公司外部奖状、证书工艺配方、图纸等重要工作通知董事会、总经理办公会、生产会议纪录人事任命工作计划外来文件重要会议通知厂区建设规划文件档案数字化加工的技术流程企业文档工作的具体实务企业文档工作的具体实务 1、文件的形成、积累与归档、文件的形成、积累与归档 文件的形成、积累与归档属于各单位、各部门、各岗位的基本职责文件的形成、积累与归档属于各单位、各部门、各岗位的基本职责,也也是档案科学管理与有效利用的前提条件是档案科学管理与有效利用的前提条件.档案部门有权对这项工作进档案部门有权对这项工作进行监督、指导和检查行监督、指导和检查.主要建立
18、和落实三项制度主要建立和落实三项制度:收发文登记制度收发文登记制度 Aab123下行文上行文平行文间接上下行文序号文件名称来源时间签收人办理注释收文登记表序号文件名称去向时间发送者备注发文登记表员工员工文件积累袋文件积累袋档案档案文件积累文件积累:人人有责人人有责,时时有活儿时时有活儿,件件登记件件登记,年年整理年年整理.文件积累制度文件积累制度(针对自身所产生的文件)文件归档制度文件归档制度归档范围归档范围:确确定文件的价定文件的价值值,决定文件决定文件是否向档案是否向档案转化转化.(需要需要制作制作)制度核心制度核心归档时间归档时间:根根据企业活动据企业活动的特点的特点,确定确定文件何时归
19、文件何时归档档.技术保障技术保障归档要求归档要求:明明确便于长远确便于长远和安全地保和安全地保存档案所必存档案所必要的措施要的措施.技术条件技术条件归档份数归档份数:根根据归档文件据归档文件的重要性的重要性,确确定原件与复定原件与复制件的数量制件的数量关系关系.利用保障利用保障归档手续归档手续:明明确归档文件确归档文件的移交事宜的移交事宜.责任保障责任保障2、立卷工作、立卷工作 案卷案卷:是指一组具有有机联系的是指一组具有有机联系的,价值、密级基本相同的价值、密级基本相同的,便便于存取的企业文件的最小组合于存取的企业文件的最小组合.封面封面卷内目录卷内目录归档文件归档文件备考表备考表组织案卷的
20、要领组织案卷的要领:1.分析文件之间的最小分析文件之间的最小有机联系有机联系,确定卷内文件确定卷内文件的数量的数量.2.将相关文件集中到卷将相关文件集中到卷盒内盒内,重新编页号重新编页号.(装订装订或不装订或不装订)3.根据要求填写卷内目根据要求填写卷内目录、封面和备考表录、封面和备考表.3、档案的分类、档案的分类 档案分类是指根据档案的内容性质、形成规律及相互档案分类是指根据档案的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对档案进行分门别类，从而使库藏全部档案成为一个条理对档案进行分门别类，从而使库藏全部档案成
21、为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。(来源原来源原则、三个要求、常用分类法、档号则、三个要求、常用分类法、档号)分类的程序分类的程序:设计设计分类分类方案方案划分划分全宗全宗划分划分大类大类划分划分属类属类给定给定编号编号企业档案分类方案企业档案分类方案(示意图示意图)一类一类 二类二类 三类三类 四类四类 其他类其他类A B C D 1 2 3 4类列类列类系类系常用的分类方法常用的分类方法:1.职能分类职能分类2.时间分类时间分类3.作者分类作者分类4.专题分类专题分类5.项目分类项目分类6.型号分类型号分类7.区域分类区域分类8.
