1、第二章 行政公文概述 一、行政公文的概念 国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法（2001年年1月月1日起施行）第二条规定：日起施行）第二条规定：行政机关的公文（包括电报，下同）行政机关的公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程中所形成是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。要工具。二、行政公文的特点和作用 1.行政公文的特点 （1 1）政策性：对政治、经济、社会生活各个）政策性：对政治、经济、社会生活各个领域有指导作用，用以执行贯彻党和国家的领域有指
2、导作用，用以执行贯彻党和国家的有关政策，执行国家的法律法令。有关政策，执行国家的法律法令。（2 2）实用性：处理公务，根据现实需要、针）实用性：处理公务，根据现实需要、针对实际问题而制发，有明确的写作目的。对实际问题而制发，有明确的写作目的。（3 3）可靠性：所涉及的材料、数据、事实必）可靠性：所涉及的材料、数据、事实必须真实可靠，不得有任何虚假错漏。须真实可靠，不得有任何虚假错漏。二、行政公文的特点和作用 1.行政公文的特点（4 4）定向性：由特定机关制发，写给）定向性：由特定机关制发，写给特定读者，针对特定事务特定读者，针对特定事务。（5 5）时间性：所针对的问题总是存在）时间性：所针对的
3、问题总是存在于特定时间范围之内的于特定时间范围之内的。（6 6）规范性：写作格式和办理程序有）规范性：写作格式和办理程序有一定的规范。一定的规范。二、行政公文的特点和作用2.行政公文的作用 19941994年年1 1月月1 1日起施行的日起施行的办法办法有如下有如下表述：表述：“是传达贯彻党和国家的方针、是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。工具。”二、行政公文的特点和作用 2.行政公文的作用1.1
4、.颁布法规：宪法、刑法、民法以及某颁布法规：宪法、刑法、民法以及某些规定办法都要通过行政公文予以颁些规定办法都要通过行政公文予以颁布实施。在法制完善的进程中起积极布实施。在法制完善的进程中起积极作用。作用。2.2.指挥管理：大到国家机器运转、小到指挥管理：大到国家机器运转、小到企事业单位运作，公文的主体是领导企事业单位运作，公文的主体是领导机构，很多公文的起草、定稿过程实机构，很多公文的起草、定稿过程实质上就是管理过程。质上就是管理过程。二、行政公文的特点和作用 2.行政公文的作用3.交流信息：下行文中的公告、通告、公交流信息：下行文中的公告、通告、公报等、上行文中的报告、请示，平行报等、上行
5、文中的报告、请示，平行文的函，都具有交流信息的基本功能。文的函，都具有交流信息的基本功能。4.4.宣传教育：决议、公报、公告、通报、宣传教育：决议、公报、公告、通报、会议纪要等文件。如会议纪要等文件。如关于建国以来关于建国以来党的若干历史问题的决议党的若干历史问题的决议教育全党教育全党和全国人民正确认识毛泽东和毛泽东和全国人民正确认识毛泽东和毛泽东思想的历史功过。思想的历史功过。二、行政公文的特点和作用 2.行政公文的作用5.商洽协调：某些工作需要若干单位合作商洽协调：某些工作需要若干单位合作完成，单位之间就要协调商议，主要完成，单位之间就要协调商议，主要文种是函。文种是函。6.6.凭证依据：
6、下行文是下级机关的工作依凭证依据：下行文是下级机关的工作依据，上行文是上级机关决策的依据。据，上行文是上级机关决策的依据。机关内部公文是开展工作的记录和凭机关内部公文是开展工作的记录和凭证。证。政府机构与非政府机构 1.国家机构 国家权力机关（国家机关）国家行政机关（政府机构，包 括中央人民政府和地方各级人民政府）国家审判机关 国家检察机关 国家军事机关 2.政党组织 3.群众组织 4.事业单位三、行政公文分类 国家行政机关公文处理办法规定了13种行政公文：令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 四、行政公文的行文规则 行文规则的定义：对公文的运行所作的对
7、公文的运行所作的规定。行文关系根据隶属关系和职权范规定。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，是各级行政机关之间的组织关围确定，是各级行政机关之间的组织关系在公文运行秩序中的体现。系在公文运行秩序中的体现。四、行政公文的行文规则1.隶属关系：包括隶属关系和非隶属关系，包括隶属关系和非隶属关系，其中又包括上下级和平级关系。其中又包括上下级和平级关系。机关行文一般不得越级行文机关行文一般不得越级行文必要时可以多级行文，即同时向若干必要时可以多级行文，即同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文层级的上级机关或下级机关制发公文 特殊情况可以越级行文特殊情况可以越级行文 四、行政公文的行文规则 2.职权
