1、工作表的数据输入启动Excel 2010时系统会自动打开一个空白工作簿。也可以像新建Word文档一样通过“文件”选项卡中的“新建”选项建立新的工作簿，不仅可以建立空白工作簿，而且可以根据工作簿模板来建立新工作簿。一个新的工作簿默认包含3张工作表，创建工作表的过程实际上就是在工作表中输入原始数据、运用公式和函数计算的过程。工作表的数据输入数据的输入方法和质量直接影响到工作的效率，在工作表中输入原始数据的方法有4种：直接输入数据、快速输入数据、使用“自动填充”功能输入有规律的数据、导入外部数据。1.直接输入数据单击欲输入数据的单元格，从键盘直接输入数据，按Enter键、Tab键或上下左右方向键移动
2、到下一个单元格。若要在单元格中换行，则按Alt+Enter快捷键输入一个换行符。输入的数据可以是文本型、数值型、时间和日期型，默认情况下文本型的数据左对齐，数值、日期和时间型右对齐。1.1 原始数据的输入（1）文本型数据的输入。文本是指键盘上可以直接输入的符号。对于数字形式的文本型数据，如编号、学号、电话号码等，应该在数字前添加英文单引号。例如，输入电话号码的区号0431，应该输入“0431”。当输入的文本长度超出单元格宽度时，若右边单元格无内容，则扩展到右边列显示，否则截断显示。（2）数值型数据的输入。数值型数据除了由数字09组成的字符串外，还包括+、-、*、/、E、e、$、%及小数点（.）
3、和千位分隔符（，）等特殊字符。对于分数的输入，为了与系统日期进行区别，应先输入0和空格，例如，要输入2/5，应该输入“0 2/5”，如果直接输入，则系统自动按1.1 原始数据的输入日期处理。Excel数值的输入与显示并不是相同的，计算时以输入的数值为准。当输入的数字太长（超过单元格的列宽或超过15位），Excel自动以科学计数法表示。如果单元格的列宽较小，不足以显示全部数字，屏幕上会出现“#”符号，此时加大单元格列宽即可。（3）日期与时间的输入。Excel内置了一些日期、时间的格式，当输入数据与这些格式相匹配时，Excel自动识别它们。Excel常见的日期和时间格式是“mmddyy”和“hh：
4、mm：（AMPM）”，其中AMPM与分钟之间应该有空格，如7：30 AM，否则将被当成字符处理。输入当天的日期和时间可分别用快捷键“Ctrl+；”和“Ctrl+Shift+；”。1.1 原始数据的输入3种数据类型输入的示例如图4-2所示。2.快速输入数据在工作表的某一列输入一些相同的数据时，可以使用Excel 2010提供的记忆式输入法和选择列表输入法。（1）记忆式输入法是指当输入的内容与同一列已经输入的内容相匹配1.1 原始数据的输入时，系统将自动填写其他字符。例如，在F8单元格输入“研”的时候，和F列的“研究生”相匹配，系统自动显示了后面的“究生”二字，如图4-3所示，按Enter键，表示
5、接受提供的字符，若不想采用提示的字符继续输入即可。1.1 原始数据的输入（2）在输入数据时按“Alt+”快捷键会出现一个下拉列表，里面的选项是对本列上面内容的分组，即所有出现过的内容。例如，单击C8单元格，按“Alt+”快捷键出现的下拉列表中有两项：男、女。单击G8单元格，按“Alt+”快捷键会出现3项，即副教授、讲师、教授，如图4-4所示。为了保持某些名称的一致性和提高输入效率，可以利用“数据有效性”功能，在数据输入前创建一个分类下拉列表填充项来达到此目的。例如，要在H列创建一个包含经济、法学、计算机、数学4个选项的下拉列表，步骤如下：1.1 原始数据的输入（1）单击H列列标，选中H列。（2
6、）切换至“数据”选项卡，单击“数据工具”功能组中的“数据有效性”按钮，从弹出的下拉菜单中选择“数据有效性”命令，如图4-5所示。（3）在弹出的“数据有效性”对话框中切换至“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，选中“忽略空值”和“提供下拉箭头”复选框，在“来源”文本框中输入“经济，法学，计算机，数学”，如图4-6所示，单击“确定”按钮完成设置。1.1 原始数据的输入1.1 原始数据的输入设置完成后，单击H8单元格，其右侧会出现下拉按钮，单击它会出现下拉列表，如图4-7 所示，选择需要的内容即可完成输入。如果输入列表以外的内容，会弹出对话框提示“输入值非法”，如图4-8所示。1.
