1、1第第 3 3 章章開啟舊檔與修改資料開啟舊檔與修改資料2本章提要本章提要n開啟舊檔開啟舊檔n編輯儲存格資料編輯儲存格資料n調整最適欄寬與自動格式設定調整最適欄寬與自動格式設定n使用參考資料工作窗格搜尋線上使用參考資料工作窗格搜尋線上參考資訊參考資訊3開啟舊檔開啟舊檔n開啟舊檔交談窗開啟舊檔交談窗n開啟最近使用的檔案開啟最近使用的檔案n檢視模式檢視模式n活頁簿的開啟方式活頁簿的開啟方式n從檔案清單開啟舊檔從檔案清單開啟舊檔n調整檔案清單容量調整檔案清單容量n從工作窗格開啟舊檔從工作窗格開啟舊檔n版本的相容性版本的相容性n文件復原功能文件復原功能4開啟舊檔開啟舊檔n首先請您按下首先請您按下一般一
2、般工具列上的工具列上的開啟舊檔開啟舊檔鈕鈕 (或執行或執行檔案檔案 /開啟舊檔開啟舊檔命命令令)：5開啟舊檔開啟舊檔6開啟最近使用的檔案開啟最近使用的檔案n按下按下開啟舊檔開啟舊檔交談窗交談窗位置列位置列中的中的我最近我最近的文件的文件，檔案列示窗便會出現您曾經開檔案列示窗便會出現您曾經開啟過的啟過的 Excel Excel 活頁簿以及活頁簿所在的活頁簿以及活頁簿所在的資料夾捷徑。資料夾捷徑。n請選取活頁簿捷徑請選取活頁簿捷徑，並按下並按下開啟開啟鈕鈕，即即可開啟該活頁簿了：可開啟該活頁簿了：7開啟最近使用的檔案開啟最近使用的檔案8檢視模式檢視模式n在在開啟舊檔開啟舊檔交談窗中交談窗中，有個有
3、個檢視檢視鈕鈕 ，提供多種檢視檔案的模式供我們選擇：提供多種檢視檔案的模式供我們選擇：9檢視模式檢視模式n圖片目錄標籤圖片目錄標籤：以大型圖示顯示檔案：以大型圖示顯示檔案，且資料夾中若有圖片檔可直接檢視圖片且資料夾中若有圖片檔可直接檢視圖片的內容。的內容。n並排並排：以中型圖示顯示檔案：以中型圖示顯示檔案，檔案名稱檔案名稱會顯示在圖示右方會顯示在圖示右方，且可移動圖示位置。且可移動圖示位置。n圖示圖示：以小型圖示顯示檔案：以小型圖示顯示檔案，檔案名稱檔案名稱顯示在圖示下方顯示在圖示下方，也可以拉曳圖示位置。也可以拉曳圖示位置。10檢視模式檢視模式n清單清單：與圖示類似：與圖示類似，但無法移動圖
4、示位但無法移動圖示位置。置。n詳細資料詳細資料：顯示檔案的名稱、大小、類：顯示檔案的名稱、大小、類型和修改日期等資訊。型和修改日期等資訊。n內容內容：可以顯示出檔案的作者、標題、：可以顯示出檔案的作者、標題、建立時間等摘要資訊。建立時間等摘要資訊。n預覽預覽：除了可顯示出檔案的名稱、大小：除了可顯示出檔案的名稱、大小等資訊等資訊，還多出一塊預覽區還多出一塊預覽區，可用來預可用來預覽圖形檔。覽圖形檔。11活頁簿的開啟方式活頁簿的開啟方式nExcel Excel 活頁簿除了一般的開啟方式活頁簿除了一般的開啟方式，還還有有 4 4 種選擇：種選擇：12若兩者皆選，資料就會印在紙的正中央了：版面設定/
5、工作表交談窗中的列印格線選項是用來控制列印時是否要印出格線，但若想控制螢幕上格線的顯示與否，請執行工具/選項命令，並切換至檢視頁次下，由視窗選項區的格線項目來做設定：Excel 已內建了多種頁首、頁尾樣式，您只要按一下頁首或頁尾欄右方的下拉箭頭，即可在列示窗選取您想要的頁首或頁尾標題，也可以選取(無)不設定頁首頁尾：Excel 有兩種列印方式可供選擇：循欄列印、循列列印，這兩種方式的列印順序不同：再來到列印範圍區設定要列印的頁次。按下一般工具列的預覽列印鈕(或是執行檔案/預覽列印命令)，就可進入預覽列印模式：將插入點移到 8 之後，按下 鍵，將 5 刪除。透過檔案功能表中的檔案清單，在預設的情
6、況下，會顯示出 4 個最近開啟過的檔案名稱：您可由紙張大小列示窗中選擇要用何種尺寸的張紙來列印。Excel 已內建了多種頁首、頁尾樣式，您只要按一下頁首或頁尾欄右方的下拉箭頭，即可在列示窗選取您想要的頁首或頁尾標題，也可以選取(無)不設定頁首頁尾：請執行檔案/版面設定命令，並切換到邊界頁次：按一下縮放鈕，可放大資料的檢視比例；頁首的設定若沒有問題則按確定鈕，以後列印出來的頁首就是您自己設計的標題了。頁數從至：只列印其中的某幾頁：請執行檔案/版面設定命令，然後切換到頁首/頁尾頁次來設定頁首及頁尾的標題使用參考資料工作窗格搜尋線上參考資訊若要移除調整邊界或欄寬的控點，只要再按一下邊界鈕即可。內容：