8、范围：是指各行政单位职责权力的范是指各行政单位职责权力的范围围 正确选择主送机关，除普发性公文外，通常正确选择主送机关，除普发性公文外，通常一件公文只有一个主送机关一件公文只有一个主送机关 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文下一级政府的相关业务部门行文 属于部门职权范围的事务，应当由部门自行属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意以由部门行文
9、，文中应当注明经政府同意 四、行政公文的行文规则 3.联合行文：同级政府、同级政府各部门、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文政职能的事业单位也可以联合行文。联合行联合行文单位不宜过多。文单位不宜过多。四、行政公文的行文规则 4.协商原则：下行公文内容涉及其他机下行公文内容涉
10、及其他机关的职权范围时，行文前必须就有关问关的职权范围时，行文前必须就有关问题与这些机关协商一致，不得按照各自题与这些机关协商一致，不得按照各自意见向下行文。意见向下行文。办法办法十九条：十九条：“部部门之间对有关问题未经协商一致，不得门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。应当责令纠正或撤销。”四、行政公文的行文规则 5.抄送规则：A A下行公文：下行公文：办法办法二十条：二十条：“向下级机关或本系统的重要行向下级机关或本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关。文，应同时抄送直接上级机关。”一般是内容涉及撤换主
11、要领一般是内容涉及撤换主要领导、增设机构、批准大型建设项目等的公文。导、增设机构、批准大型建设项目等的公文。B B“受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。当抄送其另一上级机关。”C C公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得其配合时应当向其公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得其配合时应当向其抄送。抄送。D D下列情况不得抄送：一是请示在上报同时不得向下级机关抄送；下列情况不得抄送：一是请示在上报同时不得向
12、下级机关抄送；二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；三是，凡与公文二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；三是，凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。办理无关的机关一律不得抄送。四、行政公文的行文规则 6.党政分开原则：党政机关应在各自的系党政机关应在各自的系统内制发公文。行政机关不能迳向党的组织统内制发公文。行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义向党的组织报告工作或请求指示或批准。义向党的组织报告工作或请求指示或批准。党政机关应尽量减少联合行文。党政机关应尽量减少联合行文。领导与被领导领导与被领导 同一组织上、下行文同一组织上、
13、下行文 系统指导与被指导系统指导与被指导 平级机关平级机关 工作关系工作关系 平行文平行文 非同一组织不相隶属机关非同一组织不相隶属机关 系统系统 格式：格式：（一）指定项目（必须填写的项目）：发文（一）指定项目（必须填写的项目）：发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识、成文时间、页码效标识、成文时间、页码（二）选择项目（根据文种、规定选择填（二）选择项目（根据文种、规定选择填写）：签发人、题注、主送机关、附件说明、写）：签发人、题注、主送机关、附件说明、注释、抄送机关等。注释、抄送机关等。（三）文件格式：公文的各要素划分为眉首、（三）文件格式：
14、公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。公文首页红色反线主体、版记三部分。公文首页红色反线(宽度宽度同版心，即同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；以上的各要素统称眉首；置于红色反线置于红色反线(不含不含)以下至主题词以下至主题词(不含不含)之间之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。素统称版记。五、行政公文的格式五、行政公文的格式眉首眉首主体主体版记（四）两个概念：对于公文的横向描述形式（四）两个概念：对于公文的横向描述形式就是就是“字字”，纵向描述就是，纵向描述就是“行行”。字，指。字，指一个汉字所占空间；行，公文中纵向距离的一个