7、1 原始数据的输入3.使用“自动填充”功能输入有规律的数据有规律的数据指等差、等比、系统预定义序列和用户自定义序列。当某列或者某行是有规律的数据时，可以使用Excel 2010提供的“自动填充”功能。“自动填充”功能根据初始值来决定以后的自动填充项，用鼠标指针指向初始值所在单元格右下角的小黑方块（称为填充句柄），如图4-9所示，此时鼠标指针变为黑十字形，然后向右（行）或向下（列）拖动即可完成填充。1.1 原始数据的输入（1）填充相同数据。单击数据所在的单元格，沿水平或垂直方向拖动填充柄，便会产生相同的数据。（2）填充序列数据。要填充日期行序列，只需输入一个初始值，然后拖动填充柄接口；如果是数值
8、型数据，则必须输入两个单元格的数据，然后同时选中这两个单元格，系统默认为等差关系，拖动填充柄，在经过的单元格内会生成等差序列的数据；如果需要填充等比数列，可以单击“开始”选项卡“编辑”功能组中的“填充”按钮，在打开的“序列”对话框中选择类型为“等比序列”，并设置步长值和终止值来实现，如图410所示。1.1 原始数据的输入（3）填充用户自定义的序列。在实际工作中，经常要输入商品名称、课程名称、城市名称等，可以将这些有序数据定义为用户自定义序列，以节省录入的工作量，提高工作效率。依次选择“文件”“选项”“高级”“常规”（注意是高级选项里面的“常规”）“编辑自定义列表”命令，可以打开“自定义序列”对
9、话框，如图4-11所示。在“输入序列”文本框中直接输入数据，每输入一项按一下Enter键，输入完毕后单击“添加”按钮，即可完成自定义序列。另外，自定义序列可以直接从工作表中导入，单击“导入”按钮左边的“折叠对话框”按钮，用鼠标在工作表中选择序列数据，然后单击“导入”按钮即可。1.1 原始数据的输入4.导入外部数据Excel 2010可以导入其他数据库，如Access、FoxPro、SQL Server等产生的文件，还可以导入文本文件。导入外部数据的操作可以在“数据”选项卡的“获取外部数据”功能组完成，如图4-12所示。1.1 原始数据的输入如果工作表中只是输入文本、数值、日期和时间，那么文字处
10、理软件完全可以取代它。Excel的主要功能不只是显示、存储数据，更重要的是其对数据的计算能力，它可以对工作表中的某一区域的数据进行求和、求平均值、计数等基本运算，还可以进行更为复杂的运算，从而避免手工输入的烦琐，保证计算结果的准确性；数据修改后,公式和函数的计算结果会随之自动更新，这是字处理软件所无法比拟的。1.使用公式计算数据Excel使用公式可以对单个或多个数据表中的数据项进行复杂的运算，涉及常量和运算符的概念。1.2 使用公式和函数计算数据常量是不用计算的值，如日期、数字等，表达式或由表达式计算得到的结果不是常量。运算符用于指定要对公式中的元素执行的运算类型，分为算术运算符、关系运算符、
11、文本运算符和引用运算符4种类型，见表4-1。1.2 使用公式和函数计算数据4类运算符的优先级从高到低依次为引用运算符、算术运算符、文本运算符、关系运算符，其优先级别从高到低见表4-2。当多个运算符同时出现在公式中时，先执行优先级别高的，优先级别相同时，从左至右依次运算。1.2 使用公式和函数计算数据公式是利用单元格的引用地址对存放在其中的数值型数据进行分析和计算的等式，如“=A2+B2”，它与普通数据之间的区别在于公式以“=”开头，后面是计算内容。公式包括常量、单元格地址、运算符和函数等。公式可以在单元格或编辑栏内直接输入，在输入公式时，为了使计算结果始终能准确地反映单元格当前的数据，要输入单
12、元格的引用地址，而不是数据本身。2.使用函数计算数据1）函数组成结构函数一般包含等号、函数名和参数3个部分，结构如下：1.2 使用公式和函数计算数据函数名（参数1，参数2，）其中，函数名是函数的名称，每个函数由函数名唯一标识；参数是函数的输入值，用来计算所需数据，可以是常量、单元格引用、数组、逻辑值或者其他函数，如“=SUM(A4:F9)”表示对A4:F9单元格区域内的所有数据求和。函数按照参数的数量和使用区分为无参数型和有参数型，有参数型函数要求参数必须出现在括号内，否则会产生错误信息。2）常用函数举例Excel 2010中包括上百个具体函数，每个函数的应用各不相同。下面1.2 使用公式和函
13、数计算数据对几种常用的函数进行讲解。（1）SUM函数。SUM函数用于计算单个或多个参数的总和，通过引用进行求和，其中空白单元格、文本或错误值将被忽略。函数语法格式如下：SUM（number1,number2,）（2）AVERAGE函数。AVERAGE函数可以对所有参数计算平均值，参数应该是数字或包含数字的单元格引用。其语法格式如下：AVERAGE（number1,number2,）（3）MAX和MIN函数。MAX和MIN函数将返回一组值中的最大值和1.2 使用公式和函数计算数据最小值。可以将参数指定为数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本表达式，如果参数为错误值或不能转换成数字的文本，将产生错误