7、可以顯示出檔案的作者、標題、建立時間等摘要資訊。開啟並修復：在開啟檔案時，Excel 會偵測活頁簿的內容是否毀損，並嘗試做修復後再開啟。請選取活頁簿捷徑，並按下開啟鈕，即可開啟該活頁簿了：活頁簿的開啟方式活頁簿的開啟方式n開啟為唯讀檔案開啟為唯讀檔案：活頁簿以唯讀方式開：活頁簿以唯讀方式開啟啟，即只能顯示活頁簿內容即只能顯示活頁簿內容，但不能執但不能執行儲存動作行儲存動作，可防止活頁簿被竄改。如可防止活頁簿被竄改。如果您還是要儲存活頁簿果您還是要儲存活頁簿，只能以另存新只能以另存新檔的方式進行。檔的方式進行。n開啟複本開啟複本：在檔案儲存的資料夾中複製：在檔案儲存的資料夾中複製一個複本活頁簿一
8、個複本活頁簿，然後開啟該複本活頁然後開啟該複本活頁簿。簿。13活頁簿的開啟方式活頁簿的開啟方式n以瀏覽器開啟以瀏覽器開啟：在瀏覽器中開啟儲存成：在瀏覽器中開啟儲存成網頁的網頁的 Excel Excel 活頁簿。此項可用來開活頁簿。此項可用來開啟啟 .htm.htm、.html.html、.htx.htx 或或 .asp.asp 格式的格式的檔案。檔案。n開啟並修復開啟並修復：在開啟檔案時：在開啟檔案時，Excel Excel 會會偵測活頁簿的內容是否毀損偵測活頁簿的內容是否毀損，並嘗試做並嘗試做修復後再開啟。修復後再開啟。14從檔案清單開啟舊檔從檔案清單開啟舊檔n透過透過檔案檔案功能表中的功能
9、表中的檔案清單檔案清單，在預設的情在預設的情況下況下，會顯示出會顯示出 4 4 個最近開啟過的檔案名稱：個最近開啟過的檔案名稱：15調整檔案清單容量調整檔案清單容量n您可執行您可執行工具工具 /選項選項命令命令，並切換並切換到到一般一般頁次來調整檔案清單的容量：頁次來調整檔案清單的容量：16從工作窗格開啟舊檔從工作窗格開啟舊檔n如果您沒有將如果您沒有將工作窗格顯示工作窗格顯示出來出來，請執行請執行檢視檢視 /工工作窗格作窗格命令命令，並切換到並切換到快速快速入門入門工作窗格：工作窗格：17版本的相容性版本的相容性nExcel 2003 Excel 2003 可以開啟比可以開啟比 Excel 2
10、002 Excel 2002 更更早期版本的檔案早期版本的檔案，但是在存檔時會詢問但是在存檔時會詢問您您，要將修改過後的檔案以原本檔案類要將修改過後的檔案以原本檔案類型儲存型儲存，還是轉存成還是轉存成 Excel 2003 Excel 2003 檔案檔案類型：類型：18版本的相容性版本的相容性n若按下若按下是是鈕鈕，檔案將轉存成檔案將轉存成 Excel 2003 Excel 2003 的檔案類型的檔案類型，那麼修改的資料可以完整那麼修改的資料可以完整保存下來；若按下保存下來；若按下否否鈕鈕，則會以原來的則會以原來的檔案類型儲存檔案類型儲存，但卻會流失但卻會流失 Excel 2003 Excel
11、 2003 才有的設定。才有的設定。19文件復原功能文件復原功能n使用使用 Excel Excel 的過程中的過程中，偶爾可能會遇到偶爾可能會遇到意外狀況意外狀況，而造成不正常關閉而造成不正常關閉 ExcelExcel。當您重新啟動當您重新啟動 Excel Excel 時時，您將會發現工您將會發現工作表的左半部出現作表的左半部出現文件復原文件復原窗格窗格，它主它主要是用來幫您處理未完成的檔案：要是用來幫您處理未完成的檔案：20文件復原功能文件復原功能21文件復原功能文件復原功能n當您將指標移到當您將指標移到文件復原文件復原窗格中窗格中的檔案上時的檔案上時，還還可以從下拉選單可以從下拉選單中選擇
12、檔案的處中選擇檔案的處理方式：理方式：22編輯儲存格資料編輯儲存格資料n修改儲存格資料修改儲存格資料n取代儲存格資料取代儲存格資料n復原與取消復原復原與取消復原n復原復原n取消復原取消復原23選定工作表：列印目前在活頁簿視窗中選取的工作表。圖示：以小型圖示顯示檔案，檔案名稱顯示在圖示下方，也可以拉曳圖示位置。並排：以中型圖示顯示檔案，檔案名稱會顯示在圖示右方，且可移動圖示位置。將插入點移到 8 之後，按下 鍵，將 5 刪除。請執行檔案/版面設定命令，然後切換到頁首/頁尾頁次來設定頁首及頁尾的標題並排：以中型圖示顯示檔案，檔案名稱會顯示在圖示右方，且可移動圖示位置。圖片目錄標籤：以大型圖示顯示檔
13、案，且資料夾中若有圖片檔可直接檢視圖片的內容。頁首的設定若沒有問題則按確定鈕，以後列印出來的頁首就是您自己設計的標題了。如果在置中方式區中選水平置中項目，則可將資料集中在水平線的中央；使用 Excel 的過程中，偶爾可能會遇到意外狀況，而造成不正常關閉 Excel。請選取欲美化的儲存格範圍，如 A1：D5。圖示：以小型圖示顯示檔案，檔案名稱顯示在圖示下方，也可以拉曳圖示位置。頁首的設定若沒有問題則按確定鈕，以後列印出來的頁首就是您自己設計的標題了。按下一般工具列的預覽列印鈕(或是執行檔案/預覽列印命令)，就可進入預覽列印模式：請選取欲美化的儲存格範圍，如 A1：D5。請執行檔案/版面設定命令，