15、汉字所占空间；行，公文中纵向距离的长度单位。本标准以长度单位。本标准以3号字高度加号字高度加3号字高度号字高度78倍的距离为一基准行；公文标题以倍的距离为一基准行；公文标题以2号字号字高度加高度加2号字高度号字高度78倍的距离为一基准行。倍的距离为一基准行。各要素标识规则（印刷序号、秘密等级、紧各要素标识规则（印刷序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记等）每个项目都要按急程度、收文处理标记等）每个项目都要按照照国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式的要求标写。的要求标写。本标准适用于国家各级行政机关的公文，其本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所他机关、
16、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。行。排印格式排印格式 各个组成要素在文件版面上的标引格式，是各个组成要素在文件版面上的标引格式，是文件的外观形式。文件的外观形式。（一）用纸（一）用纸 1.国际标准国际标准A4幅面尺寸为幅面尺寸为210mm297mm，并规定各裁边的误差为土并规定各裁边的误差为土 3mm。2.纸张定量为纸张定量为60gm一一80gm2的胶版印刷的胶版印刷纸或复印纸纸或复印纸 3.纸张白度为纸张白度为85一一90，横向耐折度，横向耐折度15次，次，不透明度不透明度85，pH值为值为7595 排印格式排印格
17、式（二）公文页边与版心（二）公文页边与版心 公文用纸天头公文用纸天头(上白边上白边)为：为：37mmlmm 公文用纸订口公文用纸订口(左白边左白边)为：为：28mm1mm 版心尺寸为：版心尺寸为：156mm225mm(不含页不含页码码)排印格式排印格式（三）公文中的颜色：一般情况下，除（三）公文中的颜色：一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。关印章为红色外，其余部分均为黑色。（四）排版规格（四）排版规格 正文用正文用3号仿宋体字，文中如有小标题号仿宋体字，文中如有小标题可用可用3号小标宋体字或黑体字，一般每号小标宋体
18、字或黑体字，一般每面排面排22行，每行排行，每行排28个字。个字。排印格式排印格式（五）印刷：（五）印刷：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标。黑色油墨应达到色谱所标BLl00，红，红色油墨应达到色谱所标色油墨应达到色谱所标Y80，M80。（六）装订（六）装订 公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各外订眼距书芯上下各l4处，允许误差处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为。平订钉锯与书脊间的距离为3mm一一5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；无坏钉、漏钉、重钉，钉
19、脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差lmm，四角成，四角成90度，无毛茬或缺损。度，无毛茬或缺损。眉首部分眉首部分 份号、保密等级和期限、紧急程度、份号、保密等级和期限、紧急程度、发文机关标示、发文字号、签发人，发文机关标示、发文字号、签发人，位于公文首页间隔线上方位于公文首页间隔线上方（一）份号：将同一文稿印制若干份（一）份号：将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第码顶格标识在版心左上角第l行。行。眉首部分眉首部分（二）秘密等级和保密期限（二）秘密等级和保密期限 3号黑体字，顶格
20、标识在版心右上角第号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空行，两字之间空l字；如需同时标识秘密字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用等级和保密期限，用3号黑体字，顶格号黑体字，顶格标识在版心右上角第标识在版心右上角第l行，秘密等级和保行，秘密等级和保密期限之间用密期限之间用“”隔开。隔开。份号 秘密等级和保密期限 空一字“”眉首部分眉首部分（三）紧急程度（三）紧急程度 如需标识紧急程度，用如需标识紧急程度，用3号黑体字，号黑体字，顶格标识在版心右上角第顶格标识在版心右上角第1行，两字之行，两字之间空间空1字；如需同时标识秘密等级与紧字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在