22、外形分类外形分类职能分类方法适用于一职能分类方法适用于一级类目的区分级类目的区分;其他分类方法则适用于其他分类方法则适用于二级以下类目的划分二级以下类目的划分.企业档案管理规范DA/T 42 2009 关于企业档案一级类目和二级类目的划分：1经营管理类 1经营决策2生产经营计划 3统计工作 4财务管理 5资产管理 6物资管理 7产品销售 8合同管理 9信用管理 10知识产权管理 2生产管理类生产管理类 1生产调度生产调度 2质量管理质量管理 3能源管理能源管理 4安全生产安全生产 5科技管理科技管理 6环境保护环境保护 7计量工作计量工作 8标准化工作标准化工作 9档案和信息工作档案和信息工作
23、 3行政管理类行政管理类 1行政事务行政事务 2安全保卫工作安全保卫工作 3法律事务法律事务 4审计稽查工作审计稽查工作 5劳动人事与人力资源管理劳动人事与人力资源管理 6教育培训工作教育培训工作 7外事工作外事工作 894党群管理类党群管理类 1党务工作党务工作 2组织工作组织工作 3宣传统战工作宣传统战工作 4纪检与监察工作纪检与监察工作 5工会工作工会工作 6共青团工作共青团工作 789105产品生产类产品生产类 1计划决策阶段计划决策阶段 2设计阶段设计阶段 3试制阶段试制阶段 4生产阶段生产阶段 5评优阶段评优阶段 6认证阶段认证阶段 789106科研开发类科研开发类 1研究准备阶段
24、研究准备阶段 2研究试验与开发阶段研究试验与开发阶段 3总结鉴定验收阶段总结鉴定验收阶段 4成果申报阶段成果申报阶段 5推广应用阶段推广应用阶段 6789107项目建设类项目建设类 1综合综合 2项目准备阶段项目准备阶段 3项目建设阶段项目建设阶段 4项目竣工验收项目竣工验收 5项目运行维护与更新改造项目运行维护与更新改造 6789108设备仪器类设备仪器类 1综合综合 2单台（套）设备仪器单台（套）设备仪器 3 456789109会计业务类会计业务类 1会计凭证类会计凭证类 2会计账簿类会计账簿类 3财务报告类 4其他类 567891010职工管理类职工管理类 1在岗职工在岗职工 2退休职工
25、退休职工 3离岗职工 4死亡职工 56789104、企业文档的价值认定 企业所保存的文档资料,由于其作用的范围和作用的程度不同,所以对其价值确定也不能相同.针对公司的具体情况,建议从以下几个方面入手开展这项工作:1.不赞同采用三级保管期限制,改为:是档案的,一律长期保存;是一般资料的,一律在保存两年后销毁.(有长期参考价值的图书期刊标准等文献例外)2.是否成为公司的档案,应坚持以下几个标准:A.是否具有法律依据性;B.是否属于公司大事;C.是否具有通用性或示范性;D.是否属于专利.3.应当将上述标准落实在归档范围上,凡是列入归档范围的文件,均作为公司档案处理.4.公司档案应坚持少而精的原则.5
26、.不属于归档范围的文件或资料,可以仅保存电子文本,不必保存纸本.5、文档的排放与库位管理 收集入库的文档资料,应该按照一定的排列规律统一进行排放.具体方法有以下几种:1.大流水排放.即按照入库的时间先后顺序依次排放,先来先放,后来后放.优点是简单易行,避免了空架,倒架的麻烦.缺点是检索时只能按照时间线索进行查找,不便于精确查找.(在实现计算机辅助管理的前提下,这种排放值得提倡)2.分类排放.即严格按照文档的分类体系进行排放,优点是可以将同一类乃至同一个项目的文件排放到一起,在排列上能够体现出文件的相互关系,便于精确查找.缺点是需要留出部分空余的装具,或到一定程度后进行倒架.3.分类流水排放.结
27、合上述两种排放的优点,先将入库的文档资料划分出大类,然后再在每类中按照时间顺序排放.6.文档的利用 文档的利用是文档管理的最终目的.主要内容是:1.编制出必要的检索工具,确保文档信息有存有取.2.制定必要的利用制度,确保被利用文档的安全和有效利用.3.积极开展文档资料信息的整编工作,实现信息的增值.4.根据管理信息化程度的提升,适时开展即时监管,及时发现信息产生,传递和利用中的问题,疏通信息渠道,协调信息资源的配置.在已经实现办公自动化的条件下在已经实现办公自动化的条件下,文档中心应当采用较为文档中心应当采用较为适用的文档管理软件系统适用的文档管理软件系统,促使检索工具的自动生成促使检索工具的自动生成,信息内信息内容的自动组配容的自动组配,利用过程的自动监督等功能的实现利用过程的自动监督等功能的实现.