14、然後切換到頁首/頁尾頁次來設定頁首及頁尾的標題調整成選項是用來將大型報表縮小列印，並不具備放大功能。選定工作表：列印目前在活頁簿視窗中選取的工作表。其作用在於：如果我們選定此項虛擬印表機，就會開啟另存新檔交談窗，讓我們將這份文件儲存成*.選定工作表：列印目前在活頁簿視窗中選取的工作表。編輯儲存格資料編輯儲存格資料n底下我們要學習如何編修工作表的內容：底下我們要學習如何編修工作表的內容：24修改儲存格資料修改儲存格資料nC3 C3 儲存格的內容應為儲存格的內容應為 8181，但誤輸入為但誤輸入為 85 85，假設我們想修改成正確的分數：假設我們想修改成正確的分數：n 請您雙按請您雙按n 儲存格儲
15、存格 C3 C3 n 進入進入編輯編輯模模n 式：式：25修改儲存格資料修改儲存格資料 在在編輯編輯模式中模式中，可以使用可以使用 、方向方向鍵移動插入點到欲修改的字元上鍵移動插入點到欲修改的字元上，然後然後用用 鍵消去插入點前的字元鍵消去插入點前的字元，或用或用 鍵消去插入點後的字元。鍵消去插入點後的字元。2.2.將插入點移到將插入點移到 8 8 之後之後，按下按下 鍵鍵，將將 5 5 刪除。刪除。26修改儲存格資料修改儲存格資料 接著輸入接著輸入“1”1”並按下並按下 鍵鍵，就完成資就完成資料修改的動作了。料修改的動作了。27取代儲存格資料取代儲存格資料n另外還有一種修改資料的方法另外還有
16、一種修改資料的方法，就是選就是選取儲存格後直接鍵入資料。這個方式會取儲存格後直接鍵入資料。這個方式會取代儲存格裡原先的內容取代儲存格裡原先的內容，而且狀態列而且狀態列會顯示會顯示輸入輸入模式。接續上例模式。接續上例，假設我們假設我們想將想將 C3 C3 儲存格內容改為儲存格內容改為 9090。n 請您選取請您選取 C3 C3 儲存格儲存格，並直接輸入並直接輸入 9090。1.1.輸入完後請按輸入完後請按 鍵鍵 (或或輸入輸入 鈕鈕)，即可將正確資料存入儲存格中。即可將正確資料存入儲存格中。28取代儲存格資料取代儲存格資料29調整最適欄寬與自動格式設定調整最適欄寬與自動格式設定n當儲存格的資料超
17、出儲存格寬度而被遮住當儲存格的資料超出儲存格寬度而被遮住，或或者儲存格太寬時者儲存格太寬時，都可藉由調整欄寬來修正：都可藉由調整欄寬來修正：30調整最適欄寬調整最適欄寬n假設我們要假設我們要將將 A A 欄的資欄的資料完整顯示料完整顯示出來出來，就是就是將指標移到將指標移到 A A 欄右框線欄右框線上雙按上雙按，A A 欄就會自動欄就會自動調整到最適調整到最適欄寬：欄寬：31自動格式設定自動格式設定n接續上例接續上例，我們要來美化我們要來美化 Sheet1 Sheet1 工作工作表：表：n 請選取欲美化的儲存格範圍請選取欲美化的儲存格範圍，如如 A1A1：D5D5。1.1.執行執行格式格式 /
18、自動格式設定自動格式設定命令命令，開開啟啟自動格式設定自動格式設定交談窗：交談窗：32自動格式設定自動格式設定33自動格式設定自動格式設定n 按下按下確定確定鈕鈕，則則 A1A1：D5 D5 便套上選取的便套上選取的自動格式設定：自動格式設定：34使用參考資料工作窗格使用參考資料工作窗格 搜尋線上參考資訊搜尋線上參考資訊n查詢同義字查詢同義字n多國語言翻譯多國語言翻譯n查詢參考網頁查詢參考網頁35查詢同義字查詢同義字n同義字同義字功能可以幫你查出意義相同的辭彙功能可以幫你查出意義相同的辭彙，加加強你遣詞用句的能力。強你遣詞用句的能力。n使用時先切換到使用時先切換到同義字：英文同義字：英文 (美
19、國美國)項目項目，接著在接著在搜尋目標搜尋目標欄輸入單字再按欄輸入單字再按 鈕來查詢鈕來查詢同義字：同義字：36查詢同義字查詢同義字37按下開啟舊檔交談窗位置列中的我最近的文件，檔案列示窗便會出現您曾經開啟過的 Excel 活頁簿以及活頁簿所在的資料夾捷徑。接續上例，假設我們想將 C3 儲存格內容改為 90。你可以在預覽列印模式下方的狀態列中看到資料一共被分成幾頁及目前顯示的是哪一頁，並利用上頁、下頁鈕或垂直捲動軸來查看不同的頁次。頁數從至：只列印其中的某幾頁：一進入預覽列印模式是以整頁預覽的比例，將一頁的資料完整地呈現在螢幕上：你可以在預覽列印模式下方的狀態列中看到資料一共被分成幾頁及目前顯