21、版心右上急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第角第1行，紧急程度顶格标识在版心右行，紧急程度顶格标识在版心右上角第上角第2行。行。眉首部分眉首部分（四）发文机关标识（四）发文机关标识 发文机关用来制发正式文件时使用的具发文机关用来制发正式文件时使用的具有固定版式的标识。发文机关即制发公有固定版式的标识。发文机关即制发公文的单位，必须标注。发文机关常用红文的单位，必须标注。发文机关常用红色字体印刷，俗称色字体印刷，俗称“红头红头”，字体为长，字体为长宋体。宋体。字体为长宋体。字体为长宋体。大小：大小：22mm55mm约为初号字约为初号字 平行文和下行文发文机关标识位置上行文发文机关标识位置上下居
22、中上下居中 公文首页必须显示正公文首页必须显示正文，发文机关过多只文，发文机关过多只能挤发文机关，不能能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首小，直至保证公文首页显示正文为止页显示正文为止 眉首部分眉首部分（五）发文字号：位于版头正下方，机关标识下方，党的公文可以在版头的左下方，报纸上公布文件时将发文字号标注在标题下面。居中居中 机机关关代代字字 年年份份 序序号号 六角括号 眉首部分眉首部分（六）签发人：代表发文机关核准并签（六）签发人：代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名，签发人和会发公文文稿的领导人姓名，签发人和会
23、签人（联合行文）的姓名，是公文生效签人（联合行文）的姓名，是公文生效并对其内容负责的标志。一般公文不必并对其内容负责的标志。一般公文不必有签发人，上行文中要标明，请示应当有签发人，上行文中要标明，请示应当在附注处注明联系人姓名和电话。在附注处注明联系人姓名和电话。平行排列于发文字号右侧平行排列于发文字号右侧 签发人用签发人用3号仿宋体字，签发人号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用后标全角冒号，冒号后用3号楷号楷体字标识签发人姓名。体字标识签发人姓名。居左空居左空1字字 居右空居右空1字字 主办单位签发人姓名置于第一行，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第其他签发人姓名从第2行起
24、在主办单行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为同一行并使红色反线与之的距离为4mm。主体部分主体部分（一）标题：（一）标题：公文名称，由发文机关名称、发文公文名称，由发文机关名称、发文事由和公文种类组成，可省略机关事由和公文种类组成，可省略机关名称或事由或这两项。事由前常加名称或事由或这两项。事由前常加“关于关于”。它是一个偏正词组，以。它是一个偏正词组，以文种为中心词。文种为中心词。红色反线下空红色反线下空2行
25、，用行，用2号小标宋体号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。间距恰当。标题中除法规条文、规章名称加标题中除法规条文、规章名称加外，一般不加标点符号，还可以在外，一般不加标点符号，还可以在并列的词或词组中间用顿号。并列的词或词组中间用顿号。主体部分主体部分（二）题注：对文件标题的注释说明，（二）题注：对文件标题的注释说明，用以说明法规性文件或经会议讨论通过用以说明法规性文件或经会议讨论通过的文件的产生的法定程序和时间，使用的文件的产生的法定程序和时间，使用（）标注，不用其他符号如句号等。位（
26、）标注，不用其他符号如句号等。位于标题正下方，一行或多行。如于标题正下方，一行或多行。如中共中共中央关于进一步加强农业和农村工作的中央关于进一步加强农业和农村工作的决定决定题注为题注为“（中国共产党第十三届（中国共产党第十三届中央委员会第八次全体会议中央委员会第八次全体会议1991年年11月月29日通过）日通过）”主体部分主体部分（三）主送机关：负责处理公文的主要（三）主送机关：负责处理公文的主要受理机关。面向全社会或普发性公文以受理机关。面向全社会或普发性公文以及规章条例外，一般应注明主送机关。及规章条例外，一般应注明主送机关。上行文、平行文一般只有一个主送机关，上行文、平行文一般只有一个主