14、，如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数字被计算，其中的空白单元格、逻辑值或文本将被忽略，如果参数不包含数字，函数MAX将返回0。其语法格式分别如下：MAX（number1,number2,）MIN（number1,number2,）3）函数的输入在Excel 2010中，函数可以手动输入，也可以使用函数向导或工具栏1.2 使用公式和函数计算数据按钮输入。（1）手动输入。输入函数最直接的方法就是选中要输入函数的单元格，在单元格或者其编辑栏中输入“=”，然后输入函数表达式，最后按Enter键确定。（2）选择要输入函数的单元格，单击编辑栏左侧的“插入函数”按钮或在“公式”选项卡的“函数库”组
15、中单击“插入函数”按钮，打开“插入函数”对话框，从中选择需要的函数，单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框，设置需要的函数参数，单击“确定”按钮即可完成函数的输入。1.2 使用公式和函数计算数据（3）使用工具栏按钮输入。选择需要输入函数的单元格，在“公式”选项卡的“函数库”组中单击“自动求和”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择相应函数，按Enter键即可。4）函数的使用示例（1）SUM()函数的使用。以计算员工上半年总工资为例员工工资表（SUM()函数的使用）.xlsx，讲解SUM()函数的使用方法。执行“求和”命令。选择H3单元格，在“公式”选项卡中单击“函数库”组中的“自动求和”按钮右侧的
16、下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“求和”命令，如图4-13所示。1.2 使用公式和函数计算数据1.2 使用公式和函数计算数据确认求和区域。需要框选求和的区域，如果区域正确，按Enter键确认即可，如图4-14 所示。对计算结果进行填充。将鼠标指针移至计算结果单元格的右下角，当鼠标指针变成“”形状时，按住左键不放进行拖动填充，结果如图4-15所示。1.2 使用公式和函数计算数据（2）AVERAGE()函数的使用。以求工作表中每个员工的平均工资为例员工工资表（AVERAGE()函数的使用）.xlsx，讲解AVERAGE()函数的使用方法。执行“平均值”命令。选择存放结果的单元格，切换到“公式”选
17、项卡，在“函数库”组中单击“自动求和”按钮右侧的下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“平均值”命令，如图4-16所示。确认计算平均工资区域。经过上一步操作，显示需要计算平均工资的区域，如果区域正确，按Enter键确认即可，如图4-17所示。1.2 使用公式和函数计算数据对计算结果进行填充。将鼠标指针移至计算结果单元格的右下角，当鼠标指针变成“”形状时，按住左键不放进行拖动填充，结果如图4-18所示。1.2 使用公式和函数计算数据3.公式和函数中单元格的引用地址使用公式和函数计算数据只要计算出第一个数据，其他数据都可以利用公式自动填充功能完成。公式的自动填充操作实际上是公式的复制，为什么一个公式复
18、制到不同的单元格会有不同的结果呢？原因是相对引用地址在起作用。公式和函数中包含的单元格引用地址主要有3种：相对引用地址、绝对引用地址和混合引用地址。其表示方式不同，处理方式也不同。相对引用地址由列标和行号表示，如A2、B2：C4等，是Excel默认的引用方式，它的特点是，当公式在复制或填充到新位置时，公式不变，1.2 使用公式和函数计算数据单元格地址随着位置的不同而变化。例如，“教师工资表”中的I2复制到I3时，列标没有变，行号加1，所以公式由“=F2+G2-H2”变成了“=F3+G3-H3”。相对引用地址用来快速实现大量数据的同类运算。绝对引用地址是在列标和行号前都加上美元符号“$”，如$B$5，它的特点是公式复制或填入新位置时，单元格地址保持不变。例如，如果在“教师工资表”的I2中输入的公式是“=$F$2+$G$2-$H$2”，再将公式复制到其他单元格的时候，公式不会改变，仍然是“=$F$2+$G$2-$H$2”。混合引用地址指在一个单元格地址中既有相对引用又有绝对引用。例如，$B1是列不变，行变化；B$1是列变化，行不变。1.2 使用公式和函数计算数据谢谢观看