20、示的是哪一頁，並利用上頁、下頁鈕或垂直捲動軸來查看不同的頁次。按下一般工具列的預覽列印鈕(或是執行檔案/預覽列印命令)，就可進入預覽列印模式：選定工作表：列印目前在活頁簿視窗中選取的工作表。全部：將所有頁數全部列印出來。接續上例，我們要來美化 Sheet1 工作表：版面設定/工作表交談窗中的列印格線選項是用來控制列印時是否要印出格線，但若想控制螢幕上格線的顯示與否，請執行工具/選項命令，並切換至檢視頁次下，由視窗選項區的格線項目來做設定：在編輯模式中，可以使用 、方向鍵移動插入點到欲修改的字元上，然後用 鍵消去插入點前的字元，或用在左欄中輸入：洗髮精行銷網。假設我們將縮放比例設定成 300%，
21、並按一下預覽列印鈕，看看放大的結果。你可以在預覽列印模式下方的狀態列中看到資料一共被分成幾頁及目前顯示的是哪一頁，並利用上頁、下頁鈕或垂直捲動軸來查看不同的頁次。再來到列印範圍區設定要列印的頁次。整本活頁簿：列印活頁簿中的所有工作表。拉下列印品質列示窗，則可設定列印的品質，dpi 數越高品質越好。控制螢幕上的格線顯示與否圖示：以小型圖示顯示檔案，檔案名稱顯示在圖示下方，也可以拉曳圖示位置。多國語言翻譯多國語言翻譯38查詢參考網頁查詢參考網頁n如果想如果想要查詢要查詢相關的相關的網頁資網頁資料料，則則可使用可使用MSN MSN 搜搜尋尋服務。服務。步驟如步驟如下：下：39查詢參考網頁查詢參考網頁
22、40第第 13 13 章章列印的基本設定列印的基本設定41本章提要本章提要n基本列印程序基本列印程序n預覽列印預覽列印n設定頁首、頁尾設定頁首、頁尾n調整頁面邊界調整頁面邊界n設定列印方向及縮放列印比例設定列印方向及縮放列印比例n設定工作表的列印選項設定工作表的列印選項42基本列印程序基本列印程序n設定印表機設定印表機nMicrosoft Office Document Image Microsoft Office Document Image WriterWritern設定列印的頁次範圍設定列印的頁次範圍n指定列印對象指定列印對象n指定列印份數指定列印份數43基本列印程序基本列印程序n列印工
23、作表的程序很簡單列印工作表的程序很簡單，首先請您將首先請您將印表機的電源打開印表機的電源打開，然後開啟欲列印的然後開啟欲列印的活頁簿檔案活頁簿檔案，假設為假設為 Ch13-01Ch13-01，接著按接著按照下面的步驟操作即可：照下面的步驟操作即可：n 從活頁簿視窗選取欲列印的資料範圍或從活頁簿視窗選取欲列印的資料範圍或工作表工作表，如選取如選取 Sheet1 Sheet1 工作表。工作表。1.1.接著執行接著執行檔案檔案 /列印列印命令命令，開啟開啟列列印印交談窗：交談窗：44基基本本列列印印程程序序3.3.在在列印列印交談窗中設定印表機、列印範圍、交談窗中設定印表機、列印範圍、對象、以及份數
24、後對象、以及份數後，按下按下確定確定鈕鈕，即可即可將工作表列印出來。將工作表列印出來。45設定印表機設定印表機n進入進入列印列印交談窗交談窗，請先檢查請先檢查印表機印表機區內區內設定的印表機名稱是否為您所要使用的設定的印表機名稱是否為您所要使用的印表機印表機，如果不是如果不是，請拉下請拉下名稱名稱列示窗列示窗重新選擇：重新選擇：46Microsoft Office Document Microsoft Office Document Image WriterImage Writern當你拉下當你拉下列印列印交談窗的交談窗的名稱名稱列示窗選擇列示窗選擇印表機時印表機時，會看到會看到 Micros
25、oft Office Microsoft Office Document Image WriterDocument Image Writer 項目項目，它並不它並不是一台真正的印表機是一台真正的印表機，而是在安裝而是在安裝Microsoft Office 2003 Microsoft Office 2003 時自動幫我們時自動幫我們裝的一台虛擬印表機。其作用在於：如裝的一台虛擬印表機。其作用在於：如果我們選定此項虛擬印表機果我們選定此項虛擬印表機，就會開啟就會開啟另存新檔另存新檔交談窗交談窗，讓我們將這份文件儲讓我們將這份文件儲存成存成 *.mdi.mdi 的檔案。的檔案。47設定列印方向及縮