27、送机关，下行文可有多个主送机关。上行文的主下行文可有多个主送机关。上行文的主送机关应是直接上级机关，一般不得越送机关应是直接上级机关，一般不得越级行文，不得将领导人作为主送机关。级行文，不得将领导人作为主送机关。主送机关名称应为全称或规范简称、统主送机关名称应为全称或规范简称、统称。称。标题标题 主送机关主送机关 标题下空一行，左侧顶格用标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体，回行时仍顶格；号仿宋体，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。最后一个主送机关名称后标全角冒号。不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类中间用顿号隔开，末尾加冒号，如
28、中间用顿号隔开，末尾加冒号，如“各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：各直属机构：”主体部分主体部分（四）正文：公文的核心和主体部分，（四）正文：公文的核心和主体部分，表述文件的具体内容，体现发文机关的表述文件的具体内容，体现发文机关的意图。一般而言，主送机关之下、落款意图。一般而言，主送机关之下、落款之上都是正文，一般包括缘由、事项、之上都是正文，一般包括缘由、事项、结尾三部分。不同文种写法不同。结尾三部分。不同文种写法不同。主送机关名称下一行，每主送机关名称下一行，每自然段左空自然段左空2字，回行顶格。字，回行顶格。数字、年份不能回
29、行。数字、年份不能回行。3号号或或4号仿宋体印刷。号仿宋体印刷。带附件的公文：附件可能是被转发的上级文件、报带附件的公文：附件可能是被转发的上级文件、报告、意见、会议纪要等，不会被全文印在正文部分，告、意见、会议纪要等，不会被全文印在正文部分，正文只是转发的说明和要求，这种正文只是转发的说明和要求，这种“附件附件”其实也其实也是正件、正文。是正件、正文。主体部分主体部分（五）附件：附在正文之后的一些补充（五）附件：附在正文之后的一些补充材料，有的公文没有附件。公文如有附材料，有的公文没有附件。公文如有附件，在正文下空件，在正文下空l行左空行左空2字，文件印章字，文件印章等生效标志之上等生效标志
30、之上 正文下空一行左空正文下空一行左空2字，文件印章等生字，文件印章等生效标志之上用效标志之上用3号仿宋体字标识号仿宋体字标识“附附件件”，后标全角冒号和名称。附件如有，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。标点符号。主体部分主体部分（六）发文机关：如文件头或文件标题已经（六）发文机关：如文件头或文件标题已经标明发文机关，文末可以不标；但大多文件标明发文机关，文末可以不标；但大多文件需标注发文机关，尤其是无文头的普发性公需标注发文机关，尤其是无文头的普发性公文且标题中无发文机关的文件。联合行文的，文且标题中无发文机关的文件。联
31、合行文的，主办机关排在前面，其他机关在下依次独行主办机关排在前面，其他机关在下依次独行排列。使用全称或规范简称，不可滥用简称。排列。使用全称或规范简称，不可滥用简称。位置在正文或附件标注的右下方，另起一行位置在正文或附件标注的右下方，另起一行书写，和上面的内容空出一定距离，以便加书写，和上面的内容空出一定距离，以便加盖印章盖印章。主体部分主体部分（七）印章：是发文机关对文件生效负（七）印章：是发文机关对文件生效负责的凭证，除会议纪要和电报形式发出责的凭证，除会议纪要和电报形式发出的公文外，正式行文都应加盖印章。的公文外，正式行文都应加盖印章。上不压正文、下不离日期、骑上不压正文、下不离日期、骑
32、年盖月，上距正文年盖月，上距正文l行之内，也行之内，也就是不到一行的空白。就是不到一行的空白。主体部分主体部分（八）发文时间：或成文时间。是公文八）发文时间：或成文时间。是公文制成时间或生效的法定时间。年月日齐制成时间或生效的法定时间。年月日齐全，不可省略。一般以签发日期为准，全，不可省略。一般以签发日期为准，会议通过的以通过日期为准，联合行文会议通过的以通过日期为准，联合行文以最后签发机关领导签发日期为准。以最后签发机关领导签发日期为准。位于发文机关下方，横向距离是右位于发文机关下方，横向距离是右空空4字。一定要用小写汉字，不能字。一定要用小写汉字，不能用阿拉伯数字，零写为用阿拉伯数字，零写
33、为，字体字，字体字号同正文。号同正文。（九）注释或特殊说明：用（九）注释或特殊说明：用以说明在文件的其他区域不以说明在文件的其他区域不便说明的各种事项，如术语便说明的各种事项，如术语的解释、文件的传阅范围、的解释、文件的传阅范围、使用方法等。（附注）：无使用方法等。（附注）：无需特别说明的可以不注，内需特别说明的可以不注，内容一般为印发传达范围或联容一般为印发传达范围或联系人。位于末页日期下方左系人。位于末页日期下方左边。每项一个自然段，两项边。每项一个自然段，两项或以上注意序号和正文中的或以上注意序号和正文中的序号一致。序号一致。位于成文日期左下方、主题词之位于成文日期左下方、主题词之上，用