26、放列印比例設定列印方向及縮放列印比例請執行檔案/版面設定命令，並切換到工作表頁次來設定：若兩者皆選，資料就會印在紙的正中央了：圖示：以小型圖示顯示檔案，檔案名稱顯示在圖示下方，也可以拉曳圖示位置。按一下縮放鈕，可放大資料的檢視比例；選定工作表：列印目前在活頁簿視窗中選取的工作表。拉曳其它的控點則可調整欄位寬度。開啟並修復：在開啟檔案時，Excel 會偵測活頁簿的內容是否毀損，並嘗試做修復後再開啟。選定工作表：列印目前在活頁簿視窗中選取的工作表。按下一般工具列的預覽列印鈕(或是執行檔案/預覽列印命令)，就可進入預覽列印模式：並排：以中型圖示顯示檔案，檔案名稱會顯示在圖示右方，且可移動圖示位置。接
27、續上例，假設我們想將 C3 儲存格內容改為 90。這個方式會取代儲存格裡原先的內容，而且狀態列會顯示輸入模式。請執行檔案/版面設定命令，然後切換到頁首/頁尾頁次來設定頁首及頁尾的標題使用 Excel 的過程中，偶爾可能會遇到意外狀況，而造成不正常關閉 Excel。Excel 已內建了多種頁首、頁尾樣式，您只要按一下頁首或頁尾欄右方的下拉箭頭，即可在列示窗選取您想要的頁首或頁尾標題，也可以選取(無)不設定頁首頁尾：若要移除調整邊界或欄寬的控點，只要再按一下邊界鈕即可。若這份工作表要分送給許多部門或人員查閱，則可在份數區的列印份數欄設定欲列印的份數，一併列印出來。拉下列印品質列示窗，則可設定列印的
28、品質，dpi 數越高品質越好。若我們希望將資料的寬度縮小成兩頁，而高度縮小成一頁，則可選取調整成項目，將內容設定成 2 頁寬 1 頁高，則 Excel 會依此比例自動調整列印資料，使資料可在2頁中印出。在縮放比例區的縮放比例欄可調整列印資料的放大縮小值，可是要注意，縮、放列印資料時，可能會造成頁碼重新編排。Microsoft Office Document Microsoft Office Document Image WriterImage Writern如果您有一份資料只想提供給別人參考如果您有一份資料只想提供給別人參考，卻不想讓別人修改這份文件卻不想讓別人修改這份文件，甚至複製甚至複製這
29、份文件的內容這份文件的內容，那麼就可以儲存成那麼就可以儲存成 *.mdi.mdi 格式格式，再將檔案傳送給別人。收再將檔案傳送給別人。收到檔案的人到檔案的人，只要有安裝只要有安裝 Microsoft Microsoft Office 2003Office 2003，就可以利用其中一套工具就可以利用其中一套工具 Microsoft Office Document ImagingMicrosoft Office Document Imaging 開啟來檢視。開啟來檢視。48設定列印的頁次範圍設定列印的頁次範圍n再來到再來到列印範圍列印範圍區設定要列印的頁次。區設定要列印的頁次。n全部：全部：將所有
30、頁數全部列印出來。將所有頁數全部列印出來。n頁數從頁數從至至：只列印其中的某幾頁：只列印其中的某幾頁：49指定列印對象指定列印對象n接著到接著到列印內容列印內容區指定列印的對象區指定列印的對象，這這裏共有四種選擇：裏共有四種選擇：n選定範圍：選定範圍：若要選擇此項若要選擇此項，則必須在執則必須在執行行列印列印命令之前命令之前，就先在工作表上選取就先在工作表上選取欲列印的儲存格範圍欲列印的儲存格範圍，以作為列印對象。以作為列印對象。50指定列印對象指定列印對象n選定工作表：選定工作表：列印目前在活頁簿視窗中列印目前在活頁簿視窗中選取的工作表。選取的工作表。n整本活頁簿：整本活頁簿：列印活頁簿中的
31、所有工作列印活頁簿中的所有工作表。表。n清單：清單：若要選擇此項若要選擇此項，必須在執行必須在執行列印列印命令之前命令之前，將選定範圍建立成清單後將選定範圍建立成清單後，才能作為列印對象。才能作為列印對象。51指定列印份數指定列印份數n若這份工作表要分送給許多部門或人員若這份工作表要分送給許多部門或人員查閱查閱，則可在則可在份數份數區的區的列印份數列印份數欄設定欄設定欲列印的份數欲列印的份數，一併列印出來。此例中一併列印出來。此例中，我們只需印一份就夠了：我們只需印一份就夠了：52預覽列印預覽列印n上頁、下頁上頁、下頁n縮放縮放n整頁預覽整頁預覽n放大預覽放大預覽n版面版面n分頁預覽分頁預覽n
32、邊界邊界n列印、關閉、與說明列印、關閉、與說明53預覽列印預覽列印n按下按下一般一般工具列的工具列的預覽列印預覽列印鈕鈕 (或是或是執行執行檔檔案案 /預覽預覽列印列印命命令令)，就就可進入可進入預預覽列印覽列印模模式：式：54預覽列印預覽列印n上頁、下頁上頁、下頁n若列印資料較多若列印資料較多，則則 Excel Excel 會自動將資料會自動將資料分頁。你可以在分頁。你可以在預覽列印預覽列印模式下方的狀態模式下方的狀態列中看到資料一共被分成幾頁及目前顯示列中看到資料一共被分成幾頁及目前顯示的是哪一頁的是哪一頁，並利用並利用上頁、下頁上頁、下頁鈕或垂直鈕或垂直捲動軸來查看不同的頁次。捲動軸來查
33、看不同的頁次。n縮放縮放n預覽列印有兩種檢視列印文件的比例：預覽列印有兩種檢視列印文件的比例：n整頁預覽整頁預覽n放大預覽放大預覽55整頁預覽整頁預覽n一進入一進入預覽列印預覽列印模式是以模式是以整頁預覽整頁預覽的比的比例例，將一頁的資料完整地呈現在螢幕上：將一頁的資料完整地呈現在螢幕上：56放大預覽放大預覽n按一下按一下縮放縮放鈕鈕，可放大資料的檢視比例；可放大資料的檢視比例；再按再按 一次一次縮放縮放 鈕鈕，則又則又 回到整頁回到整頁 預覽的比預覽的比 例：例：57並排：以中型圖示顯示檔案，檔案名稱會顯示在圖示右方，且可移動圖示位置。開啟複本：在檔案儲存的資料夾中複製一個複本活頁簿，然後開
34、啟該複本活頁簿。mdi 格式，再將檔案傳送給別人。接著到列印內容區指定列印的對象，這裏共有四種選擇：按下一般工具列的預覽列印鈕(或是執行檔案/預覽列印命令)，就可進入預覽列印模式：其作用在於：如果我們選定此項虛擬印表機，就會開啟另存新檔交談窗，讓我們將這份文件儲存成*.其作用在於：如果我們選定此項虛擬印表機，就會開啟另存新檔交談窗，讓我們將這份文件儲存成*.在編輯模式中，可以使用 、方向鍵移動插入點到欲修改的字元上，然後用 鍵消去插入點前的字元，或用版面設定/工作表交談窗中的列印格線選項是用來控制列印時是否要印出格線，但若想控制螢幕上格線的顯示與否，請執行工具/選項命令，並切換至檢視頁次下，由
35、視窗選項區的格線項目來做設定：將插入點移到 8 之後，按下 鍵，將 5 刪除。請執行檔案/版面設定命令，然後切換到頁首/頁尾頁次來設定頁首及頁尾的標題圖示：以小型圖示顯示檔案，檔案名稱顯示在圖示下方，也可以拉曳圖示位置。調整成選項是用來將大型報表縮小列印，並不具備放大功能。其作用在於：如果我們選定此項虛擬印表機，就會開啟另存新檔交談窗，讓我們將這份文件儲存成*.在編輯模式中，可以使用 、方向鍵移動插入點到欲修改的字元上，然後用 鍵消去插入點前的字元，或用按一下縮放鈕，可放大資料的檢視比例；請選取欲美化的儲存格範圍，如 A1：D5。頁數從至：只列印其中的某幾頁：如果想要查詢相關的網頁資料，則可使
36、用MSN 搜尋服務。頁數從至：只列印其中的某幾頁：mdi 格式，再將檔案傳送給別人。Excel 已內建了多種頁首、頁尾樣式，您只要按一下頁首或頁尾欄右方的下拉箭頭，即可在列示窗選取您想要的頁首或頁尾標題，也可以選取(無)不設定頁首頁尾：預覽列印預覽列印n版面版面n按下按下設定設定鈕會出現鈕會出現版面設定版面設定交談窗交談窗，此功此功能與能與檔案檔案 /版面設定版面設定命令相同。命令相同。n分頁預覽分頁預覽n按下按下分頁預覽分頁預覽鈕會切換到鈕會切換到分頁預覽分頁預覽模式模式，此功能與此功能與檢視檢視 /分頁預覽分頁預覽命令相同。命令相同。58預覽列印預覽列印n邊界邊界n按下按下邊界邊界 鈕之後
37、鈕之後，工工作表上會出現作表上會出現 許多調整邊許多調整邊 界及欄寬的界及欄寬的 控點：控點：點59預覽列印預覽列印n邊界邊界n拉曳虛線或虛線兩端的控點拉曳虛線或虛線兩端的控點，可調整頁面可調整頁面上、下、左、右邊界的大小；拉曳其它的上、下、左、右邊界的大小；拉曳其它的控點則可調整欄位寬度。若要移除調整邊控點則可調整欄位寬度。若要移除調整邊界或欄寬的控點界或欄寬的控點，只要再按一下只要再按一下邊界邊界鈕即鈕即可。可。n列印、關閉、與說明列印、關閉、與說明n確定要列印的資料正確無誤後確定要列印的資料正確無誤後，可直接按可直接按下下列印列印鈕進入列印交談窗；若發現錯誤鈕進入列印交談窗；若發現錯誤，
38、則可按則可按關閉關閉鈕鈕，離開離開預覽列印預覽列印模式繼續進模式繼續進行編輯。行編輯。60設定頁首、頁尾設定頁首、頁尾n使用內建頁首、頁尾使用內建頁首、頁尾n自訂頁首、頁尾自訂頁首、頁尾61設定頁首、頁尾設定頁首、頁尾n請執行請執行檔案檔案 /版面設定版面設定命令命令，然後然後切換到切換到頁首頁首 /頁尾頁尾頁次來設定頁首及頁頁次來設定頁首及頁尾的標題尾的標題 內容：內容：62使用內建頁首、頁尾使用內建頁首、頁尾nExcel Excel 已內建了多種頁首、頁尾樣式已內建了多種頁首、頁尾樣式，您只要按一下您只要按一下頁首頁首或或頁尾頁尾欄右方的下拉欄右方的下拉箭頭箭頭，即可在列示窗選取您想要的頁