34、（）标注。用上，用（）标注。用3号仿宋体字，号仿宋体字，居左空居左空2字加圆括号标识在成文日字加圆括号标识在成文日期下一行。期下一行。版记部分版记部分（一）主题词：反映公文内容的规范化（一）主题词：反映公文内容的规范化词语，名词或名词性词组。各单位和系词语，名词或名词性词组。各单位和系统的主题词表一经确认不得随意修改。统的主题词表一经确认不得随意修改。1988年年12月修订的月修订的国务院公文主题词国务院公文主题词表表中共有中共有786个主题词，按照内容分个主题词，按照内容分为为15个类别。上行文应从上级机关制发个类别。上行文应从上级机关制发的主题词表中选择合适的词语，若没有的主题词表中选择合
35、适的词语，若没有可选用表上位概念的上位词。可选用表上位概念的上位词。用用3号黑体字，居左顶格号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；标识，后标全角冒号；词目用词目用3号小标宋体字，号小标宋体字，词目之间空词目之间空1字，词语中字，词语中间不用顿号而是空格，间不用顿号而是空格，数量为数量为35个个 版记部分版记部分（二）抄送机关：需要了解公文内容，但不（二）抄送机关：需要了解公文内容，但不负责处理和执行的机关。可以是上级、下级负责处理和执行的机关。可以是上级、下级或不相隶属的机关。对上级机关用或不相隶属的机关。对上级机关用“抄报抄报”，对同级机关或不相隶属机关用对同级机关或不相隶属机关用“抄送抄送
36、”，对，对下级机关用下级机关用“抄发抄发”。抄送的目的是与有关。抄送的目的是与有关方面沟通情况，以便取得了解、理解、支持方面沟通情况，以便取得了解、理解、支持和配合。选择抄送机关要注意不可随意扩大和配合。选择抄送机关要注意不可随意扩大范围或漏送，名称应为全称或规范化简称。范围或漏送，名称应为全称或规范化简称。位于文件末页主题词下方。位于文件末页主题词下方。版记部分版记部分主题词下一行；左右各空主题词下一行；左右各空1字，用字，用3号仿号仿宋体字标识宋体字标识“抄送抄送”，后标全角冒号，后标全角冒号5抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个
37、抄送机后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。下，标识方法同抄送机关。版记部分版记部分（三）印发标记：由印发机关、印发日（三）印发标记：由印发机关、印发日期、录入校对人员姓名和印制份数组成，期、录入校对人员姓名和印制份数组成，位于公文末页下端。印发机关一般为发位于公文末页下端。印发机关一般为发文机关的办公厅（室）。印发日期指实文机关的办公厅（室）。印发日期指实际印刷的时间，不同于成文日期，用阿际印刷的时间，不同于成文日期，用阿拉伯数字标注。拉伯数字标注。版记部分版记部分印发机关和印刷日期同一行。打字校对人员印
38、发机关和印刷日期同一行。打字校对人员姓名和印刷份数同为最末一行。用姓名和印刷份数同为最末一行。用3号仿宋号仿宋体字。印发机关左空体字。印发机关左空l字，印发日期右空字，印发日期右空1字。字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。数码标识。版记部分版记部分（四）版记中的反线：版记个（四）版记中的反线：版记个各要素之下均加一条反线，宽各要素之下均加一条反线，宽度同版心。度同版心。本标准规定版记中本标准规定版记中各要素之间加一条反线隔开，各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，一是为显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。要注二是如此
39、设计显得美观。要注意最后一个要素之下要有一条意最后一个要素之下要有一条反线。反线。（五）版记的位置：（五）版记的位置：版记应置版记应置于公文最后一面于公文最后一面(封四封四)，版记的，版记的最后一个要素置于最后一行。最后一个要素置于最后一行。版记部分版记部分（五）页码：公文每一页的顺序编号，（五）页码：公文每一页的顺序编号，用阿拉伯数字标注在图文区下端，正面用阿拉伯数字标注在图文区下端，正面为单号，位于右下角，反面为双号，位为单号，位于右下角，反面为双号，位于左下角。于左下角。4号半角白体阿拉伯数码标识，置于号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放版心下边缘之下一行，数码左右各放一条一条4号一字线，一字线距版心下边号一字线，一字线距版心下边缘缘7mm。单页码居右空。单页码居右空l字，双页码字，双页码居左空居左空1字。空白页和空白页以后的字。空白页和空白页以后的页不标识页码。页不标识页码。