39、首即可在列示窗選取您想要的頁首或頁尾標題或頁尾標題，也可以選取也可以選取 (無無)不設定不設定頁首頁尾：頁首頁尾：63自訂頁首、頁尾自訂頁首、頁尾n如果在如果在頁首頁首或或頁尾頁尾列示窗中找不到合適列示窗中找不到合適的標題的標題，也可以自己動手設計。現在請也可以自己動手設計。現在請您按下您按下自訂頁首自訂頁首鈕：鈕：64自訂頁首、頁尾自訂頁首、頁尾65自訂頁首、頁尾自訂頁首、頁尾n假設我們要設計的頁首如下：假設我們要設計的頁首如下：n 在在左欄左欄中輸入：洗髮精行銷網。我們若中輸入：洗髮精行銷網。我們若在欄中選定這六個字在欄中選定這六個字，再按一下再按一下字型字型鈕鈕就可以開啟就可以開啟字型字
40、型交談窗格式化這些字型交談窗格式化這些字型了。了。1.1.按一下按一下中中欄欄，接著按下接著按下索引標籤索引標籤鈕鈕，然然後按一下後按一下 鍵鍵，再按一下再按一下日期日期鈕。鈕。66自訂頁首、頁尾自訂頁首、頁尾n 按一下右欄按一下右欄，再按一下再按一下檔案和路徑檔案和路徑鈕。鈕。n 最後按下最後按下確定確定鈕回到版面設定交談窗：鈕回到版面設定交談窗：67n 頁首的設定若沒有問題則按頁首的設定若沒有問題則按確定確定鈕鈕，以以後列印出來的頁首就是您自己設計的標後列印出來的頁首就是您自己設計的標題了。題了。自訂頁首、頁尾自訂頁首、頁尾68調整頁面邊界調整頁面邊界n參看下參看下圖，瞭圖，瞭解上、解上、
41、下、左、下、左、右四個右四個邊界與邊界與頁緣的頁緣的位置關位置關係：係：69調整頁面邊界調整頁面邊界n請執行請執行檔案檔案 /版面設定版面設定命令命令，並切並切換到換到邊界邊界頁次：頁次：70圖示：以小型圖示顯示檔案，檔案名稱顯示在圖示下方，也可以拉曳圖示位置。開啟並修復：在開啟檔案時，Excel 會偵測活頁簿的內容是否毀損，並嘗試做修復後再開啟。您可由紙張大小列示窗中選擇要用何種尺寸的張紙來列印。設定列印方向及縮放列印比例Excel 活頁簿除了一般的開啟方式，還有 4 種選擇：在左欄中輸入：洗髮精行銷網。底下我們要學習如何編修工作表的內容：Excel 有兩種列印方式可供選擇：循欄列印、循列列
42、印，這兩種方式的列印順序不同：如果在頁首或頁尾列示窗中找不到合適的標題，也可以自己動手設計。設定列印方向及縮放列印比例拉下列印品質列示窗，則可設定列印的品質，dpi 數越高品質越好。當你拉下列印交談窗的名稱列示窗選擇印表機時，會看到 Microsoft Office Document Image Writer 項目，它並不是一台真正的印表機，而是在安裝Microsoft Office 2003 時自動幫我們裝的一台虛擬印表機。在左欄中輸入：洗髮精行銷網。接著輸入“1”並按下 鍵，就完成資料修改的動作了。其作用在於：如果我們選定此項虛擬印表機，就會開啟另存新檔交談窗，讓我們將這份文件儲存成*.若
43、這份工作表要分送給許多部門或人員查閱，則可在份數區的列印份數欄設定欲列印的份數，一併列印出來。版面設定/工作表交談窗中的列印格線選項是用來控制列印時是否要印出格線，但若想控制螢幕上格線的顯示與否，請執行工具/選項命令，並切換至檢視頁次下，由視窗選項區的格線項目來做設定：按下開啟舊檔交談窗位置列中的我最近的文件，檔案列示窗便會出現您曾經開啟過的 Excel 活頁簿以及活頁簿所在的資料夾捷徑。設定列印方向及縮放列印比例接著執行檔案/列印命令，開啟列印交談窗：置中方式置中方式n如果在如果在置中方式置中方式區中選區中選水平置中水平置中項目項目，則可將資料集中在水平線的中央；若勾則可將資料集中在水平線的
44、中央；若勾選選垂直置中垂直置中項目項目，則資料會集中在垂直則資料會集中在垂直線的中央；若兩者皆選線的中央；若兩者皆選，資料就會印在資料就會印在紙的正中央了：紙的正中央了：71設定列印方向及縮放列印比例設定列印方向及縮放列印比例n列印方向列印方向n放大或縮小列印資料放大或縮小列印資料n調整成：調整成：頁寬頁寬頁高頁高n紙張大小紙張大小n列印品質列印品質n起始頁碼起始頁碼72設定列印方向及縮放列印比例設定列印方向及縮放列印比例n執行執行檔案檔案 /版面設定版面設定命令命令，在在頁面頁面頁次中設定：頁次中設定：73列印方向列印方向n使用者可以在方向區中選取以使用者可以在方向區中選取以縱向縱向或或橫橫
45、向向方式列印資料。方式列印資料。橫向橫向是拿紙張較長的是拿紙張較長的一邊作為頁寬一邊作為頁寬，短的一邊作為頁長短的一邊作為頁長，所所以若資料的寬度較大以若資料的寬度較大，可選取可選取橫向橫向，這這樣或許可在一頁中就樣或許可在一頁中就 將資料完整地印將資料完整地印 出來：出來：74放大或縮小列印資料放大或縮小列印資料n在在縮放比例縮放比例區的區的縮放比例縮放比例欄可調整列印欄可調整列印資料的放大縮小值資料的放大縮小值，可是要注意可是要注意，縮、縮、放列印資料時放列印資料時，可能會造成頁碼重新編可能會造成頁碼重新編排。排。n假設我們將假設我們將縮放比例縮放比例設定成設定成 300%300%，並按並
46、按一下一下預覽列印預覽列印鈕鈕，看看放大的結果。列看看放大的結果。列印方向您會發現印方向您會發現，原來只有一頁的資料原來只有一頁的資料 (即即 Ch13-01 Ch13-01 的的 Sheet1)Sheet1)，經放大後被經放大後被分成分成 4 4 頁了：頁了：75放大或縮小列印資料放大或縮小列印資料76調整成：調整成：頁寬頁寬頁高頁高n調整成調整成選項是用來將大型報表縮小列印選項是用來將大型報表縮小列印，並不具備放大功能。假設有一份資料正並不具備放大功能。假設有一份資料正常列印需要常列印需要 6 6 頁頁 (2(2 頁寬頁寬 3 3 頁高頁高)的的大小大小，如圖：如圖：77調整成：調整成：頁
47、寬頁寬頁高頁高n若我們希望將資料的寬度縮小成兩頁若我們希望將資料的寬度縮小成兩頁，而高度縮小成一頁而高度縮小成一頁，則可選取則可選取調整成調整成項項目目，將內容設定成將內容設定成 2 2 頁寬頁寬 1 1 頁高頁高，則則 Excel Excel 會依此比例自動調整列印資料會依此比例自動調整列印資料，使資料可在使資料可在2 2頁中印出。頁中印出。78設定列印方向及縮放列印比例設定列印方向及縮放列印比例n紙張大小紙張大小n您可由您可由紙張大小紙張大小列示窗中選擇要用何種尺列示窗中選擇要用何種尺寸的張紙來列印。寸的張紙來列印。n列印品質列印品質n拉下拉下列印品質列印品質列示窗列示窗，則可設定列印的品
48、則可設定列印的品質質，dpi dpi 數越高品質越好。數越高品質越好。n起始頁碼起始頁碼n起始頁碼欄是用來設定頁碼的起始編號起始頁碼欄是用來設定頁碼的起始編號，其預設值為其預設值為自動自動。79設定工作表的列印選項設定工作表的列印選項n設定要列印的元件設定要列印的元件n控制螢幕上的格線顯示與否控制螢幕上的格線顯示與否n列印方式列印方式80設定要列印的元件設定要列印的元件n請執行請執行檔案檔案 /版面設定版面設定命令命令，並切並切換到換到工作表工作表頁次來設定：頁次來設定：81控制螢幕上的格線顯示與否控制螢幕上的格線顯示與否n版面設定版面設定/工作表工作表交談窗中的交談窗中的列印格線列印格線選項
49、選項是用來控制列印時是否要印出格線是用來控制列印時是否要印出格線，但若想但若想控制螢幕上格線的顯示與否控制螢幕上格線的顯示與否，請執行請執行工具工具/選項選項命令命令，並切換至並切換至檢視檢視頁次下頁次下，由由視視窗選項窗選項區的區的格線格線項目來做設定：項目來做設定：82將插入點移到 8 之後，按下 鍵，將 5 刪除。控制螢幕上的格線顯示與否請執行檔案/版面設定命令，然後切換到頁首/頁尾頁次來設定頁首及頁尾的標題圖示：以小型圖示顯示檔案，檔案名稱顯示在圖示下方，也可以拉曳圖示位置。在左欄中輸入：洗髮精行銷網。另外還有一種修改資料的方法，就是選取儲存格後直接鍵入資料。若列印資料較多，則 Exc
50、el 會自動將資料分頁。內容：可以顯示出檔案的作者、標題、建立時間等摘要資訊。我們若在欄中選定這六個字，再按一下字型鈕就可以開啟字型交談窗格式化這些字型了。請執行檔案/版面設定命令，然後切換到頁首/頁尾頁次來設定頁首及頁尾的標題設定列印方向及縮放列印比例選定工作表：列印目前在活頁簿視窗中選取的工作表。圖示：以小型圖示顯示檔案，檔案名稱顯示在圖示下方，也可以拉曳圖示位置。請執行檔案/版面設定命令，並切換到工作表頁次來設定：頁數從至：只列印其中的某幾頁：橫向是拿紙張較長的一邊作為頁寬，短的一邊作為頁長，所以若資料的寬度較大，可選取橫向，這樣或許可在一頁中就再來到列印範圍區設定要列印的頁次。Exce
